Chương 1: Những vấn đề chung về quản trị hành chính văn phòng

1. Văn phòng là gì? Chức năng của văn phòng?

– Văn phòng là
+ Bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp
+ Nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý
+ Nơi chăm lo mọi dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức
– Chức năng của văn phòng: Đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức
năng (vừa độc lập, vừa hỗ trợ cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách
quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị)
+ Giúp việc điều hành: Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc và tổ
chức triển khai thực hiện; trực tiếp giúp cho việc điều hành, quản lý của ban
lãnh đạo, đơn vị thông qua các việc trên; nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ
chức hội nghị, đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản
+ Tham mưu tổng hợp: Tổng hợp, xử lý, cung cấp thông tin về mọi mặt, tình
hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải
quyết và xử lý
+ Hậu cần: Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị,... Bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện để đảm bảo sử dụng có hiệu quả
2. Văn phòng có vị trí quan trọng như thế nào đối với hoạt động của cơ quan,
doanh nghiệp?
– Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo cơ quan, doanh
nghiệp, tổ chức
– Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác và
kịp thời của các quyết định quản lý từ người lãnh đạo
– Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng, mà còn diễn
ra trong phạm vi toàn cơ quan, doanh nghiệp, dẫn đến đã có tác động đến chất
lượng, hiệu quả của toàn bộ cơ quan, doanh nghiệp
– Văn phòng là đầu mối giao tiếp, bộ mặt của cơ quan, “hình ảnh nhìn thấy” của
một cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo
cơ quan đó
3. Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp:
+ Trụ sở cơ quan, doanh nghiệp phải thể hiện được bộ mặt riêng, tương thích
với vị trí, nhưng không phô trương quá mức, làm lãng phí tiền của đối với cơ
quan nhà nước
+ Các cơ quan cần bố trí, sắp xếp, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương
tiện hiện có để phục vụ công việc
– Tính thuận lợi phục vụ công việc:
+ Môi trường xung quanh thích hợp (không quá ồn ào), trang bị phương tiện
đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến), phục vụ cho công trình và sinh hoạt cá
nhân, cách thức tổ chức
+ Tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, làm tăng tình cảm gắn
bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữ họ và nơi làm việc
– Tuân thủ các quy tắc về an toàn kỹ thuật và an toàn lao động
– Tiết kiệm chi phí lắp đặt và dễ dàng liên hệ giao dịch
4. Những yêu cầu khi sắp xếp, bố trí nơi làm việc?
– Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: nơi dễ giao dịch và có tư thế nhất, các
phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải
quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí
gần nhau, các phòng tiếp khách được bố trí gần lối ra vào
– Các phòng có máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang
bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
– Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
– Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các loại sổ sách, giấy bút,... cần bố
trí, sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp, tạo không khí thoải mái
trong làm việc
– Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố
tác động đến năng suất lao động (sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,
màu sắc,...)
– Hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng
chức danh, công cụ để dễ tìm, liên hệ công tác
5. Vì sao phải hiện đại hóa văn phòng?
– Xu thế phát triển tất yếu của thời đại toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri
thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động
trong xã hội đều phải luôn đổi mới, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ
kiểu cũ sang kiểu mới
– Xuất hiện bùng nổ thông tin - hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự
hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại, nó đã khiến các nhà quản lý,
chủ doanh nghiệp nhận thấy thông tin là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên
mọi nguồn lực khác
– Thông tin hết sức quan trọng, việc nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất, phục vụ
cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu của
mọi cấp quản lý
– Văn phòng ngày nay cần hướng tới toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý
thông tin và phải thật sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin
– Các chủ doanh nghiệp quan tâm đến công việc quản trị văn phòng và đã cùng
các nhà quản trị học đầu tư tiền của, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành
những văn phòng hiện đại
6. Nội dung của hiện đại hóa văn phòng?
– Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
– Từng bước công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng mạng,...
– Trang bị các thiết bị hiện đại (máy tính, máy chiếu, máy in,...)
– Hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ
7. Tiết kiệm thời gian trong tiếp khách cần tuân thủ những nguyên tắc nào?
– Làm chủ việc tiếp khách:
+ Đến chỗ làm việc của cấp dưới
+ Tiếp khách ngoài phòng làm việc
+ Đứng để tiếp khách
+ Nhờ thư ký kiểm soát thời gian nói chuyện với khách
+ Quy định thời gian tiếp khách
+ Đừng cho gián đoạn công tác
+ Hãy tiếp xúc tại phòng ăn
+ Đừng quên đóng cửa phòng làm việc
– Chú ý các quan hệ xã hội
– Học cách kết thúc cuộc nói chuyện
8. Bản chất của quản trị? Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công
việc quản trị?
– Quản trị là
+ Sự phối hợp để đạt được hiệu quả trong các hoạt động của người cùng tổ chức
+ Quá trình nhằm đạt được mục tiêu đã xây dựng bằng việc phối hợp với các
nguồn lực tổ chức
+ Thường là cấp cao nhất điều hành cả một tập thể doanh nghiệp
– Bản chất của quản trị:
+ Tìm ra phương thức phù hợp để giúp mọi người trong tổ chức thực hiện công
việc đạt hiệu quả tối ưu nhất với chi phí thấp nhất
+ Đưa ra những quyết đoán để toàn quyền kiểm soát các hoạt động trong tổ
chức, tạo ra giá trị thặng dư
+ Phải có chủ thể quản trị: Các nhân tố tạo ra các tác động quản trị, đối tượng
quản trị tiếp. Đối tượng bị quản trị phải chịu tiếp nhận sự tác động đó. Tác động
có thể diễn ra một hoặc nhiều lần liên tục
+ Phải có mục tiêu đặt ra cho chủ thể quản trị và đối tượng: Căn cứ để chủ thể
tạo ra các nhân tố tác động. Chủ thể quản trị gồm một hoặc nhiều người. Đối
tượng là một tổ chức, một tập thể hoặc thiết bị, máy móc
+ Phải có một nguồn lực: Nguồn lực giúp chủ thể quản trị khai thác trong quá
trình quản trị
– Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:

Công việc quản trị
– Do nhà quản trị thực hiện, họ làm
công việc hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra
– Họ làm việc với con người và các ý
tưởng
– Mối tương quan của công việc quản
trị và công việc quản trị hành chính
văn phòng tùy thuộc vào các cấp quản
trị khác nhau
Công việc hành chính văn phòng
– Do các nhân viên hành chính văn
phòng thực hiện với các công việc
hành chính đơn thuần như xử lý công
văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện
thoại,...
– Họ làm việc với giấy tờ, máy móc,
trang thiết bị văn phòng
– Dù công việc hành chính văn phòng
chủ yếu do nhân viên văn phòng thực
– Cấp quản trị càng cao thì hầu hết hiện, nhưng công việc hành chính văn
công việc thuộc về lĩnh vực quản trị phòng có mặt ở mọi phòng ban trong
và ngược lại cấp quản trị càng thấp thì tổ chức, mọi thành viên (cấp nhân
hầu hết công việc thuộc về hoạt động viên - cấp quản trị) đều thực hiện
chuyên môn, thực tiễn công việc hành chính ở các mức độ
khác nhau
9. Vai trò của thông tin đối với hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp?
– Cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức, điều hành, quản lý
doanh nghiệp
– Giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện đạt hiệu quả
– Trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng tháng của doanh nghiệp
(quyết định thành bại)
10. Nguyên tắc đảm bảo tính chính xác và bằng chứng chuyển giao của quản trị
thông tin?
– Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử dụng
cuối cùng. Đảm bảo tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan
trọng, cần phải tạo ra nhiều thông tin bằng văn bản, hạn chế các thông tin “phi
chính thức” để đảm bảo tính chính xác của thông tin
– Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. Trong việc
chuyển giao, bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin vô cùng quan
trọng. Trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để
chứng minh
+ Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin
+ Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi bị khiếu nại
+ Truy tìm nguồn gốc khi tìm lại thông tin
Chương 2: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng
1. Khái niệm thư ký văn phòng? Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng?
a. Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn
bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn
phòng quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên hệ
giao tiếp và tổ chức; sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho
hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh
nghiệp
b. Chức năng và nhiệm vụ của thư ký văn phòng:
*. Chức năng:
– Nhóm thư ký văn phòng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản đi
và đến (đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị,
quyết định của thủ trưởng, thảo các văn bản,...)
– Nhóm thư ký văn phòng thuộc quản lý công việc: Tổ chức tiếp khách, cuộc
họp, hội nghị, đàm thoại, điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,...
*. Nhiệm vụ:
– Thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao
phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị
– Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu
– Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị
– Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho
hoạt động của cơ quan, đơn vị
2. Vai trò và yêu cầu đối với bộ phận lễ tân?
– Vai trò:
+ Công tác lễ tân tổ chức tốt sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, dành thời gian cho
lãnh đạo làm các công việc khác
+ Tổ chức công tác lễ tân tốt sẽ tạo được ấn tượng đẹp, gây cảm tình với khách
+ Tạo nên bầu không khí thuận lợi trong quan hệ công tác, nhất là trong kinh
doanh
+ Hoạt động lễ tân có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của hoạt động đối ngoại
– Yêu cầu:
+ Hiểu vai trò và trách nhiệm tương ứng của bản thân trong cơ quan và văn
phòng làm việc
+ Trang bị cho mình những nghi thức cơ bản và lễ nghĩa lịch sự
+ Sở hữu tính cách dễ chịu, lịch sự và thân mật
+ Mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng với cùng một phụ kiện và giày dép
+ Thể hiện bản thân với tính chuyên nghiệp, thái độ tích cực và tính hợp tác
+ Có kỹ năng giao tiếp tốt lẫn khả năng giải quyết các tình huống khó khăn
3. Tiêu chuẩn của thư ký văn phòng?
– Tiêu chuẩn về kỹ năng:
+ Tổ chức và điều hành công việc một cách khoa học
+ Sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng
+ Giao tiếp tốt (nghe, nói, đọc, viết)
+ Soạn thảo, biên tập và lưu trữ văn bản
+ Ghi chép nhanh và chính xác
– Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản: Có kiến thức tổng quát về cấp quản trị, kinh
tế học, quản trị hành chính văn phòng, kế toán và toán học, Luật kinh doanh và
các quy định của Nhà nước, đồng thời biết ngoại ngữ
– Tiêu chuẩn về đạo đức nghề nghiệp:
+ Thẳng thắn: Cởi mở trong công tác
+ Chân thành: Chu đáo với mọi người
+ Trung thực: Vững vàng trong mọi tình huống
+ Nhanh nhẹn: Kiên quyết, công bằng
+ Bền bỉ: Chính xác, nhanh chóng
+ Kịp thời: Kỷ luật trong công việc
4. Tầm quan trọng của việc tiếp khách ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Tiếp khách là công việc thường xuyên của mọi cơ quan, doanh nghiệp - một
phần của hoạt động sản xuất kinh doanh
– Việc tiếp khách chu đáo, làm hài lòng khách hàng là điều kiện đảm bảo cho
sản xuất, kinh doanh tồn tại và phát triển vì “Khách hàng là thượng đế”
– Chất lượng tiếp khách có thể quyết định một phần cho sự thành bại của một
kế hoạch lớn do người tham gia tiếp khách đại diện chính tổ chức, doanh nghiệp
– Việc tạo ấn tượng tốt khi tiếp khách rất quan trọng với ấn tượng ban đầu
thường là diện mạo dễ nhìn và tác phong nhanh nhẹn, tự tin, làm đối tác nghĩ
ngay là người chuyên nghiệp
– Để có ấn tượng tốt, chúng ta luôn bắt đầu buổi giao tiếp bằng một nụ cười
thân thiện cùng với ánh mắt vui vẻ
5. Nguyên tắc khi nghe điện thoại ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Nhận lời đáp, tự xưng danh, gọi tên người cần gặp và công việc cần giải quyết
– Chuẩn bị nội dung trước để đàm thoại nhanh chóng
– Trao đổi thẳng vào nội dung cần đàm thoại để tiết kiệm thời gian
– Giọng nói phải rõ ràng, không nói nhanh hoặc nói quá to
– Phải hết sức lắng nghe để hai bên đều hiểu rõ những gì được nói ra
– Nhanh chóng kết thúc cuộc gọi đúng thời điểm
– Khi gọi nhầm máy thì phải xin lỗi người nghe
6. Nghệ thuật ứng xử khi nghe điện thoại ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Đừng để người gọi độc thoại
– Giọng nói từ tốn, vừa phải
– Thái độ niềm nở, tích cực
– Tránh ăn uống trong cuộc trò chuyện
– Luôn chuẩn bị sẵn sổ và bút trước mặt
– Không đột ngột gác máy
– Nhắc lại nội dung cuộc nói chuyện
7. Nghệ thuật ứng xử khi gọi điện ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Xưng danh tính và mục đích gọi điện
– Cân nhắc thời gian và thời điểm gọi điện thoại
– Giọng nói nhẹ nhàng và truyền cảm
– Chuẩn bị trước nội dung trao đổi
– Không sử dụng thuật ngữ chuyên ngành
– Nói lời tạm biệt khi kết thúc cuộc gọi
8. Yêu cầu về giọng nói khi tiếp khách ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Nói với giọng bình thường
– Nói với âm lượng vừa phải
– Nói với tốc độ vừa phải
– Nói thấp giọng xuống
– Nói có âm điệu
– Lựa chọn đúng từ ngữ
– Nhấn mạnh một vài từ
– Lịch sự và mỉm cười
9. Để tổ chức cuộc họp, hội nghị có hiệu quả cần chú ý những vấn đề gì?
– Chuẩn bị thật chu đáo
– Nên bắt đầu đúng giờ
– Không để kéo dài quá mức cần thiết
– Nên thảo luận trước với hội đồng về nội dung
– Ghi biên bản những điểm quan trọng trong lúc tiến hành
– Hướng dẫn mọi người tham gia thảo luận và yêu cầu họ trình bày ngắn gọn
– Hãy giúp mọi người tập trung, chú ý
– Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý kiến của mình
– Không nói xấu nhau, nhất là đối với người vắng mặt
– Nên gặp từng người và trò chuyện thân mật khi kết thúc
10. Trách nhiệm của thư ký trước khi thủ trưởng đi công tác?
– Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được thủ trưởng phân công
– Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
– Đối với công tác thư tín, trước hết hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng
như hồ sơ khẩn, hồ sơ để thông báo, hồ sơ những việc cần làm, sau đó chuyển
các văn bản trên cho các cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc tự mình xử lý
Chương 3: Soạn thảo và quản lý văn bản
1. Cần phải đảm bảo những yêu cầu nào khi soạn thảo nội dung văn bản?
– Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng
– Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và quy định của
pháp luật
– Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, sự việc phải được trình bày
ngắn gọn, rõ ràng, chính xác
– Sử dụng ngôn ngữ viết với cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu
– Dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài
nếu không thực sự cần thiết
– Cần xác định rõ nội dung của thuật ngữ chuyên môn bằng lời giải thích trong
văn bản
2. Đặc điểm của văn phong hành chính - công vụ?
– Chính xác, rõ ràng: Văn bản viết sao cho mọi người có thể hiểu rõ ràng, đúng
như nội dung văn bản muốn truyền đạt
– Phổ thông, đại chúng: Văn bản viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu (từ ngữ toàn dân),
cách diễn đạt đơn giản, các yếu tố nước ngoài đã được Việt hóa tối ưu, viết ngắn
gọn, không lạm dụng thuật ngữ chuyên môn
– Khách quan, phi cá tính:
+ Nội dung phải được trình bày trực tiếp, không thiên vị bởi loại văn bản này là
tiếng nói của Nhà nước, không phải tiếng nói cá nhân dù văn bản giao cho một
cá nhân soạn thảo
+ Văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao kết hợp với những luận cứ
chính xác giúp có tính thuyết phục cao
– Trang trọng, lịch sự: Lời văn trang trọng thể hiện sự tôn trọng với chủ thể ban
hành, làm tăng uy tín của cá nhân, tập thể ban hành văn bản
– Khuôn mẫu: Văn bản phải trình bày đúng khuôn mẫu, thể thức quy định, bảo
đảm cho tính nhất quán, tính khoa học và tính văn hóa của giấy tờ
3. Khái niệm và bố cục của công văn?
a. Khái niệm: Công văn là hình thức văn bản hành chính được dùng phổ biến
trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và là phương tiện giao tiếp chính thức
của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và công dân
b. Bố cục: Thường bao gồm ba phần
– Việc dẫn vấn đề: Cần nêu rõ lý do tại sao viết công văn, có thể giới thiệu tổng
quát nội dung, làm rõ mục đích và yêu cầu của vấn đề nêu ra
– Nội dung chính: Giải quyết vấn đề đã nêu với văn phong phải phù hợp với
từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ cho các quan điểm đưa ra theo
nguyên tắc
+ Công văn đề nghị nêu lý do xác đáng, lời văn cầu thị, chặt chẽ
+ Công văn từ chối sử dụng từ ngữ lịch sự, có sự động viên, an ủi
+ Công văn đôn đốc dùng lời lẽ nghiêm khắc, nêu lý do kích thích sự nhiệt tình
+ Công văn tiếp thu ý kiến phê bình mềm dẻo, khiêm tốn dù ra sao
– Kết thúc: Chủ yếu nhấn mạnh chủ đề, xác định trách nhiệm thực hiện các yêu
cầu (nếu có)
4. Quy trình (các bước) phát hành văn bản đi?
– Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng của văn bản; ngày, tháng được đề là thời điểm ký ban hành văn bản
– Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); văn bản phải có chữ ký
của người có thẩm quyền mới được đóng dấu, không đóng dấu khống vào giấy
trắng; dấu đóng phải rõ ràng, đúng quy định
– Đăng ký văn bản đi vào sổ đầy đủ, chính xác, rõ từng cột, mục
– Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát, văn bản đi phải được
hoàn thành thủ tục văn bản và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký
hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo
– Lưu văn bản đi với ít nhất hai bản chính, một bản lưu tại văn thư, cơ quan, tổ
chức (phải được sắp xếp thứ tự đăng ký) và một bản lưu trong hồ sơ
5. Khái niệm công tác văn thư? Thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay?
a. Khái niệm: Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành,
quản lý văn bản và tài liệu khách hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
b. Thực trạng công tác văn thư ở nước ta hiện nay:
– Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các ngành
về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt
– Hoạt động quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ có nhiều tiến bộ, đặc biệt là
công tác chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
– Công tác văn thư, lưu trữ từng bước thực hiện đúng quy trình quản lý văn bản,
tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và được chú ý bảo vệ, bảo quản
trong kho lưu trữ
– Tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khai thác, sử dụng và góp phần quan trọng
vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội
– Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ từng bước được tăng cường; công tác đào tạo,
bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được chú trọng, trình độ chuyên môn của
cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ
máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính
– Cơ sở vật chất cho hoạt động văn thư, lưu trữ như máy vi tính, máy fax, máy
photocopy, máy scan; kho tàng, trang thiết bảo quản tài liệu lưu trữ, nghiên cứu,
ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ từng bước được các
cấp, các ngành quan tâm đầu tư
6. Cách sử dụng con dấu trong công tác văn thư ở cơ quan, doanh nghiệp?
– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu theo
quy định
– Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải đóng trùm lên khoảng ⅓ chữ ký về phía
bên trái
– Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản
quyết định và dấu được đóng lên đầu trang, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên của phụ lục
– Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được
thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thứ trưởng cơ quan quản lý ngành
7. Khái niệm và đặc điểm của công tác văn thư?
a. Khái niệm: Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành,
quản lý văn bản và tài liệu khách hình thành trong quá trình hoạt động của các
cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư
b. Đặc điểm: Công tác văn thư được áp dụng đối với cơ quan Nhà nước, tổ chức
chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang
nhân dân và các tổ chức khác
– Nhanh chóng: Xây dựng và giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào giải
quyết nhanh chóng các công việc cơ quan
– Chính xác: Nội dung văn bản ban hành không trái với các văn bản quy phạm
pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; phải được soạn thảo đúng thể
thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy định nghiệp vụ
công tác văn thư được thực hiện đúng quy định của pháp luật
– Bí mật: Bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách như bí mật nội dung các
văn bản đến, giải quyết văn bản hay từ công đoạn ban hành văn bản cho đến
việc lưu văn bản
– Hiện đại: Hiện đại hóa trong các khâu của công tác văn thư bằng việc ứng
dụng công nghệ thông tin và sử dụng thiết bị văn phòng hiện đại
8. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ (chính trị, kinh tế, khoa học)?
– Ý nghĩa lịch sử: Phản ánh một cách trung thực quá trình hoạt động của một
con người, một cơ quan và cả xã hội (tài liệu quý giá nhất, chân thật nhất để
nghiên cứu lịch sử)
– Ý nghĩa kinh tế: Chứa đựng các thông tin kinh tế quan trọng, phản ánh tình
hình kinh tế của đất nước và của từng ngành phục vụ cho việc xây dựng các quy
hoạch, kế hoạch
– Ý nghĩa khoa học:
+ Ghi lại quá trình hoạt động của xã hội, cơ quan và cá nhân trong các lĩnh vực
+ Ghi lại những công trình nghiên cứu khoa học, các phát minh, sáng chế của
loài người
+ Phục vụ cho việc kế thừa, phổ biến và áp dụng những thành tựu khoa học
công nghệ
9. Tại sao nói tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc?
– Nó phản ánh nhận thức về tự nhiên, xã hội của một dân tộc qua các thời kỳ
lịch sử khác nhau
– Các sản phẩm phản ánh thành quả lao động sáng tạo của các đơn vị, tổ chức,
cá nhân trong xã hội
– Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc, là tài sản đặc biệt của Quốc gia,
tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản
ánh một cách toàn diện, trung thực mọi mặt của đời sống xã hội, có ý nghĩa to
lớn trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa
– Đây là hồn phách của dân tộc, là kinh nghiệm của quá khứ. Nó vừa là kiến
thức, vừa có giá trị lịch sử, vừa là những bài học kinh nghiệm mà chúng ta phải
tuyên truyền cho tốt, phổ biến cho tốt, giáo dục cho tốt để nâng cao truyền
thống và tự hào dân tộc
10. Sự cần thiết và yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ trong công tác văn thư?
a. Sự cần thiết:
– Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư
– Góp phần giữ gìn bí mật thông tin
– Hạn chế lưu công văn, giấy tờ vô dụng, bỏ sót văn bản có giá trị
b. Yêu cầu:
– Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
– Giá trị văn bản tương đối đồng đều
– Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu
– Văn bản có quan hệ logic
– Hồ sơ phải được biên mục
– Thuận lợi cho bảo quản sử dụng