Chương 1: Tổng quan về ERP

1.1. Thế nào là ERP?

• ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống phần mềm tích hợp được
sử dụng trong các doanh nghiệp và tổ chức để quản lý và tổ chức các hoạt
động kinh doanh khác nhau một cách hiệu quả. Hệ thống ERP tích hợp các
quy trình và chức năng của một doanh nghiệp vào một cơ sở dữ liệu chung,
cho phép các thông tin và dữ liệu được chia sẻ và truy cập từ một nền tảng
duy nhất.
• Mục tiêu chính của hệ thống ERP là cải thiện hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa
quy trình kinh doanh, và nâng cao năng suất của tổ chức. Hệ thống ERP cung
cấp khả năng tổng hợp thông tin từ các bộ phận và phòng ban khác nhau của
doanh nghiệp, giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu toàn diện và
chính xác.
• Các chức năng chính của hệ thống ERP bao gồm quản lý nguồn lực
(như tài nguyên nhân sự, vật tư, và tài chính), quản lý quy trình sản
xuất, quản lý doanh thu và đơn hàng, quản lý tồn kho, quản lý dự án,
và nhiều chức năng khác tùy thuộc vào mục tiêu và quy mô của doanh
nghiệp.
• Nhờ vào tích hợp và tổng hợp dữ liệu từ các quy trình khác nhau, hệ
thống ERP giúp tối ưu hóa quản lý doanh nghiệp, tăng cường hiệu quả
và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh
ngày càng cạnh tranh và phức tạp.
1.2. Cấu trúc của một hệ thống ERP
• Cấu trúc của một hệ thống ERP bao gồm các thành phần và mô-đun
khác nhau được tích hợp lại để hỗ trợ quản lý và tổ chức các hoạt động
kinh doanh trong một doanh nghiệp. Cấu trúc này có thể thay đổi tùy
thuộc vào nhà cung cấp ERP và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp,
nhưng thông thường bao gồm các thành phần sau:
1. Quản lý tài chính (Financial Management):
• Quản lý tài khoản, hạch toán, và báo cáo tài chính.
• Theo dõi và kiểm soát tình trạng tài chính của doanh nghiệp, bao gồm
việc quản lý công nợ, công nợ và tồn kho.
2. Quản lý nguồn lực nhân sự (Human Resource
Management):
• Quản lý thông tin về nhân viên, lương bổng, thưởng, kỷ luật, và các
thông tin khác liên quan đến nguồn lực nhân sự của doanh nghiệp.
3. Quản lý mua hàng (Procurement Management):
• Quản lý quy trình mua hàng và cung ứng, bao gồm việc tạo yêu cầu
mua hàng, quản lý nhà cung cấp, và kiểm tra việc nhận hàng.
4. Quản lý tồn kho (Inventory Management):
• Quản lý dữ liệu về tồn kho, nhập kho, xuất kho và kiểm kê kho.
• Theo dõi số lượng tồn kho và đảm bảo rằng các mặt hàng luôn sẵn
sàng để đáp ứng nhu cầu
5. Quản lý sản xuất (Manufacturing Management):
• Quản lý quy trình sản xuất và hoạch định sản xuất.
• Theo dõi hiệu suất sản xuất và quản lý các công đoạn sản xuất.
6. Quản lý bán hàng và tiếp thị (Sales and
Marketing Management):
 Quản lý quy trình bán hàng, từ lập đơn hàng đến giao hàng và xuất
hóa đơn.
 Hỗ trợ quản lý chiến lược tiếp thị và quảng cáo.
7. Quản lý dự án (Project Management):
 Quản lý các dự án và dự án con trong doanh nghiệp.
 Theo dõi tiến độ và chi phí dự án.
8. Quản lý quan hệ khách hàng (Customer
Relationship Management - CRM):
 Quản lý thông tin và tương tác với khách hàng.
 Hỗ trợ quản lý mối quan hệ và dịch vụ khách hàng.

Và còn rất nhiều chức năng con khác mà một hệ thống ERP có thể
thực hiện, trên đây chỉ là một số chức năng cơ bản, được nhiều hệ
thống ERP và Doanh nghiệp áp dụng
1.3. Phân loại phần mềm ERP
Phần mềm ERP có thể được phân loại dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau,
bao gồm quy mô doanh nghiệp, tính năng, nguồn gốc phát triển và cấu
trúc triển khai. Dưới đây là các phân loại chính của phần mềm ERP:
1. Phân loại dựa trên quy mô doanh nghiệp:
 ERP cho doanh nghiệp lớn (Enterprise ERP): Cung cấp các tính năng
mạnh mẽ và phức tạp, được thiết kế để phục vụ cho doanh nghiệp lớn
với quy mô toàn cầu hoặc quốc gia. Chúng có khả năng hỗ trợ hàng
ngàn người dùng và xử lý lượng dữ liệu lớn.
 ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB ERP): Được tối ưu hóa cho
doanh nghiệp vừa và nhỏ, có quy mô nhỏ hơn và yêu cầu giải pháp
linh hoạt và giá cả phải chăng. Chúng thường có tích hợp các tính
năng cơ bản như quản lý tài chính, quản lý bán hàng và mua hàng.
2. Phân loại dựa trên tính năng:
 ERP toàn diện: Cung cấp một loạt các mô-đun tích hợp để hỗ trợ
quản lý toàn diện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, bao
gồm tài chính, quản lý nguồn lực nhân sự, quản lý tồn kho, quản lý
bán hàng, quản lý sản xuất và nhiều chức năng khác.
 ERP tập trung vào lĩnh vực cụ thể: Chúng tập trung vào một lĩnh vực
kinh doanh cụ thể như dịch vụ chăm sóc sức khỏe, quản lý dự án,
quản lý khách hàng hoặc quản lý chuỗi cung ứng. Chúng cung cấp
các tính năng chuyên sâu trong lĩnh vực này.
3. Phân loại dựa trên nguồn gốc phát triển:
• ERP tùy chỉnh (Custom ERP): Được xây dựng dựa trên yêu cầu cụ thể
của doanh nghiệp và được tùy chỉnh hoàn toàn cho nhu cầu đó. Chúng
thường phức tạp và đòi hỏi một quy trình triển khai dài hạn và chi phí
cao.
• ERP chuẩn (Standard ERP): Là các giải pháp ERP phổ biến và sẵn có
trên thị trường, được phát triển và hỗ trợ bởi các nhà cung cấp ERP nổi
tiếng. Chúng có thể được triển khai nhanh chóng và giá cả phải chăng
hơn so với ERP tùy chỉnh.
4. Phân loại dựa trên cấu trúc triển khai:
 ERP trên nền tảng điện toán đám mây (Cloud-based ERP): Được triển
khai và quản lý qua mạng Internet, không yêu cầu cài đặt phần mềm
trên máy tính cá nhân. ERP trên nền tảng điện toán đám mây cung
cấp tính linh hoạt và tiết kiệm chi phí.
 ERP truyền thống (On-premise ERP): Được triển khai và quản lý trực
tiếp tại doanh nghiệp, yêu cầu cài đặt phần mềm trên máy chủ và máy
tính cá nhân trong công ty.
1.4. Tại sao lại nên triển khai ứng dụng ERP?
1. Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: ERP tích hợp và tổng hợp dữ liệu từ các
bộ phận và phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy
trình kinh doanh và cải thiện hiệu suất làm việc.
2. Tăng cường khả năng ra quyết định: ERP cung cấp dữ liệu và thông tin
thời gian thực, giúp quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác
và toàn diện.
3. Tăng cường tính minh bạch: ERP giúp theo dõi và ghi nhận mọi hoạt động
trong doanh nghiệp, từ giao dịch mua bán, sản xuất đến quản lý tài chính,
giúp tăng cường tính minh bạch và tránh rủi ro liên quan đến gian lận.
1.4. Tại sao lại nên triển khai ứng dụng ERP?
4. Tối ưu hóa nguồn lực: ERP giúp quản lý nguồn lực như nhân sự, vật tư
và tài chính một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian
và chi phí.
5. Cải thiện quy trình sản xuất: ERP hỗ trợ quản lý quy trình sản xuất, từ
kế hoạch đến sản xuất và kiểm soát chất lượng, giúp cải thiện hiệu suất
và tăng cường chất lượng sản phẩm.
6. Tăng cường tương tác khách hàng: ERP tích hợp các thông tin về
khách hàng, giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý quan hệ khách hàng
và tăng cường tương tác với khách hàng.
1.4. Tại sao lại nên triển khai ứng dụng ERP?
7. Tăng cường tính linh hoạt: ERP cung cấp mô-đun và tính năng linh hoạt, cho phép
doanh nghiệp tùy chỉnh và điều chỉnh hệ thống để phù hợp với nhu cầu và quy trình
kinh doanh đặc thù.
8. Nâng cao cạnh tranh: Triển khai ERP giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất, tối ưu hóa
chi phí và tăng cường cạnh tranh trong thị trường.
9. Quản lý rủi ro: ERP giúp doanh nghiệp nhận biết và quản lý các rủi ro tiềm tàng, như
thiếu hụt nguồn cung, lỗi sản xuất hoặc chậm thanh toán, giúp đảm bảo sự ổn định và
bền vững của hoạt động kinh doanh.
10. Tăng cường tích hợp và chia sẻ dữ liệu: ERP tạo điều kiện để các bộ phận và phòng
ban trong doanh nghiệp có thể dễ dàng chia sẻ và truy cập dữ liệu, tăng cường tích hợp
và hiệu quả làm việc trong tổ chức.