Bài tập tình huống: Sử dụng HTTT để đạt được hiệu suất, hiệu quả

và lợi thế cạnh tranh

Không ai có thể tưởng tượng tổ chức kinh doanh ngày nay không sử dụng Hệ thống
thông tin (HTTT). HTTT được xem là động lực định hướng cho hầu hết các công ty và
là phương tiện chủ yếu để đạt được và kéo dài lợi thế cạnh tranh. Teradyne Inc. là một
công ty sản xuất thiết bị dùng để thử nghiệm các con chip máy tính. Với mong muốn giữ
vị trí dẫn đầu các đối thủ cạnh tranh, công ty chú trọng việc sử dụng HTTT để giảm chi
phí và tăng hiệu suất. Gần đây, công ty cài đặt một mạng riêng ảo (VPN) cho phép nhân
viên đăng nhập thông qua firewall bất chấp vị trí của họ trên thế giới, bằng cách nhập vào
6 ký số từ token nhỏ mang theo bên mình. Token sẽ tạo ra một số ngẫu nhiên để so khớp
với tập số khác được tạo ra từ máy tính bố trí đằng sau firewall. Khi các số đã khớp, nhân
viên của Teradyne ở nơi nào đó trên thế giới có thể đăng nhập vào hệ thống và thực hiện
các chức năng khác nhau như thực hiện việc đánh giá việc hoàn thành công việc với cấp
trên của họ ở một thành phố hay một nước khác. Công ty cũng cài đặt một số phần mềm
mới cho phép thực hiện dịch vụ bằng cách đăng nhập từ xa vào máy chủ của khách hàng
để thực hiện việc sửa chữa các thiết bị.
Staples Inc. cũng chú trọng việc sử dụng HTTT để nâng cao dịch vụ đối với khách hàng
của mình. Phần mềm mới cho phép đại diện dịch vụ khách hàng của Staples trao đổi trực
tiếp với người mua hàng bằng cách sử dụng công cụ chat trực tuyến. Công ty cũng thiết
lập các quầy ở tại các cửa hàng của mình cho phép khách hàng trực tiếp vào Website của
Spaples và xem hàng tồn kho ở kho chính nếu họ không thể tìm thấy sản phẩm nào đó ở
cửa hàng.
Bean Inc. chú trọng việc sử dụng HTTT để gia tăng bán hàng qua Internet. Gần đây công
ty dùng phần mềm để theo vết những ai đã đến thăm website và banner quảng cáo nào
hay kết nối (link) nào trên website là được click chuột. Mục tiêu của Bean là để thay đổi
thành “click để bán hàng”.
Kompass Inc. ngoài việc có được HTTT mới, họ còn trải qua các thay đổi tương ứng
khác trong công ty. Kompass là một công ty vừa ở Ireland, kinh doanh chủ yếu là cung
cấp các chỉ dẫn về các doanh nghiệp ở Ireland. Mục tiêu chính là kết nối giữa người bán
và người mua. Kompass kết nối người mua một cách chính xác tới sản phẩm theo lựa
chọn của họ và giúp đỡ người bán xác định khách hàng tiềm năng. Khởi đầu, công ty ấn
bản các chỉ dẫn trên giấy, nhưng với sự tiến bộ của công nghệ mới, bây giờ công ty đưa
ra một search engine đã được phát triển đầy đủ trên web. Cuối những năm 2000, công ty
nhận ra là công nghệ web có thể cung cấp cho nó cơ hội phân phối các chỉ dẫn về doanh
nghiệp ở Ireland đến thị trường toàn cầu. Không giống các công ty khác, Kompass nhận
ra là để có được công nghệ mới, công ty phải trải qua việc tái định vị và tái lập mô hình
đáng kể. Đầu tiên, công ty thực hiện việc đánh giá chi tiết các cơ hội chiến lược mà
Internet cung cấp. Mô hình kinh doanh của công ty, cùng với vị trí của nó, nhân viên...
cũng được đánh giá. Việc đánh giá cho thấy việc có được công nghệ mới sẽ giúp công ty
tự định vị nó vào trong thị trường mới (thị trường số hóa) và sẽ giúp công ty trong việc
gia tăng thị phần. Ban lãnh đạo công ty cũng nhận ra thông qua khảo sát chi tiết của họ là
để thành công, công ty phải liên kết việc sử dụng công nghệ Internet mới của nó với cấu
trúc và chiến lược kinh doanh đang tồn tại. Việc liên kết công nghệ mới này xảy ra ở ba
cấp độ. Ở cấp độ thứ nhất, công ty liên kết chiến lược Internet với chiến lược kinh doanh.
Công ty quyết định Internet sẽ trở thành cốt lỏi đối với việc kinh doanh và sẽ giúp nâng
cao mối quan hệ với khách hàng và phân phối các tùy chọn tốt hơn đến khách hàng. Ở
cấp độ thứ hai, công ty liên kết công nghệ mới với cách tiếp cận thị trường hiện hữu. Ban
lãnh đạo công ty nhận ra là để đạt được từ công nghệ mới này, Internet không chỉ được
đối xử như là kênh phân phối mà nó phải hình thành nền tảng cho sản phẩm của tổ chức.
Kết quả, họ đã thực hiện các nổ lực để làm cho Internet trở thành trung tâm của tiến trình
phát triển sản phẩm. Cuối cùng, công ty cũng liên kết công nghệ mới với tiến trình quản
lý nguồn nhân lực. Họ quyết định là nguồn nhân lực mới, huấn luyện chuyên môn, công
cụ và các kỹ năng kỹ thuật sẽ được đòi hỏi để làm cuộc mạo hiểm mới thành công. Do
đó, họ hình thành một bộ phận mới gọi là Kompass Internet có trách nhiệm chính là giám
sát tất cả các mặt trong việc kinh doanh mới này.
Trong khi nhiều công ty khác nổ nực sử dụng HTTT để có lợi nhanh như giảm chi phí
hay gia tăng thị phần, Kompass đã chú trọng việc tích hợp công nghệ mới vào trong tiến
trình kinh doanh hiện hữu để đạt được các lợi ích dài hạn. Đây chính là lý do chiến lược
Internet của Kompass ngày nay được xem là một trong những câu chuyện thành công của
việc sử dụng Internet của doanh nghiệp.
Câu hỏi thảo luận tình huống:
1. Bạn có nghĩ là các công ty Teradyne, Staples và Bean sẽ đạt được lợi ích đáng kể
từ việc triển khai hệ thống CNTT mới của họ?
2. Kompass đã làm gì khác biệt để làm cho việc có được công nghệ Internet thành
công trong tổ chức của họ?
3. Để đạt được lợi ích một cách chiến lược, tổ chức nên chú trọng vào điều gì trong
khi triển khai hệ thống CNTT mới?

Câu trả lời:

Câu 1:
- Đối với công ty Teradyne, là một công ty cài đặt một mạng riêng ảo (VPN) cho
phép nhân viên đăng nhập thông qua firewall bất chấp vị trí của họ trên thế giới,
 bằng cách nhập vào 6 ký số từ token nhỏ mang theo bên mình. Nói chung việc này
tức là giúp cho họ có thể tiếp cận với bất cứ ai như là đồng nghiệp, cấp trên hay là
khách hàng để có thể làm các hoạt động liên quan đến công việc. Với việc triển
khai hệ thống CNTT mới này, họ chắc chắn sẽ được nhận lại lợi ích khá cao. Chỉ
với các phần mềm, nhà quản lý của công ty có thể dễ dàng nắm bắt các hoạt động
của nhân viên và đặc biệt với dịch vụ có thể hỗ trợ từ xa, chắc chắn sẽ có rất nhiều
khách hàng hài lòng với việc này vì họ không cần phải tốn công đến các trung tâm
sửa chữa và cuối cùng là việc phủ sóng toàn cầu chắc chắn sẽ được dễ dàng đạt
được.
- Việc chat trực tuyến của công ty Staples giúp cho khách hàng dễ dàng trải nghiệm
việc mua hàng trực tuyến thông qua việc có thể đặt các câu hỏi thắc mắc cho
những người bán, họ có thể chọn đúng loại sản phẩm với tính chất mình ưng ý
nhất theo lời khuyên của người bán qua đó giảm thiểu được các vấn đề về đổi trả
hàng. Việc xem hàng tồn kho của cửa hàng giúp của hàng đó mang lại niềm tin
cho chính khách hàng của họ và một phần khẳng định sự uy tín, độ bán chạy của
các sản phầm tại cửa hàng đó cho khách hàng.
- Công ty Bean dùng phần mềm để theo vết những ai đã đến thăm website và banner
quảng cáo nào hay kết nối (link) nào trên website là được click chuột. Một phần là
để quảng bá cho sản phẩm của công ty và một phần cũng sẽ dễ dàng hơn trong
việc thống kê, phân loại các nhu cầu sản phẩm của khách hàng, qua đó có thể hình
thành tiếp các chiến lược, các phương thức bán hàng sao cho phù hợp với nhu cầu
của thị trường.

Câu 2:
- Trong khi nhiều công ty khác nổ nực sử dụng HTTT để có lợi nhanh như giảm chi
phí hay gia tăng thị phần, Kompass đã chú trọng việc tích hợp công nghệ mới vào
trong tiến trình kinh doanh hiện hữu để đạt được các lợi ích dài hạn. Nhiều công ty
khác sử dụng Internet như một công cụ, một phương pháp để có thể tiếp cận với
mọi người, thì đối với công ty Kompass thì việc sử dụng Internet như là một mục
tiêu trung tâm, một thứ cốt lõi để mà xoay quanh nó mà phát triển. Đầu tiên, họ đã
thực hiện việc phân tích chi tiết những cơ hội, tiềm năng mà Internet có thể mang
lại so với những chiến lược trước đây của công ty. Và khi nhận thấy được những
lợi ích to lớn mà Internet có thể mang lại và để dần liên kết việc sử dụng công
nghệ Internet mới của nó với cấu trúc và chiến lược kinh doanh đang tồn tại. Việc
liên kết công nghệ mới này xảy ra ở ba cấp độ. Ở cấp độ thứ nhất, họ đưa ra những
chiến lược, mô hình kinh doanh phù hợp để có thể liên kết chiến lược Internet.Ở
cấp độ thứ hai, họ xem Internet là trung tâm của tiến trình phát triển sản phẩm. Ở
cấp độ ba, họ dần xây dựng lại nguồn nhân lực với chuyên môn cao chịu trách
nhiệm giám sát tất cả các mặt trong việc kinh doanh mới này. Nói chung,
Kompass chú trọng trong việc xây dựng chiến lược, mô hình cho công ty để có thể
 dễ dàng thích nghi và tận dụng mọi cơ hội mới trên thị trường hơn, qua đó tạo ra
lợi thế cạnh tranh hơn so với đối thủ.
Câu 3:
Để đạt được lợi ích một cách chiến lược, tổ chức nên chú trọng trong khi triển khai
hệ thống CNTT mới:
o Thay đổi tư duy trong DN từ lãnh đạo, công tác tư tưởng đến nhân viên.
o Có kế hoạch cụ thể xây dựng lộ trình từng bước để ứng dụng CNTT và phải
phù hợp với lộ trình phát triển của DN.
o Xây dựng đồng bộ ở tất cả các cấp, các phòng ban.
o Đầu tư nhân sự tương ứng và chuẩn bị nguồn lực phù hợp.
o Xây dựng cần đồng bộ từ hệ thống phần cứng, hạ tầng mạng, các phần
mềm quản lý và các ứng dụng trong tương lai.
o Lãnh đạo DN cần hiểu được DN vận hành như thế nào sau khi đầu tư
CNTT?
o Xác định mục tiêu trong ngắn hạn, mục tiêu dài hạn về đầu tư không nên ồ
ạt làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hiện tại.
o Xác định phạm vi triển khai, các quy trình cần được triển khai, cần được cải
tiến.
o Cần kiểm soát và quản lý chặt chẽ trong quá trình triển khai (quản lý truyền
thông, quản lý phạm vi, tiến độ, xung đột và chi phí dự án)