TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

***

ĐỒ ÁN MÔN HỌC
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

Đề tài: Phân tích Thiết kế Hệ thống bán Thiết bị Máy

tính của Công ty

Sinh viên thực hiện: Vũ Tiến Khanh

Phạm Văn Chương

Lê Đức Anh

Lớp: DCCTMM62A-K62

Giáo viên hướng dẫn: Trương Xuân Bình

Hà Nội 10-2020
Nhiệm vụ và nhận xét
Nhiệm vụ: Các thành viên trong nhóm sẽ đi khảo sát hiện trạng tại một số công ty bán
thiết bị máy tính trên địa bàn. Đánh giá và nhận xét về cách thức hoạt động của hệ
thống bán hàng hiện hành, sau đó phân tích những vấn đề mà hệ thống cũ còn chưa
được tối ưu hoá từ đó đưa ra các giải pháp tối ưu. Sau khi phân tích đưa ra ý tưởng, nội
dung thiết kế phần mềm cho hệ thống để có thể tối ưu triệt để các phương pháp và cách
thức hoạt động sao cho đạt hiệu quả nhất.

Nhận xét: ...........................................................................................................................

............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................

1
LỜI NÓI ĐẦU

Lời nói đầu!

Ngày nay khoa học kĩ thuật phát triển, góp phần đắc lực trong công cuộc cách mạng
khoa học kỹ thuật này phải đến lĩnh vực công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin
được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt trong ngành kinh tế, nó đóng góp phần
đáng kể vào quá trình hội nhập. Như chúng ta đã biết, việc quản lý kinh doanh của
nhiều cửa hàng vẫn rất thủ công, việc ghi chép thông qua sổ sách gặp nhiều trở ngại,
gây khó khăn cho người quản lý khi muốn xem xét tình trạng các mặt hàng theo ngày,
tháng, quý,… Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lý theo phương pháp
thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu, không thường xuyên
cập nhật. Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị không nhất
quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận Đặc biệt là mất rất nhiều thời gian và công sức
để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyết định. Do đó, việc
sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và
mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ, các
bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối ưu hoá, giản được thời
gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn trong kinh doanh.Từ
thực tế đó việc xây dựng một phần mềm quản lí thiết bị của môt cửa hàng rất cần thiết.
Đề tài của chúng em là xây dựng phần mềm quản lú thiết bị của cửa hàng máy tính.
Với đề tài này phần mềm sẽ cho phép người dung thực hiện một cách nhanh chóng,
chính xác việc nhập dữ liệu, lưu trữ, cập nhập thông tun các mặt hàng, thực hiện yêu
cầu báo cáo… với giao diện làm việc than thiện, tiện dụng với người sử dụng hệ thống.
Nội dung trong đề tài chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót, rất mong nhận được
sự đóng góp ý kiến của thầy và các bạn.
Chúng em xin chân thành cảm ơn!
TÓM TẮT ĐỀ TÀI
Mục đích:

Trong thời đại ngày nay thông tin kinh tế là vấn đề sống còn với các đơn vị kinh
doanh. Đơn vị nào làm chủ được thông tin sẽ có ưu thế tuyệt đối trong hoạt động kinh
doanh. Hơn nữa chỉ thu nhập thông tin tốt thì vẫn chưa đủ, mà phải biết bảo quản giữ
gìn thông tin về hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách chặt chẽ. Do đó hệ thống
mới phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bảo mật cơ sở dữ liệu.
Từ công tác nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽ tiến
hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hoá các chức năng có thể được thực
hiện trên máy tính. Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quá trình
thực hiện các chức năng như quản lý, xử lý các hoạt động nhập mua, xuất bán hàng
hoá, các nghiệp vụ tiền mặt, lập các báo cáo định kỳ…
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống.
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống.
- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn
và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra.
Kết luận: Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại,
đáp ứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt
động kinh doanh. Dựa trên quy trình làm việc từ đó tạo ra một phần mềm quản lý giúp
tối ưu hoá quản lý việc mua bán thiết bị, dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
MỤC LỤC
Nhiệm vụ và nhận xét.................................................................................................................. 1
LỜI NÓI ĐẦU............................................................................................................................. 2
TÓM TẮT ĐỀ TÀI..................................................................................................................... 3
Danh sách hình vẽ....................................................................................................................... 5
Danh sách bảng biểu:................................................................................................................... 5
Danh sách từ viết tắt:................................................................................................................... 5
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG........................................................................................... 6
Tổng quan về hệ thống cũ....................................................................................................... 6
Quản lý thiết bị.................................................................................................................... 6
Quản lý nhân viên................................................................................................................ 7
Tình hình bán thiết bị.......................................................................................................... 7
Đánh giá hệ thống cũ............................................................................................................... 7
Yêu cầu đối với hệ thống mới:................................................................................................ 8
1. Chiến lược điều tra........................................................................................................... 9
2. Chương trình có các chức năng chính..............................................................................9
PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.......................................................................................10
1. Mô tả hình ảnh............................................................................................................... 10
2. Mô tả bằng lời................................................................................................................ 11
3. Các loại hồ sơ................................................................................................................. 12
3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ........................................13
3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh............................................................................14
3.3 Mô tả tương tác....................................................................................................... 14
3.4 Mô hình hóa chức năng..............................................................................................15
4. Phân rã chức năng.......................................................................................................... 16
4.1 Sơ đồ phân rã chức năng............................................................................................16
4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá...................................................................................17
5. Ma trận thực thể chức năng...........................................................................................19
6. Biểu đồ phân luồng dữ liệu........................................................................................... 20
7. Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R.....................................................................24
7.1 Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ........................................................26
Danh sách hình vẽ:
Hình 1 Tổng quan hệ thống
Hình 2 Biểu đồ ngữ cảnh
Hình 3 Sơ đồ phân rã chức năng
Hình 4 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0
Hình 5 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1
Hình 6 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2
Hình 7 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 3
Hình 8 Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 4
Hình 9 Biểu đồ rút gọn
Hình 10 Quan hệ mô hình dữ liệu
Danh sách bảng biểu:
Bảng 1 Giá
Bảng 2 Phiếu thanh toán
Bảng 3 Sổ nhập hàng
Bảng 4 Xuất hàng
Bảng 5 Xác định tác nhân chức năng hồ sơ
Bảng 6 Phân rã dần chức năng
Bảng 7 Các hồ sơ sử dụng
Bảng 8 Ma trận thực thể
Bảng 9 Liệt kê chọn lọc thông tin
Bảng 10 Xác định thực thể thuộc tính

Danh sách từ viết tắt:

- NCC: Nhà cung cấp
- H.Đơn: Hoá đơn
PHẦN I. KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Khảo sát ở một số công ty bán thiết bị máy tính, chúng em thấy việc quản lý thiết bị
của đa số các cửa hàng này vẫn còn mang nặng tính thủ công truyền thống. Việc tạo ra
một hệ thống quản lý trong việc mua bán các thiết bị máy tính là rất cần thiết. Hệ thống
quản lý việc bán thiết bị máy tính có thể được mô tả khái quát bao gồm các chức năng
chính sau:
- Quản lý nhập thiết bị
- Quản lý bán thiết bị
- Bảo hành
- Báo cáo
Tổng quan về hệ thống cũ
Mục đích khảo sát hiện trạng:
- Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống
- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống
- Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống cần được thừa kế và những chỗ bất hợp lý
của hệ thống cần được khắc phục thay đổi để hệ thống được hoàn thiện hơn
và đáp ứng yêu cầu công việc đặt ra.
Nội dung khảo sát và đánh giá hiện trạng:
- Khảo sát và tìm hiểu hệ thống hiện tại mà khách hàng đang làm việc
- Các quy tắc quản lý của cửa hàng:
Quản lý thiết bị:
Công ty sẽ nhập thiết bị mới theo từng đợt (4 đợt/năm). Khi nhập thiết bị nhân
viên cửa hàng sẽ nhận thiết bị và điền thông tin vào phiếu nhập gồm các thông tin: mã
thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế VAT, ngày nhập, bảo
hành, thành giá tiền, mã nhân viên.
Khi xuất hàng (bán hàng) nhân viên sẽ điền thông tin vào phiếu xuất gồm các
thông tin: mã thiết bị, tên thiết bị, mã nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, ngày xuất, bảo
hành, thành tiền, tên khách hàng, mã nhân viên. Một bản phiếu xuất sẽ được giao cho
khách hàng và một bản sẽ được cửa hàng giữ lại
 Mọi công việc nhập, xuất, sửa và xoá thông tin về thiết bị đều được tiến hành trên
giấy tờ
Quản lý nhân viên:
Việc quản lý nhân viên gồm các thông tin về nhân viên (quản lý trong hồ sơ nhân
viên) và thông tin về trả lương cho nhân viên. Nhân viên sẽ có hồ sơ trên giấy tờ riêng.
Tìm kiếm thông tin:
Nhân viên có thể tra cứu nội dung thông tin của các thiết bị, của việc nhập và xuất
thiết bị. Có thể cần tra cứu theo tên thiết bị, theo mã thiết bị, theo ngày nhập… Muốn
làm được điều này nhân viên phải tìm trên những giấy tờ đã lưu của kho tài liệu. Mọi
thông tin đều chỉ có ở trên giấy tờ.
Tình hình bán thiết bị:
Cửa hàng sẽ cập nhật và in ra những bản báo giá thiết bị bằng bản word để khách
hàng biết thông tin về thiết bị. Khi nhập hay xuất thiết bị cũng có ghi những phiếu xuất
và phiếu nhập. Dựa vào phiếu xuất nhập có thể tổng kết tình hình bán thiết bị của cửa
hàng theo từng ngày, tháng, quý.
Đánh giá hệ thống cũ:
Trên đây là mô tả hoạt động của hệ thống, ta thấy việc quản lý bán thiết bị của cửa
hàng máy tính đó có những ưu, nhược điểm như sau:
Ưu điểm:
- Cơ cấu quản lý của cửa hàng chặt chẽ và logic, nếu thực hiện đúng các
nguyên tắc của quy trình quản lý thì công việc được tiến hành chính xác đảm
bảo yêu cầu.
- Bên cạnh đó phương tiện để quản lý là giấy tờ sổ sách nên có thể lấy và xem,
tra cứu sửa chữa được tiến hành không cần những điều kiện cầu kỳ như máy
móc, trang thiết bị hiện đại…
Nhược điểm:

- Việc lưu trữ thông tin thiết bị cũng như các thông tin khác trong việc quản lý hệ
thống đều được tiến hành thủ công bằng sổ sách và các chứng từ với một số
lượng lớn, chính vì vậy gây ra nhiều khó khăn cho công tác quản lý, tốn nhiều
thời gian và công sức cho nhân viên quản lý với những công việc kiểm tra, tra
cứu, kiểm kê phức tạp
- Khi lưu trữ thông tin bằng phương pháp này nếu có sai sót thì việc sửa đổi gặp
nhiều khó khăn.Chẳng hạn muốn sửa thông tin trong hồ sơ thiết bị thì phải
gạch đi rồi sửa lại bên cạnh, sẽ rất không hay nếu phải sửa đổi nhiều lần
- Việc thống kê tình hình bán thiết bị cũng phức tạp.
Yêu cầu đối với hệ thống mới:
Dựa trên quy trình làm việc của công ty bán thiết bị máy tính, từ nhược điểm nói
trên chúng em thấy có một phần mềm quản lý là rất cần thiết. Với một cửa hàng cần
quản lý về việc mua bán thiết bị, quản lý tài chính. Phần mềm nhóm em làm là phần
mềm quản lý việc bán thiết bị máy tính của một cửa hàng. Phạm vi bán thiết bị trong
một cửa hàng và với người sử dụng hệ thống là nhân viên quản lý của cửa hàng.
Các yêu cầu người dùng:
- Phần mềm có giao diện phù hợp, sử dụng tiện lợi, nhanh chóng cho người sử
dụng.
- Có khả năng nhập, xuất dữ liệu cho mỗi lần nhập, xuất thiết bị kèm các bản
in phiếu xuất, nhập
- Xử lý được việc sửa dữ liệu nếu trong quá trình nhập có sai sót
- Khi người sử dụng có nhu cầu xem thông tin thì có thể xem bằng chương
trình tìm kiếm thông tin giúp việc tra cứu thông tin dễ dàng
- Có thể cho biết tình hình bán hàng (thống kê được danh sách các mặt hàng hiện
có, đã hết, còn tồn hay bán chạy nhất…) qua việc thống kê các phiếu nhập,
xuất theo tháng, quý, năm.
1. Chiến lược điều tra:

- Các nguồn thông tin điều tra: tham khảo từ sách báo, tài liệu và tham khảo
các phần mềm download từ mạng.
- Quan sát hoạt động của hệ thống cũ
- Đưa ra giải pháp tối ưu cho chủ quản
- Đặt vị trí vai trò của khách hàng (người sử dụng hệ thống) để thấy được
rõ những yêu cầu thực tế mà hệ thống cần thực hiện.
2. Chương trình có các chức năng chính:
- Quản lý xuất hàng
- Quản lý nhập hàng
- Bảo hành
- Báo cáo
PHẦN II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
1. Mô tả hình ảnh

Khu vực kho Phòng kinh doanh

Khu vực bảo hành bảo

Khu vực tư vấn bán hàng

Khu vực trưng bày sản phẩm

Khu vực trưng bày sản phẩm

Hình 1
2. Mô tả bằng lời
Cửa hàng sẽ nhập hàng từ nhà cung cấp.Khi có nhu cầu nhập hàng cửa hàng sẽ nhận
được các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp.Thông tin
về thiết bị muốn nhập gồm có:xuất xứ,cách tháo lắp ,bảo dưỡng ,giá…Nếu cửa hàng
có nhu cầu muốn nhập các loại thiết bị này của hàng phải gửi đơn đặt hàng đến cho
nhà cung cấp.Sau đó tiến hành làm báo giá các loại thiết bị cho khách hàng. Nhà
cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của khách hàng bằng việc giao hàng cho của
hàng theo đơn đặt hàng,và có kèm theo hoá đơn thanh toán. Cửa hàng nhập thiết bị
thông qua biên lai thanh toán tiền và phiếu nhập. Sau đó sẽ ghi vào sổ nhập kho.
Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu đến cửa hàng cửa hàng sẽ gửi
bảng báo giá thiết bị cho khách. Nếu khách hàng đồng ý mua thiết bị nào thì viết đơn
đặt hàng với cửa hàng và cửa hàng sẽ kiểm tra xem thiết bị mà khách yêu cầu nếu
còn sẽ giao hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán kèm theo biên bản giao hàng
(kèm phiếu bảo hành) .Sau đó ghi vào sổ xuất hàng. Khi khách hàng có yêu cầu về
bảo hành thiết bị đã mua ở cửa hàng .Cửa hàng sẽ đồng ý yêu cầu bảo hành thiết bị
của khách và sẽ ghi một biên lai nhận thiết bị giao cho khách.Bộ phận bảo hành sẽ
tiến hành kiểm tra ,sửa chữa và gửi lại cho khách và sẽ kèm theo một hoá đơn thanh
toán bảo hành (Nếu thiết bị đã quá thời gian bảo hành).Các thông tin về việc bảo
hành thiết bị sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành. Sau mỗi thời gian nhất định bộ phận
bán hàng sẽ tổng hợp lại tình hình mua bán của cửa hàng để báo cáo cho chủ cửa
hàng.Chủ cửa hàng là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp.
 3. Các loại hồ sơ
a, Bảng giá
STT Mã Phân loại Thông số Số lượng Giá Bảo hành
(cái) (đồng) (tháng)
1 xxx Laptop xxxxx xxxx xxxx x
2 xxx Linh kiện xxxxx xxxx xxxx x
3 xxx Ổ cứng xxxxx xxxx xxxx x
4 xxx Thiết bị xxxxx xxxx xxxx x
mạng
Bảng 1

b, Phiếu thanh toán

Mã sản Mã nhân Ngày Tên sản Số Thời Thời Thành
phẩm viên lập: phẩm lượng gian bán gian bảo tiền
hành

Bảng 2
c, Sổ nhập hàng
Từ ngày Đến Mã Tên sản Thành Ghi chú
ngày phẩm tiền

Bảng 3

d, Sổ xuất hàng
Đến Tên sản Thành
Từ ngày Mã Ghi chú
ngày phẩm tiền

Bảng 4
 3.1 Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ

Nhập vào kho và ghi vào sổ Số nhập kho Hs dữ liệu

nhập kho Thủ kho Tác nhân
Thanh toán hoá đơn nhập thiết Nhà cung cấp Tác nhân
bị Bộ phận kế toán Tác nhân
Phiếu nhập hàng (kiêm hoá đơn Hs dữ liệu
thanh toán)
Lập bảng báo giá Bộ phận bán hàng Tác nhân
Bảng báo giá Hs dữ liệu
Phiếu nhập hàng Hs dữ liệu
Tiếp nhận yêu cầu của khách Bộ phận bán hàng Tác nhân
hàng gửi bảng báo giá cho Bảng báo giá Hs dữ liệu
khách hàng
Nhận đơn đặt hàng của khách Đơn đặt hàng của khách Hs dữ liệu
Bộ phận bán hàng Tác nhân
Kiểm tra hàng trong kho Bộ phận nhập hàng Tác nhân
Số nhập kho Hs dữ liệu
Số xuất kho Hs dữ liệu
Lập phiếu xuất hàng Phiếu giao hàng Hs dữ liệu
Phiếu xuất hàng Hs dữ liệu
Phiếu bảo hành Hs dữ lệu
Bộ phận bán hàng Tác nhân
Ghi vào sổ xuất hàng Số xuất kho Hs dữ liệu
Thanh toán hoá đơn xuất hàng Bộ phận kế toán Tác nhân
Phiếu giao hàng (kiêm hoá đơn Hs dữ liệu
xuất hàng)
Bảng 5
3.2 Thiết lập biểu đồ mức ngữ cảnh Yêu cầu mua hàng

Y/c bảo hành

Khách hàng Nhà cung cấp

Gửi đơn đặt hàng Y/c nhập hàng

Hệ Chủ
thống
cửaquản
hàng
Bảng báo giá Thông tin thiết bị
lý mua bán thiết
Bảo hành
bị máy tính Cung cấp hàng

Y/c thanh toán

Y/c báo cáo

Bá
o

Chỉ đạo
cá

Hình 2

3.3 Mô tả tương tác

+ Nhà cung cấp : Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thiết bị nhà cung cấp sẽ gửi thông
tin thiết bị cho cửa hàng .Cửa hàng xem thông tin về các thiết bị và gửi đơn đặt
hàng cho nhà cung cấp .Nhà cung cấp sẽ đáp ứng yêu cầu và cung cấp thiết bị.
+ Khách hàng : Có yêu cầu mua hàng sẽ được cửa hàng gửi bảng báo giá các thiết
bị.Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng và cửa hàng sẽ giao hàng cho khách kèm theo
phiếu bảo hành .Khi khách hàng muốn bảo hành cửa hàng sẽ viết biên lai nhận thiết
bị và khách hàng sẽ nhận được biên lai trả thiết bị khi bảo hành xong .
+ Chủ cửa hàng : Là người quyết định việc nhập hàng từ nhà cung cấp và là người
đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán hàng của cửa hàng.quyết định việc
nhập hàng từ nhà cung cấp và là người đưa ra yêu cầu báo cáo về tình hình mua bán
hàng của cửa hàng
3.4 Mô hình hóa chức năng
1. Biểu đồ phân rã chức năng (BFD)
a. Khái niệm: BFD là biểu đồ phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống từtổng
thể đến chi tiết, mỗi chức năng có thể có một hoặc nhiều chức năng con, tất cả được thể
hiện trong một khung của biểu đồ.
b. Ý nghĩa của BFD:
Tiếp cận thông tin về mặt logic nhằm làm rỏ chức năng của hệ thống.
Phân biệt các chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống thông tin.
c. Hạn chế của BFD: BFD không có tính động, nó chỉ cho thấy các chức năng mà
không thể hiện trình tự xử lý của các chức năng đó cũng như là sự trao đổi thông tin
giữa các thông tin.
Biểu đồ phân rã nhóm dần các chức năng

Các chức năng chi tiết (lá) Nhóm lần 1 Nhóm lần 2
1. Viết phiếu yêu cầu nhập
2. Gửi đơn đặt hàng
3. Kiểm tra hàng
Nhập hàng
4. Lập phiếu nhập
5. Nhập kho
6. Thanh toán
7. Lập báo giá
8. Nhận đơn đặt hàng
Bán thiết bị máy tính
9. Kiểm tra hàng trong kho Bán hàng
10. Giao hàng
11. Thanh toán
12. Lập biên lai nhận thiết bị
13. Lập biên lai trả thiết bị
14. Ghi sổ bảo hành Bảo hành
15. Lập phiếu thanh toán bảo
16.Lập báo cáo
Bảng 6
 4. Phân rã chức năng:
4.1 Sơ đồ phân rã chức năng

Quản lý bán thiết bị của công ty máy tính

2.Bán hàng
1.Nhập hàng 3.Bảo hành 4. Báo cáo

2.1 Lập báo giá

Viết phiếu yêu cầu nhập 3.1 Lập biên lai 4.1 Lập báo
nhận thiết bị cáo
Gửi đơn đặt hàng
2.2 Nhận đơn đặt hàng
3.2 Lập biên lai
trả thiết bị
2.3 Kiểm tra hàng trong
1.3 Kiểm tra hàng kho 3.3 Ghi sổ bảo
hành

2.4 Giao hàng

1.4 Lập phiếu nhập
3.4 Lập phiếu
thanh toán bảo
2.5 Thanh toán
1.5 Nhập kho

1.6 Thanh toán

Hình 3
4.2 Mô tả chi tiết các chức năng lá
1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập: Chức năng này thực hiện khi cửa hàng có nhu
cầu nhập thiết bị thì phải viết phiếu yêu cầu nhập cho chủ cửa hàng để chủ cửa
hàng thông qua việc nhập thiết bị.
1.2 Gửi đơn đặt thiết bị: Khi cửa hàng đã đồng ý nhập thiết bị thì sẽ gửi đơn
đặt các loại thiết bị cần nhập gửi cho nhà cung cấp.
1.3 Kiểm tra hàng: Khi nhà cung cấp mang hàng đã đặt mua đến thì cửa
hàng sẽ phải kiểm tra hàng do nha cung cầp mang đến xem có đúng như
trong đơn đặt hàng không.
1.4 Lập phiếu nhập: Chức năng này được thực hiện sau khi đã kiểm tra
hàng nhập xong thì cửa hàng sẽ lập phiếu nhập hàng.
1.5 Nhập kho: Chức năng này thực hiện sau khi lập phiếu nhập thì cửa hàng sẽ
nhập hàng vào kho và thông tin nhập kho sẽ lưu vào sổ nhập kho.
1.6 Thanh toán: Cửa hàng sẽ căn cứ vào phiếu nhập để làm hoá đơn thanh
toán cho nhà cung cấp.
2.1 Lập báo giá: Cửa hàng sẽ lập bảng báo giá các mặt hàng có trong cửa hàng
để phục vụ cho khách hàng khi có yêu cầu mua hàng.
2.2 Nhận đơn đặt hàng: Khi khách có yêu cầu mua hang trong cửa hàng thì
sẽ gửi đơn đặt hàng tới cửa hàng và cửa hàng sẽ tiếp nhận những đơn đó.
2.3 Kiểm tra hàng trong kho:Chức năng này thực hiện khi cửa hàng nhận
được đơn đặt hàng của khách thi sẽ kiểm tra xem trong kho còn những mặt
hàng mà khách yêu cầu không.
2.4 Giao hàng: Chức năng này thực hiện khi việc kiểm tra hnàg trong kho đã
thực hiện xong mặt hàng mà khách muốn mua vẫn còn thì cửa hàng sẽ giao
hàng cho khách.Và sẽ cập nhật vào sổ xuất hàng
2.5 Thanh toán: Khi giao hàng cho khách thì cửa hàng sẽ viết phiếu thanh
toán cho khách và có kèm theo phiếu bảo hành.
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị: Khi có vấn đề gì về hàng đã bán cho khách
thì khách hàng sẽ yêu cầu cửa hàng bảo hành và cửa hàng sẽ viết biên lai
nhận hàng bảo hành cho khách.
 3.2 Lập biên lai trả thiết bị: Khi bảo hành đã thực hiện xong thì cửa hàng
sẽ viết biên lai trả thiết bị cho khách.
3.3 Ghi sổ bảo hành: Thông tin về các loại hàng được bảo hành sẽ được cửa
hàng ghi vào sổ bảo hành.
3.4 Lập phiếu thanh toán bảo hành: Chức năng này được thực hiện khi khách
hàng có yêucầu bảo hành mà phiếu bảo hành đã hết hạn.Thì khách hàng sẽ
nhận được một phiếu thanh toán bảo hành.
4.1 Lập báo cáo: Chủ cửa hàng sẽ yêu cầu các bộ phận trong cửa hang lập báo
cáo về tình hình trong cửa hàng ,hàng nhập, hàng bán ,tồn kho,bảo hành…

Liệt kê các hồ sơ sử dụng:

STT Kí hiệu Tên hồ sơ

1 d1 Bảng thông tin chi tiết các thiết bị
2 d2 Đơn đặt hàng
3 d3 Phiếu nhập hàng
4 d4 Sổ nhập kho
5 d5 Bảng báo giá
6 d6 Phiếu xuất hàng
7 d7 Phiếu giao hàng
8 d8 Biên lai nhận thiết bị
9 d9 Biên lai trả thiết bị
10 d10 Sổ bảo hành
11 d11 Hoá đơn bảo hành
12 d12 Báo cáo
13 d13 Sổ xuất kho
Bảng 7
 5. Ma trận thực thể chức năng
Các thực thể
D1 Bảng thông tin chi tiết
các thiết bị
D2 Đơn đặt hàng
D3 Phiếu nhập hàng
D4 Sổ nhập kho
D5 Bảng báo giá
D6 Phiếu xuất hàng
D7 Phiếu giao hàng
D8 Biên lai nhận thiết bị
D9 Biên lai trả thiết bị
D10 Sổ bảo hành
D11 Hoá đơn bảo hành
D12 Báo cáo
D13 Sổ xuất kho
Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13
1.1 Viết phiếu yêu cầu nhập R
1.2 Gửi đơn đặt hàng C
1.3 Kiểm tra hàng R
1.4 Lập phiếu nhập R C
1.5 Nhập kho U
1.6 Thanh toán R R
1.Nhập hàng R U U U
2.1 Lập báo giá R U
2.2 Nhận đơn đặt hàng R
2.3 Kiểm tra hàng trong kho R
2.4 Giao hàng C C R
2.5 Thanh toán R R U
2.Bán hàng R R U C U
3.1 Lập biên lai nhận thiết bị R C U
3.2 Lập biên lai trả thiết bị C
3.3 Ghi sổ bảo hành U
3.4 Lập phiếu thanh toán bảo C
3.Bảo hành R C C U C
4.1 Lập báo cáo C R
4. Báo cáo R R C R

Bảng 8
 6. Biểu đồ phân luồng dữ liệu

a, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 0

Đơn đặt hàng

Thông tin thiết bị

Y/C nhập hàng 1.0
NHẬP HÀNG
Thông tin thiết bị Đơn đặt hàng
NCC

Hóa đơn thanh toán

Phiếu nhập hàng

Sổ nhập kho

Phiếu giao hàng Bảng báo giá

2.0 Phiếu xuất hàng

BÁN HÀNG
KHÁCH HÀNG Y/C mua hàng
Sổ xuất kho
Bảng báo giá
Biên lai nhận bảo hành
Biên lai trả bảo hành

3.0
Sổ bảo hành
Y/C bảo hành BẢO HÀNH
Đáp ứng yêu cầu

Hoá đơn bảo hành

4.0
Y/C báo cáo
BÁO CÁO
CHỦ CỬA HÀNG
Báo cáo
Báo cáo

Hình 4
b, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 1 nhập hàng

.
Y/C nhập hàng
1.1

Nhà cung cấp

Viết phiếu
yêu cầu Thông tin thiết bị
Thông tin thiết bị nhập

1.2

Gửi đơn đặt

hàng
Đơn đặt hàng

1.3

Kiểm tra
hàng

Phiếu nhập hàng

1.4

Lập phiếu
nhập

1.1
Sổ nhập kho

Nhập kho

1.1
Hóa đơn thanh tóan

Thanh toán

Hình 5
c, Biểu đồ phân luồng dữ liệu mức 2 bán hàng

2.1
Bảng báo giá Phiếu nhập hàng

Lập báo giá

2.2
Số nhập kho
Y/C mua hàng
Nhận đơn hàng
Khách hàng

2.3 Số xuất kho

Kiểm tra hàng trong kho Phiếu xuất hàng

Bảng báo giá

2.4

Phiếu giao hàng

Giao hàng cho khách Giao hàng

Thanh toán tiền

2.5

Thanh toán

Hình 6
d, Biểu đồ tiến trình 3 bảo hành

Y/C bảo hành

Khách hàng 3.1 Biên lai nhận bảo hành

Đáp ứng nhu cầuLập biên lai nhân thiết bị

Phiếu giao hàng

3.2
Biên lại trả bảo hành
Lập biên lai trả thiết bị

3.3
Sổ bảo hành

Ghi sổ bảo hành

3.4

Lập phiếu thanh toán bảo hành Hóa đơn bảo hành

Hình 7
e, Biểu đồ tiến trình 4 báo cáo
.
Y/C báo cáo
Chủ cửa hàng Phiếu xuất hàng
4.0
Báo cáo

. Báo cáo
Số nhập kho Báo cáo

Phiếu nhập hàng Số xuất kho

Hình 8

7. Mô hình khái niệm dữ liệu: mô hình E-R

a. Liệt kê, chính xác, chọn lọc thông tin
b. BẢNG PHÂN LOẠI 1 c. SỔ GHI NHẬP KHO 1
Tên sản phẩm Ngày nhập hàng
Giá Mã sản phẩm
Loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Số lượng Tên sản phẩm √
Giờ nhập hàng
Ghi chú √

a. HOÁ ĐƠN (phiếu 1 b. SỐ GHI XUẤT 1

thanh toán) KHO
Số hoá đơn Ngày xuất kho
Số lượng sản phẩm Mã sản phẩm √
(tên) loại sản phẩm √ Số lượng sản phẩm √
Ngày, giờ nhập kho √ (tên) loại sản phẩm
Ngày, giờ xuất kho √ Giờ xuất kho √
Thành tiền √
Bảng 9
Chú thích: √ - đánh dấy mục tin được loại/ chọn ở bước I (1,2,3)
b. Xác định thực thể & thuộc tính.

Tên sản phẩm => LOẠI SẢN PHẨM (tên loại sản phẩm, số lượng, đơn giá)
Số hoá đơn => HOÁ ĐƠN (số hoá đơn), số sản phẩm => SẢN PHẨM (số sản
phẩm)

a. BẢNG PHÂN 2 b. HOÁ ĐƠN 2

LOẠI (Phiếu thanh
Bảng
thuộc tính toán)
còn lại sau Tên loại sản phẩm √ Số hoá đơn
bước 1
Giá √ Số lượng sản phẩm √
Số lượng √
c. SỔ GHI d. SỔ GHI XUẤT
NHẬP KHO KHO
Ngày nhập kho Ngày xuất kho
Mã sản phẩm √ Giờ xuất kho
Giờ nhập kho
Bảng 10
Động từ: Nhập kho, xuất kho (về phía khách)  (Nhận), thanh
toán(trả)
<GHI>: cái gì? HOÁ ĐƠN <THANH TOÁN>: cái gì? HOÁ ĐƠN
Cho cái gì? SẢN PHẨM cho cái gì? SẢN PHẨM
Khi nào? ngày nhập khi nào? Ngày xuất
Giờ nhập Giờ xuất
Bằng cách nào? Số hoá đơn
Bao nhiêu? Tổng tiền
 c. Vẽ biểu đồ và rút gọn

Ngày nhập Giờ nhập

NHẬP
Số lượng sp
Mã

HOÁ ĐƠN SẢN PHẨM

Số hoá đơn THUỘC

Ngày xuất

LOẠI SP
HOÁ ĐƠN
Tên loại sp

Giờ xuất
Số lượng
Thành tiền Đơn giá

Hình 9

7.1 Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ

a. Biểu diễn các thực thể

HOÁ ĐƠN  HOÁ ĐƠN (số hoá đơn) (1)

SẢN PHẨM  SẢN PHẨM (số sản phẩm) (2)

LOẠI SP  LOẠI SẢN PHẨM (tên loại, số lượng, giá)

(3)
b. Biểu diễn các mối quan hệ

GHI  NHẬP KHO (mã, số lượng sản phẩm, ngày nhập, giờ
nhập)

H.ĐƠN
 XUÂT KHO (số hoá đơn, mã, số lượng sản
phẩm, ngày xuất, giờ xuất)

THUỘC  SẢN PHẨM (số lượng sản phẩm, tên loại)

c. Chuẩn hoá: Tất cả là chuẩn 3, không cần chuẩn

hoá d. Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu

4, NHẬP KHO
1, SẢN PHẨM
# mã sp # mã sp
# số lượng sản phẩm

5, XUẤT KHO
2, SẢN PHẨM 3, PHÂN LOẠI SẢN PHẨM
# Mã hoá đơn Số lượng sản # Mã loại
#mã sản phẩm Tên loại
phẩm

Hình 10