TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

HỌC KỲ I NĂM HỌC 2021 – 2022

(Phần dành cho sinh viên/ học viên)

Bài thi học phần: Hệ thống thông tin quản lý Số báo danh: 98

Mã số đề thi: 08 Lớp: 2166ecit0311

Ngày thi: 08/12/2021 Họ và tên: Đỗ Thế Anh

Số trang: 09

Điểm kết luận:

GV chấm thi 1: …….

………………………......

GV chấm thi 2: …….

………………………......

Bài làm

Câu 1:

a)
 Các hệ thống thông tin phân loại theo chức năng nghiệp vụ trong tổ chức:
 HTTT Marketing:
 Thu thập, phân tích, giải thích, lưu trữ và phổ biến thông tin thị trường một cách
có hệ thống, từ cả nguồn bên trong và bên ngoài, đến các nhà marketing một cách
thường xuyên, liên tục. Phân phối thông tin liên quan đến các nhà marketing,
những người có thể đưa ra các quyết định hiệu quả liên quan đến hoạt động
marketing về giá cả, bao bì, phát triển sản phẩm mới, phân phối, truyền thông,
khuyến mãi,…
 Việc triển khai thành công HTTT Marketing phụ thuộc vào :
 Chất lượng dữ liệu đầu vào.
 Độ chính xác và phù hợp của mô hình.
 Kỹ thuật phân tích dữ liệu.
 HTTT sản xuất kinh doanh:
 Hỗ trợ ra quyết định đối với những hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn
lực kinh doanh sản xuất.
 Hoạt động của HTTT kinh doanh sản xuất bao gồm:
 HTTT kinh doanh: theo dõi dòng thông tin thị trường, thông tin công nghệ và đơn
đặt hàng của khách hàng. Nhận thông tin sản phẩm từ HTTT sản xuất sau đó phân
tích, đánh giá để đưa ra kế hoạch sản xuất phục vụ chon hu cầu sản xuất kinh
doanh của công ty.
 HTTT sản xuất: nhận kế hoạch sản xuất từ HTTT kinh doanh quản lý thông tin
nguyên vật liệu của nhà cung cấp, theo dõi quá trình sản xuất, cập nhật thông tin
và tính tổng chi phí của quá trình sản xuất cùng với thông tin sản phẩm để chuyển
qua cho HTTT kinh doanh làm cơ sở xác định giá bán và chiến lược phát triển.
 HTTT tài chính kế toán:
 Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cấu trúc mà cơ quan hoặc doanh nghiệp sử
dụng để thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, xử lý, truy xuất và báo cáo dữ liệu tài
chính-kế toán của mình. Hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân
viên kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích kinh doanh, ban lãnh đạo,
giám đốc tài chính (CFOs), kiểm toán viên, hay các nhà quản lý và cơ quan thuế.
 Các nhân viên kế toán được đào tạo chuyên sâu để làm việc với AIS, đảm bảo tỷ
lệ chính xác cao nhất trong các giao dịch tài chính và hoạt động lưu trữ tài chính
của doanh nghiệp, cũng như đảm bảo dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho nhu cầu
sử dụng trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc.
 HTTT quản lý nhân sự:
 Cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm
của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng
của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả
những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không
những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập
các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến
lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống
kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác. Các quyết định,
điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống là:
 Tuyển chọn người lao động.
 Đánh giá các ứng viên và người lao động của tổ chức.
 Lựa chọn, đề bạt hay luân chuyển người lao động.
 Đào tạo và phát triển người lao động.
 Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.
 Phân tích và thiết kế công việc.
 Cung cấp báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu.
 Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.
 HTTT tự động hóa văn phòng:
 Là một hệ thống tích hợp các ứng dụng hỗ trợ các công việc văn phòng trong tổ
chức, doanh nghiệp, các hệ thống này bao gồm:
 Hỗ trợ soạn thảo tài liệu.
 Phân tích công văn giấy tờ.
 Lưu trữ và nhận diện văn bản.
 Quản lý thời gian, nhắc việc, lập lịch công tác.
 Vai trò của HTTT quản lý trong tổ chức, doanh nghiệp hiện nay:
 Hỗ trợ hoạt động nghiệp vụ:
 Giúp quá trình điều hành tổ chức, doanh nghiệp hiệu quả hơn, thông qua chúng
các tổ chức, doanh nghiệp có thể cắt giảm được chi phí, nâng cao chất lượng sản
phẩm và hoàn thiện được quá trình phân phối sản phẩm và dịch vụ của mình.
 Tạo ra một số hình thức hoạt động mới trong tổ chức, doanh nghiệp như: các hoạt
động ảo, các hoạt động theo thỏa thuận, các hoạt động theo truyền thống với các
bộ phận cấu thành từ thiết bị công nghệ.
 Hỗ trợ các hoạt động quản lý:
 Giảm bớt các cấp quản lý trung gian.
 Tách rời công việc với vị trí làm việc.
 Tổ chức lại các luồng công việc.
 Gia tang tính linh hoạt của tổ chức,doanh nghiệp.
 Hỗ trợ các chiến lược kinh doanh, tang lợi thế cạnh tranh:
 Hệ thống hỗ trợ tất cả các cấp quản lý: giúp thay đổi mục tiêu, hoạt động, sản
phẩm, dịch vụ hay các tương tác với môi trường, hỡ trợ chiến lược kinh doanh
trong tổ chức, doanh nghiệp.
 Tạo ưu thế cạnh tranh bằng cách thiết lập các mối quan hệ chặt chẽ với khách
hàng trung thành, với các đối tác và cùng hợp tác với nhau để cùng phát triển lâu
dài.
b)
 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn (Property Management System) là hệ thống
quản lý tài sản, một giải pháp phần mềm khách sạn, hỗ trợ các khách sạn, khu nghỉ
dưỡng và các tài sản tương tự thực hiện các nhiệm vụ và hoạt động hàng ngày.
 Chúng thường bao gồm các nhiệm vụ quản lý và quản trị, với các ví dụ bao gồm
đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho.
 Hiện nay, có 2 loại phần mềm quản lý khách sạn PMS:
 Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống: Loại phần mềm này lưu trữ dữ liệu
cục bộ tại khách sạn. Tuy nhiên, khách sạn cần phải duy trì một đội ngũ IT để vận
hành và bảo trì hệ thống.
 Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây: Đây
thực sự là một giải pháp nhanh chóng và tiết kiệm chi phí bởi vì khách sạn không
cần đầu tư phần cứng và đội ngũ nhân viên IT mà chỉ cần trả tiền theo gói dịch vụ
đã chọn. Vì dữ liệu được lưu trữ trên đám mây nên bạn có thể truy cập bằng bất cứ
thiết bị nào, ở bất cứ đâu chỉ cần có kết nối internet. Tính năng này cho phép bạn
có thể quản lý khách sạn từ xa, ví dụ như khi đi công tác.
 Các chức năng của Hệ thống thông tin quản lý khách sạn:
 Đặt chỗ:
 Hệ thống đặt phòng này sẽ có thể tích hợp với tất cả các kênh nơi khách hàng có
thể đặt chỗ và cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào thông tin phòng
trống cập nhật.
 Hoạt động lễ tân:
 Phần mềm PMS cho phép nhân viên lễ tân thực hiện một số chức năng quan trọng.
Đặc biệt, nhân viên có thể sử dụng phần mềm khách sạn để truy cập thông tin cập
nhật về đặt phòng, tình trạng của các phòng cụ thể trong khách sạn và loại thông
tin này có thể được cập nhật thủ công.
 Quản lý kênh:
 Phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất sẽ bao gồm các chức năng quản lý kênh,
đảm bảo phòng có sẵn trên nhiều kênh và thông tin phòng trống luôn được cập
nhật. Một số hệ thống PMS cung cấp chức năng quản lý kênh trực tiếp, trong khi
các hệ thống khác tích hợp với hệ thống phân phối toàn cầu của bên thứ ba.
 Quản lý doanh thu:
 Một tính năng quan trọng khác của phần mềm quản lý khách sạn là chức năng
quản lý doanh thu. Điều này có thể giúp người quản lý khách sạn và nhân viên
đánh giá hiệu suất của khách sạn, sử dụng các chỉ số hiệu suất chính như ADR (tỷ
lệ trung bình hàng ngày), RevPAR (doanh thu trên mỗi phòng có sẵn) và
GOPPAR (tổng lợi nhuận hoạt động trên mỗi phòng có sẵn).
 Chức năng nhận phòng:
 Chức năng đăng ký kỹ thuật số là một dịch vụ tương đối mới trong thị trường
PMS, nhưng tính năng này đang ngày càng phổ biến. Chức năng nhận phòng cho
 phép thẻ thanh toán được ủy quyền trước, cho phép khách đến và sau đó đăng ký
bằng ứng dụng di động trên điện thoại của họ hoặc bằng cách sử dụng máy đăng
ký tự phục vụ trong khu vực tiếp tân.
 Sau đó, PMS tự động đồng bộ hóa, cập nhật thông tin đăng ký và chiếm chỗ. Lợi
ích bao gồm cải thiện tốc độ, giao tiếp với khách hàng thông qua ứng dụng, cũng
như các cơ hội bán hàng và bán chéo. Ngay cả trong các hệ thống PMS không bao
gồm trực tiếp tính năng này, nhiều người cung cấp tích hợp với các hệ thống đăng
ký bên ngoài.
 Dữ liệu khách hàng:
 Ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu
thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều cần thiết là hệ thống PMS cần bao gồm
chức năng quản lý dữ liệu khách hàng, cho phép nhân viên lấy thông tin liên lạc,
ngày khách hàng ở khách sạn, thông tin về khách đang ở trong phòng nào,…
 Các chương trình khách hàng thân thiết sẽ có thể được quản lý thông qua phần
mềm, trong khi PMS có thể được sử dụng để hỗ trợ các nỗ lực tiếp thị. Thông tin
khách hàng sau đó có thể được lưu trữ một nơi, bất kể thông tin được lấy trực
tuyến hay trực tiếp và hệ thống PMS thậm chí có thể được tích hợp với phần mềm
CRM.
 Dịch vụ dọn phòng:
 Các hệ thống quản lý tài sản tốt nhất sẽ cho phép các nhiệm vụ dọn phòng được
quản lý hiệu quả. Chức năng này có thể cho phép nhân viên văn phòng theo dõi
tình trạng của phòng và liệu chúng có được dọn sạch hay không, nhưng cũng có
thể cho phép các nhiệm vụ cụ thể được giao cho nhân viên buồng phòng.
 Tích hợp bên thứ ba:
 Một số tích hợp bên thứ ba phổ biến nhất mà chủ sở hữu khách sạn tìm kiếm là với
hệ thống phân phối toàn cầu, kết nối các đại lý du lịch trực tuyến, hệ thống đặt
phòng trung tâm và các giải pháp kế toán khách sạn.
 Tùy chọn thanh toán và hóa đơn:
 Tiếp theo, điều quan trọng là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt
các tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm các tùy chọn xử lý
thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho các đặt
phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm
cũng nên cho phép các email xác nhận được gửi nhanh chóng.
 Hơn nữa, phần mềm nên có khả năng tạo hóa đơn hoặc biên lai cho khách hàng,
để có thể dễ dàng phát hành chúng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kỳ dịch
vụ khách sạn trả phí nào.
 Điểm dịch vụ bán hàng:
  Các khách sạn hiện đại thường có thêm một loạt các cơ sở, dịch vụ và cửa hàng
bán hàng, và các giao dịch khác nhau thường sẽ cần phải được thêm vào hóa đơn
của khách, sẽ được trình bày khi trả phòng. Vì lý do này, một hệ thống quản lý tài
sản bao gồm các dịch vụ điểm bán hàng có thể là một sự bổ sung quan trọng.
 Báo cáo:
 Cuối cùng, phần mềm quản lý khách sạn cần bao gồm chức năng báo cáo tự động.
Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ
liệu mới nhất và những báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách
sạn, thông tin tài chính hoặc các quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn.
 Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý khách sạn đối với doanh nghiệp dịch vụ
khách sạn:
 PMS giúp tối giản bớt các hoạt động cần có trong quản lý. Tối ưu nó vào một
trong những hệ thống duy nhất, giúp khách sạn tăng lên chất lượng phục vụ và đạt
hiệu quả kinh doanh cao.
 Ngoài ra, hệ thống đó cũng giúp khách sạn cản trở được các thất thoát không hề
muốn về tài sản. Những ưu điểm nổi trội của hệ thống pms trong công việc quản
lý tài sản quản lý khách sạn bao gồm:
 Khả năng truy cập không giới hạn, bất cứ khi nào có pms ở dạng điện toán đám
mây. Giúp bạn lưu trữ hay mở dữ liệu ra đều rất dễ dàng. theo đó thúc đẩy sự phát
triển của làm việc từ xa, quản lý từ xa hiệu quả, nhanh chóng, chỉ đơn giản là có
kết nối Internet.
 Đối với các khách sạn, đặc biệt là khách sạn hot và động khác. Số người người ra
vào cũng khá nhiều cho nên việc tính toán thủ công và lưu trữ số liệu trong đầu có
thể sẽ không chính xác. Nhưng nhờ có PMS, phần mềm quản lý khách sạn sẽ có
thể thống kê, tính toán doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách một biện pháp chuẩn
xác nhất.
 Giúp quản lý từ xa trở nên chặt chẽ hơn. Khả năng đồng bộ dữ liệu, giúp người
dùng có thể dễ dàng truy cập dù ở bất cứ đâu.
 Tiết kiệm được nhiều công sức thời gian tính toán, lưu trữ bằng thủ công. Cắt
giảm nguồn nhân lực và vật lực không cần thiết.

Câu 2: Hệ thống quản lý điểm

a) Sơ đồ phân cấp chức năng

b) Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

c) Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

d) Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý hồ sơ

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý điểm

 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh quản lý báo cáo