LỜI MỞ ĐẦU

Thế giới đang bước vào kỷ nguyên mới - kỷ nguyên công nghệ số, kỷ nguyên hạ
tầng công nghệ. Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một yếu tố quan trọng quyết
định sự thành bại của một tổ chức, một doanh nghiệp và cả một quốc gia. Ở nước ta,
cũng không thể phủ nhận rằng công nghệ thông tin có tác động tích cực đến mọi mặt
của đời sống, đặc biệt là trong sản xuất, vận hành và quản lý của các doanh nghiệp.
Từ trước đến nay, kho hàng của công ty được quản lý thủ công, như xuất nhập
hàng hàng ngày cho đối tác, phân phối trên giấy tờ, tập kết hàng hóa, nguyên vật liệu,
xuất nhập tồn kho vẫn mang tính thủ công. Nó được thực hiện bởi những người quản
lý kho với sự hỗ trợ của máy tính. Sử dụng phương pháp quản lý như vậy có thể sẽ dẫn
đến tính toán sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hoá, mất thời gian
và công sức kiểm tra tài khoản, chậm trễ và khó khăn trong việc lập báo cáo thống kê
và các sai sót và khó khăn trong công việc và trình lên Hội đồng quản trị phê duyệt.
Điều này cản trở việc quản lý và ra quyết định, gây tổn thất cho công ty và giảm năng
suất lao động.
Rõ ràng, việc thay đổi cách thức quản lý truyền thống bằng việc áp dụng hệ
thống thông tin quản lý vào quản lý kho hàng trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Việc
sử dụng hệ thống quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết giảm thời gian, giảm chi phí,
nâng cao năng suất lao động và đạt hiệu quả tối đa, kịp thời tham mưu, hỗ trợ quá trình
ra quyết định của cấp ủy, ban lãnh đạo, đảm bảo sản xuất thông suốt, tăng cường cạnh
tranh trên thị trường. Vì vậy, với mong muốn hiểu biết thêm về hệ thống quản lý này,
nhóm em quyết định tìm hiểu đề tài này: “Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành
phần chính, lợi ích của hệ thống quản lý Kho. Phân tích những thuận lợi và khó khăn
khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp”.
I. LÝ THUYẾT
1. Khái niệm
1.1.Nhà kho
Kho hay nhà kho, kho tàng, kho bãi là một tòa nhà được xây dựng trên một địa
điểm đạt các điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lưu trữ hàng hoá. Nhà
kho thường được xây dựng bằng các vật liệu như gỗ, đá và kim loại trong thời nay.
 Nhà kho thường là tòa nhà có mái, được làm từ vật liệu như gỗ, gạch, thép, tôn,
sắt,… Hiện nay sử dụng phổ biến là nhà kho tôn sơn tĩnh điện cả phần mái và bao phủ
xung quanh là hệ thống trụ, khung thép kiên cố vững chãi.
Nhà kho là một loại hình cơ sở logistics được sử dụng trong việc lưu trữ; bảo
quản và chuẩn bị hàng hóa, nguyên liệu, vật tư trong việc sản xuất kinh doanh. Nhà
kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, đảm bảo
số lượng hàng hóa luôn được cung ứng liền mạch cả về chất lượng và số lượng, giúp
giảm chi phí.
1.2. Quản lý kho
Quản lý kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp cân bằng giữa nhu cầu
dự trữ hàng hóa cho các hoạt động sản xuất phân phối và yêu cầu giảm chi phí quản lý
hàng tồn kho. Quản lý kho hiệu quả giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng,
doanh nghiệp. Hoạt động quản lý kho liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản,
quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất,
cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời cũng như góp phần giảm chi phí lưu
thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗ
trợ việc quá trình xuất nhập hàng hóa. Mỗi hệ thống quản lý kho riêng đều sẽ có mô
hình, và khả năng lưu trữ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như đặc
điểm hàng hóa chủ đầu tư có thể lựa chọn hình thức kho hàng phù hợp.
1.3. Hệ thống quản lý
Hệ thống quản lý là “Tập hợp các yếu tố có liên quan hoặc tương tác lẫn nhau
của tổ chức để thiết lập chính sách, mục tiêu và các quá trình để đạt được các mục tiêu
đó”. Một hệ thống quản lý có thể giải quyết một hay nhiều lĩnh vực, ví dụ quản lý chất
lượng; quản lý tài chính hoặc quản lý môi trường.
Các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng thiết lập cơ cấu, vai trò và trách
nhiệm, việc hoạch định, vận hành, chính sách, thực hành, quy tắc, niềm tin, mục tiêu
của tổ chức và các quá trình để đạt được những mục tiêu đó.
Phạm vi của hệ thống quản lý có thể bao gồm toàn bộ tổ chức, các chức năng cụ
thể được nhận biết trong tổ chức, các bộ phận cụ thể được nhận biết của tổ chức, hoặc
một hay nhiều chức năng xuyên suốt một nhóm tổ chức.
1.4. Hệ thống quản lý kho
 Hệ thống quản lý kho là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc
quản lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo
dõi các chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có.
Hệ thống quản lý kho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng
quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; quản lý lao động
hiệu quả; kiểm soát lượng hàng tồn, hàng thiếu trong kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch
hàng ngày cho nhà quản trị. Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao
giữa các bộ phận liên quan; đáp ứng nhu cầu quản lý; tối ưu hóa việc lưu kho; tăng
cường bảo mật và hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
2. Chức năng của hệ thống quản lý kho
2.1. Hệ thống thông tin quản lý kho giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống kết cấu hạ tầng, đặc biệt là hạ tầng công nghệ thông tin, viễn thông, …
có vai trò quan trọng, là nền tảng căn bản để đảm bảo sự phát triển bền vững của một
doanh nghiệp. Hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu …hiện đại, chất lượng,
đồng bộ và an toàn cùng với hạ tầng điện, năng lượng ổn định, chất lượng cao là cơ sở
để triển khai các công nghệ và dịch vụ, từ đó tiến hành cải thiện hoạt động kinh doanh,
thúc đẩy phát triển kinh tế của doanh nghiệp. Và để hoàn thiện cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin trong doanh nghiệp, cần có đủ các yếu tố:
Đào tạo nhà sử dụng: Để có thể triển khai áp dụng hệ thống thì doanh nghiệp
cũng như bộ phận phải có sự đầu tư, đào tạo về nguồn nhân lực có chuyên môn, đủ
khả năng vận hành, sử dụng, quản lý và khai thác hệ thống.
Nâng cấp mới hệ thống mạng và phần cứng, xây dựng phần mềm quản lý kho và
cơ sở dữ liệu: doanh nghiệp cần nâng cấp, thêm mới, tối ưu hóa hệ thống mạng và các
phần cứng - là nền tảng, cơ sở của việc phát triển hệ thống, từ đó giúp cho hệ thống
hoạt động dễ dàng, nhanh chóng, mang đến hiệu quả cao nhất. Bộ phận có thể lựa
chọn xây dựng cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý kho bằng nguồn lực tự có, mua mới
từ các nhà cung cấp bên ngoài hoặc thuê bao.
Chuẩn hóa quy trình thủ tục liên quan tới quản lý kho trong doanh nghiệp: việc
này sẽ quyết định đến toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của bộ phận, giúp các hoạt động
phát huy được tối đa hiệu quả khi quy trình được xây dựng phù hợp với sự góp mặt hệ
thống. Như vậy, nhờ việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho, bộ phận cũng như
đã có thể góp phần hoàn thiện hơn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cả doanh
nghiệp.
2.2. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho
Tăng năng suất lao động: Khi quản lý kho, hệ thống sẽ hỗ trợ những hoạt động
nghiệp vụ như: nhập dữ liệu, chỉnh sửa, xóa thông tin hàng hóa, tính toán cơ bản…
Trong một doanh nghiệp có nhiều hoạt động nghiệp vụ đơn giản cũng có nhiều hoạt
động chuyên môn phức tạp. Khi áp dụng một phần mềm hệ thống sẽ giúp cho các
nghiệp vụ chuyên môn trở nên dễ dàng hơn từ đó năng suất lao động cũng sẽ cao hơn,
như việc sử dụng các phần mềm tích hợp, có sẵn những công thức tính toán. Điều này
giúp cho bộ phận kho và doanh nghiệp tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn, phần lương
của các lao động trong kho cũng cao hơn và môi trường việc làm tốt hơn.
Tăng độ chính xác: Trước kia, nhân viên phụ trách đa phần làm việc một cách
thủ công không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có (đặc biệt là trong quá trình
tính toán giá trị của hàng hóa). Phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ sẽ hỗ trợ xử lý
những hoạt động phức tạp mang tính chính xác cao bằng cách sử dụng những công
thức có sẵn, độ sai số theo yêu cầu của từng chức năng.
Tăng khả năng làm việc nhóm và giảm nhân sự: Không chỉ giúp hệ thống quản lý
kho được chặt chẽ hơn mà còn giảm thời gian làm việc chưa hiệu quả, cắt giảm nhân
sự không cần thiết chuyển sang những hoạt động nghiệp vụ cần sáng tạo và cần nhiều
lao động hơn. Như vậy, khi dồn nhân sự vào những nghiệp vụ chuyên môn trọng yếu
tiến độ công việc sẽ nhanh hơn nhân viên phát huy được năng lực của mình khi hoạt
động theo nhóm.
Giảm thời gian và giảm chi phí: Với việc sử dụng hệ thống thông tin, doanh
nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh
hơn. Khi sử dụng một hệ thống thông tin quản lý kho sẽ không cần tới nhiều nhân sự
để làm thủ công và thực hiện từng khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp mà
chỉ cần từ một tới vài người vận hành phần mềm quản lý từ đó giảm bớt nhân sự và có
thể chuyển bớt nhân sự sang những công việc khác. Đồng thời cũng giảm thời gian,
nâng cao hiệu suất công việc thông qua vận hành thao tác trên hệ thống, nếu trước đây
mỗi ngày đều phải ghi chép và tổng hợp một cách thủ công thì bây giờ hệ thống chỉ
cần được nhập thông tin còn lại sẽ tự động thống kê giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời
gian hơn trong việc quản lý.
2.3. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho
Quản lý xuất – nhập hàng hóa: Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò vô cùng
quan trọng đối với việc quản lý kho hàng, nó ra đời để hỗ trợ các hoạt động quản lý
kho bãi trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và hoạt động
của kho hàng. Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò thu thập các dữ liệu và thông
tin, lưu trữ khối lượng lớn các thông tin quan trọng và cần thiết như thông tin về sản
phẩm, dịch vụ, thông tin về số lượng hàng nhập – xuất, tồn kho, chi phí vận chuyển
hay chi phí phát sinh,… cho đến các thông tin liên quan đến nội bộ quản lí kho trong
công ty.
Kiểm kê kho: Thường thì sau mỗi kỳ các doanh nghiệp đều thực hiện kiểm kê
gần như các hàng hóa mang trong kho, căn cứ vào số lượng thực tế thu được và số
lượng bây giờ trong hệ thống, từ chậm tiến độ xác định căn nguyên méo mó và tự
động update số lượng điều chỉnh vào hàng hóa tồn kho tương ứng. Nhân viên kho có
thể theo dõi được số lượng tồn kho của những mẫu hàng hóa, những hàng ngũ hàng
hóa, hệ thống hỗ trợ người dùng in danh sách hàng hóa và xuất ra những định dạng
khác, thay vì phải thao tác thủ công như ngày xưa.
Tạo báo cáo: Hệ thống thông tin quản lý kho như một cầu nối, giúp liên kết giữa
các bộ phận làm việc trong kho bãi một cách hệ thống và có tổ chức với nhau. Nó còn
có thể thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác
nhau mà doanh nghiệp có thể đề ra. Tổng hợp dựa trên các thông tin đã thu thập và lưu
trữ, trong quá trình quản lý hệ thống thông tin quản lý kho sẽ tự động tạo ra các báo
cáo, thống kê, bảng so sánh, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin hàng hóa... đối
với từng quy trình, tiến trình hoạt động kho bãi trong phần mềm, giúp các nhà quản lý
nắm bắt được hiệu suất tổng thể của kho. Và thông qua báo cáo kho, chủ doanh nghiệp
có thể đánh giá để đưa ra kế hoạch hay chiến lược hiệu quả giúp kho ngày càng phát
triển.
3. Ưu điểm của hệ thống quản lý kho
3.1. Kiểm tra hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng
Trong việc quản lý hàng hóa, không thể tránh khỏi những sai sót như nhập sai số
lượng hàng hóa, thất thoát hàng hóa trong kho,… Công cụ quản lý kho sẽ là giải pháp
thích hợp, giúp dễ dàng thực hiện các hoạt động kiểm kê hàng hóa, nắm được số lượng
hàng tồn kho thực tế, sau khi hoàn thành kiểm kê, số lượng tồn kho cũng sẽ được cập
nhật. Các thông tin lưu trữ có khả năng hiển thị nhanh chóng giúp mọi quy trình xử lý
trở nên logic hơn: Tránh được việc mất nhiều thời giờ; nhân viên không phải ghi chép
nhiều, tránh bị nhầm lẫn; nhanh chóng trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận trong
doanh nghiệp, tra cứu thông tin tránh sự chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm lỡ
các cơ hội kinh doanh. Bất kỳ sai sót nào dù nhỏ đều có thể khiến uy tín doanh nghiệp
bị giảm sút; tránh việc hàng hóa, dịch vụ đôi khi bị thất thoát.
3.2. Giảm chi phí vận hành
Một hệ thống quản lý kho hàng được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo
nhiều cách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp. Một tổ chức, doanh
nghiệp thông thường sẽ có những loại chi phí sau đây:
Chi phí tổn thất hàng hóa hao mòn: Hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày,
bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng,… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng
nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục,
lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng
có.
Chi phí lưu kho: Phí lưu kho là loại chi phí phát sinh trong quá trình dự trữ hàng
hóa, nguyên vật liệu. Loại chi phí này bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa
trong kho một khoản thời gian xác định. Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ
thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn,
hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho
cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do
vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có lượng tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn
nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời,
tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.
Chi phí mua hàng: Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu
vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai
mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi. Đối với các siêu thị/cửa hàng điện
máy/shop quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa
chuộng, lại dễ lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn. Đối với nhà hàng/tiệm
cafe/quán ăn, quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết.
Quản lý kho tốt giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định
lượng nguyên liệu tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ,
hạn sử dụng của nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…
3.3. Tránh thất lạc hàng hóa
Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân
viên gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá. Tình
trạng nhân viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng, doanh nghiệp. Việc
nhân viên “quen tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn
hóa cửa hàng đi xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc
quản lý kho minh bạch và khoa học sẽ hạn chế được tối đa việc thất thoát hàng hóa
không lý do. Bên cạnh đó là những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ
hàng công nghệ như điện máy, đồ gia dụng, … hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị
thay thế và trượt giá. Mặc dù thường được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất,
nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm
tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng
tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch nhập hàng phù hợp
3.4. Giúp doanh nghiệp chủ động và đầu tư hiệu quả
Loại hệ thống này giúp việc quản lý hàng hóa, lao động và không gian hiệu quả
hơn bao giờ. Nó xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu
hóa lưu lượng kho. Khi đã dự trù được số lượng hàng hóa sẽ bán trong
ngày/tuần/tháng, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhận hàng.
Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp doanh nghiệp chủ động và dễ dàng xác định số
lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng
hóa không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.
3.5. Báo cáo chi tiết
Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tính
năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho. Hệ thống quản lý kho cung cấp dữ liệu
thời gian thực trên kho thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID. Tất cả các
phương pháp này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các
chuyển động của nó trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận
chuyển từ vị trí này sang vị trí khác.
Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn
sâu sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trong
năm. Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm
nào và sản phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường. Khả năng truy nguyên nguồn gốc
của hàng tồn kho của doanh nghiệp là một trong nhiều lợi thế của hệ thống, cũng cực
kỳ hữu ích trong trường hợp thu hồi hàng hóa không đạt yêu cầu.
Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặt
hàng trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗi
hay không. Truy xuất nguồn gốc đảm bảo chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng, thay
vì bất kỳ và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng.
3.6. Tăng hiệu quả bán hàng
Dựa vào các dữ liệu nhập kho, xuất kho, hệ thống sẽ xác định được, nguyên liệu
nào được sử dụng nhiều nhất – ít nhất, hàng hóa nào bán chạy nhất hoặc tồn kho nhất,
…Từ đó xác định xu hướng lưu chuyển hàng hóa trong kho. Việc tự động phân tích
dòng hàng mang đến những lợi ích như xây dựng kế hoạch nhập hàng hóa, nguyên liệu
sản xuất phù hợp; đưa mức độ tồn kho về trạng thái lý tưởng; xác định các phương án
PR, marketing, quảng cáo để thúc đẩy sức mua của khách hàng.
Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các doanh nghiệp là thừa thì lãng phí mà
thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và
khiến doanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp. Một trong các cách quản lý hiệu quả
là kiểm kho thường xuyên giúp nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để
có kế hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng
tồn nhiều trong kho. Như vậy, nhờ quản lý kho hiệu quả cửa hàng sẽ tối ưu được
doanh thu và lợi nhuận.
3.7. Tăng cường bảo mật
Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản người
dùng cá nhân khi tham gia giao dịch. Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối
các nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy
cơ mất cắp và các vấn đề khác. Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội
đào tạo mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên.
Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vào
các báo cáo và phân tích nhất định. Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càng
nhiều thông tin cần thiết cho công việc của họ. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng
nhiều về bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh.
 3.8. Quản lý sử dụng lao động
Hệ thống quản lý kho hàng cho phép tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói
và bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng
tồn kho và tạo tuyến đường, nó còn có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc.
Xem xét các yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, hệ thống
giúp người dùng phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.
Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS có
thể được sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn. Sử
dụng dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần
nhiều hay ít nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải
tiến. Với chi phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủ
những tài nguyên đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng.
Hệ thống quản lý kho hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc tối đa hóa việc sử
dụng không gian và lực lượng lao động của họ. Nếu chọn một hệ thống quản lý kho tự
động hóa các thói quen để luân chuyển và chọn hàng, công nhân sẽ cần ít không gian
hơn, điều này sẽ hợp lý hóa kho của doanh nghiệp và làm cho nó hoạt động hiệu quả
hơn.
3.9. Cải thiện quan hệ khách hàng
Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức, doanh nghiệp.
Với khả năng hiển thị hàng tồn kho cao, khả năng kiểm kê hàng hóa nhanh chóng,
chức năng lên lịch nhận hàng và cả chuỗi cung, cầu đều được tối ưu hóa nhờ việc sử
dụng hệ thống quản lý. Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là
giảm chờ do chậm trễ khâu quản lý hàng trong kho.
Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng
và ít sự thiếu chính xác của đơn hàng. Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa các
khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện.
Hệ thống quản lý kho hàng là một trong những giải pháp hỗ trợ rất lớn trong việc
quản lý và vận hành kho hàng. Giúp nhà quản lý tiết kiệm các chi phí và nhân công
vận hành kho hàng. Dễ dàng nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soát hàng hóa trong kho
đồng thời đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.
3.10. Khả năng hiển thị và truy xuất nguồn gốc
 Hệ thống quản lý kho thông minh sẽ giúp tự động hóa quá trình thu thập và ghi
lại thông tin quan trọng về hàng hóa thông qua việc theo dõi, hiển thị và truy xuất kho
và trạng thái của chúng trong toàn bộ chuỗi cung ứng như:
Nắm bắt chính xác số lượng, vị trí và tình trạng của nguyên vật liệu và hàng hoá
giúp ngăn ngừa các tình huống bất ngờ có thể gây gián đoạn dây chuyền sản xuất,
chẳng hạn như nguồn cung thiếu hụt, chất lượng kém của nguyên vật liệu.
Khi hàng hóa đến nơi, có thể kiểm tra xuất xứ, thông số và chất lượng của sản
phẩm từ đó có thể truy xuất nguồn gốc, chất lượng của chúng.
Theo dõi sự luân chuyển của hàng tồn kho như: thời điểm và vị trí từ lúc mua
hàng hoá, thành phẩm/hàng hoá nhập kho đến khi xuất kho.
Đính kèm lịch sử của tất cả các hoạt động như: chọn, đặt hàng, giao hàng, kiểm
soát chất lượng để truy xuất nguồn gốc đầy đủ.
Chi tiết quá trình dịch chuyển hàng hóa, thành phẩm: Tên hàng hoá, mã, số
lượng, trạng thái …
4. Nhược điểm của hệ thống quản lý kho
Bên cạnh những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ mới trong quá trình quản
lý kho thì tổ chức, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một số vấn đề mang tính thách
thức khi bắt đầu đầu tư và thay đổi một hệ thống vốn đang quen với phương thức
truyền thống từ lâu.
4.1. Yếu tố con người
Việc thay đổi cách làm việc của một hệ thống cũng sẽ dẫn đến sự thay đổi về
nhân sự trong doanh nghiệp, nhân viên cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng
được các yêu cầu mới của hệ thống. Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ
thống. Mặc dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng không
phải ai cũng có thể dễ dàng sử dụng những phần mềm này. Nó đòi hỏi người lao động
phải có sự am hiểu nhất định thì mới có thể dùng tốt. Đây là hạn chế khá lớn bởi
không phải công ty nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi. Nếu phải đào tạo nhân viên
cách sử dụng phần mềm sẽ gây tốn kém. Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của
doanh nghiệp.
4.2. Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống
Phần mềm quản lý kho được xem là giải pháp tối ưu dành cho các công ty, doanh
nghiệp. Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai sẽ trở thành xu
hướng tất yếu được các doanh nghiệp Việt lựa chọn. Tuy nhiên để ứng dụng thành
công hệ thống quản lý kho các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để
phục vụ cho quá trình triển khai. Việc xây dựng một hệ thống kho thì cần phải có một
hệ thống máy chủ cùng với số lượng lớn máy tính đảm bảo chất lượng, an toàn, và đội
ngũ kế toán có chuyên môn tốt để phối hợp hiệu quả với bên cung cấp phần mềm.
Bên cạnh đó là vấn đề mà bất kì doanh nghiệp nào cũng quan tâm đó là vấn đề về
chi phí bỏ ra để mua phần mềm, có những doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thức
thuê bao hay tự phát triển, tuy nhiên dù sử dụng hình thức nào thì đều sẽ phải đầu tư
một khoản chi phí của doanh nghiệp cho phần mềm và thậm chí là các khoản chi phí
khác phát sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.
Một phần mềm thường được xây dựng có thể giải quyết tích hợp rất nhiều bài
toán được đặt ra trong quá trình quan lý kho, chính vì vậy trong quá trình đưa phần
mềm vào triển khai và sử dụng cũng tốn một khoảng thời gian không nhỏ đối với toàn
doanh nghiệp (đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn).
Trong khi riêng phần mềm là một khoản đầu tư lớn, quá trình thực hiện có thể
tốn gần gấp bốn lần. Các doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần
thiết để triển khai thành công. Doanh nghiệp có thể cần phải thuê thêm nhân viên công
nghệ thông tin, chuyên gia tư vấn, chuyên gia đào tạo phần mềm,… Hơn nữa, còn có
thể cần đầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho hệ thống của mình, chẳng
hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.
4.3. Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn
Một phần mềm quản lý kho hàng sẽ không thể hỗ trợ cùng lúc một lượng lớn các
người dùng truy cập vào hệ thống. Do vậy, nếu muốn xem hoặc thao tác, bạn phải chờ
đợi hoặc làm riêng ra từng file rồi tổng hợp, lưu lại… Công việc này rất thủ công và
tốn nhiều thời gian.
Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, họ sẽ sử dụng những phần mềm quản lý
kho có trả phí. Vì những phần mềm này sẽ có những thuật toán để giải quyết được
điều này.
4.4. Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao
 Việc sử dụng phần mềm sẽ đem lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, tuy
nhiên việc sử dụng phần mềm cũng rất dễ dẫn đến tình trạng bị đánh cắp dữ liệu từ
những tin tặc (hoặc thủ đoạn cạnh tranh không lành mạnh) và bị tấn công bởi virus,…
Một số phần mềm quản lý kho miễn phí không có độ bảo mật cao. Chẳng hạn
như phần mềm quản lý kho bằng Excel, do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều
được lưu trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra mất
điện, máy tính hỏng, nhiễm virus… thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.
4.5. Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh
nghiệp có quy mô lớn
File dữ liệu chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ. Nếu các nghiệp vụ tăng
lên, dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi. Hơn nữa, doanh nghiệp
phải lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng. Trong quá trình bán và quản lý hàng phải
lưu trữ nhiều tệp Excel khác nhau, gây khó khăn cho việc theo dõi tổng thể, kiểm soát
hàng theo ngày mong muốn. Phần mềm này cũng chỉ phù hợp để tra cứu, quản lý trên
máy tính, không phù hợp khi sử dụng điện thoại.
5. Phần mềm quản lý kho Sapo POS
5.1. Giới thiệu về Sapo POS:
Sapo là nền tảng quản lý và khách hàng hàng đa ngành được dùng nhiều nhất
Việt Nam với hơn 55,000 khách hàng. Sapo mang đến cho các shop, công ty khách
hàng lẻ một hệ thống thống trị và sale tổng thể từ online đến offline với software thống
trị sale Sapo POS, phương pháp design web sale Sapo website, giải pháp quản lý
khách hàng hàng online Sapo Go, software thống trị nhà hàng, quán cafe Sapo FNB.
Đặc biệt, Sapo Omnichannel gắn kết xuyên suốt các phương pháp trên, giúp khách
hàng sale tại toàn bộ các nơi từ web, Facebook, sàn thương mại điện tử.. Cho đến
chuỗi cửa hàng. đồng thời, cai quản tồn kho, kho hàng và đơn hàng tập hợp tại một
ngành duy nhất – ngay trên trang quản trị của Sapo.
 Quá trình hình thành và phát triển
Được thành lập từ 20/08/2008, với khả năng và hướng đi rõ ràng, Sapo nhanh
chóng khẳng định được vị trí hàng đầu trong việc xây dựng nền tảng công nghệ hỗ trợ
lĩnh vực khách hàng lẻ và thương mại điện tử. Tính đến tháng 12/2020, Sapo đã đồng
hành cùng hơn 150,000 doanh nghiệp và chủ kinh doanh trên hành trình phát triển, trở
thành Nền tảng quản lý và khách hàng hàng đa kênh được sử dụng nhiều nhất Việt
Nam.
Trong 14 năm phát triển (từ 2008 - 2022), Sapo luôn cố gắng nỗ lực với mục tiêu
cao là mang lại sự hài lòng các khách hàng thông qua những sản phẩm và giải pháp
công nghệ tối ưu nhất vào khách hàng hàng. Đồng thời, Sapo không ngừng nghiên cứu
và tiên phong trong các giải pháp công nghệ mới, góp phần khẳng định vị thế của
mình.
 Sứ mệnh
Ngay từ khi thành lập, Sapo đã xác định cho mình sứ mệnh đó là “Làm cho việc
khách hàng hàng dễ dàng hơn”. Nắm bắt được sự thay đổi không ngừng của các xu
hướng công nghệ thương mại điện tử và nhu cầu ngày càng phát triển của người khách
hàng hàng, Sapo giúp các doanh nghiệp, cửa hàng thay đổi cách khách hàng hàng để
tăng doanh thu và năng lực cạnh tranh khách hàng cách cung cấp nền tảng công nghệ
đột phá, có thể ứng dụng dễ dàng, nhanh chóng với chi phí thấp.
 Mục tiêu định hướng phát triển
Sapo đang từng bước hiện thực hóa mục tiêu “Trở thành công ty công nghệ cung
cấp nền tảng quản lý khách hàng hàng đa kênh có nhiều khách hàng nhất Đông Nam
Á”. Sapo luôn không ngừng nghiên cứu công nghệ mới để đón đầu xu hướng nhằm
mục tiêu năm 2023, cụ thể:
Thứ nhất, phát triển Sapo trở thành công ty công nghệ cung cấp nền tảng quản lý
khách hàng hàng đa kênh có nhiều khách hàng nhất Đông Nam Á được nhà khách
hàng hàng đánh giá là hiệu quả và dễ dàng.
Thứ hai, Sapo luôn chú trọng mang lại văn hóa đặc sắc để nhân viên của mình
luôn cảm thấy vui vẻ, thoải mái và nỗ lực hết mình trong công việc, gắn bó phát triển
cùng công ty.
Thứ ba, Sapo mong muốn mang lại một lợi nhuận bền vững cho các nhà đầu tư
và có đóng góp thiết thực cho xã hội.
5.2. Tổng quan về phần mềm quản lý kho Sapo POS
Sapo POS là sản phẩm được phát hành bởi công ty Cổ phần Công nghệ
Sapo, đây là một trong những công cụ hỗ trợ tốt nhất cho người làm kinh doanh trong
quá trình kiểm soát công việc nó cung cấp các tính năng vượt trội, giúp nhà bán hàng
dễ dàng quản lý sản phẩm, vận chuyển, đơn hàng và doanh thu. Nhờ công cụ hỗ trợ
này mà việc quản lý vấn đề kinh doanh cũng đạt hiệu quả tốt nhất.
Sapo POS là phần mềm quản lý kho hàng tối ưu dành riêng cho các chủ
cửa hàng bán lẻ và chuỗi cửa hàng, hỗ trợ quản lý từ khâu nhập hàng đến bán hàng
xuất kho, báo cáo giúp bạn có thể tiết kiệm 80% thời gian và chi phí nhân sự, khiến
việc quản lý kho hàng trở nên đơn giản hơn. Phần mềm Sapo POS cho phép doanh
nghiệp, cửa hàng bán lẻ kết nối dữ liệu các phân hệ khác như: Quản lý kho hàng, quản
lý giao hàng, quản lý đơn hàng, báo cáo bán hàng. Phân hệ Sapo POS trợ giúp doanh
nghiệp, cửa hàng bán lẻ quản lý cửa hàng dễ dàng qua điện thoại, cập nhật doanh thu
theo thời gian thực, quản lý hiệu quả làm việc từng nhân viên, lập và kiểm soát phiếu
nhập - xuất , quản lý đơn hàng ship tập trung,
 Đặc điểm nổi bật
Sapo POS là phần mềm quản lý khách hàng hàng được tích hợp nhiều tính năng
ưu việt giúp quản lý tổng thể cửa hàng từ hàng hóa, kho hàng, nhà cung cấp đến phân
quyền chi tiết nhân viên, quản lý doanh thu lợi nhuận và chi phí cửa hàng dễ dàng.
Sapo POS giúp khách hàng khách hàng hàng nhanh chóng và thực hiện mọi thao tác
quản lý khách hàng điện thoại di động thuận tiện như máy tính khách hàng hay
desktop. Tính đến thời điểm hiện tại, Sapo POS được +100,000 khách hàng tin tưởng
và sử dụng bởi:
Khách hàng có hàng nhanh chóng
Với giao diện thông minh, thân thiện nên Sapo POS đặc biệt dễ sử dụng cho mọi
khách hàng. khách hàng có thể tạo nhiều hóa đơn và thanh toán cho khách chỉ với 3
bước đơn giản: chọn hàng hóa, nhập thông tin khách hàng và in hóa đơn.
Quản lý kho linh hoạt
Sapo POS thống kê xuất nhập hàng hóa một cách chi tiết, chính xác đến từng
ngày giúp khách hàng kiểm kê hàng hóa đơn giản, dễ dàng nắm bắt số lượng hàng hóa
khách hàng chạy, tồn kho, hàng hết hạn sử dụng để có kế hoạch kinh doanh hợp lý.
Hệ thống 100 báo cáo chi tiết, chính xác
Hệ thống báo cáo chi tiết, hiển thị khách hàng các con số và biểu đồ trực quan
giúp khách hàng theo dõi, nắm bắt tổng thể hiệu quả của cửa hàng và các chi nhánh,
doanh thu của từng nhân viên cũng như tất cả lịch sử thao tác giao dịch trong ngày.
Kết nối trực tiếp với các đơn vị vận chuyển uy tín
 Sapo POS kết nối tự động với các đơn vị vận chuyển như VNPost, Giao hàng
nhanh, Giao hàng tiết kiệm, Boxme… . Đặc biệt, mọi trạng thái đơn hàng sẽ được tự
động cập nhật về Sapo, khách hàng có thể theo dõi tình trạng đơn hàng mà không cần
phải tốn thời gian liên hệ với đơn vị vận chuyển.
Hỗ trợ mobile toàn diện nhất
Sapo POS – khách hàng hàng ngay trên điện thoại di động. Chỉ cần sử dụng điện
thoại có kết nối mạng khách hàng hoàn toàn có thể thao tác tìm kiếm hàng hóa khách
hàng mã vạch, giọng nói, tạo đơn hàng và thanh toán cho khách hàng nhanh chóng.
Đồng thời Sapo POS kết nối dễ dàng với thiết bị hỗ trợ khách hàng hàng, tạo và in hóa
đơn thanh toán ngay trên điện thoại nhanh chóng.
5.3. Chức năng chính của phần mềm quản lý kho Sapo POS
5.3.1. Chức năng quản lý hàng tồn kho
Việc doanh nghiệp sau mỗi quá trình sản xuất đều xuất hiện những hàng hóa
còn thừa, còn dư, là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, những hàng hóa này vẫn
còn có thể tái sử dụng (đôi khi là hàng hóa theo mùa), chính vì vậy, doanh nghiệp cần
có một bộ phận đảm nhiệm chức năng quản lý những loại hàng hóa đó. Do đó Sapo
Pos với chức năng quản lý tồn kho cùng các hoạt động nghiệp vụ như: Quản lý thời
hạn sử dụng của vật tư-hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập; Quản lý hạn mức
vật tư, hàng hóa tồn trong kho (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu); Phân tích
tình trạng vật tư, hàng hóa tồn trong kho. Giúp cho việc kiểm soát số lượng trong kho
một cách chính xác nhất .
Quản lý số lượng hàng hóa trong kho
Tính năng này giúp cho việc quản lý chính xác số lượng hàng hóa có trong kho
dựa trên phần mềm quản lý bán hàng, hàng hóa được quản lý chi tiết từng mẫu mã
theo màu sắc, kích thước và chất liệu... Khách mua hàng sẽ không phải chờ lâu vì bạn
có thể biết ngày sản phẩm đó còn hay hết. Từ đó có thể giúp các doanh nghiệp có thể
dễ dàng quản lý mức độ tồn kho, phần mềm sẽ cập nhập hàng hóa đã lưu, theo dõi và
phân tích đưa ra hạn mức số lượng vật tư, hàng hóa tồn trong kho, khai báo hạn mức
số lượng tối đa để nhà doanh nghiệp đưa ra quyết định điều chỉnh hợp lý, tránh tình
trạng hàng hóa quá hạn – không thể sử dụng được và làm tăng chi phí, diện tích bảo
quản, cũng như điều chỉnh số lượng hàng hóa cần có để đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn,
đầy đủ để việc kinh doanh xuất hàng không bị gián đoạn, lượng hàng hàng lưu chuyển
liên tục. Quản lý theo dõi hàng hóa dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để tính và
đưa ra kế hoạch mua hàng – bán hàng, tính toán vốn đầu tư hợp lý.
Quản lý vị trí hàng hóa tồn trong kho
Tính năng này cho phép mỗi hàng hóa sẽ có điểm lưu kho để lưu trữ chính xác vị
trí của từng hàng hóa trong kho theo hàng, kệ như vậy bất kể ai chỉ cần truy cập vào
phần mềm Sapo đến điểm lưu kho đều tìm được vị trí của hàng hóa đó. Nếu việc sắp
xếp hàng hóa không được các doanh nghiệp chú trọng, bài trí không gian thiếu khoa
học, khiến cho việc tìm kiếm hàng hóa trong kho khó khăn, dẫn đến nhân viên phải
mất nhiều thời gian hơn trong việc tìm kiếm sản phẩm cũng như kiểm kê hàng hóa.
Đôi khi, dẫn đến thất thoát hàng hóa do đặc thù hàng hóa đa dạng về chủng loại, kích
thước, quy cách đóng gói…Do đó, Phần mềm Sapo POS được thiết kế với tính năng
trên giúp nhân viên có thể lấy hàng trong kho dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
Tự động trừ kho khi có giao dịch phát sinh.
Chức năng này giúp doanh nghiệp, cửa hàng cập nhật chính xác và nhanh
nhất số lượng của hàng hóa. Khi nhập hàng hay bán hàng, số lượng hàng hóa trong
kho sẽ luôn được tự động điều chỉnh tăng, giảm tức thì. Vì vậy, số lượng hàng hóa
luôn được kiểm soát theo thời gian thực trên phần mềm quản lý xuất nhập kho Sapo
POS. Từ đó, giúp doanh nghiệp, cửa hàng biết được số lượng tối thiểu mà hàng hóa
cần nhập- xuất để đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn, đầy đủ để việc kinh doanh hàng hóa
không bị gián đoạn, lượng hàng hóa lưu chuyển liên tục và đưa ra kế hoạch mua hàng
– bán hàng, tính toán vốn đầu tư hợp lý.
5.3.2. Chức năng nhập – xuất hàng
Nhập – xuất hàng được coi là một trong những chức năng quan trọng trong quy
trình quản lý kho và được xem là bước quan trọng nhất hỗ trợ việc quản lý kho hiệu
quả và quản lý tồn kho chính xác. Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống kiểm
soát hàng hóa của doanh nghiệp sẽ không thể chặt chẽ, dễ phát sinh nhiều lỗ hổng làm
thất thoát hàng, gây hậu quả khó lường.
Với những doanh nghiệp và cửa hàng bán lẻ việc quản lý hàng hóa theo cách thủ
công sẽ có nhiều bất cập, chính vì vậy các hệ thống quản lý chức năng xuất, nhập hàng
phát huy hiệu quả tối đa nhất trong lúc này. Việc phân loại hàng hóa đúng nơi đúng
chỗ, sẽ đảm bảo cho các quy trình kho khác được diễn ra thuận lợi. Với phần mềm
quản lý kho của Sapo , doanh nghiệp có thể tích kiệm thời gian và nhân lực cho các
hoạt động nghiệp vụ trong quá trình nhập – xuất hàng tại kho của mình từ đó ra quyết
định đặt hàng nhanh chóng, đúng thời điểm.
Tạo đơn nhập, phiếu chuyển hàng nhanh chóng
Khi hàng hóa gần hết hoặc hết thì doanh nghiệp, cửa hàng sẽ bắt đầu quy trình
nhập hàng từ nhà cung cấp. Trong quy trình nhập hàng thủ công, nhập thông tin từng
hàng hóa vào hệ thống kho với số lượng lớn sẽ tốn nhiều thời gian và nhân lực, điều
này có thể dẫn đến việc thất thoát hàng hóa. Lúc này để giải quyết vấn đề đó, phần
mềm quản lý kho Sapo POS cho phép kết nối với máy quét mã vạch và chỉ cần “tít”
mã vạch trên sản phẩm, tồn kho sản phẩm sẽ được tự động cập nhật.
Khi xuất hàng chỉ cần nhập chi nhánh nhận, chi nhánh chuyển và sản phẩm cần
chuyển vào phiếu chuyển và phần mềm quản lý kho Sapo POS sẽ tự động cập nhật
chính xác số lượng hàng hóa tăng, giảm giữa hai chi nhánh khi thao tác chuyển
hàng.Bên cạnh đó tính năng này còn cho phép theo dõi trạng thái hàng chuyển.
Quản lý xuất – nhập chủ động
Phần mềm quản lý kho Sapo POS sẽ hỗ trợ quản lý hàng hóa. Hàng hóa khi
được nhập về xuất ra đều được lưu trữ vào hệ thống thông tin hàng hóa. Tính năng này
còn giúp kiểm tra, thống kê về các thông tin của hàng hóa có sẵn trong kho, đồng thời
cập nhật lại thông tin hàng hóa tức thì ngay sau khi có giao dịch, giúp liệt kê danh sách
các sản phẩm bán chạy, lịch sử tồn kho, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp, cửa hàng chủ động
trong việc quản lý nhập hàng chính xác và xuất hàng ra để đảm bảo được lợi nhuận tối
ưu.
Quản lý xuất – nhập hàng hóa theo kho, theo vị trí với sơ đồ kho được thiết kế
trên phần mềm
Khi tiến hành xuất, nhập hàng hóa thành công, nhân viên kho sẽ tiếp tục sử dụng
phần mềm Sapo POS để tiến hành quản lý hàng hóa vào kho và ra khỏi kho, tiến hành
kiểm tra, đối chiếu các thông tin của hàng hóa như mã hàng hóa, tên hàng hóa, số
lượng… để tiến hành nhập/xuất hàng vào/ra kho. Với những doanh nghiệp có nhiều
kho hàng thì phần mềm quản lý kho sẽ giúp phân loại, đối chiếu các hàng hóa, vật tư
của từng kho hàng. Hàng hóa sau khi nhập/xuất vào/ra sẽ được phân theo từng vị trí
trong bảng sơ đồ kho được thiết kế sẵn, và sẽ được cập nhập trên phần mềm Sapo POS
để tiện cho việc quản lý. Khi nhập và xuất hàng, nhân viên có thể sử dụng sơ đồ kho
có sẵn trên phần mềm để tránh mất thời gian tìm hàng hóa, vật tư.
 Quản lý công nợ nhà cung cấp
Ngoài ra phần mềm quản lý kho Sapo POS còn giúp quản lý công nợ nhà cung
cấp. Tính năng này ghi chép lại chi tiết phiếu nhập hàng từ các nhà cung cấp, từ đó
doanh nghiệp, cửa hàng có thể truy xuất công nợ phải trả nhà cung cấp chi tiết như mã
đặt hàng, thời gian, số tiền… giúp doanh nghiệp, cửa hàng có kế hoạch thanh toán hợp
lý.
5.3.3. Chức năng kiểm hàng- báo cáo
Việc nhập – xuất hàng hóa là yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh, sản
xuất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau mỗi vòng chu chuyển của kinh doanh, doanh
nghiệp cần đánh giá lại quá trình sản xuất để từ đó đưa ra những quyết định, phương
án tốt hơn để kinh doanh hiệu quả. Nhưng trong một khoảng thời gian dài, việc thống
kê lại dữ liệu mất rất nhiều thời gian và công sức, thậm chí là dễ xảy ra sai sót. Chính
vì vậy việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp khắc phục những nhược điểm sẽ
được các doanh nghiệp ưu tiên hơn bao giờ từ đó có thể tối ưu hóa thời gian cung như
đơn giản hóa công việc kiểm kho.
Kiểm kê hàng hóa
Hàng hóa luôn được nhập xuất nên số lượng, mẫu mã hàng hóa thường xuyên
tăng giảm. Chức năng kiểm hàng của phần mềm quản lý kho Sapo POS cho phép kết
nối với thiết bị đọc mã vạch, nhân viên chỉ cần quét mã vạch kiểm tra số lượng từng
sản phẩm chứ không cần đếm từng sản phẩm như phương pháp thủ công rất dễ sai sót,
thất thoát hàng hóa, còn đọc mã vạch sẽ giúp rút ngắn thời gian kiểm đếm và nhập
liệu.
Cân bằng kho chính xác
Sau khi hoàn thành kiểm kê, ngay trên phần mềm có tính năng “Cân bằng kho”,
chỉ cần một “click” là số lượng tồn kho thực tế sẽ được cập nhật lên phần mềm quản lý
tồn kho. Từ đó có thể tính toán doanh thu lợi nhuận chính xác.
Quản lý và theo dõi phiếu kiểm hàng
Chức năng này có tính năng bộ lọc thông minh, dùng bộ lọc thông minh để theo
dõi trạng thái phiếu kiểm hàng. Trên phần mềm xuất nhập kho, doanh nghiệp, cửa
hàng có thể lọc theo: Trạng thái phiếu kiểm, ngày tạo, ngày tạo, ngày kiểm hàng, chi
nhánh rất chính xác và chi tiết.
Báo cáo định mức hàng hóa
 Dựa trên số lượng hàng hóa tồn kho, tính năng này sẽ báo cáo đưa ra gợi ý các
mặt hàng dưới/ vượt định mức tồn kho. Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng
hàng hóa được xác định luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi
có nhu cầu sử dụng phát sinh và duy trì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn
ra liên tục, không bị gián đoạn. Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa
trong kho một cách đơn thuần mà không có kế hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng
hàng hóa định mức cần thiết trong tồn kho để đối phó với những tình huống bất ngờ
thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc cơ
hội kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng
đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm tăng nhiều chi phí bảo
quản, mặt bằng…để lưu trữ hàng hóa.
Vì vậy, tính năng này giúp doanh nghiệp, cửa hàng nắm rõ tình hình hàng hóa và
đưa ra kế hoạch cung ứng linh hoạt, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
Báo cáo xuất nhập
Phần mềm quản lý kho Sapo POS có hệ thống quản lý hàng hóa lưu trữ dữ liệu
chi tiết hàng hóa nhập xuất từ đó tự động thống kê đưa ra báo cáo trực quan, đơn
giản,và chi tiết. Báo cáo đó sẽ giúp doanh nghiệp, cửa hàng nắm rõ tình hình hàng hóa
và đưa ra kế hoạch cung ứng linh hoạt, gia tăng hiệu quả kinh doanh.
In báo cáo
Những báo cáo về dữ liệu hàng hóa, vật tư, bộ phận quản lý cần phải sắp xếp dữ
liệu vào từng mục quy định với từng nhu cầu của ban chỉ đạo phía trên. Sau khi có giá
trị kiểm kê, công việc tiếp theo đó là in các báo cáo để gửi lên cho ban quản trị, là mấu
chốt để ban quản trị nắm được tình hình hoạt động, từ đó đưa ra phương hướng hoạt
động, thay đổi các quy trình quản lý nhằm phát huy được điểm mạnh và giải quyết các
vấn đề còn tồn tại, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nội dung báo cáo gồm: Bảng
kê nhập/xuất vật tư – hàng hóa, Bảng kê xuất khuyến mãi, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho,
Bảng tổng hợp Nhập–Xuất–Tồn, Báo cáo tồn kho theo hạn mức, Báo cáo vật tư chậm
luân chuyển, Báo cáo tuổi hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, Báo cáo nhu cầu vật tư,
… dựa vào những thông tin của các chức năng được liên kết phía trên.
Hệ thống quản lý kho hàng 24/7
Sapo POS cho phép thiết bị có kết nối Internet như điện thoại di động, máy tính
bảng hay laptop đều có thể xem báo cáo kho mọi lúc mọi nơi giúp doanh nghiệp, chủ
cửa hàng luôn luôn được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và tiện lợi, tiết
kiệm thời gian và chi phí di chuyển.