1) Tổng quan về hệ thống Warehouse Management 365 (WMS 365):

1.1) Giới thiệu về hệ thống:

Công Ty dược phẩm Hoa Đà được thành lập vào năm 2018, trước đây do phải chịu sự tác
động nặng nề từ COVID-19, doanh nghiệp đã không thể mở rộng quy mô và gặp rất
nhiều khó khăn trong việc kinh doanh cũng như dự trữ, bảo quản các loại hàng dược
phẩm tồn kho trong một khoảng thời gian dài. Thế nhưng, sau hậu COVID 19 doanh
nghiệp muốn tái định hình để phát triển bền vững hơn. Nên từ đó doanh nghiệp đã mở
rộng quy mô bằng cách chuyển mình và tạo ra một chuỗi nhà thuốc tiện lợi, qua đó kéo
theo quy mô về số lượng kho cũng được tăng thêm để đảm bảo tốt hoạt động lưu trữ, bảo
quản, cập nhật tình hình hàng hóa có trong kho một cách chính xác và chi tiết trước khi
giao đến chuỗi. Trước đây tại thời điểm 2018, doanh nghiệp chỉ sở hữu duy nhất một kho
hàng và quy trình chủ yếu vẫn hoạt động thủ công thông qua các phiếu xuất, nhập cũng
như giấy tờ phần lớn được lập và tạo từ kế toán kho và thủ kho. Tuy nhiên, sau khi mở
rộng hơn về số lượng kho, thì doanh nghiệp đã áp dụng thêm các công nghệ cũng như hệ
thống quản lý kho để thực hiện các chức năng kiểm soát và theo dõi các chuyển giao và
lưu trữ các nguồn lực có sẵn trong kho hiệu quả hơn. Hiện nay, doanh nghiệp đã có một
hệ thống quản trị kho tương đối đầy đủ các chức năng để đáp ứng được nhu cầu kiểm
soát hàng hóa tồn kho ở các kho khác nhau trên toàn quốc.
1.2) Mục tiêu của hệ thống:
Hệ thống Warehouse Management 365 (WMS 365) của Công Ty dược Hoa Đà với các
chức năng chính như: Tạo phiếu xuất nhập kho, tạo phiếu kiểm kho, tạo phiếu điều chỉnh
kho nhằm hỗ trợ doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của
kho hàng trong thời gian thực, kiểm soát nhân viên kho, hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng
ngày cho nhà quản trị. Hệ thống quản lý kho giúp đảm bảo tính thống nhất cao giữa các
bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho, hạn chế tối đa tình
trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. Ngoài ra, hệ thống cũng giúp nhân viên dễ
dàng quản lý các đối tượng và các hoạt động diễn ra trên hệ thống, tối ưu hóa thời gian và
công sức.
1.3) Phạm vi của hệ thống:
Hệ thống Warehouse Management 365 (WMS 365) của công ty dược phẩm Hoa Đà được
áp dụng cho tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, sẽ được chỉ định mức độ
ưu tiên với từng đối tượng khác nhau trong quá trình sử dụng và vận hành hệ thống.
2) Xác định yêu cầu:
2.1) Khảo sát hệ thống:
Tiêu chí khảo sát
1) Các chức năng của hệ
thống
2) Giao diện hệ thống
3) Hình thức
4) Quản lý thông tin chung về
kho, cửa hàng phân phối và
nhà cun cấp
5) Quản lý các loại phiếu
xuất, nhập, điều chỉnh,
kiểm kê
Warehouse Management 365 (WMS 365)
- Đăng ký thành viên
- Đăng nhập
- Quản lý thông tin kho
- Quản lý thông tin nhà cung cấp
- Quản lý thông tin sản phẩm
- Quản lý thông tin xuât/nhập, điều
chỉnh, kiểm kê kho
- Quản lý thông tin cửa hàng phân
phối
- Quản lý tài khoản
- Đầy đủ thông tin về kho, sản phẩm,
thông tin một số loại phiếu hỗ trợ
trong quy trình cũng như các đối tác
liên kết của doanh nghiệp. Màu sắc
hài hòa, thanh công cụ dễ sử dụng,
có phân rõ theo từng chức năng theo
nhu cầu sử dụng của nhân viên phù
hợp với dễ tiếp cận sử dụng ngay với
nhửng nhân viên lần đầu sử dụng..
- Hệ thống Warehouse Management
365 (WMS 365) cung cấp cho doanh
nghiệp một khối thông tin tích hợp
thông qua các chức năng theo từng
quy trình của doanh nghiệp giúp cho
nhân viên có thể dễ dàng quan sát và
thao tác qua hệ thống một cách dễ
dàng và đơn giản nhất.
- Thông qua từng tính năng quản lý
riêng biệt nhưng có sự tích hợp chặt
chẽ thông qua hệ thống giúp nhà
quản lý, nhân viên dễ theo dõi và
đưa ra quyết định đúng đắn trong
quá trình hoạt động.
- Từ cách thức hoạt động của doanh
nghiệp, hệ thống bổ trợ một cách tối
ưu nhất cho doanh nghiệp về mặt
quy trình như phân loại và xử lý các
loại phiếu quan trọng của một quy
 trình thông qua nhiều bước, cũng
như tạo các điều kiện truy xuất một
cách dễ dàng thông qua từng chức
năng hệ thống đưa ra theo từng chức
năng cụ thể.
6) Người dùng - Các nhà quản lý
- Nhân viên kho

2.2 Phân tích hiện trạng

2.2.1 Ưu điểm
Có đầy đủ các tính năng cần có của một hệ thống quản lý kho hàng. Người dùng
dễ dàng truy xuất và tiếp cận trong quá trình đưa ra quyết định cho hoạt động của
doanh nghiệp. Giao diện dễ sử dụng, màu sắc có sự kết hợp hài hòa trong quá trình
thiết kế giúp người dùng có trải nghiệm tốt khi tác nghiệp trên hệ thống, cung cấp
khá đầy đủ các chức năng cần thiết cho việc quản lý kho hàng. Nhân viên quản lý
có thể quản lý được thông tin sản phẩm, thông tin đối tác liên kết, cũng như
INPUT, OUTPUT trong khâu vận hành một cách dễ dàng. Các thông tin về sản
phẩm cũng như các thông tin liên quan đầy đủ, rõ ràng, dễ nhận thấy. Có hướng
dẫn sử dụng tài khoản, các chính sách cũng được cập nhật đầy đủ.
2.2.2 Nhược điểm
- Về mặt nhược điểm, ta có thể thấy quy mô hệ thống còn khá nhỏ nên gặp một số
mặt hạn chế khi doanh nghiệp ngày càng mở rộng quy mô. Cụ thể là: hệ thống còn
cần mở rông thêm các chức năng như: quản lý xuất/ nhập vận chuyển qua lại trong
nội bộ, nguồn dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ tương đối hạn chế và tính
thống nhất cho toàn bộ thông tin của doanh nghiệp cần được hướng tới và mở
rộng.

3) Đánh giá, kết luận

4.1 Thuận lợi
- Các thành viên trong nhóm đều tin tưởng vào nhóm trưởng và tin tưởng vào các
thành viên còn lại nên có thế thoải mái chia sẻ hay nêu lên các ý kiến cá nhân của
mình nhờ đó tháo gỡ được những khó khăn mà cả nhóm mắc phải.
- Các thành viên trong nhóm tích cực, chủ động, tương tác với nhau mỗi khi họp
nhóm tạo sự thuận lợi trong việc giải quyết vấn đề.
- Có sự góp ý của các nhóm làm chung giúp đồ án hoàn thiện hơn.
- Giảng viên tích cực, chủ động đóng góp ý kiến cho bài làm của nhóm, nhờ đó
nhóm nhận ra những sai sót cần sửa chữa.
- Thời gian làm đồ án được thầy tạo điều kiện dài hơn, giúp các thành viên thành
viên trong nhóm có thêm thời gian cũng như áp lực trong quá trình thực hiện đề
tài.

4.2 Khó khăn

- Đây là môn có lượng kiến thức khá nhiều và tổng hợp, đòi hỏi mỗi thành viên
phải nắm chắc các kiến thức từ những môn trước.
- Gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu cũng như các đồ án khác để tham
khảo.
- Kiến thức các thành viên trong nhóm không đồng đều khiến dự án bị trì trệ gây
nhiều gánh nặng hơn cho các thành viên khác
- 4.3 Bài học kinh nghiệm
- Có được các kiến thức cơ bản về phân tích thiết kế hệ thống, học hỏi được nhiều
kiến thức từ giảng viên và các bạn trong lớp.
- Phải nắm chắc các kiến thức đã học từ những môn học trước điều này rất quan
trọng.
- Sắp xếp, phân bổ thời gian một cách hợp lý để hoàn thành tốt nhất đồ án.
- Chủ động liên hệ, trao đổi với giảng viên về tài liệu tham khảo cũng như các đồ
án khóa trước.
- Chủ động liên hệ, làm việc với các nhóm khác. Góp ý, giúp đỡ nhau nhiệt tình. -
Trước khi bắt đầu làm việc, cần đề ra quy định làm việc giữa các thành viên trong
nhóm, giữa các nhóm làm việc chung với nhau để tránh bất đồng về sau.
- Các thành viên trong nhóm phải có trách nhiệm, đoàn kết, tin tưởng lẫn nhau để
đạt hiệu quả cao trong công việc.
- Tìm hiểu và phân tích các vấn đề thực tế nhiều hơn