ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG LÀO CAI

BÀI GIẢNG

MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

NGÀNH: DỊCH VỤ PHÁP LÝ
(Áp dụng cho trình độ Trung cấp)

LƯU HÀNH NỘI BỘ

Năm 2017
Lời nói đầu

1
 Theo quy định của pháp luật, có một số trường hợp các giao dịch phải thực
hiện hoạt động công chứng chứng thực, tuy nhiên có rất nhiều người thường lầm
tưởng công chứng, chứng thực là một, hai khái niện này thường được gọi chung
bởi lẽ chúng được xếp vào nhóm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của văn bản,
hợp đồng, tuy nhiên 02 khái niệm này lại khác nhau về bản chất và giá trị pháp lý,
vì vậy nhận thấy việc phân biệt thế nào là công chứng và chứng thực là một vấn đề
vô cùng cần thiết.
Công chứng và chứng thực là hai chế định pháp luật quan trọng, có liên
quan mật thiết đến quyền, lợi ích của người dân, doanh nghiệp, đồng thời cũng là
công cụ phục vụ đắc lực công tác quản lý của nhà nước. Pháp luật hiện hành đã
trao cho cá nhân, tổ chức quyền được lựa chọn công chứng tại các tổ chức hành
nghề công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã khi thực hiện các quyền của
mình đối với một số giao dịch. Tuy nhiên do chưa hiểu và phân biệt rõ bản chất
của hoạt động công chứng, chứng thực nên nhiều cá nhân, tổ chức vẫn lúng túng
không biết giao dịch, hợp đồng nào buộc phải công chứng, loại nào chỉ cần chứng
thực...
Xuất phát từ thực tế trên, tác giả đã dày công nghiên cứu và biên soạn Tập
bài giảng Nghiệp vụ công chứng, chứng thực trên cơ sở các văn bản pháp luật
hiện hành quy định về công chứng và chứng thực. Tập bài giảng sẽ cung cấp
những kiến thức cơ bản về tổ chức, hoạt động công chứng, chứng thực, thông qua
đó đáp ứng được các yêu cầu thiết yếu của cá nhân, tổ chức trong việc thực hiện
các quyền và nghĩa vụ trong lĩnh vực công chứng, chứng thực và các vấn đề có
liên quan. Đây sẽ là tài liệu quan trọng để học sinh, sinh viên chuyên ngành pháp
luật rèn các kỹ năng nghề nghiệp về hoạt động công chứng và chứng thực.
Khoa Pháp lý – Trường Cao đẳng Cộng đồng Lào Cai xin trân trọng giới
thiệu tập bài giảng Nghiệp vụ công chứng, chứng thực và rất mong nhận được sự
góp ý phê bình của bạn đọc để tài liệu này ngày càng được hoàn thiện hơn.

Tác giả
ThS. Phạm Thị Thu Hà – Phó trưởng Khoa Pháp lý

2
 TẬP BÀI GIẢNG
MÔN HỌC NGHIỆP VỤ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Mục tiêu môn học:

- Về kiến thức: Người học nêu được sự khác nhau giữa công chứng và chứng
thực, trình bày được thủ tục công chứng và chứng thực các giao dịch, hợp đồng và
các văn bản khác, các loại phí và lệ phí công chứng, chứng thực
- Về kỹ năng: Người học phân loại các việc cần công chứng, chứng thực; giải
quyết các bài tập tình huống về thẩm quyền, thủ tục, xác định mức phí công chứng,
chứng thực; tư vấn được một số tình huống pháp lý thực tế liên quan đến thủ tục công
chứng, chứng thực.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:
+ Rèn luyện cho người học tư duy và cách làm việc đúng quy định pháp luật
về hoạt động công chứng và chứng thực.
+ Rèn tính cẩn trọng trong các hoạt động nghiệp vụ.
+ Có tinh thần làm việc nghiêm túc, khoa học, trách nhiệm với công việc
được giao và có thể làm việc độc lập hoặc cần hợp tác, phối hợp với người khác
trong tập thể.

3
 BÀI 1.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

I. KHÁI NIỆM VÀ ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG CHỨNG

1. Khái niệm
Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng
chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn
bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo
đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc
từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
(Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014)
Công chứng viên là người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được
Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
Người yêu cầu công chứng là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ
chức nước ngoài có yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy
định của Luật này.
Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng
viên chứng nhận theo quy định của Luật này.
Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng
công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan.
1. Đặc điểm của công chứng
Đây là hoạt động được thực hiện bởi công chứng viên.
Đối tượng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Hoạt động công chứng đảm bảo
an toàn pháp lí cho các hợp đồng, giao dịch và bản dịch đó.
Nhằm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp: các giao dịch đó đang tồn tại trên
thực tế, biểu hiện bằng các văn bản hoặc có thể đang hoặc đã được thực hiện. Nội
dung của các văn bản là không trái với quy định của pháp luật. Hoạt động công
chứng tạo lập các văn bản có giá trị chứng cứ.
Hoạt động công chứng là hoạt động mang tính chuyên môn, nghề nghiệp.
Hoạt động công chứng chịu sự quản lí chặt chẽ của Nhà nước.
2. Phạm vi các việc cần công chứng (Khoản 1Điều 2 Luật công chứng)
- Hợp đồng, giao dịch, bản dịch mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

4
 Bên cạnh nhiệm vụ chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng,
giao dịch, Luật còn giao cho công chứng viên chứng nhận tính chính xác, hợp
pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang
tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng việt (Khoản 1 Điều 2 Luật).
Đi kèm với quy định này, Khoản 1 Điều 61 Luật quy định rõ: “Việc dịch giấy tờ,
văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng
Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành
nghề công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại
ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải
chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp
của nội dung bản dịch do mình thực hiện”, tạo thuận lợi hơn cho người dân khi có
nhu cầu sử dụng bản dịch có công chứng, tránh việc khi phát hiện sai sót trong bản
dịch thì người dân không biết phải tìm ai để yêu cầu bồi thường và là cơ sở để bảo
đảm nâng cao trách nhiệm của người phiên dịch trong quá trình này.
4. Nguyên tắc hành nghề công chứng
Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
Khách quan, trung thực.
Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật và người yêu cầu công chứng về văn bản
công chứng.
Hoạt động công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực và
tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch, do vậy, việc tuân thủ hiến pháp và pháp
luật để đảm bảo các nội dung trong văn bản có giá trị pháp lý. Việc công chứng
viên phải khách quan, trung thực là thể hiện tính sự thực khách quan về đối tượng
giao dịch, về chủ thể, về năng lực hành vi pháp luật của những người tham gia giao
kết hợp đồng, giao dịch do vậy nguyên tắc này cũng không thể thiếu trong hoạt
động công chứng của công chứng viên, phản ánh đúng tính xác thực của hợp đồng,
giao dịch.
Văn bản công chứng có giá trị pháp lý là chứng cứ, không cần phải chứng
minh, do vậy để công chứng đúng theo quy định của pháp luật, đảm bảo tính khách
quan, trung thực, thì công chứng viên phải tuân theo các quy tắc đạo đức hành
nghề công chứng, để đảm bảo việc chứng nhận của công chứng viên khách quan,
trung thực, đúng pháp luật, không trái đạo đức xã hội, hướng tới mục đích đảm bảo
tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch có hiệu lực, bảo vệ quyền, lợi ích
chính đáng, hợp pháp của các bên tham gia giao kết và người có quyền, nghĩa vụ
liên quan.

5
 Công chứng viên được nhà nước trao quyền thực hiện chứng nhận các hợp
đồng giao dịch, bằng một thủ tục bổ nhiệm công chứng viên do luật công chứng
quy định để chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Do
vậy phải ràng buộc trách nhiệm của công chứng viên trước pháp luật về văn bản
mà mình đã thực hiện chứng nhận.
Các nguyên tắc hành nghề công chứng nêu trên có quan hệ mật thiết, bổ trợ
cho nhau và không thể thiếu trong hoạt động công chứng. Mục đích việc quy định
các nguyên tắc hành nghề này là nhằm xây dựng một đội ngũ công chứng viên khi
hành nghề công chứng phải luôn tuân thủ pháp luật, có đạo đức tốt, thành thạo về
chuyên môn nghiệp vụ, tận tuỵ với công việc, có đủ trình độ chuyên sâu và có đủ
năng lực để thi hành tốt nhiệm vụ được giao.
5. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng
Điều 5 Luật công chứng năm 2014
- Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và
đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên
liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì
bên kia có quyền yêu cầu Tòa án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ trường
hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thỏa thuận khác.
- Hợp đồng, giao dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết,
sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công chứng không phải chứng minh, trừ
trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
- Bản dịch được công chứng có giá trị sử dụng như giấy tờ, văn bản được
dịch.
Như vậy, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan
trong hợp đồng, giao dịch. Trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ
của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp
luật, trừ khi các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Văn bản
công chứng còn có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công
chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.
Các văn bản công chứng có giá trị xác thực, giá trị pháp lý và độ tin cậy hơn
hẳn các loại giấy tờ không có chứng nhận xác thực hoặc chỉ trình bày bằng miệng.
Các văn bản công chứng bảo đảm sự an toàn của các giao dịch, tạo nên sự tin
tưởng của khách hàng, hạn chế mức thấp nhất các tranh chấp xảy ra. Về phương
diện Nhà nước cũng đảm bảo trật tự, kỷ cương, ổn định trong việc quản lý các giao
dịch; từ đó cũng góp phần làm giảm đáng kể việc giải quyết tranh chấp luôn là

6
gánh nặng của các cơ quan chức năng và giúp các cơ quan chức năng quản lý tốt
hơn các hoạt động giao dịch.

II. KHÁI MIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA CHỨNG THỰC

1. Khái niệm
“Chứng thực” là một thuật ngữ khá phức tạp, cần được tìm hiểu dưới góc độ
ngôn ngữ học và dưới góc độ khoa học pháp lý và quản lý. Do vậy, cần phải so
sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau về chứng thực ở trong nước cũng như
những khái niệm tương ứng của khoa học pháp lý nước ngoài.
Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb
Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực, sao: “Sao.
Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành
chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”. Còn về xác
nhận được giải thích : “Xác nhận thừa nhận đúng sự thật chữ kí, xác nhận lời
khai”. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật.
Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”. Như
vậy, nghĩa của từ “chứng thực” xét về góc độ ngôn ngữ còn tồn tại nhiều cách hiểu
khác nhau.
Về khía cạnh pháp lý, khái niệm “chứng thực” hoàn toàn không dễ định
nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau của
khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác nhau của
khoa học pháp lý nước ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài có thể
thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm tương đương
với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.
Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo quy
định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau, Thụy Sĩ
điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang Aargau. Tại
Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực áp dụng đối với
chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc dù Luật của Thụy Sĩ
chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực nhưng cũng đã có quy
định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày
28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về
chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi chứng

7
thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39 Luật này
cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu vân tay, tên
hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá nhân, chứng thực
việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và các văn bản đơn giản
khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên bản công chứng, trong đó có
chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập, văn bản công chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký: Một
chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy được chữ ký
đó; Công chứng viên chỉ cần kiểm tra lại văn bản xem có tồn tại lý do nào đó gây
phương hại đến việc hành nghề của mình; Khi chứng thực phải khái quát nhân thân
đương sự - người mà công chứng viên biết hoặc lấy được chữ ký và phải nói rõ là
công chứng viên biết trước chữ ký hay vừa lấy chữ ký.
Như vậy, các văn bản pháp luật nước ngoài cũng chỉ đưa ra thuật ngữ
“chứng thực” với những việc làm, hành động cụ thể mà không đưa ra khái niệm về
“chứng thực”.
- Quan niệm về “chứng thực” trong các văn bản pháp luật trước năm 2015:
+ Trong Sắc lệnh số 59/SL ngày 15/11/1945 của Chính phủ lâm thời Việt
Nam dân chủ cộng hòa ấn định thể lệ việc thị thực các giấy tờ, Hồ Chủ tịch không
dùng thuật ngữ “chứng thực” mà sử dụng thuật ngữ “thị thực”: Các Ủy ban có
quyền thị thực tất cả các giấy má trong địa phương mình, bất kỳ người đương sự
làm giấy má ấy thuộc về quốc tịch nào. Tuy nhiên, Ủy ban thị thực phải là Ủy ban
ở trú quán một bên đương sự lập ước và về việc bất động sản phải là Ủy ban ở nơi
sở tại bất động sản.
+ Thông tư số 858/QLTPK là văn bản đầu tiên xuất hiện thuật ngữ “chứng
thực”: Tất cả các đơn từ, giấy tờ khác có nội dung không trái pháp luật và đạo đức
xã hội chủ nghĩa, thì có thể được công chứng viên chứng thực chữ ký của người lập
ra chúng. Khi chứng nhận chữ ký, công chứng viên không phải kiểm tra, xác nhận
nội dung của việc trong đơn từ, giấy tờ, mà chỉ cần xem nội dung các văn bản đó
có trái pháp luật và các quy định hiện hành hay không? Nếu thấy nội dung và các
sự việc nêu trong đơn từ, giấy tờ có thể có hại cho người ký, thì công chứng viên
giải thích cho đương sự hiểu hậu quả pháp lý của nó. Sau khi đã kiểm tra chữ ký
của đương sự, công chứng viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và
ghi chứng thực theo mẫu.
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực: Uỷ ban
nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp luật quy định
và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được quy định tại khoản 1,

8
2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn chứng thực việc
từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và các việc khác do pháp luật quy định.
+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng
thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y
giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho
việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”.
+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không có khái
niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao,
chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan nhà nước có
thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn cứ vào bản chính để
chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực chữ ký là việc cơ quan
nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này chứng thực
chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực”.
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là việc
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản
chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ ký" là việc
cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ
ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. “Chứng thực
hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định
này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành
vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch”. Về cơ bản, Nghị định này kế thừa khái niệm về “chứng thực” của
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng
thực hợp đồng, giao dịch”.
Như vậy, trải qua các thời kỳ đến nay, chưa có văn bản pháp luật nào đưa ra
một khái niệm rõ ràng, bao quát được đúng bản chất của hoạt động chứng thực, mà
chủ yếu đưa ra khái niệm chứng thực của một việc cụ thể nào đó. Tuy nhiên, phân
tích từ các khái niệm nêu trên thì có thể đưa ra một khái niệm chung nhất: Chứng
thực là việc các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực xác nhận tính chính
xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, các sự kiện pháp lý,
thông tin cá nhân để phục vụ trong các quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính…
2. Phạm vi các việc chứng thực
Điều 2 NĐ 23/2015/NĐ – CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng

9
giao dịch.
- Cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ
vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như
nội dung ghi trong sổ gốc.
- Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là
đúng với bản chính.
+ “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
+ “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
+ “Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc
cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác
như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp.
- Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
yêu cầu chứng thực
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp
đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm
chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
3. Đặc điểm
- Do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện.
- Đối tượng: các văn bản, giấy tờ mà nhà nước cấp cho cá nhân, tổ chức đều
có thể được chứng thực hoặc văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; một
số hợp đồng giao dịch
- Mục đích: nhằm xác định tính đúng của bản sao với bản chính, chữ ký trên
văn bản đúng là chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Xác định tính tồn tại thực tế
của hợp đồng, giao dịch;
3. Giá trị pháp lý của văn bản chứng thực
Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ – CP
- Bản sao có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.
- Chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã
ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy

10
tờ, văn bản.
- Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có gia trị chứng cứ chứng minh về
thời gian, địa điểm các bên đã kí kết hợp đồng, giao dịch, năng lực hành vi dân sự,
ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng giao
dịch
Câu hỏi ôn tập:
1. Xét về bản chất và giá trị pháp lý, hoạt động công chứng khác với chứng
thực ở điểm nào?
2. Nêu các đặc điểm của công chứng, chứng thực?

BÀI 2.
THẨM QUYỀN VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

11
 I. THẨM QUYỀN THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG
1. Khái niệm
- Thẩm quyền công chứng là quyền hạn và nghĩa vụ của chủ thể được pháp
luật quy định thực hiện công chứng.
2. Chủ thể thực hiện công chứng
2.1 Công chứng viên
Điểm 2 điều 2 Luật công chứng năm 2014 quy định: Công chứng viên là
người có đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật này, được Bộ trưởng Bộ Tư pháp
bổ nhiệm để hành nghề công chứng.
a. Tiêu chuẩn công chứng viên (Điều 8 Luật công chứng):
+ Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, trung thành với Tổ quốc, tuân
thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau
đây thì được xem xét, bổ nhiệm làm công chứng viên:
+ Có bằng cử nhân luật;
+ Có thời gian công tác pháp luật từ 05 trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi
đã có bằng cử nhân luật
+ Tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng hoặc hoàn thành khóa bồi dững nghề
công chứng
+ Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng
+ Có sức khoẻ bảo đảm hành nghề công chứng.
- Đào tạo nghề công chứng Điều 9 Luật công chứng: Thời gian đào tạo nghề
công chứng là 12 tháng
b. Miễn đào tạo nghề công chứng: Điều 10 Luật công chứng
+ Người đã có thời gian làm thẩm phán, kiểm sát viên, điều tra viên từ 05
năm trở lên;
+ Luật sư đã hành nghề từ 05 năm trở lên;
+ Giáo sư, phó giáo sư chuyên ngành luật, tiến sĩ luật;
+ Người đã là thẩm tra viên cao cấp ngành tòa án, kiểm tra viên cao cấp
ngành kiểm sát; chuyên viên cao cấp, nghiên cứu viên cao cấp, giảng viên cao cấp
trong lĩnh vực pháp luật.
Người được miễn đào tạo nghề công chứng quy định tại khoản 1 Điều này
phải tham gia khóa bồi dưỡng kỹ năng hành nghề công chứng và quy tắc đạo đức
hành nghề công chứng tại cơ sở đào tạo nghề công chứng trước khi đề nghị bổ
nhiệm công chứng viên. Thời gian bồi dưỡng nghề công chứng là 03 tháng.
Người hoàn thành khóa bồi dưỡng được cấp giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi
dưỡng nghề công chứng.

12
 c. Tập sự hành nghề công chứng: Điều 11 Luật công chứng
+ Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy
chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng
06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng
- Bổ nhiệm công chứng viên: Điều 12 Luật công chứng
+ Bộ trưởng Bộ tư pháp có thẩm quyền bổ nhiệm công chứng viên
+ Hồ sơ bổ nhiệm công chứng viên được nộp cho Sở tư pháp. Trong vòng 10
ngày sở tư pháp có văn bản đề nghị BT BTP kèm hồ sơ bổ nhiệm CCV. Trong
vòng 30 ngày nhận được hồ sơ, BT BTP xem xét quyết định bổ nhiệm hoặc từ chối
bổ nhiệm
d. Các trường hợp tạm đình chỉ hành nghề công chứng, miễn nhiệm công
chứng viên, bổ nhiệm lại công chứng viên:
+ Tạm đình chỉ hành nghề công chứng: Điều 14 Luật công chứng
Công chứng viên đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự;
Công chứng viên đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính.
Thời gian tạm đình chỉ hành nghề công chứng tối đa là 12 tháng.
Sở tư pháp nơi công chứng viên đang ký hành nghề
e. Ra quyết định hủy bỏ quyết định khi:
+ Có quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án hoặc bản án đã có hiệu lực
của Tòa án tuyên không có tội;
+ Không còn bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp
luật về xử lý vi phạm hành chính.
f. Miễn nhiệm công chứng viên: Điều 15 Luật công chứng
+ Miễn nhiệm theo nguyện vọng và bị miễn nhiệm
+ Bộ trưởng Bộ tư pháp xem xét, quyết định việc miễn nhiệm công chứng
viên.
g. Bổ nhiệm lại công chứng viên: điều 16 Luật công chứng
Người được miễn nhiệm công chứng viên theo quy định tại khoản 1 Điều 15
của Luật này được xem xét bổ nhiệm lại công chứng viên khi có đề nghị bổ nhiệm
lại.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của công chứng viên: Điều 17 Luật công chứng
Công chứng viên có các quyền sau đây:
+ Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

13
 + Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp
đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;
+ Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật
này;
+ Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu
để thực hiện việc công chứng;
+ Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật,
trái đạo đức xã hội;
+ Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp
luật khác có liên quan.
Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:
+ Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;
+ Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;
+ Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;
+ Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích
hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ
chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công
chứng;
+ Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu
công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;
+ Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về
văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của
Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;
+ Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;
+ Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành
nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp
của công chứng viên mà mình là thành viên;
+ Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm
pháp luật khác có liên quan.
2.2. Tổ chức hành nghề công chứng
Gồm phòng công chứng (PCC) và văn phòng công chứng (VPCC)
2.2.1 Phòng công chứng
- Nguyên tắc thành lập: Chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có
điều kiện phát triển được VPCC

14
 - Do UBND cấp tỉnh quyết định thành lập : Điều 20 Luật công chứng
- Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở Tư pháp, có trụ sở, con dấu
và tài khoản riêng: Điều 19 Luật công chứng
- Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng là Trưởng phòng.
Trưởng Phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.
- Tên gọi của Phòng công chứng bao gồm số thứ tự thành lập và tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập
- Chuyển đổi, giải thế phòng công chứng: Điều 21 Luật công chứng
2.2.2Văn phòng công chứng
- Văn phòng công chứng do công chứng viên thành lập.
- Văn phòng công chứng phải do 2 công chứng viên trở lên thành lập được tổ
chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh.
- Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn
phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên.
- Văn phòng công chứng có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động
theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của công
chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
- Tên gọi của Văn phòng công chứng do công chứng viên lựa chọn nhưng
phải bao gồm cụm từ "Văn phòng công chứng", không được trùng hoặc gây nhầm
lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ,
ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hoá, đạo đức và thuần phong mỹ tục của
dân tộc.
- Việc thành lập và đăng ký hoạt động của VPCC: Điều 23 Luật công chứng
- Hợp nhất, sát nhập, chuyển nhượng, chấm dứt hoạt động của VPCC
+ Hợp nhất, sát nhập VPCC: Điều 28 Luật công chứng
+ Chuyển nhượng VPCC: Điều 29 Luật công chứng
+ Chấm dứt hoạt động của VPCC: Điều 31 Luật công chứng
+ Thu hồi quyết định cho phép thành lập: Điều 30 Luật công chứng
2.2.3 Quyền hạn và nghĩa vụ của các tổ chức hành nghề công chứng
- Quyền của tổ chức hành nghề công chứng: Điều 32 Luật công chứng
- Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng: Điều 33 Luật công chứng
3. Hành nghề công chứng
3.1. Hình thức hành nghề công chứng: Điều 34 Luật công chứng
Có 3 hình thức hành nghề của công chứng viên
- Công chứng viên của các Phòng công chứng;
- Công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng;

15
 - Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng
công chứng.
3.2. Đăng ký hành nghề: Điều 35 Luật công chứng
3.3 Thẻ công chứng viên: Điều 36 Luật công chứng
Đây là quy định mới so với luật công chứng 2006
3.4.Vấn đề bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của CCV; bồi thường bồi hoàn
trong hoạt động công chứng và tổ chức xã hội nghề nghiệp của CCV: Điều 37, 38,
39 Luật công chứng
II. THẨM QUYỀN THỰC HIỆN VIỆC CHỨNG THỰC
1. Khái niệm
Thẩm quyền chứng thực là quyền hạn và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức được
pháp luật quy định thực hiện việc xác định tính đúng của bản sao so với bản chính,
chữ ký chứng thực với chữ ký của người yêu cầu và tính hợp pháp của các hợp
đồng, giao dịch.
2. Chủ thể thực hiện chứng thực
Căn cứ điều 5 Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015
về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí và
chứng thực hợp đồng giao dịch
2.1. Phòng Tư pháp có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ
quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm
quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước
ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là động sản.
- Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc
quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Như vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định rõ hơn
thẩm quyền chứng thực của Phòng Tư pháp cũng như UBND cấp xã, cụ thể:
- Bổ sung thêm quy định về chứng thực các văn bản do cơ quan của Việt Nam
liên kết với cơ quan nước ngoài cấp, trước đây Nghị định 79 và văn bản hướng dẫn

16
thi hành không quy định dẫn đến không xác định rõ thẩm quyền giữa Phòng Tư
pháp và UBND cấp xã.
- Bổ sung thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là
động sản không hạn chế giá trị tài sản (trước đây bị giới hạn dưới 50 triệu) và thẩm
quyền chứng thực là Trưởng, Phó Phòng Tư pháp. Trước đây thẩm quyền chứng
thực hợp đồng là của UBND cấp huyện.
- Bổ sung quy định chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản
khai nhận di sản mà di sản là động sản.
Riêng đối với chứng thực hợp đồng nhà ở tại đô thị thì UBND cấp huyện
được chứng thực đến hết ngày 30/6/2015.
2.2. Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm
quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký
người dịch;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của
người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
- Chứng thực di chúc;
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và
đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Nghị định 23 quy định rõ được thẩm quyền chứng thực bản sao các văn bản
do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận. Quy định này sẽ
tạo điều kiện cho UBND xã, phường chứng thực các văn bản song ngữ, các giấy tờ
có tiếng nước ngoài mà do cơ quan Việt Nam cấp. Trước đây các văn bản này do
Phòng Tư pháp thực hiện.
Bổ sung thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản
không hạn chế về giá trị; được chứng thực các hợp đồng liên quan đến đất đai, nhà
ở theo Luật Đất đai, Nhà ở. Trước đây các hợp đồng liên quan đến nhà, đất thì
UBND cấp xã không được thực hiện mà giao cho các Phòng Công chứng, Văn
phòng Công chứng thực hiện. Quy định mới này phù hợp với Luật Đất đai, nhà ở,

17
bộ luật dân sự và sẽ tạo thuận lợi cho người dân trong việc lựa chọn công chứng
hay chứng thực.
Ngoài ra còn được chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản…
2.3. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài
- Có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các Điểm a,
b và c Khoản 1 Điều này.
Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ
quan đại diện.
2.4. Công chứng viên
- Có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại Điểm a
Khoản 1, Điểm b Khoản 2 Điều này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công
chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công
chứng).
2.5. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy
định tại Điều này không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng
thực.
2.6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của
người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc
chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy
ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
2.7. Quyền và nghĩa vụ của người thực hiện chứng thực.
(Điều 9 Luật công chứng)
- Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
- Không được chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký có liên
quan đến tài sản, lợi ích
- Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22, 25 và
Điều 32 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP.
- Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết
để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.
- Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo
quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai
thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị
định này.

18
 - Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực
chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực,
nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.
Câu hỏi ôn tập
Câu 1. Hãy nêu điểm khác nhau cơ bản về thẩm quyền công chứng và chứng
thực?
Câu 2. Hãy kể tên các chủ thể được quyền công chứng và chứng thực?
Tài liệu tham khảo:
1. Luật công chứng năm 2014;
2. Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí và chứng thực
hợp đồng giao dịch
3. Nghị định số 29/2015/NĐ- CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 về quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của luật công chứng

BÀI 3. THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG

I. KHÁI NIỆM VỀ THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG VÀ CÁC

NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG
1. Khái niệm
- Thủ tục thực hiện công chứng là trình tự các bước theo quy định của pháp luật
công chứng nhằm xác nhận tính xác thực và hợp pháp của giao dịch, hợp đồng.

19
 2. Các nguyên tắc thực hiện công chứng
- CCV cần tuân theo nguyên tắc hành nghề và không thực hiện các hành vi bị
nghiêm cấm
2.1. Nguyên tắc hành nghề
- Tuân thủ Hiến pháp và pháp luật.
+ Tuân thủ các quy định của luật công chứng, nghị định hướng dẫn và các
văn bản liên quan
+ Thực hiện bởi chủ thể có thẩm quyền
+ Theo trình tự thủ tục luật định
Có thể khẳng định rằng: chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng đang
ngày càng phát triển và mang lại nhiều kết quả trong quá trình thực hiện. Chính vì
vậy, quy định về Nguyên tắc hành nghề công chứng lại càng cần thiết trong hoạt
động công chứng. Bởi vì, hoạt động công chứng trong đó công chứng viên là
người được Nhà nước giao quyền, thay mặt Nhà nước chứng nhận tính xác thực và
tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản mà theo quy định của
pháp luật phải công chứng hoặc tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu công chứng.
Thông qua hoạt động nghề công chứng, công chứng viên là người góp phần bảo
vệ pháp luật, bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng
khi tham gia giao kết các hợp đồng, giao dịch tại tổ chức hành nghề công chứng.
Do vậy, việc tuân thủ hiến pháp, pháp luật; khách quan, trung thực; chịu trách
nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; tuân theo đạo đức hành nghề công
chứng là nguyên tắc không thể thiếu đối với hoạt động hành nghề công chứng
trong giai đoạn hiện nay.
- Khách quan, trung thực.
+ Hoạt động công chứng, chứng thực dựa trên cơ sở những hợp đồng, văn bản
đang tồn tại trên thực tế, có giá trị pháp lý cho nên cần đảm bảo tính khách quan và
trung thực.
+ Sự chủ quan hoặc gian dối trong hoạt động này đều có thể gây thiệt hại tới
lợi ích của các cá nhân, tổ chức, liên quan tới hoạt động của các cơ quan tổ chức
khác...
Nguyên tắc hành nghề công chứng đưa công chứng viên vào khuôn phép pháp
luật khi hành nghề, đó là: phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị,
không vì lợi ích cá nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác,
không công chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo đức xã hội. Công
chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình đối với công việc chuyên môn,
không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân, thanh danh nghề
nghiệp, không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình trong công việc để

20
trục lợi, gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng. Nguyên tắc hành nghề công
chứng trong Luật công chứng quy định công chứng viên phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về văn bản công chứng. Nguyên tắc này đề cao nhiệm vụ, trách
nhiệm, vai trò của công chứng viên khi thi hành công việc được giao. Đồng thời,
đây cũng là nguyên tắc để công chứng viên cần thận trọng khi xem xét ký vào văn
bản công chứng.
- Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
Thông tư Số: 11/2012/TT-BTP ngày 30 tháng 10 năm 2012 ban hành quy tắc
đạo đức hành nghề công chứng:
 Phải thật sự khách quan, trung thực, không thiên vị, không vì lợi ích cá
nhân, sự quen thân làm ảnh hưởng đến lợi ích người khác;
 Không công chứng hợp đồng, giao dịch có nội dung trái đạo đức xã hội.
Công chứng viên phải luôn coi trọng uy tín của mình đối với công việc chuyên
môn, không thực hiện những hành vi làm tổn hại đến danh dự cá nhân, thanh danh
nghề nghiệp;
 Không sử dụng trình độ chuyên môn, hiểu biết của mình để trục lợi, gây
thiệt hại cho người yêu cầu công chứng;
 Để hoàn thành công việc được Nhà nước trao quyền, công chứng viên phải
gương mẫu trong hành vi, lối sống, tôn trọng người dân, thực hiện công việc tuân
theo quy định pháp luật.
Để thực hiện tốt Quy tắc Đạo đức hành nghề công chứng, đòi hỏi mỗi công
chứng viên phải thường xuyên tu dưỡng, rèn luyện để giữ gìn uy tín, thanh danh
nghề nghiệp, xứng đáng với sự ủy thác của Nhà nước, sự tôn trọng và tin cậy của
nhân dân. Đạo đức hành nghề công chứng là sự chuẩn mực về phẩm chất, chuẩn
mực về xử sự trong khi hành nghề. Sự chuẩn mực đó được thể hiện trong quan hệ
với đồng nghiệp, với người yêu cầu công chứng nói riêng và với nhân dân nói
chung, với Nhà nước và xã hội:
Đối với đồng nghiệp, tổ chức hành nghề công chứng nơi mình làm việc và
các tổ chức xã hội nghề nghiệp khác, đạo đức hành nghề công chứng là thể hiện sự
tôn trọng, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ; giám sát lẫn
nhau, kiên quyết đấu tranh loại bỏ những hành vi sai trái; khi phát hiện đồng
nghiệp có sai sót thì góp ý thẳng thắn nhưng không hạ thấp danh dự, uy tín của
đồng nghiệp, hướng dẫn giúp đỡ đồng nghiệp mới vào nghề; Chấp hành các nội
quy, quy chế của tổ chức hành nghề công chứng, Hội công chứng.
Đối với người yêu cầu công chứng, đạo đức hành nghề công chứng là thể
hiện sự văn minh, lịch sự khi tiếp xúc với người dân, khi thực hiện việc công

21
chứng, công chứng viên cần có thiện chí và phải tư vấn cho người yêu cầu công
chứng hiểu rõ về hệ quả pháp lý phát sinh sau khi hợp đồng, giao dịch được công
chứng. Công chứng viên phải có trách nhiệm hướng dẫn cho người yêu cầu công
chứng lựa chọn hình thức văn bản công chứng phù hợp để bảo đảm tính hợp pháp
của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên cần tận tình, hòa nhã giải đáp thắc mắc
của người yêu cầu công chứng để họ hiểu đúng pháp luật, ý chí của các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch phải phù hợp với các quy định của pháp luật. Đồng thời,
giải thích cho người yêu cầu công chứng về quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm đối với
Nhà nước, về quyền được khiếu nại, tố cáo của người yêu cầu công chứng khi
tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên đối xử bình đẳng giữa những người yêu cầu công chứng;
không phân biệt giới tính, dân tộc, chủng tộc, quốc tịch, tôn giáo, địa vị xã hội, khả
năng tài chính… Thu đúng, thu đủ, thu công khai phí và thù lao công chứng đã quy
định và niêm yết, khi thu phải có chứng từ đầy đủ. Đồng thời, chấp hành nghiêm
chỉnh các hành vi bị nghiêm cấm đối với công chứng viên quy định tại Luật Công
chứng:
- Không được sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;
- Không đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác ngoài phí, thù lao
công chứng và chi phí khác đã được thoả thuận;
- Không nhận tiền hoặc bất kỳ lợi ích vật chất nào khác để thực hiện hoặc
không thực hiện việc công chứng,
- Không sử dụng thông tin biết được từ việc công chứng để phục vụ lợi ích cá
nhân;
- Không công chứng đối với trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng,
giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
Đối với việc bảo vệ lợi ích công cộng, lợi ích của Nhà nước, với tư cách là
người được nhà nước giao phó, cho phép sử dụng quyền lực nhà nước để đứng ra
làm chứng trong các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… công chứng viên phải
khẳng định các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng không chỉ dựa trên những
tài liệu xác thực, tuân thủ chặt chẽ quy định của pháp luật mà còn nhất thiết không
được làm ảnh hưởng xấu tới lợi ích công cộng, quyền lợi của Nhà nước. Điều này
có nghĩa công chứng viên sẽ vi phạm đạo đức hành nghề công chứng nếu như tư
vấn để cho người yêu cầu công chứng trốn tránh nghĩa vụ đối với Nhà nước hay
làm ảnh hưởng không tốt tới khả năng quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm
quyền. Nói theo một cách khác, khi có sự mâu thuẫn giữa lợi ích của người yêu

22
cầu công chứng với lợi ích của Nhà nước, của cộng đồng thì công chứng viên có
nghĩa vụ ưu tiên bảo vệ lợi ích của Nhà nước, của cộng đồng.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
+ Do văn bản công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý như văn bản gốc nên
cần việc thực hiện công chứng, chứng thực cần tuân thủ pháp luật. Và phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng.
+ Trách nhiêm của người thực hiên như công chứng viên, chủ tịch hoặc phó
chủ tịch UBND cấp xã, trưởng phòng, phó trưởng phòng tư pháp cấp huyện, lãnh
sự viên.
+ NĐ 110/2013/NĐ-CP ngày 24 tháng 09 năm 2013, Quy định xử phạt vi
phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và
gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã.
Ví dụ:
Hành vi vi phạm quy định của công chứng viên về nhận lưu giữ di chúc; công
chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di
sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản:
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành
vi sau:
a) Không niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, không ghi
giấy nhận lưu giữ, không giao giấy nhận lưu giữ cho người lập di chúc khi nhận
lưu giữ di chúc;
b) Không niêm yết hoặc niêm yết không đúng quy định về địa điểm, thời hạn,
nội dung đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, văn bản khai nhận
di sản thừa kế
Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với một trong các hành
vi sau:
a) Công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng không đúng
quy định tại Điều 39 của Luật công chứng;
b) Công chứng không đúng thời hạn quy định;
c) Sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng không đúng quy định;
d) Sách nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;
đ) Từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch mà không có căn cứ.
Như vậy, vai trò, vị trí của công chứng viên rất quan trọng nhưng cũng khá
nặng nề nếu không thận trọng, cẩu thả, yếu kém về chuyên môn, nghiệp vụ sẽ dễ
phải gánh chịu hậu quả pháp lý.
2.2 Không thực hiện các hành vi bị nghiêm cấm (Điều 7 Luật công chứng)

23
 - Nghiêm cấm công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng thực hiện các
hành vi sau đây:
+ Tiết lộ thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu
cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác; sử dụng
thông tin về nội dung công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của cá
nhân, tổ chức;
+ Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp
đồng, giao dịch, nội dung bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi
giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực hiện giao dịch giả
tạo hoặc hành vi gian dối khác;
+ Công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích
của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ,
cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con
dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là
con của con đẻ, con nuôi;
+ Từ chối yêu cầu công chứng mà không có lý do chính đáng; sách nhiễu,
gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;
+ Nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người yêu cầu công chứng ngoài
phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thỏa thuận;
nhận, đòi hỏi tiền hoặc lợi ích khác từ người thứ ba để thực hiện hoặc không thực
hiện việc công chứng gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ
chức có liên quan;
+ Ép buộc người khác sử dụng dịch vụ của mình; cấu kết, thông đồng với
người yêu cầu công chứng và những người có liên quan làm sai lệch nội dung của
văn bản công chứng, hồ sơ công chứng;
+ Gây áp lực, đe dọa hoặc thực hiện hành vi vi phạm pháp luật, trái đạo đức
xã hội để giành lợi thế cho mình hoặc cho tổ chức mình trong việc hành nghề
công chứng;
+ Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng về công chứng viên và
tổ chức mình;
+ Tổ chức hành nghề công chứng mở chi nhánh, văn phòng đại diện, cơ sở,
địa điểm giao dịch khác ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng; thực hiện
các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ngoài phạm vi hoạt động đã đăng ký;
+ Công chứng viên đồng thời hành nghề tại hai tổ chức hành nghề công
chứng trở lên hoặc kiêm nhiệm công việc thường xuyên khác;

24
 + Công chứng viên tham gia quản lý doanh nghiệp ngoài tổ chức hành nghề
công chứng; thực hiện hoạt động môi giới, đại lý; tham gia chia lợi nhuận trong
hợp đồng, giao dịch mà mình nhận công chứng;
+ Vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng.
- Nghiêm cấm cá nhân, tổ chức thực hiện các hành vi sau đây:
+ Giả mạo người yêu cầu công chứng;
+ Người yêu cầu công chứng cung cấp thông tin, tài liệu sai sự thật; sử dụng
giấy tờ, văn bản giả mạo hoặc bị tẩy xóa, sửa chữa trái pháp luật để yêu cầu công
chứng;
+ Người làm chứng, người phiên dịch có hành vi gian dối, không trung thực;
+ Cản trở hoạt động công chứng.
II. Thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch
Thủ tục công chứng nói chung gồm một số bước sau đây:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn
(Bản photo và bản gốc để đối chiếu) và nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ đã nhận và hồ sơ lưu trữ.
Nếu thấy đủ điều kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung thêm.
Bước 3: Ngay sau khi đã nhận đủ hồ sơ, bộ phận nghiệp vụ sẽ tiến hành soạn
thảo hợp đồng giao dịch. Hợp đồng giao dịch sau khi soạn thảo sẽ được chuyển
sang bộ phận thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát lại, và chuyển cho
các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên sẽ ký và điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng
viên sẽ viết lời chứng, ký sau đó để chuyển sang bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ và
trả hồ sơ.
Bước 5: Người yêu cầu công chứng hoặc một trong các bên nộp lệ phí công
chứng, nhận các bản hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

1. Công chứng hợp đồng giao dịch đã được soạn thỏa sẵn.
Theo quy định Điều 40 Luật công chứng 2014:
- Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các
giấy tờ:
+ Phiếu yêu cầu công chứng
+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch
+ Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng

25
 + Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật
quy định phải có.
- Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ đầy đủ, phù
hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng
- Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc tiến hành
xác minh, giám định trong các trường hợp chưa rõ hoặc từ chối công chứng
- Công chứng viên kiểm tra lại dự thảo hợp đồng và chỉ rõ những vấn đề cẩn
sửa cho người yêu cầu công chứng
- Người yêu cầu công chứng đọc lại hoặc công chứng viên đọc lại cho người
yêu cầu công chứng
- Người yêu cầu công chứng ký vào từng trang hợp đồng, giao dịch. Công
chứng viên ghi lời chứng và ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
2. Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn theo đề nghị
của người yêu cầu công chứng (Điều 41 Luật công chứng 2014)
- Các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng: Khoản 1 Điều 41 Luật công
chứng
- Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch nếu nội dung hợp đồng,
giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội.
a. Lời chứng của công chứng viên (Điều 46 Luật công chứng)
- Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời
điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công
chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có
năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi
phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp
đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng,
giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công
chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết mẫu lời chứng của công chứng viên
đối với hợp đồng, giao dịch.
Ví dụ minh họa về Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao
dịch:

26
 LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
ĐỐI VỚI HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
Mẫu 1: Mẫu lời chứng chung đối với hợp đồng (giao dịch)
LỜI CHỨNG CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN
Hôm nay, ngày ........ tháng .......... năm ............ (1)
Tại ........................................................................................................... (2)
Tôi ........................................................ (3), công chứng viên Phòng công
chứng số ......../Văn phòng công chứng ...................., tỉnh (thành phố)................

CHỨNG NHẬN:
Hợp đồng (giao dịch)………………………… (4) được giao kết giữa: (5)
(Bên A):
......................................................................................................................
(Bên B):
......................................................................................................................
- Các bên đã tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp đồng (giao dịch) này;
- Tại thời điểm công chứng, các bên giao kết hợp đồng (giao dịch) có năng
lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;
- Mục đích, nội dung của hợp đồng (giao dịch) không vi phạm pháp luật,
không trái đạo đức xã hội;
- Các bên giao kết đã đọc lại toàn bộ dự thảo hợp đồng (giao dịch) này (6),
đồng ý toàn bộ nội dung dự thảo hợp đồng (giao dịch), đã ký (7) vào hợp đồng
(giao dịch) này trước mặt tôi;
- Hợp đồng (giao dịch) này được lập thành ....... bản chính (mỗi bản chính
gồm .... tờ, ...... trang (8), có giá trị pháp lý như nhau, Bên A giữ ....... bản chính,
Bên B giữ ....... bản chính, ....... bản chính lưu tại Phòng công chứng
số............../Văn phòng công chứng...................., tỉnh (thành phố)...................).
Số công chứng ..........................., quyển số ..........TP/CC-SCC/HĐGD.
CÔNG CHỨNG VIÊN
(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu
của tổ chức hành nghề công chứng)

Chú thích:

27
 (1): Ghi cả ngày, tháng, năm bằng chữ; nếu thực hiện công chứng ngoài giờ làm
việc hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì ghi thêm giờ, phút;
(2): Ghi địa chỉ cụ thể nơi thực hiện công chứng;
(3): Ghi họ và tên công chứng viên thực hiện công chứng;
(4): Ghi tên hợp đồng, giao dịch cụ thể mà các bên đã giao kết, ví dụ hợp đồng
chuyển nhượng quyền sử dụng đất, hợp đồng mua bán tài sản ...;
(5): Nếu chủ thể là cá nhân thì ghi họ tên, giấy tờ tùy thân, hộ khẩu thường trú;
Nếu chủ thể là tổ chức thì ghi tên, địa chỉ trụ sở, số, ngày cấp, nơi cấp mã số
doanh nghiệp (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư...) và ghi họ
tên, giấy tờ tùy thân của người đại diện;
Trường hợp có người giám hộ, người làm chứng thì ghi họ tên, giấy tờ tùy thân,
hộ khẩu thường trú của người giám hộ, người làm chứng;
(6): Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên đọc dự thảo
hợp đồng, giao dịch, thì ghi người yêu cầu công chứng đã nghe công chứng viên đọc hợp
đồng (giao dịch);
(7): Trường hợp người giao kết hợp đồng (giao dịch) điểm chỉ thì ghi là điểm chỉ,
vừa ký vừa điểm chỉ thì ghi là ký và điểm chỉ;
(8): Số tờ, số trang bao gồm cả phần lời chứng của công chứng viên.
b. Thời hạn công chứng.
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao
dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không
quá 10 ngày làm việc
c. Địa điểm công chứng.
Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công
chứng.
Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề
công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không
thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có
lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
d. Ngôn ngữ, chữ viết trong văn bản công chứng.
Điều 6, điều 45 Luật công chứng quy định:
- Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt.
- Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt
hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy
xoá, không được để trống…
e. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch.

28
 - Trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không nghe được,
không ký, điểm chỉ được hoặc trong những trường hợp khác do pháp luật quy định
thì việc công chứng phải có người làm chứng
- Trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì họ
phải có người phiên dịch.
- Người phiên dịch phải là người từ đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi
dân sự đầy đủ, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu công chứng sử
dụng.
Người phiên dịch do người yêu cầu công chứng mời và phải chịu trách nhiệm
trước pháp luật về việc phiên dịch của mình.
f. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng.
Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào
hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.
Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín
dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công
chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu
chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công
chứng.
Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công
chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc
không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người
phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì
điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó
thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của
bàn tay nào.
Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường
hợp sau đây:
a) Công chứng di chúc;
b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;
c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu
công chứng.
3. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch.
- Chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận, cam kết bằng văn bản của những
người tham gia hợp đồng.

29
 - Được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng
đó và do công chứng viên tiến hành. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã
thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc
giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ
công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch.
- Thủ tục công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng được thực hiện như thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch
III. Thủ tục công chứng các giao dịch, hợp đồng cụ thể
1. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản.
- Việc công chứng phải được thực hiện ở tổ chức hành nghề công chứng có
trụ sở tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản.
- Trường hợp một bất động sản được thế chấp cho nhiều nghĩa vụ trong phạm
vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng tại
tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu.
- Hồ sơ công chứng và thủ tục thực hiện theo quy định chung
2. Thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.
- Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm
kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý
của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.
- Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến
một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề
công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu
cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp
đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.
- Đây là một quy định mới so với Luật công chứng năm 2006
3. Thủ tục công chứng di chúc.
- Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu công chứng di chúc; không ủy
quyền cho người khác yêu cầu công chứng di chúc
- Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần
hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
hoặc có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng
ép thì công chứng viên từ chối công chứng di chúc đó hoặc theo đề nghị của người
lập di chúc tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định.
- Di chúc đã được công chứng nhưng sau đó người lập di chúc muốn sửa đổi,
bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể yêu cầu bất kỳ
công chứng viên nào công chứng việc sửa đổi, bổ sung, thay thế hoặc hủy bỏ đó.

30
 4. Thủ tục công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.
- Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các
căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản
- Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc
không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu
công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản
- Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy
định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy
tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản
đó.
- Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn
phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được
hưởng di sản
- Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải
xuất trình di chúc
5. Thủ tục công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế.
- Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng
được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có
quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.
6. Thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản.
Người thừa kế có thể yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản. Khi
yêu cầu công chứng văn bản từ chối nhận di sản, người yêu cầu công chứng phải
xuất trình bản sao di chúc trong trường hợp thừa kế theo di chúc hoặc giấy tờ
chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người yêu cầu công chứng theo
pháp luật về thừa kế; giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di
sản đã chết.
7. Thủ tục công chứng bản dịch.
- Việc dịch các văn bản do người phiên dịch là công tác viên của tổ chức hành
nghề công chứng.
- Người dịch phải ký vào từng trang của bản dịch trước khi công chứng viên
ghi lời chứng và ký vào từng trang của bản dịch.
- Những trường hợp công chứng viên không được nhận và công chứng bản
dịch.

31
 IV. PHÍ VÀ THÙ LAO CÔNG CHỨNG
1. Phí công chứng:
Điều 66 Luật công chứng
Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài
chính và Bộ Tư pháp về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công
chứng:
- Giá trị tài sản dưới 50 triệu đồng: Phí 50 nghìn đồng;
- Giá trị tài sản từ 50 triệu đồng đến 100 triệu đồng: phí là100 nghìn đồng;
- Giá trị tài sản từ trên 100 triệu đồng đến 01 tỷ đồng: phí tính bằng 0,1% giá
trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch;
- Giá trị tài sản từ trên 01 tỷ đồng đến 03 tỷ đồng: phí tính bằng 01 triệu đồng
+ 0,06% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 01 tỷ
đồng ;
- Giá trị tài sản từ trên 03 tỷ đồng đến 05 tỷ đồng: phí tính bằng 2,2 triệu đồng
+ 0,05% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 03 tỷ
đồng
- Giá trị tài sản từ trên 05 tỷ đồng đến 10 tỷ đồng: phí tính bằng 3,2 triệu
đồng + 0,04% của phần giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch vượt quá 05
tỷ đồng
2. Thù lao công chứng (Điều 67 Luật công chứng):
- Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề
công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp,
dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng. Tổ chức
hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc và người yêu
cầu công chứng nộp thù lao theo quy định này.
- Chi phí khác (Điều 68 Luật công chứng): Trường hợp người yêu cầu công
chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ
chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực
hiện việc đó. Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công
chứng thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu chi phí cao hơn
mức chi phí đã thỏa thuận.

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1. Hãy nêu điểm khác nhau cơ bản về thẩm quyền, bản chất, giá trị pháp
lý của công chứng và chứng thực?

32
 Câu 2. Hãy giải quyết các tình huống sau:

Tình huống 1: Có buộc phải công chứng hợp đồng thuê nhà không?
A muốn thuê một căn nhà để ở. Xin hỏi hợp đồng thuê nhà có phải chứng
thực hoặc công chứng hay không? Hợp đồng phải được công chứng, chứng thực
thế nào thì mới được coi là hợp lệ, hợp lý?
(Gợi ý: Khoản 2 Điều 122 Luật Nhà ở 2014)
Tình huống 2: Giao dịch tài sản thông qua hợp đồng ký sẵn gửi tại phòng
công chứng
X mua đất của anh Q. Anh Q mua lại đất đó của anh A không có giấy tờ mua
bán đất mà chỉ có giấy đặt cọc và gửi lại hợp đồng mua bán mà anh A đã kí sẵn gửi
lại ở phòng công chứng chưa có điền tên người mua đất vào. Nếu X mua lại đất và
trả đủ tiền cho anh Q thì X sẽ được ghi tên vào hợp đồng đã đánh sẵn ở phòng
công chứng tư nhân. Hỏi như vậy có đảm bảo không?
(Gợi ý: Điều 40 Luật Công chứng 2014)
Tình huống 3. Chứng thực chứng minh nhân dân đã hết hạn sử dụng
A đem chứng minh nhân dân đến tại UBND xã để chứng thực thì cán bộ tư
pháp xã kiểm tra và từ chối chứng thực với lý do giấy chứng minh của A đã hết
hạn sử dụng và không được chứng thực. Vậy cán bộ tư pháp từ chối không chứng
thực cho Acó đúng theo qui định không?
(Gợi ý: Điều 2, 20, 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 06/02/2015 của
Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch).
Tình huống 4. Thẩm quyền công chứng hợp đồng giao dịch
A đang sở hữu giấy tờ tùy thân và giấy tờ xe 2 bánh ở tỉnh, hiện A đang ở
TP.HCM. DoA không có thời gian về quê công chứng muốn sang tên cho người
khác tỉnhA ở văn phòng công chứng TP.HCM được không? Quy định pháp luật
về địa điểm thực hiện công chứng thế nào?
(Gợi ý: Điểm c, khoản 1 Điều 17 Luật công chứng năm 2014 + Điều 5 Nghị
định 23/2015/NĐ –CP ngày 06/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp
đồng, giao dịch).
Câu 3. Khi thực hiện công chứng hợp đồng ủy quyền cần chuẩn bị hồ sơ
gồm những gì? trình tự, thủ tục ra sao?
Gợi ý:

33
 * Căn cứ pháp lý:
- Luật công chứng 2014
- Luật đất đai 2013
- Luật Nhà ở 2014
* Nội dung tư vấn:
Để công chứng hợp đồng ủy quyền, người yêu cầu ủy quyền cần chuẩn bị hồ
sơ và thực hiện theo trình tự như sau:
1.Hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);
- Bản thảo Hợp đồng/Giấy uỷ quyền do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu
cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo
1.1. Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp:
– Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ
khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng
hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);
– Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung
cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;
– Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải
cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);
1.1.1. Đối với trường hợp uỷ quyền liên quan đến bất động sản thì cần có:
– Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với
đất (bản chính và bản sao)
– Nếu đối tượng của Hợp đồng uỷ quyền là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài
sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp
đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được
thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ
hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)
– Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy
tờ sau:
+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác
nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);
+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho
đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

34
 + Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác
nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký
kết hôn với ai (bản chính và bản sao);
1.1.2. Đối với các trường hợp uỷ quyền khác: người yêu cầu công chứng phải
cung cấp các giấy tờ theo quy định của pháp luật để chứng minh người uỷ quyền
được phép uỷ quyền cho người khác. Ví dụ: uỷ quyền kinh doanh thì phải có Giấy
đăng ký kinh doanh, uỷ quyền tham gia tố tụng tại Toà án thì phải có Giấy triệu
tập ….
1.2. Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp
– Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ
khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản
chính và bản sao);
1.3. Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:
- Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền
hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);
- Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện
theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ
quyền (bản chính và bản sao);
- Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt
Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản
chính và bản sao);
- Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực
hiện hợp đồng giao dịch;
2. Thủ tục công chứng hợp đồng/ giấy ủy quyền:
Căn cứ theo điều 40 và điều 41 Luật Công chứng 2014 được thực hiện theo
thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch.
Bước 1: Người yêu cầu công chứng tập hợp đủ các giấy tờ theo hướng dẫn
rồi nộp tại phòng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng.
Bước 2: Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, nếu thấy đủ điều
kiện thì sẽ nhận hồ sơ, nếu thiếu sẽ yêu cầu bổ sung hoặc từ chối tiếp nhận nếu
không đủ điều kiện công chứng theo Luật định. Hồ sơ có thể đã có sẵn dự thảo hợp
đồng, nếu chưa có thì công chứng viên sẽ soạn thảo hợp đồng giao dịch theo đề
nghị của người yêu cầu công chứng.
Bước 3: Công chứng viên thẩm định nội dung, thẩm định kỹ thuật để rà soát
lại, và chuyển cho các bên đọc lại.

35
 Bước 4: Các bên sau khi đã đọc lại, nếu không có yêu cầu chỉnh sửa gì sẽ
ký/điểm chỉ vào từng trang của hợp đồng (theo hướng dẫn). Công chứng viên sẽ ký
sau đó để đóng dấu, lưu hồ sơ và trả hồ sơ.
3. Lệ phí công chứng: 50.000 vnđ.
4. Địa điểm công chứng: Tổ chức hành nghề công chứng
5. Thời hạn công chứng: Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc;
đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể
kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

BÀI 4. THỦ TỤC THỰC HIỆN CHỨNG THỰC

I. CÁC QUY ĐỊNH THỰC HIỆN CHỨNG THỰC

1. Địa điểm thực hiện chứng thực.
Điều 10 NĐ 23/2015/NĐ-CP có quy định địa điểm thực hiện chứng thực: Tại
trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trường hợp chứng thực di

36
chúc, chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà người yêu cầu chứng
thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại được, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành
án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác.
Để tạo thuận lợi cho cá nhân và tổ chức, Nghị định 23 đã mở rộng địa điểm
chứng thực. Thay vì chỉ chứng thực tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
chứng thực như trước đây, lần này có thể chứng thực ngoài trụ sở cơ quan trong
một số trường hợp như người già yếu, người đang tạm giữ, tạm giam, thi hành án
phạt tù hoặc lý do khác.
2. Tiếng nói, chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch
Điều 10 NĐ 23/2015/NĐ-CP quy định: Tiếng nói và chữ viết dùng trong
chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt. Trường hợp người yêu cầu chứng
thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch.
3. Lời chứng:
- Lời chứng là nội dung bắt buộc của Văn bản chứng thực
- Mẫu lời chứng tại phụ lục nghị định 23/2015/NĐ –CP Quy định cụ thể, rõ
ràng các lời chứng tương ứng với từng loại chứng thực và Phụ lục Thông tư
20/TT-BTP.
Ví dụ:

MẪU LỜI CHỨNG

(Ban hành kèm theo Thông tư số 20/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2015 của Bộ
Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ
gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng,
giao dịch)
Lời chứng chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế
một cửa, một cửa liên thông theo quy định tại khoản 3 Điều 24 của Nghị định
số 23/2015/NĐ-CP
Tại (1) ………………….…………………………………….., …… giờ ..... phút.
Tôi (2)…………………………………, là (3) …………………………………
Chứng thực
Ông/bà …………… Giấy tờ tùy thân (4) số ………………., cam đoan đã hiểu, tự
chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký vào giấy tờ, văn bản
trước mặt ông/bà …………… là công chức tiếp nhận hồ sơ.
Số chứng thực ……………. quyển số ………………. (5) - SCT/CK, ĐC

37
Ngày …………. tháng ………. năm ……………..
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (6)
Chú thích
- (1) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ, phút
trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.
- (2) Ghi rõ họ và tên của người thực hiện chứng thực.
- (3) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện chứng
thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp huyện A,
tỉnh B).
- (4) Ghi rõ loại giấy tờ là Chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/ Hộ chiếu.
- (5) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu sổ chứng thực, ví dụ: quyển số
01/2015-SCT/BS. Nếu một năm dùng nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: quyển số
02/2015-SCT/BS); trường hợp sổ sử dụng cho nhiều năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ:
quyển số 01/2015 + 01/2016 - SCT/BS).

4 Sổ chứng thực và số chứng thực:

Điều 11 NĐ 23/2015/NĐ-CP quy định:
- Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc được chứng thực
- Số chứng thực là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển số, năm
thực hiện chứng thực
- Mẫu sổ chứng thực ban hành kèm nghị định 23/2015/NĐ –CP
5. Về trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận bản sao
Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm tiếp nhận bản sao, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực, nhưng
có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu; người đối chiếu có trách nhiệm
xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
6. Về thời hạn chứng thực
Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày
cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp
nhận yêu cầu sau 15 giờ. Cơ quan chứng thực chỉ được kéo dài thời hạn đối với các
trường hợp quy định cụ thể tại Điều 21, 33 và Điều 37 của Nghị định số
23/2015/NĐ-CP.
Khi tiếp nhận, giải quyết yêu cầu chứng thực, người tiếp nhận hồ sơ và người
thực hiện chứng thực không được đặt thêm thủ tục, không được gây phiền hà, yêu
cầu nộp thêm giấy tờ trái quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Thông tư
20. Trường hợp chứng thực tiếp nhận sau 15 giờ mà cơ quan chứng thực không thể

38
giải quyết và trả kết quả ngay trong ngày hoặc phải kéo dài thời hạn giải quyết thì
người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian trả kết quả cho người yêu
cầu.
7. Thẩm quyền thực hiện chứng thực
(Xem trong bài 2)
II. THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH
1. Cá nhân, tổ chức có quyền yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc
- Cá nhân, tổ chức được cấp bản chính.
- Người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ
chức được cấp bản chính.
- Cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người
được cấp bản chính trong trường hợp người đó đã chết.
2. Thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc (Điều 17 NĐ23/2013/NĐ-CP)
2.1. Người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải xuất trình bản chính hoặc bản
sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng để
người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra.
Trong trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc là người được quy
định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 16 của Nghị định 23 thì phải xuất trình giấy tờ
chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
2.2. Cơ quan, tổ chức căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho người yêu cầu;
nội dung bản sao phải ghi theo đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc. Trường hợp
không còn lưu trữ được sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung
yêu cầu cấp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho
người yêu cầu.
2.3. Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi yêu cầu qua bưu
điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy tờ quy định tại Khoản 1
Điều 17, 01 (một) phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan,
tổ chức cấp bản sao.
2.4. Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7
của Nghị định 23. Trong trường hợp yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc được gửi qua
bưu điện thì thời hạn được thực hiện ngay sau khi cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ
hợp lệ theo dấu bưu điện đến.

III. THỦ TỤC CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

1. Khái niệm Bản sao

39
 “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ,
chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. So với Nghị định 79/2007/NĐ-CP thì
khái niệm bản sao bị thu hẹp, bỏ quy định bản in, bản viết tay.
“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập
có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là
đúng với bản chính.
Bản sao, chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực phải có đầy đủ các trang
đã ghi thông tin của bản chính. Ví dụ: khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính
sổ hộ khẩu thì phải chụp đầy đủ trang bìa và các trang của sổ đã ghi thông tin liên
quan đến các thành viên có tên trong sổ hộ khẩu.
Về giá trị pháp lý của bản sao: Nghị định 79 quy định bản sao có giá trị pháp
lý thay cho bản chính trong các giao dịch, còn Nghị định 23 bổ sung thêm quy định
trừ trường hợp khác. Nghĩa là trong một số trường hợp pháp luật có quy định thì
bản sao không có giá trị pháp lý thay cho bản chính.
2. Trình tự thực hiện
2.1. Các giấy tờ cần chuẩn bị (Điều 18 NĐ 23/2015/NĐ-CP)
- Bản chính giấy tờ văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức tự lập có xác nhận và đóng
dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
- Bản sao cần chứng thực. Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh
máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc
2.2. Trách nhiêm của người yêu cầu và người thực hiện chứng thực bản
sao từ bản chính. (Điều 19 NĐ 23/2015/NĐ-CP)
- Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,
hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao
đúng với bản chính
2.3. Những trường hợp không thực hiện chứng thực bản sao từ bản
chính. (Điều 22 NĐ 23/2015/NĐ-CP)
a. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
b. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

40
 c. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không
đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
d. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích
động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của
dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi
phạm quyền công dân.
e. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công
chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản
1 Điều 20 của Nghị định này.
f. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu
của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
2.4. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính (Điều 20 NĐ 23/2015/NĐ-
CP)
- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính để đối chiếu và bản sao
cần chứng thực
- Nếu người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức
tiến hành chụp bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp không có
phương tiện để chụp
- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao. Nếu
nội dung bản sao đúng với bản chính thì ghi lời chứng, ký ghi rõ họ tên và đóng
dấu cơ quan có thẩm quyền.
3. Vị trí ghi lời chứng
Trước đây Nghị định 79 không quy định nên mỗi nơi đóng mỗi kiểu. Để đảm
bảo tính thống nhất, lần này Nghị định quy định cụ thể vị trí ghi lời chứng là ở
trang cuối.
4. Ghi số chứng thực
Nghị định quy định mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ,
văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản
trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực. Trước đây Nghị định 79
không quy định.
Thông tư số 20/2015/TT-BTP của Bộ Tư pháp ban hành ngày 29/12/2015 quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của NĐ số 23/2015/NĐ-CP chỉ rõ
số chứng thực theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
là số chứng thực theo từng loại giấy tờ được chứng thực, không lấy số chứng thực
theo lượt người đến yêu cầu chứng thực. Ví dụ: ông A đến Ủy ban nhân dân xã H
yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính 03 loại giấy tờ: 02 bản sao chứng minh

41
nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A, 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên
bà Nguyễn Thị B và 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ gia đình ông Nguyễn Văn A.
Khi lấy số, 02 bản sao chứng minh nhân dân mang tên ông Nguyễn Văn A được
ghi 01 số; 03 bản sao chứng minh nhân dân mang tên bà Nguyễn Thị B được ghi
01 số; 01 bản sao sổ hộ khẩu của hộ ông Nguyễn Văn A được ghi 01 số.
5. Về thời hạn chứng thực
Giải quyết ngay sau khi nhận hồ sơ, trường hợp nhiều thì có thể kéo dài hơn 2
ngày. Trước đây thời hạn tối đa là 2 ngày.
6. Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính
- TT số 158/2015/TT – BTC – BTP
- Đối tượng nộp lệ phí là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức
nước ngoài yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký.
- Chứng thực bản sao từ bản chính: không quá 2000 đồng/trang; từ trang thứ 3
trở lên thì mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang, tối đa thu không quá 100.000
đồng/bản.
III. THỦ TỤC CHỨNG THỰC CHỮ KÝ
1. Khái niệm
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định
tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
yêu cầu chứng thực.
Giá trị pháp lý của Chữ ký được chứng thực: có giá trị chứng minh người yêu
cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký
về nội dung của giấy tờ, văn bản.
2. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện
chứng thực chữ ký
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của
giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu
chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều
22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký
của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản.
3. Thủ tục thực hiện chứng thực chữ ký.
3.1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ
sau đây:

42
 a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ
chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
3.2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu
thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực,
người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình
và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị
định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng
thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào
trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3.3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra
các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại
Khoản 2 Điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng
thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
3.4. Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều này cũng
được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định
của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền
không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không
liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Như vậy, theo Nghị định 79 thì người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký
trước mặt người có thẩm quyền chứng thực. Tuy nhiên quy định này không khả thi
khi thực hiện cơ chế một cửa, người có thẩm quyền chứng thực thường không có
mặt tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Để khắc phục thì Nghị định 23 quy định:
Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ
chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ,
nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện thì đề nghị người yêu cầu

43
chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký
chứng thực.
Nghị định cũng bổ sung thêm quy định chứng thực sơ yếu lý lịch, các văn
bản, giấy tờ do cá nhân tự lập; chứng thực giấy ủy quyền trong trường hợp không
có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên
quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Quy định các trường hợp không được chứng thực chữ ký như: Người yêu cầu
chứng thực chữ ký không nhận thức, làm chủ được hành vi; chứng minh nhân dân,
hộ chiếu không còn giá trị sử dung hoặc giả mạo; giấy tờ, văn bản có nội dung là
hợp đồng, giao dịch.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch (Điều 31 NĐ23/2015/NĐ-CP)
4.1. Người dịch là cộng tác viên của Phòng Tư pháp yêu cầu chứng thực chữ
ký phải xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch.
Khi thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký
của họ trên bản dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực; trường hợp
nghi ngờ chữ ký trên bản dịch so với chữ ký mẫu thì yêu cầu người dịch ký trước
mặt.
4.2. Đối với người không phải là cộng tác viên dịch thuật của Phòng Tư pháp
mà tự dịch giấy tờ, văn bản phục vụ mục đích cá nhân và có yêu cầu chứng thực
chữ ký trên bản dịch thì phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy Chứng minh nhân dân hoặc
Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Bản chính hoặc bản sao từ sổ gốc, bản sao có chứng thực một trong các
giấy tờ quy định tại Khoản 2 Điều 27 của Nghị định này; trừ trường hợp dịch
những ngôn ngữ không phổ biến mà người dịch không có bằng cử nhân ngoại ngữ,
bằng tốt nghiệp đại học nhưng thông thạo ngôn ngữ cần dịch;
c) Bản dịch đính kèm giấy tờ, văn bản cần dịch.
Người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, trừ
trường hợp quy định tại Khoản 3 Điều 24 của Nghị định này.
4.3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, tùy
theo từng trường hợp, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 hoặc Khoản 2
Điều này và giấy tờ, văn bản được dịch không thuộc các trường hợp quy định tại
Điều 32 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký người dịch theo mẫu quy định;

44
 b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và
ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản dịch giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng
vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp
lai.
4.4. Trường hợp người dịch là viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự đồng
thời là người thực hiện chứng thực tại các Cơ quan đại diện thì viên chức ngoại
giao, viên chức lãnh sự phải cam đoan về việc đã dịch chính xác nội dung giấy tờ,
văn bản; ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
* Giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch
1. Giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa; thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
2. Giấy tờ, văn bản bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung.
3. Giấy tờ, văn bản đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc
không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được dịch.
4. Giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định
này.
5. Giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp,
công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại
Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.
* Về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có
thẩm quyền của nước ngoài cấp (Điều 6 Thông tư số 20/2015/TT-BTP)
Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho
cá nhân như: hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc các giấy tờ khác như thẻ thường trú, thẻ
cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng
tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao
từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các
giấy tờ này thì cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
5. Phí, lệ phí chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký: 10.000 đồng/trường hợp (trường hợp được tính là một
hoặc nhiều chữ ký trong một giấy tờ, văn bản).
(Thông tư liên tịch số: 158/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 12/10/2015 quy định mức
thu, chế độ thu, nộp và quản lý Lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng
thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch).
IV. THỦ TỤC CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
1. Khái niệm

45
 “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy
định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao
dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
2. Phạm vi chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải chứng thực.
- Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải chứng thực nhưng cá
nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu chứng thực.
3. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch và
người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định
tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này.
- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết
hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm
chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
- Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao
dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội.
4. Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch
4.1. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực,
gồm các giấy tờ sau đây:
a) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;
b) Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của
người yêu cầu chứng thực;
c) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy
tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên
quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến
tính mạng.
Bản sao giấy tờ quy định tại Điểm b và Điểm c của Khoản này được xuất
trình kèm bản chính để đối chiếu.
4.2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng
thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao
dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực
hiện chứng thực.

46
 4.3. Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện
chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức
tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực
thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ
ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi
ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước
mặt.
Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu
người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì
phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi
dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao
dịch.
4.4. Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp
đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực
hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02
(hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người
yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng
được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trường hợp hợp đồng, giao dịch
có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
4.5. Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy
đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu
cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
* Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch
- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ
được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng,
giao dịch.
- Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện tại cơ
quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch. Trường hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế,
hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có
thẩm quyền chứng thực nào; cơ quan đã thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, thay thế,
hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã
chứng thực trước đây về nội dung sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần
hoặc toàn bộ di chúc để ghi chú vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.
* Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
- Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã
được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham

47
gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các
bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ
quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã
sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
5. Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch
Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc,
kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa
thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực.
6. Lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch
a) Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
b) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch: 20.000
đồng/hợp đồng, giao dịch.
c) Sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: 10.000
đồng/hợp đồng, giao dịch.
BÀI TẬP:
1. X đến phường Y chứng thực giấy khai sinh (01 trang) và sổ hộ khẩu (08
trang). X đã photo sẵn 2 bản mang từ nhà đến nhưng cán bộ tư pháp không tiếp
nhận mà yêu cầu đưa bản chính để họ photo. X đến thực hiện thủ tục chứng thực là
9h sáng. Đến 14h chiều X quay lại thì cán bộ tư pháp ở đó hẹn 10h sáng hôm sau.
Cán bộ tư pháp thu của X là 15.000 đồng
Hỏi: Cán bộ tư pháp thực hiện việc chứng thực như vậy có đúng hay
không? Vì sao?
2. Ông A đến UBND xã B để chứng thực bản sao bằng tốt nghiệp PTTH. Sau
khi kiểm tra phó chủ tịch UBND xã phát hiện bản chính có dấu hiệu giả mạo.
Trong trường hợp này, người thực hiện chứng thực cần xử lý như thế nào?
3. Cậu của anh T muốn cho riêng anh T một mảnh đất trồng cà phê có diện
tích là 5.000 m2 để làm ăn sinh sống (anh T là người làm công cho Cậu mình từ
năm 1990). Nay, anh T muốn làm hợp đồng tặng cho để tránh phiền hà sau này,
nên định đến UBND xã nơi có đất xin xác nhận. Nhưng bạn của anh T lại khuyên
rằng hợp đồng tặng cho bất động sản phải đến Phòng Công chứng xác nhận.
Hỏi: Vậy trong trường hợp này anh T phải đến UBND xã nơi có đất hay
Phòng Công chứng để xác nhận?
4. Ngày 15/5/2015 ông K đến UBND xã H yêu cầu làm thủ tục chuyển
nhượng 100m2 đất có giá trị 1,2 tỉ đồng cho công ty Y để kinh doanh vật liệu xây
dựng. Nhưng UBND xã H đã tử chối với lý do hợp đồng chuyển nhượng quyền sử

48
 dụng đất giữa cá nhân với tổ chức kinh tế thì phải được công chứng không thuộc
thẩm quyền của xã.
Hỏi:Việc UBND xã H từ chối chứng thực với lí do trên có đúng với quy
định pháp luật hay không? Tại sao?
TÀI LIỆU TRA CỨU
1. Nghị định của Chính phủ số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 về cấp bản
sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ kí và chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
2. TT 158/2015/TT – BTC – BTP ngày 12/10/2015 quy định mức thu, chế độ
thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực
chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

BÀI 5.
CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ VÀ SỰ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG,
CHỨNG THỰC
I. CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ
1. Chế độ lưu trữ đối với hồ sơ công chứng
1.1. Hồ sơ công chứng
Bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao
các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định
và giấy tờ liên quan khác.

49
 Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc
ghi trong sổ công chứng.
1.2. Chế độ lưu trữ đối với hồ sơ công chứng
- Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt chẽ, thực hiện biện pháp
an toàn đối với hồ sơ công chứng.
- Bản chính văn bản công chứng và các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng
phải được lưu trữ ít nhất là 20 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;
trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư
pháp.
- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn
bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh
tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ
chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng
và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với
bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ
sơ công chứng.
- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực
hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp
hoặc đại diện tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên tại địa phương.
- Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công
chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi quản lý.
- Trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được
chuyển cho một Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở
Tư pháp chỉ định.
- Trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công
chứng đó phải thỏa thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận
hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được hoặc Văn phòng công chứng chấm
dứt hoạt động do toàn bộ công chứng viên hợp danh chết hoặc bị Tòa án tuyên bố
là đã chết thì Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng
công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng.
1.3. Cấp bản sao văn bản công chứng
Việc cấp bản sao văn bản công chứng được thực hiện trong các trường hợp
sau đây:
a) Theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền trong các trường hợp được quy
định tại khoản 3 Điều 64 của Luật này;

50
 b) Theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, người có quyền,
nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.
Việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang
lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện.
2. Chế độ lưu trữ đối với hồ sơ chứng thực
2.1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ
vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
2.2. Đối với việc chứng thực chữ ký và chứng thực chữ ký người dịch, cơ
quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lưu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng
thực; thời hạn lưu trữ là 02 (hai) năm. Trong trường hợp chứng thực chữ ký của
người tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tư pháp, chứng thực
bản sao từ bản chính thì không lưu trữ.
2.3. Đối với việc chứng thực hợp đồng, giao dịch, cơ quan thực hiện chứng
thực phải lưu một bản chính hợp đồng, giao dịch kèm theo hồ sơ; thời hạn lưu trữ
là 20 (hai mươi) năm.
2.4. Cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không được thu lệ phí, chi phí
khác đối với văn bản chứng thực lưu trữ quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều
này; có trách nhiệm bảo quản, lưu trữ sổ chứng thực và văn bản chứng thực.
2.5. Việc tiêu hủy văn bản chứng thực khi hết thời hạn lưu trữ được thực hiện
theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
II. QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
1. Quản lý nhà nước về công chứng
1.1. Trách nhiệm của Chính phủ, Bộ Tư pháp và các bộ, ngành có liên
quan trong công tác quản lý nhà nước về công chứng
- Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về công chứng.
- Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ trong
việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng, có các nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
a) Ban hành hoặc trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản
quy phạm pháp luật về công chứng;
b) Xây dựng, trình Chính phủ ban hành chính sách phát triển nghề công
chứng, trình Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức
hành nghề công chứng trong cả nước;

51
 c) Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành có liên quan hướng dẫn, triển khai,
quản lý việc thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công
chứng trong cả nước;
d) Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển
nghề công chứng;
đ) Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên;
e) Phê duyệt Điều lệ của tổ chức xã hội - nghề nghiệp toàn quốc của công
chứng viên sau khi thống nhất ý kiến với Bộ Nội vụ; đình chỉ thi hành và yêu cầu
sửa đổi những văn bản, quy định của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng
viên trái với quy định của Hiến pháp, Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật
khác có liên quan;
g) Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt
động công chứng theo thẩm quyền;
h) Định kỳ hằng năm báo cáo Chính phủ về hoạt động công chứng;
i) Quản lý và thực hiện hợp tác quốc tế về hoạt động công chứng;
k) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc hướng
dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam
ở nước ngoài, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự,
viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng; định kỳ hằng năm báo cáo
Bộ Tư pháp về hoạt động công chứng của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
để tổng hợp báo cáo Chính phủ.
- Bộ, cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách
nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công
chứng.
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và các Sở Tư
pháp trong công tác quản lý nhà nước về công chứng
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc quản lý nhà nước về công chứng tại
địa phương và có các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tổ chức thi hành, tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính
sách phát triển nghề công chứng;
b) Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa
bàn phù hợp với Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt;

52
 c) Quyết định thành lập Phòng công chứng, bảo đảm cơ sở vật chất và
phương tiện làm việc cho các Phòng công chứng; quyết định việc giải thể hoặc
chuyển đổi Phòng công chứng theo quy định của Luật này;
d) Ban hành tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công
chứng; quyết định cho phép thành lập, thay đổi và thu hồi quyết định cho phép
thành lập Văn phòng công chứng, cho phép chuyển nhượng, hợp nhất, sáp nhập
Văn phòng công chứng;
đ) Ban hành mức trần thù lao công chứng tại địa phương;
e)Kiểm tra, thanh tra, xử lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo về công
chứng theo thẩm quyền; phối hợp với Bộ Tư pháp trong công tác kiểm tra, thanh
tra về công chứng;
g) Báo cáo Bộ Tư pháp về việc thành lập, chuyển đổi, giải thể Phòng công
chứng; cho phép thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng Văn phòng công
chứng trên địa bàn. Định kỳ hằng năm báo cáo Bộ Tư pháp về hoạt động công
chứng tại địa phương để tổng hợp báo cáo Chính phủ;
h) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này và các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan.
- Sở Tư pháp chịu trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản
lý nhà nước về công chứng tại địa phương, thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.
2. Quản lý nhà nước về chứng thực
2.1. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp trong quản lý nhà nước về chứng thực
Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực trong
phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Soạn thảo, trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành hoặc ban hành
theo thẩm quyền văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực;
- Hướng dẫn, chỉ đạo chung việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về
chứng thực;
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà
nước về chứng thực;
- Hợp tác quốc tế về chứng thực;
- Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu các việc về chứng thực
báo cáo Chính phủ.

53
 2.2. Trách nhiệm của Bộ Ngoại giao trong quản lý nhà nước về chứng
thực
- Bộ Ngoại giao phối hợp với Bộ Tư pháp thực hiện quản lý nhà nước về
chứng thực đối với các Cơ quan đại diện, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ
quan đại diện;
b) Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại giao, viên
chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
c) Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các
Cơ quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp;
d) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền.
- Cơ quan đại diện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi
địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện
theo quy định tại Nghị định này;
b) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền;
d) Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo
Bộ Ngoại giao theo quy định.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có trách
nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b và
d Khoản 2 Điều này.
2.3. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước
về chứng thực
- Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong
địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại
địa phương;
b) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm
công tác chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng
viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực;

54
 d) Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà
nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao
đổi thông tin;
đ) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân
dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng; có biện pháp chấn chỉnh tình hình
lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ
tục hành chính trên địa bàn;
e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền;
g) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về
chứng thực trong địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định.
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định
tại các Điểm a, b, c, d, đ và g của Khoản này.
- Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi
chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực
trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm
công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn;
b) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật về chứng thực;
c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực;
d) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã; có
biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với
giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền;
g) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về
chứng thực, báo cáo Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định.
Phòng Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ quy
định tại các Điểm a, b, c, d, đ và g Khoản này và thực hiện các việc chứng thực
thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của Nghị định NĐ23. Trưởng
Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải thông báo mẫu chữ ký khi ký
chứng thực cho Sở Tư pháp.

55
 - Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp
xã theo quy định tại Nghị định này;
b) Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của
pháp luật về chứng thực;
c) Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực;
d) Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
đ) Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền;
e) Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về
chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định.
Công chức Tư pháp - Hộ tịch giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các
nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo mẫu chữ ký khi
ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
CÂU HỎI ÔN TẬP
1. Hãy cho biết chế độ lưu trữ đối với hồ sơ công chứng và hồ sơ chứng thực?
2. Hãy nêu nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc thực
hiện quản lý nhà nước về chứng thực của địa phương?

PHỤ LỤC
MẪU LỜI CHỨNG, MẪU SỔ CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của
Chính phủ)
I. LỜI CHỨNG
Mẫu lời chứng được đánh máy hoặc khắc trên mẫu dấu, bao gồm:
1. Lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính

56
 Chứng thực bản sao đúng với bản chính
Số chứng thực ………. quyển số ……….. (1) - SCT/BS
Ngày …….. tháng ……. năm …….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2)
2. Lời chứng chứng thực chữ ký
a) Lời chứng chứng thực chữ ký của một người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày …….. tháng ……. năm …….
(Bằng chữ ………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4),…..
giờ ….. phút. Tôi (5) …………………………………………….., là (6)
…………………………………..
Chứng thực
Ông/bà …………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)số ……..,
cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản và đã ký
vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực ………….. quyển số ………… (1) - SCT/CK, CĐ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ……………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4),…..
giờ ….. phút. Tôi (5) …………………………………………….., là (6)
……………………
Chứng thực
Các ông/bà có tên sau đây:
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số….........,
Ông/bà ……………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số….........,
……………………………………………………………………………
- Các ông/bà có tên trên cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung
của giấy tờ, văn bản và đã cùng ký vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực ……………. quyển số …………. (1) - SCT/CK, ĐC

57
 Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2)
c) Lời chứng chứng thực điểm chỉ
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ ………………………………………………..)
Tại …………………………………………………………………… (4),…..
giờ ….. phút. Tôi (5) …………………………………………….., là (6)
…………………
Chứng thực
- Ông/bà……………………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu
(3)số…………, cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ,
văn bản và đã điểm chỉ vào giấy tờ, văn bản này trước mặt tôi.
Số chứng thực …………… quyển số ………….(1) - SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2)
d) Lời chứng chứng thực trong trường hợp không thể ký, điểm chỉ được
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại…………………………………………………………………… (4),…..
giờ ….. phút. Tôi (5) …………………………………………….., là (6)
………………………
Chứng thực
Ông/bà……………….. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………,
không thể ký, điểm chỉ được nhưng cam đoan đã hiểu, tự chịu trách nhiệm về nội
dung của giấy tờ, văn bản này.
Số chứng thực ……….. quyển số ……….. (1) - SCT/CK, ĐC
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2)
3. Lời chứng chứng thực chữ ký người dịch
- Tôi ……………………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số……………………………………..,
cam đoan đã dịch chính xác nội dung của giấy tờ/văn bản này từ
tiếng…………… sang tiếng………….
Ngày ………… tháng ………. năm ………….

58
 Người dịch ký và ghi rõ họ tên
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4).Tôi
(5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Ông/bà ………………. là người đã ký vào bản dịch này trước mặt tôi (10).
Số chứng thực …………. quyển số ………….. (1) - SCT/CKND
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (2)
4. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch
a) Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch
Ngày ………… tháng ………. năm …………. (Bằng chữ
…………………………………………………)
Tại ……………………………………………………………………… (4).
Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Hợp đồng ……………………………… (7) được giao kết giữa:
Bên A: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………………..
Bên B: Ông/bà: ………………………………………………………
Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………………..
- Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã cam đoan chịu trách nhiệm trước
pháp luật về nội dung của hợp đồng, giao dịch.
- Tại thời điểm chứng thực, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch minh mẫn,
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; tự nguyện thỏa thuận giao kết hợp
đồng và đã ký/điểm chỉ (9) vào hợp đồng, giao dịch này trước mặt tôi.
Hợp đồng này được lập thành ……… bản chính (mỗi bản chính gồm …….
tờ, ....trang), cấp cho:
+ …………………. bản chính;
+ …………………. bản chính;
Lưu tại Phòng Tư pháp /UBND xã, phường, thị trấn (8) 01 (một) bản chính.
Số chứng thực …………. quyển số ……….. (1) - SCT/HĐ,GD

59
 Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu (2)
b) Lời chứng chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)
Tại …………………………………………………………………… (4). Tôi
(5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được lập bởi các ông/bà có tên sau đây:
1. Ông/bà ………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
2. Ông/bà ……… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
3. Ông/bà ………… Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số …………,
…………..
- Các ông/bà có tên trên đã cam đoan không bỏ sót người thừa kế và chịu
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, những người thỏa thuận phân chia di sản minh
mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện thỏa thuận phân chia
di sản và đã cùng ký/điểm (9) chỉ vào văn bản thỏa thuận phân chia di sản này
trước mặt tôi.
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản này được lập thành …….. bản chính
(mỗi bản chính gồm..... tờ, …..trang), cấp cho:
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
+ ……………………….bản;
Lưu tại Phòng Tư pháp/UBND xã, phường, thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số ………… (1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2)
c) Lời chứng chứng thực văn bản khai nhận di sản
Ngày ……… tháng ………. năm …… (Bằng chữ …………………………)
Tại
………………………………………………………………………………………
… (4).Tôi (5) …………………………………………….., là (6)
………………………

60
 Chứng thực
Văn bản khai nhận di sản này được lập bởi ông/bà ………………. Giấy
chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số…………..
- Ông/bà ………………… đã cam đoan là người thừa kế duy nhất và chịu
trách nhiệm trước pháp luật về nội dung khai nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà …………….. minh mẫn, nhận thức và
làm chủ được hành vi của mình và đã ký/điểm chỉ (9) vào văn bản khai nhận di sản
này trước mặt tôi.
Văn bản khai nhận di sản này được lập thành ……… bản chính (mỗi bản
chính gồm …… tờ, trang); cấp cho người khai nhận di sản ……. bản, lưu tại
Phòng Tư pháp/Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn 01 bản.
Số chứng thực ………… quyển số ……… (1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2)
d) Lời chứng chứng thực di chúc
Ngày ………… tháng ………. năm ……. (Bằng chữ ……………………)
Tại ……………………………………………………………………… (4).
Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ………………………
Chứng thực
- Ông/bà ………………………. Giấy chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3)
số………… đã tự nguyện lập di chúc này và đã cam đoan chịu trách nhiệm trước
pháp luật về nội dung của di chúc.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà …………………. minh mẫn, sáng suốt,
nhận thức và làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện lập di chúc và đã ký/điểm
chỉ (9) vào di chúc này trước mặt tôi.
Di chúc này được lập thành …… bản chính (mỗi bản chính gồm …..tờ,
....trang); giao cho người lập di chúc …… bản; lưu tại UBND xã/phường/thị trấn
01 (một) bản.
Số chứng thực ………… quyển số ………. (1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2)
đ) Lời chứng chứng thực văn bản từ chối nhận di sản
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
(Bằng chữ …………………………………………………)

61
 Tại ………………………………………………………………………… (4).
Tôi (5) …………………………………………….., là (6) ……………………
Chứng thực
- Văn bản từ chối nhận di sản này được lập bởi ông/bà ………………… Giấy
chứng minh nhân dân/Hộ chiếu (3) số……………;
- Ông/bà ……………. đã cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội
dung của văn bản từ chối nhận di sản.
- Tại thời điểm chứng thực, ông/bà ………………. minh mẫn, nhận thức và
làm chủ được hành vi của mình, tự nguyện từ chối nhận di sản và đã ký/điểm chỉ
(9) vào văn bản từ chối nhận di sản này trước mặt tôi.
Văn bản từ chối nhận di sản này được lập thành ……. bản chính (mỗi bản
chính gồm ... tờ, ……trang), giao cho người từ chối nhận di sản ... bản; lưu tại
UBND xã/phường/thị trấn 01 (một) bản.
Số chứng thực ………….. quyển số ……….. (1) - SCT/HĐ,GD
Ngày ………… tháng ………. năm ………….
Người thực hiện chứng thực ký, đóng dấu (2)
Chú thích:
- (1) Ghi theo thông tin đã ghi tại bìa sổ chứng thực (ví dụ: 01/2015).
- (2) Nếu thực hiện tại Phòng Tư pháp thì Trưởng phòng/Phó trưởng phòng ký, đóng dấu
Phòng Tư pháp; nếu thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã thì Chủ tịch/Phó chủ tịch Ủy ban nhân
dân ký, đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã; nếu thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng thì
công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
- (3) Nếu là Giấy chứng minh nhân dân thì gạch ngang Hộ chiếu, nếu là Hộ chiếu thì gạch
ngang cụm từ Giấy chứng minh nhân dân.
- (4) Ghi rõ địa điểm thực hiện chứng thực (ví dụ: UBND xã A, huyện B); chỉ cần ghi giờ,
phút trong trường hợp chứng thực ngoài trụ sở.
- (5) Ghi rõ họ và tên của Người thực hiện chứng thực.
- (6) Ghi rõ chức danh của người thực hiện chứng thực, kèm theo tên cơ quan thực hiện
chứng thực (ví dụ: Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C, Trưởng phòng Tư pháp
huyện B, tỉnh C; công chứng viên Phòng Công chứng số 1 thành phố H).
- (7) Ghi rõ tên của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (ví dụ: hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất, hợp đồng tặng cho xe ô tô..
- (8) Nếu là Phòng Tư pháp thì gạch ngang UBND xã, phường, thị trấn, nếu là UBND xã,
phường, thị trấn thì gạch ngang Phòng Tư pháp.
- (9) Nếu ký thì gạch ngang cụm từ “điểm chỉ”, nếu điểm chỉ thì gạch ngang từ “ký”.
- (10) Trường hợp đã đăng ký chữ ký mẫu, thì gạch ngang cụm từ “trước mặt tôi”.
II. MẪU SỔ CHỨNG THỰC

62
 Sổ chứng thực được đóng quyển theo từng loại việc chứng thực. Có 04 (bốn)
loại sổ chứng thực, bao gồm: Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính; Sổ Chứng thực
chữ ký, chứng thực điểm chỉ; Sổ Chứng thực chữ ký người dịch; Sổ Chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
1. Bìa sổ
a) Sổ Chứng thực bản sao từ bản chính
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

SỔ CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH

……………………………………(A)

Quyển số (B): …………….-SCT/BS

Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)

b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ/CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ

……………………………………(A)

Quyển số (B): …………….-SCT/CK,ĐC

Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)

c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

63
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

SỔ CHỨNG THỰC CHỮ KÝ NGƯỜI DỊCH

……………………………………(A)

Quyển số (B): …………….-SCT/CKND

Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)

d) Sổ Chứng thực hợp đồng, giao dịch

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------

SỔ CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

……………………………………(A)

Quyển số (B): …………….-SCT/HĐ.GD

Mở ngày … tháng … năm … (C)
Khóa ngày … tháng … năm … (D)

Chú thích:
- (A) Nếu là cơ quan thực hiện chứng thực thì ghi đầy đủ tên cơ quan, kèm theo địa giới
hành chính (Ví dụ: Ủy ban nhân dân xã A, huyện B, tỉnh C; Phòng Tư pháp huyện B, tỉnh C),
nếu là các tổ chức hành nghề công chứng thì ghi tên của Phòng Công chứng, Văn phòng công
chứng (Ví dụ: Phòng Công chứng số 1 thành phố H).
- (B) Ghi số quyển, năm thực hiện chứng thực (ví dụ: 01/2015. Nếu 01 (một) năm dùng
nhiều sổ thì ghi số thứ tự liên tiếp (ví dụ: 02/2015); trường hợp 01 (một) sổ sử dụng cho nhiều
năm thì ghi số thứ tự theo từng năm (ví dụ: 01/2015 + 01/2016).
- (C) Ghi ngày, tháng năm mở sổ.
- (D) Ghi ngày, tháng, năm khóa sổ.
2. Nội dung sổ

64
 a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính
Số Ngày, Tên của Họ tên, Số bản Lệ
Họ tên của
thứ tháng, bản chức danh sao đã phí/
người yêu Ghi
tự/ số năm chính người ký được Phí
cầu chứng chú
chứng chứng giấy tờ, chứng chứng chứng
thực
thực thực văn bản thực thực thực
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Chú thích:
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện chứng
thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo ngôn ngữ của
loại giấy tờ, văn bản đó (ví dụ: Bản chính bằng tiếng Anh, bản chính bằng tiếng Pháp…).
- (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được
thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
b) Sổ Chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ
Tên của Số lượng
Họ tên, số Họ tên,
giấy tờ, giấy tờ,
Số Ngày, Giấy chức Lệ
văn bản văn bản đã
thứ tháng, CMND/ Hộ danh phí/
đã được
tự/ số năm chiếu của người Phí Ghi chú
chứng chứng
chứng chứng người yêu ký chứng
thực chữ thực chữ
thực thực cầu chứng chứng thực
ký/điểm ký/điểm
thực thực
chỉ chỉ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Chú thích:
- (4) Đối với bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài mà người thực hiện chứng
thực không xác định được tên của bản chính giấy tờ, văn bản thì chỉ cần ghi theo khai báo của
người yêu cầu chứng thực.
- (6) Thống kê theo số giấy tờ, văn bản mà người thực hiện chứng thực đã ký chứng thực
(Ví dụ: Một loại giấy tờ, văn bản được lập thành 10 bản, người thực hiện chứng thực ký chứng
thực trong 10 giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 10;
05 loại giấy tờ, văn bản khác nhau, mỗi loại được lập thành 01 bản, người thực hiện chứng thực
ký chứng thực trong 05 loại giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực
chữ ký là 05; 10 người ký trong một giấy tờ, văn bản, người thực hiện chứng thực ký chứng thực
trong giấy tờ, văn bản đó thì số lượng giấy tờ, văn bản đã được chứng thực chữ ký là 01.

65
 - (7) Ghi theo lệ phí chứng thực, nếu việc chứng thực được thực hiện tại Phòng Tư pháp,
Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan đại diện; ghi theo phí chứng thực, nếu việc chứng thực được
thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng.
c) Sổ Chứng thực chữ ký người dịch
Họ tên, số Họ
Tên Số
Giấy tên,
Ngày, của Dịch lượng
Số thứ CMND/ chức
tháng, giấy từ bản dịch
tự/ số Hộ chiếu danh Lệ Ghi
năm tờ, văn tiếng đã được
chứng của người người phí chú
chứng bản đã sang chứng
thực yêu cầu ký
thực được tiếng thực chữ
chứng chứng
dịch ký
thực thực
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
d) Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch
Ngày, Họ tên, số Tên hợp Họ tên,
Số thứ
tháng, Giấy CMND/ đồng, giao chức danh Lệ phí
tự/ số
năm Hộ chiếu của dịch được người ký chứng Ghi chú
chứng
chứng người yêu cầu chứng chứng thực
thực
thực chứng thực thực thực
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

XÁC NHẬN KHOA

Bài giảng môn học Nghiệp vụ Công chứng, chứng thực đã bám sát nội
dung trong chương trình môn học. Đáp ứng được đầy đủ nội dung về kiến thức, kỹ
năng, năng lực tự chủ trong chương trình môn học.
Đồng ý đưa vào làm Bài giảng môn học Nghiệp vụ công chứng, chứng thực
thay thế cho giáo trình

66
Người biên soạn Lãnh đạo khoa

Phạm Thị Thu Hà

67