BỘ CÔNG THƯƠNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



TIỂU LUẬN

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THÔNG TIN PHÂN PHỐI ERPVIET
Môn học: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CHUỖI CUNG
ỨNG

Giảng viên hướng :

dẫn
Lớp học phần :

Sinh viên thực hiện : Nhóm 5

Năm học : 2023 - 2024
TP. HCM, ngày 01, tháng 10, năm 2023
 BỘ CÔNG THƯƠNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THÔNG TIN PHÂN PHỐI ERPVIET
Môn học: QUẢN LÝ THÔNG TIN TRONG CHUỖI CUNG ỨNG

Giảng viên hướng dẫn:

Lớp học phần- Nhóm :

TP.HCM, ngày 01, tháng 10, năm 2023

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TP.HCM: Thành phố Hồ Chí Minh

THPT: Trung học phổ thông
LỜI MỞ ĐẦU

Trong bối cảnh, cạnh tranh thị trường ngày càng khốc liệt, chuỗi cung ứng có
vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bởi, quản trị chuỗi cung ứng là
hoạt động quan trọng, giúp giải quyết cả vấn đề đầu vào - đầu ra của doanh
nghiệp thông qua cách tích hợp hiệu quả giữa các lĩnh vực sản xuất, vận tải,
cung ứng, kho bãi và bán lẻ. Việc quản trị yêu cầu sự phối hợp giữa các bộ
phận tiếp thị, bán hàng, truyền thống, tài chính và công nghệ thông tin trong
một chuỗi cung ứng toàn diện để đem lại sự hài lòng cho khách hàng. Có thể
khẳng định, chuỗi cung ứng là một trong các yếu tố quyết định khả năng cạnh
tranh của một doanh nghiệp so với đối thủ cùng ngành, cùng lĩnh vực.

Ngày nay, để cạnh tranh thành công, các doanh nghiệp không chỉ tập trung vào
hoạt động của riêng mình, mà phải tham gia vào công việc kinh doanh của nhà
cung cấp cũng như khách hàng của chính doanh nghiệp. Trong nhiệm vụ đáp
ứng sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp cũng buộc phải quan
tâm nhiều hơn đến dòng dịch chuyển nguyên vật liệu; cách thức thiết kế, đóng
gói sản phẩm và dịch vụ của nhà cung cấp; cách thức vận chuyển, bảo quản sản
phẩm hoàn thành… điều này một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của quản
lý chuỗi cung ứng trong chiến lược kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp. Quản
lý thông tin phân phối là một trong những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp
tối ưu hóa dòng chảy thông tin trong hệ thống phân phối, từ đó nâng cao hiệu
quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Xin chân thành cảm ơn thầy đã giảng dạy môn học Quản lý thông tin trong
chuỗi cung ứng. Qua quá trình học tập, tôi đã có cơ hội được tìm hiểu về tầm
quan trọng của quản lý thông tin phân phối và các lợi ích mà nó mang lại cho
doanh nghiệp.
 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN ERPVIET

Giới thiệu về hệ thống quản lý thông tin ERPViet

Hệ thống quản lý thông tin phân phối là một hệ thống thông tin được thiết kế để
thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin liên quan đến hoạt động phân
phối của doanh nghiệp. Thông tin trong hệ thống quản lý thông tin phân phối
bao gồm nhiều loại, từ thông tin về sản phẩm, khách hàng, đến thông tin về vận
tải, kho bãi,...

Phần mềm ERP (Enterprise resource planning software), viết tắt là ERP, là một
giải pháp phần mềm hỗ trợ quá trình quản trị hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp. Chức năng chính của ERP là tích hợp tất cả thông tin, dữ liệu của các
phòng ban vào cùng một hệ thống máy tính duy nhất để theo dõi, đáp ứng đầy
đủ các nhu cầu của doanh nghiệp, khá linh hoạt để sử dụng. Bạn có thể hình
dùng ERP giống như một hệ thống phần mềm khổng lồ, giải quyết được các
vấn đề về nhân sự, tài chính, sản xuất, chuỗi cung ứng, kho, mua hàng, bán
hàng và nhiều thứ khác.

Phần mềm ERP có 4 đặc điểm chính sau:

1. ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất. Mọi thành viên
doanh nghiệp (từ nhà quản lý tới nhân viên), mọi công đoạn và phòng ban chức
năng xâu chuỗi thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự.

2. ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ chứ không phải dây chuyền sản xuất
tự động thay thế sức người.

3. ERP là một hệ thống quản lý hoạt động theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các
nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định từ trước cùng với quy định
nhất quán, chặt chẽ; kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo định kỳ
tuần, tháng, năm.
 4. ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty để chúng cùng
làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là
một cát cứ hoạt động riêng lẻ.

1.1. Vai trò của hệ thống quản lý thông tin ERPViet trong chuỗi cung ứng

Hệ thống quản lý thông tin phân phối đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung
ứng, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa dòng chảy thông tin trong chuỗi cung ứng,
từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí.

Cụ thể, hệ thống quản lý thông tin phân phối có các vai trò sau:

- Quản lý hàng tồn kho: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp
kiểm soát lượng hàng tồn kho tại các kho bãi, từ đó đảm bảo đáp ứng nhu cầu
của khách hàng và tối ưu hóa chi phí.
- Quản lý vận tải: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp theo
dõi lịch trình vận chuyển, tình trạng hàng hóa và chi phí vận chuyển.
- Quản lý kho bãi: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp quản
lý vị trí lưu trữ hàng hóa, tình trạng hàng hóa và chi phí kho bãi.
- Quản lý khách hàng: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp
lưu trữ thông tin về khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
- Quản lý đơn hàng: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp xử
lý đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Một số lợi ích cụ thể mà hệ thống quản lý thông tin phân phối mang lại cho
chuỗi cung ứng:

- Tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Hệ thống quản lý thông
tin phân phối giúp doanh nghiệp theo dõi nhu cầu của khách hàng và điều chỉnh
kế hoạch phân phối cho phù hợp. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng
nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời và chính xác.
- Giảm thiểu chi phí: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp doanh nghiệp tối
ưu hóa các hoạt động phân phối, từ đó giảm thiểu chi phí vận tải, kho bãi và
hàng tồn kho.
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Hệ thống quản lý thông tin phân phối
giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn, từ đó tăng cường lòng
trung thành của khách hàng.
- Tăng cường khả năng cạnh tranh: Hệ thống quản lý thông tin phân phối giúp
doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí. Điều này giúp
doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN
ERPVIET
2.1. Quá trình cơ bản của hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng

Hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng là hai yếu tố quan trọng trong hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống phân phối giúp doanh nghiệp đưa
sản phẩm/dịch vụ của mình đến tay khách hàng, còn quan hệ khách hàng giúp
doanh nghiệp giữ chân khách hàng và tạo ra doanh thu bền vững.

Quá trình cơ bản của hệ thống phân phối

Hệ thống phân phối bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc đưa sản
phẩm/dịch vụ từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng. Quá trình cơ bản của hệ
thống phân phối bao gồm các bước sau:

1. Xác định kênh phân phối: Doanh nghiệp cần xác định kênh phân phối phù hợp
với sản phẩm/dịch vụ của mình. Kênh phân phối có thể được chia thành hai loại
chính là kênh trực tiếp (người sản xuất bán trực tiếp cho khách hàng) và kênh
gián tiếp (sản phẩm/dịch vụ được bán thông qua các trung gian phân phối).
2. Lựa chọn các thành viên kênh: Doanh nghiệp cần lựa chọn các thành viên kênh
phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của mình. Các thành viên kênh
có thể bao gồm nhà bán lẻ, nhà bán buôn, đại lý, nhà phân phối,...
3. Xây dựng mối quan hệ với các thành viên kênh: Doanh nghiệp cần xây dựng
mối quan hệ hợp tác tốt với các thành viên kênh để đảm bảo hoạt động phân
phối diễn ra hiệu quả.
4. Quản lý hoạt động phân phối: Doanh nghiệp cần quản lý hoạt động phân phối
một cách hiệu quả để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ được cung cấp đến tay khách
hàng một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Quá trình cơ bản của quan hệ khách hàng

Quan hệ khách hàng là quá trình doanh nghiệp xây dựng và duy trì mối quan hệ
với khách hàng. Quá trình cơ bản của quan hệ khách hàng bao gồm các bước
sau:
 1. Xác định khách hàng mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định khách hàng mục
tiêu của mình để có thể tập trung nguồn lực và xây dựng mối quan hệ hiệu quả.
2. Thu thập thông tin về khách hàng: Doanh nghiệp cần thu thập thông tin về
khách hàng để hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của họ.
3. Xây dựng mối quan hệ với khách hàng: Doanh nghiệp cần xây dựng mối quan
hệ với khách hàng dựa trên sự tin tưởng và thấu hiểu.
4. Chăm sóc khách hàng: Doanh nghiệp cần cung cấp dịch vụ chăm sóc khách
hàng tốt để giữ chân khách hàng và tạo ra doanh thu bền vững.

Mối quan hệ giữa hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng

Hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Hệ thống phân phối giúp doanh nghiệp đưa sản phẩm/dịch vụ đến tay khách
hàng, còn quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và tạo ra
doanh thu bền vững.

Một hệ thống phân phối hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều
khách hàng hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường và tăng
doanh thu.

Một mối quan hệ khách hàng tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân khách hàng và
tạo ra doanh thu bền vững. Điều này là do khách hàng có mối quan hệ tốt với
doanh nghiệp thường sẽ trung thành với sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và
có xu hướng mua hàng nhiều hơn.

Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống phân phối và quan hệ khách hàng hiệu
quả để đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.

2.2. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thông tin ERPViet

ERPViet là một hệ thống ERP được phát triển bởi Công ty Cổ phần ERP Việt
Nam. Hệ thống ERPViet cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết để quản lý dữ
liệu và thông tin của doanh nghiệp, bao gồm:
  Thu thập dữ liệu: ERPViet có thể thu thập dữ liệu từ tất cả các bộ phận của
doanh nghiệp, bao gồm kế toán, tài chính, bán hàng, marketing, sản xuất, nhân
sự, v.v. Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:

+ Các giao dịch kinh doanh, chẳng hạn như đơn đặt hàng, hóa đơn, v.v.
+ Các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống CRM, hệ thống POS, v.v.
+ Nguồn dữ liệu bên ngoài, chẳng hạn như dữ liệu thị trường, dữ liệu thời tiết,
v.v.

 Lưu trữ dữ liệu: ERPViet lưu trữ tất cả dữ liệu được thu thập trong một cơ sở
dữ liệu tập trung. Cơ sở dữ liệu này được bảo mật và an toàn, đảm bảo dữ liệu
của doanh nghiệp được bảo vệ khỏi các mối đe dọa.
 Xử lý dữ liệu: ERPViet xử lý dữ liệu để tạo ra các báo cáo và thông tin chi tiết
hữu ích cho các nhà quản lý. Các báo cáo và thông tin chi tiết này có thể được
sử dụng để theo dõi hiệu suất kinh doanh, phân tích xu hướng và đưa ra các
quyết định kinh doanh sáng suốt.
 Phân phối dữ liệu: ERPViet phân phối dữ liệu và thông tin cho các bộ phận và
cá nhân cần thiết. Dữ liệu và thông tin được phân phối theo quyền hạn của
người dùng, đảm bảo rằng mọi người chỉ có thể truy cập vào dữ liệu và thông
tin mà họ cần.
2.3. Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin ERPViet.

Dữ liệu và thông tin trong hệ thống quản lý thông tin phân phối bao gồm tất cả
các thông tin cần thiết cho hoạt động phân phối và quan hệ khách hàng của
doanh nghiệp. Dữ liệu và thông tin này có thể được chia thành hai loại chính:

 Dữ liệu: Dữ liệu là thông tin thô, chưa được xử lý. Dữ liệu trong ERPViet bao
gồm thông tin về khách hàng, sản phẩm, kênh phân phối, đơn hàng, giao hàng,
thanh toán,...
 Thông tin: Thông tin là dữ liệu đã được xử lý và có ý nghĩa. Thông tin trong
ERPViet bao gồm phân tích dữ liệu khách hàng, xu hướng thị trường, hiệu quả
hoạt động,...
 Dữ liệu và thông tin trong ERPViet được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau,
bao gồm:

 Khách hàng: Dữ liệu và thông tin về khách hàng có thể được thu thập từ các
nguồn như thông tin hồ sơ khách hàng, dữ liệu mua hàng, phản hồi của khách
hàng,...

 Nhân viên: Dữ liệu và thông tin từ nhân viên có thể được thu thập từ các nguồn
như báo cáo bán hàng, dữ liệu giao hàng, dữ liệu chăm sóc khách hàng,...

Dữ liệu và thông tin trong ERPViet được lưu trữ và quản lý trong một cơ sở dữ
liệu. Cơ sở dữ liệu này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp về
lưu trữ, truy cập và phân tích dữ liệu.

Dữ liệu và thông tin trong ERPViet là tài sản quý giá của doanh nghiệp. Doanh
nghiệp cần có kế hoạch thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu và thông tin một
cách hiệu quả để có thể sử dụng chúng để cải thiện hoạt động phân phối và
quan hệ khách hàng.

Một số tính năng cụ thể của ERPViet liên quan đến dữ liệu và thông tin:

 Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn: ERPViet có thể tích hợp dữ liệu từ nhiều
nguồn khác nhau, bao gồm các hệ thống ERP khác, các hệ thống CRM, các hệ
thống POS, v.v. Điều này giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quan về
hoạt động kinh doanh của mình.
 Xử lý dữ liệu tự động: ERPViet có thể xử lý dữ liệu một cách tự động để tạo ra
các báo cáo và thông tin chi tiết hữu ích cho các nhà quản lý. Điều này giúp các
nhà quản lý tiết kiệm thời gian và tập trung vào các nhiệm vụ có giá trị hơn.
 Phân tích dữ liệu nâng cao: ERPViet cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu
nâng cao để giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của
mình. Điều này giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh sáng
suốt hơn.
  Bảo mật dữ liệu: ERPViet sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ
dữ liệu của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa. Điều này giúp doanh nghiệp
đảm bảo rằng dữ liệu của mình được an toàn.

2. Quản lý thông tin phân phối trên phần mềm ERPViet

Các doanh nghiệp đang gặp phải các vấn đề trong việc quản lý hệ thống phân
phối của mình. Không biết cách triển khai cũng như vận hành mô hình quản trị
hệ thống phân phối, khiến cho mô hình trở nên cồng kềnh, quy trình thiếu logic,
hoạt động chưa thực sự mang lại nhiều hiệu quả và tối ưu. Việc quản lý một
cách thủ công, đã và đang gây nên rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp, thiếu
sự liên kết và đồng bộ đang khiến chuỗi phân phối phát sinh nhiều chi phí, lãng
phí và giảm doanh thu. Chính vì vậy, hiện này, hệ thống phần mềm quản trị hệ
thống phân phối và logistics ERPViet sẽ là một trong những giải pháp có thể
giúp cho các doanh nghiệp giải quyết bài toán khó khăn này.

Trước tiên, chúng ta cần phải hiểu “Quản trị hệ thống phân phối là gì”?

Quản trị hệ thống phân phối là kiểm soát, giám sát, phối hợp mọi hoạt động sản
xuất, tồn kho, địa điểm, chi nhánh phân phối, vận chuyển... nhằm đáp ứng các
nhu cầu tiêu dùng của thị trường. Có thể thấy, quản trị hệ thống phân phối là
một phạm trù rộng, bao quát toàn bộ hoạt động của một doanh nghiệp phân
phối.

Ngoài ra, hệ thống quản lý thông tin phân phối trên phần mềm ERPViet còn
tích hợp quản lý rất nhiều chức năng khác như là:

+ Mua hàng
+ Bán hàng
+ Kho vận
+ CRM
+ Kế toán
+ Kênh phân phối
+ App Mobile
+ Email Marketing

 Một số tính năng nổi trội của phần mềm quản lý hệ thống phân phối
ERPViet:

+ Sell in

 Chỉ tiêu bán hàng

 Quản lý hàng hóa từ NCC đến NPP hoặc đến các đại lý cấp 1.

+ Quản lý nhân viên Sale

 Quản lý Sales trên GPS

 Quản lý tuyến bán hàng
 Quản lý hoạt động bán hàng
 Quản lý chỉ tiêu KPIs

+ Sell out

 Quản lý hàng hóa từ NPP, Đại lý cấp 1 đến các điểm bán, đại lý cấp 2…

+ Mua hàng

 Dựa vào kế hoạch sản xuất, dự kiến tồn kho, nhu cầu từ các bộ phận, bộ phận
mua hàng sẽ thực hiện lập các đơn mua hàng

+ Trả thưởng đại lý

 Quản lý chương trình khuyến mại
 Chính sách Đại lý
 Trả thưởng Đại lý

+ Tồn kho

 Thực hiện quản lý tồn kho chủ động, ghi nhận real-time các giao dịch nhập xuất

+ Báo cáo kết quả kinh doanh

 Đồng bộ dữ liệu, rút ngắn thời gian báo cáo, hỗ trợ ra quyết định nhanh
 Báo cáo dữ liệu theo thời gian thực

+ Mobile App

 Dành cho Đại lý

 Dành cho nhân viên Sale

 Sự khác biệt mà phần mềm quản lý hệ thống phân phối ERPViet mang lại:

 Toàn diện – Tập trung: Phần mềm sẽ quản lý tập trung và toàn diện mọi hoạt
động liên quan tới phân phối của doanh nghiệp, từ bán hàng tới nội bộ. Thông
qua phần mềm, nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm soát đầu vào và đầu ra của DN.
 Sở hữu Server riêng: Mỗi DN đều sỡ hữu cho mình một phần mềm quản lý hệ
thống phân phối riêng. Việc sở hữu này giúp ích rất nhiều cho DN không chỉ là
tiết kiệm chi phí mà còn tăng hiệu quả trong việc phân phối. Chính vì vậy, DN
có thể chủ động hơn trong việc triển khai hệ thống trên Server riêng của DN
một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, độ an toàn và bảo mật cũng đảm bảo hơn.
 Tùy chỉnh – Mở rộng: Nhờ vào phần mềm, việc quản lý phân phối của DN sẽ
được diễn ra một cách hiệu quả hơn. Tùy thuộc vào mỗi loại hình DN mà sẽ sở
hữu cho mình một phần mềm quản lý phù hợp. Chính vì vậy, nhờ vào việc sử
dụng phần mềm hiệu quả, DN có thể dễ dàng tùy chỉnh linh hoạt chuẩn nghiệp
vụ, dễ dàng mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.
 Trả thưởng thông minh: Trước đây, công việc tính lương, thưởng, chi phí chi
trả cho các hoạt động của DN tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực. Chưa kể
tác vụ tính toán thủ công không thể đảm bảo tính chính xác cũng như tiến độ
hoàn thiện, gây ra sự chậm trễ trong khâu trả lương cũng như các khâu chi trả
cho các chi phí phân phối của doanh nghiệp. Điều này đã gây nên rất nhiều khó
khăn cho DN. Chính vì vậy, nhờ vào việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý
phân phối, đã góp phần giải bài toán trả lương, thưởng cho nhân viên và hệ
thống đại lý cực kỳ nhanh gọ, đồng thời đặt nền móng cho hoạt động chuyển
đổi số doanh nghiệp.
 Kiểm soát khuyến mại: Tâm lý chung của khách hàng là mong muốn chọn
được mặt hàng với chất lượng tốt và giá rẻ nhất. Vì vậy, trong kinh doanh, các
cửa hàng, DN luôn chú trọng tới chương trình khuyến mại với mong muốn thu
hút lượng khách hàng ghé thăm. Việc tạo ra các chương trình khuyến mãhi, ưu
đãi, giảm giá chính là những cách thu hút cho các cửa hàng, DN một cách hiệu
quả và nhanh nhất. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần mềm quản lý là một trong
những công cụ hữu ích giúp cửa hàng, DN xây dựng và phát triển các chương
trình khuyến mãi nhanh chóng và hiệu quả. Các phần mềm sẽ giúp ích rất nhiều
cho các cửa hàng và DN trong việc tạo, ứng dụng và quản lý chương trình
khuyến mại, Đặc biệt, nhờ có phần mềm mà các cửa hàng, DN có thể quản lý
chặt chẽ hơn, mọi số liệu, chương trình đều được phần mềm ghi lại nên có thể
tránh trong việc gian lận và xảy ra những việc không đáng có.
 Giảm chi phí dài hạn: Việc ứng dụng công nghệ trong sản xuất và quản lý là
một trong những giải pháp cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp hiệu quả. Chẳng
hạn như, doanh nghiệp có thể tổ chức và áp dụng những cuộc họp trực tuyến, sử
dụng các dịch vụ thanh toán trực tuyến miễn phí như PayPal, Venmo. Bên cạnh
đó, Google Docs hoặc Trello – hai phần mềm quản lý tài liệu miễn phí – sẽ giúp
doanh nghiệp có thể lưu trữ tài liệu và quản lý dự án hiệu quả. Ngoài ra, việc
vận dụng các giải pháp tự động hóa hứa hẹn giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí
quản lý. Với các giải pháp này, các tác vụ thủ công có tính lặp đi lặp lại sẽ được
thực hiện tự động, từ đó cải thiện năng suất làm việc và rút ngắn thời gian hơn.
Điều này sẽ giúp quy trình của doanh nghiệp vận hành tiết kiệm hơn so với quy
 trình quản lý thủ công truyền thống. Từ đó, giúp DN tiết kiệm các chi phí quản
lý dài hạn, dễ dàng hoạch địch chiến lược phát triển lâu dài.

 Việc sử dụng hệ thống quản trị phân phối mang lại cho DN một số hiệu
quả như sau:

- Giảm chi phí: Giảm 25 - 50% chi phí hệ thống phân phối
- Giảm hàng tồn kho: Giảm 25 - 60% lượng hàng tồn kho
- Dự báo cung ứng: Tăng 25 - 80% độ chính xác dự báo cung ứng
- Cải thiện chất lượng vòng cung ứng: Cải thiện 30 - 50% chất lượng vòng
cung ứng đơn hàng
- Gia tăng lợi nhuận: Tăng hơn 20% lợi nhuận sau thuế

- Lãnh đạo doanh nghiệp

+ Dễ dàng quản lý hoạt động Sell in và Sell out trên kênh phân phối
+ Theo dõi thị phần, độ bao phủ sản phẩm, điểm bán của doanh nghiệp
+ Tối ưu hóa việc phân bổ đội ngũ Sales tại từng lãnh thổ bán hàng

- Cấp SS, ASM, RSM

+ Đánh giá năng lực làm việc của từng nhân viên Sales trong đội
+ Phân bổ nhân sự với từng khu vực bán hàng hợp lý
+ Tối đa hóa năng lực bán hàng của từng nhân viên

- Nhà phân phối/Đại lý cấp 1

+ Dễ dàng đặt hàng lên nhà sản xuất khi cần

+ Quản lý xuất nhập tồn sản phẩm bán và tồn sản phẩm khuyến mãi
+ Nhanh chóng thiết lập các chương trình trả thưởng

- Nhân viên Sale thị trường

+ X2 số lượng đại lý được chăm sóc mỗi ngày

+ Lên kế hoạch công việc phù hợp với chỉ tiêu bán hàng
+ Chủ động theo dõi hiệu quả công việc của bản thân

- Ngoài ra, còn có một số lợi ích chính cho DN như là:

+ Khả năng hiển thị tất cả dữ liệu theo thời gian thực: Khi nhà quản lý có thể
xem dữ liệu của tất cả các kênh phân phối trong thời gian thực, điều này sẽ
mang đến lợi ích về nhiều mặt, chẳng hạn như: Cung cấp phân tích bán hàng,
tình huống hết hàng, thay đổi hàng tồn kho, kế hoạch mua sắm tốt hơn, quản lý
chương trình…
+ Giải quyết khiếu nại ngay lập tức: Với sự trợ giúp của hệ thống quản lý đại
lý, các đại lý có đủ thời gian để giải quyết khiếu nại trực tuyến nhanh hơn vì họ
có thể nhận được thông tin cập nhật ngay lập tức. Cho dù đó là trả lại, biên nhận
bị hỏng, kế hoạch hoặc bất cứ điều gì khác, hầu hết mọi thứ đều có thể được
giải quyết ngay lập tức với sự trợ giúp của phần mềm quản lý.
+ Dự trữ hàng nhanh hơn: Nhờ vào việc sử dụng phần mềm ERPViet đã giúp
cho doanh nghiệp có được nguồn dữ liệu chính xác và theo thời gian thực về
hàng tồn kho, ngày hết hạn, số lô, hàng trả lại và các dữ liệu khác, việc bổ sung
trở nên rất chính xác và hàng hóa ít bị hư hỏng hơn. Từ đó tăng lợi nhuận, tránh
tình trạng hàng tồn đọng. Với sự trợ giúp của phân tích, nhà quản lý cũng có thể
dự đoán nhu cầu bổ sung và lập kế hoạch cho phù hợp.

- Lợi ích của hệ thống quản lý nhà phân phối: Quản lý hệ thống kênh phân
phối sẽ gặp nhiều rắc rối với hình thức quản lý thủ công, đặc biệt là tại các
doanh nghiệp vừa và lớn thì nó sẽ trở thành một việc khá là khó khăn nếu
không có sự trợ giúp của phần mềm. Chính vì vậy, việc sử dụng phần mềm
ERPViet trong việc quản lý hệ thống phân phối thì mọi thách thức sẽ được tháo
gỡ.

 Quản lý tài chính

+ Khoản phải thu

+ Tài khoản phải trả
+ Đối chiếu Ngân hàng & Thu tiền
+ Quyền đòi nợ
+ Tài khoản truyền thống, hiện đại, thương mại, tài khoản chính

 Tự động hóa quy trình bán hàng

+ Kiểm soát tốt hơn hoạt động bán hàng của nhà phân phối
+ Hiển thị đầy đủ về hiệu suất Bán hàng & Phân phối
+ Duy trì hàng tồn kho cần thiết ở mức tối ưu
+ Dữ liệu thời gian thực để cải thiện tốc độ thực hiện thị trường

 Quản lý lực lượng bán hàng

+ Quản lý mục tiêu bán hàng ở cấp tuyến đường phụ

+ Thời gian hiệu quả hơn trong lĩnh vực bán hàng
+ Theo dõi thời gian thực địa
+ Theo dõi hiệu quả hoạt động của nhà phân phối / tuyến đường
+ Sử dụng nhân lực hiệu quả hơn

 Quản lý dịch vụ

+ Giảm lỗi giao hàng

+ Tăng cường mối quan hệ với khách hàng của doanh nghiệp
+ Đo lường hiệu quả nhóm bán hàng
+ Quản lý thăng hạng
+ Cung cấp trạng thái cập nhật của các chương trình khuyến mãi đang diễn ra
+ Nâng cao nhận thức về sản phẩm và tạo ra nhu cầu
+ Tăng khối lượng bán hàng
+ Giao tiếp hiệu quả với bán hàng tại hiện trường về khuyến mại

 Quản lý tài sản

+ Khả năng hiển thị của chi tiêu và tài sản thương mại
+ Quản lý tài sản trên hồ sơ và chuyển động
+ Giảm tài sản bị mất
 + Kéo dài tuổi thọ tài sản và hỗ trợ các quyết định sửa chữa / thay thế

 Quản lý mạng

+ Cung cấp thông tin minh bạch cho mạng

+ Dễ dàng truy cập thông tin qua cổng thông tin điện tử
+ Tích hợp với ERP cốt lõi của Đối tác kinh doanh

 Quản lý Báo cáo

+ Tùy chỉnh hoặc truy cập vào bộ sưu tập mở rộng các báo cáo được xác định
trước của chúng tôi
+ Tất cả người dùng có liên quan sẽ có các đặc quyền được xác định trước để xem
báo cáo
+ Nguồn dữ liệu duy nhất

CHƯƠNG 3. TRIỂN KHAI VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ

THÔNG TIN ERPViet

3.1. Một số thách thức khi triển khai và vận hành hệ thống thông tin ERPViet

Doanh nghiệp có thể tùy ý lựa chọn các ứng dụng phù hợp với nhu cầu quản trị
của tổ chức. Mỗi ứng dụng chính là một phần mềm thu nhỏ. Tuy nhiên, khác
với các phần mềm riêng lẻ khác như phần mềm bán hàng, phần mềm CRM
(chăm sóc khách hàng), phần mềm kế toán, ... toàn bộ các dữ liệu của các ứng
dụng trong phần mềm quản lý doanh nghiệp ERPViet sẽ được liên kết chặt chẽ
với nhau, giúp người dùng tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế tối đa sai sót,
tiết kiệm thời gian.

Tuy nhiên, việc triển khai nhiều thông tin như vậy sẽ cần rất nhiều thời gian để
có thể tạo ra một phần mềm hệ thống hoàn chỉnh. Từ việc quản lý thông tin về
lượng hàng, thông tin về khách hàng, dòng tiền của doanh nghiệp, thông tin về
kết quả phân phối của từng đối tác, sự hiệu quả của các chương trình khuyến
mãi, chương trình trưng bày. Hoặc cũng có thể là thông tin công nợ nhà phân
 phối, các phản hồi từ thị trường. Đặc biệt hệ thống giúp tạo ra sự phối hợp nhịp
nhàng giữa marketing, sales, supply chain, kế toán,… Nắm rõ thông tin từ các
kênh phân phối giúp cho ban giám đốc kiểm soát được dòng tiền trong doanh
nghiệp mình.

Một số khó khăn mà doanh nghiệp đang gặp phải hiện nay khi chưa ứng dụng
phần mềm vào quản lý hệ thống phân phối như:

 Quản lý kho không hiệu quả: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc
quản lý hàng tồn kho và theo dõi xuất nhập kho. Việc này có thể dẫn đến việc
mất cơ hội bán hàng và tăng chi phí lưu trữ.
 Khó khăn trong việc quản lý đại lý: Một hệ thống phân phối phức tạp với
nhiều đại lý và điểm bán, việc theo dõi và quản lý hoạt động của từng đại lý có
thể trở nên khó khăn.

 Thời gian xử lý đơn hàng kéo dài: Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn thực
hiện quản lý đơn hàng thủ công, việc xử lý các đơn hàng sẽ mất nhiều thời gian
hơn. Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong việc giao hàng và ảnh hưởng đến
trải nghiệm của khách hàng.

 Thông tin phân phối không chính xác: Nếu doanh nghiệp không có một hệ
thống quản lý phân phối hiệu quả, việc theo dõi và cập nhật thông tin về đơn
hàng, số lượng hàng hóa, giá cả và thông tin khách hàng có thể trở nên khó
khăn và không chính xác.

 Khó khăn trong việc phân tích dữ liệu: Không có một hệ thống quản lý phân
phối hiệu quả, việc phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh phù
hợp sẽ trở nên khó khăn. Những phần mềm phân tích dữ liệu thủ công không
chỉ tốn nhiều thời gian mà còn có thể dẫn đến sai sót.

Mặc dù ERP nói chung và ERPViet nói riêng đang là một trong những phần
mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất và được ứng dụng rộng rãi tại hầu hết
tất cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong và ngoài nước. Tuy vậy, thực tế thì
 doanh nghiệp vẫn sẽ gặp phải những khó khăn nhất định trong quá trình triển
khai phần mềm ERP này trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Sau đây là một
số khó khăn mà DN có thể gặp phải khi triển khai phần mềm quản lý thông tin
phân phối:

 DN chưa có thói quen ứng dụng CNTT vào quản trị doanh nghiệp

Thực tế hiện nay, có không ít doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí kể cả các
doanh nghiệp đã trải qua quãng thời gian hình thành và phát triển rất dài, hầu
như chưa tận dụng được những tiến bộ trong CNTT vào quản trị doanh nghiệp,
hầu như các công đoạn đều được thực hiện thủ công.

Chính vì thế, khi quyết định sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP vào
hệ thống quản lý thông tin phân phối, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thành thạo
trong việc sử dụng và tự đặt mình vào tình huống khó khăn khi phải đào tạo lại
toàn bộ quá trình sử dụng CNTT của các nhân viên các bộ phận trong công ty.

 Quá trình phân tích hoạt động kinh doanh chưa được tiến hành bài bản

ERP là một trong những phần mềm hiệu quả nếu được sử dụng hợp lý. Tuy
nhiên, nếu doanh nghiệp chủ quan trong quá trình phân tích hoạt động kinh
doanh để lựa chọn ra những giải pháp phù hợp thì không những doanh nghiệp
không thể tận dụng tốt những ưu điểm của phần mềm trong việc quản lý chuỗi
phân phối mà thậm chí có thể gặp nhiều khó khăn khi triển khai ERP hơn so với
việc không triển khai ERP.

 Doanh nghiệp chưa thực sự biết mình cần gì

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn phần mềm ERP theo trào lưu mà không có quá
trình tìm hiểu kỹ lưỡng về lợi ích và sự phù hợp của chúng, làm thế nào để tận
dụng tối đa được những lợi ích từ phần mềm này.
 Chính vì thế, doanh nghiệp chưa hiểu mô hình ERP, cũng bị động trong quá
trình tìm hiểu về nhu cầu của chính bản thân mình, dẫn tới có thể lãng phí chi
phí, thời gian, nguồn lực mà không đem lại kết quả gì.

 Thiếu chi phí triển khai

Trong việc lập ngân sách, DN cần tính đến chi phí tài chính và thời gian mà các
thành viên trong dự án ERP phải đầu tư. Điều cần thiết là trong công ty phải có
một người chịu trách nhiệm cho dự án, có khả năng giao tiếp và làm việc chặt
chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.

Ngoài ra, đầu tư vào cơ sở hạ tầng là rất quan trọng. Các mô-đun ứng dụng ERP
đòi hỏi tốc độ xử lý cao và lưu trữ đủ. Nếu không phân bổ nguồn lực tài chính
phù hợp cho cơ sở hạ tầng, điều này sẽ dẫn đến giảm tốc độ ứng dụng và gặp
các vấn đề phần mềm khác.

 Xây dựng đội ngũ triển khai ERP tại doanh nghiệp

Thách thức đầu tiên là việc đảm bảo nhân sự của bạn được đào tạo một cách
đầy đủ về hệ thống. Một hệ thống ERP chỉ có thể phát huy tác dụng tốt khi
người sử dụng hiểu rõ về nó. Vì vậy, để đạt được sự triển khai thành công của
hệ thống ERP, quan trọng hơn cả là đảm bảo nhân viên của bạn được đào tạo
đầy đủ và có động lực để sử dụng hệ thống này.

 Quản lý và chuẩn hóa dữ liệu

 Hợp nhất dữ liệu

Đối với các doanh nghiệp đã sử dụng nhiều hệ thống và cơ sở dữ liệu khác nhau
trước khi triển khai ERP, việc hợp nhất và tích hợp dữ liệu từ các nguồn này có
thể gặp khó khăn. Dữ liệu có thể nằm trong các định dạng và cấu trúc khác
nhau, và quá trình chuyển đổi và nhập dữ liệu vào hệ thống ERP có thể gây ra
sai sót hoặc mất dữ liệu. Do đó, cần có quy trình chuẩn hóa và kiểm tra dữ liệu
cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu trong hệ thống ERP.
  Chuẩn hóa quy trình và thuật ngữ

Mỗi doanh nghiệp có các quy trình và thuật ngữ riêng, và việc chuẩn hóa chúng
trong một hệ thống ERP có thể là một thách thức. Cần thiết lập và áp dụng các
quy tắc và tiêu chuẩn chung để đảm bảo sự nhất quán trong cách thức thực hiện
công việc và sử dụng thuật ngữ. Điều này đòi hỏi sự tham gia và chấp nhận từ
phía các phòng ban và nhân viên, cùng với việc đào tạo và hỗ trợ để họ hiểu và
tuân thủ các quy trình và thuật ngữ mới.

 Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu

Dữ liệu trong hệ thống ERP là tài sản quý giá của doanh nghiệp, và việc đảm
bảo tính toàn vẹn và bảo mật dữ liệu là rất quan trọng. Tuy nhiên, trong quá
trình triển khai và sử dụng ERP, có thể xảy ra lỗi trong việc bảo mật dữ liệu
hoặc dữ liệu có thể bị mất, bị lộ hoặc bị sửa đổi trái phép. Doanh nghiệp cần có
các biện pháp bảo mật phù hợp, như quản lý quyền truy cập, sao lưu dữ liệu
định kỳ và mã hóa dữ liệu nhạy cảm để đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của
dữ liệu ERP.

3.2. Yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống quản lý
thông tin …

Phần mềm quản lý hệ thống phân phối ERPViet cần đáp ứng được các yêu cầu
sử dụng của nhà cung cấp, người quản lý, nhân viên bán hàng và nhà phân phối:

 Đối với nhà cung cấp: Phải giúp NCC giám sát được toàn bộ quy trình bán
hàng một cách chặt chẽ, hỗ trợ ra quyết định qua các báo cáo off-take, sales-in,
sales-out…
 Đối với người quản lý: Dễ dàng giám sát công việc của nhân viên và theo dõi
doanh số tại từng khu vực.
 Đối với nhân viên bán hàng: Quy trình bán hàng được hỗ trợ tự động giúp cập
nhật nhanh thông tin, nâng cao hiệu suất làm việc…
 Đối với nhà phân phối: Quản lý hoạt động bán hàng, cập nhật dữ liệu tồn kho
tức thời…
  Đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu của tổ chức: Trước khi triển khai hệ thống
ERPViet, tổ chức nên đảm bảo rằng hệ thống có phù hợp với quy trình và yêu
cầu cụ thể của tổ chức. Điều này đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của hệ thống.

 Đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Để sử dụng hệ thống phân phối hiệu quả, các
DN phải đào tạo nhân viên biết cách sử dụng hệ thống phân phối và tận dụng
các tính năng và tiện ích của nó.
 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh trước khi triển khai: Trước khi triển khai
hệ thống ERPViet, tổ chức nên tối ưu hóa quy trình kinh doanh hiện tại để đảm
bảo tính nhất quán và hiệu quả. Điều này giúp tận dụng tối đa các tiềm năng cải
tiến từ hệ thống.
 Đo lường và theo dõi hiệu quả: Để đánh giá hiệu quả của hệ thống ERPViet,
tổ chức nên thiết lập các chỉ số hiệu suất và tiến độ đo lường để theo dõi và
đánh giá. Điều này giúp tổ chức nhận biết những điểm mạnh và yếu của hệ
thống và thực hiện các cải tiến liên tục.

3.2.1. Yêu cầu về phần cứng

Triển khai và vận hành hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) đòi hỏi
một hệ thống phần cứng đáng tin cậy và hiệu suất cao. Dưới đây là một số yêu
cầu phần cứng tiêu chuẩn cho doanh nghiệp khi triển khai và vận hành hệ thống
ERP ở Việt Nam:

1. Máy chủ (Server): Doanh nghiệp cần có máy chủ phù hợp để lưu trữ và xử lý
dữ liệu của hệ thống ERP. Máy chủ nên có đủ dung lượng lưu trữ, bộ vi xử lý
mạnh mẽ và khả năng mở rộng khi cần thiết

- Bộ xử lý: Tối thiểu Intel Xeon Processor hoặc tương đương.

- Bộ nhớ: Tùy thuộc vào kích thước và khối lượng công việc, tối thiểu
8GB RAM (tuy nhiên, nên cân nhắc tăng dung lượng RAM cho hiệu suất
tốt hơn).
- Ổ cứng: ổ cứng RAID (Redundant Array of Independent Disks) với
dung lượng lưu trữ đủ để xử lý dữ liệu doanh nghiệp.
 - Hệ điều hành: Hệ điều hành Windows Server hoặc Linux.

2. Máy trạm (Client): Doanh nghiệp cần có các thiết bị lưu trữ như ổ cứng, hệ
thống RAID (Redundant Array of Independent Disks) hoặc SAN (Storage Area
Network) để lưu trữ dữ liệu của hệ thống ERP. Đảm bảo lưu trữ an toàn, sao
lưu và khả năng phục hồi dữ liệu.

- Bộ xử lý: Tối thiểu Intel Core i5 hoặc tương đương.

- Bộ nhớ: Tối thiểu 4GB RAM, tuy nhiên nên cân nhắc tăng dung lượng
RAM để đáp ứng nhu cầu làm việc.
- Ổ cứng: Ít nhất ổ SSD để tăng tốc độ truy cập dữ liệu.
- Card đồ họa: Card đồ họa đủ mạnh để hỗ trợ giao diện người dùng và xử
lý đồ họa.

3. Mạng:

- Kết nối mạng: Kết nối LAN (Local Area Network) ổn định và nhanh
chóng.

4: Bảo mật hệ thống:

- Cung cấp các giải pháp bảo mật như firewall, antivirus, và các công nghệ
bảo mật khác để đảm bảo an toàn cho hệ thống ERP và dữ liệu của doanh
nghiệp.
5: Thiết bị đầu cuối:
- Cung cấp các thiết bị đầu cuối như máy tính cá nhân, máy tính xách tay
hoặc máy tính bảng để người dùng có thể truy cập và sử dụng hệ thống
ERP. Đảm bảo rằng thiết bị đầu cuối phù hợp với yêu cầu của phần mềm
ERP.

6: Thiết bị lưu trữ: Doanh nghiệp cần có các thiết bị lưu trữ đủ lớn để lưu trữ
dữ liệu của hệ thống ERP. Các tùy chọn lưu trữ có thể bao gồm ổ cứng
trong máy chủ, hệ thống lưu trữ mạng (NAS) hoặc hệ thống lưu trữ đám
mây.

3.2.2. Yêu cầu về phần mềm

Khi triển khai và vận hành hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) ở
Việt Nam, doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu về phần mềm sau:

1. Hệ điều hành: Đảm bảo các máy chủ, máy trạm và thiết bị sử dụng hệ
điều hành tương thích, thường là Windows Server hoặc Linux.

2. Cơ sở dữ liệu: Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) phù hợp như
Microsoft SQL Server, Oracle hoặc MySQL. DBMS sẽ lưu trữ, quản lý và
cung cấp dữ liệu cho hệ thống ERP.

3. Ứng dụng ERP: Lựa chọn một phần mềm ERP phù hợp và phù hợp với
nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Ứng dụng ERP cần bao gồm các
tính năng cơ bản như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý kho, điều
phối sản xuất và quản lý quan hệ khách hàng.

4. Phần mềm hỗ trợ: Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo sự tương thích
với các phần mềm hỗ trợ khác như các ứng dụng văn phòng (Microsoft
Office, Google Workspace), trình duyệt web (Chrome, Firefox), và các
phần mềm bảo mật (phần mềm diệt virus, phần mềm tường lửa).

5. Đào tạo và hỗ trợ: Ngoài các yêu cầu về phần mềm, cần lưu ý cung cấp
đào tạo cho nhân viên để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Hơn
nữa, đảm bảo rằng có các dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật phần mềm
thường xuyên từ nhà cung cấp ERP.
6: Hỗ trợ ngôn ngữ: Phần mềm ERP cần hỗ trợ tiếng Việt để đảm bảo rằng
người dùng có thể sử dụng và hiểu được các giao diện, thông báo và tài
liệu hệ thống.

7: Đáp ứng các quy định và quy chuẩn kế toán: Đối với doanh nghiệp hoạt
động tại Việt Nam, phần mềm ERP cần tuân thủ các quy định và quy
chuẩn kế toán của Luật kế toán và các quy định liên quan của Bộ Tài
chính.
8: Quản lý thuế: Phần mềm ERP cần tích hợp chức năng quản lý thuế để hỗ
trợ việc nộp thuế hàng tháng, quý và niên độ cho các cơ quan thuế liên
quan.
9: Các tính năng điều khiển và phân quyền: Hệ thống ERP cần cung cấp cơ
chế quản lý quyền truy cập và phân quyền cho người dùng, đảm bảo rằng
mỗi người chỉ có quyền truy cập và thực hiện các chức năng tương ứng
với vai trò của họ trong doanh nghiệp.
10: Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm ERP cần có khả năng tích
hợp với các hệ thống khác như hệ thống kế toán, CRM (Quản lý quan hệ
khách hàng), SCM (Quản lý chuỗi cung ứng) và các hệ thống khác để
đảm bảo sự liên kết dữ liệu và thông tin hiệu quả.
11: Dễ dùng và linh hoạt: Phần mềm ERP cần có giao diện dễ sử dụng và
nhìn nhận được nhu cầu của người dùng. Nó cũng nên cho phép tùy chỉnh
và cấu hình theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:

 Kế toán tài chính (Finance)

 Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

 Quản lý mua hàng (Purchase Control)

 Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

 Quản lý dự án (Project Management)

 Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

 Quản lý dịch vụ (Service Management)

 Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

 Báo cáo thuế (Tax Reports)

 Báo cáo quản trị (Management Reporting)

Một số phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hiện đại còn có thêm các giải
pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động,
thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…

3.2.3. Yêu cầu về dữ liệu

Khi triển khai và vận hành hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) ở
Việt Nam, doanh nghiệp cần lưu ý và đáp ứng một số yêu cầu về dữ liệu
sau:

1. Tính toàn vẹn dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu trong hệ thống ERP được duy trì
và bảo vệ an toàn. Điều này đòi hỏi công ty phải có các biện pháp bảo mật
và sao lưu dữ liệu thường xuyên để đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng
khôi phục dữ liệu khi cần thiết.

2. Độ chính xác và đầy đủ: Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu trong hệ
thống ERP được cập nhật đúng, chính xác và đầy đủ. Việc thiếu sót hoặc
sai sót dữ liệu có thể ảnh hưởng đến hiệu quả và đáng tin cậy của việc sử
dụng hệ thống ERP.

3. Tổ chức và phân loại: Cần tổ chức và phân loại dữ liệu một cách logic và
nhất quán trong hệ thống ERP. Điều này giúp dễ dàng truy cập và quản lý
dữ liệu, tối ưu hóa quy trình làm việc của doanh nghiệp.

4. Tính thống nhất: Dữ liệu trong hệ thống ERP cần được thống nhất và tuân
thủ các quy tắc và quy trình đã được đặt ra. Điều này đảm bảo tính nhất
quán và đáng tin cậy của dữ liệu, giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa
trên thông tin chính xác.

5. Khả năng tích hợp: Hệ thống ERP cần có khả năng tích hợp với các nguồn
dữ liệu khác trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý khách hàng
(CRM), hệ thống quản lý kho, hoặc hệ thống quản lý nhân sự. Điều này
giúp tối ưu hóa sự tương tác và chia sẻ dữ liệu giữa các phần mềm trong
doanh nghiệp.

6:Dữ liệu khách hàng: Thông tin về khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, thông
tin liên lạc, lịch sử mua hàng, giao dịch và các thông tin khác liên quan.
7: Dữ liệu sản phẩm: Bao gồm thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ doanh
nghiệp cung cấp, bao gồm mã sản phẩm, mô tả, giá cả, đơn vị tính và
thông tin khác.
8: Dữ liệu kho hàng: Thông tin về số lượng và vị trí của các mặt hàng trong
kho hàng, kết nối với dữ liệu sản phẩm và quản lý tồn kho.
9: Dữ liệu nhà cung cấp: Thông tin về nhà cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ,
bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và các điều khoản hợp đồng.
10: Dữ liệu tài chính: Gồm thông tin về thu chi, hóa đơn, thanh toán, báo cáo
tài chính và các thông tin liên quan khác.
11: Dữ liệu nhân viên: Bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử công việc, bảng
lương, quản lý hiệu suất và các thông tin nhân sự khác.
12: Dữ liệu sản xuất: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu về quy trình
sản xuất, lịch trình, năng suất, thành phẩm và dữ liệu liên quan đến hoạt
động sản xuất sẽ cần được tích hợp vào hệ thống ERP.

3.2.4. Yêu cầu vê hệ thống mạng và truyền thông

Để triển khai ERPViet, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về mạng và truyền thông
sau:

Hệ thống mạng

ERPViet yêu cầu hệ thống mạng có cấu trúc ổn định, có khả năng chịu tải cao, và có khả
năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển. Hệ thống mạng cần được thiết kế và triển
khai bởi các chuyên gia có kinh nghiệm để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của
ERPViet.

Tốc độ đường truyền

ERPViet yêu cầu tốc độ đường truyền tối thiểu là 10 Mbps cho mỗi người dùng. Tốc độ
đường truyền càng cao thì càng giúp cho hệ thống ERPViet hoạt động ổn định và hiệu
quả hơn.

Chuẩn kết nối

ERPViet hỗ trợ các chuẩn kết nối phổ biến như Ethernet, Wi-Fi, và 4G. Doanh nghiệp có
thể lựa chọn chuẩn kết nối phù hợp với nhu cầu và điều kiện của mình.

Cổng kết nối

ERPViet yêu cầu cổng kết nối TCP/IP 80, 443, và 1433. Các cổng này cần được mở trên
tường lửa để hệ thống ERPViet có thể hoạt động bình thường.

Để đảm bảo triển khai ERPViet thành công, doanh nghiệp cần chú ý các yêu cầu về mạng
và truyền thông trên. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia về mạng
và truyền thông để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất.
Dưới đây là một số gợi ý để doanh nghiệp cải thiện hệ thống mạng và truyền thông cho
ERPViet:

 Sử dụng hệ thống mạng có cấu trúc ổn định, có khả năng chịu tải cao, và có khả năng
mở rộng.
 Sử dụng các thiết bị mạng chất lượng cao từ các nhà cung cấp uy tín.
 Tăng cường khả năng bảo mật cho hệ thống mạng.
 Sử dụng các giải pháp quản lý mạng hiệu quả.

Việc cải thiện hệ thống mạng và truyền thông sẽ giúp cho hệ thống ERPViet hoạt động
ổn định và hiệu quả hơn, mang lại lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

3.2.5. Yêu cầu về nguồn nhân lực

Để quá trình triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị về
nguồn nhân lực:

Thiết lập đội dự án nội bộ với các thành viên phù hợp

Ứng dụng hệ thống ERP sẽ ảnh hưởng đến tất cả các phòng ban trong doanh
nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ,
để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh
nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:

Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh
nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp
quản lý, lập kế hoạch, kiểm soát và điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh
doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành
đúng thời gian và ngân sách. Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: lập kế
hoạch cho các cuộc họp, phát triển đội ngũ nhân viên dự án, theo dõi, xử lý
các vấn đề và đảm bảo tiến độ của dự án.

Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận
quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là
nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp
ERP trong quá trình triển khai phần mềm.
Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi có ý định triển khai ERP cần hiểu rõ những khó khăn cũng như xác
định mục tiêu, nhu cầu ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Bên cạnh đó,
cũng cần tính toán và lên ngân sách khi triển khai ERP, xem xét và lựa chọn
thời điểm thích hợp nhất có thể triển khai. Một bản kế hoạch về tiến độ dự án
là vô cùng cần thiết, kịp thời đưa ra các quyết định về quy trình nghiệp vụ,
điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ đã vạch ra.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp trong nước và ngoài nước
triển khai giải pháp ERP, để có thể chọn lựa nhà cung cấp triển khai tốt nhất
đối với doanh nghiệp mình thì doanh nghiệp cần bỏ ra thời gian tìm hiểu,
xem xét và đánh giá từng nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị danh
sách yêu cầu gửi nhà cung cấp để xem xét mức độ đáp ứng từ hai bên.

Chuẩn bị cho các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai

ERP là một hệ thống gần như cố định, việc thay đổi hoặc nâng cấp ứng dụng
này sau khi đã đưa vào triển khai cần phải hạn chế bởi nó sẽ gây tốn kém
thời gian – chi phí, nếu không được nghiên cứu kỹ lưỡng thì có thể gây xung
đột với hệ thống đã được xây dựng trước đó, làm gián đoạn quy trình vận
hành của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như: phần mềm ERP hiện
tại không còn đáp ứng được nhu cầu trong doanh nghiệp hay có những thay
đổi mới trong khâu quản trị, điều hành, chuyển đổi mô hình kinh doanh, mở
rộng quy mô sản xuất,… thì doanh nghiệp buộc phải nâng cấp phần mềm
quản lý ERP.

Chính vì vậy, trước khi bắt tay vào thiết kế, triển khai hệ thống ERP, doanh
nghiệp cần chuẩn bị các phương án thay đổi, nâng cấp trong tương lai.
3.3 Quy trình triển khai giải pháp ERP
Theo ITG, quy trình triển khai hệ thống ERP có thể kết hợp giữa mô hình
Waterfall (Thác nước) và Mô hình Agile. Cụ thể, quy trình triển khai công
nghệ ERP sẽ được thực hiện tuần tự từ khảo sát, nghiên cứu các bài toán của
doanh nghiệp tới các bước phân tích thiết kế, lập trình, Kiểm thử sản phẩm
(Test), triển khai, đào tạo, cuối cùng là quy trình bảo hành sản phẩm. Doanh
nghiệp có thể tương tác với đơn vị phát triển phần mềm trong suốt quá trình
thực hiện dự án. Tại ITG quy trình triển khai phần mềm ERP thực hiện theo
6 bước:

Quy trình triển khai giải pháp ERP

Bước 1: Khảo sát thực tế tại doanh nghiệp

Đội ngũ Business Analyst (BA) sẽ làm việc trực tiếp với từng bộ phận trong
doanh nghiệp, làm rõ các quy trình, hiểu nhu cầu và bài toán và các yêu cầu
của từng bộ phận.
Bước 2: Phân tích thiết kế hệ thống ERP

Sau quá trình khảo sát là bước phân tích thiết kế hệ thống. Trong giai đoạn này,
đội ngũ BA sẽ viết tài liệu URD (User Requirements Document – Tài liệu
mô tả yêu cầu người dùng). Tài liệu này sẽ được đội dự án 2 bên ký biên bản
thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình thiết kế hệ thống.

Bước 3: Lập trình hệ thống

Dựa vào tài liệu URD, bộ phận lập trình sẽ thiết kế các chức năng theo yêu cầu
mô tả từ URD. Thời gian thiết kế hệ thống sẽ phụ thuộc vào các chức năng
cần thiết có trong phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp

Bước 4: Test hệ thống ERP

Sau khi đội lập trình hoàn thiện các chức năng thì đội ngũ kiểm thử hệ thống
(Tester) của đơn vị phần mềm sẽ kiểm tra các chức năng, tìm kiếm các lỗi.
Đến khi không còn lỗi thì phần mềm sẽ được chuyển giao sang khách hàng.

Bước 5: Vận hành thử (Go-Live)

Sau khi hoàn thiện việc lập trình hệ thống ERP (ERP Systems), nhà cung cấp
phần mềm sẽ cử nhân sự để đào tạo các key user và nhập dữ liệu để vận hành
hệ thống. Mặc dù phần mềm ERP đã được các đơn vị cung cấp kiểm tra
trước đó, tuy nhiên, trong quá trình hoạt động thực tế sẽ giúp hai bên dễ dàng
đánh giá được tính hiệu quả và phát hiện ra những điểm cần điều chỉnh kịp
thời.

Để quá trình triển khai phần mềm ERP thực sự thành công, nhà quản lý cần
phải liên tục giám sát và kiểm tra chất lượng và độ hiệu quả khi đưa giải
pháp công nghệ này vào thực tế. Từ đó, khi cần thiết, doanh nghiệp và
các nhà cung cấp có thể có những điều chỉnh phù hợp hơn với nhu cầu
và yêu cầu sản xuất kinh doanh.
Bước 6: Nghiệm thu phần mềm ERP

Sau thời gian Go-Live (thường từ 1-2 tháng), nếu quy trình không gặp bất kỳ
trục trặc gì thì đơn vị phần mềm và doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu
dự án.
KẾT LUẬN
Quản lý thông tin trong chuỗi cung ứng là một khái niệm quan trọng trong quản trị chuỗi cung
ứng, bởi vì nó liên quan đến việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin giữa các bên
tham gia trong chuỗi cung ứng. Thông tin là một tài nguyên quý giá để hỗ trợ các quyết định,
cải thiện hiệu quả và tăng cường khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Quản lý thông tin
trong chuỗi cung ứng có thể giúp giảm chi phí, thời gian, lãng phí và rủi ro, tăng khả năng đáp
ứng nhu cầu của khách hàng và nâng cao mức độ hài lòng của họ.
Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng điện tử đang đối mặt với những cơ hội cũng
như thách thức khi tham gia chuỗi cung ứng toàn cầu, vấn đề đặt ra liệu việc tận dụng dòng thông
tin chia sẻ trong chuỗi cung ứng cũng như quản trị dòng thông tin này hiệu quả có thể góp phần cải
thiện kết quả quản lý chuỗi cung ứng. Nghiên cứu này tập trung đúc kết kinh nghiệm thực tiễn
quản lý chuỗi cung ứng của hai doanh nghiệp điện tử điển hình tại Việt Nam nhằm xác định các
thành phần chính của chia sẻ thông tin trong chuỗi cung ứng điện tử. Kết quả nghiên cứu tìm ra
được bốn thành phần chính của chia sẻ thông tin có tác động lên hiệu quả chuỗi cung ứng điện tử
của các doanh nghiệp điện tử tại Việt Nam: chia sẻ thông tin với nhà cung cấp, chia sẻ thông tin
với khách hàng, chia sẻ thông tin liên chức năng trong doanh nghiệp và chia sẻ kiến thức trong nội
bộ doanh nghiệp. Theo đó, sự hợp tác tốt giữa các đối tác trong chuỗi giúp chia sẻ thông tin thường
xuyên và có chất lượng thông tin cao, đồng thời nhà quản lý doanh nghiệp đóng vai trò rất quan
trọng trong việc thúc đẩy chia sẻ thông tin hiệu quả trong chuỗi cung ứng. Nhìn chung, nghiên cứu
này là tài liệu tham khảo hữu ích cho các doanh nghiệp trong việc kế hoạch phù hợp để cải thiện
dòng thông tin trong chuỗi cung ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng của doanh
nghiệp sản xuất nói chung, đặc biệt chuỗi cung ứng điện tử tại Việt Nam.
NGUỒN
 Sách giáo khoa Marketing của Philip Kotler: Chương 13: Phân phối và Chương 14:
Quản trị quan hệ khách hàng.
 Tài liệu học tập trực tuyến của Harvard Business School: Mục "Channel Strategy" và
"Customer Relationship Management".
 Bài báo nghiên cứu của Journal of Marketing: "The Impact of Distribution Strategy on
Customer Satisfaction".

https://erpviet.vn/he-thong-dms/

https://erpviet.vn/diem-mat-8-kho-khan-khi-trien-khai-erp-doanh-nghiep-
thuong-gap-phai/

https://erpviet.vn/nhung-kho-khan-khi-ung-dung-phan-mem-erp-cho-doanh-
nghiep-vua-va-nho/

Tầm quan trọng của ERP trong quản lý chuỗi cung ứng (giaiphaperp.vn)

https://www.bravo.com.vn/kien-thuc/kien-thuc-erp/huong-dan-su-
dung-phan-mem-erp-o-viet-nam/
https://itgtechnology.vn/he-thong-erp-la-gi/
 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt

[1] Nguyễn Thu Hương. (2022). Phát triển bền vững Logistics Việt Nam trong
bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Tạp Chí điện tử Khoa học và Công
nghệ Giao thông, 2, 35– 46.

[2] Nguyễn Phương Thảo. (1991). Những định hướng giá trị xã hội- nghề nghiệp
của sinh viên trong giai đoạn hiện nay. Viện xã hội học, 13, 2- 4.

[3] Nguyễn Thị Hằng Vân. (2010). Những Nhân Tố Tác Động Đến Hoạt Động
Logistics Ở Việt Nam. Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Ngoại Thương.

[4] Nguyễn Thị Cẩm Loan., & Bùi Thị Tố Như. (2019). Nguồn nhân lực của
ngành Logistics tại Việt Nam, những vẫn đề lưu ý trong đào tạo. Tạp chí khoa
học Đại học Cửu Long, 13, 69-77.

[5] Hiền Bùi. (2001). Từ điển Giáo dục học. Hà Nội: Nxb. Từ điển Bách khoa.

[6] Hoàng Phê. (2003). Từ điển Tiếng Việt. Đà Nẵng: Nxb. Trung tâm từ điển
học.

[7] Nguyễn Thị Thanh Hà., & Nguyễn Thị Thu Hiền. (2017). Một số vấn đề về
việc xây dựng lối sống mới cho sinh viên hiện nay. Tạp chí Khoa học và Công
nghệ, 172, 143-148.

[8] Lê Công Hoa., Nguyễn Từ., & Nghiêm Thanh Huy. (2019). Giải pháp phát
triển Logistics Việt Nam trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Tạp chí
Khoa học Viện Đại học Mở Hà Nội, 53, 23-32.

[9] Nguyễn Minh Quang., & Văn Công Vũ. (2020). Nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực Logistics thông qua việc kết nối cơ sở đào tạo với các doanh nghiệp
Logistics. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Trường Đại học Hùng Vương, 1, 12-
23.

[10] Nguyễn Thị Thu Hương,(2022). Các kết quả nghiên cứu khoa học và ứng
dụng công nghệ. Tạp chí Công Thương, Số 13.<
https://tapchicongthuong.vn/bai-viet/quan-tri-nguon-nhan-luc-nganh-logistics-
tai-viet-nam-thuc-trang-va-giai-phap-97632.htm >

[11] Bùi Duy Linh., & Trần Thị Thu Hải. (2020). Mô hình chữ “T” trong đào
tạo nguồn nhân lực của cấp quản lý cho ngành Logistics tại Việt Nam. Tạp chí
khoa học thương mại, 148, 78-88.
[12] Nguyễn Minh Hà., Huỳnh Gia Xuyên., &Huỳnh Thị Kim Tuyết. (2011).
Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến việc sinh viên chọn trường Đại học Mở
Tp.HCM. Tạp chí khoa học Trường đại học mở Tp. HCM, 6, 107-117.
Tài liệu tiếng Anh

[13] Klaus, P., & Müller, S. (2012). The Roots of Logistics: A Reader of
Classical Contributions to the History and Conceptual Foundations of the
Science of Logistics. Berlin: Springer.

[14] Banomyong, R., Thai, V., & Yuen, F. (2015). Assessing the National
Logistics System of Vietnam. The Asian journal of Shipping ang Logisitics. 31,
21-58.

[15] Chapman, W. (1981). A Model of Student College Choice. Ohio State

University Press Journal of Higher Education, 52, 490-505.

[16] Borchert. M., (2002). Career choice factors of high school students. A
research paper University of Wisconsin-Stout, 1-82.

[17] Bromley, K. (2004), Influences and motivations on which students base

their choice of career. Research in Education, 72, 47-57.

[18] Zhang, C., & Lu, C. (2013). An Evaluation Approach for Regional
Logistics Abilities. 1- 59.

[19] Samaras., & Andrew, S. (2000). Competing upstream: Inbound logistics as

a source of competitive advantage. The University of Nebraska-Lincoln, 1- 24.

[20] Nguyen, P., & Nguyen, P. (2018). Strategies for Maritime Development:
A case in Vietnam. European Journal of Engineering Research and Science, 3,
14-19.
 Tham gia
tích cực và
đầy đủ các
3 Tô Mỹ Phương A A A hoạt động A
và nhiệm
vụ được
giao
Tham gia
tích cực và
đầy đủ các
4 Võ Đức Thắng A A A hoạt động A
và nhiệm
vụ được
giao
Tham gia
tích cực và
đầy đủ các
5 Phan Thị Anh Thư A A A hoạt động A
và nhiệm
vụ được
giao
Tham gia
tích cực và
đầy đủ các
6 Trần Ngọc Quế Trân A A A hoạt động A
và nhiệm
vụ được
giao
Tham gia
tích cực và
đầy đủ các
7 Đinh Thị Ngọc Yến A A A hoạt động A
và nhiệm
vụ được
giao