CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ỨNG DỤNG

TRONG KINH DOANH

1. Hệ thống thông tin tài chính.
1.1. Khái quát.
Hệ thống thông tin tài chính cung cấp thông tin tài chính cho những
người làm công tác quản lý tài chính và giám đốc tài chính trong doanh
nghiệp, hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến sử dụng tài chính,
phân bổ và kiểm soát các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.
1.1.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống thông tin tài chính.
_Tích hợp tất cả các thông tin tài chính và thông tin tác nghiệp từ nhiều
nguồn khác nhau vào một HTTT quản lý duy nhất.
_Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho nhiều nhóm người sử dụng
thuộc các lĩnh vực khác nhau: tài chính và phi tài chính
_Cung cấp dữ liệu kịp thời phục vụ nhu cầu phân tích tài chính.
_Phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu thức khác nhau (thời gian, vùng địa lý,
sản phẩm, …)
_Phân tích kiểu What-If để dự báo dòng tiền tương lai.
_Phân tích các hoạt động tài chính trong quá khứ và tương lai
_Theo dõi và kiểm soát việc sử dụng quỹ của doanh nghiệp.
1.1.2. Các phân hệ của hệ thống thông tin tài chính.
_Phân hệ dự báo tài chính: dự báo tăng trưởng của các sản phẩm và của
doanh nghiệp, dự báo nhu cầu dòng tiền, …
_Phân hệ quyết toán thu nhập và chi phí: Lưu trữ và theo dõi dữ liệu về
chi phí và lợi nhuận của tổ chức.
_Phân hệ kiểm toán: Phân tích các điều kiện tài chính của tổ chức và xác
định tính xác thực của các báo cáo tài chính do HTTT tài chính cung cấp.
_Phân hệ sử dụng và quản lý quỹ: Cung cấp các thông tin về sử dụng và
quản lý quỹ.
1.1.3. Mô hình hệ thống thông tin tào chính.
1.2. Phân loại hệ thống thông tin tài hcính theo mức quản lý.
●Chiến lược:
_HTTT phân tích tình hình tài chính.
_HTTT dự báo tài chính dài hạn.
●Chiến thuật:
_HTTT ngân quỹ.
_HTTT vốn bằng tiền.
_HTTT dự toán vốn.
_HTTT quản lý đầu tư.
●Tác nghiệp:
_Hệ thống sổ cái.
_Hệ thống xử lý lệnh bán hàng
_HTTT theo dõi công nợ phải thu/trả.
_Hệ thống xử lý đơn hàng.
_HTTT theo dõi hàng tồn kho.
_HTTT xử lý lương.
1.3. Phần mềm quản lý tài chính:
_Phần mềm kết toán Misa.
_Phần mềm kế toán Fast.
_Phần mềm kế toán 3TSoft.
2. Hệ thống thông tin quản lý Marketing.
2.1. Khái quát.
_HTTTQL Marketing hỗ trợ các hoạt động quản lý ở các lĩnh vực phát
triển sản phẩm, phân phối và định giá sản phẩm, đánh giá hiệu quả
khuyến mại và dự báo bán hàng.
_Nhận dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, xử lý các dữ liệu đó và cung
cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản lý Marketing của tổ chức.
●Mô hình hệ thống thông tin Marketing.

2.2. Phân loại HTTT Marketing theo mức quản lý.

●Chiến lược:
_HTTT dự báo bán hàng.
_HTTT lập kế hoạch và phát triển.
●Chiến thuật:
_HTTT quản lý bán hàng.
_HTTT định giá sản phẩm.
_HTTT xúc tiến bán hàng.
_HTTT phân phối.
●Tác nghiệp:
_HTTT khách hàng.
_HTTT liên hệ.
_HTTT hướng dẫn.
_HTTT tài liệu.
_HTTT bán hàng qua điện thoại.
_HTTT quảng cáo qua thư.
2.3. Phần mềm quản lý Marketing.
_XSEO.
_Google Adwords Keyword.
_Email Marketing.
3. Hệ thống thông tin quản lý sản xuất.
3.1. Khái quát.
Hệ thống thông tin quản lý sản xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định đối với
các hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực sản xuất.
3.1.1. Mục đích của hệ thống thông tin sản xuất.
_Trợ giúp cho quá trình quản lý hàng dự trữ.
_Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào/ đầu ra của quá trình sản xuất.
_Dự trữ và giao/nhận hàng dự trữ.
_Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất
_Thiết kế các sản phẩm và dịch vụ.
_Hoạch định các điều kiện sản xuất.
_Phân chia nguồn nhân lực.
_Kiểm tra kế hoạch sản xuất.
_Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất.
_Thiết kế sản phẩm và công nghệ.
3.1.2. Mô hình hệ thống thông tin quản lý sản xuất.

3.2. Phân loại HTTT quản lý sản xuất theo mức quản lý.
●Chiến lược:
_HTTT lập kế hoạch và định vị doanh nghiệp.
_HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ.
_HT xác định quy trình thiết kế sản phẩm và công nghệ.
_HT thiết kế triển khai doanh nghiệp.
●Chiến thuật:
_HTTT quản trị và kiểm soát hàng dự trữ.
_HTTT hoạch định nhu cầu NVL (MRP).
_HT dự trữ đúng nơi, đúng lúc.
_HT hoạch định năng lực sản xuất HT điều độ sản xuất.
_HT thiết kế và phát triển sản phẩm.
●Tác nghiệp:
_HTTT mua hàng.
_HTTT nhận hàng.
_HTTT kiểm tra chất lượng.
_HTTT giao hàng.
_HTTT kế toán chi phí giá thành.
_HTTT quản trị NVL.
3.3. Phần mềm quản lý sản xuất.
_Hệ thống vận Facework.
_Phần mềm quản lý sản xuất SimERP.
_Hệ thống vận hành sản xuất MES.
_Phần mềm quản lý sản xuất VnSolution.
4. HTTT quản trị nguồn nhân lực HRM (Human Resource
Management)
4.1. Khái quát.
Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực hỗ trợ các hoạt động quản lý
liên quan đến nhân sự trong tổ chức.

●Mô hình hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực.

4.2. Phân loại HTTT quản trị nguồn nhân lực theo mức quản lý.
●Chiến lược:
_HTTT lập kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
●Chiến thuật:
_HTTT phân tích và thiết kế công việc.
_HTTT tuyển dụng nguồn nhân lực.
_HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp.
_HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
●Tác nghiệp:
_HTTT quản lý lương.
_HTTT quản lý vị trí công việc.
_HTTT quản lý người lao động.
_HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người.
_HTTT báo cáo cấp trên.
_HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
4.3. Phần mềm quản trị nguồn nhân lực.
_Phần mềm nhân sự tiền lương Tanca.
_Phần mềm nhân sự digiiHR.
_Phần mềm nhân sự Cadena.
_Phần mềm quản lý nhân sự online Bamboo HR.
_Phần mềm quả lý nhân sự HR-Manager.

5. HTTT Quản trị quan hệ khách hàng CRM.

5.1. Quản trị quan hệ khách hàng – CRM.
CRM là viết tắt của Customer Relationship Management (Quản trị quan
hệ khách hàng). CRM là phương pháp tiếp cận giúp doanh nghiệp, tổ
chức cải thiện các mối quan hệ với khách hàng và gia tăng khả năng tiếp
cận được với các khách hàng mới nhanh hơn.
CRM là một luồn thông tin hai chiều khi nó vừa cung cấp cho tổ chức,
doanh nghiệp thông tin đầy đủ về mỗi khách hàng ở mọi kênh phân phối
vừa cung cấp thông tin đầy đủ về doanh nghiệp và các kênh phân phối
của doanh nghiệp cho phía khách hàng.
Quản trị quan hệ khách hàng ứng dụng khoa học công nghệ để dựng nên
một hệ thống liên lĩnh vực, cho phép tích hợp và tự động hóa nhiều tiến
trình phục vụ khách hàng, bao gồm bán hàng, marketing và dịch vụ khách
hàng.
5.2. Hệ thống quản trị quan hệ khách hàng – CRMs.
CRMs (Customer Relationship Management System) là một hệ thống bao
gồm các modun phần mềm và các công cụ cho phép tổ chức và tất cả
nhân viên trong tổ chức tạo ra dịch vụ nhanh chóng, thuận tiện và tin cậy
cho khách hàng.
Phần mềm CRM giúp các nhân viên bán hàng, marketing và dịch vụ
khách hàng dễ dàng thu nhập, theo dõi các dữ liệu liên quan đến mọi mối
quna hệ và giao dịch trong quá khứ cũng nhứ theo dõi kế hoạch của công
ty với khách hàng hiện thời và khách hàng tiềm năng. Thông tin được
tổng hợp từ mọi kênh giao dịch với khách hàng: điện thoại, fax, email,
cửa hàng bán lẻ, trang web,...
Hệ thống CRM lưu trữ dữ liệu trong các cơ sở dữ liệu khách hàng chung,
trong đó lưu trữ tất cả các thông tin giao dịch của khách hàng và chia sẻ
trên toàn tổ chức thông qua mạng Internet, Intranet và các liên kết mạng
khác cho các ứng dụng bán hàng, marketing và dịch vụ khác của CRM.
Các ứng dụng thành phần chính trong CRMs bao gồm: Bán hàng;
Marketing và đáp ứng yêu cầu đơn hàng; Quản trị thông tin liên hệ và
giao dịch khách hàng; Dịch vụ và hỗ trợ; Duy trì khách hàng và các
chương trình tôn ving khách hàng trung thành.
5.3. Các loại hình hệ thống CRM.
CRM tác nghiệp: Bán hàng tự động, trung tâm dịch vụ khách hàng, hỗ trợ
tương tác với khách hàng, đồng bộ hóa tương tác của khách hàng trên tất
cả các kênh.
Quản trị phân tích CR: Dùng công cụ phân tích để trích rút thông tin về
khách hàng từ tổng kho dữ liệu và các cơ sở dữ liệu, dự báo và tạo giá trị
khách hàng, tiếp cận với thông tin liên quan và các sản phẩm tùy biến
theo nhu cầu khách hàng.
Quản trị phối hợp CR: Tạo điều kiện phối hợp giữa khách hàng, nhà cung
cấp, đối tác giúp nâng cao hiệu quả và khả năng tích hợp trong toàn chuỗi
cung cấp.
CRM qua cổng thông tin điện tử: Cung cấp các thông tin về khách hàng
giúp nhân viên đáp ứng nhanh nhu cầu khách hàng. Cung cấp các tính
năng truy cập, liên kết và sử dụng tất cả thông tin nội bộ và thông tin bên
ngoài về khách hàng.
6. Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp SCM
6.1. Quản trị chuỗi cung cấp – SCM.
Supply Chain Management (SCM) là một hệ thống kinh doanh giúp
doanh nghiệp cung cấp và vận chuyển hàng hóa một cách chính xác, tối
ưu với mức giá cả phù hợp.
Mục tiêu của SCM là quản lý hiệu quả quá trình cung ứng hàng hóa bằng
cách dự báo nhu cầu, kiểm soát hàng tồn kho, nâng cấp và cải tiến đường
dây phân phối sản phẩm giữa doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung
cấp, nhà phân phối và các đối tượng liên quan khác.
6.2. Hệ thống quản trị chuỗi cung cấp SCMs.
Supply Chain Management System (SCMs) là tập hợp các modun phần
mềm chuyên việc phối hợp các tiến trình quản trị quan hệ với nhà cung
cấp nhằm tối ưu hóa việc lập kế hoạch, mua sắm các yếu tố đầu vào, sản
xuất và cung ứng các sản phẩm và dịch vụ.
Chức năng của SCMs là cung cấp thông tin cho các nhà cung cấp, các tổ
chức có nhu cầu cung ứng, các nhà phân phối và các doanh nghiệp cung
ứng phối hợp lên kế hoạch, kiểm soát nghiệp vụ thu mua các yếu tố đầu
vào, quản lý tồn kho và cung cấp sản phẩm dịch vụ đầu ra. Đây là một
dạng hệ thống tương tác giữa các đối tác kinh doanh với nhau có chung
mục tiêu cuối cùng là đáp ứng nhu cầu khách hàng với thời gian và chi
phí thấp nhất.
6.3. Lợi ích của SCM.
- Xử lý đơn hàng nhanh chóng, chính xác
- Giảm mức lưu kho
- Tiếp cận thị trường nhanh hơn
- Chi phí giao dịch và chi phí nguyên vật liệu thấp hơn
- Tạo được mỗi quan hệ chiến lược với các nhà cung cấp cấp, đối tác kinh
doanh
Tận dụng SCM một cách hiệu quả sẽ giúp tổ chức có khả năng phản ứng
nhanh trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và các đối tác kinh doanh.
7. Hệ thống quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP
7.1. Hệ thống thông tin quản trị tích hợp doanh nghiệp ERP.
ERP (Enterprise Resources Planning) là các modun phần mềm tích hợp
và một cơ sở dữ liệu tập trung giúp tất cả các lĩnh vực trong doanh nghiệp
giao tiếp với nhau thoe cách hiệu quả hơn. Hệ thống cho phép chia sẻ dữ
liệu cho nhiều tiến trình kinh doanh khác nhau và cho nhiều lĩnh vực
chức năng khác nhau trong tổ chức, doanh nghiệp, phối hợp các tiến trình
nghiệp vụ cơ bản nhất trong nội bộ doanh nghiệp.
7.2. Chức năng của hệ thống ERP.
Thực hiện tiến trình thu thập dữ liệu từ các tiến trình nghiệp vụ cơ bản
khác nhau của các lĩnh vực kinh doanh và sản xuất, tài chính và kế toán,
bán hàng và marketing, và cuối cùng là nguồn nhân lực.
Lưu trữ dữ liệu thu thập được trong một kho dữ liệu tổng thể và cho phép
các bộ phận khác có thể truy cập đến kho dữ liệu này.
7.3. Lợi ích khi triển khai ERP.
Giúp tổ chức trở nên thống nhất và chuẩn tắc hơn: Mở rộng khả năng tích
hợp trong doanh nghiệp; Phá bỏ rào cản, ranh giới giữa các bộ phận chức
năng; Tạo văn hóa doanh nghiệp mang tính thống nhất cao.
Giúp các tiến trình nghiệp vụ và các tiến trình hướng khách hàng trở nên
hiệu quả hơn: Đáp ứng và phản hồi hiệu quả với yêu cầu về hàng hóa hay
thông tin về khách hàng; Dự báo hiệu quả hơn về các sản phẩm mới;
Nắm bắt thông tin tốt hơn về các vấn đề sản phẩm, thu mua hay giảm thời
gian lưu kho của sản phẩm.
Cung cấp thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh trong phạm vi toàn
doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu quả đánh giá và ra quyết định.
Việc duy trì một tổng kho dữ liệu tích hợp, duy nhất cho toàn doanh
nghiệp cho phép giám sát các hoạt động tác nghiệp và nâng cao hiệu quả
báo cáo, ra quyết định mức toàn doanh nghiệp.
8. Các hệ thống thương mại điện tử trong kinh doanh
8.1. Thương mại điện tử.
Thương mại điện tử (e commerce) là trao đổi trực tuyến hàng hóa, dịch
vụ giữa các khách hàng, giữa các hãng, giữa các hãng với khách hàng của
họ.
Các hệ thống thương mại điện tử kết nối các nguồn lực của mạng
Internet, Intranet, Extranet và các mạng khác để trợ giúp mỗi bước của
quá trình thương mại.
Thương mại điện tử có thể bao hàm các quá trình tương tác marketing,
đặt hàng và thanh toán trên WWW, truy cập ngoại mạng vào cơ sở dữ
liệu khách hàng và nhà cung cấp, truy cập nội mạng các hồ sơ khách
hàng, mục bán hàng và dịch vụ, thực hiện phát triển các sản phẩm dựa
vào nhóm thảo luận trên mạng hoặc trao đổi qua thư điện tử.
Một số hạ tầng kỹ thuật của thương mại điện tử: Điện thoại, Tivi, Thiết bị
thanh toán, mạng LAN và Intranet, Internet và Website.
8.2. Hoạt động của thương mại điện tử.
- Tiếp xúc và liên hệ (Electronic contacts)
- Thanh toán điện tử (Electronic payment)
- Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange – EDI)
- Truyền dữ liệu nội dung (Content Data Transfer)
- Cửa hàng ảo (Virtual shop)
8.3. Các phương thức thương mại điện tử dưới góc độ kỹ thuật.
Mạng Internet dùng để thực hiện giao dịch điện tử giữa doanh nghiệp với
khách hàng.
Mạng Intranet dùng để thực hiện giao dịch điện tử nội bộ tổ chức, doanh
nghiệp.
Mạng Extranet dùng cho thương mại điện tử giữa các doanh nghiệp với
nhau.
8.4. Lợi ích của thương mại điện tử.
Hệ thống thương mại điện tử cung cấp cho các tổ chức, doanh nghiệp
lượng lớn thông tin, giảm mức chi phí sản xuất, thời gian và chi phí giao
dịch giúp nâng cao doanh thu đồng thời thắt chặt mối quan hệ đối tác với
các tổ chức, doanh nghiệp khác.
9. Hệ thống thông tin tự động hóa văn phòng
9.1. Khái quát về hệ thống thông tin văn phòng.
Hệ thống thông tin văn phòng là hệ thống thông tin liên quan đến các
mức của tổ chức gồm các công nghệ được ứng dụng để tạo ra các văn bản
điện tử, lập lịch trình điện tử hỗ trợ các nguồn lực hiện có của tổ chức
(con người, phương tiện, văn phòng làm việc) và truyền thông tin (email,
thư thoại, fax, hội nghị điện tử).
Trợ giúp hoạt động văn phòng một cách hiệu quả: truyền thông tin, lập
lịch, chuẩn bị tài liệu, phân tích và trộn dữ liệu, tổng hợp thông tin, phối
hợp hoạt động theo nhóm và trợ giúp ra quyết định.
9.2. Văn phòng như một chức năng.
Chức năng xử lý dữ liệu: tạo, xử lý, duy trì các bản ghi dữ liệu.
Chức năng hỗ trợ quản trị: lập lịch, duy trì lịch hẹn, xử lý thư tín, sắp xếp
các công việc và lịch họp.
Chức năng xử lý văn bản: tạo, lưu trữ, sửa chữa, phân phôi và sao chụp
tài liệu.
9.3. Văn phòng như một hệ thống tích hợp.
Nhờ sự phát triển của công nghệ văn phòng đặc biệt là công nghệ viễn
thông, văn phòng được xem là một hệ thống hơn là chỗ làm việc hay một
loạt chức năng rời rạc.
Văn phòng được coi là một hệ thống tìm kiếm khả năng tự động hóa càng
nhiều càng tốt các chức năng văn phòng, thông qua công nghệ tự động
hóa văn phòng và tích hợp các chức năng tự động hóa này dựa trên công
nghệ truyền thông như mạng LAN, WAN.
9.4. Văn phòng trong thực tế.
Công nghệ thông tin đã làm thay đổi cách tổ chức và phân bổ truyền
thống các chức năng văn phòng vì cách thức làm việc của các nhà quản
trị và nhân viên đã thay đổi. Họ có thể: Truy vấn tin tức trực tiếp từ cơ sở
dữ liệu thay cho việc lục tìm hồ sơ; Sử dụng các bảng tính để lập ngân
sách; Soạn thảo trực tiếp trên máy tính mà không cần phải viết ra hoặc
đọc cho thư ký đánh máy lại; Lập lịch cho chính mình bằng chức năng
lập lịch trực tuyến; Làm việc tại nhà và kết nối mạng với văn phòng;...