CHƯƠNG 5: THƯƠNG MẠI CỘNG TÁC

5.1. KHÁI QUÁT VỀ THƯƠNG MẠI CỘNG TÁC

5.1.1. Khái niệm Thương mại cộng tác
Cộng tác điện tử (e-collaboration) là sự cộng tác giữa những người sử dụng các công
nghệ kỹ thuật số để hoàn thành một nhiệm vụ chung. Thương mại cộng tác liên quan chặt chẽ
đến cộng tác điện tử, là một lĩnh vực cộng tác điện tử.
Thương mại cộng tác là việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật số để cải thiện sự cộng tác
trong và giữa các tổ chức, thông thường là các tổ chức trong chuỗi cung ứng. Thương mại
cộng tác hỗ trợ cho việc cộng tác kinh doanh. Nó cho phép các công ty cộng tác lập kế hoạch,
thiết kế, phát triển, quản lý và nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ và phát triển các quy trình kinh
doanh sáng tạo, bao gồm các ứng dụng thương mại điện tử.
Thương mại cộng tác bao gồm truyền thông, chia sẻ thông tin và lập kế hoạch hợp tác
được thực hiện trực tuyến bằng cách sử dụng các công cụ như phần mềm nhóm, blog, wiki và
các công cụ cộng tác TMĐT được thiết kế đặc biệt.
Thương mại cộng tác là sự mở rộng trực tiếp của các hệ thống quản lý chuỗi cung ứng
và đơn giản hóa chuỗi cung ứng. Thương mại cộng tác là một bước chuyển mạnh mẽ từ trọng
tâm giao dịch (các hoạt động mua bán) sang tập trung vào mối quan hệ giữa những người
tham gia chuỗi cung ứng. Thay vì doanh nghiệp có mối quan hệ thường đối nghịch, mâu
thuẫn với các nhà cung ứng, thương mại cộng tác thúc đẩy chia sẻ thông tin nội bộ của doanh
nghiệp với nhà cung ứng và người mua. Quản lý thương mại cộng tác đòi hỏi doanh nghiệp
phải biết chính xác những thông tin nào cần chia sẻ và chia sẻ với ai. Dưới góc độ các bên
tham gia, thương mại cộng tác có thể được chia thành hai loại hình chính: Thương mại cộng
tác nội bộ và Thương mại cộng tác bên ngoài.
- Thương mại cộng tác nội bộ muốn nói đến sự cộng tác giữa các bộ phận như cộng tác giữa
các bộ phận, giữa các nhân viên trong tổ chức, cộng tác giữa các phòng ban với các nhân viên
di động của họ. Nó cũng bao hàm sự cộng tác giữa các đội và nhân viên đang làm việc ở
ngoài các cơ sở của tổ chức.
- Thương mại cộng tác bên ngoài đề cập đến sự cộng tác bất kỳ giữa một tổ chức và những tổ
chức khác thuộc môi trường bên ngoài, ví dụ giữa một doanh nghiệp với các doanh nghiệp
khác trong chuỗi cung ứng, trong một địa phương, trong một ngành....
5.1.2. Các mức độ ứng dụng Thương mại cộng tác
Mức độ ứng dụng Thương mại cộng tác được thể hiện qua mức độ tich hợp giữa các hệ
thống thông tin của các doanh nghiệp. Người ta phân biệt 4 mức độ tich hợp:
- Mức độ 1, tích hợp tối thiểu: Đa số các tương tác liên quan đến việc chia sẻ thông tin được
thực hiện qua các cuộc họp, điện thoại, fax, thư và email.
- Mức độ 2, tích hợp vừa phải: Đa số các tương tác liên quan đến việc xem thông tin trực
tuyến trong cơ sở dữ liệu và trao đổi thông tin điện tử, nhưng các bên có khả năng hạn chế
trong trao đổi cơ sở dữ liệu với nhau.
- Mức độ 3, tích hợp cao: Phần lớn các tương tác liên quan đến các giao dịch tự động giữa cơ
sở dữ liệu và ứng dụng máy tính của các bên.
- Mức độ 4, tích hợp rất cao: Phần lớn các tương tác liên quan đến các ứng dụng và cơ sở dữ
liệu được tích hợp chặt chẽ hoặc chia sẻ. Các quy trình kinh doanh được thiết kế lại đáng kể,

1
loại bỏ mọi sự rườm rà và các hoạt động được chuyên môn hóa và chuyển sang đối tác thích
hợp thực hiện.
Các tương tác của doanh nghiệp với nhà cung cấp, khách hàng và đối tác kinh doanh
theo hoạt động chức năng của doanh nghiệp được chia thành bốn lĩnh vực chính:
- Sản xuất: bao gồm các hoạt động vụ hậu cần bên trong, mua sắm và sản xuất (“hoạt động
tác nghiệp”đối với các công ty dịch vụ tài chính và các công ty dịch vụ khác).
- Thực hiện đơn hàng: phân phối, quản lý đơn hàng, kế toán (cung cấp dịch vụ trong các dịch
vụ tài chính).
- Phát triển sản phẩm mới - kỹ thuật, thiết kế, phát triển và thử nghiệm.
- Thu hút và duy trì khách hàng - bán hàng, marketing và dịch vụ.
Mức độ tích hợp bên ngoài của doanh nghiệp tương ứng với các lĩnh vực hoạt động
chức năng này là khác nhau (Bảng 5.1).
Bảng 5.1 - Mức độ tích hợp ứng dụng giữa các doanh nghiệp theo các lĩnh vực
chức năng kinh doanh
Lĩnh vực chức năng Thấp Trung bình Cao Rất cao
Sản xuất/Tác nghiệp 44% 39% 14% 3%
Thực hiện đơn hàng/Phân phối dịch vụ 32% 45% 18% 5%
Tìm kiếm khách hàng 37% 46% 13% 4%
Phát triển sản phẩm mới 44% 38% 15% 2%
Các nghiên cứu cho thấy các công ty chưa tích hợp rộng rãi với các nhà cung cấp, khách
hàng và đối tác kinh doanh trong bất kỳ lĩnh vực nào trong bốn lĩnh vực cốt lõi của doanh
nghiệp. Phần lớn các công ty được khảo sát cho thấy họ ở mức độ tích hợp 1 hoặc 2, tối thiểu
và trung bình. Mức độ tích hợp cao và rất cao là chưa phổ biến. Mức độ thương mại cộng tác
cao này được thấy thường xuyên hơn trong các hoạt động thực hiện đơn hàng (nghĩa là kết nối
với các đối tác phân phối như nhà bán buôn và nhà bán lẻ), hơn là trong hoạt động sản xuất
hoặc phát triển sản phẩm.
Ở mức độ cao nhất (mức độ 4) của Thương mại cộng tác, một công ty tích hợp chặt chẽ
cơ sở dữ liệu và ứng dụng máy tính của mình với các nhà cung cấp, khách hàng và/hoặc đối
tác kinh doanh, hoặc chia sẻ cùng một cơ sở dữ liệu và ứng dụng với các công ty bên ngoài
đó. Kiểu tích hợp công nghệ này thường cho phép các công ty loại bỏ các hoạt động dư thừa
giữa các bên liên quan. Ví dụ: nhà sản xuất và nhà bán lẻ có thể cùng làm việc từ một dự báo
bán hàng thay vì nhiều dự báo. Loại bỏ những dư thừa như vậy mang lại cho các đối tác
thương mại cơ hội thiết kế lại và hợp lý hóa quy trình kinh doanh của họ, chuyển các hoạt
động sang bên có khả năng thực hiện chúng tốt nhất. Tuy nhiên, tương ứng với các hoạt động
chức năng khác nhau, chỉ 2-5% doanh nghiệp đạt được mức độ tích hợp 4.
Một số lượng lớn hơn các công ty, mặc dù vẫn là thiểu số, đã đạt đến mức độ thứ ba của
Thương mại cộng tác với các đối tác thương mại. Trong các công ty này, phần lớn các tương
tác của họ với bên ngoài là các giao dịch tự động giữa các cơ sở dữ liệu và ứng dụng máy tính
của công ty. Ví dụ: một hệ thống MRP của nhà sản xuất tự động kích hoạt mua hàng với các
hệ thống đặt hàng của nhà cung cấp, mà không cần gọi điện thoại can thiệp và xác nhận đơn
đặt hàng một cách thủ công. Trong bốn lĩnh vực kinh doanh được khảo sát, từ 13% đến 18%
doanh nghiệp đạt được mức độ tích hợp 3 cho phần lớn các tương tác với các đối tác thương
mại của họ.
2
 Từ 1/3 đến gần 1/2 số doanh nghiệp đã đạt mức độ tích hợp của Thương mại hợp tác.
5.1.3. Lợi ích của Thương mại cộng tác
Thương mại cộng tác có thể giúp các nhà sản xuất quản lý các thay đổi, đưa ra quyết
định và hành động theo các quyết định đó với tốc độ tối ưu. Nó cải thiện chất lượng sản phẩm
và tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa các quy trình kinh doanh phức tạp thông qua việc kết
nối các trung tâm tri thức sản phẩm và loại bỏ sự nhầm lẫn phổ biến trong các hệ thống không
sử dụng Internet. Về cơ bản, nó có thể dẫn đến rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường, đạt được
khối lượng và năng suất cao.
* Rút ngắn thời gian tiếp cận thị trường
- Thời gian tiếp cận thị trường nhanh hơn có thể dẫn đến rút ngắn chu kỳ giới thiệu sản phẩm
mới, chi phí thấp hơn, ít thời gian hơn cho các cuộc họp, quy trình hợp lý và giảm sự ngăn
cách giữa các bộ phận bằng cách loại bỏ các bức tường giữa kỹ thuật và sản xuất.
- Rút ngắn thời gian đạt được khối lượng cao có nghĩa là nhà sản xuất có nhanh chóng đạt
được mức sản xuất với công suất đầy đủ, rút ngắn thời gian và thu gọn khoảng cách thông qua
Internet và tăng sự phối hợp nhịp nhàng của chuỗi cung ứng thông qua truyền thông song
phương.
- Thời gian nhanh hơn dẫn đến tăng năng suất có nghĩa là các nhà sản xuất có thể tận dụng
hiệu quả tối ưu để thu được lợi nhuận nhanh hơn và cao hơn cho doanh nghiệp.
Các lợi ích khác của Thương mại cộng tác bao gồm tăng lợi thế cạnh tranh, giảm chi phí
kinh doanh, cải thiện năng suất, chất lượng tốt hơn và thu hồi vốn nhanh hơn.
* Tăng lợi thế cạnh tranh. Khách hàng không thể được phục vụ tốt nếu một doanh nghiệp
không sẵn sàng đáp ứng với sự thay đổi. Nhiều chuyên gia sản xuất không biết đánh giá các
thay đổi trong quản lý sản xuất có giá trị như thế nào đối với môi trường của họ.
"Các nhà sản xuất cần thay đổi tư duy của họ qua năm tháng", Sanji Sidhu, Chủ tịch của
Công ty i2 Technologies Inc. (Dallas) nói. "Vấn đề trước tiên nằm ở chi phí biến đổi, đó là chi
phí thay đổi. Lực lượng chính đứng đằng sau sự kém hiệu quả là sự thay đổi. Vấn đề chính là
phối hợp và đồng bộ hóa, và anh/chị phải quản lý sự thay đổi thông qua việc hoạch định và
hợp tác tốc độ cao với tất cả các đối tác. Tất cả những người chơi cần phải cộng tác cùng
nhau".
* Giảm chi phí kinh doanh. Sử dụng giải pháp Thương mại cộng tác, các nhà sản xuất có thể
giảm chi phí thông qua việc thực hiện thay đổi kịp thời. Điều này dẫn đến ít phế liệu hơn, ít
gia công lại hơn và yêu cầu ít hàng tồn kho hơn. Bằng cách phân tích hiệu quả quản lý sự thay
đổi, các nhà sản xuất có thể giảm hàng tồn kho chậm luân chuyển và tránh những sai lầm tốn
kém.
Giảm chi phí vật liệu được tất cả những người tham gia quan tâm và được theo dõi
trong thời gian thực. Công việc này có thể được thực hiện một cách tương tác với sự tham gia
của tất cả các thành viên của chuỗi cung ứng toàn cầu, từ người nhân viên bán hàng và nhà
lắp ráp đến thanh tra viên hoặc người thử nghiệm sản phẩm.
* Cải thiện năng suất. Vì giải pháp Thương mại cộng tác có thể giảm phế liệu và công việc
gia công lại cho nhà sản xuất, nên cần ít thời gian hơn cho sản suất và đơn hàng quá hạn có
thể được giảm thiểu. Do đó, sẽ cần ít thời gian hơn để kiểm tra và theo dõi các điều kiện ngoài
tầm kiểm soát. Ngoài ra, vì các quyết định có thể được đưa ra và thực hiện nhanh chóng, việc
vận chuyến hàng đúng hạn tăng lên, kết quả là đòi hỏi ít nhân lực hơn.

3
 Thông qua năng suất được cải thiện, các nhà sản xuất thường có thể giảm biên chế lao
động hoặc ngăn không tăng biên chế khi tăng sản lượng.
Lợi ích năng suất bổ sung còn thu được từ các tiến bộ trong quản lý hành chính, cho
phép mọi người tập trung vào các công việc sáng tạo thay vì bị sa lầy trong việc giải quyết các
vấn đề sự vụ. Việc ít đi các cuộc họp và báo cáo cũng đem lại lợi ích đáng kể.
* Chất lượng tốt hơn. Khi các cải tiến được thực hiện với độ chính xác cao và thời gian ngắn,
kết quả là chất lượng sẽ được nâng cao. Nói một cách đơn giản, có ít lỗi hơn, báo cáo tài liệu
ít hơn, yêu cầu hành động khắc phục ít hơn, phải gia công lại ít hơn và ít phế liệu hơn. Đội
ngũ sản xuất có nhiều khả thực hiện công việc ngay lần đầu tiên, điều này rất quan trọng trong
thị trường thiết bị y tế, dẫn đến sản phẩm chất lượng và sự hài lòng của khách hàng cao hơn.
Ngoài ra, một giải pháp Thương mại cộng tác tốt sẽ tạo điều kiện cho các mối quan hệ
được đồng bộ hóa, cho phép tất cả các thành viên trong chuỗi cung ứng di chuyển cùng nhau
với cùng một tốc độ, thúc đẩy một môi trường sản xuất lý tưởng. Môi trường này tạo ra năng
suất cao hơn, và cuối cùng là thời gian nhanh hơn để tăng doanh thu, lợi nhuận. Những gì đã
từng là mục tiêu khó đạt được có thể trở thành thực tiễn kinh doanh thông thường.
Thương mại cộng tác có thể nhanh chóng tập trung toàn bộ hoạt động kinh doanh của
một tổ chức vào các yêu cầu của nền kinh tế mới. Sự hợp tác thực sự, trong thời gian thực,
cung cấp lợi thế cạnh tranh thực tế, thu hẹp khoảng cách giữa nền kinh tế cũ và nền kinh tế
toàn cầu mới. Các công ty không thực hiện quá trình chuyển đổi sang công nghệ mới sẽ
không thể cạnh tranh và bị bỏ lại phía sau.
* Hoàn vốn đầu tư nhanh. Trung bình, một giải pháp Thương mại cộng tác sẽ mang lại lợi
nhuận cực kỳ nhanh chóng, trong vòng ba tháng trong một số trường hợp và trong vòng một
năm trong phần lớn các trường hợp.
Dưới đây là ví dụ điển hình cho vai trò của Thương mại cộng tác:
Hộp 5.1 - Sự đồng bộ trong chuỗi cung ứng toàn cầu tại CORNING, INC
Corning Inc là một trong nhà sản xuất kính, thuỷ tinh có trụ sở đặt tại Mỹ, cung cấp
các sợi quang học, dây cable, các bộ phận lượng tử ánh sáng, thuỷ tinh LCD cho màn hình
flat-panel và các sản phẩm khác. Cũng như các sản phẩm làm từ thuỷ tinh khác, đồ dùng
trong bếp bằng thuỷ tinh được công ty sản xuất chính hãng. Công ty có một hệ thống kinh
doanh đa dạng, nghiên cứu, sản xuất, phân phối sản phẩm trên 34 quốc gia.
Mặc dù có sự chia sẻ trực tiếp và toàn cầu có tổ chức giữa 12 đơn vị kinh doanh của
công ty đã hoạt động độc lập. Đến năm 1995, trong lập kế hoạch chung của công ty, quản
lí đơn đặt hàng, sự sản xuất, và các hoạt động khác trong chuỗi cung ứng. Sự phân quyền
quản lí cho các đơn vị như vậy nhưng công ty cũng gặp phải vấn đề từ trì hoãn việc giao
hàng đến tồn kho lãng phí quá mức và không đồng thời trong chuỗi cung ứng.
Để làm giảm đi vấn đề này, công ty đã xem xét đưa ra một số giải pháp tạo ra và sự
cải thiện trong chuỗi cung ứng toàn cầu với các hoạt động kinh doanh của mình. Nhóm
chiến lược đã tư vấn đưa chuỗi cung ứng quản lý theo quá trình, sự sắp xếp bố trí đối với
mỗi đơn vị kinh doanh. Sự cải tiến trong lập kế hoạch nhóm của chuỗi cung ứng và công ty
cố gắng tìm ra các giải pháp quản trị chuỗi cung ứng một cách tốt nhất để có thể thực hiện
được những sự cải tiến đó. Corning đã lựa chọn Peoplesoft PS như một bên bán phần mềm
quản trị các nguồn lực doanh nghiệp ERP. Sử dụng các kĩ thuật của PS, Corning có thể

4
 tích hợp các hoạt động có liên quan đến nhà sản xuất, nhà cung cấp và tổ chức cung cấp
dịch vụ khách hàng, tổ chức bán hàng, nhà cải tiến kĩ thuật.
Để có thể tạo nên sự tin cậy, môi trường thời gian thực “nhà máy thuần tuý”, tập
đoàn Corning kết hợp với phần mềm PS chuyên về sản xuất, quản lí thực hiện đối với khách
hàng, các giải pháp lập kế hoạch chuỗi cung ứng để cải tiến sự cộng tác giữa 14 nhà máy
và hoạt động bán hàng, nghiên cứu thị trường toàn cầu.
Rick Beers, Giám đốc kĩ thuật chuỗi cung ứng của Corning giải thích “sự thực hiện
của Corning thể hiện sự nhanh chóng, chúng tôi cần nhanh chóng tác động nhanh đối với
các cơ hội hay các vấn đề trong chuỗi cung ứng - xem xét sự khó khăn đến và lên kế hoạch
cho phù hợp, hay điều chỉnh hoạt động sản xuất để đáp ứng với nhu cầu. Các dữ liệu thời
gian thực đó và khả năng thực hiện hoạt động bên ngoài giữa các ứng dụng. Nó mang lại
thông tin tin cậy tại thời điểm chính xác. (Theo PS, 2002)
Việc cải tiến cơ sở hạ tầng, đặc biệt cơ sở dữ liệu thường xuyên được chia sẻ trong tổ
chức của Corning, tạo ra sự linh hoạt đối với gia tăng sản lượng, giảm thời gian mỗi chu
kì, duy trì mức độ thấp của tồn kho trên cơ sở dự báo trước. Một quá trình mới được thay
đổi trong chuỗi cung ứng bởi sự gia tăng hay cải tiến cộng tác, dòng công việc, lập kế
hoạch, phân tích các chiến lược, các sáng kiến kinh doanh điện tử. Corning trải qua những
kinh nghiệm có ý nghĩa khi giải quyết được những vấn đề trong chuỗi cung ứng đó.
5.1.4. Một số xu hướng mới ứng dụng thương mại cộng tác trong doanh nghiệp
Thương mại cộng tác đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp
trong thời đại ngày nay. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, ứng dụng thương mại cộng tác có thể
giúp doanh nghiệp cải thiện từ 20-30% hiệu suất công việc. Đặc biệt trong bối cảnh kinh
doanh chịu sự tác động nhiều dữ liệu như hiện nay thì việc một doanh nghiệp thúc đẩy hoạt
động cộng tác của doanh nghiệp mình là rất cần thiết. Ở phần dưới đây, giáo trình sẽ trình bày
một số xu hướng ứng dụng các công cụ thương mại cộng tác đang được các doanh nghiệp, tổ
chức trên thế giới trong những năm qua và thời gian tới:
5.1.4.1. Thực tế ảo và thực tế tăng cường
Khi nhắc đến hai cụm từ thực tế ảo và thực tế tăng cường, thông thường mọi người sẽ
nghĩ về các trò chơi video hoặc thậm chí là các câu chuyện khoa học viễn tưởng. Nhưng thực
tế, hiện nay trên thế giới đã có những ứng dụng doanh nghiệp thực sự cho cả thực tế ảo và
thực tế tăng cường. Và các doanh nghiệp công nghệ hàng đầu cũng đang đầu tư mạnh vào các
công nghệ mới này. Nghiên cứu đầu tư toàn cầu của Goldman Sachs đưa ra kỳ vọng lĩnh vực
thực tế ảo và thực tế tăng cường sẽ có quy mô thị trường vào khoảng 16,1 tỷ USD vào năm
2025 (xem hình 5.1).
Các công ty thực tế ảo như RealSense, AltspaceVR và DORA đều đang cung cấp trải
nghiệm cho các doanh nghiệp đối với công nghệ phòng họp ảo
- RealSense cho phép các bộ truyền phát trực tiếp thay đổi nền thành nội dung từ PC
Windows, có thể nâng cao trải nghiệm của bản trình bày của người thuyết trình.
- Tai nghe thực tế ảo AltspaceVRftime lập danh mục người dùng Ngôn ngữ cơ thể và sau đó
thay thế cơ thể của họ bằng hình đại diện. Điều này cho phép hai người dùng tương tác chặt
chẽ hơn ngay cả khi họ không ở trong cùng một không gian vật lý.

5
- Người dùng DORA đeo thiết bị Oculus Rift VR được kết nối với robot. Khi người dùng
quay đầu lại, các robot cũng làm như vậy và người dùng sẽ nhìn qua mắt robot. Công nghệ
này có thể được sử dụng để kết nối người dùng làm việc trong các ngành như kiến trúc và
thiết kế.

Hình 5.1 – Dự đoán mức độ tăng trưởng thị trường của VR và AR đến năm 2025
(Nguồn: Goldman Sachs)
Thực tế tăng cường khác với thực tế ảo về một vài khía cạnh. Thực tế ảo thường mang
đến cho người dùng trải nghiệm nhập vai đầy đủ, nơi môi trường xung quanh được thay thế
hoàn toàn. Người dùng thực tế tăng cường vẫn có thể nhìn thấy môi trường xung quanh,
nhưng thông tin kỹ thuật số bổ sung được thêm vào.
Điều này cho phép cộng tác, giao tiếp và tùy biến nhiều hơn giữa các doanh nghiệp và
khách hàng của họ. Thực tế tăng cường sẽ nhanh chóng thâm nhập vào trong các ngành công
nghiệp như chăm sóc sức khỏe, kiến trúc và sản xuất. Trong ngành công nghiệp chăm sóc sức
khỏe, cụ thể, thực tế tăng cường có thể giúp sinh viên y khoa khám phá ra các cơ quan đặc
biệt trong cơ thể. Thực tế tăng cường có thể cho phép các kiến trúc sư giới thiệu công việc của
họ với khách hàng trong thế giới thực thay vì sử dụng các mô hình trên màn hình 2D. Ở Việt
Nam, các doanh nghiệp sản xuất sơn như Dulux hay Jotun cũng đã có những ứng dụng trên
điện thoại thông minh có thể giúp cho khách hàng thay đổi màu sơn tường ngay trên điện
thoại mà không cần phải sơn tường thật.
5.1.4.2. Cộng tác dữ liệu
Theo IBM, dữ liệu của các doanh nghiệp trên thế giới dự kiến sẽ tăng với tốc độ 50 lần
hàng năm sau năm 2020. Việc thu thập và ghi lại lượng dữ liệu khổng lồ là một thách thức
không nhỏ đối với các doanh nghiệp. Nhưng hiện nay, vấn đề không phải là ghi lại dữ liệu,
vấn đề đang là phân tích dữ liệu và tìm ra được các kết luận hữu ích. Mà thực tế, không có
một nhóm các chuyên gia dữ liệu chuyên dụng nào có thể đáp ứng đúng theo ý của doanh
nghiệp.
Phần lớn của dữ liệu mới hiện nay được tạo ra bởi người tiêu dùng. Dữ liệu này được
tạo khi người tiêu dùng giao tiếp qua các kênh truyền thông xã hội, chuyển qua kênh tiếp thị
6
hoặc mua hàng trực tuyến. Các doanh nghiệp đang tích lũy một lượng dữ liệu tiêu dùng ngày
càng mở rộng và các công cụ dữ liệu cũ của họ không còn phù hợp với công việc. Các công
cụ cũ hơn được thiết kế để thu thập và phân tích các loại dữ liệu đơn giản hơn từ nhiều nguồn
hơn - không phải dữ liệu phi cấu trúc đến từ phương tiện truyền thông xã hội hoặc dữ liệu từ
thiết bị di động.
Chính vì vậy, việc cộng tác dữ liệu đã trở nên cấp thiết bởi vì nó cho phép các công ty
pha trộn nhiều nguồn dữ liệu để giúp các nhóm chuyên gia đạt được kết luận có ý nghĩa. Theo
nghiên cứu của Harvard Business Review, 46% các tổ chức hiện đang cố gắng pha trộn giữa
nhiều nguồn dữ liệu để phân tích. Việc này giúp các công ty nhìn thấy bức tranh đầy đủ và
xây dựng bộ dữ liệu phân tích để trả lời các câu hỏi cụ thể về doanh nghiệp của họ một cách
nhanh chóng.
Các công cụ phân tích dữ liệu lớn cũng cho phép các công ty theo dõi cách các thành
viên trong nhóm của họ cộng tác. Theo dõi tiến trình và kết quả công việc cho phép các công
ty tìm ra quy trình nào hiệu quả và quy trình không hiệu quả. Bằng cách đánh giá kết quả và
dữ liệu dẫn đến chúng, hoạt động của doanh nghiệp có thể trở nên hiệu quả hơn theo thời
gian.
5.1.4.3. Lực lượng lao động phân tán
Làm việc từ xa và tự do có lẽ là hai trong số những xu hướng cộng tác doanh nghiệp
phổ biến nhất hiện nay. Gần một nửa (46%) người lao động thế hệ Z là những người làm việc
tự do. Trong đó, 4,7 triệu người lao động làm việc tại nhà. Với những xu hướng trong sở thích
làm việc khác nhau, các nhóm người lao động phân tác ngày càng gia tăng. Các nhóm phân
tán cung cấp lợi ích cho người lao động và người sử dụng lao động như nhau. Đối với người
lao động, các tùy chọn này cho phép họ linh hoạt làm việc ở bất cứ đâu họ muốn và theo tốc
độ mà họ thích. Đổi lại, người sử dụng lao động được hưởng đầu ra chất lượng cao hơn từ
người lao động của họ.
Tuy nhiên, nhược điểm của các nhóm phân tán là nó khiến cho các công ty gặp khó
khăn hơn trong việc thúc đẩy sự cộng tác giữa các nhân viên. Trên thực tế, theo báo cáo của
State of Remote Work, 21% các công ty nói rằng giao tiếp và cộng tác là một cuộc đấu tranh
lớn của các nhóm phân tán. Điều đó dẫn tới việc những người làm việc ở xa hiếm khi gặp mặt
nhau. Trong một số trường hợp, những người làm việc từ xa không cần nói chuyện với cấp
trên hoặc cấp dưới của họ hàng ngày. Để thu hẹp khoảng cách giữa nhân viên nội bộ và nhân
viên từ xa, nhiều tổ chức đang sử dụng các cách thức khác nhau. Ví dụ, một số triển khai hội
nghị đa phương tiện để nhân viên vẫn có thể gặp mặt trực tiếp mà không cần phải có mặt ở
cùng một địa điểm.
5.1.4.4. Cộng tác với bot sử dụng trí tuệ nhân tạo
Một khảo sát từ Digital Pulse cho thấy một trong những nỗi thất vọng lớn nhất của
người tiêu dùng đối với các dịch vụ trực tuyến là không thể có câu trả lời ngay lập tức cho các
câu hỏi đơn giản với 40% người tiêu dùng cùng gặp vấn đề này. Khi người tiêu dùng không
thể nhận được câu trả lời về sản phẩm và dịch vụ của bạn một cách nhanh chóng, họ sẽ rời
khỏi trang web của bạn để tìm đối thủ cạnh tranh. Chính vì điều đó, các bot sử dụng trí tuệ
nhân tạo bắt đầu được sử dụng nhiều hơn. Các bot sử dụng trí tuệ nhân tạo tương tác với
khách hàng tiềm năng của bạn và ngay lập tức cung cấp cho họ thông tin họ cần. Cả Facebook

7
và Microsoft đã đầu tư lớn vào các bot thông minh nhân tạo - đôi khi được gọi là chatbot – từ
năm 2016.
Khảo sát của Digital Pulse cũng cho thấy 68% số người được hỏi tin rằng khả năng sẵn
sàng 24 giờ là lợi ích hàng đầu của các bot sử dụng trí tuệ nhân tạo. Những bot này cung cấp
cho người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn hơn khi truy cập thông tin - 18% số người được hỏi
tránh gọi đường dây nóng vì sợ gặp phải các thông báo tự động. Cuộc khảo sát cho thấy các
chatbot được xếp hạng là kênh liên lạc được ưa thích thứ hai đối với người tiêu dùng, sau liên
lạc trực tiếp nhưng trước email.
Trong một nghiên cứu của Nemertes năm 2018, các chuyên gia tiết lộ rằng 41% các
công ty sẽ sử dụng AI để liên lạc và cộng tác trong những năm tới. Các doanh nghiệp đang sử
dụng bot để tăng tốc độ truyền thông. Nếu bạn bỏ lỡ một cuộc họp, bạn có thể yêu cầu bot
một bản tóm tắt thay vì gửi email cho đồng nghiệp của bạn. Điều này giúp tăng cường hợp tác
và tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp. Chatbots không phải là hình thức trí tuệ
nhân tạo duy nhất của các doanh nghiệp đang sử dụng. IBM đang sử dụng công cụ Watson để
tóm tắt các cuộc hội thoại tại nơi làm việc, Cisco đang tạo ra tác nhân điệp viên của riêng
mình, Monica và Apple đang mở Siri cho các nhà phát triển bên thứ ba. Slack thậm chí đã
công bố một quỹ đầu tư mạo hiểm cho các công ty khởi nghiệp bot từ năm 2016.
5.1.5.5. Mạng xã hội doanh nghiệp
Phương tiện truyền thông xã hội là một phần không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay.
Theo thống kê, người dùng Internet trung bình dành 30% thời gian trực tuyến của họ trên
phương tiện truyền thông xã hội để kết nối với bạn bè và gia đình. Tuy nhiên, sức mạnh
truyền thông xã hội để mang mọi người lại gần nhau không bị giới hạn trong các tương tác cá
nhân nữa. Mà có thể được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp với cái tên là Mạng xã hội
doanh nghiệp.
Ngày nay, nhiều công ty sử dụng các công cụ cộng tác mạng xã hội như Workplace của
Facebook (xem hình 5.2) để làm cho các hoạt động của nhóm trở nên hấp dẫn hơn. Bằng cách
sử dụng các nền tảng này, nhân viên có thể chia sẻ tài liệu và ảnh, đăng cập nhật trạng thái
hoặc thậm chí thiết lập các cuộc trò chuyện nhóm giống như trên tài khoản truyền thông xã
hội của họ. Sự khác biệt duy nhất là họ sẽ tập trung vào thông tin liên quan đến công việc.
Điều này làm cho sự cộng tác cảm thấy ít việc vặt hơn và nhiều hoạt động xã hội hơn với các
đồng nghiệp của họ. Hơn thế nữa, bởi vì các nhân viên đã quen thuộc với giao diện của các
trang web này, việc triển khai nó để liên lạc nội bộ sẽ trở nên dễ dàng.
Vấn đề duy nhất ở đây là vẫn còn một khoảng cách thế hệ khi sử dụng phương tiện
truyền thông xã hội. Những người trẻ tuổi có thể nắm bắt tốt hơn về phương tiện truyền thông
xã hội và thoải mái sử dụng nó trong công việc. Mặt khác, cũng có những người lớn tuổi
không muốn sử dụng những trang này vì họ không quen thuộc với họ. Khoảng 30% trong số
người lao động thế hệ Y và Z đã sử dụng tin nhắn tức thời mỗi ngày cho các mục đích liên
quan đến văn phòng. Trong khi đó, chỉ có 12% người lớn tuổi làm điều tương tự. Vì vậy, nếu
một doanh nghiệp muốn tận dụng công cụ này, trước tiên nên tham khảo ý kiến của nhân viên
sẽ thoải mái như thế nào khi sử dụng mạng xã hội này.

8
 Hình 5.2 – Mạng xã hội doanh nghiệp Workplace của Facebook
Tương lai của thương mại là sử dụng các công cụ giúp việc cộng tác trở thành một trải
nghiệm liền mạch hơn cho tất cả các bên liên quan. Các quy trình cộng tác mạnh mẽ có thể
tiết kiệm tiền cho chi phí đi lại và các chi phí phát sinh khác. Các hệ thống tích hợp và cộng
tác dữ liệu có thể giúp những người ra quyết định đưa ra kết luận quan trọng về hành vi của
người tiêu dùng. Trong tương lai, các công nghệ cộng tác có thể trở nên tinh vi đến mức nhiều
nhân viên sẽ làm việc ảo hoàn toàn, tiết kiệm khoản tiền cho các công ty vào chi phí không
gian, văn phòng và nhiều chi phí khác.
5.2. CÁC HÌNH THỨC CỦA THƯƠNG MẠI CỘNG TÁC
5.2.1. Trung tâm cộng tác (Collaborative Hub)
5.2.1.1. Khái niệm
Trung tâm cộng tác là một trong các hình thức phổ biến của Thương mại cộng tác.
Trung tâm cộng tác (c-hub) là điểm trung tâm kiểm soát cho một thị trường điện tử. Một
trung tâm cộng tác, đại diện bởi một chủ sở hữu thị trường điện tử, có thể cho thuê không
gian cộng tác (c-spaces) trong đó các đối tác thương mại có thể sử dụng các công cụ cộng
tác (c-enabler) để trao đổi dữ liệu với trung tâm cộng tác. Các hoạt động Thương mại cộng
tác thông qua trung tâm cộng tác thường được tiến hành giữa và trong các thành viên chuỗi
cung ứng nhằm tăng cường hoạt động thiết kế, nghiên cứu sản phẩm, dịch vụ mới.
Hạ tầng cung cấp các công cụ truyền thông hỗ trợ: e-mail, bảng thông báo và phòng
chat, truy cập cơ sở dữ liệu chung trực tuyến bất kỳ từ đâu.
Dưới đây là ví dụ điển hình của hình thức Trung tâm cộng tác:
Hộp 5.2 -Cộng tác tạo liên kết tại LOWE và các thành viên toàn cầu
Trong sự nỗ lực để sánh được với sự nhanh nhạy của các đối thủ cạnh tranh nhỏ hơn,

9
 Lowe một tổ chức đa quốc gia (có 180 văn phòng trên 80 quốc gia) đã triển khai Groove
networks (groove.net) để có thể thuận tiện trong liên kết.
Khi cần có một sự cộng tác giữa các thành viên tại thương hiệu Hồng Kông Lowe và
các thành viên toàn cầu (loweworldwide.com) các nhà quảng cáo nhận yêu cầu đề nghị từ
một khách hàng tiềm năng, họ đã mở ra một không gian cộng tác trên máy tính PC và mời
các chuyên gia dự án khu vực, các đối tác, người lập kế hoạch, một số thành viên sáng lập
khác từ một số quốc gia như Anh, Ấn Độ, Mỹ..). Mỗi chuyên gia đều mời thành viên khác từ
mạng riêng của mình, bên trong hay bên ngoài công ty. Trong một vài phút thì sự liên kết
đó đã tạo ra những cơ hội trao đổi cộng tác. Họ truyền tải hình ảnh phù hợp, các chuyên
gia lướt web có thể tìm ra những trang có ích, nhà nghiên cứu tìm trong các tài liệu nghiên
cứu thích hợp, người biên tập có thể biên tập tài liệu trong thời gian thực.
5.2.1.2. Ứng dụng trung tâm cộng tác trong cổng thông tin doanh nghiệp

Hình 5.3 – Bộ khung tổng quát của một cổng thông tin doanh nghiệp
(Nguồn: theo Aneja (2000) và Koundadis (2000))
Với việc sử dụng mạng nội bộ và Internet ngày càng tăng, nhiều tổ chức gặp phải tình
trạng quá tải thông tin ở một số cấp độ khác nhau. Thông tin nằm rải rác trên nhiều loại tài
liệu, trên các tin nhắn, trên các e-mail và nằm tại cơ sở dữ liệu có vị trí khác nhau và trong các
hệ thống khác nhau. Do đó, việc truy cập các thông tin liên quan và chính xác thường là một
công việc tốn thời gian, công sức và đòi hỏi phải truy cập vào nhiều hệ thống khác nhau. Hậu
quả là các tổ chức thường tốn rất nhiều thời gian làm việc vào việc này. Chính vì vậy, một

10
giải pháp cho vấn đề này được đưa ra là việc ứng dụng trung tâm cộng tác theo hình thức là
các cổng thông tin cho doanh nghiệp.
a. Khái niệm
Cổng thông tin doanh nghiệp cũng là một dạng cổng thông tin được sử dụng tương tự
như các chợ điện tử, website thương mại điện tử và các loại mô hình thương mại điện tử khác.
Cổng thông tin doanh nghiệp là một cổng để truy cập vào hệ thống của doanh nghiệp và các
nguồn thông tin khác của doanh nghiệp đã được cho phép cộng tác và truy cập thông tin.
Cổng thông tin doanh nghiệp là điểm truy cập duy nhất đến tất cả thông tin kinh doanh quan
trọng cả bên trong và bên ngoài của một tổ chức thông qua trình duyệt Web. Các doanh
nghiệp có thể có cổng thông tin riêng cho các đối tượng bên ngoài và bên trong tổ chức.

Hình 5.4 – Cổng thông tin doanh nghiệp của Tibco

(Nguồn: tibco.com)
Cổng thông tin doanh nghiệp thông thường sẽ cung cấp các chức năng như: các công cụ
học tập và dựa trên tri thức; hỗ trợ quy trình xử lý kinh doanh; bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ
trực tiếp tới khách hàng; hỗ trợ cộng tác; truy cập dữ liệu từ các hệ thống hợp tác; cá nhân hóa
trang web cho nhiều người dùng khác nhau; công cụ tìm kiếm và chỉ mục hiệu quả; ứng dụng
an ninh; học tập và thực hành hiệu quả; danh mục và bảng thông báo; phân loại chuyên gia;
tin tức; và truy cập Internet. Hình 5.3 miêu tả một bộ khung tổng quát của cổng thông tin
doanh nghiệp. Bộ khung này minh họa đặc điểm và tính năng cần có để hỗ trợ các ứng dụng
khác nhau trong doanh nghiệp.
Các kỹ thuật tìm kiếm và lập chỉ mục nâng cao đã được phát triển và áp dụng vào các
cổng thông tin doanh nghiệp để giải quyết tình trạng quá tải thông tin của các cổng này.
Thông qua cổng thông tin, nhân viên, đối tác kinh doanh và khách hàng có thể có quyền truy
cập thông tin và được cá nhân hóa một khối lượng lớn các hệ thống thông tin doanh nghiệp đa

11
dạng và khác nhau. Một sơ đồ của một cổng thông tin doanh nghiệp được cung cấp trong hình
5.4.
Nhiều doanh nghiệp lớn đã tiến hành thực hiện các cổng thông tin của riêng mình. Lý
do để làm như vậy là để cắt giảm chi phí, để giải phóng thời gian cho các giám đốc điều hành
và các cấp quản lý. Cổng thông tin doanh nghiệp đặc biệt phổ biến trong các tập đoàn lớn,
như thể hiện trong các ví dụ sau:
Hộp 5.3 – Một số ví dụ ứng dụng cổng thông tin doanh nghiệp
P&G
Bộ phận CNTT của P&G đã phát triển một hệ thống chia sẻ tài liệu và thông tin qua
mạng nội bộ của công ty. Phạm vi của hệ thống này sau đó đã được mở rộng toàn cầu để
hỗ trợ nhu cầu thông tin của hàng chục ngàn nhân viên trên toàn thế giới. Mặc dù hệ thống
cũng đã giúp cung cấp, sắp xếp thông tin, nhưng nó cũng bị tình trạng quá tải thông tin. Để
giải quyết vấn đề này, P&G đã phát triển một cổng thông tin doanh nghiệp cung cấp thông
tin một cách cá nhân hóa cho từng nhân viên. Cổng thông tin của P&G được thực hiện bởi
Plumtree, hiện thuộc sở hữu của Oracle/BEA Systems. Cổng này cung cấp cho nhân viên
của P&G về tiếp thị, sản phẩm, và thông tin chiến lược với hơn 1 triệu trang web. Cổng
thông tin doanh nghiệp có thể được truy cập thông qua trình duyệt Web mà không cần phải
điều hướng qua tất cả các trang web của các bộ phận khác nhau. Nhân viên có thể có
quyền truy cập vào thông tin cần thiết thông qua các chế độ xem tùy chỉnh của các nguồn
thông tin khác nhau và các liên kết đến thông tin cập nhật khác.
DuPont
DuPont đã triển khai một cổng thông tin nội bộ để tổ chức hàng triệu trang thông tin
khoa học được lưu trữ trong các hệ thống thông tin trong toàn công ty. Phiên bản ban đầu
của cổng thông tin đã được sử dụng hàng ngày cho hơn 550 nhân viên nhằm ghi lại đơn
đặt hàng sản phẩm, lấy báo cáo tiến độ cho các sản phẩm nghiên cứu, và truy cập thông tin
theo dõi khách hàng. Ngày nay, DuPont sử dụng cổng thông tin cho 60.000 nhân viên của
mình tại 30 đơn vị kinh doanh tại 70 quốc gia.
Staples
Staples là một công ty cung cấp đồ dùng văn phòng. Cổng thông tin doanh nghiệp
cho Staples được ra mắt vào tháng 2 năm 2000. Nó ngay lập tức được sử dụng bởi 3.000
giám đốc điều hành, lao động chất xám và quản lý cửa hàng của công ty; đến năm 2006,
hầu hết nhân viên đã đăng ký tài khoản người dùng. Cổng này đóng vai trò là giao diện
cho các quy trình và ứng dụng kinh doanh của Staples. Nó cung cấp e-mail, lập lịch, tiêu đề
trên các bài báo về cuộc thi, thông tin sản phẩm mới, tin tức nội bộ, thông tin tuyển dụng
và bản tin. Cổng được sử dụng bởi quản lý cấp cao cũng như các nhà quản lý hợp đồng,
mua sắm, bán hàng và tiếp thị, nguồn nhân lực, và các cửa hàng bán lẻ và bởi ba trang
web B2B của công ty.
b. Phân loại cổng thông tin doanh nghiệp
Cổng thông tin doanh nghiệp có thể là cổng chung hoặc cổng chức năng. Các loại cổng
được xác định bởi người xem (ví dụ: nhà cung cấp, nhân viên). Cổng chức năng được xác
định bởi các chức năng mà chúng cung cấp. Các cổng thông dụng là phổ biến cả trong khu
vực tư nhân và công cộng.

12
 Các loại cổng chung
Năm loại cổng thông tin chung sau đây có thể được tìm thấy trong các tổ chức.
- Cổng cho nhà cung cấp và các đối tác: Sử dụng các cổng như vậy, các nhà cung cấp
có thể quản lý hàng tồn kho của sản phẩm mà họ bán cho từng khách hàng trực tuyến cụ thể.
Họ có thể xem được những gì họ đã bán cho chủ sở hữu cổng thông tin và với giá bao nhiêu.
Họ có thể thấy mức tồn kho của chủ sở hữu cổng thông tin, và bổ sung vật liệu và vật tư khi
họ thấy rằng mức tồn kho là thấp; họ cũng có thể hợp tác với người mua của công ty và nhân
viên khác.
- Cổng thông tin khách hàng: Cổng cho khách hàng có thể phục vụ cả doanh nghiệp và
khách hàng cá nhân. Khách hàng có thể sử dụng các cổng tiếp xúc khách hàng này để xem
các sản phẩm và dịch vụ và đặt hàng, sau này họ có thể theo dõi đơn hàng. Họ có thể xem tài
khoản của chính mình và xem những gì đang diễn ra với tài khoản của họ trong thời gian
thực. Họ có thể phải trả tiền cho các sản phẩm và dịch vụ, sắp xếp bảo hành và giao hàng. Các
cổng này bao gồm một phần được cá nhân hóa.
- Cổng thông tin nhân viên: Cổng thông tin như vậy được sử dụng để đào tạo, phổ biến
tin tức và thông tin của công ty, các nhóm thảo luận và các đối tượng khác. Cổng thông tin
nhân viên cũng được sử dụng cho các hoạt động tự phục vụ, chủ yếu trong lĩnh vực nhân sự
(ví dụ: thay đổi biểu mẫu địa chỉ, biểu mẫu khấu trừ thuế, báo cáo chi phí, đăng ký lớp học và
các hình thức hoàn trả học phí). Cổng thông tin nhân viên đôi khi được “đóng gói” cùng với
cổng thông tin của người giám sát và được gọi là cổng thông tin lực lượng lao động
- Cổng điều hành và giám sát: Các cổng này cho phép các nhà quản lý và giám sát viên
kiểm soát toàn bộ lực lượng quản lý từ việc lập ngân sách đến lập kế hoạch lực lượng lao
động. Mục tiêu kinh doanh và số liệu bán hàng luôn có sẵn trên cơ sở nhất quán và minh
bạch, cho phép quản lý doanh nghiệp đánh giá và hỗ trợ văn phòng hiệu quả hơn.
- Cổng di động: Cổng di động là cổng có thể truy cập thông qua các thiết bị di động, đặc
biệt là điện thoại thông minh. Hầu hết các cổng di động là các cổng thông tin không kết hợp
(hay còn gọi là các cổng thương mại). Ngoài ra, họ sẽ cung cấp quyền truy cập vào các cổng
thông thường của họ cho các thiết bị không dây, thiết bị di động thông minh.
Các cổng theo chức năng
Các cổng chức năng đều phát triển từ các cổng thông tin đơn giản, lưu trữ dữ liệu và
cho phép người dùng điều hướng và truy vấn các dữ liệu đó cho đến các cổng hợp tác phức
tạp, cho phép tạo ra sự cộng tác. Một số loại cổng chức năng được biết đến như:
- Cổng trí tuệ doanh nghiệp (BI Portal) được sử dụng chủ yếu bởi các nhà điều hành
cấp trung và cấp cao để tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh và hoạt động hỗ trợ ra
quyết định. Ví dụ: Cổng trí tuệ doanh nghiệp có thể được sử dụng để tạo báo cáo đột xuất
hoặc để tiến hành phân tích rủi ro.
- Cổng nội bộ được sử dụng chủ yếu cho các nhân viên nhằm quản lý các lợi ích bên lề
và để tự đào tạo.
- Cổng tri thức được sử dụng để thu thập tri thức từ nhân viên và để phổ biến những tri
thức thu thập được.

13
5.2.1.3. Ứng dụng trung tâm cộng tác trong thiết kế sản phẩm
Cộng tác cùng thiết kế là việc sử dụng hệ thống máy tính được kết nối internet hoặc
mạng nội bộ để giúp cho các phòng ban tham gia vào công việc thiết kế sản phẩm có thể cùng
sử dụng hệ thống trong một thời điểm. Đây là một trong những ứng dụng phổ biến của hình
thức trung tâm cộng tác trong các doanh nghiệp. Hoạt động này được minh hoạ trong trường
hợp của GM dưới đây.
Hộp 5.4 - Hãng GM cộng tác trực tuyến trong thiết kế
Vấn đề:
Thiết kế ô tô là một quá trình phức tạp và kéo dài. Ví dụ tại GM, mỗi model ô tô được
tạo ra phải được thử nghiệm va đập phía trước. Chi phí sản xuất mỗi mẫu thử mất khoảng 1
triệu USD, cho đến đầu những năm 90, mỗi model mới phải thử khoảng 70 mẫu. Thông tin
thu thập được từ các thử nghiệm được chia sẻ cho khoảng 11.000 nhà thiết kế và kỹ sư làm
việc tại hàng trăm bộ phận, phòng ban thuộc 16 phòng thí nghiệm thiết kế nằm ở nhiều nước
khác nhau. Ngoài ra, GM còn phải quan hệ và hợp tác với các kỹ sư thiết kế của hơn 1000
nhà cung ứng chủ chốt. Công việc liên lạc và hợp tác này làm chậm đi qua trình thiết kế và
tăng chi phí. Phải mất 4 năm kể từ khi thiết kế đến khi sản phẩm đến được thị trường, trong
thời gian đó rất có thể thị hiếu của khách hàng đã thay đổi.
Giải pháp:
Bắt đầu từ giữa những năm 90, GM dần biến mình thành một doanh nghiệp điện tử. GM
tiến hành kiểm tra lại 7000 hệ thống IT đang tồn tại, cắt giảm, hợp lại thành 3000 và ứng
dụng công nghệ Web. Hệ thống TMĐT mới của GM được tập trong một chương trình được
trợ giúp bởi phần mềm thiết kế CAD từ một công ty IT lớn. Hệ thống này cho phép chia sẻ
trực tuyến 30 tài liệu thiết kế giữa các nhà thiết kế (bên trong, bên ngoài) và kỹ sư. Các công
cụ hợp tác và videoconferencing trợ giúp công việc của các nhóm. Đến năm 2003, GM đã
nâng cấp hệ thống cho phép kết nối đến tất cả các nhà cung ứng lớn và nhỏ.
Kết quả:
Hiện nay chỉ mất 18 tháng đề đưa một mẫu ô tô mới ra thị trường, làm tăng sức cạnh
tranh sản phẩm của công ty.
Chi phí thiết kế rẻ hơn đáng kế: trong số 70 mẫu ô tô phải thử nghiệm va chạm, hiện
nay 60 mẫu được thực hiện “ảo” trên mô hình, chỉ 10 mẫu thực hiện thật.
Trong bối cảnh kinh tế ảm đạm, năm 2002 GM vẫn tăng trưởng doanh số 6%. Năm
2004, sản phẩm có khuyết tật từ các dây chuyền lắp ráp giảm 25%, chi phí tồn kho giảm 25%.
5.2.2. Mạng cộng tác (Collaborative Network)
5.2.2.1. Khái niệm
Trong truyền thống, cộng tác thường diễn ra giữa các đối tác gần gũi nhau trong một
chuỗi cung ứng (ví dụ giữa nhà sản suất và nhà phân phối, giữa nhà phân phối và nhà bán
lẻ…). Cộng tác truyền thống diễn ra trong chuỗi cung ứng theo chiều dọc và hướng tới việc
cải thiện dòng thông tin và sản phẩm giữa các điểm chốt đã có.

14
 Hợp đồng Các dịch
sản xuất vụ
CPF
CPF
VM

Nhà cung Nhà sản Nhà phân Nhà bán Khách

ứng xuất phối lẻ hàng

V
MI
Nhà tập hợp Các DV Nhà tập hợp
nhu cung tài chính nhu cầu

Hình 5.5 - Quy trình và các yếu tố của Chuỗi cung ứng truyền thống
Chuỗi cung ứng truyền thống có cấu trúc đơn tuyến (linear). Công nghệ Web làm thay
đổi cấu trúc chuỗi cung ứng: từ cấu trúc đơn tuyến chuyển sang cấu trúc mạng (Network). Do
đó, mạng cộng tác thường được áp dụng trong các chuỗi cung ứng sản xuất và phân phối sản
phẩm, dịch vụ.

Logistics Logistics Logistics

Khách
hàng
VMI
Nhà sản Nhà phân
Nhà bán
xuất phối
Nhà cung lẻ
ứng tiềm năng
Nhà cung Nhà lắp ráp Người Khách
ứng bán lại hàng

Nhà Nhà sản Nhà phân

cung ứng xuất phối

Thị trường
Thị trường điện tử
điện tử

Nhà tập hợp

nhu cầu

Các DV Các DV Các DV

tài chính tài chính tài chính

Hình 5.6 - Chuỗi cung ứng hiện đại ứng dụng mạng cộng tác
Sự so sánh giữa chuỗi cung ứng truyền thống (hình 5.5) và chuỗi cung ứng mới mà có
thể được tạo ra bởi công nghệ web, được minh hoạ trong hình 5.6. Đáng chú ý là chuỗi cung
ứng truyền thống trong phần trên là tuyến tính. Tuy nhiên, nó đã bao gồm những tính năng
15
hiện đại như là CFPR (xem phần sau). Mạng cộng tác trên hình 5.6 biểu diễn các đối tác tại
bất kì điểm nào trong hệ thống mạng có thể tương tác với nhau, vượt qua các đối tác truyền
thống. Sự tương tác này có thể xảy ra giữa một số nhà sản xuất hoặc nhà phân phối, cũng như
với các thành viên tham gia mới như các hãng phần mềm hoạt động như nhà tập hợp, các sàn
giao dịch B2B, Hubs, hoặc các nhà cung ứng dịch vụ logistics.
Mạng cộng tác có thể được thực hiện dưới các cách thức sắp xếp khác nhau phụ thuộc
vào ngành, sản phẩm (dịch vụ), khối lượng dòng thông tin…
Dưới đây là một số ví dụ điển hình của ứng dụng Mạng cộng tác:
Hộp 5.5 – Ví dụ ứng dụng Mạng cộng tác
Các công ty dẫn đầu như Dell, Cisco, và HP sử dụng Thương mại cộng tác có tính
chiến lược, có thể với các mô hình kinh doanh phức tạp trong chuỗi giá trị của nó. Nó cũng
đã triển khai các kĩ thuật mua sắm điện tử và cộng tác tương hỗ trong các hoạt động đầu
vào, giảm chi phí, và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
Ví dụ, Dell đã triển khai cấu hình và xử lí tích hợp cuối cùng đến cuối cùng (end-to-
end), một doanh nghiệp xương sống trung gian đơn lẻ, và lập kế hoạch cộng tác đa tầng.
Điều này cho phép Dell hỗ trợ một mô hình kinh doanh: sản xuất theo đơn hàng (make-to-
order) với tốc độ và hiệu quả tốt nhất đồng hạng (best-in-class). Cisco đã lựa chọn hỗ trợ
mô hình kinh doanh ảo tập trung vào thị trường theo thời gian (time-to-market) và sự thỏa
mãn khách hàng. Cisco cũng đã tích hợp quá trình đặt hàng với quá trình sản xuất (back-
end), triển khai tự động đơn mua hang, và có thể phát triển sản phẩm cộng tác.
5.2.2.2. Ứng dụng mạng cộng tác trong quản trị tồn kho
Trong phương thức quản lý hàng tồn kho truyền thống, nhà bán lẻ (đôi khi được gọi là
người mua) tự đưa ra quyết định về quy mô đặt hàng
Hệ thống hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (Vendor-Managed Inventory Systems -
VMI) đề cập đến một quy trình trong đó các nhà bán lẻ yêu cầu nhà cung cấp của họ chịu
trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho của từng mặt hàng họ cung cấp và xác định khi nào đặt
hàng và số lượng đặt hàng mỗi lần. Sau đó, các đơn đặt hàng được tạo ra bằng phương tiện
điện tử và được thực hiện bởi các nhà cung cấp. Nhà cung cấp dịch vụ hậu cần của bên thứ ba
(3PL) cũng có thể tham gia vào VMI bằng cách tổ chức thực hiện các lô hàng khi cần.
Nhà bán lẻ cung cấp cho nhà cung cấp thông tin thời gian thực về giảm tồn kho (ví dụ:
dữ liệu từ điểm bán hàng), mức tồn kho và ngưỡng tồn kho (dưới mức đó đơn hàng cần được
bổ sung). Với cách tiếp cận này, nhà bán lẻ không còn liên quan đến quản lý hàng tồn kho và
dự báo nhu cầu trở thành trách nhiệm của nhà cung cấp. Nhà cung cấp có thể tính toán nhu
cầu đối với một mặt hàng trước khi mặt hàng bị cạn kiệt trong kho. Ngoài ra, thay vì gửi đơn
đặt hàng, nhà bán lẻ gửi thông tin điện tử hàng ngày cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp tạo ra
các đơn đặt hàng bổ sung cho nhà bán lẻ dựa trên thông tin nhu cầu này. VMI giúp ngăn ngừa
tồn kho quá mức hoặc thiếu hụt, giảm chi phí nhân công, mua hàng và kế toán. Với VMI, các
doanh nghiệp duy trì một mức tồn kho thích hợp và tối ưu. VMI cũng có thể được tiến hành
giữa một nhà cung cấp và các nhà cung cấp phụ của nó.
Một trong những động lực làm cho VMI được quan tâm ứng dụng hơn là chia sẻ rủi ro.
Trong một số trường hợp, nếu hàng tồn kho không bán được, nhà cung cấp sẽ mua lại sản

16
phẩm từ người mua (nhà bán lẻ). Trong các trường hợp khác, sản phẩm có thể nằm trong
quyền sử dụng, nhưng không thuộc sở hữu của nhà bán lẻ cho đến khi việc bán hàng diễn ra,
có nghĩa là nhà bán lẻ chỉ cần bán (và hỗ trợ bán) sản phẩm để đổi lấy hoa hồng hoặc lợi
nhuận được xác định trước.
Các nhà cung cấp được hưởng lợi từ việc nhân viên của họ kiểm soát được nhiều hơn
đối với việc bày hàng và tiếp xúc khách hàng.
Người tiêu dùng được hưởng lợi từ các nhân viên cửa hàng am hiểu sản phẩm. Nhân
viên cửa hàng có kiến thức tốt về hầu hết các dòng sản phẩm do gần gũi với đại diện các nhà
cung cấp. Họ có thể giúp người tiêu dùng lựa chọn các mặt hàng phù hợp nhất với các dịch vụ
hỗ trợ tốt nhất.
Hộp 5.6 – Ví dụ ứng dụng Mạng cộng tác trong quản trị tồn kho
VMI và chia sẻ thông tin giữa nhà bán lẻ (Walmart) và nhà cung cấp (P&G).
Walmart cấp cho P&G quyền truy cập vào thông tin bán hàng đối với mỗi mặt hàng P&G
cung cấp bán cho Walmart. Thông tin bán hàng được P&G thu thập hàng ngày từ các cửa
hàng của Walmart. Bằng cách theo dõi mức tồn kho các mặt hàng của mình, P&G biết khi
nào hàng tồn kho giảm xuống dưới ngưỡng, kích hoạt đơn hàng tự động và thực hiện đơn
hàng. Mọi thứ đều được thực hiện bằng điện tử. Lợi ích cho P&G là thông tin nhu cầu
chính xác; lợi ích của Walmart là hàng tồn kho đầy đủ và cả hai đều được giảm chi phí
hành chính (tối thiểu hóa đơn hàng giấy tờ và công việc thủ công). P&G có thỏa thuận
tương tự với các nhà bán lẻ lớn khác; Walmart có thỏa thuận tương tự với các nhà cung
cấp lớn khác.
Các giải pháp phần mềm VMI được cung cấp bởi các công ty phần mềm như Vecco
International (veccoint.com) và JDA Software Group, Inc. (jda.com) và các công ty khác.
5.2.2.3. Ứng dụng mạng cộng tác trong hoạt động lên kế hoạch, dự báo và bổ sung

Hình 5.7 - Mô hình CPFR

Việc lập kế hoạch cộng tác, dự báo và bổ sung (Collaborative planning, forecasting, and
replenishment – CPFR, đã được đề cập tới trong chương 4 của giáo trình này) là một hoạt
động trong đó các nhà cung cấp và nhà bán lẻ cộng tác trong lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu
17
để đảm bảo các thành viên trong chuỗi cung ứng sẽ có đủ nguồn nguyên vật liệu đầu vào và
sản phẩm khi họ cần. Do đó, đối với hoạt động này, hình thức mạng cộng tác là phù hợp nhất
để kết nối tất cả thành viên trong chuỗi cung ứng. Mục đích của CPFR là sắp xếp dòng sản
phẩm từ tất cả các xưởng sản xuất đến nhà khách hàng. Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa
tiêu dùng lớn, như P&G, có chuỗi cung ứng siêu lớn là kết quả của sử dụng CPFR.
Hình 5.7 mô tả một quá trình vòng xoắn trong đó các người bán, người mua và khách
hàng cuỗi cùng được đề cập. Quá trình bắt đầu với xây dựng chiến lược và lập kế hoạch, tiếp
theo là quản trị cung cầu, triển khai và kết thúc với phân tích, dẫn đến đánh giá lại chiến lược.
CPFR có thể được sử dụng với các mô hình B2B lấy công ty làm trung tâm và với thị trường
bên bán hoặc thị trường bên mua
5.2.2.4. Ứng dụng mạng cộng tác trong hoạt động quản trị vòng đời sản phẩm
Tượng tự như dự báo và bổ sung, hoạt động quản trị vòng đời sản phẩm (Product
lifecycle management - PLM) cũng là một chiến lược kinh doanh trong đó nhà sản xuất có thể
kiểm soát và chia sẻ dữ liệu cũng như một phần của họat động thiết kế sản phẩm và các cố
gắng phát triển trong hỗ trợ các hoạt động chuỗi cung ứng. Internet và các công nghệ mới có
thể tự động các khía cạnh của mạng cộng tác giúp phát triển sản phẩm trong một công ty và
cải tiến tiêu dùng hiệu quả. PLM là một bước tiến lớn trong tổ chức, đòi hỏi nó được tích hợp
với một số hệ thống và quy trình khác nhau. Thông tin phải được truyền thông trong tổ chức
một cách nhanh chóng và có thể giảm được thời gian và tăng lợi nhuận. PLM được cung cấp
bởi SAP (mySAP PLM), Matrix One, EDS, PTC, Dassault Systems, và IBM PLM.
5.3. CÁC CÔNG NGHỆ ỨNG DỤNG TRONG THƯƠNG MẠI CỘNG TÁC
Như đã đề cập trước đó, cộng tác, quản trị tri thức và thương mại điện tử là tất cả các
thành phần quan trọng trong việc cải thiện hiệu suất của chuỗi cung ứng và tổ chức. Một số
lượng lớn các công cụ và phương pháp có sẵn tạo điều kiện cho sự cộng tác điện tử. Mục tiêu
kinh doanh hàng đầu của các hệ thống truyền thông mới nhất, được gọi là truyền thông hợp
nhất, là cải thiện sự cộng tác của nhân viên, tăng hiệu quả của nhân viên, cải thiện giao tiếp
với khách hàng để giảm chi phí đi lại, cải thiện giao tiếp toàn cầu và cải thiện sự cộng tác với
các nhà cung cấp. Cộng tác điện tử có nhiều lợi ích, từ việc thúc đẩy tri thức liên tục để tăng
năng suất, cải thiện hiệu suất, và tạo điều kiện cho các chiến lược hợp tác và ra quyết định.
Trong phần này, giáo trình sẽ trình bày các mô hình công nghệ quy trình công việc,
phần mềm nhóm và các công cụ hỗ trợ cộng tác khác, bao gồm cả cộng tác 2.0.
5.3.1. Công cụ quy trình công việc và các ứng dụng
Quy trình công việc là sự di chuyển của các tài liệu và tác vụ (và cả thông tin) thông qua
chuỗi các bước tạo nên các quy trình làm việc của một tổ chức. Quy trình công việc bao gồm
cách thức cấu trúc và thực hiện các tác vụ, ai nên thực hiện chúng, cách chúng được sắp xếp
và sắp xếp một cách hợp lý, các tác vụ được theo dõi và giám sát như thế nào, và quan trọng
nhất, thông tin nào được yêu cầu và tạo ra từ tất cả các tác vụ này; và cách thức và nơi cần lưu
lại. Có hai loại công cụ quy trình công việc chính: công cụ tạo hệ thống quy trình công việc
và công cụ quản lý quy trình công việc; và cả hai đều tạo ra nhiều ứng dụng khác nhau.
Hệ thống quy trình công việc về cơ bản giúp các tổ chức phân tích, mô hình hóa, tự
động hóa, và ban hành các khía cạnh của quy trình công việc và hiệu suất công việc giữa các
người lao động bên trong tổ chức và giữa nhiều tổ chức trong chuỗi cung ứng. Những loại hệ

18
thống này có thể bao gồm các tính năng cho phép lập lịch và tác vụ ưu tiên, định tuyến công
việc, theo dõi và kiểm soát, chụp ảnh tài liệu, quản lý tài liệu, báo cáo quản lý và các hoạt
động tương tự khác.
Quản lý quy trình công việc liên quan đến việc quản lý các quy trình công việc sao cho
tài liệu, thông tin, hoặc các tác vụ được truyền từ người này sang người khác theo cách bị chi
phối bởi các quy tắc hoặc thủ tục của tổ chức để đạt được thời hạn yêu cầu. Quản lý quy trình
công việc cũng liên quan đến việc theo dõi các tác vụ và tài liệu, các tác vụ ưu tiên và đảm
bảo toàn bộ tài nguyên phù hợp để thực hiện các tác vụ này. Quản lý quy trình công việc bao
gồm tất cả các bước trong quy trình kinh doanh từ đầu đến cuối, bao gồm tất cả các điều kiện
ngoại lệ. Chìa khóa để quản lý quy trình công việc là theo dõi thông tin liên quan đến quy
trình và trạng thái của từng hoạt động của quy trình kinh doanh.
5.3.2. Phần mềm làm việc nhóm
Phần mềm làm việc nhóm đề cập đến các sản phẩm phần mềm hỗ trợ các nhóm người
chia sẻ một tác vụ hoặc mục tiêu chung và cộng tác tạo ra thành quả. Phần mềm làm việc
nhóm ngụ ý việc sử dụng các mạng để kết nối mọi người, ngay cả khi họ ở trong cùng một
phòng. Nhiều sản phẩm phần mềm làm việc nhóm có sẵn trên Internet hoặc sử dụng mạng nội
bộ, tăng cường sự cộng tác tác của một số lượng lớn người trên toàn thế giới.
Bảng 5.2 – Phân loại một số công cụ/phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm
Đặc điểm Tên công cụ/phần mềm
Phần mềm tổng hợp - Phần mềm email tích hợp sẵn, phần mềm nhắn tin hệ thống,
tin nhắn tức thời
- Trình duyệt Internet
- Công cụ khởi tạo website
- Chia sẻ hyperlinks
- Chia sẻ file (đồ họa, video, âm thanh, …)
- Công cụ dòng công việc
- Sử dụng cổng doanh nghiệp cho cộng đồng, cộng tác
- Chia sẻ màn hình
- Phòng ra quyết định
- Hệ thống chia sẻ ngang hàng
Đồng bộ thời gian - Hội thảo trên web
- Truyền hình ảnh qua web
- Hội thảo qua truyền hình, hội thảo đa phương tiện
- Hội thảo qua truyền thanh
- Chia sẻ bảng viết, bảng thông minh
- Hệ thống bình chọn
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
Không đồng bộ thời gian - Thảo luận theo chủ đề

19
 - Hộp thư thoại
- Nhật ký cuộc trò chuyện
- Bảng thông báo
- Blog, Wikis
- Xuất bản qua web
- Công cụ cộng tác thiết kế và cộng tác lên kế hoạch
Một số phương pháp và công nghệ khác nhau có sẵn để hỗ trợ các nhóm trên Internet và
sử dụng mạng nội bộ. Các công cụ và ứng dụng phần mềm làm việc nhóm được liệt kê trong
Bảng 5.2. Dưới đây là các khái niệm về truyền thông hợp nhất, truyền thông đồng bộ và
không đồng bộ, các nhóm ảo và cộng tác đại chúng.
5.3.2.1. Công cụ truyền thông đồng bộ và không đồng bộ
Các công cụ cộng tác có thể đồng bộ, có nghĩa là giao tiếp và cộng tác được thực hiện
trong thời gian thực hoặc không đồng bộ, có nghĩa là giao tiếp và hợp tác được thực hiện bởi
những người tham gia vào các thời điểm khác nhau (ví dụ: bằng cách để lại một tin nhắn trên
bảng thông báo, tin nhắn sẽ được đọc và trả lời sau), hoặc có khả năng từ các vị trí khác nhau.
Hội thảo web và dịch vụ nhắn tin tức thời cũng như giao thức thoại qua Internet (VoIP) được
liên kết với chế độ đồng bộ. Liên kết với chế độ không đồng bộ là các không gian làm việc
trực tuyến nơi người tham gia có thể cộng tác trên các thiết kế hoặc dự án chung nhưng hoạt
động vào các thời điểm khác nhau. Vignette (vignette.com), Google (google.com) và Groove
Networks (groove.net) cho phép người dùng thiết lập không gian làm việc trực tuyến để chia
sẻ và lưu trữ tài liệu. Các sản phẩm phần mềm nhóm là các sản phẩm độc lập hỗ trợ một tác
vụ (như e-mail) hoặc bộ dụng cụ tích hợp bao gồm một số công cụ (như e-mail và chia sẻ màn
hình). Nhìn chung, các sản phẩm phần mềm nhóm khá rẻ và có thể dễ dàng kết hợp vào các
ứng dụng hiện có. Hầu hết các sản phẩm phần mềm đều dựa trên Web.
5.3.2.2. Nhóm ảo
Mục tiêu chính của các công cụ cộng tác là hỗ trợ các nhóm ảo. Một nhóm ảo, còn được
gọi là nhóm phân tán theo địa lý (Geographically dispersed team - GDT), là một nhóm các cá
nhân làm việc xuyên thời gian, không gian, và ranh giới tổ chức với các mối liên kết được
củng cố bởi công nghệ truyền thông. Các thành viên có thể có các kỹ năng bổ sung và được
cam kết cho một mục đích chung, có các mục tiêu hiệu suất phụ thuộc lẫn nhau, và chia sẻ
một cách tiếp cận để làm việc mà họ tự chịu trách nhiệm lẫn nhau. Các nhóm ảo cho phép các
tổ chức thuê và giữ những người giỏi nhất bất kể vị trí. Thành viên của các nhóm ảo giao tiếp
điện tử, vì vậy họ có thể không bao giờ gặp mặt trực tiếp.
5.3.2.3. Cộng tác đại chúng (Mass Collaboration)
Cộng tác đại chúng là một hình thức hành động tập thể xảy ra khi một số lượng lớn
người làm việc độc lập trong một dự án. Các dự án như vậy thường diễn ra trên Internet bằng
cách sử dụng mạng xã hội (Web 2.0), phần mềm và các công cụ cộng tác được máy tính hỗ
trợ như công nghệ wiki. Một khía cạnh quan trọng phân biệt sự cộng tác đại chúng với các
hình thức cộng tác quy mô lớn khác là quá trình cộng tác được trung gian bởi nội dung được
tạo ra, trái ngược với việc được trung gian bởi sự tương tác xã hội trực tiếp như các hình thức
cộng tác khác. Cộng tác đại chúng khác với hợp tác đại chúng và các diễn đàn trực tuyến.

20
5.3.3. Hệ thống cuộc họp ảo và hỗ trợ mặt đối mặt
Các cuộc họp ảo là một lĩnh vực quan trọng trong thương mại cộng tác. Trong nhiều
thập kỷ, mọi người đã cố gắng cải thiện các cuộc gặp mặt trực tiếp, vốn được biết là có nhiều
cạm bẫy tiềm ẩn. Ban đầu, mọi người đã cố gắng tổ chức tốt hơn các cuộc họp nhóm bằng
cách sử dụng một người điều phối và các thủ tục được thiết lập. Nhiều nỗ lực cũng đã được
thực hiện để sử dụng các công nghệ thông tin để cải thiện các cuộc họp được tiến hành trong
một phòng. Sự tiến bộ của các hệ thống dựa trên Web mở ra cơ hội cho các cuộc họp ảo được
hỗ trợ, khi mà các thành viên ở các địa điểm khác nhau và thậm chí ở các quốc gia khác nhau.
Các cuộc họp và công cụ trình bày trực tuyến được cung cấp bởi nhiều công ty, chẳng hạn
như WebEx (webex.com).
Một trong những lợi ích chính của hệ thống họp ảo là giảm đáng kể chi phí liên quan
đến đi lại. Ví dụ: GoToMeeting cho phép bạn đưa ra các bài thuyết trình hoạt hình tương tác
cho khách hàng ở xa và cung cấp các bản demo tức thì cho nhiều tình huống khác nhau.
Ví dụ:
Công ty Clarity của Canada cung cấp các giải pháp kinh doanh dựa trên Internet (ví dụ:
quản lý nội dung, công cụ quy trình công việc). Đây là một công ty toàn cầu và nhân viên bán
hàng của nó cần gặp gỡ thường xuyên với các khách hàng tiềm năng. Bằng cách sử dụng các
công cụ GoToMeeting, công ty tiết kiệm được 60.000 đến 120.000 đô la hàng năm cho chi
phí đi lại. Ngoài ra, năng suất tăng lên vì công ty có thể nhanh chóng tạo ra lời mời họp với
thông tin cuộc họp ảo. Ngoài ra, những cải tiến trong công nghệ hỗ trợ, giảm giá công nghệ,
và sự chấp nhận các cuộc họp ảo như một cách tôn trọng đang thúc đẩy sự phát triển của các
cuộc họp ảo. Các cuộc họp ảo được hỗ trợ bởi một loạt các công cụ phần mềm nhóm.
Dưới đây, nhóm tác giả bắt đầu trình bày các công cụ được sử dụng trong các cuộc họp
ảo như công cụ hỗ trợ việc ra quyết định, đây là một hoạt động chính được thực hiện trong
các cuộc họp.
5.3.3.1. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm
Một hệ thống hỗ trợ ra quyết định theo nhóm (Group decision support system - GDSS)
là một hệ thống tương tác, dựa trên máy tính, tạo điều kiện giải quyết các vấn đề bán cấu trúc
và phi cấu trúc bởi một nhóm các nhà ra quyết định. Mục tiêu của GDSS là cải thiện năng
suất của các cuộc họp ra quyết định, hoặc bằng cách đẩy nhanh quá trình ra quyết định hoặc
bằng cách cải thiện chất lượng của các quyết định kết quả, hoặc cả hai.
Các đặc điểm chính của GDSS như sau:
- Mục tiêu của nó là hỗ trợ quá trình ra quyết định của nhóm bằng cách sử dụng các công cụ
CNTT để tự động hóa hỗ trợ các quy trình con.
- Đây là một hệ thống thông tin được thiết kế đặc biệt, không chỉ đơn thuần là một cấu hình
đã tồn tại của các thành phần hệ thống. Nó có thể được thiết kế để giải quyết một loại vấn
đề hoặc nhiều loại quyết định tổ chức.
- Nó khuyến khích việc tạo ý tưởng, giải quyết xung đột và tự do ngôn luận. Nó chứa các cơ
chế tích hợp ngăn cản sự phát triển của các hành vi nhóm tiêu cực, chẳng hạn như phá hoại
xung đột truyền thông và "groupthink."
- Mục đích tạo điều kiện cộng tác.

21
5.3.3.2. Decision theater
Một mô hình GDSS hiện đại là Decision theater tại Đại học bang Arizona. Decision
theater cung cấp cho các nhà hoạch định chính sách và nhà nghiên cứu truy cập vào phân tích
dựa trên nghiên cứu hiện đại có thể giúp họ hiểu các biến số phức tạp để dự báo sự kiện.
Decision theater bao gồm một môi trường 3D tương tác sử dụng một số công nghệ đồ họa tiên
tiến nhất, bao gồm màn hình 260 độ, toàn cảnh, có sức chứa 25 người, cho việc ra quyết định
hợp tác và toàn diện. Sự đổi mới thực sự của Decision theater là nó cũng thân thiện với người
dùng và dễ tiếp cận với cộng đồng địa phương, tiểu bang và quốc gia. Decision theater tìm
cách biến đổi các cách quyết định tác động đến môi trường, sức khỏe, lực lượng lao động và
gia đình. Đó là một môi trường nhập vai được thiết kế để cộng tác. Những người tham gia
thường được sắp xếp trong một cấu hình hội nghị để cải thiện sự tham gia của con người với
nhau và để tương tác với thông tin hình ảnh xung quanh họ. Họ có thể tận dụng nhiều công cụ
TMĐT và CNTT để cải thiện việc ra quyết định, bao gồm hình ảnh 3D và không gian địa lý,
mô hình mô phỏng, động lực hệ thống, và các công cụ hỗ trợ máy tính để thu thập dữ liệu đầu
vào và cộng tác của người tham gia. Họ cũng có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu nghiên cứu
đang diễn ra của trường đại học về tin học, chính sách, thiết kế, địa lý, khoa học lý luận, kinh
doanh, tâm lý học và toán học.
5.3.3.3. Chia sẻ màn hình
Trong công việc cộng tác, các thành viên thường xuyên ở các địa điểm khác nhau. Việc
sử dụng phần mềm chia sẻ màn hình giúp các thành viên trong nhóm có thể làm việc trên
cùng một văn bản. Khả năng chia sẻ màn hình đặc biệt cho phép tạo và chỉnh sửa chung tài
liệu, các tác giả có thể làm việc trên một bản thảo duy nhất. Người ta có thể xem các tác giả
khác có sự thay đổi. Khả năng này có thể đẩy nhanh thiết kế và giá thầu và giải quyết xung
đột. Một giải pháp chia sẻ màn hình phổ biến được cung cấp bởi Groove Networks
(groove.net).
5.3.3.4. Chia sẻ tài liệu và không gian làm việc
Ngoài các nền tảng chia sẻ màn hình thông thường, dưới đây là một số hình thức khác
của chia sẻ tài liệu:
Ví dụ: Chia sẻ và cộng tác bởi Google Docs và Office Live Workspace.
Google Docs (docs.google.com): cho phép chia sẻ tệp dễ dàng bằng cách chỉ cần kiểm
tra và ấn vào nút chia sẻ từ menu. Những người được mời chia sẻ có thể được mời làm cộng
tác viên hoặc người xem. Tài liệu và bản trình bày chỉ có thể được chia sẻ với 200 người xem,
nhưng các bảng tính không có giới hạn. Trong Google Docs, cộng tác viên có thể làm việc
cùng nhau trên các tệp trong thời gian thực. Mười người có thể chỉnh sửa và/hoặc xem tài liệu
hoặc bản trình bày tại bất kỳ thời điểm nào. Năm mươi người có thể chỉnh sửa một bảng tính
cùng một lúc.
Office Live Workspace: Sản phẩm từ Microsoft (office.microsoft.com) cho phép người
dùng chia sẻ tài liệu hoặc không gian làm việc với người khác và đánh dấu họ là người chỉnh
sửa hoặc người xem. Có tùy chọn cho phép "mọi người xem cái này mà không cần đăng
nhập" và "gửi cho tôi một bản sao của lời mời chia sẻ. "Tệp hoặc không gian làm việc có thể
được chia sẻ với tối đa 100 người khác. Office Live Workspace cho phép cộng tác, nhưng nó
không phải là cộng tác trực tuyến theo thời gian thực. Nếu một người dùng đang chỉnh sửa

22
một tệp, một người dùng khác sẽ được thông báo rằng tệp đó đã được "kiểm tra". Sau khi một
người dùng hoàn thành chỉnh sửa và lưu trữ; tài liệu se được kiểm tra lại cho người dùng khác
truy cập.
5.3.4. Hội nghị truyền hình điện tử
Hội nghị truyền hình điện tử là hình thức sử dụng phương tiện điện tử để kết nối 02 hay
nhiều người đang ở những địa điểm khác nhau cùng có một cuộc hội nghị thời gian thực. Đây
là một nền tảng cơ bản nhất hỗ trợ cuộc họp ảo trong thời gian thực. Tuy nhiên, hội nghị
truyền hình điện tử không tạo ra cảm giác giống như cuộc họp ảo mà những người tham gia
chỉ nhìn thấy nhau qua màn hình (như xem tivi) mà không thể tương tác giống như đang ngồi
tại một địa điểm như cuộc họp ảo có thể tạo ra.
Ngoài ra cũng có một vài loại hội nghị truyền hình khác như cuộc gọi hội nghị; đây là
loại cổ điển và đơn giản nhất nhưng cũng có thể hỗ trợ từ ba người trở lên ở những vị trí khác
nhau. Bất lợi lớn nhất của loại hình này là không cho phép người dùng nhìn thấy nhau trực
tiếp. Điều này đồng nghĩa với việc những người tham gia không cùng vị trí không thể chia sẻ
các loại biểu đồ, đồ thị hay là những tài liệu cho nhau. Mặc dù cũng có thể sử dụng một vài
phương tiện điện tử để hỗ trợ như fax, máy scan để hỗ trợ nhưng cũng rất tốn thời gian, đắt đỏ
và chất lượng không được tốt. Chính vì vậy, giải pháp hội nghị truyền hình điện tử đã ra đời.
5.3.4.1. Hội nghị truyền hình video
Trong hội nghị truyền hình video, những bên tham gia có thể nhìn thấy nhau dù ở các
địa điểm khác nhau. Hình ảnh sống động của các bên tham gia có thể xuất hiện trên màn hình
lớn hay chỉ trên màn hình máy tính. Ban đầu, hội nghị truyền hình video chỉ đơn giản là
truyền trực tiếp hình ảnh tương tự như TV giữa hai hay nhiều điểm kết nối. Ngày nay, hội
nghị truyền hình video có thể kết nối nhiều loại thiết bị điện tử thông qua mạng truyền thông.
Với công nghệ này, các bên tham gia có thể chia sẻ dữ liệu, âm thanh, hình ảnh, đồ thị
và các hình ảnh động khác. Dữ liệu có thể được truyền đi cùng với âm thanh và hình ảnh.
Trong suốt hội nghị, dữ liệu được chia sẻ và trao đổi giữa các thiết bị. Có thể thấy, công nghệ
này đã giúp cho các nhóm làm việc ở những địa điểm khác nhau cùng làm một dự án, một
công việc thông qua video đồng bộ. Một số nhà cung cấp dịch vụ này có thể kể đến như
Microsoft, IBM, NetSpoke, WebEx.
Hội nghị truyền hình video cung cấp nhiều lợi ích khác nhau. Hai trong số đó là nó cung
cấp cơ hội giao tiếp mặt đối mặt cho những người tham gia ở các địa điểm khác nhau và hỗ
trợ nhiều loại phương tiện điện tử trong hội nghị. Hội nghị truyền hình video cũng cải thiện
năng suất của nhân viên, giảm chi phí đi lại, tiết kiệm thời gian của các nhà quản lý, và tăng
tốc độ của các quy trình kinh doanh (như phát triển sản phẩm, đàm phán hợp đồng và dịch vụ
khách hàng). Ngoài ra, nó cải thiện hiệu quả và tần suất liên lạc; lưu lại bản ghi điện tử của
cuộc họp, cho phép các phần cụ thể của một cuộc họp được xây dựng lại cho các mục đích
trong tương lai. Hội nghị truyền hình video cũng được sử dụng để tổ chức các lớp học tại các
địa điểm khác nhau. Cuối cùng, công cụ này cũng có thể được sử dụng để phỏng vấn ứng viên
trong quá trình tuyển dụng.
5.3.4.2. Hội nghị truyền hình trên Web
Hội nghị truyền hình video có thể được thực hiện trong các hệ thống đặc biệt hoặc đơn
giản chỉ là trên Web. Hội nghị truyền hình trên Web có thể được tham gia bởi hàng ngàn

23
người. Nó cho phép người dùng đồng thời xem một cái gì đó trên màn hình máy tính của họ,
chẳng hạn như bản trình bày bán hàng trong Microsoft PowerPoint hoặc bản vẽ sản phẩm,
tương tác diễn ra thông qua tin nhắn hoặc điện thoại một cách đồng thời. Hội nghị truyền hình
trên Web rẻ hơn nhiều so với hội nghị truyền hình truyền thống vì nó sử dụng Internet. Các
buổi hội nghị truyền hình trên Web cho phép tương tác, do đó, lớp học điện tử là một loại
hình đặc biệt của nó.
Những cải tiến công nghệ mới nhất hỗ trợ cả ứng dụng hội nghị truyền hình trên Web
cho cả hoạt động B2B và B2C. Ví dụ, các ngân hàng ở Alaska sử dụng các ki-ốt video (hay
máy ATM) ở các khu vực dân cư thưa thớt thay vì xây dựng các chi nhánh vì sẽ không được
sử dụng hiệu quả. Các ki-ốt video hoạt động trên mạng nội bộ của ngân hàng và cung cấp
thiết bị hội nghị truyền hình cho các tương tác mặt đối mặt. Một loạt các công cụ truyền thông
khác, như các cuộc thăm dò trực tuyến và bảng câu hỏi cũng có thể được sử dụng. Những đổi
mới như vậy có thể được sử dụng để đào tạo các nhân viên về một dòng sản phẩm hoặc công
nghệ mới, để đưa thông tin một cuộc họp với các nhà đầu tư, hoặc một khách hàng tiềm năng
thông qua một bài thuyết trình giới thiệu. Mọi người có thể sử dụng hội nghị truyền hình trên
Web để xem các bài viết, hội thảo và bài giảng trước, và để chia sẻ các tài liệu.
Hội nghị truyền hình trên Web đang trở nên rất phổ biến. Hầu như tất cả các sản phẩm
hội nghị truyền hình trên Web đều cung cấp bảng trắng tương tác và các tính năng bỏ phiếu
và cho phép người dùng trình bày, trình diễn và chia sẻ ứng dụng. Các sản phẩm hội nghị
truyền hình trên Web phổ biến là Centra EMeeting, Genesys Meeting Center, Microsoft
Office Live Meeting, GoToMeetings (từ Citrix) và WebEx Meeting Center.
5.3.5. Công cụ truyền thông hợp nhất
Một bộ các công cụ khác nhau được tích hợp chung vào một công cụ duy nhất thì nó
được gọi là công cụ truyền thông hợp nhất (Unified communication - UC), hoặc cộng tác hợp
nhất. Việc tích hợp một số công nghệ có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho người dùng.
Ví dụ: Polycom (polycom.com) đang kết hợp các khả năng video, thoại, dữ liệu và hội thảo
truyền hình trên Web thành một giải pháp duy nhất. Polycom đã thành lập một liên minh với
Microsoft để cung cấp các giải pháp cộng tác trên một loạt các thiết bị và ứng dụng truyền
thông để cho phép người tham gia kết nối và chia sẻ thông tin cả bên trong và bên ngoài giữa
các tổ chức trên toàn thế giới.
Truyền thông hợp nhất cho phép một cá nhân gửi hoặc nhận tin nhắn trên một phương
tiện; sau đó đọc nó và trả lời nó trên một phương tiện khác. Ví dụ, người ta có thể nhận được
thư thoại và sau đó đọc nó trong hộp thư điện tử của họ bằng cách sử dụng một chương trình
truyền thông hợp nhất. Giao tiếp được tận dụng có thể bao gồm điện thoại, e-mail, chat và IM,
thư thoại, fax video, hội nghị truyền hình. Việc triển khai thành công có thể tự động hóa và
thống nhất tất cả các hình thức giao tiếp giữa người và thiết bị thành trải nghiệm người dùng
chung nhất. Công nghệ này đạt được hiệu quả có thể dẫn đến việc tối ưu hóa các quy trình
kinh doanh, tăng cường giao tiếp với con người, giảm độ trễ, quản lý quy trình và loại bỏ phụ
thuộc thiết bị và phương tiện nhất định.
5.3.5.1. Cộng tác qua web
Các giải pháp cộng tác qua web đang nổi lên như một trong những ứng dụng hỗ trợ quá
trình kinh doanh dựa trên tương tác của người lao động trí óc. Bằng chứng là nếu tìm kiếm

24
trong máy tính để bàn của một người lao động trí óc được kết nối; chắc chắn sẽ tìm thấy ít
nhất một ứng dụng nhắn tin tức thời, có thể liên kết đến một ứng dụng hoặc dịch vụ hội nghị
truyền hình trên Web và có thể là một công cụ chia sẻ không gian làm việc chung. Vào cuối
những năm 1990, thiết bị di động PDA (Personal Digital Assistant – PDA) đã trở nên phổ
biến, những người làm việc trí óc đã chấp nhận bị phụ thuộc và sử dụng các công cụ cộng tác
vì đó là một nhu cầu không thể thiếu. Các giải pháp cộng tác qua web tạo điều kiện và tăng
cường giao tiếp giữa các phòng ban, công ty dù xa cách địa lý; giúp người làm việc trí óc xây
dựng được kết nối chặt chẽ hơn với khách hàng và đối tác; và hỗ trợ họ trong việc đưa ra
quyết định nhanh hơn, sáng suốt hơn.
Cộng tác qua web đang phát triển nhanh chóng với sự hỗ trợ quan trọng từ hầu hết các
nhà cung cấp lớn. Ví dụ, Lotus Sametime (từ IBM) là một hệ thống nhắn tin tức thời được
tích hợp với các công cụ hội nghị truyền hình trên Web từ một chức năng tên là Hộp thoại
Web. Nó được kết nối với hệ thống truyền thông Lotus Connections. SharePoint của
Microsoft cũng là một sản phẩm khác như thế; các sản phẩm từ Cisco (với WebEx) và thậm
chí Google với GAPE, cũng là một bộ bao gồm: tin nhắn tức thời, Gmail và các công cụ liên
quan.
Ví dụ: Một công ty luật toàn cầu cộng tác như thế nào?
DLA Piper là một công ty luật toàn cầu với 62 văn phòng tại 24 quốc gia, 32.000 luật
sư, nhân viên hỗ trợ và khách hàng của công ty cần liên lạc và cộng tác với nhau về các tài
liệu pháp lý, hợp đồng, dự án, ...
Một trường hợp pháp lý đơn lẻ cũng có thể cần tới 300 luật sư từ 40 công ty luật khác
nhau với tài liệu cần được chia sẻ. Đến tận năm 2007, công ty vẫn sử dụng e-mail và chia sẻ
tệp để chia sẻ tài liệu liên quan đến các vụ án. Điều này đã được chứng minh là không an toàn
và không hiệu quả. Giải pháp là sử dụng eRoom dựa trên Web (từ EMC Documentum) để
chia sẻ các tài liệu và tệp tài liệu trực tuyến một cách an toàn. Hệ thống EC (eRoom và phần
mềm miễn phí của nó) đã loại bỏ sự phức tạp của việc thông tin email qua lại. Phần mềm và
phần cứng bổ sung bao gồm Máy chủ Windows của Microsoft, Máy chủ HP, cơ sở dữ liệu
SQL 2000 của Microsoft và một số mục bảo mật dữ liệu.
Hệ thống cộng tác điện tử giúp công ty tiết kiệm hơn 15.000 giờ làm việc mỗi năm. Nó
cho phép dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu được chia sẻ bởi tất cả những người được ủy quyền.
5.3.5.2. Một số bộ công cụ cộng tác truyền thông hợp nhất (Collaboration Suites)
Hội nghị truyền hình điện tử là một công cụ cộng tác rất lớn; dưới đây là một số ví dụ
bổ sung của bộ phần mềm làm việc nhóm phổ biến:
Microsoft NetMeeting: Bộ phần mềm làm việc nhóm của Microsoft, NetMeeting, là gói
công cụ cộng tác thời gian thực hỗ trợ bảng trắng, chia sẻ ứng dụng (của bất kỳ tài liệu ứng
dụng Microsoft Windows nào), chia sẻ máy tính để bàn từ xa, chuyển tập tin, trò chuyện văn
bản, hội thảo dữ liệu, âm thanh máy tính để bàn và hội nghị truyền hình video. Bộ
NetMeeting được tích hợp trong Windows 98 và các phiên bản mới hơn.
Windows Live Essentials: Thử nghiệm phiên bản beta kết thúc vào tháng 1 năm 2009,
Windows Live Essentials bao gồm Messenger, Mail, Photo Gallery, Movie Maker, Writer
(cho các dịch vụ blog), Thanh công cụ, Family Safety (để giới hạn hoặc chặn các trang web),
Office Live Add-in (cho phép bạn lưu bất kỳ tài liệu Office nào của bạn trực tiếp vào

25
Microsoft Office Live Workspace, một chương trình dựa trên web cho phép bạn xem xét, cập
nhật và nhận xét về tài liệu của mình từ bất kỳ máy tính nào có kết nối Internet), và Silverlight
(tiện ích trình duyệt Web).
Bộ Lotus Notes / Domino: Bộ này bao gồm hệ thống quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu máy
khách/máy chủ phân tán, cơ sở cho các hệ thống mạng nội bộ và thương mại điện tử, và một
công cụ hỗ trợ truyền thông. Nó tăng cường liên lạc thời gian thực bằng các kết nối điện tử
không thường xuyên (ví dụ: e-mail và các hình thức nhắn tin khác). Thành viên nhóm sử dụng
Lotus Notes / Domino có thể lưu trữ tất cả các bản ghi nhớ chính thức, báo cáo chính thức và
các cuộc hội thoại không chính thức liên quan đến các dự án cụ thể trong cơ sở dữ liệu dùng
chung. Lotus Notes Connections cung cấp khả năng cộng tác trực tuyến, e-mail làm việc
nhóm, cơ sở dữ liệu phân tán, bảng thông báo, chỉnh sửa văn bản, quản lý tài liệu (điện tử),
quy trình công việc, các cuộc họp ảo tức thời, chia sẻ ứng dụng, nhắn tin tức thời, bỏ phiếu,
xếp hạng và các công cụ phát triển ứng dụng khác nhau. Tất cả các khả năng này được tích
hợp vào một môi trường với giao diện người dùng dựa trên đồ họa. Vào năm 2007, Lotus đã
thêm các công cụ wikis, blog và các công cụ Web 2.0 khác vào các sản phẩm của mình. Vào
đầu năm 2009, có hơn 140 triệu người dùng Lotus Notes / Domino trên toàn thế giới
(en.wikipedia.org/wiki/Lotus_Notes).
IBM Lotus Sametime: Đây là một dịch vụ tin nhắn tức thời của doanh nghiệp, nhận thức
thông tin hiện diện và ứng dụng hội nghị truyền hình trên Web. Sametime Gateway bổ sung
hỗ trợ liên lạc với người dùng Google Talk, Yahoo! IM và AOL. IBM Sametime 3-D, một
ứng dụng kết hợp giữa ứng dụng cộng tác và nhắn tin tức thì Lotus Sametime của IBM với
thế giới ảo, như OpenSim. IBM đưa Sametime 3-D ra khỏi một ứng dụng doanh nghiệp bằng
bộ công cụ cộng tác và truyền thông hợp nhất của Lotus. Sametime 3-D cho phép người dùng
nhắn tin tức thì và khởi chạy vào môi trường 3D trực tiếp từ trong phiên trò chuyện
Sametime. Ứng dụng tạo ra một không gian họp ảo một cách nhanh chóng, tận dụng các
thuộc tính điển hình được tìm thấy trong môi trường ảo, bao gồm hình đại diện, công cụ trình
bày, và truy cập vào các đối tượng 3D. Khi Sametime 3-D được khởi chạy, cộng tác viên có
thể đính kèm tệp, chọn không gian họp, nhập và đăng nhập bằng các công cụ xác thực doanh
nghiệp hiện có. IBM cuối cùng sẽ cho phép những người khởi tạo cuộc họp nắm bắt trò
chuyện bằng văn bản, quay video ghi lại cuộc họp và duy trì hồ sơ về người tham gia và cả tài
liệu. IBM Lotus Quick Place được tích hợp với Sametime, cung cấp nhận thức về sự hiện diện
của người dùng đang trực tuyến cho hội nghị.
GoToMeeting: Bộ công cụ này (từ Citrix Corp) cho phép người dùng PC và Mac lưu trữ
hoặc tham dự các cuộc họp trực tuyến bất cứ lúc nào. Người tổ chức cuộc họp có thể bắt đầu
một cuộc họp với một cú nhấp chuột hoặc lên lịch các cuộc họp trong vài giây. Không cần cài
đặt trước phần mềm hoặc mua tài khoản riêng cho người tham dự. Họ tham gia cuộc họp của
bạn ngay lập tức chỉ bằng cách nhấp vào liên kết bạn gửi cho họ và tham gia với tư cách là
khách mời miễn phí. Trong cuộc họp của bạn, bạn có thể chia sẻ ngay lập tức bất kỳ tệp hoặc
ứng dụng nào trên máy tính để bàn của bạn, thay đổi người thuyết trình hoặc trao quyền kiểm
soát bàn phím và chuột cho người tham dự. VoIP và hội thảo điện thoại tích hợp miễn phí
giúp bạn dễ dàng quản lý kết nối âm thanh của mình và thậm chí bạn có thể ghi lại các cuộc
họp để sử dụng hoặc tham khảo trong tương lai.

26
 Microsoft SharePoint: Đây là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác mạnh mẽ và
được sử dụng rộng rãi với các khả năng toàn diện, nhưng khó thực thi.
Novell GroupWise: Bộ công cụ này cung cấp một loạt các khả năng giao tiếp và cộng
tác tích hợp với các khả năng quản lý tài liệu, bao gồm e-mail, lịch, lập kế hoạch nhóm, hình
ảnh, quy trình làm việc, thảo luận điện tử, và nhiều hơn nữa.
Google Collaboration Tools: Ứng dụng Google cho phép các tổ chức thiết lập các phiên
bản với nhãn riêng trong một số dịch vụ cộng tác của Google, bao gồm Gmail, Lịch Google,
Google Talk và Google Page. Về cơ bản, đó là các dịch vụ của Google với tên miền của bạn
thay vì của họ. Đây là một số ví dụ về các công cụ miễn phí của Google: Google Calendar: sử
dụng Google Calendar, bạn có thể chia sẻ lịch riêng tư (chỉ hiển thị những gì bạn muốn hiển
thị); Sử dụng Google Docs, bạn có thể tạo các tệp bảng tính và xử lý văn bản tương thích với
Microsoft Office, mời mọi người bằng e-mail để chia sẻ tài liệu, chỉnh sửa chúng, đồng thời,
và xuất bản chúng lên Internet; Google Notebook cho phép người dùng biên dịch thư viện các
mẩu của các bộ phận hoặc tất cả các trang web, bao gồm văn bản, hình ảnh và liên kết. Các
sách ghi chú của tài liệu tham khảo và nghiên cứu có thể được chia sẻ.
Oracle Web Conferencing: Đây là một bộ công cụ mạnh mẽ được kết hợp với dịch vụ
của Oracle. Nó là một công cụ tương đối mới, nhưng nó được tích hợp với các ứng dụng
doanh nghiệp của Oracle.
EMC Documentum Knowledge Worker Solutions: Đây là một tập hợp các công nghệ
tìm kiếm cộng tác được xây dựng trên kho Documentum, trong đó cung cấp một cách tốt hơn
cho những người lao động trí óc tương tác với thông tin, con người và quy trình kinh doanh
mở rộng ra khỏi ranh giới tổ chức và thông tin. Nó dựa trên phần mềm eRoom. Bằng cách sử
dụng các công nghệ này, nó có thể tạo ra một tổ chức nhanh chóng cho các cá nhân, nhóm, và
doanh nghiệp nói chung để có thể đáp ứng nhanh hơn các yêu cầu phát triển và thay đổi kinh
doanh.
Cisco Web Ex: WebEx (được mua bởi Cisco Systems với giá 2,9 tỷ USD) là công ty dẫn
đầu thị trường về Công nghệ hội nghị truyền hình qua Web. Cisco cũng đã bổ sung các tính
năng cho WebEx trong nỗ lực cạnh tranh với ưu đãi của Microsoft.
Một số bộ công cụ khác: Một số công ty cung cấp các công cụ cộng tác tương tự như
trên. Ví dụ: Zoho Notebook (từ zoho.com) là một công cụ để thu thập và cộng tác trên các bản
vẽ dòng văn bản, hình ảnh, trang Web, video, RSS và các phương tiện khác. Một trường hợp
đặc biệt hơn là Huddle Corp, bộ công cụ này kết hợp cộng tác trực tuyến, quản lý dự án trực
tuyến và chia sẻ tài liệu và ý tưởng bằng cách sử dụng các nguyên tắc mạng xã hội. Bạn có
thể thêm Huddle vào hồ sơ Facebook của bạn. Với Huddle, bạn có thể ngay lập tức tạo ra một
mạng lưới các không gian làm việc nhóm hợp tác cộng tác, mỗi lần tập hợp đúng nhóm cho
hoạt động phù hợp. Bạn có thể quản lý các dự án trực tuyến; phát triển các nhóm và các mối
quan hệ; hoặc chia sẻ ý tưởng, tập tin và thông tin. Vì bạn đang tham gia một mạng lưới các
không gian làm việc, bạn có thể cộng tác với hàng trăm của những người khác nhau, cho phép
các nhóm và tổ chức gặp nhau dù ở bất cứ đâu trên trái đất.
5.3.6. Công cụ thương mại cộng tác 2.0
Thương mại cộng tác 2.0 đề cập đến công nghệ và công cụ được sử dụng để cộng tác
trong thế giới Web 2.0 và trong Enterprise 2.0. Chúng đồng bộ với mạng xã hội và nội dung

27
do người dùng tạo ra. Các công nghệ chính được sử dụng trong Thương mại cộng tác 2.0 sẽ
được trình bày dưới đây.
5.3.6.1. Không gian cộng tác (Collaborative Workspace)
Không gian cộng tác hoặc không gian làm việc chung là một môi trường được kết nối
với nhau, trong đó tất cả những người tham gia ở các vị trí phân tán có thể truy cập và liên kết
hành động với nhau giống như đang ở cùng một vị trí. Môi trường làm việc có thể được hỗ trợ
bởi truyền thông điện tử và phần mềm làm việc nhóm, cho phép người tham gia vượt qua
chênh lệch không gian và thời gian. Chúng thường được kích hoạt bởi một mô hình trên tinh
thần chia sẻ, thông tin chung và sự hiểu biết chung của tất cả những người tham gia dù ở bất
kể vị trí thực tế. Nó là một phần của môi trường cộng tác tác bao gồm các công cụ như e-mail,
nhắn tin tức thời, chia sẻ ứng dụng, hội nghị truyền hình video, quản lý quy trình công việc,
wikis và blog.
Không gian cộng tác trực tuyến được sử dụng để hỗ trợ phát triển doanh nghiệp, quản lý
dự án, tài chính, hợp tác với các đối tác kinh doanh, quản trị doanh nghiệp, và cho các vấn đề
pháp lý (như quản lý hợp đồng). Những lợi ích chính của việc sử dụng không gian làm việc
cộng tác là:
- Truy cập thông tin linh hoạt và nhanh chống
- Giảm thiểu thời gian giao dịch và xử lý
- Tiết kiệm chi phí cho phần cứng và phần mềm
- Kiểm soát tốt hơn do khả năng tạo ra một tài liệu duy nhất
- Bảo mật thông tin tốt hơn
5.3.6.2. Tin nhắn tức thời (Instant Messaging)
Các công nghệ nhắn tin tức thời tạo ra khả năng giao tiếp dựa trên văn bản theo thời
gian thực giữa hai hoặc nhiều người tham gia qua Internet hoặc mạng nội bộ. Điều tách biệt
giữa nhắn tin tức thời với e-mail là tính đồng bộ nhận thức của giao tiếp bởi người dùng. Trò
chuyện qua mạng xảy ra trong thời gian thực. Nhiều dịch vụ IM có các tính năng bổ sung,
chẳng hạn như nhận ngay lập tức xác nhận hoặc trả lời, trò chuyện nhóm, dịch vụ hội nghị
truyền hình (bao gồm cả giọng nói và video), dịch vụ webcam, ghi nhật ký hội thoại, chuyển
tập tin, và nhận thức về sự hiện diện.
IM đang trở nên phổ biến trong các ứng dụng doanh nghiệp như Live Chat. Một phần
không thể thiếu của nhiều hệ thống IM là nhận thức về sự hiện diện.
5.3.6.3. Thông tin hiện diện và nhận thức hiện diện (Present Information and Awareness)
Thông tin hiện diện là một thông tin trạng thái truyền đạt khả năng và sự sẵn sàng của
một đối tác truyền thông tiềm năng. Người dùng cung cấp thông tin hiện diện (trạng thái hiện
diện) thông qua kết nối mạng với dịch vụ hiện diện, được lưu trữ trong hồ sơ khả dụng cá
nhân của người đó và có thể được cung cấp cho người dùng khác (được gọi là người theo dõi)
để truyền đạt tính khả dụng cho giao tiếp. Thông tin hiện diện có ứng dụng rộng rãi trong
nhiều dịch vụ truyền thông và là một trong những đổi mới thúc đẩy sự phổ biến của các ứng
dụng VoIP và ứng dụng VoIP.
5.3.6.4. Cộng tác di động trong môi trường Web 2.0
Với hàng triệu nhân viên trên đường, việc phát triển các hệ thống hỗ trợ di động trở nên
cần thiết. Có lẽ quan trọng nhất là e-mail di động. Ginevan (2008) cung cấp một đánh giá về
28
lợi ích và rủi ro của e-mail di động, bao gồm đánh giá của các nhà cung cấp chính, các sản
phẩm phần mềm làm việc nhóm của họ, và các nền tảng và nhà cung cấp tích hợp. Một số
trong số này là công nghệ Web 2.0. Các công cụ và môi trường Web 2.0 được sử dụng tích
cực bởi những người trẻ tuổi, những người sử dụng tích cực mạng xã hội và thiết bị di động.
Tin nhắn tức thời di động: Tin nhắn tức thời trên thiết bị di động là một dịch vụ nhắn tin
hỗ trợ hiện diện nhằm chuyển trải nghiệm nhắn tin trên máy tính để bàn sang thiết bị di động
khi đang di chuyển. Một số chức năng bị giới hạn do trên thực tế là phần lớn các thiết bị liên
lạc di động được người dùng thường chỉ đặt vừa trong lòng bàn tay.
Công cụ truyền thông hợp nhất di động: Truyền thông hợp nhất, được mô tả ở trên, từ
các máy tính cá nhân đều có sẵn cho người dùng các thiết bị di động.
5.3.6.5. Điện thoại qua IP và Video tức thời
Điện thoại qua IP (Voice-Over-IP - VoIP) đề cập đến các hệ thống liên lạc truyền các
cuộc gọi thoại qua các mạng dựa trên Giao thức Internet. Các tập đoàn đang chuyển hệ thống
điện thoại của họ sang các tiêu chuẩn Internet để cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả. VoIP còn
được gọi là điện thoại Internet. Hầu hết các trình duyệt cung cấp cho các khả năng VoIP.
Người dùng sử dụng trình duyệt của họ để nhận các cuộc gọi điện thoại được bắt đầu trên
Internet (có micro và phần mềm VoIP đặc biệt, có thể được cung cấp cùng với trình duyệt của
người gửi). Công ty dẫn đầu thị trường trong VoIP là Skype, nơi cung cấp liên lạc thoại, video
và tin nhắn tức thời miễn phí không giới hạn giữa người dùng. Ngoài ra còn
Yahoo!Messenger, Google, một số trang mạng xã hội và nhiều trang khác cung cấp các dịch
vụ tương tự.
Dịch vụ VoIP ngày nay được cung cấp bởi nhiều công ty, và nó được kết hợp với dữ
liệu và video trong mô tả ở trên thành truyền thông hợp nhất. Gần đây, trình duyệt UC trở nên
phổ biến do có sẵn webcam và theo sau là các dịch vụ từ Yahoo! Messenger, MSN và
Google.
Video tức thời. Sự lan truyền của VoIP và IM đã dẫn đến ý tưởng liên kết mọi người
thông qua cả giọng nói và video. Được gọi là video tức thời, ý tưởng là một loại phòng trò
chuyện video. Nó cho phép người dùng trò chuyện trong thời gian thực và gặp (những) người
mà họ đang liên lạc. Một cách đơn giản để làm điều này là thêm máy quay video (Webcam)
vào máy tính của người tham gia. Một cách tiếp cận tinh vi hơn và chất lượng tốt hơn là tích
hợp dịch vụ hội nghị truyền hình trực tuyến hiện có với phần mềm nhắn tin tức thời, tạo ra
một dịch vụ cung cấp tương đương trực tuyến cho một điện thoại truyền hình.

29