ERP là gì ?

Trả lời Liên hệ

1. Nội dung
1. ERP là gì?
2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?
3. Dự án ERP kéo dài bao lâu?
4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?
- Tích hợp thông tin tài chính
- Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
- Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
- Giảm hàng hoá tồn kho
- Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
8. Các chi phí ẩn của ERP?
- Đào tạo
- Tích hợp và thử nghiệm
- Sữa chữa theo yêu cầu (customization)
- Chuyển đổi dữ liệu
- Phân tích dữ liệu
- Dịch vụ tư vấn
- Nhân sự
- Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại
- Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)
- Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP
9. Tại sao ERP thường thất bại?
10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?

2. ERP là gì?
Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích
hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các
khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định
và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên,
những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh
doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.
Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất
với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức
tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.
Sơ đồ: Thông tin tích hợp qua hệ thống ERP
Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là ERP, thế nhưng nó không làm theo
đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến
như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích
đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung
một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban.
Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau
của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như
đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống
riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ
dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết
thiết lập phần mềm một cách hợp lý.
Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi
theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính
khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và
thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của
đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập
nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi
thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế
chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần
đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ
đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem
đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ
theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý
Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ mua sau.

3. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?
ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP
nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm
để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập
đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức
tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ
Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn)
Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ
phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận
khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo
dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh
hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.
Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.
Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn
giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm
trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không
còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành
công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ
bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta
có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định
trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó
không chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn kho trong đầu họ hay bằng
những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao
dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ thông báo với khách
hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá
nhân và trách nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.
Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan
trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức
nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn
đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy
được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần
mềm củ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

4. Dự án ERP kéo dài bao lâu?

Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam
đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn
đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty
hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không
hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi cách thức làm việc
cũng như cách thức làm việc của nhân viên. Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh
doanh của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác,
khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.
Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường
diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn
sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.

5. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?
Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:
1. Tích hợp thông tin tài chính
Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự
thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và
những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với
ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên
đều sử dụng chung một hệ thống.
2. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân
viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng
thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của
từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp
phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
3. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều
đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau.
Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản
xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có
thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.
4. Giảm hàng hoá tồn kho
ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng
 trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho)
và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại
Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung
cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.
5. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không
có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ
và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

6. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn tiên liệu trước đường lối làm việc của họ có “khớp” với bộ
tiêu chuẩn của ERP trước khi thực hiện dự án. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty bỏ dự án ERP hàng
triệu đô la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được một trong những tiến trình
kinh doanh quan trọng của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: họ có thể thay đổi qui trình kinh doanh để
thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong
bao nhiêu năm nay. Hay họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quá trình kinh doanh, nhưng điều đó
cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, gây nhiều bất lợi cho hệ thống phần mềm.
Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu
về tư vấn, thực hiện lại công việc, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác
trước khi dự án “biểu lộ” cái lợi của nó.

7. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?

Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm
phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt
phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty
bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15
triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).

8. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hoá việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú
trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay
cộng sự. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty
của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được
cài đặt (ngốn hết 31 tháng). Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

9. Các chi phí ẩn của ERP?

Mặc dù các công ty sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau để dự thảo ngân sách dự án. Đối với những ai đã
thực hiện trọn gói ERP đều đồng ý rằng những chi phí xác định được xem xét và đánh giá thường xuyên hơn
những chi phí khác. Các chuyên gia ERP tuyên bố những mảng sau đây thường dẫn đến sự tràn lan về ngân sách.
1. Đào tạo
Vấn đề đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án ERP được xem như khoản ngân
sách đánh giá nhiều nhất. Chi phí đào tạo rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp
cận toàn bộ quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Tệ hơn nữa, các công ty
đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng
phần mềm như thế nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể trong công việc
của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách chỉ rõ và giải thích các qui trình kinh doanh
khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống ERP.
Một Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) nọ thuê một giảng viên của trường quản trị doanh nghiệp trong
nước để giúp anh ta phát triển và giảng dạy khoá đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên. Hãy nhớ
 rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập
thông tin ảnh hưởng, chi phối đến các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự
am hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty trước khi tiến hành dự án
ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo.
Hãy lấy ngân sách đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu nghiệm nhất mà
bạn đã từng làm.
2. Tích hợp và thử nghiệm
Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với đường truyền phần mềm của
công ty khác cũng được đánh giá nhiều. Công ty sản xuất có thể nghiên cứu cài đặt thêm đường truyền từ
thương mại điện tử (e-commerce) và chuỗi cung cấp hàng (supply chain) ước tính thuế kinh doanh thấp
nhất. Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ
liệu giả từ ứng dụng này sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đầu
vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là với sự tham gia của các nhân viên
thực hiện công việc của dự án.
3. Sữa chữa theo yêu cầu (customization)
Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn đấy! Và
nếu điều gì có thể tránh được nếu có thể thì bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sữa chữa lõi cốt phần mềm
ERP. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết nổi một trong những qui trình kinh doanh
của bạn và bạn chọn cách thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự
sữa chữa tùy biến đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì các phân hệ kết nối rất chặt
chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác mộng vì bạn sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ
hệ thống từ đầu đến đuôi theo một kiểu mới. Có thể bạn làm được đấy!, nhưng nhớ là cũng có thể không.
Cho dù có chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn đâu. Bạn sẽ phải
thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải làm việc dài dài.
4. Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn tiền như sổ sách ghi sổ của khách hàng và nhà cung cấp, dữ liệu thiết
kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu
trong hệ thống cũ không sử dụng hết được. Các công ty có xu hướng không cho là hệ thống dữ liệu cũ của
họ “rối rắm” cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng mà ERP
yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng
lưu ý rằng các dữ liệu mới có thể đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ để thích nghi với quá trình thay đổi mới khi
thực hiện ERP.
5. Phân tích dữ liệu
Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài để phân tích.
Những người sử dụng với nhu cầu phân tích cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách
ERP và họ cũng nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy.
6. Dịch vụ tư vấn
Các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn phải hướng đến mục tiêu đó
khi đào tạo nhân viên nội bộ.
7. Nhân sự
Thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào việc bố trí nhân viên cho dự án, những nhân viên giỏi nghiệp
vụ và các phòng ban IS (information system). Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay
đổi quá rắc rối khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là công ty phải
chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi xong dự án. Mặc dù thị trường ERP không còn sức hút như trước
kia, các công ty tư vấn và những công ty khác mất đi những nhân tài của họ sẽ săn tìm những nhân tài
mới ở công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao. Điều mà bạn khó đáp ứng được cũng như
chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý riêng với Hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới
và mức thưởng cho các nhân viên kỳ cựu ERP. Nếu bạn để vuột họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để chi trả
cho những nhà tư vấn khác.
 8. Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại
Hầu hết các công ty dự định giải quyết việc thực hiện ERP như họ sẽ làm với bất cứ dự án phần mềm nào
khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ sẽ sắp xếp cho tất cả mọi người trong đội trở về vị trí cũ của
mình. Nhưng sau dự án ERP, bạn lại không thể để họ quay về như thế được. Những người thực hiện dự
án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán
hàng hơn những nhân viên bán hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản
xuất. Công ty bạn sẽ không thể nào đáp ứng nổi việc sắp xếp nhân viên dự án về lại vị trí công việc lúc
trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để
lấy thông tin từ hệ thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và điều đó đã được phân tích. Có
một số người hy vọng công ty sẽ thu được lợi ngay sau khi thực hiện dự án ERP. Nhưng tiếc rằng chỉ một
vài phòng ban IS lập kế hoạch cho các hoạt động và qui trình cần thiết sau khi cài đặt ERP. Nhiều người
bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự sau thời hạn kéo dài của dự án trước khi ERP “biểu
lộ” bất cứ lợi nhuận nào.
9. Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)
Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt
ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong
một quãng thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ hệ thống. Và đội
dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng của họ được đáp trả.
10. Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP
Gần đây, công ty tư vấn Deloitte nghiên cứu 64 Fortune 500 công ty thì thấy là một trong 4 công ty thừa
nhận là họ bị giảm hoạt động khi chạy chương trình ERP. Tỷ lệ phần trăm sự thật về nó nhiều hơn thế.
Nguyên do chung cho những vấn đề trên là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước
kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn
luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ.

10. Tại sao ERP thường thất bại?

Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty
bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để
khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu
các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả
như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần
mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn.
Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt
nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng
việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.
Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn
có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều
khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi
nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi
thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!.
Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là
một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.

11. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?
Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ bảng dữ liệu, hàng ngàn thứ mà các lập trình viên IS và người sử dụng
phải thiết lập ra để phù hợp với quy trình kinh doanh. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo
con đường này hay con đường khác. Thuyết trình chỉ một cách để công ty thực hiện từng nhiệm vụ, có thể nói
rằng, cho chạy hệ thống trả lương – các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp
lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác làm sao thiết lập các “công tắc” trong từng bảng đòi hỏi sự
am hiểu sâu sắc các quy trình hiện hữu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Vì thiết lập bảng đã được quyết
 định nên các quá trình kinh doanh này sẽ được sắp đặt lại, đó là cách của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP đều
được cấu hình trước, cho phép hàng trăm việc thiết lập theo thủ tục được lập bởi khách hàng.
(Nguồn: fast.com.vn)
Toàn cảnh ứng dụng ERP 2008 - Phần1: Hiện trạng triển khai
ERP
Kể từ số này chúng tôi sẽ lần lượt giới thiệu bạn đọc 3 phần của bản nghiên cứu “Tình hình
ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ 1.322 tổ chức trên toàn
cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây.
Bản nghiên cứu “Tình hình ứng dụng ERP 2008” được tập đoàn tư vấn Panorama thực hiện từ tháng
12/2005 đến tháng 09/2008, thông qua bình chọn trực tuyến, khảo sát và phỏng vấn trực tiếp đại diện
của 1.322 tổ chức trên toàn cầu đã ứng dụng ERP trong 3 năm trở lại đây. Các tổ chức được khảo sát
thuộc nhiều ngành nghề quy mô khác nhau, từ doanh nghiệp (DN) nhỏ đến các tổ chức đa quốc gia với
doanh thu hàng tỷ USD, ở khắp thế giới, trong đó đa số có trụ sở tại Bắc Mỹ và Châu Á Thái Bình
Dương.

Với mục đích xác định hiệu quả cũng như những hạn chế, rủi ro và bài học kinh nghiệm thu được trong
quá trình triển khai ERP tại các tổ chức, bản nghiên cứu đã mang đến cho người đọc cái nhìn tổng quan
nhất về hiện trạng ứng dụng ERP trên phạm vi toàn cầu. Nghiên cứu gồm 3 phần, sẽ được lần lượt giới
thiệu với bạn đọc kể từ kỳ này.

Thách thức lớn nhất: thiếu nhân sự

Kết quả nghiên cứu của Panorama đã xác định những thách thức lớn nhất mà DN thường hay gặp phải
trong quá trình triển khai một dự án ERP (Hình B). Các ý kiến phản hồi đã chỉ ra việc thiếu hụt nhân sự là
vấn đề lớn nhất mà các đội dự án hay gặp phải (38%). 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên
môn về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rằng vấn đề là thiếu các nguồn lực cho dự án.
10% còn lại liên quan đến ngân sách.

Đáng ngạc nhiên là không có bất cứ phản hồi nào đề cập đến vấn đề thiếu sự hỗ trợ của ban lãnh đạo.
Kết quả này khẳng định những yếu tố như: sự liên kết chặt chẽ của đội dự án, hiệu quả của việc quản lý
chuyển đổi và chất lượng đào tạo đội ngũ tham gia chính là chìa khóa quyết định thành công trong tiến
trình triển khai ERP. Cũng theo bản nghiên cứu, với các DN coi nhẹ tầm quan trọng của việc lập kế
hoạch và quản lý chuyển đổi, sẽ thường xuyên gặp phải vấn đề thiếu hụt nhân lực tham gia và kiến thức
chuyên môn về ERP.

Một số nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai, không chỉ riêng đội CNTT, đều phải tham gia vào quá trình đánh giá
nhà cung cấp và lập kế hoạch.
Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp
vụ của DN) và chi phí
tiềm ẩn khi triển khai ERP.
2. Không nên rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp giải pháp. Rất nhiều doanh nghiệp muốn đẩy
nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định cụ thể các yêu cầu quản lý kinh doanh của
mình, đánh giá các nhà cung cấp giải pháp khác nhau và lập kế hoạch cho một dự án thành công. Các DN
nên dành ít nhất từ 3 đến 4 tháng cho quá trình lựa chọn và lập kế hoạch. Các DN lớn với hơn 1.000 nhân
sự, hay doanh số hàng năm trên 500 triệu USD nên dành nhiều thời gian hơn cho những bước này.
3. Thành lập ban chỉ đạo dự án. Ban chỉ đạo dự án nên tham gia sát sao trong quá trình triển khai hơn là chỉ
quan tâm đến những vấn đề quản lý cấp cao. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá
hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go-live.
4. Lập kế hoạch dự án và khung kế hoạch triển khai một cách thực tế. Các DN thường không xác định được
những chi phí cụ thể cho đến khi có được kế hoạch triển khai, tuy nhiên rất nhiều DN lại cố dự đoán trước
khi phác thảo kế hoạch, đây chính là nguyên nhân chủ yếu khiến ngân sách hay bị đội lên.
5. Hãy xác định thời điểm triển khai hợp lý. Nhiều DN thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn
như vậy. Có những DN dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc
hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và
 ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ
thống công nghệ hiện tại.

98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến

Những người đã từng tham gia triển khai dự án ERP đều biết rằng việc hoàn thành đúng thời gian và
ngân sách dự kiến luôn là nhiệm vụ bất khả thi. Các đơn vị triển khai thường không thể hiện thực hóa
được mong muốn về thời gian cũng như chi phí cần thiết để vận hành (go-live) hệ thống trong điều kiện
các DN luôn muốn tối thiểu hóa rủi ro, đồng thời tối đa hóa các lợi ích thu được.

Theo nghiên cứu, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúng thời gian đặt ra. 93% cho biết đã triển khai lâu hơn
dự kiến, trong đó 68% “lâu hơn nhiều”. Ngoài ra, không có bất cứ DN nào hoàn thành sớm hơn kế
hoạch.

Panorama đã thống kê thời gian cần thiết triển khai ERP thường kéo dài từ 04 đến 60 tháng, trong đó
phần lớn các dự án (71%) hoàn thành trong 06 đến 18 tháng.

Có một thực tế là hầu hết các đơn vị triển khai ERP không thể đáp ứng được kỳ vọng của khách hàng về
thời gian triển khai dự án. Theo nghiên cứu cũng như kinh nghiệm của Panorama, các dự án ERP triển
khai thành công là khi các DN đã đánh giá đúng thời gian cũng như những nỗ lực cần thiết.

Ngoài vấn đề thời gian, chi phí triển khai bị đội lên cũng thường xuyên xảy ra trong các dự án ERP. Như
thống kê trong hình E, 65% các dự án ERP thường vượt ngân sách dự kiến. Trong đó, hơn ¼ số lượng
các dự án (27%) vượt 15%, và gần 1/5 (16%) vượt 50% ngân sách. Đây là những thực tế rất đáng báo
động.

Các công ty tư vấn vẫn thường cảnh báo khách hàng về các chi phí tiềm ẩn liên quan khi triển khai ERP.
Những chi phí này là lý do chính khiến các DN phải chi nhiều hơn kế hoạch dự kiến, có thể là các chi phí:
phần cứng, đào tạo, quản lý chuyển đổi, quản lý dự án, thuê nhân sự tạm thời để thay thế các thành viên
dự án, và customize hệ thống. Thường thì vấn đề hay bắt nguồn từ các CIO – những người chỉ quan tâm
trực tiếp đến việc triển khai ERP mà không để tâm đến các vấn đề tài chính, trong đó có chi phí triển khai
nhiều như thế nào hay tỷ lệ hoàn vốn đầu tư là bao nhiêu? Ngoài ra, một số DN đôi khi rơi vào “bẫy bán
hàng” của các nhà cung cấp ERP khi các nhà cung cấp này luôn tìm cách khiến khách hàng đánh giá
thấp vấn đề chi phí.

8 LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI ERP THÀNH CÔNG

Như số liệu trong hình G, chỉ 57% phản hồi là thỏa mãn hoặc thỏa mãn vừa phải với hệ thống ERP của họ, trái
ngược với 43% còn lại. Nhiều DN cho rằng sự thành công hay thất bại phụ thuộc vào giải pháp, tuy nhiên theo
Panorama, thành công của các dự án ERP lại phụ thuộc phần lớn vào chiến lược và hành động của đội triển khai
dự án. Dưới đây là một số nhân tố chính được đúc rút từ thực tiễn thành công trong triển khai ERP tại các DN:
1. Trước hết tập trung vào các quy trình sản xuất kinh doanh và xác định yêu cầu quản lý của DN, không nên quá
chú ý vào vấn đề giải
pháp, kỹ thuật.
2. Tập trung để đạt được một tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) hợp lý, xác định
các thước đo đánh giá chất lượng triển khai và hiệu năng hoạt động sau
khi go-live.
3. Cam kết việc quản lý sát sao dự án và các nguồn lực cho dự án.
4. Cam kết hỗ trợ của ban lãnh đạo DN
5. Dành thời gian lập kế hoạch
6. Tập trung vào xử lý các dữ liệu (số liệu sản xuất, kinh doanh...) và tái cấu
trúc quy trình nghiệp vụ
7. Đào tạo đầy đủ và quản lý chuyển đổi
8. Hiểu rõ mục đích của ERP

Chỉ 21% hiện thực hóa được một nửa lợi ích
Theo số liệu nghiên cứu từ bảng F, chỉ 21% DN hiện thực hóa được 50% các lợi ích mà họ mong chờ từ
hệ thống ERP. Ngoài ra, hơn ½ các DN (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáo trộn khi
go-live hệ thống. Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các DN được khảo sát (70%) nhận thấy việc tối ưu hóa
được đội ngũ nhân sự của mình khi triển khai ERP.

Như vậy, bất chấp việc phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP, vẫn không có gì đảm bảo những
lợi ích mà DN thu được. Thêm vào đó, rủi ro trong quá trình triển khai còn có thể gây ra sự xáo trộn trong
các hoạt động nghiệp vụ cốt lõi của DN. Đây chính là những nhân tố làm ảnh hưởng đến tỷ lệ hoàn vốn
đầu tư (ROI) của dự
án ERP.
Toàn cảnh ứng dụng ERP 2008 - Phần 2: Sự khác biệt giữa các
giải pháp
Tiếp theo phần I đã đăng trên TGVT B tháng 6/2009, trong phần II của bản nghiên cứu “Tình
hình triển khai ERP 2008”, Panorama tiến hành so sánh kết quả triển khai các giải pháp ERP
ở nhiều phân khúc với mục đích làm rõ sự khác biệt giữa các giải pháp ERP hàng đầu trên
thị trường hiện nay.
NNghiên cứu được tiến hành trên phạm vi toàn cầu, bao gồm 670 doanh nghiệp (DN) ứng dụng các giải
pháp ERP khác nhau. Ngoài 3 giải pháp phổ biến dành cho DN lớn và vừa là SAP, Oracle và Microsoft
(phân khúc 1), còn có các giải pháp dành cho DN vừa và nhỏ (phân khúc II): Baan, Epicor, Exact, IFS,
Infor, Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và nhiều giải pháp khác.

Nếu như theo Gartner, thương hiệu ERP đang dẫn đầu trên thị trường hiện nay là SAP, tiếp đến Oracle
và Microsoft thì điều này hoàn toàn trùng khớp với kết quả nghiên cứu của Panorama. Hơn 70% DN đã
triển khai ERP phân khúc I, trong khi 23% còn lại lựa chọn các giải pháp thuộc phân khúc II.

THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ TRIỂN KHAI

Thời gian trung bình để triển khai một dự án ERP từ 18 đến 20 tháng. Trong khi đó thời gian triển khai
trung bình các giải pháp SAP, Oracle, Microsoft so với các giải pháp ERP phân khúc II có sự chênh lệch
2 tháng. Số liệu nghiên cứu cũng chỉ ra mức độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án
của từng giải pháp cũng khác nhau: Ví dụ, Oracle có thời gian triển khai các dự án ổn định nhất, trong khi
Microsoft lại chênh lệch nhiều nhất.

Số liệu nghiên cứu trên không bao gồm thời gian triển khai tại các tổ chức lớn, các tập đoàn đa quốc gia.
Thời gian triển khai ERP trung bình tại các tổ chức này là 37,2 tháng.

Chi phí triển khai ERP phụ thuộc phần lớn vào các yếu tố: giải pháp, mức độ tùy chỉnh (customization),
quy mô triển khai, phạm vi triển khai, mức độ phức tạp của các quy trình sản xuất kinh doanh, và chiến
lược triển khai. Theo khảo sát, có sự chênh lệch đáng kể giữa SAP, Oracle (những giải pháp có chi phí
lớn nhất) so với Microsoft và các giải pháp thuộc phân khúc II (chi phí nhỏ nhất). Tổng chi phí triển khai
trung bình của một dự án ERP là khoảng 8,5 triệu USD (khoảng 148 tỷ dồng); trong đó sự chênh lệch
giữa SAP, Oracle và các giải pháp phân khúc II lên tới 10 triệu USD (khoảng 175 tỷ dồng) (xem bảng 1).

Số liệu trên không bao gồm chi phí triển khai tại các tổ chức đa quốc gia với qui mô cực lớn, ước tính chi
phí triển khai trung bình tại các tổ chức này lên tới 34 triệu USD (khoảng 595 tỷ đồng).

SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình

Thời gian (tháng) 20 18,6 17,8 19,8 19,8

Chi phí triển khai (triệu USD) 16,8 12,6 2,6 3,5 8,5

Độ thỏa mãn (%) 73,0 62,0 69,0 70,0 67,0

Mức độ rủi ro (%) 50,0 56,9 57,7 61,8 54,0

Bảng 1: Tóm lược kết quả nghiên cứu giải pháp ERP

MỨC ĐỘ THỎA MÃN

Theo như nghiên cứu, 64% phản hồi cho biết họ hài lòng với nhà cung cấp đã lựa chọn và 63% đánh giá
dự án ERP của họ đã triển khai thành công.

Nghiên cứu cũng chỉ ra ứng với từng giải pháp, các mức độ thỏa mãn của khách hàng cũng rất khác
nhau (xem bảng 2). Độ thỏa mãn được chia làm 2 phần: Độ thỏa mãn của ban lãnh đạo và độ thỏa mãn
của nhân viên. Thước đo này cho thấy triển khai SAP đạt được mức thỏa mãn và lợi ích thu được cao
nhất, tiếp đó đến các giải pháp phân khúc 2, Microsoft và Oracle. Mức độ rủi ro khi triển khai SAP cũng
rất thấp, đây là thước đo quan trọng đối với các DN khi mà họ luôn lo sợ việc xáo trộn hay đình trệ các
nghiệp vụ sản xuất kinh doanh sau khi tiến hành go-live ERP.

KẾT QUẢ TRIỂN KHAI PHÂN TÍCH THEO GIẢI PHÁP

SAP

Ngày 30/07/2008, SAP đã tuyên bố trở thành nhà cung cấp chiếm thị phần lớn nhất trên thị trường, tính
theo tổng doanh thu của các giải pháp ERP, CRM và SCM. Theo nghiên cứu của Parorama, SAP đang
nắm giữ 35% thị phần trên thị trường ERP, dẫn đầu trong các nhà cung cấp. SAP có thời gian triển khai
kéo dài nhất – 20 tháng so với các giải pháp khác. Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng
dự án của SAP cũng rất lớn so với tất cả các giải pháp còn lại (trừ Microsoft)

Tuy nhiên, ứng với mức chi phí và thời gian triển khai lớn nhất thì mức độ thỏa mãn và các lợi ích thực tế
thu được của SAP không giải pháp nào bằng. Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính
16.821.832 USD, (khoảng 294 tỷ đồng) tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách
hàng – con số lớn nhất trong các giải pháp.

Oracle eBusiness Suite (EBS)

Oracle đang chiếm giữ 28% thị phần ERP, đứng thứ 2 sau SAP. Chi phí triển khai trung bình của Oracle
là 12,6 triệu USD (khoảng 220 tỷ đồng). Chi phí này chiếm khoảng 10,6% doanh thu hàng năm của DN.
Thời gian triển khai trung bình của Oracle là 18,6 tháng, độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với
các dự án khác nhau không nhiều (ổn định).

Mức độ thỏa mãn của ban lãnh đạo các DN khi ứng dụng Oracle là 76%, xếp sau SAP. Tuy nhiên độ
thỏa mãn của đội ngũ nhân viên và lợi ích thu được tại các doanh nghiệp khi triển khai Oracle chỉ đạt
60%.

Microsoft Dynamics

Theo số liệu nghiên cứu, Microsoft đang có 14% thị phần ERP, tương đương với tổng thị phần của Baan,
Epicor, IFS, Infor, Sage và các giải pháp thuộc phân khúc II cộng lại. Sự phổ biến của Microsoft có liên
quan đến chính sách giá bản quyền phần mềm phù hợp với các DN
vừa và nhỏ. Chi phí tổng sở hữu (TCO) trung bình của Microsoft là
2,6 triệu USD (khoảng 45 tỷ đồng).

Trung bình, DN phải dành ra 18 tháng cho một dự án ERP của

Microsoft, với mức độ hài lòng thu được đạt 68%, cao hơn một chút
so với mức 65% của các giải pháp khác. Một điều đáng lưu ý là các
nhân viên nghiệp vụ dường như rất hài lòng với giải pháp của
Microsoft khi tỷ lệ bình chọn là 77% (cao nhất trong các giải pháp).
Tuy nhiên, các lãnh đạo lại không cùng quan điểm, chỉ có 65,4%
lãnh đạo được hỏi cảm thấy hài lòng với Microsoft, tỷ lệ này thấp
hơn so mức trung bình 70,7%.

Các giải pháp phân khúc II

Bản nghiên cứu bao gồm cả các giải pháp ERP thuộc phân khúc II: Baan, Epicor, Exact, IFS, Infor,
Lawson, Netsuite, Sage, Syspro và các giải pháp khác. Tổng thị phần của phân khúc II là 22,7%. Trong
đó phân chia như sau: Infor (2.9%), Baan (2.3%), Epicor (1.7%), IFS (1.7%) and Sage (1.3%). Chi phí
triển khai trung bình 3,46 triệu USD (khoảng 59 tỷ đồng) thấp hơn nhiều so với SAP và Oracle nhưng cao
hơn Microsoft. Tuy nhiên, chi phí này có mức chênh lệch rất lớn, có thể thay đổi từ mức dưới 0,1 triệu
USD cho tới 65 triệu USD, kết quả của việc tùy chỉnh giải pháp trong từng dự án.

Tỷ lệ chi phí triển khai các giải pháp thuộc phân khúc này so với doanh thu hàng năm của các DN là
6,7%, thấp hơn nhiều mức 18,6% của SAP, 10,6% của Oracle , nhưng cao hơn Microsoft (5,0%)

Thời gian triển khai trung bình của phân khúc II cũng ngắn nhất (18 tháng)

TỔNG KẾT
Những số liệu trên đã phần nào làm sáng tỏ sự khác biệt trong việc triển khai các giải pháp ERP tên tuổi
trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên, phân tích trong bản nghiên cứu này chỉ mang tính chất tham khảo,
điều quan trọng nhất với các DN là phải cân nhắc kỹ trước khi lựa chọn một giải pháp phù hợp với các
đặc thù sản xuất kinh doanh của DN mình. Chi phí cho việc triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN
cũng như yêu cầu công việc tại từng DN ở mỗi quốc gia khác nhau.

SAP Oracle Microsoft Phân khúc II Trung bình

Lợi ích thu được 72,2% 58,0% 68,0% 68,6% 65,3%

Độ thỏa mãn lãnh đạo 76,4% 75,9% 65,4% 67,7% 70,7%

Độ thỏa mãn nhân viên 73,6% 60,3% 76,9% 76,5% 67,4%

Độ thỏa mãn chung 73,0% 62,0% 69,0% 70,0% 67,0%

Mức độ rủi ro 50,0% 56,9% 57,7% 61,8% 54,0%

Bảng 2: Độ thỏa mãn của các giải pháp ERP

Toàn cảnh ứng dụng ERP - Phần 3: Triển khai ERP & Quy mô
doanh nghiệp
Phần III của bản nghiên cứu đi sâu phân tích kết quả triển khai dự án ERP theo quy mô
doanh nghiệp (DN). Có sự khác biệt rõ rệt giữa phân khúc DN vừa và nhỏ (SMBs) với các DN
lớn.
Theo định nghĩa của bản nghiên cứu, SMBs là những DN có ít hơn 500 nhân viên và doanh thu dưới 500
triệu USD/năm. DN lớn là các DN có trên 500 nhân viên và doanh thu trên 500 triệu USD/năm, không
tính các công ty đa quốc gia và các tổ chức có quy mô cực lớn.

Từ hình bên cho thấy có sự khác biệt nhiều về tỷ lệ thị phần các giải pháp (GP) ERP giữa phân khúc
dành cho SMBs với phân khúc dành cho DN lớn. Trong đó, tỷ lệ thị phần GP ERP của Microsoft có sự
khác biệt đáng kể nhất. Nếu như với thị trường dành cho DN lớn, Microsoft chỉ chiếm 6% thì trên thị
trường SMBs, con số này là 22%. SAP và Oracle tuy tỷ lệ có thay đổi nhưng vẫn giữ vị trí đứng đầu.
Theo đó, với thị trường DN lớn, SAP và Oracle lần lượt giữ 43% và 33%, sang thị trường SMBs lần lượt
là 30% và 24%.Các GP ERP (phân khúc II-các GP chuyên cho SMBs) chiếm thị phần tương ứng 17%
cho DN lớn và 24% cho SMBs. Có cảm giác rằng miếng bánh thị phần trong phân khúc SMBs được chia
đều hơn cho các GP ERP.

Tình hình triển khai ERP tại SMBs

Thực tế cho thấy chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như phạm vi
triển khai. Theo nghiên cứu, những tổ chức lớn,
trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự
án ERP (bảng 1). Các tổ chức quy mô cực lớn,
cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần
so với thời gian triển khai tại các SMBs. Những
số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô
càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian
triển khai ERP càng kéo dài.

Bên cạnh sự chênh lệch thời gian triển khai còn

có sự khác biệt lớn về chi phí triển khai giữa các Thị phần ERP
dự án ERP của SMBs so với các dự án của tổ chức lớn. Tổng chi phí triển khai trung bình của các dự án
ERP được nghiên cứu là 8,5 triệu USD, nhưng với các dự án ERP cho SMBs chỉ là 3,1 triệu USD. Trong
khi đó, các DN quy mô lớn phải chi một con số khổng lồ là 24,1 triệu USD cho một dự án ERP.

Tỷ lệ giữa chi phí cho một dự án ERP và doanh thu hàng năm của DN cũng là một thước đo đáng quan
tâm. Kết quả nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ trung bình của tất cả các GP là 9%, với SMBs là 10,5% và với các tổ
chức lớn là 4,9%.

Ngân sách và chi phí triển khai

Chi phí triển khai phụ thuộc vào rất nhiều thành tố như mức độ tùy chỉnh, quy mô, phạm vi triển khai, độ
phức tạp của các nghiệp vụ và nhiều thành tố khác. Kết quả nghiên cứu của Panorama cho thấy có 3
phần chính cấu thành nên chi phí triển khai:

Chi phí triển khai liên quan đến kỹ thuật: Bao gồm chi phí bản quyền, cài đặt kỹ thuật, kiểm tra, tích hợp,
nâng cấp phần cứng và máy chủ, chi phí vận hành và hỗ trợ hàng năm, chi phí hosting phần mềm.

Chi phí triển khai liên quan đến nội tại DN: Bao gồm chi phí cho các hoạt động quản lý chuyển đổi, tái cấu
trúc quy trình kinh doanh, đào tạo, nhân sự cho đội dự án.
Các chi phí khác.

Các SMBs và các DN lớn thường tốn trên 70% ngân sách triển khai vào phần kỹ thuật. Chỉ khoảng16%
dành cho các vấn đề liên quan trong nội tại DN và chi phí tư vấn cho bên thứ 3. Số liệu nghiên cứu chỉ ra
rằng, phần lớn các dự án ERP thất bại hay gặp khó khăn có liên quan đến việc dành quá ít ngân sách
cho khoản mục thứ 2 này.

Một điều mà mọi người luôn ngầm hiểu đó là chi phí triển khai ERP thực tế bao giờ cũng lớn hơn kế
hoạch ngân sách đặt ra. Bảng 2 cho thấy, chỉ 5,4% các SMBs triển khai ERP với chi phí dưới mức ngân
sách dự kiến, trong khi đó với các tổ chức lớn thì không hề có điều này. 35% SMBs và 36% các DN lớn
triển khai với chi phí dao động khoảng 5% so với ngân sách.

Dù triển khai vượt ngân sách là vấn đề không mong muốn đối với bất kỳ DN nào, tuy nhiên với các SMBs
thì tác động của điều này nghiêm trọng hơn nhiều so với các tổ chức lớn. Như đã chỉ ra trong phần I của
bản nghiên cứu, nguyên nhân chính gây ra việc tăng chi phí triển khai bao gồm: việc đánh giá sai trong
quá trình làm việc với các nhà cung cấp, kế hoạch triển khai không sát, không kiểm soát được phạm vi
dự án...

Các vấn đề khác trong triển khai ERP

SMBs DN lớn Chúng ta thường thấy các DN lớn đòi hỏi nhiều thành
viên (là nhân viên DN) tham gia dự án hơn là các
Thời gian triển khai (tháng) 18,8 25,2 SMBs. Điều này có thể lý giải bởi mức độ phức tạp
Chi phí triển khai (triệu USD) 3,07 24,07
trong các quy trình nghiệp vụ cũng như phạm vi triển
khai. Tuy nhiên câu hỏi đặt ra là sự khác biệt này cụ
Chi phí/doanh thu (%) 10,5 4,9 thể như thế nào?
Vượt dưới 5% ngân sách (%) 40,5 35,9
Trung bình, tại các DN lớn, cần 28 thành viên tham
Vượt từ 5-100% ngân sách (%) 59,5 64,1 gia với vai trò nòng cốt, cùng 15 chuyên viên ERP.
Ngược lại, tại các SMBs, chỉ có 6 thành viên và 3
Thành viên dự án 14 74 chuyên viên ERP. Sự chênh lệch này còn lớn hơn khi
khảo sát cho thấy số lượng các thành viên dự án của
Mức độ chỉnh sửa Thấp Cao
đối tác, trung bình trong các dự án ERP tại các SMBs
Bảng 1: So sánh tổng thể giữa SMBs và DN lớn là 3 người, trong khi các DN lớn là 31 người. Những
số liệu này lý giải một trong những rủi ro khi triển khai
ERP tại SMBs chính là vấn đề nguồn lực dự án.

Ngoài ra, một yếu tố khác cũng ảnh hưởng tới chi phí, độ phức tạp cũng như thời gian triển khai của một
dự án ERP đó là mức độ tùy chỉnh GP.

Kết luận

Hơn một thập kỷ qua, phân khúc SMBs đã trở thành phân khúc có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất trên thị
trường ERP. Có 3 nguyên nhân chính lý giải điều này:

Các nhà cung cấp GP tên tuổi trên thị trường đã chú ý hơn đến phân khúc này với việc đẩy mạnh phát
triển các GP với chi phí thấp và tính năng phù hợp với các SMBs.

Ngày càng xuất hiện nhiều các nhà cung cấp GP phân khúc II như Epicor, Infor, Sage...với sự đa dạng
về GP giúp các SMBs có thêm nhiều lựa chọn hơn

Các SMBs đang tăng trưởng với tốc độ chóng mặt thời gian gần đây, kèm theo đó là sự mở rộng về qui
mô, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các nghiệp vụ cũng như yêu cầu về quản trị đòi hỏi phải có các hệ
thống hỗ trợ hiệu quả như ERP.