Q7 -4 : CRM, ERP, và EAI hỗ trợ quy trình doanh

nghiệp như thế nào?

Các hệ thống doanh nghiệp như trong Hình 7-7 không khả thi cho đến khi các
công nghệ mạng, truyền thông dữ liệu và cơ sở dữ liệu đạt đến mức đủ năng lực
và trưởng thành vào cuối năm những năm 1980 và đầu những năm 1990. Vào
thời điểm đó, nhiều tổ chức bắt đầu phát triển hệ thống doanh nghiệp.

Nhu cầu về Kỹ thuật Quy trình kinh doanh

Khi họ làm như vậy, các tổ chức nhận ra rằng các quy trình kinh doanh hiện tại
của họ cần phải thay đổi. Một phần, họ cần thay đổi để sử dụng cơ sở dữ liệu
được chia sẻ và sử dụng các biểu mẫu dựa trên máy tính mới và các báo cáo.
Tuy nhiên, một lý do thậm chí còn quan trọng hơn để thay đổi quy trình kinh
doanh là dữ liệu tích hợp và hệ thống doanh nghiệp cung cấp tiềm năng cải tiến
đáng kể trong chất lượng quy trình. Những điều mà trước đây là không thể giờ
đây đã trở nên khả thi. Sử dụng Porter’s ngôn ngữ (Chương 3, trang 119), các
hệ thống doanh nghiệp cho phép tạo ra các liên kết hiệu quả giữa các chuỗi giá
trị.

Ví dụ:  Khi bệnh viện sử dụng hệ thống dựa trên giấy tờ, nhà bếp sẽ chuẩn bị
bữa ăn cho tất cả những ai đã từng là bệnh nhân tại bệnh viện vào nửa đêm hôm
trước. Không thể lấy dữ liệu về số lượng người ra viện cho đến nửa đêm tiếp
theo. Do đó, lượng lớn thực phẩm sẽ bị lãng phí với chi phí đáng kể.

Với hệ thống doanh nghiệp, nhà bếp có thể được thông báo về tình trạng bệnh
nhân xuất viện khi chúng xảy ra suốt cả ngày, dẫn đến giảm đáng kể lượng thức
ăn lãng phí. Nhưng khi nào nhà bếp nên được thông báo? Ngay lập tức? Và điều
gì sẽ xảy ra nếu việc xuất viện bị hủy bỏ trước khi hoàn thành? Thông báo cho
nhà bếp việc hủy xuất viện? Rất nhiều khả năng và lựa chọn thay thế có thể tồn
tại. Vì vậy, để thiết kế hệ thống doanh nghiệp, bệnh viện cần xác định cách tốt
nhất để thay đổi các quy trình của mình để tận dụng khả năng mới. Những dự án
như vậy được gọi là tái cấu trúc quy trình kinh doanh, là hoạt động thay đổi các
quy trình kinh doanh hiện có và thiết kế các quy trình kinh doanh mới để tận
dụng lợi thế của hệ thống thông tin mới.

Thật không may, việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh rất khó khăn, chậm chạp
và cực kỳ tốn kém. Các nhà phân tích kinh doanh cần phỏng vấn các nhân sự
chủ chốt trong toàn bộ tổ chức để xác định cách tốt nhất để sử dụng công nghệ
mới. Vì sự phức tạp liên quan, các dự án như vậy đòi hỏi trình độ cao, kỹ năng
đắt tiền và thời gian đáng kể. Nhiều dự án ban đầu bị đình trệ khi sự khổng lồ
của dự án trở nên rõ ràng hơn. Điều này đã gây ra hậu quả tai hại cho một số tổ
chức có hệ thống được triển khai một phần. Nhân viên sẽ không biết họ đang sử
dụng hệ thống mới, hệ thống cũ hay một số phiên bản hack của cả hai.

Giai đoạn này được thiết lập cho sự xuất hiện của các giải pháp ứng dụng doanh
nghiệp, mà chúng ta sẽ thảo luận tiếp theo.

Sự xuất hiện của các giải pháp ứng dụng doanh nghiệp

Khi lợi ích về chất lượng quy trình của các hệ thống trong toàn doanh nghiệp trở
nên rõ ràng, hầu hết các tổ chức vẫn đang phát triển các ứng dụng nội bộ của
họ. Vào thời điểm đó, các tổ chức nhận thấy nhu cầu của họ "quá độc đáo" để
được thỏa mãn bởi các ứng dụng không có sẵn hoặc đã thay đổi. Tuy nhiên, khi
các ứng dụng ngày càng phức tạp thì chi phí phát triển nội bộ trở nên không khả
thi. Như đã nêu trong Chương 4, các hệ thống được xây dựng nội bộ đắt không
chỉ vì chi phí phát triển ban đầu cao, mà còn vì nhu cầu liên tục phải điều chỉnh
các hệ thống đó với các yêu cầu thay đổi.

Vào đầu những năm 1990, khi chi phí tái cấu trúc quy trình kinh doanh đi đôi
với chi phí phát triển nội bộ, các tổ chức bắt đầu có cái nhìn cởi mở hơn về ý
tưởng cấp phép cho các ứng dụng tồn tại từ trước. “Rốt cuộc, có lẽ chúng ta
cũng không quá độc đáo.”

Một số nhà cung cấp đã tận dụng sự thay đổi thái độ này là PeopleSoft - công ty
cấp phép cho hệ thống nhân sự có năng lực và biên chế; Siebel - cấp phép cho
một hệ thống theo dõi và quản lý khách hàng tiềm năng; và SAP - cấp phép cho
sản phẩm mới, một hệ thống được gọi là quản lý nguồn lực doanh nghiệp.

Ba công ty này và cuối cùng là hàng chục công ty khác cũng như họ, cung cấp
không chỉ phần mềm và thiết kế cơ sở dữ liệu. Họ cũng đưa ra các quy trình
kinh doanh được tiêu chuẩn hóa. Các quy trình vốn có này, là các quy trình
được thiết kế trước để sử dụng các sản phẩm phần mềm, giúp tổ chức tiết kiệm
chi phí, tránh sự chậm trễ và rủi ro của việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh.
Thay vào đó, các tổ chức có thể cấp phép cho phần mềm và thu được nó - như
một phần của thỏa thuận, các quy trình được xây dựng sẵn mà các nhà cung cấp
đảm bảo rằng họ dựa trên “các phương pháp hay nhất của ngành”.

Một số phần của thỏa thuận đó là quá tốt để trở thành sự thật vì như bạn sẽ học
trong Q7-5, các quy trình vốn có hầu như không bao giờ là phù hợp hoàn hảo.
Những lời đề nghị này là quá nhiều đối với nhiều tổ chức để chống lại.Theo thời
gian, ba loại ứng dụng doanh nghiệp đã xuất hiện: quản lý quan hệ khách hàng,
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và tích hợp ứng dụng doanh nghiệp.

Quản lý quan hệ khách hàng ( Customer Relationship Management -

CRM)
Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một bộ ứng dụng, cơ sở dữ
liệu, và một tập hợp các quy trình vốn có để quản lý tất cả các tương tác
với khách hàng, từ khách hàng tiềm năng đến dịch vụ khách hàng. Mọi liên
hệ và giao dịch với khách hàng đều được ghi lại trong cơ sở dữ liệu CRM. Các
nhà cung cấp hệ thống CRM tuyên bố rằng việc sử dụng sản phẩm của họ dựa
trên trung tâm hóa khách hàng, lấy khách hàng làm trung tâm. Mặc dù thuật ngữ
đó lặp đi lặp lại về cường điệu bán hàng, nhưng nó chỉ ra bản chất và ý định của
các gói CRM.

Hình 7-8 cho thấy bốn giai đoạn của chu kỳ sống của khách hàng: tiếp thị, thu
hút khách hàng, quản lý mối quan hệ và mất mát / rời bỏ. Tiếp thị gửi thông
điệp đến thị trường mục tiêu để thu hút triển vọng của khách hàng. Khi khách
hàng tiềm năng đặt hàng, họ trở thành khách hàng cần được hỗ trợ.

Ngoài ra, các quy trình quản lý mối quan hệ làm tăng giá trị của khách hàng
hiện tại bằng cách bán cho họ nhiều sản phẩm hơn. Không thể tránh khỏi, theo
thời gian, tổ chức mất dần khách hàng. Khi điều này xảy ra, quy trình hỗ trợ sẽ
phân loại khách hàng theo giá trị và cố gắng giành lại những khách hàng có giá
trị cao.

Hình 7-9 minh họa các thành phần chính của ứng dụng CRM. Chú ý rằng các
thành phần tồn tại cho từng giai đoạn chu kỳ sống của khách hàng. Như được
hiển thị, tất cả các ứng dụng đều xử lý một cơ sở dữ liệu khách hàng chung.
Thiết kế này giúp loại bỏ dữ liệu khách hàng trùng lặp và loại bỏ khả năng dữ
liệu không nhất quán. Nó cũng có nghĩa là mỗi bộ phận biết những gì đã xảy ra
với khách hàng tại các bộ phận khác.

  Ví dụ: bộ phận hỗ trợ khách hàng sẽ không cung cấp 1.000 đô la giá trị lao
động hỗ trợ cho một khách hàng đã tạo ra doanh nghiệp trị giá 300 đô la theo
thời gian.

Tuy nhiên, nó sẽ biết lùi lại phía sau đối với những khách hàng đã tạo ra hàng
trăm đô la cho việc kinh doanh. Kết quả đối với khách hàng là họ cảm thấy như
họ đang giao dịch với một thực thể, không nhiều.

Các hệ thống CRM khác nhau về mức độ chức năng mà chúng cung cấp.
Một trong những nhiệm vụ chính khi chọn một gói CRM là để xác định các tính
năng bạn cần và tìm một gói đáp ứng tập hợp các nhu cầu đó. Bạn có thể chỉ
tham gia vào một dự án như vậy trong suốt sự nghiệp của mình.

Lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một bộ ứng dụng được gọi là mô-
đun, cơ sở dữ liệu và một tập hợp các quy trình vốn có để hợp nhất các hoạt
động kinh doanh thành một nền tảng tính toán duy nhất, nhất quán. Hệ thống
ERP là một hệ thống thông tin dựa trên công nghệ ERP. Như trong Hình 7-10,
hệ thống ERP bao gồm các chức năng của hệ thống CRM nhưng cũng kết hợp
với kế toán, các ứng dụng sản xuất, kiểm kê và nguồn nhân lực. 
Mục đích chính của hệ thống ERP là tích hợp; một hệ thống ERP cho phép tay
trái của tổ chức biết những gì tay phải đang làm. Sự tích hợp này cho phép cập
nhật theo thời gian thực trên toàn cầu, bất cứ khi nào và bất cứ nơi nào một giao
dịch diễn ra. Các quyết định kinh doanh quan trọng sau đó có thể được được
thực hiện trên cơ sở kịp thời bằng cách sử dụng dữ liệu mới nhất.

SO WHAT? Workflow Problems

Theo John Halamka, CIO của Trường Y Harvard và Hệ thống Y tế Nhóm, "Hầu
hết các vấn đề CNTT là quy trình làm việc vấn đề, không phải vấn đề phần
mềm. "Sử dụng kiến thức của chương này, bạn biết rằng các vấn đề về quy trình
làm việc liên quan đến hiệu quả (tỷ lệ chi phí trên giá trị được giao quá cao)
hoặc hiệu quả (không đóng góp vào chiến lược cạnh tranh). Vậy thì sao? 
Ai cáo buộc một vấn đề về quy trình làm việc? Một lập trình viên máy tính?
Một kỹ sư mạng? Một quản trị viên cơ sở dữ liệu? Không, không, và không.
Vậy thì ai? Một người có kiến thức về doanh nghiệp và, nếu quy trình làm việc
liên quan đến hệ thống thông tin, một người hiểu biết và cảm thấy thoải mái khi
làm việc với nhân viên kỹ thuật. 
Hãy xem xét một ví dụ gần nhà. Giả sử trường đại học của bạn có một số phòng
học hạn chế với màn hình nghe nhìn tinh vi và những phòng học đó thường
được giao cho các giáo sư chuyên giảng bài kiểu cũ và không sử dụng màn hình
nghe nhìn. Trong khi đó, các giáo sư muốn sử dụng Học xúc tác trong lớp học
của họ đang làm với chất lượng kém, hình dựa trên máy tính khó xem.

Bạn sẽ khắc phục vấn đề đó như thế nào? Thay đổi phần mềm phân bổ lớp học?
Nhưng bằng cách nào? Ai là người quyết định những thay đổi nào cần được
thực hiện? Và nó có cần phải được thực hiện trong phần mềm không? Nó có thể
được thực hiện bằng cách sửa một quy trình làm việc không? Có một điểm
thuận tiện nào trong quy trình phân công lớp giáo sư trong đó các giáo sư (hoặc
chủ nhiệm bộ môn) có thể chỉ ra các giáo sư nên dạy ở lớp nào không? Hay các
phòng học được phân bổ trên cơ sở toàn trường đại học? Hoặc có thể hệ thống
nghe nhìn đã tạo siêu dữ liệu về việc sử dụng nó và không yêu cầu bất kỳ ai
cung cấp thêm bất kỳ dữ liệu nào, ai đó trong quy trình công việc Chỉ định-Lớp
học có thể sử dụng dữ liệu này để phân bổ lớp học?
Ai là người phát triển các lựa chọn thay thế này? Ai là người đánh giá chúng?
Ai thực hiện chúng với các nhân viên quy trình làm việc? Bạn! Hoặc nó có thể
là bạn. Như bạn sẽ học trong Chương 12. nhà phân tích kinh doanh là người
hiểu biết về kinh doanh, người hiểu chiến lược cạnh tranh của tổ chức và cách
thức thực hiện nó, đồng thời là người biết đủ công nghệ hệ thống thông tin để
có thể lập mô hình và thiết kế các thay đổi quy trình làm việc và làm việc với
Nhân viên kỹ thuật. khi cần, để thực hiện các thay đổi đối với hệ thống thông
tin.
Để làm tốt điều này, bạn cần biết IS_and_something: IS_and_ marketing,
IS_and_operations, IS_and_finance.
 Câu hỏi 
 1. Sử dụng từ ngữ của riêng bạn, giải thích ý nghĩa của câu nói "Hầu hết các
vấn đề CNTT là vấn đề quy trình làm việc, không phải vấn đề phần mềm."
 2. Xem xét vấn đề phân công trong lớp học. Mô tả ngắn gọn ba cách giải quyết
vấn đề đó. Cái nào trong ba cái đó hứa hẹn nhất? Tại sao? 
3. Theo bạn, nhu cầu đối với những người chuyên nghiệp biết chị gái? một
IS_and_something đó sẽ giảm? Tăng? Giữ nguyên? Chứng minh cho câu trả lời
của bạn: tìm kiếm dữ liệu trên Internet để hỗ trợ cho yêu cầu của bạn. đến thì là
ở
 4. Nếu bạn trở thành chuyên gia trong IS_and_something, bạn sẽ nhận được gì?
Tìm kiếm triển vọng việc làm trên Internet cho sự lựa chọn nghề nghiệp đó. 
 5. Kiểm tra kế hoạch hiện tại của bạn về các khóa học trước khi bạn tốt nghiệp.
Bạn cần thêm khóa học nào vào kế hoạch của mình để học IS_and_ gì đó? Bạn
sẽ thêm các khóa học này chứ? Tại sao hoặc tại sao không.
Để hiểu tiện ích của việc tích hợp này, hãy xem xét các hệ thống trước ERP
được thể hiện trong Hình 7-11. Sơ đồ này đại diện cho các quy trình tương tự
được sử dụng bởi một nhà sản xuất xe đạp mà chúng ta đã đề cập trong Chương
3. Nó bao gồm năm cơ sở dữ liệu khác nhau, mỗi cơ sở dữ liệu dành cho nhà
cung cấp, nguyên liệu thô, thành phẩm, kế hoạch sản xuất và CRM. Hãy xem
xét các vấn đề xuất hiện với dữ liệu tách biệt như vậy khi bộ phận Bán hàng
đóng một đơn đặt hàng lớn, chẳng hạn, cho 1.000 chiếc xe đạp.
Đầu tiên, công ty có nên nhận đơn đặt hàng không? Nó có thể đáp ứng các yêu
cầu về lịch trình cho một đơn đặt hàng lớn như vậy không? Giả sử một trong
những nhà cung cấp phụ tùng chính gần đây bị mất công suất do động đất và
nhà sản xuất không thể có được các bộ phận cho đơn đặt hàng trong thời gian.
Nếu vậy, lịch trình đặt hàng sẽ không được chấp thuận. Tuy nhiên, với các hệ
thống tách biệt như vậy, tình huống này là không rõ. 
Ngay cả khi các bộ phận có thể được lấy, cho đến khi đơn đặt hàng được nhập
vào cơ sở dữ liệu hàng hóa hoàn chỉnh, đuổi theo không biết cần mua phụ tùng
mới. Nhận xét tương tự áp dụng cho sản xuất. Cho đến khi đơn đặt hàng mới
được đưa vào kế hoạch sản xuất, bộ phận Sản xuất không biết rằng nó cần phải
tăng cường sản xuất. Và, cũng như các bộ phận, công ty có suf Máy và công
suất sàn có đủ để lấp đầy đơn hàng kịp thời không? Nó có đủ người không nel
với các bộ kỹ năng chính xác? Có nên tuyển dụng không? Sản xuất có thể đáp
ứng tiến độ đặt hàng không? Không một người biết trước khi đơn đặt hàng được
chấp thuận. 
Hình 7-11 không hiển thị kế toán. Tuy nhiên, chúng ta có thể giả định rằng công
ty có một hệ thống kế toán riêng biệt và biệt lập tương tự. Cuối cùng, các hồ sơ
về hoạt động kinh doanh được chuyển đến bộ phận Kế toán và sẽ được đưa vào
sổ cái. Với một hệ thống tiền ERP như vậy. báo cáo tài chính luôn lỗi thời, có
sẵn vài tuần sau khi kết thúc quý hoặc kỳ kế toán khác.

Ethics Guide

Giả sử bạn là nhân viên bán hàng và người so sánh của bạn CRM dự báo rằng
doanh số hàng quý của bạn sẽ thấp hơn hạn ngạch. Bạn kêu gọi những khách
hàng tốt nhất của mình để tăng sa nhưng không ai sẵn sàng mua thêm. 
Sếp của bạn nói rằng đó là một quý tồi tệ cho tất cả t nhân viên bán hàng. Thực
tế là tệ đến mức phó chủ tịch sa đã ủy quyền giảm giá 20 phần trăm cho các đơn
đặt hàng mới. T chỉ có quy định là khách hàng phải giao hàng trước cuối quý để
kế toán có thể ghi sổ "Bắt đầu quay số đô la," cô ấy nói, "và nhận được những
gì bạn muốn Sáng tạo."
Sử dụng CRM của bạn. bạn xác định những khách hàng hàng đầu của mình và
đưa ra ưu đãi giảm giá cho họ. Khách hàng đầu tiên lo lắng về việc tăng lượng
hàng tồn kho của mình: "Tôi không nghĩ rằng chúng tôi có thể bán được nhiều
như vậy." 
"Chà," bạn trả lời, "nếu chúng tôi đồng ý lấy lại bất kỳ hàng tồn kho nào mà bạn
không bán trong quý tới thì sao?" (Bằng cách làm này, bạn tăng doanh số bán
hàng và hoa hồng hiện tại của mình, đồng thời bạn cũng giúp công ty của mình
đưa ra dự đoán doanh số hàng quý. Sản phẩm bổ sung có thể sẽ được trả lại vào
quý sau, nhưng bạn nghĩ vậy. " 
"ĐƯỢC RỒI." cô ấy nói, "Nhưng tôi muốn bạn quy định tùy chọn trả lại trên
đơn đặt hàng. " 
Bạn biết rằng bạn không thể ghi điều đó vào đơn đặt hàng vì kế toán sẽ không
ghi sổ tất cả đơn đặt hàng nếu bạn làm như vậy. Vì vậy, bạn nói với cô ấy rằng
bạn sẽ gửi cho cô ấy một email với quy định đó. Cô ấy tăng đơn đặt hàng của
mình và tài khoản nhập sổ số tiền cao
Với một khách hàng khác, bạn thử chiến lược thứ hai. 
Thay vì giảm giá, bạn cung cấp sản phẩm với giá đầy đủ nhưng đồng ý thanh
toán khoản tín dụng 20% trong quý tiếp theo. Bằng cách đó, bạn có thể đặt
trước giá đầy đủ ngay bây giờ. Bạn quảng cáo chiêu hàng này như sau: "Bộ
phận tiếp thị của chúng tôi đã phân tích doanh số bán hàng trước đây bằng cách
sử dụng hệ thống máy tính mới lạ mắt của chúng tôi và chúng tôi biết rằng việc
tăng quảng cáo sẽ tạo ra doanh số bán hàng bổ sung. Vì vậy, nếu bạn đặt thêm
sản phẩm ngay bây giờ, quý tới chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 20 phần trăm của
đơn đặt hàng trở lại để thanh toán cho quảng cáo. "

Trong thực tế, bạn nghi ngờ khách hàng sẽ chi tiền ha cho quảng cáo. Thay vào
đó, nó sẽ chỉ nhận được tín dụng và ngồi trên một kho hàng lớn hơn. Điều đó sẽ
giết chết doanh số bán hàng của bạn cho công ty trong quý tới, nhưng bạn sẽ
giải quyết được vấn đề đó sau đó. 
Ngay cả với những đơn đặt hàng bổ sung này, bạn vẫn dưới hạn ngạch theo tỷ
lệ. Trong lúc tuyệt vọng, bạn quyết định bán sản phẩm cho một công ty hư cấu
mà bạn nói là thuộc sở hữu của anh rể bạn. Bạn thiết lập một tài khoản mới và
khi kế toán gọi cho anh rể của bạn để kiểm tra tín dụng. anh ấy hợp tác với kế
hoạch làm việc của bạn. Sau đó, bạn bán 40.000 đô la sản phẩm đến lượt hư
cấu. công ty và gửi sản phẩm đến garage của anh rể bạn. Kế toán ghi sổ doanh
thu trong quý, và bạn cuối cùng đã thực hiện hạn ngạch. Một tuần sau quý tiếp
theo, anh rể của bạn trả lại hàng hóa. 
Trong khi đó, bạn chưa biết, hệ thống ERP của công ty bạn mắt một xt tem đang
lên lịch sản xuất. Chương trình tạo ra lịch trình sản xuất đọc doanh số bán hàng
từ các hoạt động của bạn (và của các nhân viên bán hàng khác) và nhận thấy
nhu cầu sản phẩm tăng mạnh. Theo đó, nó tạo ra một lịch trình kêu gọi tăng sản
lượng đáng kể và lên lịch cho công nhân để chạy sản xuất. Đến lượt mình, hệ
thống sản xuất, lập lịch các yêu cầu nguyên liệu với ứng dụng kiểm kê, điều này
làm tăng việc mua nguyên liệu thô lên đáp ứng tiến độ sản xuất tăng lên.

Thảo luận câu hỏi

1. Xem xét email bạn viết đồng ý nhận lại sản phẩm. 
a. Hành động của bạn có đạo đức theo phân loại không quan điểm mệnh lệnh
(trang 56-57)?
 b. Hành động của bạn có đạo đức theo người thực dụng không (trang 92-93)?
 c. Nếu email đó được đưa ra sau đó, bạn nghĩ sếp của bạn sẽ nói gì? 
2. Về đề nghị chiết khấu "quảng cáo" của bạn: 
a. Hành động của bạn có đạo đức theo phân loại không quan điểm mệnh lệnh? 
b. Hành động của bạn có đạo đức theo người thực dụng không luật xa gần?
c. Khoản chiết khấu đó có ảnh hưởng gì đến bảng cân đối kế toán của com pany
của bạn không? 
3. Về việc bạn gửi hàng đến công ty hư cấu: 
a. Hành động của bạn có đạo đức theo phân loại không bê quan điểm mệnh
lệnh? 
b. Hành động của bạn có đạo đức theo quan điểm thực dụng không? 
c. Hành động của bạn có hợp pháp không? 
4. Mô tả ảnh hưởng của các hoạt động của bạn đối với hàng tồn kho của quý
tiếp theo.
5. Đặt các vấn đề đạo đức và pháp lý sang một bên, bạn sẽ nói hệ thống doanh
nghiệp là một trợ giúp nhiều hơn hoặc một trở ngại trong việc này thí dụ?

Đối chiếu tình huống này với hệ thống ERP trong Hình 7-12. Tại đây, tất cả
hoạt động được xử lý bởi các chương trình ứng dụng ERP (được gọi là mô-
đun), và dữ liệu tổng hợp được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu ERP tập trung. Khi
Doanh số đứng trước cơ hội bán được 1.000 chiếc xe đạp, thông tin cần xác
nhận rằng đơn đặt hàng, lịch trình và các điều khoản có thể thực hiện được từ hệ
thống ERP ngay lập tức. Một khi đơn đặt hàng được chấp nhận, tất cả các bộ
phận, bao gồm cả mua hàng. sản xuất, nguồn nhân lực và kế toán, được thông
báo. Hơn nữa, các giao dịch được đăng lên cơ sở dữ liệu ERP khi chúng xảy ra;
kết quả là các báo cáo tài chính có sẵn một cách nhanh chóng. Trong hầu hết
các trường hợp, báo cáo tài chính chính xác có thể được lập theo thời gian thực.
Với sự tích hợp như vậy, hệ thống ERP có thể hiển thị trạng thái hiện tại của các
yếu tố kinh doanh quan trọng cho các nhà quản lý và giám đốc điều hành, như
Hệ thống được hiển thị trong bảng điều khiển bán hàng trong Hình 7-13.
 Tất nhiên, ác quỷ là trong các chi tiết. Một điều là vẽ một hình chữ nhật trên
biểu đồ, gắn nhãn là "Ứng dụng ERP" và giả định rằng tích hợp dữ liệu sẽ loại
bỏ tất cả các vấn đề. Khó hơn rất nhiều để viết các chương trình ứng dụng đó và
thiết kế cơ sở dữ liệu để lưu trữ dữ liệu tích hợp đó. Vấn đề còn nan giải hơn,
nhân viên và những người khác nên sử dụng quy trình nào để xử lý các chương
trình ứng dụng đó? Cụ thể, ví dụ, nhân viên bán hàng nên thực hiện những hành
động nào trước khi họ chấp thuận một đơn đặt hàng lớn? Dưới đây là một số
câu hỏi cần được trả lời hoặc giải quyết: 
 Làm thế nào để bộ phận Kinh doanh xác định rằng một đơn hàng được
coi là lớn? Bằng đô la? . Bởi âm lượng? 
 Ai là người phê duyệt tín dụng của khách hàng (và bằng cách nào)?)
  Ai là người phê duyệt năng lực sản xuất (và bằng cách nào)? 
  Ai là người phê duyệt lịch trình và các điều khoản (và cách thức)?)
Những hành động nào cần thực hiện nếu khách hàng sửa đổi đơn đặt
hàng? 
 Làm thế nào để ban lãnh đạo có thể giám sát hoạt động bán hàng
Như bạn có thể tưởng tượng, nhiều câu hỏi khác cũng phải được trả lời. Vì tầm
quan trọng của nó đối với các tổ chức ngày nay, chúng ta sẽ thảo luận chi tiết
hơn về ERP trong Q7-5. Tuy nhiên, trước khi chúng tôi làm như vậy, hãy xem
xét loại hệ thống doanh nghiệp thứ ba: EAI

Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (Enterprise Application Integration -

EAI)

Hệ thống ERP không dành cho mọi tổ chức. Ví dụ: một số công ty phi sản
xuất cho rằng định hướng sản xuất của ERP không phù hợp. Trong khi với một
số các công ty sản xuất, quá trình chuyển đổi từ hệ thống hiện tại của họ sang hệ
thống ERP là quá khó khăn. Những công ty khác lại khá hài lòng với hệ thống
ứng dụng sản xuất của họ và không muốn thay đổi chúng.

Các công ty sử dụng hệ thống ERP không phù hợp vẫn có các vấn đề liên quan
đến các kho chứa thông tin, và một số chọn sử dụng tích hợp ứng dụng doanh
nghiệp (EAI) để giải quyết các vấn đề đó. EAI là một bộ ứng dụng phần mềm
tích hợp các hệ thống hiện có bằng cách cung cấp các lớp phần mềm kết nối các
ứng dụng với nhau. EAI thực hiện những việc sau:

• Kết nối các “đảo” hệ thống thông qua một lớp phần mềm / hệ thống mới.

• Cho phép các ứng dụng hiện có giao tiếp và chia sẻ dữ liệu.

• Cung cấp thông tin tích hợp.

• Thúc đẩy các hệ thống hiện có - giữ nguyên các ứng dụng chức năng nhưng
cung cấp một lớp tích hợp ở trên cùng.

• Cho phép chuyển dần sang ERP.

Các lớp của phần mềm EAI được thể hiện trong Hình 7-14 cho phép các ứng
dụng hiện có giao tiếp với nhau và chia sẻ dữ liệu. Ví dụ: phần mềm EAI có thể
được cấu hình để tự động thực hiện chuyển đổi dữ liệu cần thiết, làm cho dữ
liệu tương thích giữa các hệ thống khác nhau. Khi các ứng dụng CRM gửi dữ
liệu đến hệ thống ứng dụng sản xuất, ví dụ: CRM hệ thống gửi dữ liệu của nó
đến một chương trình phần mềm EAI. Chương trình EAI đó thực hiện chuyển
đổi và sau đó gửi dữ liệu đã chuyển đổi đến hệ thống ERP. Hành động ngược lại
được thực hiện để gửi dữ liệu trở lại từ ERP sang CRM.

Mặc dù không có cơ sở dữ liệu EAI tập trung, phần mềm EAI giữ các tệp siêu
dữ liệu mô tả các định dạng và vị trí dữ liệu. Người dùng có thể truy cập hệ
thống EAI để tìm dữ liệu họ cần. Trong một số trường hợp, hệ thống EAI cung
cấp các dịch vụ cung cấp “cơ sở dữ liệu tích hợp ảo” cho người dùng để xử lý.

Lợi ích chính của EAI là nó cho phép các tổ chức sử dụng các ứng dụng hiện có
trong khi loại bỏ nhiều vấn đề nghiêm trọng của các hệ thống bị cô lập. Chuyển
đổi sang hệ thống EAI là gần như không gây gián đoạn như chuyển đổi sang hệ
thống ERP và nó mang lại nhiều lợi ích của ERP. Một số tổ chức phát triển các
ứng dụng EAI như một bước đệm để hoàn thiện hệ thống ERP. Ngày nay, nhiều
hệ thống EAI sử dụng các tiêu chuẩn dịch vụ Web để xác định các tương tác
giữa các thành phần EAI. Một số hoặc tất cả quá trình xử lý cho các thành phần
đó có thể được chuyển đến đám mây.