BỘ TÀI LIỆU THUYẾT MINH VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1OFICE.

I. Thư Ngỏ.

1Office là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp được nghiên cứu và phát triển
dựa trên phương pháp tư duy khoa học, xuyên suốt kết hợp với nền tảng công nghệ hiện
đại, đảm bảo thống nhất, chặt chẽ và toàn diện.

1Office không chỉ cung cấp một giải pháp phần mềm quản lý, mà nó cung cấp cả một môi
trường làm việc trực tuyến trên Internet. Bằng việc số hóa toàn bộ doanh nghiệp của bạn
và biến nó thành một khối thống nhất từ Nhân sự, Khách hàng, Công việc, Kinh doanh,
Truyền thông. Qua đấy mỗi thành viên tham gia hệ thống đều có thể dễ dàng giao tiếp và
thừa hưởng những lợi ích để phục vụ cho công việc.

1Office được thiết kế, xây dựng hoàn toàn trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây
Cloud, có thể triển khai, bảo trì, nâng cấp dễ dàng và nhanh chóng. Giúp cho bạn làm việc
mọi lúc, mọi nơi với mọi thiết bị được kết nối mạng Internet. Dữ liệu của bạn được đặt ở
trung tâm dữ liệu uy tín với mức độ bảo mật cao nhất.
II. GIỚI THIỆU CHUNG

1. 1Office là gì?

1Office là một giải pháp tổng thể dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với đầy đủ các
tính năng như: quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý công việc, truyền thông nội bộ

Hơn cả một phần mềm, 1Office là môi trường làm việc trực tuyến. ở đó mỗi thành viên
trong công ty đều được cung cấp đầy đủ công cụ và tài nguyên phục vụ công việc.

1Office được phát triển theo mô hình công nghệ smac (social mobility analytics cloud)
& được cung cấp tới khách hàng dưới dạng dịch vụ thuê bao phần mềm (software as a
service)

2. Ưu điểm nổi bật của 1Office

Đồng bộ: Tất cả phân hệ của 1Office đều được phát triển chung trên một nền tảng công
nghệ cốt lõi (Core). Vì thế 1Office có tính đồng bộ xuyên suốt từ tính năng phần mềm, giao
diện sử dụng, cho đến dữ liệu người dùng. Ngoài ra 1Office còn cung cấp sẵn thư viện để
đồng bộ dữ liệu với các pan mom khác

Bảo mật: Dữ liệu vật lý được đặt và giám sát suốt 24/7 tại trung tâm dữ liệu (Data
center) uy tín, tiêu chuẩn quốc tế với độ bảo mật tuyệt đối, có tính sẵn sàng cao (HA) hoạt
động 24/24. Người dùng kết nối đến máy chủ trên Internet sử dụng chuẩn mã hóa SSL, xác
thực bằng chứng thực số (CA), đảm bảo an toàn và toàn vẹn dữ liệu của khách hàng.

Đơn giản: Ngoài việc phát triển tính năng, 1Office luôn coi trải nghiệm người dùng là
một trong những thứ quan trọng nhất của sản phẩm. Chính vì thế giao diện 1Office được học
tập và kế thừa bố cục giao diện Gmail, thiết kế phẳng của Windown8, nên mang lại cảm giác
quen thuộc, đơn giản và dễ dàng sử dụng với người dùng

Tùy biến: 1Office không đi giải quyết các nghiệp vụ cơ bản một cách thuần túy, mà
luôn tính toán các trường hợp mở rộng để tổng quát hóa bài toán từ đó đưa ra một giải pháp
toàn diện hơn. Với cách làm như vậy 1Office giúp khách hàng có thể dễ dàng tùy biến các
tham số cho phù hợp với doanh nghiệp của mình
 Tốc độ: 1Office luôn luôn quan tâm và tối ưu hóa hiệu năng của sản phẩm, bằng những
công nghệ và thủ thuật tốt nhất. Mặt khác, hạ tầng điện toán đám mây của giải pháp cũng
được đầu tư hiện đại tại những trung tâm dữ liệu uy tín. Nên tốc độ phầm mềm luôn luôn là
một niềm tự hào của sản phẩm

Tiết kiệm: Việc triển khai dưới dạng dịch vụ cho thuê bao dựa trên nền tảng công nghệ
điện toán đám mây mang lại cách tiếp cận khác về phần mềm đối với các doanh nghiệp.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí không cần thiết như xây dựng
hạ tầng máy chủ, chi phí nhân sự vận hành, chi phí đầu tư phần mềm ban đầu, chi phí bảo
hành

Hình 1:Ưu điểm 1Office

3. Tại sao lại chọn 1Office

Đầy đủ tính năng: Việc một doanh nghiệp đang phải dùng rất nhiều phần mềm gây ra
sự khó khăn trong công tác quản lý, tổng hợp số liệu báo cáo quản trị cũng như thao tác thực
hiện công việc hàng ngày của nhân viên. 1Office hướng tới một nền tảng cung cấp một bộ
công cụ với đầy đủ các tính năng để quản lý vận hành doanh nghiệp mà không phải sử dụng
quá nhiều phần mềm khác nhau. Và vẫn đảm bảo tính chất linh hoạt và tùy biến, nghĩa là
khách hàng có quyền cài đặt có sử dụng hay không sử dụng một tính năng nào đấy.

Môi trường trực tuyến: Chúng tôi một lần nữa khẳng định 1Office không chỉ đơn
thuần là một phần mềm, 1Office còn là một môi trường làm việc trực tuyến ở đó mỗi nhân
viên được cung cấp một tài khoản với đầy đủ các công cụ và tài nguyên ứng với vai trò của
mình để có thể làm việc mọi lúc mọi nơi chỉ cần với một thiết bị kết nối Internet. Ngoài ra,
1Office còn là hiện thân của văn hóa doanh nghiệp với một mạng xã hội nội bộ giúp cho mỗi
thành viên có thể chia sẻ với nhau

Phân tích số liệu: 1Office được xây dựng theo mô hình SMAC (Socaial Mobility
Analytics Cloud). Hơn nữa, đối với CEO và quản lý doanh nghiệp họ cần một “lát cắt số
liệu” để có thể nắm bắt được sức khỏe của doanh nghiệp mình. Vì thế 1Office đã dày công
nghiên cứu và phát triển một hệ thống báo cáo hoàn toàn tự động. Cho phép mỗi khách hàng
có thể thiết kế tùy biến các mẫu báo cáo phù hợp với mình như đang thao tác trên excel.
Ngoài ra, 1Office con thiết kế một thư viện mẫu các báo cáo chuẩn theo từng phân hệ, khách
hàng có thể dễ dàng tải về để sử dụng

Tiết kiệm chi phí: 1Office chứng minh được rằng chi phí sử dụng phần mềm hoàn toàn
là chi phí đầu tư. Nghĩa là, khi doanh nghiệp sử dụng 1Office họ sẽ tiết kiệm được

- Mỗi nhân viên tiết kiệm được 15p/ngày thời gian dành cho họp hành báo cáo, đơn từ
hành chính
- Mỗi quản lý tiết kiệm được 30/ngày thời gian xử lý đơn từ hành chính, tổng hợp số liệu
báo cáo
- Cứ 3 ngày mỗi nhân viên tiết kiệm được 1 tờ giấy in

Chuẩn hóa doanh nghiệp: Mỗi doanh nghiệp đều có những quy trình, biểu mẫu … tuy
nhiên đều tồn tại dưới dạng không chuẩn hóa, không thống nhất và thiếu tính thực thi giám
sát. 1Office cho phép doanh nghiệp có thể cài đặt chuẩn hóa mọi quy trình xử lý công việc
trong doanh nghiệp hoàn toàn tự động. Khi một công việc được chay theo một quy trình đã
lập sẵn thì hệ thống tự động giám sát, gửi thông báo đôn đốc, nhắc việc cho những người
thực hiện. Tương tự các biểu mẫu cũng được cài đặt và lưu trữ trên 1Office để mỗi thành
viên dễ dàng chia sẻ và sử dụng

Truyền thông nội bộ: Chúng ta đến công ty không chỉ có công việc, ở đó còn là văn
hóa, còn là các mối quan hệ đồng nghiệp, cấp trên cấp dưới. Một công cụ phần mềm đơn
thuần có thể giúp bạn làm việc cá nhân tốt hơn. Nhưng như thế chưa đủ, 1Office mong muốn
các bạn có thể cộng tác làm việc tốt hơn bằng cách chia sẻ cho nhau những niềm vui, vướng
mắc trong công việc qua đó thúc đẩy truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp

Hình2: Tại sao chọn 1Office

TÍNH NĂNG PHẦN MỀM

I. WORKPLACE: BỘ TÍNH NĂNG QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ TRUYỀN

THÔNG

1. KẾT NỐI NỘI BỘ

Hình 3: Màn hình trang chủ

Chức năng chính

- Bảng tin: Hiển thị toàn bộ thông tin nội bộ, các trạng thái của nhân viên công ty và sẽ
được ưu tiên hiển thị theo mức độ quan trọng, độ tương tác,  Tạo ra hệ sinh thái và
môi trường làm việc onlie thân thiện. Rất tôt trong việc truyền thông nội bộ và kết nối
nhân viên ở mọi nơi.
- Quản lý thông báo: Là nơi quản trị viên có thể đăng và quản lý các thông báo, quyết
định trong công ty để truyền đạt đến mọi người.  giúp cập nhật thông tin một cách
nhanh gọn. Tránh tình trạng bị miss thông tin , miss việc.
- Chia sẻ: Trạng thái, bài viết, ảnh, video, tài liệu, công việc, dự án …lên tường của mình,
của đồng nghiêp hoặc một nhóm.
- Tương tác bài viết: Thích, cảm xúc, cám ơn, thảo luận
- Nhóm: Cho phép người dùng tạo các nhóm khác nhau trong công ty.
- Chấm công: Mỗi nhân sự đều có thể xem được chấm công của mình theo thời gian thực
(hình dưới)  Giải quyết triệt để bài toán về những thắc mắc công , phép của nhân viên,
từ đó tạo ra sự minh bạch , rõ ràng trong quản lý nhân sự.
Hình 4: Màn hình chấm công
- Hồ sơ nhân sự: Mỗi nhân sự xem được hồ sơ nhân sự của mình và cho phép cập nhật
thông tin cá nhân
- Bảng lương: Khi một bảng lương được chốt, thì nó sẽ hiển thị ra trang cá nhân của mỗi
nhân sự dưới dạng một phiếu lương thay vì phải gửi vào email từng người
2. LỊCH BIỂU

Lịch biểu là phân hệ cho phép quản lý toàn bộ sự kiện, lịch của cá nhân và phòng ban
trên hệ thống. Ngoài tính năng tạo mới lịch một cách thông thường, thì phân hệ lịch biểu còn
liên kết với mọi phân hệ khác trên hệ thống để tự động đồng bộ lịch. Ví dụ như, ở phân hệ
Tuyển dụng có tạo một lịch phỏng vấn và mời bạn, thì hệ thống sẽ tự động add lịch phỏng
vấn này vào lịch công việc của bạn

Chức năng quản lý

- Booking phòng họp: Cho phép người quản trị dùng tạo các phòng họp của doanh
nghiệp. Để khi tạo sự kiện có thể link tới phòng họp để kiểm tra trạng thái phòng, Ngoài
ra còn cho phép nhắc nhở người dùng lịch Booking  Có thể sử dụng tính năng này như
1 tính năng Booking cho nhiều trường hợp khác ngoài Phòng họp như Book xe vận
chuyển, book lịch công tác vv…
- Thêm lịch: Hệ thống đã tự định nghĩa Lịch cá nhân, Lịch công việc. Mỗi người dùng có
thể thêm lịch khác nhau cho mình
- Tạo mới sự kiện: Cho phép tạo mới sự kiện, trong đó bạn có thể mời người tham gia
trên hệ thống 1Office, hoặc ở ngoài hệ thống với một địa chỉ email. Ngoài ra còn cho
phép bạn cài đặt các kiểu cảnh báo lịch khác nhau
- Hiển thị sự kiện: Người dùng có thể chọn sự kiện hiển thị theo Lịch, theo thời gian
(Tuần, Tháng, Năm)

3. TÀI LIỆU

Tài liệu là một tài nguyên quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên hiện giờ
tài nguyên đấy đang quản lý rải rác, không tập trung. Khi cần thì khó tìm kiếm, chia sẻ …
Phân hệ tài liệu sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa, quản lý tập trung toàn bộ tài nguyên này.

Chức năng phần mềm

- Tạo thư mục: Tạo thư mục cha để lưu trữ tài liệu
- Tải tài liệu lên: Phần mềm cho phép người sử dụng tải các loại tệp word, excel, pdf…
để lưu trữ phục vụ công việc cho người sử dụng
- Chia sẻ tài liệu: Cho phép chia sẻ tài liệu cho cá nhân hoặc phòng ban và điều chỉnh
quyền quản lý, sửa, xem cho người nhận tài liệu
- Đổi tên tài liệu: Người sử dụng có quyền đổi lại tên tài liệu để dễ nhìn nhận cho người
xem
- Chuyển thư mục: Cho phép chuyển tài liệu vào một thư mục khác
4. PHÂN HỆ CÔNG VIỆC

Quản lý công việc là một trong những tính năng quan trọng nhất trong mà bất kỳ một
doanh nghiệp, một nhà quản lý, hay đặc biệt một CEO nào cũng cần. Chính vì vậy 1Office
đã phân tích hàng chục phần mềm quản lý công việc nổi tiếng trên thế giới, cũng như các lý
thuyết quản lý công việc truyền thống (mô hình thác nước) hoặc hiện đại (mô hình Scrum)
để kết hợp điều chỉnh cho phù hợp với thói quen sử dụng của doanh nghiệp Việt Nam, với
những ưu điểm nổi bật

- Cho phép áp dụng cả hai phương pháp quản lý công việc: Waterfall Model và Scrum
Model. Scrum Model (mô hình thác nước), người dùng có thể quản lý và xem công việc
trên biểu đồ Gantt Chart. Scrum Model, người dùng có thể quản lý, kéo thả và xem công
việc một cách trực quan trên các bảng Kanban
- Có thể tạo một công việc mà không nhất thiết phải thuộc mộ dự án nào, điều này phù
hợp với văn hóa quản lý công việc hàng ngày tại các doanh nghiệp ở Việt Nam.
- 1Office là phần mềm duy nhất tại Việt Nam có thể cài đặt, cấu hình mọi quy trình tự
động trong doanh nghiệp.
 - Ngoài ra 1Office cũng cho phép bạn có thể tạo các công việc gắn với những đối tượng
khác như: Khách hàng, Ứng viên, Hồ sơ nhân sự, Hợp đồng, Đơn Hàng, Chiến dịch
Marketing
- 1Office Cho phép thiết kế và xây dựng mọi mẫu báo cáo công việc hoàn toàn tự đông,
đa chiều
- Người dùng có thể cài đặt mọi kịch bản cảnh báo, nhắc việc khác nhau. Giúp cho người
thực hiện cũng người quản lý không bao giờ bị quên việc, hoặc khó chịu với những cảnh
báo khô khan như các phần mềm khác

Hình 5: Màn hình công việc(Kanban)

Chức năng của phân hệ

4.1. Quản lý dự án

Dự án được hiểu như một forder chứa các công việc con. Nó được dùng khi một công
việc nào đấy phải chia nhỏ thành những công việc con, và người quản lý cần thống kê những
thông số trên toàn bộ các công việc con đấy.
Hình 6: Màn hình GantChart

Chức năng quản lý dự án

- Cập nhật trạng thái: Người quản trị có thể cập nhật các trạng thái của dự án: Tạm
dừng, Hoàn thành, Hủy
- Thêm nhanh người thực hiện: Quản trị dự án có thể thêm nhanh người thực hiện mà
không nhất thiết phải sửa dự án
- Thêm công việc: Tất cả những ai tham gia dự án đều có thể thêm công việc vào dự án
- Cập nhật thời gian: Khi thời gian thực hiện dự án thay đổi, người quản trị có thể cập
nhanh với tác vụ này mà không cần sửa cả dự án
- Cập nhật rành buộc: Chức năng dùng để ràng buộc thời gian thực hiện các công việc
của dự án với nhau
o Stop  Start: Công việc 1 kết thức thì công việc 2 bắt đầu
o Stop  Stop: Công việc 1 kết thú kéo theo công việc 2 cũng kết thúc
o Start  Start: Công việc 1 bắt đầu thì công việc 2 cũng bắt đầu
o Start  Stop: Công việc 1 bắt đầu kéo theo công việc 2 kết thúc
- Thêm tài liệu: Bất kể ai tham gia dự án đều có thể bổ xung tài liệu cho dự án
 - Tạo sự kiện: Cho phép tạo một sự kiện và mời những người khác tham gia, sự kiện sẽ tự
động thêm vào lịch công việc của những người đó
- Thảo luận: Mọi người tham gia dự án đề có thể thảo luận công khai ở dự án

4.2. Quản lý công việc

Công việc được hiểu là một đơn vị nhỏ nhất bất kỳ một nhân viên nào, hàng ngày, hàng
tuần đều được giao. Công việc đó có thể thuộc dự án mà công ty đang làm với khách hàng,
hoặc là những công việc hàng này không thuộc dự án nào cả và cũng có thể thuộc một quy
trình nào đó mà công ty đang thực hiện. Tính năng quản lý công việc giúp cho doanh nghệp
có thể lên kế hoạch, quản lý, giám sát, nhắc nhở, đôn đốc nhân viên thực hiện nhiệm vụ của
mình một cách khoa học và tự nhiên

Hình 7: Màn hình công việc(Dạng danh sách)

Chức năng quản lý công việc

- Cập nhật tiến độ: Người thực hiện có thể cập nhật nhanh tiến độ công việc theo các
mốc từ 10 – 100%
- Cập nhật trạng thái: Người giao việc có thể cập nhật trạng thái công việc: Tạm dừng,
Hoàn thành, Hủy
 - Thêm người thực hiện: Người giao việc có thể bổ xung thêm người thực hiện công việc
mà không cần sửa cả công việc
- Cập nhật thời gian: Cập nhật nhanh thời gian thực hiện khi có sự thay đổi
- Thêm công việc con: Ở mỗi công việc đều có thể tạo nhanh các công việc con
- Cập nhật Tasklist: Cập nhật các đầu mục công việc để người sử dụng tiện cho việc theo
dõi tiến độ và đánh dấu các mục đã hoàn thành
- Thêm tài liệu: Những người tham gia công việc đều có thể bổ sung tài liệu cho công
việc đó
- Tạo sự kiện: Cho phép tạo một sự kiện và mời những người khác tham gia, sự kiện sẽ tự
động thêm vào lịch công việc của những người đó
- Thảo luận: Cũng như dự án, tất cả những ai tham gia công việc đều có thể trao đổi qua
trên mỗi công việc với tính năng thảo luận

4.3. Quản lý quy trình

Thực tế trong mỗi doanh nghiệp có rất nhiều quy trình đang chạy. Tuy nhiên, không có
một công cụ nào để quản lý nó. Bản chất quy trình là tập hợp các công việc được lặp đi lặp
lại, do các bộ phận khác nhau trong công ty cùng tham gia thực hiện. Chính vì chưa quản lý,
nên hiện tại thường được giao tiếp qua email, group chat … gây ra nhiều hạn chế như bị
quên việc, không có công cụ nhắc nhở, người mới vào không biết thực hiện công việc tại
đâu, cuối cùng là không thể thống kê kết quả thực hiện công việc của mỗi người, mỗi phòng
ban

Tính năng quản lý quy trình công việc là tính năng chỉ duy nhất có trên 1Office. Nó cho
phép mỗi doanh nghiệp có thể định nghĩa và số hóa những quy trình công việc thực tế. Như
đề xuất mua sắm tài sản, đề xuất xuất hóa đơn, quy trình tiếp nhân nhân sự … Khi có một
công việc được khởi tạo và gán vào một quy trình nào đó, thì công việc đó sẽ tự động chạy
theo quy trình đó. Những người tham gia thực hiện sẽ được thông báo khi đến bước công
việc của mình
 Hình 8: Màn hình quy trình

* Chức năng quản lý

- Cài đặt quy trình mẫu: Tính năng này cho phép người quản trị trong doanh nghiệp có
quyền định nghĩa lại các quy trình thực tế đang áp dụng. Ở mỗi quy trình đều có các
bước thực hiện, người (nhóm) người thực hiện, các trạng thái thực hiện và thời gian
deadline cho bước đó
- Cập nhật trạng thái: Khi một công việc được khởi tạo, nó sẽ chạy theo quy trình áp
dụng. Đến mỗi bước người thực hiện có quyền cập nhật trạng thái thực hiện. Hệ thống sẽ
căn cứ vào trạng thái để chuyển tiếp công việc
- Chuyển người thực hiện: Người giao việc, hoặc người thực hiện có thể sử dụng tính
năng này để thay đổi người thực hiện công việc cho phù hợp với thực tế
- Thêm tài liệu: Những người tham gia công việc đều có thể bổ sung tài liệu cho công
việc đó
- Tạo sự kiện: Cho phép tạo một sự kiện và mời những người khác tham gia, sự kiện sẽ tự
động thêm vào lịch công việc của những người đó
- Thảo luận: Những người, bộ phận tham gia quy trình đều có thể trao đổi với nhau trên
tính năng thảo luận
* Cách thức vận hành
 - Thiết lập khai báo:
+ Thiết lập khai báo các bước trong quy trình theo mẫu sẵn có: Số bước xử lý, người thực hiện,
người theo dõi, thời gian xử lý...
+ Cho phép thiết lập gửi thông báo tương ứng với các bước trong quy trình để người dùng nắm
được thông tin chính xác.
+ Hỗ trợ người dùng chủ động khai báo một quy trình mới với các thông tin được tự động mặc
định theo quy trình mẫu đã thiết lập.

Thiết lập, cài đặt quy trình mẫu

- Định nghĩa 100% các loại quy trình:
+ Tùy biến quy trình đường thẳng hoặc rẽ nhánh
Thiết lập các quy trình phù hợp với lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp, đặc điểm
cấu trúc phòng ban.
+ Cho phép cài đặt các điều kiện đồng thời xảy ra
Quản lý quy trình đa luồng, rẽ nhánh phức tạp ngay trên hệ thống, đặc biệt là các quy trình
cần xét duyệt đồng thời.
 (Quy trình bảo hành sản phẩm)
- Giao việc theo vị trí, phòng ban
+ Liên kết chặt chẽ với hệ thống dữ liệu nhân sự cho phép người dùng giao việc theo vị trí,
phòng ban một cách thuận tiện.
+ Quy trình tự động nhận diện và cập nhật đối tượng mới khi có thay đổi thay vì phải tạo thủ
công.
+Hiển thị chi tiết toàn bộ quy trình và người thực hiện từng bước, kịp thời phát hiện và xử lý khi
có sự cố xảy ra.
 (Giao việc theo vị trí, chức vụ, phòng ban)
- Báo cáo tiến độ công việc trực quan, chi tiết ( quản lý hiệu quả các quy trình bằng cách
hiển thị dưới nhiều hạng mục )
+ Màn hình Dashboard hiện thị toàn bộ quy trình và tiến độ thực hiện mỗi quy trình

(Màn hình báo cáo nhanh Dashboard)

+ Báo cáo theo % hoàn thành công việc

Mức độ hoàn thành được hiển thị trên thang từ 10% đến 100%.

+ Báo cáo theo tỷ lệ hoàn thành khối lượng công việc

Mức độ hoàn thành được hiển thị theo tỷ lệ khối lượng công việc đã thực hiện.

+ Báo cáo theo hạng mục công việc đã thực hiện

Mức độ hoàn thành được hiển thị theo số lượng đầu việc đã thực hiện.

(Danh sách công việc và tiến độ của các quy trình đang được thực hiện)

- Linh hoạt cài đặt bảo mật các bước trong quy trình
+ Cài đặt người thực hiện công việc con không xem được công việc chéo khác trong quy trình.

+ Cài đặt người theo dõi chỉ xem được công việc cha và không xem được các công việc con
trong quy trình.

+ Cài đặt chỉ một số đối tượng nhất định được phép chuyển công việc sang trạng thái Hoàn
thành.
- Thiết lập cảnh báo đa dạng, không giới hạn ( Các cảnh báo tự động được thiết lập để
đảm bảo tiến độ và hiệu suất công việc )
+ Thông báo khi có công việc mới
Sau khi quy trình được tạo lập, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo công việc đến các đối tượng
liên quan trong quy trình.
+ Thông báo trạng thái Hoàn thành
Người trước sau khi thực hiện bước của mình sẽ nhấn nút chuyển trạng thái Hoàn thành. Thông
báo sau đó sẽ được gửi đến người thực hiện bước tiếp theo.
+ Thông báo deadline công việc
Dựa trên cài đặt thời hạn thực hiện quy trình ban đầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tới
các thành viên trong quy trình để nhắc nhở công việc.
 ( Cảnh báo khi có công việc bị quá hạn )

- Thuận tiện liên lạc và trao đổi nội bộ

+ Dễ dàng tạo, chia sẻ các tài liệu công việc ngay trong quy trình.

+ Tiết kiệm thời gian tổng hợp tài liệu do được lưu trữ trong quy trình.

+ Cho phép bình luận, trao đổi công việc trong giao diện quy trình.
 ( Trao đổi, thảo luận, lưu trữ dữ liệu trực tiếp trên từng công việc )

HRM (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT): BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ NHÂN

SỰ

5. PHÂN HỆ NHÂN SỰ

1Office có một tư duy khác biệt các phần mềm quản lý nhân sự khác đó là “cả công ty
làm nhân sự, chứ không riêng gì phòng nhân sự”. Phân hệ cung cấp đầy đủ tính năng quản
lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến Nhân sự trong một doanh nghiệp: Quản lý Tuyển dụng,
Quản lý Hồ sơ, Quản lý Hợp đồng, Quản lý Bảo hiểm, Quản lý Đánh giá ASK, Quản lý Nghỉ
phép, Quản lý Đào tạo, Quản lý chấm công, Quản lý tiền lương với các ưu điểm nổi bật sau

- Cho phép kết nối và đồng bộ với tất cả các máy chấm công ở tất cả các chi nhánh, điểm
bán hàng của doanh nghiệp
- Cho phép chấm công theo định vị GPS với tính năng Location Checkin
- Là phần mềm duy nhất tại Việt Nam có thể cài đặt các chính sách tính công và tiền
lương lương dưới dạng công thức excel, điều đó giải quyết triệt để các yêu cầu khác
nhau của mỗi doanh nghiệp
- Tự động 100% tính toán ra bảng chấm công và bảng lương cho nhân sự, tiết kệm tối đa
thời gian làm việc của bộ phân nhân sự
- Cho phép in mọi mẫu giấy tờ liên quan đến nhân sự (thông báo, quyết định, giấy giới
thiệu, hợp đồng …). Như tính năng Mail Merge trên Word và Excel
- Cài đặt mọi kịch bản cảnh báo như: Hợp đồng lao động sắp hết hạn, nhân viên đến hạn
đóng bảo hiểm, nhân sự tiếp nhận chưa đủ hồ sơ …
- Cho phép cài đặt được mọi kịch chăm sóc ứng viên và nhân sự như: Gửi mail mời phỏng
vấn, thư chúc mừng sinh nhật …
- Ngoài thư viện báo cáo với khoảng 200 mẫu báo cáo thông dụng. Người dùng có thể tự
xây dựng và thiết kế riêng các mẫu báo cáo quản trị cho riêng doanh nghiệp mình
5.1. Quản lý tuyển dụng

Tuyển dụng là nghiệp vụ đầu tiên trong quy trình quản lý nhân sự. Tính năng này giúp
cho người sử dụng có thể quản lý một quy trình tuyển dụng từ lúc đề xuất yêu cầu tuyển
dụng, đến lọc các hồ sơ ứng viên, phỏng vấn, đánh giá và cuối cùng là chuyển ứng viên sang
Hồ sơ nhân sự

Hình 9: Quy trình tuyển dụng

5.1.1. Quản lý yêu cầu tuyển dụng

Thay vì viết một đề xuất tuyển dụng bằng giấy trình lãnh đạo ký duyệt, thì giờ đây mỗi
bộ phận trong đơn vị mà cần người thì trưởng bộ phận đó sẽ tạo một “Yêu cầu tuyển dụng”,
hệ thống sẽ tự động gửi và thông báo đến cấp lãnh đạo để phê duyệt. Sau khi phê duyệt sẽ
thông báo cho bộ phận tuyển dụng thực hiện
Tác vụ dành cho Lãnh đạo

- Duyệt & hoàn duyệt YCTD: Lãnh đạo (được cài đặt) có quyền thực hiện tác vụ này,
trong lúc duyệt người duyệt hoàn toàn có thể chỉnh sửa một vài thông tin như mức
lương, số lượng tuyển, thời gian nộp hồ sơ … cho phù hợp. Trường hợp đã duyệt
YCTD rồi, nhưng vì lý do gì đó thì người duyệt có quyền hoàn duyệt đưa YCTD trở về
trạng thái chưa duyệt

Tác vụ dành cho người thực hiện

- Cập nhật trạng thái: Đang thực hiện, Hoàn thành, Hủy bỏ
- Gia hạn thời gian nộp hồ sơ: Gia hạn thời gian tiếp nhận hồ sơ ứng viên trên
- Thêm hồ sơ ứng viên: Bằng nhiều cách như tạo mới, import từ file excel, tự động từ
form nạp CV online
- Tạo lịch phỏng vấn: Tạo và quản lý nhiều lịch phỏng vấn khác nhau, tự động thông báo
cho người tham phỏng vấn và ứng viên qua email
- Tạo đánh giá ứng viên: Mỗi một YCTD dụng ứng với mỗi vị trí khác nhau, người dùng
có thể tạo các đánh giá ứng viên cho YCTD đó. Khi phỏng vấn, người tham phỏng vấn
có thể cho điểm mỗi ứng viên ngay trên hệ thống
- Nhân bản yêu cầu tuyển dụng: Để tránh việc phải nhập liệu lại nhiều lần, hệ thống cho
phép người dùng có thể nhân bản một YCTD có sẵn
- Thảo luận: Tất cả những người có liên quan đều có quyền thảo luận trên YCTD

5.1.2. Quản lý hồ sơ ứng viên

Hồ sơ ứng viên là đối tượng tiếp theo và là “tài sản” quan trọng nhất trong quy trình
quản lý tuyển dụng. Với tính năng này, cán bộ quản lý thực hiện các nghiệp vụ sàng lọc đánh
giá ứng hồ sơ, tạo lịch phỏng vấn … và cuối cùng chuyển sang hồ sơ nhân sự
 Hình 10: Danh sách yêu cầu tuyển dụng

Tác vụ quản lý hồ sơ ứng viên

- Tạo mới ứng viên: Có thể được tạo mới theo cách thông thường, import từ một file
excel hoặc tự động cập nhật khi ứng viên nộp CV online qua một form mẫu có sẵn
- Sàng lọc ứng viên: Các trạng hồ sơ ứng viên hoàn toàn do người quản trị định nghĩa.
Cán bộ tuyển dụng căn cứ vào hồ sơ ứng viên có thể chuyển trạng thái cho phù hợp
- Đánh giá ứng viên: Dựa trên form đánh giá ASK đã được cán bộ tuyển dụng lập ứng
với vị trí tuyển dụng này. Người tham gia phỏng vấn và cả cán bộ tuyển dụng có thể
đánh giá ứng viên trực tiếp trên màn hình và hệ thống sẽ tự động báo cáo tổng hợp
- Chuyển ứng viên sang YCTD khác: Khi một ứng viên không phù hợp với vị trí hiện
tại, căn cứ trên hồ sơ ứng viên, cán bộ tuyển dụng có quyền chuyển hồ sơ ứng viên này
sang vị trí khác phù hợp hơn
- Chuyển ứng viên  hồ sơ nhân sự: Những ứng viên có trạng thái “Trúng tuyển” thì
cán bộ quản lý tuyển dụng có thể thực hiện thao tác chuyển hồ sơ ứng viên này sang hồ
sơ nhân sự. Khi đó hệ thống sẽ tự động sinh ra một hồ sơ nhân sự với đầy đủ các thông
tin từ ứng viên chuyển sang.
 - Chiến dịch tuyển dụng: - Cho phép tạo ra các chiến dịch khác nhau cho từng yêu cầu
tuyển dụng.
- Kênh tuyển dụng: - Cho phép đưa các YCTD thành form CV onlie và kết nối với nhiều
kênh tuyển dụng khác nhau , dữ liệu đổ về theo 2 hình thức mail box và web form 
Phần mềm tự lọc CV và đưa thẳng HSUV về 1Office  Giúp giảm tải thời gian, công
tác lọc CV cuả phòng HCNS.

5.2. Quản lý hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự là đối tượng trung tâm và quan trọng nhất trong công tác quản lý nhân sự.
Đây là nơi lưu trữ toàn bộ các thông tin sơ yếu lý lịch, thông tin công việc, thông tin hợp
đồng, thông tin bảo hiểm, thông tin lương thưởng, lịch sử công tác, lịch sử đóng bảo hiểm,
thông tin và lịch sử phép … của một người lao động. Các thông tin này xuất phát từ việc
nhập trực tiếp của cán bộ quản lý hoặc tự động lấy về từ các phân hệ khác trong hệ thống. Và
cũng từ đây, các phân hệ khác sẽ triết xuất dữ liệu từ đây để thực hiện các công việc tính
toán như bảng lương, bảng chấm công

Hình 11: Quy trình HSNS

 - Biểu mẫu in ấn: Người quản lý có thể cài đặt các biểu mẫu hành chính để có thể xuất
file hoặc in trực tiếp từ phần mềm

Hình 12: Danh sách nhân sự

5.3. Quản lý hợp đồng lao động

Hợp đồng lao động là một khế ước của doanh nghiệp và người lao động. Đây là nơi quy
định các ràng giữa hai bên, được pháp luật cho phép và bảo vệ. Thường các doanh nghiệp
mới quản lý file cứng của hợp đồng lao chưa số hóa nó để quản lý. Tính năng này cho phép
số hóa các thông tin cơ bản của hợp đồng để quản lý. Việc quản lý này giúp cho việc lưu trữ,
tra cứu thông tin nhanh tróng chính xác

Ngoài ra, các dữ liệu về lương, phụ cấp, vị trí, chức vụ, phòng ban trong hợp đồng lao
động sẽ được cập nhật tự động vào hồ sơ nhân sự. Đây sẽ là cơ sở để tính toán lương thưởng
cho người lao động
 Hình 13: Quy trình hợp đồng

Chức năng quản lý

- Cài đặt loại hợp đồng: Người quản trị có thể cài đặt các loại hợp đồng, thời gian hợp
đồng, cho phép đóng bảo hiểm hay không, cho phép nghỉ phép hay không
- Cài đặt biểu mẫu hợp đồng: Hệ thống đã có sẵn danh mục từ khóa, người quản trị có
thể cài đặt các biểu mẫu hợp đồng khác nhau. Có thể xuất và in ấn cùng lúc nhiều mẫu
hợp đồng, cho nhiều người lao động
- Cài đặt cảnh báo hợp đồng: Đây là tính năng nâng cao, giúp người quản trị cài đặt mọi
cảnh báo liên quan đến hợp đồng như: cảnh báo hợp đồng quá hạn, sắp đến hạn, cần
thanh lý ….
- Gia hạn hợp đồng: Cho phép người quản lý gia hạn hợp đồng cho người lao động
 - Thanh lý hợp đồng: Khi hợp đồng hết hạn, hoặc vì lý do gì đó người quản lý có thể
thanh lý hợp đồng này
- Đính kèm file: Cho phép đính kèm các file liên quan đến hợp đồng này như file scan
hợp đồng, bằng cấp …
- Tạo một hợp đồng mới: Khi hợp đồng này hết hạn, cán bộ quản lý có thể tạo một hợp
đồng mới. Hệ thống sẽ biết được hợp đồng tiếp theo của hợp đồng này là gì và sẽ tự
động hiện ra khi tạo mới

Hình 14: Chi tiết hợp đồng

5.4. Quản lý bảo hiểm

Hiện tại các phần mềm kê khai bảo hiểm chỉ thực hiện được việc gửi các báo cáo về cơ
quan bảo hiểm. Tuy nhiên làm thế nào để lên được báo cáo đó, từ bảo hiểm tự động link sang
bảng lương để truy thu hoặc khấu trừ … thì các phần mềm đấy không xử lý được. Phần lớn
cán bộ quản lý đang phải thao tác thủ công bằng tay
 Hình 15: Quy trình bảo hiểm

Tính năng quản lý bảo hiểm của 1Office cho phép quản lý tất cả nghiệp vụ nội bộ của
bảo hiểm. Từ việc cài đặt thông số bảo hiểm, tự động gợi ý danh danh sách tăng, danh sách
giảm theo quy định của pháp luật, đến việc xuất báo cáo nộp bảo hiểm, triết xuất thông tin
bảo hiểm để tính lương

Chức năng quản lý bảo hiểm

- Cấu hình các thông số bảo hiểm: Tỷ lệ đóng (mặc định theo quy định), mức đóng cơ
sở, ngày chốt tăng, giảm
- Tự động gợi ý danh sách tăng giảm: Hàng tháng hệ thống sẽ căn cứ vào quy định của
luật, sẽ gợi ý một danh sách tăng, danh sách giảm. Trên cơ sở đó cán bộ quản lý sẽ quyết
định chốt tăng giảm cho người lao động
- Tự động tính toán chi phí bảo hiểm: truy thu, hoàn trả tiền bảo hiểm, kiết xuất form
mẫu thủ tục thanh toán tiền bảo hiểm theo quy định của nhà nước
- Lưu lại lịch sử bảo hiểm: Toàn bộ quá trình đóng bảo hiểm tại doanh nghiệp và trước
đó

5.5. Quản lý chấm công

 Quản lý chấm công là nghiệp vụ đau đầu và tốn thời gian nhất của cán bộ quản lý nhân
sự. Hàng tháng họ phải xuất từ file máy chấm công ra log vân tay, tổng hợp bảng phân ca các
bộ phận gửi lên, tổng hợp các đơn từ xin nghỉ của nhân viên sau đó ngồi tính toán ra bảng
chấm công. Giờ đây, với 1Office những công việc đấy không còn là vấn đề. 1Office tự tin hệ
thống quản lý chấm công ưu việt nhất

Hình 16: Quy trình lên công

Ưu điểm nổi bật

- Là hệ thống đầu tiên cho phép cho kết nối toàn bộ máy chấm công, đảm bảo tải và đồng
bộ dữ liệu tất cả các máy chấm công theo thời thực
- Là hệ thống đầu tiên cho phép viết các Rule (chính sách) dưới dạng công thức excel.
Nghĩa là 1Office đủ linh hoạt để giải quyết mọi chính sách về chấm công và tính lương
của tất cả doanh nghiệp

Chức năng quản lý chấm công

- Định nghĩa ca: Cho phép cấu hình một ca làm việc
- Cài đặt chính sách chấm công: Cán bộ có thể cài đặt chính sách chấm công (theo quy
định của công ty) như trên excel, ngoài ra còn cài đặt người duyệt phân ca, chu tính
công, cách thức hiển thị bảng chấm công ...

Hình 17: Cài đặt chấm công

- Phân ca làm việc: Sau khi định nghĩa ca trưởng bộ có thể tiến hành phân ca cho người
lao động. Việc phân ca có thể thực hiện theo tuần, theo tháng hoặc mãi mãi.
- Danh sách miễn chấm công: Cho phép người quản lý có thể cài đặt những trường hợp
không cần chấm công như giám đốc
- Cài đặt ngày nghỉ: Hệ thống đã có sẵn những ngày nghỉ theo quy định, tuy nhiên người
quản trị hoàn toàn có thể thêm mới những ngày nghỉ
 Hình 18: Màn hình chấm công

5.6. Quản lý tiền lương

Hàng tháng kế toán phải xin dữ liệu chấm công từ hành chính nhân sự, dữ liệu doanh số
từ phòng kinh doanh, sau đó tổng hợp để lên bảng lương. Giờ đây chỉ cần cài đặt một lần ban
đầu. Hệ thống sẽ tự động tính toán ra bảng lương. Từ bảng lương đó, sau khi được giám đốc
duyệt, kế toán có thể chuyển lương trực tiếp qua tài khoản ngân hàng quân đội, hoặc xuất ủy
nhiệm chi cho một tài khoản ngân hàng khác
 Hình 19: Quy trình bảng lương

Ưu điểm

- Cho phép định nghĩa linh hoạt các loại bảng lương trong một tháng
- Viết công thức tính lương dưới dạng excel
- Tự động 100% với các số liệu đã lưu trên hệ thống
- Tự động tách dòng nếu một nhân sự trong một tháng hưởng nhiều mức lương khác nhau
- Kết nối trả lương trực tiếp qua ngân hàng quân đội

Chức năng quản lý bảng lương

- Cài đặt bảng lương: Người quản trị có thể cài đặt các bảng lương theo mẫu ứng với
đơn vị của mình. Đặc biệt, trong một tháng có thể cài nhiều bảng lương, và các bảng
lương đấy hoàn toàn có thể link được với nhau
- Tự động: Hàng tháng hệ thống tự động sinh ra bảng lương đã cấu hình vào đầu mỗi
tháng
- Cấu hình giá trị các cột: Các cột của bảng lương có thể được cấu hình theo nhiều định
dạng khác nhau như: Lấy từ bảng chấm công, import hoặc công thức, hàm như trên
excel
- Import: Người quản trị có thể import một bảng lương bất kỳ từ file excel, hệ thống tự
nhận dạng
- Chốt lương: Khi bảng lương đã được tính toán xong, quản trị có thể chốt bảng lương
khi đấy mọi thay đổi đầu vào đều không ảnh hưởng tới bảng lương
- Export: Người dùng có thể export các mẫu ủy nhiệm chi, lệnh chuyển tiền theo từng
ngân hàng
- Phiếu lương: Hệ thống cho phép cài đặt gửi phiếu lương mẫu tới email nhân viên

Hình 20: Chi tiết bảng lương

6. PHÂN HỆ ĐƠN TỪ

Hệ thống đơn từ được số hóa toàn bộ giúp cho việc tạo đơn, duyệt đơn và tổng hợp số
liệu trở nên đơn giản và nhanh gọn tức thì. Người quản lý không mất thời gian tổng hợp số
liệu
 Hình 22: Quy trình đơn từ

Chức năng quản lý đơn từ

- Cấu hình loại lý do nghỉ, vắng mặt

- Cấu hình quy trình duyệt đơn
- Đơn xin nghỉ: Sử dụng khi bạn cần nghỉ làm từ ½ ngày trở lên
- Đơn xin vắng mặt: Sử dụng khi bạn có việc cần ra ngoài trong khoảng thời gian ngắn
- Đơn làm thêm giờ: Sử dụng bạn làm thêm giờ
- Đơn check in-out: Sử dụng khi bạn quên check vân tay
- Đơn điều chỉnh ca làm việc: Sử dụng khi bạn cần điều chỉnh ca của mình, hoặc với một
người khác
- Sử dụng khi lao động cần điều chuyển, thuyên chuyển phòng ban
 Hình 23: Các hình thức đơn từ

7. ĐÁNH GIÁ KPI

Đánh giá KPI được 1Office tách riêng ra thành một phân hệ vì tính quan trọng của nó.
Tính năng này cho phép doanh nghiệp quản lý thư viện các tiêu chí, chỉ tiêu và kết quả KPI
của nhân viên trong tháng. Từ bảng KPI này có thể link sang bảng lương để thực hiện tính
lương
 Hình 24: Quy trình KPI

Chức năng quản lý

- Cài đặt KPI: Người quản trị có thể cài đặt danh mục KPI của doanh nghiệp. KPI được
chia thành 2 loại KPI đơn và KPI đa. Khi tạo các biểu mẫu đánh giá, các tiêu chí KPI sẽ
được lấy từ đây
- Tạo bảng đánh giá: Tính năng cho phép người dùng có thể tạo các bảng đánh giá khác
nhau cho từng vị trí, phòng ban hoặc chức vụ. Ưu điểm đặc biệt ở đây là hệ thống cho
phép người dùng viết các công thức tính điểm KPI dưới dạng công thức excel.
- Đánh giá: 1Office chỉ cho phép một người và cá nhân tự đánh giá. Khi thực hiện đánh
giá người đánh giá có thể tham khảo kết quả qua một loạt các báo cáo tự động để thực
hiện đánh giá cho chuẩn và khách quan. Sau khi đánh giá, hệ thống tự động tổng hợp
điểm đánh giá vào một bảng tổng hợp chung.
- Chốt đánh giá: Tính năng này cho phép người quản trị chốt một bảng đánh giá KPI, sau
khi chốt thì mọi hành vi đánh giá đều không thực hiện được
- Bảng tổng hợp KPI: Trong doanh nghiệp hàng tháng có thể có nhiều KPI khác nhau,
thậm chí một bạn nhân viên có thể nằm trên nhiều bảng đánh giá KPI khác nhau. 1Office
 sẽ tự động tổng hợp thành một bảng tổng hợp KPI chung. Với những nhân sự có nằm
nhiều bảng KPI thì hệ thống sẽ mặc định lấy điểm KPI lớn nhất để cho vào bảng tổng
hợp

Hình 25: Chi tiết KPI

8. TÀI SẢN

Phân hệ giúp bộ hành chính nhân sự quản lý các thông tin tài sản, thông tin cấp phát, thu
hồi, báo hỏng, báo mất. Đặc biệt khi nhân sự nghỉ việc mà vẫn còn sử dụng tài sản công ty
thì hệ thống sẽ cảnh báo
 Hình 26: Quy trình tài sản

Chức năng quản lý

- Cài đặt: Người quản trị có thể cài đặt nhóm tài sản và vị trí tài sản
- Khai báo mới: Người dùng có thể khai báo một tài sản mới với đầy đủ thông tin sản
xuất, giá, thời gian khấu hao, hạn bảo hành …
- Cấp phát: Cấp phát tài sản cho cá nhân hoặc phòng ban
- Thu hồi: Nhân viên đã được cấp phát tài sản, khi tài sản không được sử dụng thì người
quản lý sẽ thu hồi lại
- Báo tăng: Trường hợp tài sản đã có và có thêm số lượng, người quản lý sẽ báo tăng lên
- Báo mất: Khi sản phẩm bị thiếu hụt không rõ nguyên nhân, người dùng sẽ sử dụng tác
vụ báo mất này
- Bảo hành, sửa chữa: Tài sản cần bảo hành, sửa chữa, người quản lý sẽ cập nhật tác vụ
này
- Thanh lý: Dụng cụ làm việc khá lâu, cần cấp phát cái mới, thì cái cũ sẽ cho đi thanh lý
- Báo hỏng: Thiết bị đang sử dụng bị hỏng, người dùng sẽ báo hỏng cho thiết bị này
 - Báo hủy: Tác vụ cho phép báo hủy tài sản khi tài sản không tồn tại hoặc hỏng không tái
sử dụng được
- Thêm tài liệu: Cập nhật tài liệu liên quan đến tài sản nếu có

CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT): BỘ CÔNG CỤ QUẢN LÝ

KHÁCH HÀNG

9. KHÁCH HÀNG

9.1. Liên hệ (khách hàng tiềm năng)

Liên hệ hay khách hàng tiềm năng là một tài sản vô cùng quý giá của doanh nghiệp. Đội
Marketing phải chạy bao nhiêu chiến dịch mới ra được, các bạn kinh doanh phải vận dụng
các mối quan hệ mới có. Tuy nhiên hiện tại nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý rất thủ
công bằng excel. Điều này dẫn đến việc tài sản đó có thể bị mất bất kỳ lúc nào khi một bạn
nhân viên nghỉ làm chẳng hạn. Tính năng quản lý Liên hệ cho phép doanh nghiệp lưu trữ
thông tin, quá trình chăm sóc, lịch sử phụ trách tất cả các khách hàng tiềm năng của mình
Hình 27: Quy trình Khách hàng

Cài đặt liên hệ

- Cài đặt chung: Trạng thái liên hệ, nguồn liên hệ, lĩnh vực kinh doanh
- Chuyển về liên hệ tự do: Người quản trị sẽ tự cài đặt số ngày không chăm sóc khách
hàng thì khách hàng đó sẽ tự động chuyển về trạng thái tự do
- Quản lý liên hệ trùng: Người quản trị có thể cài đặt điều trùng. Hệ thống sẽ căn cứ điều
kiện để check trùng
- Phân chia liên hệ: Khi có một tập data khách hàng tiềm năng được import lên hệ thống,
người quản trị có thể cài đặt các phương thức khác nhau để phân chia liên hệ này cho
nhân viên kinh doanh phụ trách
- Cảnh báo thông minh: Bạn có thể cài đặt tất cả các cảnh báo mà bạn mong muốn. Ví
dụ bạn muốn cảnh báo một liên hệ 3 ngày rồi chưa có cuộc gọi điện chăm sóc nào …
 Hình 25: Danh sách Khách hàng tiềm năng

Chức năng quản lý

- Tạo mới: 1Office cho phép tạo mới liên hệ bằng nhiều cách: Tạo mới thông thường,
import, và tự động lấy từ website. Và hệ thống sẽ luôn check trùng với tất cả các cách
này
- Chuyển trạng thái: Nhân viên phụ trách căn cứ trên tình hình thực tế có thể chuyển
trạng thái liên hệ đó cho phù hợp
- Cập nhật người phụ trách: Người quản lý có thể phân công trực tiếp người phụ trách
liên hệ mà không cần qua bước phân chia tự động
- Chăm sóc liên hệ: Nhân viên kinh doanh có thể lưu lại mọi lịch sử chăm sóc. Hệ thống
cũng sẽ tự động lưu lại cuộc gọi chăm sóc khách hàng, email gửi cho khách hàng
- Tạo mới hợp đồng/đơn hàng: Có thể tạo Hợp đồng/Đơn hàng trực tiếp từ khách hàng
tiềm năng, sau khi tạo mới xong KHTN chuyển thành Khách hàng
- Check trùng: Hệ thống sẽ tự động quét các liên hệ trùng theo điều kiện đã cài đặt.
Người dùng có thể đồng bộ lại vào một liên hệ. Các liên hệ khác sẽ tự động xóa
- Thêm tài liệu: Người sử dụng có thể đính kèm tài liệu về khách hàng lên phần mềm

9.2. Khách hàng

 1Office định nghĩa khách hàng là một cá nhân hay tổ chức phát sinh giao dịch mua hàng.
Đây chính là ÔNG CHỦ thứ sự của DOANH NGHỆP. Vì thế quản lý, chăm sóc đóng vai trò
vô cùng quan trọng. Nó quyết định đến việc khách hàng có trung thành với doanh nghiệp hay
không, khách hàng có sử dụng dịch vụ kế tiếp hay không, khách hàng có giới thiệu cho một
khách hàng khác hay không
Quản lý khách hàng giúp doanh nghiêp lưu trữ, tìm kiếm, cảnh báo và thực hiện các
chương trình chăm sóc

Hình 26: Quy trình Khách hàng

Chức năng quản lý

- Tạo mới: Nhân viên kinh doanh có thể tạo mới khách hàng bằng cách thông thường,
hoặc chuyển từ một khách hàng tiềm năng sang. Hệ thống sẽ lưu lại mọi lịch sử chăm
sóc với khách hàng đó
- Cập nhật người phụ trách: Người quản lý có thể cập nhật lại người phụ trách khách
hàng này. Khi tạo đơn hàng, hoặc hợp đồng sẽ mặc định tính cho người phụ trách đấy
 - Chăm sóc khách hàng: Nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc có thể lưu lại mọi
lịch sử chăm sóc. Hệ thống cũng sẽ tự động lưu lại cuộc gọi chăm sóc khách hàng, email
gửi cho khách hàng
- chăm sóc
- Tạo mới Hợp đồng/Đơn hàng: Chức năng cho phép tạo Hợp đồng/Đơn hàng trực tiếp
từ khách hàng
- Thêm tài liệu: Người sử dụng có thể đính kèm tài liệu về khách hàng lên phần mềm
- Cảnh báo thông minh: Cũng như ở Liên hệ, ở khách hàng bạn có cài đặt rất nhiều cảnh
báo để thực hiện chương trình chăm sóc chẳng hạn như, cảnh báo sắp sinh nhật khách
hàng, cảnh báo công nợ …

Hình 27: Chi tiết Khách hàng

10. BÁN HÀNG

10.1. Hàng hóa

Hàng hóa ở đây bao gồm sản phẩm và dịch vụ. 1Office cho phép định nghĩa hàng hóa
theo cả gói (gói sản phẩm, gói dịch vụ) và quản lý theo mã vạch, số imei, nhập hàng loạt
 Hình 28: Quy trình hàng hóa

Chức năng quản lý

- Cài đặt: Nhóm sản phẩm, nhóm dịch vụ, đơn vị sản phẩm, đơn vị dịch vụ
- Tạo mới: Cho phép khai báo một sản phẩm, gói sản phẩm, dịch vụ, gói dịch vụ mới
- Cập nhật seri/imei: Cập nhập seri/imei để phục vụ việc quản lý theo seri/imei

Hình 29: Danh sách sản phẩm

10.2. Hợp đồng

Hợp đồng là một đối tượng thể hiện hợp tác, giao dịch của doanh nghiệp với khách
hàng. Lâu nay các doanh nghiệp chỉ quản lý bản cứng, không có một nơi để số hóa nó, dẫn
đến việc tra cứu, thống kê, cảnh báo gặp rất nhiều khó khăn. Tính năng này sẽ giúp cho
doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán đó

Hình 30: Quy trình Bán hàng

Chức năng quản lý hợp đồng

- Cài đặt: Loại hợp đồng, người duyệt hợp đồng và các lý do thanh lý
- Duyệt hợp đồng: Cho phép người có quyền có thể duyệt hợp đồng
- Tạo phiếu thu: Khi hợp đồng được duyệt, khách hàng thanh toán tiền thì nhân viên kinh
doanh hoặc kế toán có thể tạo phiếu thu tiền. Hệ thống sẽ tổng hợp tất cả các lần để tính
toán doanh thu và công nợ
- Cập nhật người phụ trách: Thêm hoặc thay đổi người phụ trách cho hợp đồng
- Gia hạn hợp đồng: Quản lý hoặc người phụ trách hợp đồng có thể gia hạn hợp đồng
- Phụ lục hợp đồng: Chức năng cho tạo một hợp đồng mới từ hợp đồng cũ
- Thanh lý hợp đồng: Khi hợp đồng hết hạn, hoặc vì lý do gì đó người quản lý có thể
thanh lý hợp đồng
- Phiếu xuất kho: Hợp đồng sau khi được duyệt, sẽ thông báo cho thủ kho để tạo phiếu
xuất kho
 - Tạo đơn hàng: 1Office cho phép tạo các đơn hàng khác nhau trên một hợp đồng
- Thêm tài liệu: Đính kèm tài liệu liên quan đến hợp đồng
- Biểu mẫu: Cho phép xuất xuống file hợp đồng được lấy theo thông tin của hợp đồng

Hình 31: Danh sách Hợp đồng

10.3. Đơn hàng

Tương tự như hợp đồng, đơn hàng cũng là một dạng đối tượng thể hiện giao dịch mua
bán. Đơn hàng thưởng sử dụng trong các trường hợp mua bán nhỏ, pháp nhân là cá nhân,
hoặc không có những điều kiện thanh toán, ràng buộc phức tạp đi kèm … Ở 1Office bạn có
thể tạo đơn hàng độc lập, hoặc đơn hàng thuộc một hợp đồng nào đó

Hình 32: Quy trình Bán hàng(Đơn hàng)

 Chức năng quản lý đơn hàng

- Cài đặt mã đơn hàng: Cho phép người quản lý có thể cấu hình cách thức tự sinh của
mã đơn hàng sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình
- Duyệt đơn hàng: Cài đặt người duyệt đơn hàng
- Tạo phiếu thu: Khi đơn hàng được duyệt, khách hàng thanh toán tiền thì nhân viên kinh
doanh hoặc kế toán có thể tạo phiếu thu tiền. Hệ thống sẽ tổng hợp tất cả các lần thu để
tính doanh thu và công nợ
- Cập nhật người phụ trách: Cập nhật lại người phụ trách cho đơn hàng
- Phiếu xuất kho: Tương tự hợp đồng, khi đơn hàng được duyệt sẽ thông báo cho thủ kho
để tạo phiếu xuất kho
- Thêm tài liệu: Đính kèm tài liệu liên quan đến đơn hàng
- Biểu mẫu: Cho phép xuất xuống biểu mẫu được lấy theo thông tin của đơn hàng

Hình 33: Danh sách Đơn hàng

10.4. Kho/cửa hàng

 Cung cấp đầy đủ các tính năng để quả lý kho, cho phép tạo nhiều kho trên hệ thống.
Người dùng có thể cài đặt các có cho xuất âm, tự động sinh ra phiếu xuất từ đơn hàng hay
không. Hạn mức cảnh báo của bất kỳ sản phẩm nào …

Hình 34: Quy trình Kho

Chức năng quản lý kho

- Cài đặt kho: Khởi tạo và cài đặt các thông số cơ bản của kho
- Phiếu nhập kho: Cho phép người dùng nhập hàng hóa vào kho
- Phiếu xuất kho: Xuất hàng hóa theo hợp đồng, đơn hàng hoặc khác
- Phiếu chuyển kho: Chức năng cho phép luân chuyển hàng hóa giữa các kho với nhau
- Duyệt thủ kho: Khi các phiếu được duyệt thì số lượng hàng hóa của các kho sẽ thay đổi
theo nội dung phiếu đó
 Hình 35: Danh sách Phiếu

11. MARKETING

Marketing là tập hợp các hoạt động của doanh nghiệp nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị
trường mục tiêu thông qua quá trình trao đổi, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tối
đa hóa lợi nhuận.

11.1. Chiến dịch

Đối với chiến dịch email marketing, dựa trên số lượng click xem email, và mua hàng
thực tế sau khi xem email để từ đó xác định được phân khúc khách hàng phù hợp với
chiến lược marketing này.
Hình 36: Quy trình Chiến dịch

Chức năng quản lý

- Cập nhật trạng thái: Cho phép cập nhật trạng thái của Chiến dịch để hoat động
- Gửi email: Tác vụ cho gửi email trên chiến dịch đang chạy
- Gửi SMS: Tạo mới chiến dịch SMS, cho phép soạn tin và cài đặt đầu số gửi đi cho
Khách hàng
- Thêm tài liệu: Đính kèm tài liệu liên quan đến Chiến dịch
- Sửa: Cho phép sủa các Chiến dịch trong thời gian khác nhau để phù hợp với đối tượng và
thị trường
- Xóa: Tác vụ chỉ xóa khi Chiến dịch được cập nhật trạng thái Kết thúc
- Tạo mới tương tự: Hệ thống sinh ra tạo mới nhanh một chiến dịch tương tự
 Hình 37: Chi tiết chiến dịch gửi email đến khách hàng

12. THU CHI

Phân hệ thu chi không đồng nghĩa với phần mềm kế toán. Đơn giản, phân hệ mô tả dòng
tiền mặt của doanh nghiệp.

12.1. Phiếu thu

Hình 40: Quy trình Phiếu thu

Chức năng quản lý

 - Tạo mới loại thu: Khai báo các loại thu bán hàng và thu khác của doanh nghiệp
- Tạo mới phiếu thu: Chức năng cho phép người dùng tạo phiếu thu trên loại thu
- Sửa, xóa phiếu thu: Khi phiếu thu được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc
xóa khi phiếu chưa được người thủ quỹ duyệt
- Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thu quỹ được có quyền duyệt/không duyệt
phiếu, khi duyệt thì số dư tài khoản của quỹ sẽ được cộng vào theo phiếu
- Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt
phiếu
- Thêm tài liệu: Chức năng cho phé p tải các tài liệu liên quan đến phiếu thu lên phần
mềm
- Cảnh báo thông minh: Chức năng lọc các phiếu thu thuộc điều kiện bộ lọc của cảnh
báo

Hình 41: Danh sách Phiếu thu

12.2. Phiếu chi

Hình 42: Quy trình Phiếu chi

Chức năng quản lý

- Tạo mới loại chi: Khai báo các loại chi bán hàng và chi khác của doanh nghiệp
- Tạo mới phiếu chi: Chức năng cho phép người dùng tạo mới phiếu chi
- Sửa, xóa phiếu chi: Khi phiếu chi được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc
xóa khi phiếu chưa được người thủ quỹ duyệt
 - Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ có quyền duyệt/không duyệt phiếu,
khi duyệt thì số dư tài khoản của quỹ sẽ bị trừ theo phiếu chi
- Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt
phiếu
- Thêm tài liệu: Chức năng cho phép tải các tài liệu liên quan đến phiếu chi lên phần
mềm
- Cảnh báo thông minh: Chức năng lọc các phiếu chi thuộc điều kiện bộ lọc của cảnh
báo

Hình 43: Danh sách Phiếu thu

12.3. Phiếu chuyển tiền

Chức năng quản lý

- Tạo mới phiếu: Chức năng cho phép người dùng tạo mới phiếu chuyển tiền
- Sửa, xóa phiếu chi: Khi phiếu được tạo mới xong, người dùng có thể sửa lại hoặc xóa
khi phiếu chưa được người thủ quỹ của hai quỹ duyệt
- Duyệt/không duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ có quyền duyệt/không duyệt phiếu,
khi cả hai thủ quỹ duyệt thì số dư tài khoản của hai quỹ sẽ thay đổi theo
- Hoàn duyệt: Tác vụ dành cho người thủ quỹ chỉ thực hiện khi đã duyệt/không duyệt
phiếu
- Thêm tài liệu: Chức năng cho phép tải các tài liệu liên quan đến phiếu lên phần mềm

Hình 44: Danh sách Phiếu chuyển tiền

ADVANCE: NÂNG CAO

13. BÁO CÁO

Phần mềm quản lý tổng thể tích hợp các tiện ích giúp người sử dụng dễ dàng thao tác, hệ
thống Báo cáo đa dạng, tự động, tùy biến, kiểm soát dữ liệu chỉ bằng vài thao tác. Hệ
thống cho phép viết các công thức excel trên chính các báo cáo, các dữ liệu gộp từ các
phân hệ với nhau. Báo cáo thể hiện qua các biểu đồ dạng hình cột, hình tròn, biểu đồ
diện tích, biểu đồ đường
Hình 45: Tạo mới báo cáo

Chức năng quản lý

- Điều chỉnh mốc thời gian thống kê: báo cáo sau khi tạo xong, cho phép diều chỉnh lại
thời gian cập nhật dữ liệu
- Lưu báo cáo: Các báo cáo sử dụng nhiều hệ thống cho phép lưu lại làm mẫu
- Tải về: Cho phép tải các báo cáo về dạng excel
- Thư viên báo cáo: Là các báo cáo được lưu lại, người dùng có thể xem các báo trong thư
viện
- Sửa: Cho phép sửa lại các báo cáo đã tạo xong
- Xóa: Các báo cáo sai không sử dụng, người dùng có thể xóa để sạch dữ liệu

Hình 46: Màn hình Báo cáo

14. CẢNH BÁO

Cảnh báo là chức năng không thể thiếu cho phần mềm quản lý, cảnh báo trên từng đối
tượng từng loại cảnh báo khác nhau, cho phép cảnh báo trên danh sách người dùng, hoặc
gửi thông báo qua hệ thống hoặc gửi về email cho người quản lý, người thực hiện.
Hình 47: Tạo mới cảnh báo

Dưới đây là màn hình danh sách công việc, các công việc thuộc điều kiện cảnh báo sẽ
hiển thị màu khác với các công việc còn lại. Hệ thống cho phép một phân hệ tạo nhiều
mẫu cảnh báo khác nhau, bộ lọc khác nhau.
Hình 48: Công việc thuộc cảnh báo
15. OPEN API
- OPEN API là phân hệ cho phép doanh nghiệp kết nối 1Office với một bên Phần mềm thứ
3 để đổ dữ liệu tự động từ phần mềm thứ 3 về 1Office nhằm mục đích phục vụ cho công
tác quản lý doanh nghiệp chỉ trên một nền tảng duy nhất.

16. TỰ ĐỘNG.
- Tự động là phân hệ cho phép doanh nghiệp tự cài lên những tính năng tự động ví dụ như
Cảnh báo sinh nhật khách hàng, nhân sự trong công ty, tự động gửi email / SMS khi đến
sinh nhật khách hàng, ngày thành lập tổ chức, Cảnh báo khi có đơn từ được xóa sửa vv…
17. HỆ THỐNG PHÂN QUYỀN VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP THEO HỆ THỐNG
CÂY PHÒNG BAN.

- Hệ thống phân quyền của 1Office được xây dựng dựa trên nền tảng “ Cây Phòng ban của
doanh nghiệp “ khác hẳn với đa số các phần mềm khác là xây dựng trên nền tảng đội
nhóm. Chính vì vậy hệ thống phân quyền của 1Office đa dạng và chính xác đến từng
nhân viên, phòng ban, chi nhánh, công ty con, tập đoàn vv… để đáp ứng đầy đủ nhu cầu
về bảo mật thông tin cho Doanh nghiệp.
 Hình 17.1: Demo Hệ thống cây phòng ban của doanh nghiệp.

Hình 17.1 : Tính năng phân quyền theo cây phòng ban

18. Quản lý hệ thống gọn gàng và khoa học.

 - Giao diện quản lý hệ thống được thiết kế rất gọn gàng và khoa học theo cách quản lý và
ứng dụng của MICROSOFT . Nhằm phục vụ công tác quản lý hệ thống tiện lợi và dễ
dàng.

Hình 18.1: Giao diện quản lý hệ thống và cài đặt tập trung.
19. Thanh toán và đối soát.
- Tính năng thanh toán và đối soát cho phép doanh nghiệp tự quản lý và kiểm tra số dư tiền
còn lại trong tài khoản 1Office và chi tiết các gói cước doanh nghiệp đã sử dụng hàng
tháng, hàng năm theo giao diện List danh sách.
Rất mong được hợp tác với Quý Công ty trong thời gian tới.

Xin trân trọng cảm ơn!