Họ và Tên: Hoàng Thị Huyền Trang MSSV: 81221028TPE2

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1

Thảo luận nội dung Chủ đề 1: Tổ chức công tác kế toán – từ lý thuyết đến thực tiễn

Sau khi học xong chương 1 - Tổng quan về Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
và trong khi học tập chương 2 – Tổ chức dữ liệu kế toán trên bảng tính, các bạn SV được
yêu cầu vận dụng khái niệm HTTTKT để thảo luận về việc tổ chức công tác kế toán
doanh nghiệp trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin.

* Gợi ý dành cho lớp là bạn hãy trình bày những suy nghĩ về sự chuẩn bị của doanh
nghiệp đối với các thành phần thuộc khái niệm HTTTKT khi tổ chức công tác kế toán
trên môi trường tin học. Nếu có thể, các bạn hãy cho ví dụ cụ thể thông qua những tình
huống của doanh nghiệp thực tế.
BÀI LÀM
Dưới đây là một số suy nghĩ về việc chuẩn bị này:

- Thứ nhất, Thời gian: Thời gian là một yếu tố tác động không nhỏ đến khả năng tiếp cận
của kế toán đối với công nghệ mới. Rất khó để tiếp cận công nghệ mới trong một thời
gian ngắn. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các điều kiện để đầu tư vào
công nghệ mới và đào tạo nhân viên. Tuy nhiên, việc đầu tư vào công nghệ mới cũng
phụ thuộc vào định hướng phát triển và tư duy của các nhà quản lý DN. Mặc dù, lợi
ích của việc áp dụng công nghệ là không nhỏ, nhưng còn tùy theo từng loại hình, quy
mô hoạt động DN. Hơn nữa, chi phí mà DN phải bò ra cho đầu tư và công nghệ khá
lớn và chỉ phù hợp với một số DN và lợi ích mang lại của công nghệ có thể chưa chắc
chắn.
- Thứ 2, về tài chính: Việc ứng dụng công nghệ vào công tác kế toán hiện nay đã trở
thành phổ biến vì những lợi ích của nó mang lại. Vì vậy, ngoài thời gian phải đầu tư,
doanh nghiệp còn phải tìm hiểu và lựa chọn mô hình kế toán, phần mềm hay ứng dụng
công nghệ hợp lý, tiết kiệm và phù hợp với nguồn tài chính của doanh nghiệp.
- Thứ 3, nguồn nhân lực cũng là một thách thức đối với DN. Mặc dù, xu thế máy móc
sẽ dần thay thế con người ở nhiều công đoạn, thị trường lao động, nhất là những kế
toán có trình độ thấp, sẽ bị đào thải đáng kể nhưng con người vẫn là yếu tố then chốt.
Dù công nghệ 6 có phát triển đến đâu vẫn cần có sự giám sát, quản lý và kiêm tra của
con người trong mọi hoạt động và quy trình. Do vậy, làm thế nào để người làm kế toán
có thể tiếp cận nhanh chóng và làm chủ công nghệ mới, biết biến công nghệ trở thành
công cụ đắc lực phục vụ cho hoạt động kế toán và hoạt động DN của mình.
- Thứ 4, Thiết lập quy trình và quy định: Doanh nghiệp cần thiết lập và tuân thủ các quy
trình và quy định liên quan đến công tác kế toán trên môi trường tin học. Điều này đảm
bảo tính nhất quán và đáng tin cậy trong quá trình kế toán, đồng thời giúp kiểm soát rủi
ro và ngăn chặn sai sót trong quá trình xử lý thông tin kế toán.
- Thứ năm, Kiểm soát chất lượng dữ liệu: Doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp
kiểm soát chất lượng dữ liệu để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của thông tin kế
toán. Các biện pháp này bao gồm việc kiểm tra và xác minh dữ liệu đầu vào, kiểm tra lỗi
và sửa chữa dữ liệu không chính xác, đồng thời duy trì một quy trình sao lưu và khôi
phục dữ liệu định kỳ.
- Thứ sáu, tính bảo mật của thông tin là một vấn đề cần phải chú ý. Vì sử dụng công
nghệ nên số liệu cũng rất dễ bị tin tặc tấn công, ăn cấp dữ liệu. Với rất nhiều các sự việc
gần đây xảy ra với các công ty, đặc biệt là các công ty chuyên cung cấp dịch vụ mạng xã
hội như Facebook. Twitter; các thông tin cá nhân của những người sử dụng bị bán hoặc
bị tiết lộ ra ngoài đã anh hưởng rất nhiều đến quyền riêng tư của Người sử dụng. Do vậy,
cần phải có các quy định cũng như các biện pháp nhằm bảo vệ các phân mềm, phần cứng,
dữ liệu của DN và khách hàng. Đây là một nguy cơ lớn mà các kế toán căn nhân thức
được và chuẩn bị cho những văn để có thể xảy ra khi ứng dụng các công nghệ.
Ví dụ cụ thể:
Công Ty Thuận Phát sau một thời gian dài tìm hiểu và cân nhắc, công ty đã ứng dụng
phần mềm kế toán misa phiên bản online (MISA AMIS) vào công tác quản lý và tổ chức
kế toán tại doanh nghiệp. Việc ứng dụng phần mềm này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm
thời gian, công sức làm báo cáo kế toán, kiểm soát tồn kho, tài chính, công nợ….. Không
những thế, nó còn là trợ thủ đắc lực cho bộ phận kinh doanh trong công tác báo giá, chăm
sóc khách hàng và lưu trữ dữ liệu….
- Việc này đã được các bộ phận liên quan của công ty tìm hiểu và ứng dụng demo trước cả
3 tháng trước khi đưa vào sử dụng phổ biến tại tất cả các phòng ban của công ty.
- Việc tìm hiểu và chạy demo là công sức của các trưởng bộ phận phòng ban: Giám đốc, kế
toán – tài chính, kinh doanh và kỹ thuật….
- Các bộ phận liên quan phải cùng ban giám đốc thiết lập quy trình, quy định cụ thể, rõ
ràng và thiết lập quy trình theo sơ đồ khối để các nhân viên phòng ban thực hiện dễ dàng
và nắm bắt công việc nhanh chóng, hiệu quả
- Các bộ phận phải phối hợp với nhau để có đầy đủ cơ sở dữ liệu, số liệu để đưa lên phần
mềm như: Kiểm kho thực tế, danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, phân loại
vật tư, …..