Professional Documents
Culture Documents
SYSTEM (MIS)
-Đắt
Việc cài đặt một hệ thống thông tin quản lý có thể tốn kém đối với một công
ty. Công nghệ thông tin — mặc dù ngày nay rẻ hơn những năm trước — có
thể gây ra một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt là đối với các tổ chức lớn
hơn.
-Bảo trì
Các công ty có thể cần thuê các cá nhân bảo trì để giúp giữ cho hệ thống
thông tin điện tử hoạt động trơn tru. Những cá nhân này thường cần kinh
nghiệm về các chức năng khoa học máy tính và các chủ đề kinh doanh
khác.
Hệ thống thông tin quản lý có khả năng trở nên kém hiệu quả trong hoạt
động của công ty. Như với tất cả các hệ thống máy tính, hệ thống thông tin
quản lý chỉ tốt khi lập trình viên. Việc thu thập thông tin không quan trọng
hoặc không thiết yếu có thể trì hoãn các quyết định kinh doanh vì người
quản lý phải yêu cầu thêm đầu vào. Dành quá nhiều thời gian để lập trình lại
hoặc sửa chữa các vấn đề cũng có thể làm tăng thời gian dành cho quá trình
ra quyết định. Các chủ doanh nghiệp và người quản lý cũng có thể cần được
đào tạo sâu rộng về các hệ thống mới, tạo ra một lộ trình học tập mà hy
vọng sẽ giảm dần theo thời gian.
3. QUY TẮC:
- Nguyên tắc 1: Nhận biết (và quản lý) sự phức tạp: Các tổ chức là
môi trường rất phức tạp để đưa ra các giải pháp cụ thể. Như đã trình
bày ở trên, có rất nhiều thách thức cần vượt qua khi lập kế hoạch và
thực hiện các dự án quản lý thông tin.
- Nguyên tắc 2: tập trung vào việc áp dụng: Hệ thống quản lý thông
tin chỉ thành công nếu chúng thực sự được sử dụng bởi nhân viên, và
chỉ tập trung vào việc cài đặt phần mềm một cách tập trung là chưa
đủ.Trong thực tế, hầu hết các hệ thống quản lý thông tin cần sự tham
gia tích cực của nhân viên trong toàn tổ chức.
- Nguyên tắc 3: Mang lại lợi ích hữu hình & hữu hình: Chỉ cải thiện
việc quản lý thông tin 'hậu trường' là chưa đủ. Mặc dù điều này sẽ
mang lại lợi ích thực sự, nhưng nó sẽ không thúc đẩy những thay đổi
văn hóa bắt buộc hoặc hỗ trợ việc đạt được sự chấp nhận của nhân viên
- Nguyên tắc 4: ưu tiên theo nhu cầu kinh doanh: Trong khi một số tổ
chức cố gắng ưu tiên các dự án theo 'tính đơn giản' của công nghệ được
triển khai, thì đây không phải là một cách tiếp cận có ý nghĩa. Đặc biệt,
điều này thường không mang lại lợi ích ngắn hạn hữu hình và có thể
nhìn thấy được
- Nguyên tắc 5: Hành trình ngàn bước: Không có ứng dụng hoặc dự
án duy nhất sẽ giải quyết và giải quyết tất cả các vấn đề về quản lý
thông tin của một tổ chức.Nơi các tổ chức tìm kiếm các giải pháp như
vậy, các kế hoạch chiến lược lớn và tốn kém được phát triển.
- Nguyên tắc 6: Cung cấp khả năng lãnh đạo mạnh mẽ: Quản lý
thông tin thành công là về thay đổi tổ chức và văn hóa, và điều này chỉ
có thể đạt được thông qua sự lãnh đạo mạnh mẽ.
- Nguyên tắc 7: Giảm thiểu rủi ro: Do sự phức tạp vốn có của môi
trường bên trong các tổ chức (nguyên tắc 1), có nhiều rủi ro trong việc
thực hiện các giải pháp quản lý thông tin.
- Nguyên tắc 8: Giao tiếp rộng rãi: Thông tin liên lạc rộng rãi từ nhóm
dự án (và các nhà tài trợ dự án) là rất quan trọng cho một sáng kiến
quản lý thông tin thành công. Giao tiếp này đảm bảo rằng nhân viên
hiểu rõ về dự án và những lợi ích mà dự án sẽ mang lại. Đây là điều
kiện tiên quyết để đạt được mức độ chấp nhận cần thiết.
- Nguyên tắc 9: Cố gắng đạt được trải nghiệm nhân viên kỹ thuật số
liền mạch (DEX) : Nhân viên không hiểu hệ thống. Khi được trình bày
với sáu hệ thống thông tin khác nhau, mỗi hệ thống chứa 1/6 thứ họ
muốn, họ thường dựa vào một tờ giấy để thay thế (hoặc hỏi người bên
cạnh). Việc đào tạo nhân viên về mục đích và sử dụng một bộ hệ thống
thông tin khác nhau là rất khó và nói chung là không có kết quả.
4. QUY TRÌNH:
1. Quy trình quản lý công nợ:
Quy trình quản lý công nợ chặt chẽ giúp duy trì tài chính doanh nghiệp
lành mạnh, tăng khả năng thanh toán và uy tín của doanh nghiệp trên thị
trường.
Công nợ bao gồm công nợ phải thu và công nợ phải trả. Các tài khoản
phải trả bao gồm tất cả mọi thứ mà doanh nghiệp của bạn nợ các chủ nợ.
Tài khoản phải trả liên quan đến việc xử lý các khoản nợ của doanh
nghiệp của bạn. Ngược lại, các khoản phải thu đề cập đến số tiền người
khác nợ doanh nghiệp của bạn, tức là những khách hàng chưa thanh toán
tiền cho hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn.
Quản lý công nợ phải thu là việc kết hợp tất cả các biện pháp nhằm đảm
bảo khách hàng thanh toán hóa đơn của họ. Quản lý khoản phải thu tốt
giúp ngăn ngừa thanh toán quá hạn hoặc không thanh toán. Do đó, đây là
cách nhanh chóng và hiệu quả để củng cố vị thế tài chính hoặc thanh
khoản của công ty.
Tài khoản phải trả là một nghĩa vụ nợ của doanh nghiệp còn Tài khoản
phải thu là tài sản quan trọng đối với một công ty. Điều này làm cho việc
quản lý hiệu quả và có trách nhiệm là rất quan trọng, vì nó giúp duy trì
tình hình tài chính lành mạnh, tăng khả năng thanh toán các khoản nợ của
bạn.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý công nợ khoa học và
hợp lý. Quá trình này gồm cacs bước tuần tự giúp các khoản phải thu có
thể truy nguyên và quản lý được công nợ của doanh nghiệp.
5.CHÍNH SÁCH:
Nhà quản lý MIS cần tổ chức, sắp xếp thông tin một cách rõ ràng, phù
hợp và thân thiện với người sử dụng thông qua việc xây dựng các giao
diện, ứng dụng đơn giản và mẫu bảng biểu, đồ thị. Ngoài ra, nhà quản lý
cũng cần phải thích ứng với sự thay đổi của người dùng, phù hợp với
yêu cầu, kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh cùng với sự sẵn
có của các nguồn dữ liệu mới
1. NỀN TẢNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
Trình bày những khái niệm, kiến thức cơ bản nhất về hệ thống thông tin,
vai trò quan trọng của hệ thống thông tin trong các doanh nghiệp. Sự cần
thiết đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong các hoạt động quản lý,
sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp.
6. SỰ HƯỚNG DẪN:
Hệ thống thông tin quản lí là một tập hợp các hệ thống và qui trình
thu thập dữ liệu từ một loạt các nguồn, dịch lại và trình bày ở định
dạng có thể đọc được. Các nhà quản lí sử dụng MIS để tạo các báo cáo
cung cấp cho họ tổng quan, toàn diện về tất cả thông tin họ cần để đưa ra
quyết định từ chi tiết nhỏ nhặt hàng ngày đến chiến lược cấp cao nhất.
làm cho việc ra quyết định của nhà quản lí trở nên hiệu quả và năng suất
hơn. Bằng cách tổng hợp thông tin từ một loạt các nguồn vào một cơ
sở dữ liệu duy nhất và trình bày thông tin theo định dạng logic, hệ
thống thông tin quản lí có thể cung cấp cho người quản lí mọi thứ họ
cần để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện phân tích chuyên sâu
về các vấn đề vận hành.
Một hệ thống thông tin quản lí có thể được phát triển để thu thập gần
như bất kì loại quản lí thông tin nào được yêu cầu. Chúng có thể xem
xét những dữ liệu tài chính như doanh thu hay chi phí hàng ngày trong
nháy mắt và gán chúng cho các bộ phận hoặc nhóm cụ thể.
Các chỉ số hiệu suất như tính kịp thời của các dự án hoặc chất lượng
sản phẩm ra khỏi dây chuyền lắp ráp có thể giúp các nhà quản lí xác
định chính xác các khu vực cần cải thiện. Nhân viên có thể quản lí lịch
trình cho ca làm việc, giao hàng đến và đi từ bất kì nơi nào có sử dụng.
7. ỨNG DỤNG:
-Việc sử dụng hệ thống thông tin ( MIS) trong mô hình kinh doanh đa
cấp (MLM) là sử dụng một hệ thống phục vụ cho việc quản lí. Nó sẽ tạo
ra các báo cáo tóm tắt về hiệu quả công việc, số lượng sản phẩm, năng suất
và doanh thu của doanh nghiệp. Từ đó, giúp cho việc quản lí doanh nghiệp
dễ dàng và hiệu quả hơn.
+ Định hướng của MIS trong MLM: MIS tổng hợp các thông tin về sản
phẩm, nhà phân phối và người tiêu dùng để phục vụ cho doanh nghiệp trong
các giai đoạn lập kế hoạch , thực hiện kế hoạch, và kiểm soát việc thực hiện
kế hoạch phân phối hàng hoá, tiềm kiếm nguồn khách hàng, tổng hợp doanh
thu và chia hoa hồng. MIS còn giúp kiểm soát hiệu quả sử dụng các tài
nguyên của doanh nghiệp MLM như tiền, sản phẩm, thông tin, thời gian,
nguồn khách hàng. Trong doanh nghiệp MLM, việc sử dụng hệ thống
thông tin (MIS) tạo ra sự gắn kết các giao dịch theo dòng tiền của doanh
nghiệp, quản lí khả năng tài chính và đưa ra báo cáo chi tiết về lợi
nhuận. Từ đó, phân tích chính xác doanh thu bán hàng và đưa ra các
giải pháp cải thiện hiệu quả.
+ Người quản lý có thể điều phối và đưa ra quyết định từ xa một cách dễ
dàng hơn.
*Một số lợi ích khác mà MIS đem lại:
Phần mềm được xây dựng cho hai ngôn ngữ Tiếng Anh - Tiếng Việt vận
hành song song nhau nhằm phục vụ cho các nhà quản lý là người nước ngoài
cũng có thể nắm bắt và theo dõi được thông tin.
Khác với các hệ thống khác, điều đặc biệt của phần mềm này là các báo cáo
được xây dựng rất chi tiết và kỹ lưỡng. Hơn 30 báo cáo là hơn 30 công thức
khác nhau, được tính toán cẩn thận để đưa ra được con số chính xác nhất.
Các báo cáo được thể hiện theo nhiều dạng khác nhau: Dạng biểu đồ, Dạng
bảng rất trực quan và được xuất ra file excel hoặc pdf để phục vụ cho việc in
ấn.
Giám đốc Trung tâm REACH nhận định: Quả thực đây là một sự thành công,
thành công ở việc lựa chọn nhà cung cấp, thành công ở việc lựa chọn công
nghệ. Đến nay, chúng tôi đã có phần mềm đáp ứng được đúng nhu cầu sử
dụng. Thay vì trước đây phải làm bằng excel rất vất vả và hay sai sót, nhầm
lẫn, nay chúng tôi đã có thể lọc ra các báo cáo chính xác và rất linh hoạt.
Điều đặc biệt hơn, phần mềm này giúp giảm thiểu được công sức nhân lực
một cách tối đa. Chúng tôi không còn phải mất công đào tạo nhiều mỗi khi có
nhân sự mới mà chỉ cần bấm một vài thao tác đã cho ra một báo cáo hoàn
chỉnh. Phần mềm với độ bảo mật cao, dữ liệu được tập trung duy nhất trên
máy chủ, tránh cho việc mất mát giấy tờ, tài liệu là điều chúng tôi rất hài
lòng.
Có thể nói, phần mềm MIS đã đem lại hiệu quả cao cho REACH trong việc
quản lý. Nhờ hiệu quả mang lại này, nhà tài trợ của REACH đã đánh giá cao
và đồng ý chọn phần mềm này để đưa vào sử dụng toàn cầu. Sắp tới, REACH
và LIVA sẽ tiếp tục hợp tác để nâng cấp và hoàn thiện phần mềm MIS để trở
thành công cụ quản lý hoàn hảo.
9. KẾT QUẢ:
Hệ thống thông tin là một hệ thống làm vật trung gian giữa các công ty,
doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống nằm ở trung tâm
của doanh nghiệp, giúp quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một
cách thuận lợi nhất.Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thành công việc nhanh chóng,
hiệu quả .
-Hệ thống thông tin giúp doanh nghiệp điều hành hiệu quả hơn, cắt giảm
chi phí làm giảm giá thành, từ đó giúp tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm
được bán ra. Hệ thống thông tin cũng giúp rút ngắn và liên kết khoảng cách
giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp.
-Một hệ thống thông tin đầy đủ sẽ giúp cho các nhà quản trị của doanh
nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính…
của doanh nghiệp, từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp,
đúng đắn và có hiệu quả.
- Hệ thống thông tin cho phép lưu trữ một khối lượng lớn thông tin cần
thiết như thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, thông tin về sản phẩm, giá
bán, nhãn mác, chi phí,… giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động
kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian.
Có thể nói, hệ thống thông tin chính là một công cụ đắc lực, là cánh tay
phải giúp các danh nghiệp phát triển, tạo ra giá trị thương hiệu và vị thế cạnh
tranh tối ưu trên thị trường không chỉ ở Việt Nam mà còn ở các thị trường
quốc tế. Chính vì thế, nó đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với
mỗi doanh nghiệp.
5. Mis là tên viết tắt của hệ thống thông tin nào sau đây?
A. Trợ giúp lãnh đạo
B. Trợ giúp giao dịch
C. Xử lý giao dịch
D. Quản lý
6. Yếu tố nào sau đây phải có trong hệ thống thông tin quản lý
A. Máy tính
B. Phần mền
C. Chuẩn
D. Cả 3 ý trên
7. Vai trò của hệ thống thông tin quản lý đối với mục tiêu của tổ chức là ?
A. Phương tiện để hoạch định mục tiêu
B. Phương tiện phản ánh kết quả thực hiện mục tiêu
C. Phương tiện phổ biến mục tiêu
D. Cả 3 đáp án trên đều đúng
8. Trong hệ thống thông tin quản lý, tri thức kinh doanh – Business
Intelligent được hiểu là gì?
A. Những dữ kiện , thông tin, sự mô tả, hay kỹ năng có được nhờ trải
nghiệm thực tế kinh doanh hay thông qua giáo dục
B. Hiểu biết của doanh nghiệp về khách hàng, các đối thủ, các đối tác,
… trưởng kinh doanh