Bóa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài
Xây dựng hệ thống quản lý siêu thị

Học phần：Hệ thống thông tin quản lý

Lớp học phần：2316eCIT0311

Nhóm thực hiện：Nhóm 1

Giảng viên：Đỗ Thị Thu Hiền

Năm học：2022-2023
NHOM 1 - 2316eCIT0311 2
 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................................6
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ...................................7
1.1, Khái niệm hệ thống quản lý siêu thị...................................................................7
1.2, Mục tiêu đề tài....................................................................................................7
CHƯƠNG 2: MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ SIÊU THỊ..................8
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ...............10
3.1, Các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý siêu thị................................10
 Các chức năng của hệ thống quản lý............................................................10
 Các tác nhân ngoài của quá trình quản lý....................................................10
 Kho dữ liệu....................................................................................................10
3.2, Phân rã chức năng hệ thống (FDD)..................................................................11
 Sơ đồ phân rã chức năng:.............................................................................11
 Mô tả chi tiết chức năng lá............................................................................11
3.3, Phân rã luồng dữ liệu hệ thống (DFD).............................................................13
 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh.............................................................13
 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh....................................................................13
 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh............................................................14
KẾT LUẬN...................................................................................................................17
TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................................................18

NHOM 1 - 2316eCIT0311 3
 LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã có
những thay đổi trong nhận thức và tư duy. Trước yêu cầu của nền cơ chế thị trường,
các tổ chức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm,
xây dựng, quản lý nguồn thông tin cho chính mình. Để tìm kiếm được nguồn thông tin
thì việc xây dựng một HTTT quản lý tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là
công việc cần phải làm đối với mỗi tổ chức hay doanh nghiệp. Một HTTT tốt sẽ trở
thành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra. Khi
các hoạt động tác nghiệp, giao dịch hàng hoá, dịch vụ... được tin học hoá thì việc nâng
cao hiệu quả quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trở nên dễ dàng hơn.
Vậy nên trong quản lý siêu thị, ứng dụng CNTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng
to lớn trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Việc phát triển ứng dụng CNTT vào
quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh của Việt Nam chúng ta là một xu thế tất yếu.
Có không ít siêu thị Việt Nam giờ đây đang ứng dụng các sản phẩm phần mềm để tiến
hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của chính mình. Trong các HTTT
quản lý của siêu thị thì HTTT quản lý bán hàng có tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn.
Hệ thống quản lý đầu vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của siêu thị. Đánh giá chính xác
được hiệu quả sản xuất kinh doanh, lợi nhuận của siêu thị. Đồng thời, hệ thống quản lý
bán hàng cũng cho biết tình hình tồn kho hàng hóa của siêu thị, từ đó có hướng giải
quyết và phương án phù hợp. Hệ thống tổng hợp cho siêu thị lượng thông tin khách
hàng cần thiết, đây là thông tin mang tính chất sống còn đối với sự tồn tại và phát triển
của siêu thị. Vai trò của hệ thống quản lý bán hàng giúp các siêu thị tăng cường công
tác quản lý trong hoạt động bán hàng: quản lý nhập hàng, quản lý kho hàng, quản lý
bán hàng. Quản lý bán hàng bằng mã vạch trên sản phẩm giúp tiết kiệm thời gian,
chính xác về số lượng, chủng loại hàng hoá, thực hiện thanh toán nhanh và chính xác.
Cơ sở dữ liệu cho phép người quản lý có được thông tin tức thời nhanh chóng về hàng
hoá: số lượng bán số lượng tồn kho,.... Bên cạnh đó, các thông tin về khách hàng lưu
trữ trong cơ sở dữ liệu giúp cho việc chăm sóc khách hàng được tốt hơn.

NHOM 1 - 2316eCIT0311 4
 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ SIÊU THỊ

1.1, Khái niệm hệ thống quản lý siêu thị

Quản lý siêu thị là một công việc theo dõi và quản lý tất cả quá trình kinh doanh
của siêu thị từ khâu nhập hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, các khoản chi ra, thu
về, hàng tồn kho, đổi trả và công nợ của nhà cung cấp. Chính vì thế nên hệ thống
thông tin quản lý siêu thị có tầm quan trọng và ý nghĩa to lớn. Hệ thống quản lý đầu
vào, đầu ra hàng hóa, dịch vụ của siêu thị. Đánh giá chính xác được hiệu quả sản xuất
kinh doanh, lợi nhuận của siêu thị. Đồng thời, hệ thống quản lý siêu thị cũng cho biết
tình hình tồn kho hàng hóa của siêu thị, từ đó có hướng giải quyết phù hợp. Hệ thống
tổng hợp cho siêu thị lượng thông tin khách hàng cần thiết. Ngoài ra, nó còn là thước
đo, là kim chỉ nam giúp siêu thị ngày càng phát triển.

Hệ thống quản lý này chính là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho
siêu thị kiểm soát hàng hóa một cách chặt chẽ hơn. Không chỉ vậy hệ thống sẽ được
kiểm soát trong tất cả các khâu như: Nhập hàng, quản lý kho, quản lý nhân viên,...

1.2, Mục tiêu đề tài

Dựa vào những kiến thức đã học từ học phần Hệ thống thông tin quản lý, nhóm
em phân tích hệ thống siêu thị nhằm mục đích xây dựng một hệ thống quản lý một siêu
thị bao gồm các chức năng:
 Quản lí nhân viên
 Quản lí kho hàng
 Quản lí bán hàng
 Thống kê báo cáo

NHOM 1 - 2316eCIT0311 5
 CHƯƠNG 2: MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ
SIÊU THỊ

Khi siêu thị có nhân viên mới hay nhân viên nghỉ việc hay có sự thay đổi thông
tin cá nhân, người quản lý sẽ truy cập vào hệ thống để thực hiện cập nhật thông tin
nhân viên; Khi bắt đầu và kết thúc ca làm các nhân viên trong siêu thị sẽ quẹt thẻ nhân
viên của để chấm công, từ bảng chấm công, phòng quản lí nhân sự sẽ tính công nhân
viên, gửi lên phòng kế toán tính lương, chế độ thưởng phạt sau đó báo cáo lên giám
đốc siêu thị.

Mỗi lần nhập hàng về kho, siêu thị cần lên đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Hệ
thống sẽ ghi nhận thông tin về nhà cung cấp cùng các thông tin mã hàng, mặt hàng mà
siêu thị cần. Nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn nhập hàng và hệ thống ghi nhận thông tin
nợ của siêu thị với nhà cung cấp.

Nhân viên quản lý kho nhận hàng, kiểm tra hàng nhập, đối chiếu thông tin hàng
nhập sau đó sẽ lập phiếu nhập kho và ghi chép vào sổ chi tiết số lượng hàng nhập, số
tiền cần thanh toán cho phiếu nhập đó.

Khi nhận được phiếu yêu cầu xuất hàng lên quầy của phòng quản lý siêu thị thì
thủ kho sẽ kiểm tra hàng trong kho, nếu hàng hết thì từ chối xuất hàng, nếu hàng còn
thì tiến hành lập phiếu xuất hàng, rồi cập nhật lại số lượng hàng có trong kho.

Khách hàng sau khi chọn được các sản phẩm muốn mua và đưa đến quầy thanh
toán, nhân viên thu ngân sẽ lập hóa đơn bán hàng và lựa chọn phương thức thanh toán
theo yêu cầu của khách. Sau khi nhận được tiền thanh toán từ khách hàng, nhân viên
phải xuất hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, khi khách hàng có yêu cầu, khiếu nại hay
trả hàng bạn cũng sẽ là người đứng ra hỗ trợ, hướng dẫn cho khách hàng quy trình xử
lý.

Khi đến thời điểm kiểm kê hàng hóa, bộ phận kho sẽ thực hiện kiểm đếm số
lượng hàng tồn thực tế có trong kho, sau đó sẽ thực hiện đối chiếu với sổ chi tiết hàng
hóa, kiểm tra lại quá trình nhập, xuất hàng qua các phiếu nhập, phiếu xuất rồi lập báo
cáo và gửi lên ban lãnh đạo công ty.

NHOM 1 - 2316eCIT0311 6
 Khi nhận được yêu cầu báo cáo bộ phận bán hàng sẽ dựa theo bảng báo giá,
bảng dịch vụ và các hóa đơn bán hàng để lập báo cáo doanh thu bán hàng và doanh thu
dịch vụ gửi lên bộ phận kế toán để đối chiếu với sổ doanh thu. Bộ phận kế toán cũng
dựa theo các phiếu thu để lập báo cáo về doanh thu từ khách hàng, báo cáo các khoản
thu công nợ chưa hoàn tất. Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng sẽ nhận phiếu nhập từ
bộ phận kho, thống kê lượng hàng hóa đã nhập vào, lập báo cáo số lượng hàng hóa
nhập và số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp. Cuối cùng bộ phận kế toán sẽ gửi
báo cáo doanh thu cùng báo cáo công nợ lên giám đốc siêu thị để xem xét và xử lý.

NHOM 1 - 2316eCIT0311 7
 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
SIÊU THỊ

3.1, Các chức năng và tác nhân của quá trình quản lý siêu thị

 Các chức năng của hệ thống quản lý

- Quản lý thông tin nhân viên

- Quản lý chấm công nhân viên

- Lập báo cáo lương

- Lập đơn đặt hàng

- Quản lý nhập kho

- Quản lý xuất kho

- Lên hóa đơn bán hàng

- Thanh toán với khách hàng

- Báo cáo doanh thu

- Báo cáo tồn kho

 Các tác nhân ngoài của quá trình quản lý

- Phòng nhân sự

- Nhà cung cấp

- Phòng quản lý

- Khách hàng

- Giám đốc

 Kho dữ liệu

- Hồ sơ nhân viên

- Bảng chấm công

- Đơn đặt hàng

- Hàng hóa

NHOM 1 - 2316eCIT0311 8
 - Hóa đơn đặt hàng

- Hóa đơn bán hàng

- Phiếu nhập kho

- Phiếu xuất kho

- Phiếu thu

- Phiếu chi

3.2, Phân rã chức năng hệ thống (FDD)

 Sơ đồ phân rã chức năng:

 Mô tả chi tiết chức năng lá

 Quản lí nhân viên.

Quản lý thông tin nhân viên: Khi có những thay đổi về thông tin nhân sự của
siêu thị, phòng quản lý nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thông tin mới của nhân viên vào
hệ thống.

Quản lý chấm công nhân viên: Hệ thống sẽ lưu trữ thông tinchấm công của một
nhân viên khi nhân viên đó quẹt thẻ trên hệ thống trước và sau ca làm để người quản lý
có thể quản lý một cách dễ dàng, thuận tiện.

NHOM 1 - 2316eCIT0311 9
 Lập báo cáo lương: Sau khi lấy được thông tin phiếu chấm công, phòng nhân sự
sẽ tính công nhân viên rồi thông quan phòng kế toán xuất ra bảng lương nhân viên.

 Quản lí kho hàng

Lập đơn đặt hàng: Khi hàng trong kho hết hoặc không đủ đáp ứng cho khách,
bộ phận quản lý để cần với nhà cung cấp để gửi đơn đặt hàng và cập nhật thông tin của
nhà cung cấp cùng mã hàng lên hệ thống. Nhà cung cấp sẽ xuất hóa đơn nhập hàng và
hệ thống sẽ ghi nhận thông tin nợ của siêu thị với nhà cung cấp.

Quản lý nhập kho: Khi có hàng về thì nhân nhân viên của bộ phận quản lý kho
sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng của hàng theo phiếu giao hàng của từng mặt hàng
trước khi nhập kho sau đó xuất phiếu nhập kho.

Quản lý xuất kho: Khi số lượng hàng tại quầy quá ít, phòng quản lý sẽ đưa ra
yêu cầu xuất hàng đến nhân viên thủ kho. Nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra số lượng mặt
hàng trong kho và lập một phiếu xuất hàng cho bộ phận yêu cầu sau đó cập nhật lại số
hàng có trong kho.

 Quản lí bán hàng

Lên hóa đơn bán hàng: Sau khi khách hàng chọn hàng xong và đến quầy thanh
toán, nhân viên thu ngân sẽ tính tiền và lên hóa đơn bán hàng cho khách.

Thanh toán với khách hàng: Khách hàng sẽ thanh toán dựa trên thông tin trên
hóa đơn bán hàng, sau đó nhân viên sẽ xuất hóa đơn cho khách đồng thời xuất phiếu
thu cho siêu thị.

 Thống kê báo cáo

Báo cáo doanh thu: Khi nhận được yêu cầu báo cáo bộ phận bán hàng sẽ dựa
theo các hóa đơn bán hàng để lập báo cáo doanh thu bán hàng và gửi lên bộ phận kế
toán để đối chiếu với sổ doanh thu. Bộ phận kế toán cũng dựa theo phiếu thu để lập
báo cáo về doanh thu từ khách hàng, báo cáo các khoản thu công nợ chưa hoàn tất.
Bên cạnh đó, nhân viên kế toán cũng sẽ nhận phiếu nhập từ bộ phận kho, thống kê
lượng hàng hóa đã nhập vào, lập báo cáo số lượng hàng hóa nhập và số tiền cần thanh
toán cho nhà cung cấp. Cuối cùng bộ phận kế toán sẽ gửi báo cáo doanh thu cùng báo
cáo công nợ lên ban giám đốc siêu thị để xem xét và xử lý.

NHOM 1 - 2316eCIT0311 10
 Báo cáo tồn kho: Bộ phận thủ khi thực hiện kiểm kê số lươngj hàng tồn thực tế
trong kho và trên quầy hàng rồi thống kê lên hệ thống, sau đó sẽ thực hiện đối chiếu
với kho dữ liệu chi tiết hàng hóa, đối chiếu lại quá trình nhập, xuất hàng qua

các phiếu nhập, phiếu xuất trên hệ thống rồi lập báo cáo và gửi lên ban giám đốc.

3.3, Phân rã luồng dữ liệu hệ thống (DFD)

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

NHOM 1 - 2316eCIT0311 11
 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

 Biểu đồ LDL cho chức năng “Quản lý nhân viên”

NHOM 1 - 2316eCIT0311 12
  Biểu đồ LDL cho chức năng “Quản lý kho hàng”

 Biểu đồ LDL cho chức năng “Quản lý bán hàng”

NHOM 1 - 2316eCIT0311 13
  Biểu đồ LDL cho chức năng “Thống kê báo cáo”

NHOM 1 - 2316eCIT0311 14
 KẾT LUẬN

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế, các doanh nghiệp mọc lên
ngày càng nhiều. Điều này đã tạo ra cho các doanh nghiệp những áp lực cạnh tranh
cực kỳ lớn. Chính vì vậy, doanh nghiệp luôn cần phải nắm bắt chính xác và kịp thời xu
hướng, dòng chảy của xã hội để tránh bị thụt lùi, lạc hậu. Trong đó, hệ thống thông tin
đóng một vai trò rất lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo được vị thế trên
thị trường. Có thể nói rằng, hệ thống thông tin là một hệ thống đóng vai trò làm vật
trung gian giữa các công ty, doanh nghiệp với môi trường, xã hội. Nó là một hệ thống
nằm ở trung tâm của doanh nghiệp, giúp cho quá trình thu thập, xử lý và cung cấp
thông tin một cách thuận lợi nhất.

Tác động mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã tạo ra thay đổi trong nhiều lĩnh
vực trong đời sống kinh tế và xã hội. Trong nền kinh tế thị trường, khi cạnh tranh là
vấn đề quyết định đến sự sống còn của mỗi doanh nghiệp thì ứng dụng tin học vào
công tác quản lí trở thành một tất yếu, trong đó HTTT quản lý bán hàng đóng vai trò
quan trọng.

Trong bài thảo luận, nhóm chúng em đã đưa ra những khái niệm, đặc trưng và
những lợi ích của việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý siêu thị, qua đó cho ta thấy
được tầm quan trọng của việc xây dựng một HTTT quản lý tốt là một việc vô cùng tất
yếu và quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến việc duy trì và phát triển siêu thị.

---Hết---

Trên đây là toàn bộ nội dung báo cáo thảo luận của nhóm 1 về đề tài:
“Xây dựng hệ thống quản lý siêu thị”
Trong quá trình tìm hiểu không thể tránh khỏi những thiếu sót, cho nên nhóm
em rất mong nhận được sự đóng góp của giáo viên bộ môn cũng như nhóm khác để đề
tài thảo luận của nhóm được hoàn thiện hơn.
Nhóm chúng em xin chân thành cảm ơn!

NHOM 1 - 2316eCIT0311 15
NHOM 1 - 2316eCIT0311 16
 TÀI LIỆU THAM KHẢO

[1] Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Trường Đại học Thương mại
[2] Đồ án phân tích thiết kế hệ thống bán hàng siêu thị - Trường Đại học Đông Đô
[3] Đề cương hướng dẫn thảo luận của bộ môn
[4] Bài toán ứng dụng - Hệ thống quản lý vật tư - Đỗ Ngọc Như Loan & Nguyễn Thị
Uyên Nhi
[5] Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị bao gồm những gì? - Nền tảng quản lý và bán
hàng đa kênh Sapo
[6] Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị như thế nào cho hiệu quả? - Nền Tảng Cloud
ERP

NHOM 1 - 2316eCIT0311 17