Câu 1 :Tại sao cần thiết phải quản trị thông tin điện tử cho

một doanh nghiệp?

Quản lý thông tin một cách tối ưu cho phép tổ chức đạt các mục tiêu khác nhau.
Những lợi ích đem lại có tác động trên nhiều phương diện. Hãy đọc phần phân tích
sau để hiểu tại sao đây lại là điều cần thiết tại nơi làm việc.

Kiểm soát hiệu quả

Một hệ thống quản trị thông tin hiệu quả giúp kiểm soát và quản lý mọi loại dữ
liệu. Nếu thiếu vắng chiến lược này dẫn tới việc tồn đọng quá nhiều giấy tờ, hồ
sơ. Chúng được sắp xếp không theo quy tắc, rất khó tìm thấy khi cần.

Hậu quả dẫn đến là là gia tăng thời gian truy xuất cũng như chi phí quản lý tài
nguyên. Để ngăn chặn điều này, doanh nghiệp sẽ đặt ra các giao thức quản lý thông
tin. Họ thực hiện bằng cách áp dụng quy định cho việc tạo hoặc hủy dữ liệu nào
đó. Năng suất và tính hiệu quả tăng lên đáng kể.

Tuân thủ quy định

Nhiều tổ chức phải thường xuyên làm việc với dữ liệu cá nhân khách hàng. Vì thế,
quản lý thông tin hiệu quả là việc tuân thủ các quy định đã đề ra. Mục đích hướng
tới chính là thực thi theo yêu cầu pháp luật.

Nhờ vậy, công ty sẽ tránh được các hình phạt liên quan đến pháp lý hoặc tài
chính. Qua đó, uy tín cũng như danh tiếng không bị ảnh hưởng bởi việc rò rỉ, lạm
dụng thông tin.

Giảm chi phí nhờ quản trị thông tin

Nơi làm việc cần có cách quản lý thông tin để giảm chi phí lưu trữ hồ sơ. Những
hoạt động tiêu tốn ngân sách nội bộ thường thấy như là:

- Thu thập.

- Phân tích.

- Lưu trữ.

- Chia sẻ.

- Tiêu hủy thông tin…

Bạn sẽ càng dễ nhận ra tác động này tại những công ty, tập đoàn có quy mô lớn. Vì
thế, quy tắc thực hiện chính là ưu tiên các nguồn dữ liệu quan trọng nhất.
Thường xuyên sàng lọc để rút ngắn vòng đời thông tin một cách tối đa.

Dễ dàng áp dụng công nghệ mới

Quá trình quản lý thông tin là cơ hội để áp dụng công nghệ mới, hiệu quả hơn.
Chúng thường liên quan tới tính năng tự động hóa, giải pháp doanh nghiệp. Tiêu
biểu hơn đó là trí tuệ nhân tạo, sản phẩm/dịch vụ giúp thu về nhiều lợi ích hơn từ
nguồn dữ liệu.

Sự kết hợp giữa phương thức quản lý và công nghệ giúp khai thác triệt đề tài
nguyên sẵn có. Từ đó, doanh nghiệp sẽ phát hiện ra nhiều ý tưởng mới, độc lạ chỉ
họ mới sở hữu.

Cải thiện năng suất

Một hệ thống quản trị thông tin tuyệt vời sẽ hỗ trợ rất nhiều cho lực lượng nhân sự.
Họ có thể cải thiện cách lưu trữ, truy xuất những thứ cần thiết để phục vụ công
việc. Chúng cũng giúp truyền tải thông điệp đến đa dạng người nhận qua các kênh.

Giữa nhiều nhóm có cộng tác, giao tiếp dễ dàng hơn dù khác biệt múi giờ hay địa
lý. Đây còn là cơ sở đưa ra hướng giải quyết vấn đề từ hồ sơ lưu trữ hữu ích.

Giảm rủi ro

Chức năng quan trọng khác của quản trị thông tin là giảm thiểu rủi ro bị trừng phạt.
Nó liên quan đến mặt pháp lý và tài chính đối với tổ chức. Điều này đạt được nhờ
việc vận hành giao thức rõ ràng dùng để ghi, lưu trữ, hủy dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành, không cần lo lắng về nguy cơ vi phạm. Bởi
vì, mọi thông tin đến và đi đều được định hướng, kiểm duyệt trong từng khâu.

Bảo vệ dữ liệu độc quyền

Quản trị thông tin cũng phản ánh cách mà tổ chức bảo vệ dữ liệu quan trọng của
mình. Hệ thống giúp ngăn chặn tác động xấu từ đối thủ cạnh tranh và truy cập
trái phép. Nguyên tắc hoạt động luôn dựa trên tính bí mật và toàn vẹn của khối tài
sản vô hình này.
Từ đó, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa lợi thế từ bí mật kinh doanh của riêng
họ. Nhiều kế hoạch và chiến lược quan trọng được đưa ra mà không lo bị sao chép
ý tưởng.