TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Đề tài: Trình bày mô hình, đặc trưng và các thành phần chính, lợi ích của hệ thống quản
lý Kho. Phân tích những thuận lợi và khó khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh
nghiệp.

Giáo viên hướng dẫn: Lê Việt Hà

Nhóm thảo luận: Nhóm 7
1. Nguyễn Trúc Mai
2. Đinh Thị Minh
3. Lưu Ngọc Minh
4. Phạm Huyền My
5. Lê Thị Thanh Ngân
6. Nguyễn Hữu Nghĩa
7. Nguyễn Hồng Ngọc
8. Đàm Thị Nhàn
9. Lê Thị Hồng Nhung
10. Nguyễn Thị Hồng Nhung
Hà Nội – 2021
 LỜI MỞ ĐẦU

Thế giới đang bước vào một kỷ nguyên mới – kỷ nguyên của công nghệ số, hạ tầng
công nghệ. Công nghệ thông tin đã trở thành một nhân tố quan trọng quyết định sự thành
công của một tổ chức, một doanh nghiệp cũng như sự phát triển của một quốc gia. Ở nước
ta cũng không thể phủ nhận những tác động tích cực mà công nghệ thông tin mang lại
trong các lĩnh vực đời sống, nhất là trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.

Từ trước đến nay, kho hàng của doanh nghiệp vẫn luôn được quản lý theo những
phương pháp thủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các đối tác, phân phối
hàng hàng hóa dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư, nhập xuất hàng tồn vẫn
do cán bộ quản lý kho tính bằng cách thủ công với sự trợ giúp của máy tính. Với cách
quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong công việc như việc
tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốn nhiều thời gian cho
việc tra cứu hàng hóa do phải qua rất nhiều sổ sách và gây chậm trễ, khó khăn cho việc
tổng hợp các báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phê duyệt. Điều này đã gây cản trở
cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo, gây tổn thất cho công ty và hạ thấp
năng suất lao động.

Hiển nhiên, việc thay đổi cách quản lý theo cách truyền thống bằng việc áp dụng các
hệ thống thông tin quản lý vào việc quản lý kho hàng trở nên cần thiết hơn bao giờ. Việc
sử dụng hệ thống quản lý kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt thời gian, giảm chi phí,
nâng cao năng suất lao động và đạt hiệu quả cao nhất, tham mưu và trợ giúp kịp thời cho
quá trình ra quyết định của ban giám đốc, đảm bảo sản xuất được thông suốt, nâng cao
cạnh tranh trên thị trường. Chính vì vậy, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về hệ thống
quản lý này, nhóm tôi quyết định tìm hiểu đề tài: “Trình bày mô hình, đặc trưng và các
thành phần chính, lợi ích của hệ thống quản lý Kho. Phân tích những thuận lợi và khó
khăn khi triển khai hệ thống này tại doanh nghiệp”.
 MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1
A. LÝ THUYẾT 1
1. Khái niệm 1
1.1. Nhà kho 1
1.2. Quản lý kho 1
1.3. Hệ thống quản lý kho 1
2. Vai trò của hệ thống quản lý kho 2
2.1. Hệ thống thông tin quản lý kho giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông
tin trong doanh nghiệp 2
2.2. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho 2
2.3. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho 3
3. Ưu điểm của hệ thống quản lý kho 4
3.1. Kiểm tra hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng 4
3.2. Giảm chi phí vận hành 4
3.3. Tránh thất lạc hàng hóa 5
3.4. Giúp doanh nghiệp chủ động và đầu tư hiệu quả 6
3.5. Báo cáo chi tiết 6
3.6. Tăng hiệu quả bán hàng 6
3.7. Tăng cường bảo mật 7
3.8. Quản lý sử dụng lao động 7
3.9. Cải thiện quan hệ khách hàng 8
4. Nhược điểm 8
4.1. Yếu tố con người 8
4.2. Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống 8
4.3. Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn 9
4.4. Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao 9
4.5. Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn 10
5. Phần mềm quản lý kho BRAVO 10
5.1. Giới thiệu về Bravo 10
5.2. Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo 11
5.3. Chức năng chính của phần mềm quản lý kho BRAVO 11
5.3.1. Chức năng nhập – xuất hàng 11
 5.3.2. Chức năng tồn kho 12
5.3.3. Chức năng thống kê – báo cáo 14
B. BÀI TẬP 17
1. Mô tả bài toán 17
2. Xác định thành phần 17
3. Biểu đồ 18
3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 18
3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 18
3.2.1. BLD mức ngữ cảnh 18
3.2.2. BLD mức đỉnh 19
3.2.3. BLD mức dưới đỉnh 19
A. LÝ THUYẾT
1. Khái niệm
1.1. Nhà kho
Kho hay nhà kho, kho tàng, kho bãi là một tòa nhà được xây dựng trên một địa điểm
đạt các điều kiện nhất định để sử dụng cho việc chứa và lưu trữ hàng hoá. Nhà kho
thường được xây dựng bằng các vật liệu như gỗ, đá và kim loại trong thời nay.

Nhà kho loại hình cơ bản của nhóm ngành logistics. Đây là nơi cất giữ, lưu trữ
nguyên liệu, vật tư, hàng hóa, trong quá trình chuyển từ điểm đầu tới điểm cuối của dây
chuyền cung ứng. Mang lại khả năng lưu trữ bảo quản và chuẩn bị hàng hóa cho doanh
nghiệp, đảm bảo số lượng hàng hóa luôn được cung ứng liền mạch cả về chất lượng và số
lượng.

1.2. Quản lý kho

Quản lý kho được hiểu là các công việc kiểm soát các hoạt động hàng ngày của kho
hàng như: nhập hàng, xuất hàng, kiểm tra tồn kho, chuyển kho,... Quản lý kho hiệu quả
giúp giảm chi phí và tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp. Hoạt động quản lý kho
liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, bảo quản, quản lý số lượng hàng hóa tồn kho, nhằm
đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa, vật tư kịp thời
cũng như góp phần giảm chi phí lưu thông hàng hóa và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất
của kho.
Quản lý kho hàng là bộ phận mà hầu hết các doanh nghiệp đều cần sử dụng để hỗ
trợ việc quá trình xuất nhập hàng hóa. Mỗi hệ thống quản lý kho riêng đều sẽ có mô hình,
và khả năng lưu trữ khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng cũng như đặc điểm hàng
hóa chủ đầu tư có thể lựa chọn hình thức kho hàng phù hợp.
1.3. Hệ thống quản lý kho
Hệ thống quản lý kho là một phần mềm ứng dụng được thiết kế để hỗ trợ việc quản
lý kho hàng của doanh nghiệp nhằm thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các
chuyển giao và lưu trữ các nguồn lực sẵn có.
Hệ thống quản lý kho ra đời nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát
về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; quản lý lao động hiệu quả;
kiểm soát lượng hàng tồn, hàng thiếu trong kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho
nhà quản trị. Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận
1
liên quan; đáp ứng nhu cầu quản lý; tối ưu hóa việc lưu kho; tăng cường bảo mật và hạn
chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
2. Vai trò của hệ thống quản lý kho
2.1. Hệ thống thông tin quản lý kho giúp doanh nghiệp hoàn thiện cơ sở hạ tầng công
nghệ thông tin trong doanh nghiệp
Hệ thống kết cấu hạ tầng, đặc biệt là hạ tầng công nghệ thông tin, viễn thông,… có
vai trò quan trọng, là nền tảng căn bản để đảm bảo sự phát triển bền vững của một doanh
nghiệp. Hạ tầng viễn thông, công nghệ thông tin, dữ liệu…hiện đại, chất lượng, đồng bộ
và an toàn cùng với hạ tầng điện, năng lượng ổn định, chất lượng cao là cơ sở để triển
khai các công nghệ và dịch vụ, từ đó tiến hành cải thiện hoạt động kinh doanh, thúc đẩy
phát triển kinh tế của doanh nghiệp. Và để hoàn thiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin
trong doanh nghiệp, cần có đủ các yếu tố:

Đào tạo nhà sử dụng. Để có thể triển khai áp dụng hệ thống thì doanh nghiệp cũng
như bộ phận phải có sự đầu tư, đào tạo về nguồn nhân lực có chuyên môn, đủ khả năng
vận hành, sử dụng, quản lý và khai thác hệ thống.

Nâng cấp mới hệ thống mạng và phần cứng, xây dựng phần mềm quản lý kho và cơ
sở dữ liệu. Doanh nghiệp cần nâng cấp, thêm mới, tối ưu hóa hệ thống mạng và các phần
cứng - là nền tảng, cơ sở của việc phát triển hệ thống, từ đó giúp cho hệ thống hoạt động
dễ dàng, nhanh chóng, mang đến hiệu quả cao nhất. Bộ phận có thể lựa chọn xây dựng cơ
sở dữ liệu và phần mềm quản lý kho bằng nguồn lực tự có, mua mới từ các nhà cung cấp
bên ngoài hoặc thuê bao.

Chuẩn hóa quy trình thủ tục liên quan tới quản lý kho trong doanh nghiệp. Việc này
sẽ quyết định đến toàn bộ hoạt động nghiệp vụ của bộ phận, giúp các hoạt động phát huy
được tối đa hiệu quả khi quy trình được xây dựng phù hợp với sự góp mặt hệ thống. Như
vậy, nhờ việc sử dụng hệ thống thông tin quản lý kho, bộ phận cũng như đã có thể góp
phần hoàn thiện hơn cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của cả doanh nghiệp.

2.2. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ trong kho
Tăng năng suất lao động. Khi quản lý kho, hệ thống sẽ hỗ trợ những hoạt động
nghiệp vụ như: nhập dữ liệu, chỉnh sửa, xóa thông tin hàng hóa, tính toán cơ bản… Trong
một doanh nghiệp có nhiều hoạt động nghiệp vụ đơn giản cũng có nhiều hoạt động
chuyên môn phức tạp. Khi áp dụng một phần mềm hệ thống sẽ giúp cho các nghiệp vụ
chuyên môn trở nên dễ dàng hơn từ đó năng suất lao động cũng sẽ cao hơn, như việc sử
2
dụng các phần mềm tích hợp, có sẵn những công thức tính toán. Điều này giúp cho bộ
phận kho và doanh nghiệp tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn, phần lương của các lao động
trong kho cũng cao hơn và môi trường việc làm tốt hơn.
Tăng độ chính xác. Trước kia, nhân viên phụ trách đa phần làm việc một cách thủ
công không thể tránh khỏi những sai sót không đáng có (đặc biệt là trong quá trình tính
toán giá trị của hàng hóa). Phần mềm hệ thống thông tin hỗ trợ sẽ hỗ trợ xử lý những hoạt
động phức tạp mang tính chính xác cao bằng cách sử dụng những công thức có sẵn, độ sai
số theo yêu cầu của từng chức năng.
Tăng khả năng làm việc nhóm & giảm nhân sự. Không chỉ giúp hệ thống quản lý
kho được chặt chẽ hơn mà còn giảm thời gian làm việc chưa hiệu quả, cắt giảm nhân sự
không cần thiết chuyển sang những hoạt động nghiệp vụ cần sáng tạo và cần nhiều lao
động hơn. Như vậy, khi dồn nhân sự vào những nghiệp vụ chuyên môn trọng yếu tiến độ
công việc sẽ nhanh hơn nhân viên phát huy được năng lực của mình khi hoạt động theo
nhóm.
Giảm thời gian & giảm chi phí. Với việc sử dụng hệ thống thông tin, doanh nghiệp
có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi đưa ra quyết định thông minh hơn. Khi sử
dụng một hệ thống thông tin quản lý kho sẽ không cần tới nhiều nhân sự để làm thủ công
và thực hiện từng khâu trong quy trình quản lý của doanh nghiệp mà chỉ cần từ một tới
vài người vận hành phần mềm quản lý từ đó giảm bớt nhân sự và có thể chuyển bớt nhân
sự sang những công việc khác. Đồng thời cũng giảm thời gian, nâng cao hiệu suất công
việc thông qua vận hành thao tác trên hệ thống, nếu trước đây mỗi ngày đều phải ghi chép
và tổng hợp một cách thủ công thì bây giờ hệ thống chỉ cần được nhập thông tin còn lại sẽ
tự động thống kê giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian hơn trong việc quản lý.
2.3. Hệ thống thông tin quản lý kho hỗ trợ hoạt động quản lý trong kho
Quản lý xuất – nhập hàng hóa: Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò vô cùng
quan trọng đối với việc quản lí kho hàng, nó ra đời để hỗ trợ các hoạt động quản lí kho
bãi trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình và hoạt động của kho
hàng. Hệ thống thông tin quản lý kho có vai trò thu thập các dữ liệu và thông tin, lưu trữ
khối lượng lớn các thông tin quan trọng và cần thiết như thông tin về sản phẩm, dịch vụ,
thông tin về số lượng hàng nhập – xuất, tồn kho, chi phí vận chuyển hay chi phí phát sinh,
… cho đến các thông tin liên quan đến nội bộ quản lí kho trong công ty.
Kiểm kê kho: Thường thì sau mỗi kỳ các doanh nghiệp đều thực hiện kiểm kê gần
như các hàng hóa mang trong kho, căn cứ vào số lượng thực tế thu được và số lượng bây
3
giờ trong hệ thống, từ chậm tiến độ xác định căn nguyên méo mó và tự động update số
lượng điều chỉnh vào hàng hóa tồn kho tương ứng. Nhân viên kho có thể theo dõi được số
lượng tồn kho của những mẫu hàng hóa, những hàng ngũ hàng hóa, hệ thống hỗ trợ người
dùng in danh sách hàng hóa và xuất ra những định dạng khác, thay vì phải thao tác thủ
công như ngày xưa.
Tạo báo cáo: Hệ thống thông tin quản lý kho như một cầu nối, giúp liên kết giữa các
bộ phận làm việc trong kho bãi một cách hệ thống và có tổ chức với nhau. Nó còn có thể
thu thập, cung cấp thông tin cho nhiều đơn vị cần thiết với nhiều mục đích khác nhau mà
doanh nghiệp có thể đề ra. Tổng hợp dựa trên các thông tin đã thu thập và lưu trữ, trong
quá trình quản lí hệ thống thông tin quản lý kho sẽ tự động tạo ra các báo cáo, thống kê,
bảng so sánh, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin hàng hóa... đối với từng quy
trình, tiến trình hoạt động kho bãi trong phần mềm, giúp các nhà quản lí nắm bắt được
hiệu xuất tổng thể của kho. Và thông qua báo cáo kho, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá
để đưa ra kế hoạch hay chiến lược hiệu quả giúp kho ngày càng phát triển.
3. Ưu điểm của hệ thống quản lý kho
3.1. Kiểm tra hàng hóa dễ dàng, nhanh chóng
Trong việc quản lý hàng hóa, không thể tránh khỏi những sai sót như nhập sai số
lượng hàng hóa, thất thoát hàng hóa trong kho,… Công cụ quản lý kho sẽ là giải pháp
thích hợp, giúp dễ dàng thực hiện các hoạt động kiểm kê hàng hóa, nắm được số lượng
hàng tồn kho thực tế, sau khi hoàn thành kiểm kê, số lượng tồn kho cũng sẽ được cập
nhật. Các thông tin lưu trữ có khả năng hiển thị nhanh chóng giúp mọi quy trình xử lý trở
nên logic hơn: Tránh được việc mất nhiều thời giờ; nhân viên không phải ghi chép nhiều,
tránh bị nhầm lẫn; nhanh chóng trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận trong doanh
nghiệp, tra cứu thông tin tránh sự chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm lỡ các cơ hội
kinh doanh. Bất kì sai sót nào dù nhỏ đều có thể khiến uy tín doanh nghiệp bị giảm sút;
tránh việc hàng hóa, dịch vụ đôi khi bị thất thoát.

3.2. Giảm chi phí vận hành

Một hệ thống quản lý kho hàng được thiết kế giúp giảm chi phí hoạt động theo nhiều
cách khác nhau, theo mô hình vận hành của doanh nghiệp. Một tổ chức, doanh nghiệp
thông thường sẽ có những loại chi phí sau đây:

Chi phí tổn thất hàng hóa hao mòn: Hàng hóa, nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị
hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng,… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu
kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách
dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.
4
 Chi phí lưu kho: Phí lưu kho là loại chi phí phát sinh trong quá trình dự trữ hàng
hóa, nguyên vật liệu. Loại chi phí này bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng hóa trong
kho một khoản thời gian xác định. Phí lưu kho thường không cố định mà nó phụ thuộc
vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Hàng tồn kho càng lớn, hay các sản
phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí
khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện
sớm những hàng hóa có lượng tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu
kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều
chi phí lưu kho không cần thiết.

Chi phí mua hàng: Tồn kho lớn là điều chẳng chủ cửa hàng nào mong muốn. Nếu
vốn không sinh lời, tức là vốn “chết”. Tồn kho lớn khiến một lượng vốn bị sử dụng sai
mục đích, lãng phí, thậm chí là phải bỏ đi. Đối với các siêu thị/cửa hàng điện máy/shop
quần áo, nhập nhiều những sản phẩm khó bán, không được khách hàng ưa chuộng, lại dễ
lỗi mốt, thì khả năng bán lỗ hoặc bỏ đi là rất lớn. Đối với nhà hàng/tiệm cafe/quán ăn,
quản lý kho nguyên vật liệu chính là một nghiệp vụ vô cùng cần thiết. Quản lý kho tốt
giúp nhà hàng dễ dàng xác định chi phí nhập hàng mỗi ngày, xác định lượng nguyên liệu
tươi dùng trong ngắn hạn và nguyên liệu khô/ đông lạnh để dự trữ, hạn sử dụng của
nguyên trong kho, nguyên liệu nào sắp hết hạn sử dụng,…

3.3. Tránh thất lạc hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên
gian lận gây ra, do thất thoát trong kho hàng, hoặc tổn thất do trượt giá. Tình trạng nhân
viên gian lận xảy ra khá phổ biến tại nhiều cửa hàng, doanh nghiệp. Việc nhân viên “quen
tay” nhiều lần không chỉ khiến các nhân viên khác chịu oan uổng, văn hóa cửa hàng đi
xuống, mà còn gây thiệt hại cho chính chủ cửa hàng. Vì vậy, việc quản lý kho minh bạch
và khoa học sẽ hạn chế được tối đa việc thất thoát hàng hóa không lý do. Bên cạnh đó là
những tổn thất do trượt giá, đối với nhiều cửa hàng bán lẻ hàng công nghệ như điện máy,
đồ gia dụng,… hàng hóa rất nhanh bị “lỗi mốt”, bị thay thế và trượt giá. Mặc dù thường
được nhà cung cấp hỗ trợ mức giá tốt nhất, nhưng lợi nhuận của cửa hàng vẫn bị ảnh
hưởng lớn bởi trượt giá. Vì vậy, việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra
và lượng hàng tồn kho sẽ giúp cửa hàng tránh được những tổn thất đáng kể, lên kế hoạch
nhập hàng phù hợp

5
3.4. Giúp doanh nghiệp chủ động và đầu tư hiệu quả
Loại hệ thống này giúp việc quản lý hàng hóa, lao động và không gian hiệu quả hơn
bao giờ. Nó xác định nơi giữ các vật liệu, sản phẩm và thiết bị nhất định để tối ưu hóa lưu
lượng kho. Khi đã dự trù được số lượng hàng hóa sẽ bán trong ngày/tuần/tháng, doanh
nghiệp sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhận hàng.

Quản lý kho nguyên liệu tốt giúp doanh nghiệp chủ động và dễ dàng xác định số
lượng hàng hóa và chi phí nhập hàng mỗi ngày, tránh được những khủng hoảng hàng hóa
không đáng có do cạn kiệt nguồn hàng.

3.5. Báo cáo chi tiết

Khả năng hiển thị hàng tồn kho (Inventory visibility) là một trong những tính năng
quan trọng nhất của hệ thống quản lý kho. Hệ thống quản lý kho cung cấp dữ liệu thời
gian thực trên kho thông qua mã vạch, số sê-ri và gắn thẻ RFID. Tất cả các phương pháp
này cho phép người dùng ghi lại từng mục khi nó vào kho, tất cả các chuyển động của nó
trên sàn kho cũng như chuyển động của nó trong quá trình vận chuyển từ vị trí này sang
vị trí khác.

Loại khả năng hiển thị này là cần thiết để tạo dự báo nhu cầu, cung cấp cái nhìn sâu
sắc về sản phẩm nào phổ biến nhất với khách hàng trong thời gian cụ thể trong năm.
Những dự báo này hỗ trợ lãnh đạo trong việc quyết định đầu tư vào sản phẩm nào và sản
phẩm nào có thể mất vị trí trên thị trường. Khả năng truy nguyên nguồn gốc của hàng tồn
kho của doanh nghiệp là một trong nhiều lợi thế của hệ thống, cũng cực kỳ hữu ích trong
trường hợp thu hồi hàng hóa không đạt yêu cầu.

Số sê-ri được đặt trên sản phẩm cuối cùng cho phép người dùng theo dõi mặt hàng
trở lại ID lô ban đầu để xác định xem sản phẩm có phải là một phần của lô bị lỗi hay
không. Truy xuất nguồn gốc đảm bảo chỉ phải thu hồi hàng hóa bị hư hỏng, thay vì bất kỳ
và tất cả hàng hóa mà bạn nghi ngờ đã bị hư hỏng.

3.6. Tăng hiệu quả bán hàng

Dựa vào các dữ liệu nhập kho, xuất kho, hệ thống sẽ xác định được, nguyên liệu nào
được sử dụng nhiều nhất – ít nhất, hàng hóa nào bán chạy nhất hoặc tồn kho nhất,…Từ đó
xác định xu hướng lưu chuyển hàng hóa trong kho. Việc tự động phân tích dòng hàng
mang đến những lợi ích như xây dựng kế hoạch nhập hàng hóa, nguyên liệu sản xuất phù
hợp; đưa mức độ tồn kho về trạng thái lý tưởng; xác định các phương án PR, marketing,
quảng cáo để thúc đẩy sức mua của khách hàng.

6
 Vấn đề về nguyên liệu và hàng hóa của các doanh nghiệp là thừa thì lãng phí mà
thiếu thì thất thoát doanh thu, ảnh hưởng đến năng suất bán hàng, làm mất khách và khiến
doanh nghiệp trở nên thiếu chuyên nghiệp. Một trong các cách quản lý hiệu quả là kiểm
kho thường xuyên giúp nhanh chóng biết được mặt hàng nào đang bán chạy để có kế
hoạch nhập hàng kịp thời hoặc đưa ra chương trình khuyến mãi với hàng ế, hàng tồn
nhiều trong kho. Như vậy, nhờ quản lý kho hiệu quả cửa hàng sẽ tối ưu được doanh thu
và lợi nhuận.

3.7. Tăng cường bảo mật

Hầu hết các chương trình quản lý kho yêu cầu nhân viên sử dụng tài khoản người
dùng cá nhân khi tham gia giao dịch. Điều này tạo ra một lộ trình kiểm toán kết nối các
nhân viên cụ thể với các giao dịch cụ thể, giúp cải thiện trách nhiệm và giảm nguy cơ mất
cắp và các vấn đề khác. Nó cũng cho phép nhà tuyển dụng xác định các cơ hội đào tạo
mới và các cách khác để cải thiện thực hành của nhân viên.

Ngoài ra, các cấp truy cập dựa trên người dùng ngăn chặn truy cập trái phép vào các
báo cáo và phân tích nhất định. Điều này chỉ cho phép mỗi người dùng xem càng nhiều
thông tin cần thiết cho công việc của họ. Bằng cách này, bạn không phải lo lắng nhiều về
bí mật công ty và mất lợi thế cạnh tranh.

3.8. Quản lý sử dụng lao động

Hệ thống quản lý kho hàng cho phép tự do xác định phương pháp chọn, đóng gói và
bỏ đi nào hiệu quả nhất cho doanh nghiệp. Ngoài việc giúp tối ưu hóa vị trí hàng tồn kho
và tạo tuyến đường, nó còn có thể xác định nhân viên tốt nhất cho công việc. Xem xét các
yếu tố như mức độ kỹ năng, sự gần gũi và các nhiệm vụ khác, hệ thống giúp người dùng
phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm.

Ngoài việc tạo lịch trình và phân công công việc hàng ngày, phần mềm WMS có thể
được sử dụng để có được sự hiểu biết rộng hơn về lực lượng lao động của bạn. Sử dụng
dự báo lao động và KPI, người quản lý kho có thể thấy khi nào họ có thể cần nhiều hay ít
nhân viên, xác định người thực hiện hàng đầu và tìm kiếm các lĩnh vực cải tiến. Với chi
phí lao động chiếm tới 65% ngân sách kho trung bình, việc hiểu đầy đủ những tài nguyên
đó đang được chi tiêu là vô cùng quan trọng.

Hệ thống quản lý kho hỗ trợ giám đốc điều hành trong việc tối đa hóa việc sử dụng
không gian và lực lượng lao động của họ. Nếu chọn một hệ thống quản lý kho tự động
hóa các thói quen để luân chuyển và chọn hàng, công nhân sẽ cần ít không gian hơn, điều
này sẽ hợp lý hóa kho của doanh nghiệp và làm cho nó hoạt động hiệu quả hơn.
7
3.9. Cải thiện quan hệ khách hàng
Lợi ích của hệ thống quản lý kho mở rộng ra ngoài chính tổ chức, doanh nghiệp. Với
khả năng hiển thị hàng tồn kho cao, khả năng kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, chức năng
lên lịch nhận hàng và cả chuỗi cung, cầu đều được tối ưu hóa nhờ việc sử dụng hệ thống
quản lý. Một trong những lợi ích rõ ràng nhất cho các nhà cung cấp là giảm chờ do chậm
trễ khâu quản lý hàng trong kho.

Quá trình hoàn thành đơn hàng được cải thiện tổng thể, giảm thời gian giao hàng và
ít sự thiếu chính xác của đơn hàng. Thương hiệu của doanh nghiệp của bạn giữa các
khách hàng và nhà cung cấp sẽ được cải thiện.

Hệ thống quản lý kho hàng là một trong những giải pháp hỗ trợ rất lớn trong việc
quản lý và vận hành kho hàng. Giúp nhà quản lý tiết kiệm các chi phí và nhân công vận
hành kho hàng. Dễ dàng nắm bắt tình trạng tồn kho, kiểm soát hàng hoá trong kho đồng
thời đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp.

4. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ mới trong quá trình quản lý
kho thì tổ chức, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với một số vấn đề mang tính thách thức
khi bắt đầu đầu tư và thay đổi một hệ thống vốn đang quen với phương thức truyền thống
từ lâu.

4.1. Yếu tố con người

Việc thay đổi cách làm việc của một hệ thống cũng sẽ dẫn đến sự thay đổi về nhân
sự trong doanh nghiệp, nhân viên cần thay đổi quy trình làm việc nhằm đáp ứng được các
yêu cầu mới của hệ thống. Đây cũng là rào cản lớn đối với thành công của hệ thống. Mặc
dù mang đến hiệu quả vượt trội so với quy trình thủ công nhưng không phải ai cũng có
thể dễ dàng sử dụng những phần mềm này. Nó đòi hỏi người lao động phải có sự am hiểu
nhất định thì mới có thể dùng tốt. Đây là hạn chế khá lớn bởi không phải công ty nào
cũng có đội ngũ nhân viên giỏi. Nếu phải đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm sẽ
gây tốn kém. Từ đó, ảnh hưởng đến quá trình làm việc của doanh nghiệp.

4.2. Chi phí đầu tư và triển khai thiết lập hệ thống

Phần mềm quản lý kho được xem là giải pháp tối ưu dành cho các công ty, doanh
nghiệp. Với nhiều ưu điểm, tính năng cùng tiện ích, trong tương lai sẽ trở thành xu hướng
tất yếu được các doanh nghiệp Việt lựa chọn. Tuy nhiên để ứng dụng thành công hệ thống
quản lý kho các doanh nghiệp cũng phải chuẩn bị tốt cơ sở vật chất để phục vụ cho quá
trình triển khai. Việc xây dựng một hệ thống kho thì cần phải có một hệ thống máy chủ
8
cùng với số lượng lớn máy tính đảm bảo chất lượng, an toàn, và đội ngũ kế toán có
chuyên môn tốt để phối hợp hiệu quả với bên cung cấp phần mềm.

Bên cạnh đó là vấn đề mà bất kì doanh nghiệp nào cũng quan tâm đó là vấn đề về
chi phí bỏ ra để mua phần mềm, có những doanh nghiệp lựa chọn sử dụng hình thức thuê
bao hay tự phát triển, tuy nhiên dù sử dụng hình thức nào thì đều sẽ phải đầu tư một
khoản chi phí của doanh nghiệp cho phần mềm và thậm chí là các khoản chi phí khác phát
sinh trong quá trình sử dụng phần mềm.

Một phần mềm thường được xây dựng có thể giải quyết tích hợp rất nhiều bài toán
được đặt ra trong quá trình quan lý kho, chính vì vậy trong quá trình đưa phần mềm vào
triển khai và sử dụng cũng tốn một khoảng thời gian không nhỏ đối với toàn doanh nghiệp
(đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn).

Trong khi riêng phần mềm là một khoản đầu tư lớn, quá trình thực hiện có thể tốn
gần gấp bốn lần. Các doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần thiết để
triển khai thành công. Doanh nghiệp có thể cần phải thuê thêm nhân viên công nghệ
thông tin, chuyên gia tư vấn, chuyên gia đào tạo phần mềm,… Hơn nữa, còn có thể cần
đầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho hệ thống của mình, chẳng hạn như
máy chủ và thiết bị di động tương thích.

4.3. Lượng người truy cập vào hệ thống bị giới hạn

Một phần mềm quản lý kho hàng sẽ không thể hỗ trợ cùng lúc một lượng lớn các
người dùng truy cập vào hệ thống. Do vậy, nếu muốn xem hoặc thao tác, bạn phải chờ đợi
hoặc làm riêng ra từng file rồi tổng hợp, lưu lại… Công việc này rất thủ công và tốn nhiều
thời gian.

Tuy nhiên, với những doanh nghiệp lớn, họ sẽ sử dụng những phần mềm quản lý
kho có trả phí. Vì những phần mềm này sẽ có những thuật toán để giải quyết được điều
này.

4.4. Phần mềm quản lý kho thiếu tính bảo mật, độ an toàn không cao
Việc sử dụng phần mềm sẽ đem lại những lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp, tuy
nhiên việc sử dụng phần mềm cũng rất dễ dẫn đến tình trạng bị đánh cắp dữ liệu từ những
tin tặc (hoặc thủ đoạn cạnh tranh không lành mạnh), và bị tấn công bởi virus,…

Một số phần mềm quản lý kho miễn phí không có độ bảo mật cao. Chẳng hạn như
phần mềm quản lý kho bằng Excel, do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu

9
trữ trên một máy tính. Như vậy, trong các trường hợp không may xảy ra mất điện, máy
tính hỏng, nhiễm virus… thì các dữ liệu có nguy cơ bị mất trắng hoàn toàn.

4.5. Một số phần mềm quản trị kho miễn phí không phù hợp với các doanh nghiệp có quy
mô lớn
File dữ liệu chỉ phù hợp xử lý khi có dung lượng nhỏ. Nếu các nghiệp vụ tăng lên,
dung lượng lớn khiến cho tốc độ xử lý dữ liệu bị chậm đi. Hơn nữa, doanh nghiệp phải
lưu trữ nhiều file excel cho mỗi tháng. Trong quá trình bán và quản lý hàng phải lưu trữ
nhiều tệp Excel khác nhau, gây khó khăn cho việc theo dõi tổng thể, kiểm soát hàng theo
ngày mong muốn. Phần mềm này cũng chỉ phù hợp để tra cứu, quản lý trên máy tính,
không phù hợp khi sử dụng điện thoại.

5. Phần mềm quản lý kho BRAVO

5.1. Giới thiệu về Bravo
Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO là công ty chuyên sâu phát triển và triển khai
ứng dụng các hệ thống phần mềm về công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh
nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh –
xã hội.

BRAVO là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản trị tài chính, kế toán và
quản trị doanh nghiệp (ERP) có quy mô và uy tín của Việt Nam. Thế mạnh của BRAVO
là hiểu biết chế độ kế toán Việt Nam cũng như kế toán quốc tế, đặc thù quản lý trong quá
trình điều hành doanh nghiệp và có kinh nghiệm triển khai phần mềm lâu năm.

BRAVO có được uy tín trên thị trường về các dòng sản phẩm mà BRAVO cung cấp.
Việc triển khai và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000 đã và đang tạo ra cho BRAVO một phong cách làm việc chuyên nghiệp với
những sản phẩm chất lượng nhằm thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu khắt khe của khách hàng
và các chuẩn mực, quy định của Việt Nam cũng như quốc tế.

Ngoài ra, BRAVO còn được các tổ chức tư vấn và các doanh nghiệp lớn của Việt
Nam đánh giá là một trong những doanh nghiệp phần mềm có chất lượng cung cấp sản
phẩm và dịch vụ tốt nhất.

Dự kiến đến cuối năm 2025, BRAVO có số lượng CBNV khoảng 600 với hệ thống
cung cấp dịch vụ, đào tạo chuyên nghiệp. Với cơ cấu và bộ máy sẽ được tổ chức tại mỗi
vùng miền (BRAVO-HN, BRAVO-HCM, BRAVO-ĐN) cơ bản như sau: Bộ phận Kinh
doanh, bộ phận Marketing, bộ phận tư vấn nghiệp vụ, bộ phận kỹ thuật triển khai, bộ phận

10
bảo hành, bộ phận phát triển sản phẩm, bộ phận công nghệ, bộ phận kiểm thử sản phẩm
(TEST), bộ phận tổng hợp (Hành chính - Đối ngoại), bộ phận kế toán, bộ phận nhân sự.

5.2. Tổng quan về phần mềm quản lý kho Bravo

Quản lý kho là một trong những phân hệ cơ bản của hệ thống phần mềm quản trị
tổng thể doanh nghiệp (BRAVO 8R2 ERP-VN) – sản phẩm chính mà BRAVO đang cung
cấp. Phần mềm quản lý kho BRAVO cho phép doanh nghiệp kết nối dữ liệu các phân hệ
khác như: Quản lý bán hàng, Quản lý mua hàng, Sản xuất – Giá thành, và Kế toán tổng
hợp.

Khi sử dụng phần mềm này, các bộ phận như Kế hoạch – Vật tư – Quản lý kho
hàng, Bộ phận Kế toán, Ban Lãnh đạo sẽ được hỗ trợ tác nghiệp nhằm đảm bảo công việc
luôn diễn ra thuận lợi.

Phân hệ Quản lý kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng
vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.
Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.

5.3. Chức năng chính của phần mềm quản lý kho BRAVO
5.3.1. Chức năng nhập – xuất hàng
Nhập – xuất hàng được coi là một trong những chức năng quan trọng trong quy trình
quản lý kho và được xem là bước quan trọng nhất hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và
quản lý tồn kho chính xác. Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống kiểm soát hàng
hóa của doanh nghiệp sẽ không thể chặt chẽ, dễ phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát
hàng, gây hậu quả khó lường.

Với những doanh nghiệp lớn việc quản lý hàng hóa theo cách thủ công sẽ có nhiều
bất cập, chính vì vậy các hệ thống quản lý chức năng xuất, nhập hàng phát huy hiệu quả
tối đa nhất trong lúc này. Việc phân loại hàng hóa đúng nơi đúng chỗ, sẽ đảm bảo cho các
quy trình kho khác được diễn ra thuận lợi. Với phần mềm quản lý kho của BRAVO,
doanh nghiệp có thể tích kiệm thời gian và nhân lực cho các hoạt động nghiệp vụ trong
quá trình nhập – xuất hàng tại kho của mình.

Lập và in phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển, phiếu xuất lắp ráp và
phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm

Trong quy trình nhập hàng của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp có nhu cầu nhập, xuất
hàng từ các bộ phần khác. Nhân viên kiểm tra kho hàng, nếu sản phẩm gần hết hoặc hết
thì nhân viên sẽ tạo đơn mua hàng gửi cho nhà cung cấp. Lúc này phần mềm quản lý kho
11
BRAVO sẽ tiến hành lập và in phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu xuất điều chuyển, phiếu xuất
lắp ráp và phiếu xuất công cụ dụng cụ trực tiếp trên phần mềm. Nhân viên dựa theo
những mẫu in có sẵn và điền những thông tin cần thiết về mặt hàng muốn nhập – xuất.

Quản lý xuất – nhập vật tư theo bộ

Trên thực tế khi hàng hóa được nhập về có thể là những chi tiết nhỏ trong hàng hóa lớn.
Lúc này phần mềm quản lý kho BRAVO sẽ hỗ trợ quản lý hàng hóa, vật tư theo bộ. Hàng
hóa khi được nhập về sẽ được nhân viên nhập dữ liệu vào hệ thống về thông tin hàng hóa.
Lúc này hệ thống sẽ tiến hành quản lý hàng hóa theo từng bộ. Và khi muốn xuất hàng hóa
theo bộ (hoặc từng chi tiết nhỏ), nhân viên sẽ sử dụng phần mềm để kiểm tra, thống kê về
các thông tin của hàng hóa có sẵn trong kho. Đồng thời cập nhật lại thông tin hàng hóa
sau khi xuất. Lúc này hệ thống sẽ lưu lại những thông tin còn lại của hàng hóa sau mỗi
quá trình thay đổi do việc nhập – xuất.

Quản lý xuất – nhập vật tư, hàng hóa theo kho, theo vị trí với sơ đồ kho được thiết
kế trên phần mềm

Khi tiến hành xuất, nhập hàng hóa thành công, nhân viên kho sẽ tiếp tục sử dụng phần
mềm BRAVO để tiến hành quản lý hàng hóa vào kho và ra khỏi kho, tiến hành kiểm tra,
đối chiếu các thông tin của hàng hóa như mã hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng,… để tiến
hành nhập/xuất hàng vào/ra kho. Với những doanh nghiệp có nhiều kho hàng thì phần
mềm quản lý kho sẽ giúp phân loại, đối chiếu các hàng hóa, vật tư của từng kho hàng.
Hàng hóa sau khi nhập/xuất vào/ra sẽ được phân theo từng vị trị trong bảng sơ đồ kho
được thiết kế sẵn, và sẽ được cập nhập trên phần mềm BRAVO để tiện cho việc quản lý.
Khi nhập và xuất hàng, nhân viên có thể sử dụng sơ đồ kho có sẵn trên phần mềm để
tránh mất thời gian tìm hàng hóa, vật tư.

Quản lý việc nhập, xuất hàng hóa, vật tư theo nhiều tiêu thức

Ngoài ra phần mềm quản lý kho BRAVO còn giúp quản lý việc nhập, xuất hàng hóa, vật
tư theo nhiều tiêu thức: mặt hàng, nhóm hàng, dạng xuất/nhập,… thuận tiện cho người sử
dụng trong quá trình tra cứu, tìm kiếm các mặt hàng trong kho (vì phần mềm đã sắp xếp
thông tin của hàng hóa theo từng mục), đồng thời kiểm tra được số lượng hàng hóa còn
trong kho để tiến hành nhập, xuất hàng hóa cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó còn phân loại
những hàng hóa, vật tư mới, cũ, giúp nhân viên dễ dàng trong việc kiểm soát những loại
hàng hóa khác nhau trong kho.

12
5.3.2. Chức năng tồn kho

Việc doanh nghiệp sau mỗi quá trình sản xuất đều xuất hiện những hàng hóa còn
thừa, còn dư, là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, những hàng hóa này vẫn còn có thể
tái sử dụng (đôi khi là hàng hóa theo mùa), chính vì vậy, doanh nghiệp cần có một bộ
phận đảm nhiệm chức năng quản lý những loại hàng hóa đó. Và BRAVO cung cấp phần
mềm với chức năng quản lý tồn kho cùng các hoạt động nghiệp vụ như: Quản lý thời hạn
sử dụng của vật tư-hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập; Quản lý hạn mức vật tư,
hàng hóa tồn trong kho (khai báo số lượng tồn kho tối đa, tối thiểu); Phân tích tình trạng
vật tư, hàng hóa tồn trong kho.

Quản lý thời hạn sử dụng của vật tư – hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập

Tính năng này giúp quản lý được thời gian hàng nhập kho, thời hạn sử dụng được khuyến
nghị,… từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những hướng đi, chiến lược hoạt động hoặc có
những điều chỉnh kinh doanh, sản xuất cho phù hợp với những yếu tố đó. Phần mềm sẽ
tiến hành tính toán, phân tích dựa trên các thông tin được cập nhật, đưa ra được thông báo
về những hàng hóa còn mới, hàng hóa sắp hết hạn hoặc đã hết hạn. Thay vì sử dụng
phương pháp truyền thống vào lưu trữ các số liệu rất dễ gây ra nhầm lẫn, sai sót, việc áp
dụng công nghệ của phần mềm quản lý kho BRAVO đem đến sự chính xác, quản lý có
khoa học, logic, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của kho cũng như doanh nghiệp.

Quản lý hạn mức vật tư, hàng hóa tồn kho

Định mức hàng tồn trong nhà kho là số lượng hàng hóa được xác định luôn được duy trì
trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời khi có nhu cầu sử dụng phát sinh và duy trì hoạt
động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra liên tục, không bị gián đoạn. Nếu doanh
nghiệp chỉ quản lý xuất, nhập hàng hóa trong kho một cách đơn thuần mà không có kế
hoạch tính toán, chuẩn bị cho lượng hàng hóa, vật tư định mức cần thiết trong tồn kho để
đối phó với những tình huống bất ngờ thì doanh nghiệp sẽ có nguy cơ đối mặt với việc bỏ
lỡ nhiều cơ hội kinh doanh hoặc cơ hội kinh doanh bị gián đoạn. Tuy nhiên, việc để hàng
tồn kho quá lớn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như làm
tăng nhiều chi phí bảo quản, mặt bằng,…để lưu trữ hàng hóa.

Vì vậy để giúp các doanh nghiệp có thể dễ hàng hệ thống hóa lại mức độ tồn kho, phần
mềm sẽ cập nhập hàng hóa đã lưu, theo dõi và phân tích đưa ra hạn mức số lượng vật tư,
13
hàng hóa tồn trong kho, khai báo hạn mức số lượng tối đa để nhà doanh nghiệp đưa ra
quyết định xử lý hợp lý giải quyết số lượng tồn kho ấy, tránh tình trạng hàng hóa quá hạn
– không thể sử dụng được và làm tăng chi phí, diện tích bảo quản, cũng như phần mềm
cũng khai báo số lượng tối thiểu mà hàng hóa cần nhập vào để đảm bảo hàng hóa luôn có
sẵn, đầy đủ để việc kinh doanh xuất hàng không bị gián đoạn, lượng hàng hàng lưu
chuyển liên tục. Quản lý theo dõi hàng hóa dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho để
tính và đưa ra kế hoạch mua hàng – bán hàng, tính toán vốn đầu tư hợp lí.

Phân tích tình trạng vật tư, hàng hóa tồn trong kho.

Chức năng này giúp doanh nghiệp xác định được tình trạng bảo quản của mọi hàng hóa
trong kho để đảm bảo chất lượng hàng trong suốt quá trình lưu kho, tránh trường hợp như
hàng hóa bị ảnh hưởng bởi điều kiện môi trường, thời tiết hay các tác động ngoại cảnh
khác. Hoặc nhiều hàng hóa bị bỏ quên, bị mất mát trong khi được lưu trữ tại kho. Nhân
viên sẽ tiến hành kiểm tra hàng định kì và liên tục cập nhật tình hình lên hệ thống gồm
thông tin hàng hóa bị thất thoát, lí do, số lượng hàng tồn,…Từ đó doanh nghiệp có thể
đưa ra được hướng giải quyết hàng hóa bị hư hỏng, khắc phục các vấn đề còn tồn tại, đảm
bảo hạn chế tối đa những tổn thất, hao hụt trong kho.

5.3.3. Chức năng thống kê – báo cáo

Việc nhập – xuất hàng hóa là yếu tố quan trọng trong quá trình kinh doanh, sản xuất
của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau mỗi vòng chu chuyển của kinh doanh, doanh nghiệp
cần đánh giá lại quá trình sản xuất để từ đó đưa ra những quyết định, phương án tốt hơn
để kinh doanh hiệu quả. Nhưng trong một khoảng thời gian dài, việc thống kê lại dữ liệu
mất rất nhiều thời gian và công sức, thậm chí là dễ xảy ra sai sót. Chính vì vậy việc sử
dụng các phần mềm hỗ trợ sẽ giúp khắc phục những nhược điểm sẽ được các doanh
nghiệp ưu tiên hơn bao giờ.

Phân bổ chi phí vận chuyển và chi phí khác (phí hải quan, phí bốc dỡ…) cho vật tư,
lô, kho hàng hoặc phiếu nhập cụ thể

Chi phí vận chuyển và các phụ phí các là khoản phí vô cùng quan trọng trong mọi doanh
nghiệp cũng như trong các hoạt động xuất – nhập của kho. Việc phân bổ sao cho hợp lí,
khoa học sẽ giúp các quy trình được thực hiện trơn tru, hiệu quả nhất. Điều này đòi hỏi
người quản lý phải nắm rõ tình hình hoạt động của kho và tình hình tài chính cho phép
của công ty. Tuy nhiên trong quá trình tính toán, thống kê chi phí sẽ tốn rất nhiều thời

14
gian, và khả năng xảy ra sai số rất lớn, và điều này sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ chi tiêu của
doanh nghiệp. Vì vậy việc sử dụng một phần mềm để hỗ trợ, nâng cao tính chính xác trở
nên rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Phần mềm quản lý kho BRAVO đáp ứng tốt
những yêu cầu đó bằng cách tự động hóa việc thu thập dữ liệu về chi phí trong quá khứ,
từ đó đưa ra được phương án phân bổ tối ưu nhất. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có khả
năng kiểm soát các chi phí ra/vào tốt hơn.

Quản lý và theo dõi đơn hàng, đồng thời dựa trên kế hoạch sản xuất, mức tồn kho
để tính và đưa ra kế hoạch hàng mua

Đơn hàng sau khi xuất kho vẫn cần được theo dõi sát sao, đảm bảo hàng được bảo toàn về
chất lượng và số lượng khi đến với khách hàng hoặc kho hàng khác. Hệ thống sẽ giúp
quản lý được lộ trình, tình trạng đơn hàng trên suốt quá trình vận chuyển và cả trong quá
trình nhập kho, lưu kho khách hàng. Nếu có bất cứ yêu cầu hoàn trả nào, hệ thống sẽ báo
về cho thủ kho thông tin hàng hoàn. Đối với quá trình nhập hàng, cần theo dõi để cập nhật
về mức hàng còn lại trong kho, từ đó đánh giá khả năng về nhu cầu nhập hàng, tránh tình
trạng thiếu hàng, thừa hàng so với kế hoạch. Sau mỗi quá trình, phần mềm sẽ thực hiện
thống kê số lượng, thông tin hàng tồn kho, xem xét kế hoạch sản xuất, từ đó đề xuất
phương hướng nhập hàng để đảm bảo mức tồn kho tối thiểu, đủ để đáp ứng nhu cầu kinh
doanh, mua bán của doanh nghiệp, hạn chế các sai sót xảy ra.

Tính giá vốn tự động theo phương pháp: Giá đích danh, Giá bình quân gia quyền,
Giá bình quân thời điểm, Giá nhập trước xuất trước

Việc kinh doanh có hiệu quả hay không đều phụ thuộc vào chi phí bỏ ra đầu tư và doanh
thu sau khi kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát được các chi
phí nhập hàng, phí vận chuyển và các phụ phí khác sẽ là điều kiện tiên quyết để giúp ban
quản lý có thể tính được giá vốn đầu tư mình cần phải bỏ ra, tránh được việc mất/lỗ/thừa
vốn. Tuy nhiên, việc tính giá vốn theo cách truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn trong tính
toán, dễ xảy ra sai sót đồng thời tốn nhiều thời gian, và nhân lực cho công việc này. Chính
vì vậy, việc sử dụng phần mềm, ứng dụng để nâng cao hiệu suất và độ tin cậy được doanh
nghiệp ưu tiên hơn, nhờ sự hỗ trợ từ công nghệ của phần mềm quản lý kho BRAVO, việc
thực hiện những công việc đó trở nên dễ dàng hơn, chính xác hơn bằng các phương pháp,
thông tin, công thức được cung cấp sẵn như: Giá đích danh, Giá bình quân gia quyền, Giá
bình quân thời điểm, Giá nhập trước xuất trước.

15
 Quản lý nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn
vị tính

Việc phân loại thông tin theo các đơn vị tính sẽ giúp thủ kho có cái nhìn tổng quát nhất về
tình hình lưu trữ hàng trong kho, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý khoa học hơn, logic
hơn. Ban quản lý sẽ nắm được số lượng, chủng loại, mẫu mã của từng mặt hàng, khi có
yêu cầu xuất – nhập hay lưu chuyển sẽ nhanh chóng kiểm kê được lượng hàng tồn, từ đó
đưa ra các quyết định chính xác. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể kinh doanh rất nhiều mặt
hàng, nhập và xuất rất nhiều loại hàng hóa, vật tư khác nhau, vì vậy số lượng hóa đơn
nhập – xuất là không thể kể hết, tuy nhiên việc lưu giữ những hóa đơn này gây bất tiện
cho việc kiểm tra cũng như cất giữ, đồng thời khi muốn tra cứu lại một hóa đơn nào đó sẽ
gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy phần mềm BRAVO hỗ trợ quản lý các thông tin trên
chứng từ kho như kho, vật tư, nhập – xuất theo nhiều đơn vị tính (như tấn – kg, thùng –
hộp, két – chai). Việc sử dụng phần mềm lưu trữ này vừa thuận tiện cho quá trình tái kiểm
tra cũng như lưu giữ các thông tin quan trọng sau mỗi lần thay đổi dữ liệu.

Cập nhật kiểm kê định kỳ, tự động tạo các phiếu xuất khi đã có giá trị kiểm kê

Trong khoảng thời gian vận hành của doanh nghiệp (theo quý hay theo năm), việc nhập –
xuất – tồn kho hàng hóa luôn luân chuyển, dẫn đến việc dữ liệu trong phần mềm cũng sẽ
thay đổi. Vì vậy, việc cập nhật kiểm kê định kỳ là một trong những việc vô cùng quan
trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào, nhân viên sẽ ghi giá thành và thực hiện hạch toán
dựa trên những chứng từ xuất nhập hàng hóa ghi ở trong kho hàng với chu kỳ kinh doanh
đã nhận được từ thủ kho. Tuy nhiên, việc kiểm kê theo cách truyền thống dễ gây ra nhiều
sai sót, tốn rất nhiều thời gian, công sức. Vì vậy, phần mềm BRAVO hỗ trợ hoạt động
nghiệp vụ giúp nhân viên có thể dễ dàng cập nhật kiểm kê định kì, và phần mềm còn tự
động tạo các phiếu xuất mẫu khi đã có giá trị kiểm kê. Chính vì vậy, thông tin sau khi
tổng hợp sẽ mang tính chính xác cao, đáng tin cậy.

In báo cáo

Những báo cáo về dữ liệu hàng hóa, vật tư, bộ phận quản lý cần phải sắp xếp dữ liệu vào
từng mục quy định với từng nhu cầu của ban chỉ đạo phía trên. Sau khi có giá trị kiểm kê,
công việc tiếp theo đó là in các báo cáo để gửi lên cho ban quản trị, là mấu chốt để ban
quản trị nắm được tình hình hoạt động, từ đó đưa ra phương hướng hoạt động, thay đổi
các quy trình quản lý nhằm phát huy được điểm mạnh và giải quyết các vấn đề còn tồn
tại, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. Nội dung báo cáo gồm: Bảng kê nhập/xuất vật tư

16
– hàng hóa, Bảng kê xuất khuyến mãi, Sổ chi tiết vật tư, Thẻ kho, Bảng tổng hợp Nhập–
Xuất–Tồn, Báo cáo tồn kho theo hạn mức, Báo cáo vật tư chậm luân chuyển, Báo cáo tuổi
hàng tồn kho theo phiếu nhập cuối, Báo cáo nhu cầu vật tư,… dựa vào những thông tin
của các chức năng được liên kết phía trên.

B. BÀI TẬP
1. Mô tả bài toán
Một trung tâm X muốn tổ chức thi thử, để quản lý các hoạt động nghiệp vụ bên
trong quá trình thi, cần xây dựng một hệ thống quản lý đáp ứng các nhu cầu sau:

Trung tâm thành lập một ban điều hành để chỉ đạo mọi hoạt động công tác về cơ sở
vật chất trong quá trình tổ chức thi. Qua hệ thống, họ sẽ xác định những vật dụng cần có
trong phòng thi như: bàn ghế, điện sáng, quạt mát,… và đánh số phòng thi. Sau đó dùng
hệ thống để tạo một bản đồ phòng thi cho thí sinh. Hệ thống sẽ thông báo lịch thi và lệ phí
thi cho thí sinh.

Đối với những thí sinh tham gia thi, nhân viên sẽ sử dụng hệ thống để xem số lượng
phòng thi còn trống, nếu còn trống phòng thi, thì báo lại cho thí sinh dự thi, lúc này trung
tâm sẽ sử dụng hệ thống để lưu lại những thông tin về thí sinh như: Họ tên, ngày sinh, địa
chỉ, các môn đăng kí, và đưa phiếu thu lệ phí thi và thẻ dự thi cho thí sinh.

Đối với cán bộ coi thi, hệ thống sẽ lưu lại thông tin của cán bộ coi thi: Tên cán bộ,
số buổi coi, số lượng bài chấm thi,… và số buổi coi thi & số bài chấm thi. Mỗi cán bộ sẽ
có một mã số riêng, dựa vào đó hệ thống sẽ cấp thẻ coi thi cho từng cán bộ. Dựa vào số
buổi coi thi và số lượng bài chấm thi, hệ thống sẽ tính tổng tiền phải trả cho cán bộ coi
thi.

Sau khi kết thúc quá trình thi, bài thi sẽ được tổng hợp lại bởi hệ thống, và hệ thống
sẽ cập nhật và xếp hạng điểm thi vào một danh sách theo từng môn của từng thí sinh. Sau
đó thí sinh đến lấy kết quả mang theo thẻ dự thi. Nhân viên kiểm tra thẻ dự thi, nếu hợp lệ
thì gửi lại bài thi và phiếu báo điểm cho thí sinh. Nhân viên sử dụng hệ thống để cập nhật
thông tin những sinh viên đã nhận và chưa nhận bài thi.

Công tác thi thử được tổ chức nhiều lần trước khi thí sinh bước vào thi đại học nhằm
tạo điều kiện củng cố kiến thức cũng như tinh thần cho thí sinh khi đi thi, do vậy cuối mỗi
đợt thi thử, hệ thống sẽ in báo cáo tổng hợp giúp ban điều hành rút kinh nghiệm tổ chức
cho đợt thi sau hiệu quả hơn.

17
2. Xác định thành phần
Tác nhân ngoài: Thí sinh, Cán bộ, Ban điều hành

Kho dữ liệu: Cơ sở vật chất, Phòng thi, Lịch thi, Lệ phí thi, Bài thi, Thẻ dự thi, Phiếu báo
điểm, Thẻ coi thi, Cán bộ, Thí sinh, Số buổi coi thi và số bài chấm thi, Phiếu thu lệ phí.

Luồng thông tin:

Luồng thông tin đi vào: Thông tin thí sinh, Lệ phí thi, Thông tin cán bộ, Thông tin quản
trị, Thông tin bài thi, Thông tin thẻ dự thi, Chỗ trống (trong phòng thi), Thông tin lệ phí
thi, Thông tin số buổi coi thi và số bài chấm thi, Thông tin phiếu báo điểm, Thông tin thẻ
coi thi, Thông tin phiếu thu lệ phí, Thông tin CSVC, Thông tin phòng thi, Thông tin lịch
thi.

Luồng thông tin đi ra: Thẻ dự thi, Phiếu thu lệ phí, Thẻ coi thi, Tiền công, Bài thi, Phiếu
báo điểm, Điểm và xếp hạng, Báo cáo.

3. Biểu đồ
3.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)

3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD)

3.2.1. BLD mức ngữ cảnh

18
3.2.2. BLD mức đỉnh

3.2.3. BLD mức dưới đỉnh

3.2.3.1. BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý công tác chuẩn bị

19
3.2.3.2. BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý đăng kí dự thi

3.2.3.3. BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý cán bộ

20
3.2.3.4. BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý kết quả bài thi

3.2.3.5. BLD mức dưới đỉnh của chức năng quản lý báo cáo tổng hợp

21
22