CHƯƠNG 5

5.1. Vai trò của MIS với doanh nghiệp

 Là trung tâm của hệ thống thông tin DN.

 Giúp kinh doanh hiệu quả hơn.

 Tăng khả năng thích ứng của đội ngũ nhân sự với môi trường, mô

hình hoặc sản phẩm, dịch vụ mới.

 Giảm thiểu chi phí dành cho việc in ấn, bảo quản giấy tờ thủ công.

 Là công cụ, lợi thế trong cạnh tranh.

 Áp dụng kinh doanh năng động thích ứng theo các cấp độ từng

doanh nghiệp.

 Chuẩn hóa quy trình kinh doanh trước khi ban hành tới các bộ phận.

 Kiểm soát nguồn vốn, giảm chi phí hoạt động và cân bằng tài chính

cho tổ chức.

 Tổng hợp, lưu trữ và tái sử dụng các dữ liệu giá trị của doanh

nghiệp…

5.2.Vai trò của MIS với QTDN

 Giúp nhà quản trị thực hiện các chức năng quản trị doanh nghiệp.

 Tiết kiệm thời gian quản lý;

 Dựa vào những báo cáo đa chiều, người lãnh đạo có điều kiện ra

quyết định chính xác, nhanh hơn và nắm bắt các cơ hội kinh doanh

hiệu quả.

 Nâng cao tính khoa học trong quản trị, tránh tuỳ tiện, độc đoán trong
 quản trị.

 Nâng cao năng lực số của nhà quản trị, nhân viên.

5.3. Các tính năng cơ bản của MIS

Tính năng thu thập thông tin của MIS

 Một hệ thống thông tin quản lý có thể được phát triển để thu thập

gần như bất kỳ loại thông tin nào được yêu cầu quản lý.

 Chúng có thể xem xét những dữ liệu tài chính như doanh thu hay chi

phí hàng ngày nhanh chóng, tức thì theo từng bộ phận hoặc nhóm cụ

thể.

 Các chỉ số hiệu suất như tính kịp thời của các dự án hoặc chất lượng

sản phẩm ra khỏi dây chuyền lắp ráp có thể giúp các nhà quản lý xác

định chính xác các khu vực cần cải thiện.

 Nhân viên có thể quản lý lịch trình cho ca làm việc, giao hàng đến và

đi từ bất kỳ nơi nào có sử dụng hệ thống thông tin quản lý.

Tính năng Ra quyết định kinh doanh ((ERP)

 Mục đích chính của hệ thống thông tin quản lý là làm cho việc ra

quyết định của nhà quản lý trở nên hiệu quả và năng suất hơn.

 Bằng cách tổng hợp thông tin từ một loạt các nguồn vào một cơ sở

dữ liệu duy nhất và trình bày thông tin theo định dạng logic, hệ

thống thông tin quản lý có thể cung cấp cho người quản lý mọi thứ

họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt và thực hiện phân tích chuyên

sâu về các vấn đề vận hành.

Phân tích dữ liệu kinh doanh thông minh (BI)

 ERP là một thể hiện điển hình của MIS, phần mềm này tích hợp tất cả

các bộ phận của một tổ chức vào một cơ sở dữ liệu duy nhất. Nhờ

đó, thông tin được truyền đến người dùng chính xác, đúng lúc và kịp

thời, giúp cải thiện chất lượng của việc ra quyết định và hoạt động

điều hành của doanh nghiệp.

Tính năng lập các báo cáo của MIS

 Một trong những tính năng có giá trị nhất của hệ thống thông tin

quản lí là khả năng lấy dữ liệu bên trong và bên ngoài từ nhiều nguồn

khác nhau và trình bày dưới dạng dễ phân tích.

 Báo cáo nội bộ trình bày thông tin theo cách mà người quản lí có thể

hiểu, bằng cách tổng hợp tất cả dữ liệu có liên quan và nhóm dữ liệu

theo cách hợp lí.

Tính năng hỗ trợ truyền thông của MIS

 Một hệ thống thông tin quản lí có thể tạo điều kiện cho việc hợp tác

cũng như làm truyền thông.

 Nhân viên có thể chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu và truyền đạt thông tin

liên quan về các phát triển và cảnh báo dự kiến trong toàn tổ chức…

Kết nối các doanh nghiệp qua chuỗi cung ứng

 Khối lượng thông tin được trao đổi giữa các doanh nghiệp là vô cùng

lớn như thông tin các đơn đặt hàng, chuyển tiền, thanh toán, cung

ứng vật tư… của một doanh nghiệp sản xuất. MIS giúp kết nối doanh
 nghiệp sản xuất này với các doanh nghiệp khác như nhà cung cấp,

đại lý qua mạng sẽ giúp chuyển các thông tin này dễ dàng. Điều quan

trọng nhất trong chuỗi cung ứng là cần phải cung cấp thông tin chính

xác và kịp thời cho các bên liên quan để phối hợp.

CHƯƠNG 6

Mỗi doanh nghiệp có những bài toán khó trong công tác quản lý điều

hành khác nhau, do đó, dựa trên cách tiếp cận vấn đề của doanh nghiệp

mà hệ thống MIS cũng được bố trí phù hợp. Tuy MIS được xây dựng phù

hợp cho từng doanh nghiệp để phát huy hiệu quả, nhưng theo cấu của

hệ thống thông tin MIS gồm 2 thành phần là dữ liệu (Data) và thông tin

(Information), như:

6.1. Cấu trúc MIS (theo hệ thống thông tin)

Về cấu trúc, MIS có hai bộ phận là Data và thông tin (Information). Trong

đó, dữ liệu được xem như nền tảng của thông tin.

Nói tới MIS là nói đến Dữ liệu và Thông tin, hai cấu phần này không thể

tách rời nhau trong cùng một tổ chức và luôn có mối quan hệ gắn kết và

phụ thuộc với nhau.

Vì vậy, nguồn lực của bộ phận MIS trong DN phải hội đủ các điều kiện,

yêu cầu về kiến thức, kỹ năng để quản trị, vận hành hệ thống MIS một

cách hiệu quả.

Tầng dữ liệu
Tầng Dữ liệu chính là nguyên liệu tạo ra các sản phẩm Thông tin có giá trị

phục vụ cho mục đích quản trị, điều hành và ra quyết định cho DN. Tầng

này cần yêu cầu kiến thức CNTT để quản lý, tổ chức dữ liệu khoa học và

hiệu quả. Tầng dữ liệu thường có các bộ phận chính:

Một là, Kho dữ liệu doanh nghiệp (EDW): Kho Lưu trữ dữ liệu điện tử,

được thiết kế để hỗ trợ việc phân tích dữ liệu và lập báo cáo trong một

tổ chức.

Hai là, Dữ liệu chủ (MDM): Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp quản

lý những dữ liệu quan trọng của mình nhờ liên kết dữ liệu với một điểm

tham chiếu chung.

Ba là, Quản trị chất lượng dữ liệu (DQ): Quản lý chất lượng dữ liệu bao

gồm các chính sách và công nghệ thực thi các tiêu chuẩn chất lượng về

quản trị dữ liệu.

Tầng thông tin (Information)

Tầng Thông tin chính là sản phẩm/kết quả của quá trình vận động và biến

đổi có chủ đích của các yếu tố Dữ liệu tạo nên.

DN sử dụng các thông tin này phục vụ cho mục đích quản trị, điều hành,

hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và ra quyết định kinh doanh.

Bản thân Thông tin luôn hướng giá trị của nó cho lợi ích của DN và Dữ

liệu phải luôn đáp ứng, hỗ trợ cho Thông tin thực hiện mục tiêu của

mình. Tầng thông tin gồm các thành phần chính:

Một là, Trí tuệ doanh nghiệp - (BIusiness Intelligence): Các kỹ năng, công
nghệ, quy trình giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định, hành động và dự

đoán tương lai dựa trên kinh nghiệm quá khứ.

Hai là, Mô hình dữ liệu doanh nghiệp: Mô hình biểu diễn khái niệm của

các đối tượng, sự liên kết giữa các đối tượng dữ liệu khác nhau.

Ba là, Thuật ngữ kinh doanh (Business Glossary): là một kho thông tin

chứa các khái niệm và định nghĩa của các thuật ngữ kinh doanh thường

được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày trong một tổ chức. Bảng

thuật ngữ kinh doanh được sử dụng để các thành viên mới trong nhóm

bắt kịp các thuật ngữ và từ vựng viết tắt của tổ chức.

Bốn là, Phân tích nghiệp vụ (BA – Business Analyst): Nhiệm vụ chính của

phân tích là và đánh giá toàn bộ quá trình kinh doanh, nhu cầu của khách

hàng để xác định vấn đề cần cải thiện, từ đó đề xuất hướng giải quyết cụ

thể. BA có thể làm việc trực tiếp với khách hàng để nhận đóng góp ý

kiến, sau đó chuyển thông tin về team nội bộ để xử lý. Ngoài ra BA còn

đảm nhận vai trò viết và quản lý tài liệu kỹ thuật.

Năm là, Chủ đề kinh doanh (Subject area): Được hiểu là các vấn đề cơ

bản được đề cập, quan tâm thực hiện trong kinh doanh của doanh

nghiệp.

6.2. Cấu trúc MIS theo các nghiệp vụ của DN

Mỗi doanh nghiệp có những bài toán khó trong công tác quản lý điều

hành khác nhau, do đó, dựa trên cách tiếp cận vấn đề của doanh nghiệp

mà hệ thống thông tin quản lý cũng được bố trí phù hợp. Tuy nhiên, MIS
thường bao gồm:

Một là, Hệ thống thông tin cho nhân viên: Thông tin phục vụ công việc

hành chính văn phòng, soạn thảo văn bản, sắp xếp thư từ, thông báo nội

bộ…

Hai là, Hệ thống thông tin trong quản lý sản xuất: Thông tin dùng cho

nghiệp vụ mua hàng, quản lý kho, tài chính kế toán…

Ba là, Hệ thống thông tin phục vụ quá trình quyết định của quản lý: Tổng

hợp các thông tin có khả năng phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh

để định hướng các quyết định “sống còn” của doanh nghiệp.

Bốn là, Quản lý công nghệ thông tin: Quản lý tài sản, tài nguyên công

nghệ thông tin hiện có.

Năm là, Lập kế hoạch hoạt động dựa trên tài nguyên công nghệ thông

tin.

Sáu là, Hệ thống thông tin cho chiến lược phát triển doanh nghiệp: Đây

là phần ứng dụng phức tạp, quan trọng và cũng nhiều ý nghĩa nhất, với

việc tổng hợp các nguồn thông tin, dữ liệu từ các hệ thống đang áp dụng

trong doanh nghiệp nó sẽ giúp bạn có được những chiến lược phát triển

hợp lý trước các đối thủ.

6.3. Bảo mật đảm bảo an toàn MIS

Để đảm bảo việc truy cập tới cơ sở dữ liệu được an toàn cần rất nhiều

vấn đề. Bởi nếu muốn chắc chắn dữ liệu chỉ được trao quyền cho các cá

nhân hay ứng dụng đã được thẩm định và có thẩm quyền thì cần sử
dụng nhiều lớp bảo mật kết hợp với nhau một cách bài bản. Bài báo này

hệ thống những vấn đề an toàn cơ bản nhất được cung cấp bởi các hệ

quản trị cơ sở dữ liệu. Từ đó, đặt ra những vấn đề trọng tâm cơ bản nhất

để đảm bảo an toàn MIS của DN.

Thực hiện các qui định về bảo mật thông tin, các qui định về áp dụng

công nghệ thông tin trong doanh nghiệp.

Thực hiện các quy định, về đảm bảo thôn tin điện tử theo luật An ninh

mạng Luật giao dịch điện tử…