1, Chức năng quản lý cơ cấu

- Chức năng quản lý cơ cấu tổ chức (Thiết lập cơ cấu tổ chức + các chức danh của đơn vị +
phân quyền chức danh, đơn vị, điều chỉnh cơ cấu, chức danh ….).
- Lợi ích
 Tạo điều kiện đạt được các mục tiêu thông qua sự phối hợp đúng đắn của tất cả các hoạt
động
 Các xung đột giữa các cá nhân vượt quá quyền tài phán được giữ ở mức tối thiểu
 Giúp loại bỏ sự chồng chéo và trùng lặp của công việc
 Làm giảm khả năng runaround
 Tạo điều kiện thúc đẩy nhân sự
 Hỗ trợ tỏng quản lý tiền lương
 Giao tiếp dễ dàng hơn ở tất cả các cấp phân cấp tổ chức
 Cung cấp một cơ sở hợp lý để lập kế hoạch hiệu quả
 Kết quả là tăng cường hợp tác và cảm giác tự hào giữa các thành viên trong tổ chức
 Khuyến khích sự sáng tạo
2, Chức năng quản lý tài liệu

- Chức năng quản lý tài liệu (Quản lý tài liệu hệ thống ATTT; hệ thống Môi trường theo
ISO/IEC 27001; ISO 14001 … và các tài liệu bên ngoài, phê duyệt tài liệu….).
- Lợi ích:
 Tối ưu không gian lưu trữ phần mềm cho phép lưu trữ tài liệu số sẽ giúp loại bỏ được
phần nào chi phí không cần thiết. Các tài liệu giấy quan trọng hoặc tạo bản sao lưu
tài liệu có thể được lưu trữ ở một địa điểm khác với chi phí tốt hơn, không chiếm
dụng không gian làm việc trong văn phòng
 Nâng cao bảo mật giúp kiểm soát tốt hơn các tài liệu nhạy cảm, cung cấp được quyền
truy cập tài liệu chính xác mong muốn có và có khả năng tùy chỉnh trong trường hợp
cụ thể. Có thể theo dõi các phiên bản tài liệu, cho biết ai và khi nào một thành viên
truy cập và chỉnh sửa
 Cải thiện việc tuân thủ quy định đối với tài liệu một số tài liệu có quy định, thủ tục
khá phức tạp để đáp ứng được những pháp lý, nghĩa vụ đặc thù. Một hệ thống quản
lý tài liệu được cài đặt tự động đối với một số tài liệu và với những tài liệu mới,
thành viên mới, việc quy định này như một hướng dẫn giúp quy trình tốt hơn, lưu trữ
dễ dàng hơn và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra.
 Truy xuất dễ dàng quản lý tài liệu tốt giúp tiết kiệm thời gian tốt, giúp bạn tìm kiếm
tài liệu không chỉ với cái tên, mà còn bằng bộ từ khó mô tả, thẻ, danh mục, chỉ mục
khác, với một từ hoặc một cụm từ; có khả năng kết hợp với các ứng dụng quản lý
doanh nghiệp khác, tạo điều kiện truy cập thông tin, lưu chuyển thông tin xuyên suốt.
 Kết nối tốt hơn việc chia sẻ thông tin và cộng tác giữa các bộ phận sẽ dễ dàng. Các
tài liệu xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau có thể được truy cập từ nhiều điểm khác
nhau. Tài liệu có thể được chia sẻ qua mail hoặc tin nhắn nội bộ.
 Sao lưu và phục hồi bất kỳ giải pháp quản lý tài liệu nào cũng phải bao gồm việc sao
lưu tài liệu và cho phép phục hồi khi có rủi ro xảy ra. Với tài liệu số, mọi tài liệu
quan trọng để có thể lưu trữ và bảo vệ khỏi những rủi ro khách quan
 Khả năng linh hoạt trong quyết định thảo luận, tăng khả năng cạnh tranh, tốc độ cạnh
tranh.
3, Chức năng quản lý hồ sơ

- Chức năng quản lý hồ sơ (Quản lý hồ sơ hệ thống ATTT; hệ thống Môi trường theo ISO/IEC
27001; ISO 14001 … kiểm soát các hồ sơ phân công người lưu giữ và thời hạn hủy hồ sơ,
truy tìm hồ cơ Môi trường và ATTT khi cần thiết).
- Lợi ích
 Cho phép lập và quản lý các loại hồ sơ khác nhau theo nhu cầu sử dụng của từng bộ
phận như: hồ sơ điện tử, hồ sơ dự án, hồ sơ công việc,…
 Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ tài liệu
 Bảo mật an toàn nhờ cơ chế phân quyền cho các đối tượng liên quan đến tài liệu
 Chỉnh sửa, cập nhật hồ sơ nhanh chóng
 Chia sẻ thông tin dễ dàng
 Cho phép phân quyền để tổ chức thư mục lưu trữ hồ sơ
 Cho phép tải (upload) các văn bản tài liệu vào hồ sơ (hỗ trợ nhiều định dạng tệp khác
nhau: pdf,ps, tif, html, rft, doc, docx, xlsx, xls, ppt, pptx, gif, jpeg,…)
 Cho phép người dùng có thể liên kết, copy các công việc, văn bản, tài liệu trên hệ
thống vào hồ sơ
 Cho phép người dùng được phân quyền có thể cộng tác, chỉnh sửa các tài liệu trong
hồ sơ
 Cho phép tìm kiếm được hồ sơ, tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau
 Cho phép tìm kiếm toàn văn trong các file tài liệu dưới dạng văn bản như Word,
Excel, PowerPoint, PDF…
4, Chức năng quản lý mục tiêu

- Chức năng Quản lý mục tiêu (Quản lý mục tiêu Môi trường và ATTT theo ISO 14001 &
ISO/IEC 27001 tự động kiểm soát mục tiêu, báo cáo việc triển khai mục tiêu Môi trường và
ATTT).
- Lợi ích:
 Giúp cải thiện hiệu suất. Giúp định hướng được các kết quả công việc cần hướng tới.
giúp giảm thiểu các chi phí và tận dụng, khai thác được tối đa các cơ hội. Về mặt
tổng thể, giúp doanh nghiệp đạt hiệu suất cao hơn; nhân viên làm việc hiệu quả, tập
trung hơn. Từ đó, công ty đạt được lợi nhuận vượt trội hơn.
 Xác định rõ mục tiêu khi có phương pháp quản lý. Giúp hiểu rõ cần làm điều gì để
hướng tới mục tiêu nào. Từng nhân viên hiểu rõ họ được lãnh đạo kỳ vọng đạt được
điều gì, cần đóng góp gì cho tổ chức. Mục tiêu đề ra như một điểm hồng tâm giúp
nhân viên bạn tập trung và nỗ lực phóng ra các “mũi tên” hành động trúng đích. Khi
nhân viên hiểu rõ ràng mục tiêu cần đạt được. Họ sẽ ngạc nhiên với những kết quả
gia tăng họ có thể đạt được.
 Sử dụng tối đa nguồn lực một công ty. Một tổ chức chỉ có thể sử dụng được tối đa
nguồn lực khi tất cả các bộ phận, phòng ban và cho đến từng nhân viên đều hiểu rõ
họ cần làm gì, hoàn thành mục tiêu nào. Nhân viên cùng nỗ lực đúng hướng, tránh
được tình trạng mỗi người hiểu và làm theo một cách khác nhau. Sự cộng hưởng về
nỗ lực công việc sẽ giúp công ty bạn giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát, suy giảm
nguồn lực.
 Cải thiện giao tiếp nội bộ. Chức năng đem đến sự minh bạch hóa về mục tiêu, kế
hoạch công việc. Từ đó, phương pháp quản trị này cũng tác động tích cực khiến các
 phòng ban, bộ phận và nhân viên của bạn cải thiện giao tiếp nội bộ. Nhân viên cần
phối hợp với nhau để cùng hoàn thành các mục tiêu và sự kết nối, giao tiếp của họ sẽ
được cải thiện.
 Giúp kiểm soát các hoạt động. Một trong những lợi ích khi quản lý theo mục tiêu là
giúp bạn kiểm soát hoạt động của công ty. Khi quản trị theo mục tiêu, bạn sẽ biết rõ
công ty đang nỗ lực thực tế cho các mục tiêu nào. Bạn cũng sẽ kịp thời đánh giá hiệu
quả, kịp thời điều chỉnh, sửa chữa các điểm chưa hợp lý khi triển khai công việc thực
tế.
 Phát triển nhân viên nhờ phương pháp quản lý mục tiêu. Mục tiêu đề ra không phải
bị áp đặt từ lãnh đạo xuống nhân viên mà có sự thỏa thuận, trao đổi rõ ràng rồi mới
bắt đầu thực hiện. Nhân viên của bạn sẽ có thêm động lực để hoàn thành các mục
tiêu mà chính bản thân họ đã đề ra, đã cam kết hoàn thành. Lãnh đạo công ty cũng dễ
dàng thiết lập các mục tiêu phù hợp với khả năng nhân viên và tăng dần mức độ khó
khăn. Nhân viên nỗ lực hoàn thành mục tiêu và họ sẽ dần phát triển các kỹ năng công
việc, phát triển được nghề nghiệp, chuyên môn của mình.
5, Chức năng quản lý họp xem xét của lãnh đạo

- Chức năng Quản lý họp xem xét của lãnh đạo (Quản lý các cuộc họp từ đầu vào và đầu ra
của tất cả các cuộc họp định kỳ; hàng tháng, hàng quý… và họp xem xét của lãnh đạo đối
với hệ thống Môi trường và ATTT phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 14001 & ISO/IEC 27001).
- Lợi ích:
 Xây dựng các cuộc họp không giấy. Hướng tới văn phòng không giấy nhằm tối đa
chi phí tài nguyên và lưu trữ là mục tiêu mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng hướng tới
trong thời đại công nghệ số. Thay vì phải in ra hàng đống giấy tờ rồi đi phát cho từng
cá nhân tham gia cuộc họp, phần mềm hỗ trợ đính kèm chi tiết các tài liệu, trao đổi
thông tin dễ dàng giúp nhân sự nhanh chóng nắm bắt toàn bộ thông tin và lịch trình
cuộc họp.
 Tăng cường bảo mật. Giúp bảo mật tuyệt đối thông tin, dữ liệu doanh nghiệp bằng
việc truy cập mọi thứ trực tuyến thông qua công nghệ điện toán đám mây. Một số
nhà cung cấp thậm chí còn cung cấp tính năng tự động xóa có nghĩa là bạn có thể xóa
dữ liệu khỏi thiết bị nếu thiết bị bị mất, bị đánh cắp hoặc một số nỗ lực truy cập trái
phép được thực hiện để truy cập thông tin.
 Cải thiện sự cộng tác. Phần mềm tạo môi trường trao đổi thuận tiện giữa các cá nhân
tham gia ngay dưới mỗi cuộc họp. Sự góp ý nhiệt tình giúp vấn đề được giải quyết
một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Cuộc họp từ đó cũng trở nên sôi
nổi thay vi nhàm chán, buồn ngủ như trước.
 Thông tin đồng bộ hóa và cập nhật theo thời gian thực. Mọi thông tin về những sự
thay đổi trong lịch họp, các cá nhân tham gia đều được số hóa trên phần mềm và cập
nhật nhanh chóng theo thời gian thực. Những tài liệu bổ sung, hình ảnh đính kèm
ngay sau khi được thêm mới đều gửi thông báo đến các cá nhân tham gia cuộc họp
để họ nắm bắt kịp thời. Giúp cho cuộc họp diễn ra hiệu quả hơn với những sự chuẩn
bị kỹ lưỡng.
 Biên bản sau cuộc họp. Tình trạng thường thấy trong các cuộc họp đó là nhân viên ai
nấy cầm sổ cầm bút ghi ghi chép chép nhưng sau đấy, họ thậm chí không mở ra xem
lại hoặc không hiểu mình ghi gì trong ngữ cảnh nào. Đó là lý do các doanh nghiệp tổ
 chức rất nhiều cuộc họp, tốn rất nhiều chi phí mỗi năm nhưng lại không mấy hiệu
quả.
 Cải thiện sự tham gia vào các cuộc họp từ xa. Mọi thông tin đều được cập nhật trực
tuyến, nhân sự tham gia cuộc họp từ xa vẫn nắm bắt và cập nhật đầy đủ thông tin về
cuộc họp kể cả những sự thay đổi chỉ với 1 chiếc điện thoại có internet. Phần mềm
cũng hỗ trợ đính kèm đường dẫn hoặc Account Zoom để nhân viên không thể tham
gia trực tiếp cũng có thể họp Online hiệu quả.
6, Chức năng quản lý đánh giá nội bộ

- Chức năng quản lý đánh giá nội bộ (Chức năng này quy định việc triển khai như thông báo;
lập kế hoạch đánh giá nội bộ; lựa chọn chuyên gia đánh giá nội bộ …. Báo cáo đánh giá nội
bộ hệ thống quản lý Môi trường và ATTT phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 14001 & ISO/IEC
27001 của đơn vị).
- Vai trò:
 Đối với các đơn vị, doanh nghiệp chưa đạt tiêu chuẩn ISO thì hoạt động đánh giá nội
bộ sẽ giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Xem xét tình hình hiện tại, doanh nghiệp, đơn vị đã có thể đề xuất cấp chứng nhận áp
dụng thành công các tiêu chuẩn quản lý, sản xuất,… được chưa.
 Đối với các đơn vị, doanh nghiệp đã đạt được các chứng nhận từ tổ chức chứng nhận,
hoạt động đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp xem xét thực trạng duy trì các tiêu
chuẩn như thế nào. Đánh giá nội bộ còn có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hệ
thống quản lý chất lượng, đề nghị cấp xét các chứng nhận cao hơn khi doanh nghiệp
nhận thấy đã thực hiện đúng và đủ.
 Quá trình đánh giá nội bộ giúp mọi đơn vị, doanh nghiệp bám sát tình hình hoạt
động, kịp thời phát hiện các lỗ hổng và nhanh chóng tiến hành sửa chữa, cải tiến.
Nhờ đó, đơn vị, doanh nghiệp rút ngắn được thời gian hoàn thiện bộ máy quản lý,
nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu của khác hàng, đồng
thời nâng cao lợi nhuận cho đơn vị, doanh nghiệp.
 Để hoạt động đánh giá nội bộ mang lại kết quả cao như mong muốn đòi hỏi sự phối
hợp của rất nhiều yếu tố. Quá trình đánh giá nội bộ phải có kế hoạch rõ ràng, dựa
trên hệ thống quản lý chất lượng và mục tiêu đánh giá để giới hạn phạm vi, đối
tượng, tiêu chí, phương pháp đánh giá. Dưới đây là một số lưu ý căn bản để giúp hoạt
động đánh giá hệ thống quản lý của đơn vị, doanh nghiệp đạt hiệu quả nhất.
7, Chức năng quản lý sự không phù hợp

- Chức năng quản lý sự không phù hợp (Quản lý các sự không phù hợp như Major; Minor;
OBS và quản lý các điểm không phù hợp này nhằm đảm bảo phù hợp theo yêu cầu tiêu
chuẩn ISO 14001 & ISO/IEC 27001).
8, Chức năng quản lý danh mục thiết bị thông tin

- Chức năng quản lý danh mục thiết bị thông tin (Quản lý các thiết bị của đơn vị như: Thiết bị
văn phòng; thiết bị sản xuất lập kế hoạch bảo trì bảo dưỡng thiết bị; trích xuất lý lịch thiết bị;
quản lý thiết bị đo phục vụ quá trình sản xuất; gán mã thiết bị … đảm bảo yêu cầu tiêu chuẩn
ISO 14001 và ISO/IEC 27001).
- Lợi ích:
  Cung cấp và lưu trữ đầy đủ thông tin về máy móc, thiết bị trong nhà máy. Mọi thông
tin liên quan tới các thiết bị đều được lưu trữ chi tiết. Người dùng hoàn toàn dễ dàng
tra cứu và cập nhật thông tin quản lý thiết bị mọi lúc, mọi nơi, tránh thất thoát cũng
như sử dụng thiếu hiệu quả, thiếu chuyên nghiệp các nguồn tài nguyên sẵn có
 Bảo trì đúng thời hạn có kế hoạch. Thay vì thấy hư mới sửa, thấy thiếu mới bổ sung.
Doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch bảo trì và bảo dưỡng, sửa chữa phù hợp, tránh
trường hợp quá hạn gây nên hư hỏng và giảm tuổi thọ của các trang thiết bị
 Tính toán chi phí bảo trì, bảo dưỡng để có phương pháp tối ưu. Các mẫu báo cáo trực
quan hỗ trợ tính toán chi phí liên quan tới sửa chữa hay bảo dưỡng một cách chính
xác theo tháng, quý, năm, từ đó có thể đưa ra các bài toán tối ưu phù hợp, cân nhắc
tiếp tục bảo trì hay thay thế thiết bị mới để phục vụ công cuộc sản xuất được diễn ra
nhanh chóng nhất.
 Dự trù các vật tư cần thiết. Không phải máy móc nào cũng sẵn có các vật tư, nguyên
vật liệu sẵn có trên thị trường. Việc dự trù các vật tư cần thiết hỗ trợ doanh nghiệp có
thể đưa ra được phương án triển khai mua mới phù hợp, tránh thiếu hụt và giảm khả
năng tồn kho, chi phí lưu trữ không đáng có.
9, Chức năng quản lý tài sản thông tin

- Chức năng quản lý tài sản thông tin (Quản lý các tài sản thông tin tại các phòng ban và đưa
ra phương án đánh giá CIA của tài sản và kết nối với tài sản ATTT của đơn vị như tài sản
con người; vật lý; phần mềm; dịch vụ … từ đó list ra đầy đủ các tài sản ở các mức độ cao;
thấp; trung bình của tổ chức nhằm đáp ứng được tiêu chuẩn ISO/IEC 27001)
- Lợi ích
 Tiết kiệm chi phí. Có thể tiết kiệm chi phí và giảm lãng phí tài nguyên bằng cách ánh
xạ hiệu quả các yêu cầu mua hàng mới với các mặt hàng hiện có trong kho và tránh
mua sắm không cần thiết, xác định tài sản nào được sử dụng kém và dễ dàng hiểu
được vai trò của mỗi tài sản trong mỗi quy trình kinh doanh.
 Đạt được sự tuân thủ. Tuân thủ quản lý tài sản không phải là một công việc đơn giản.
Nó yêu cầu tổ chức của bạn thực thi các chính sách nghiêm ngặt và theo dõi hiệu suất
của chúng một cách thường xuyên. Giúp dễ dàng theo dõi việc sử dụng giấy phép và
tự động hóa các thông báo thông báo ngay lập tức về vi phạm tuân thủ để bạn có thể
khắc phục tình huống nhằm tránh các hành động pháp lý và tiền phạt do vi phạm gây
ra.
 Kiểm soát môi trường CNTT. Để lập kế hoạch mua tài sản trong tương lai, bạn cần
có một bức tranh rõ ràng về số lượng và loại tài sản mà tổ chức của bạn sở hữu. Khả
năng hiển thị tăng lên giúp đưa ra quyết định sáng suốt về việc mua lại tài sản và
cũng mang lại khả năng kiểm soát hành chính CNTT và trách nhiệm giải trình tốt
hơn. Ngoài ra, nó có thể giúp các nhà quản lý tài sản CNTT giải quyết hiệu quả các
sự cố CNTT sắp xảy ra và cải thiện việc cung cấp dịch vụ của họ.
 Tăng cường quản trị. Khi sử dụng chức năng quản lý tài sản thông tin bạn có thể tập
trung tất cả các yêu cầu tài sản thông qua danh mục dịch vụ để quản lý và kiểm soát
việc phân phối tài sản của mình. Hơn nữa, bạn cũng có thể tự động hóa quy trình đạt
được phê duyệt để xác nhận bằng cách tạo quy trình công việc. Bằng cách này khi
các yêu cầu được gửi đi, bạn có thể thực hiện các chính sách và đảm bảo rằng tất cả
các yêu cầu đều được đáp ứng.
  Giảm thiểu rủi ro. Khi một tổ chức phát triển, thật khó để theo dõi tất cả các hợp
đồng và giấy phép đang được sử dụng bởi các bộ phận kinh doanh khác nhau, khiến
tổ chức dễ bị rủi ro khác nhau. Dễ dàng theo dõi việc sử dụng phần mềm, phần mềm
trong danh sách đen hoặc danh sách trắng trong toàn tổ chức và luôn sẵn sàng kiểm
tra. Hơn nữa, bạn cũng có thể tự động thông báo về việc hết hạn hợp đồng và gia hạn
hợp đồng để tránh khoảng cách về phạm vi bảo hiểm với các tài sản CNTT của bạn.
10, Chức năng Quản lý rủi ro

- Xác định bối cảnh của tổ chức bao gồm nội bộ và bên ngoài và từ đó xác định được các mối
đe dọa liên quan đến tài sản hoặc hoạt động nội bộ của Đơn vị. Căn cứ vào đó tiến hành đánh
giá rủi ro theo các yêu cầu của tiêu chuẩn
- Quản lý rủi ro giúp giảm thiểu, giám sát và điều khiển tính khả thi hoặc tác động của các sự
kiện không dự đoán được hoặc tối đa hóa sự nhân dạng các cơ hội. Theo đó, một số lợi ích
chính trong việc quản lý rủi ro phần mềm như sau:
 Dự đoán và phòng tránh được vấn đề
 Ngăn chặn sự bất ngờ xảy ra với các bên liên quan tham gia dự án.
 Nâng cao khả năng dàn xếp.
 Đạt được các cam kết của khách hàng.
 Giảm thiểu sự kéo dài lịch trình phát triển dự án.
 Giảm sự tăng chi phí dự án quá mức.
11,