CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA

QUẢN TRỊ KHO

 Hàng tồn kho
Hàng tồn kho dùng để chỉ những nguồn
hàng (hoặc nguyên liệu sản xuất) dự trữ
để đáp ứng cho nhu cầu sử dụng/kinh
doanh hiện tại hoặc trong tương lai. Bao
gồm nhiều dạng như hàng thành phẩm,
hàng dở dang, nguyên vật liệu, linh kiện,
công cụ dụng cụ hỗ trợ sản xuất. Có ý
nghĩa đặc biệt quan trọng tới sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Vậy nên
cần quản lý chặt chẽ, đảm bảo chất lượng
cũng như số lượng.
 Quản lý kho hàng
Quản lý kho hàng bao gồm quản lý
nhập xuất tồn, quản lý số liệu, quản lý
hàng tồn kho,… Với nhiệm vụ là đảm
bảo mọi hoạt động của kho hàng đều
được vận hành suôn sẻ, không có sự cố
hoặc có thể xử lý sự cố một cách
nhanh chóng, không ảnh hưởng lớn tới
hàng hóa. Đồng thời đảm bảo hàng hóa
được bảo quản, lưu trữ an toàn, luân
chuyển, phân phối một cách hợp lý.
 Thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất nhập hàng

Mã vạch và phần 1 Sắp xếp hàng hóa

mềm quản lý kho 11 2 gọn gàng, khoa học

Sắp xếp hàng hóa Ứng dụng phương pháp

theo mã SKU
10 11 nguyên tắc 3 FIFO hoặc LIFO
cơ bản quản
lý kho hàng Cần thiết lập định
Sử dụng thẻ kho 9 4 mức tồn kho tối ưu
hiệu quả
Tính vòng quay tồn kho 8 5 Kiểm kho định kỳ

7 6
Sử dụng mô hình
Phân chia nhóm ưu tiên ABC
Lean Manufacturing
1. Thiết kế phòng quản lý gần với khu vực xuất
nhập hàng
- Bằng việc thiết kế phòng quản lý gần
với khu vực xuất nhập hàng hóa,
người quản lý kho hoặc nhân sự chịu
trách nhiệm có thể dễ dàng quan sát,
theo dõi hoạt động xuất nhập hàng.
- Ngoài ra, cũng sẽ cần khá nhiều thủ
tục, làm phiếu xuất nhập,… nên nếu
khoảng cách giữa văn phòng làm việc
và khu vực xuất nhập hàng gần nhau
sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn.
2. Sắp xếp hàng hóa gọn gàng, khoa
học
- Nguyên tắc đầu tiên để quản lý kho hàng hiệu quả, đó là phải
sắp xếp hàng hóa trong kho thật khoa học, gọn gàng.
- Cần phân chia khu vực loại hàng để tránh sự ảnh hưởng, tác
động giữa chúng với nhau. Việc này cũng giúp quá trình tìm
kiếm, xuất nhập hàng được thuận lợi, nhanh chóng hơn.
- Ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng là điều cần
thiết
 sẽ) Nguyên tắc 5S
(Sắp
Seiri xếp)
(Sàng lọc)
tiêuvà phòng
ực Bắt nguồn từ Nhật Bản và được
y. Cụ
địnhthể: áp dụng thành công ở nhiều công
bạn phảiđược
hứ cần xác xếp
định và phân
gnhư
àychỗ.
để dọn
ty trên thế giới.
n được các dụng cụ, đồ
màu
g, tần 5
sắc
xuấtđểsử
phân
hiệm với môi dụng, phân
Theo đó 5 chữ S trong mô hình
ngớicũnhau.
mới Các 4
vật bỏ những
và loại
nh
xác chữa
hỉ chịu cháy,
trách thiết 5S là viết tắt của Seiri (Sàng lọc);
dụng
àng.
không cần
lối thoát hiểm cần
thiết.
3
g bật
ười đótạo
ýlên.
ra môi 2 Seiton (Sắp xếp); Seiso (Sạch sẽ);
trong
hát
àn và tốt
1 Seiketsu (Săn sóc); Shitsuke (Sẵn
sàng).
•VD: Một trong những công ty áp dụng
thành công mô hình 5S của Nhật Bản
chính là Honda. Honda đã áp dụng 5S
không chỉ tại những văn phòng làm việc,
xưởng sản xuất mà ngay cả những cửa
hàng giới thiệu và bán sản phẩm của
Honda (Honda Head) cũng được Honda
đưa mô hình 5S vào hoạt động.
•Áp dụng quy trình làm việc theo 5S đã
giúp Honda cải tiến chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm được thời gian cũng
như chỉ phí cho sản xuất, đồng thời xây
dựng được một môi trường làm việc
năng động, sạch sẽ, gọn gàng và kỷ luật.
3. Ứng dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
- FIFO và LIFO là hai phương pháp quản lý, sắp xếp hàng hóa rất phổ biến
hiện nay trên thế giới và được nhiều doanh nghiệp ứng dụng mang lại hiệu
quả cao.
4. Cần thiết lập định mức tồn kho tối ưu
- Định mức tồn kho hiểu đơn giản là một
khoảng số lượng hàng hóa cần được duy trì
ổn định để đảm bảo hoạt động kinh doanh
được diễn ra liên tục và không bị gián đoạn,
có thể cung ứng kịp thời cho thị trường khi có
yêu cầu.
- Định mức tồn kho sẽ có ngưỡng tối thiểu và
ngưỡng tối đa. Cần đảm bảo số lượng hàng
trong kho không ít hơn ngưỡng tối thiểu, và
không nhiều hơn ngưỡng tối đa.
5. Kiểm kho định
kỳ

Để quản lý kho hàng tốt, cần tiến hành kiểm kê định kỳ. Tùy quy mô
kho và tính chất hàng hóa, cũng như tình hình thị trường mà giãn cách
thời gian kiểm kê. Thời gian lý tưởng thường được nhiều doanh
nghiệp hiện nay áp dụng là 6 tháng 1 lần.
 Việc kiểm kho sẽ bao gồm những hoạt động sau
đây:
- Kiểm tra tình hình kho hàng (mối mọt, dột, ẩm
thấp, hư hại,…). Nếu có cần đánh giá nguy cơ và
xử lý càng sớm càng tốt, tránh ảnh hưởng tới
hàng hóa

Kiểm tra tình hình, chất lượng hàng

hóa: Xem xét hạn sử dụng, sự hư hại
về bao bì, hoặc suy giảm chất lượng
sản phẩm và xử lý kịp thời.
6. Phân chia nhóm ưu tiên ABC
 ABC không phải là thứ tự tên

Tần suất bán ra

hàng hóa, mà là sự sắp xếp theo

Giá trị hàng hóa

mức độ cần được quan tâm.
 Để quản lý kho hàng hiệu quả, Nhóm A
doanh nghiệp cần phân chia hàng
hóa thành các nhóm sản phẩm có Nhóm B
các tính chất tương đồng. Song
song đó sẽ đánh giá mức độ quan
trọng, tầm ảnh hưởng để có sự
Nhóm C
quan tâm phù hợp. Phân tích ABC
sẽ có các tiêu chí như sau:
7. Sử dụng mô hình Lean Manufacturing 1.Define Value
Mô hình “Lean
manufacturing” còn gọi

Per rsue
2. Map

on
là phương pháp sản xuất

fecti
Value

u
5. P
tinh gọn. Với mục tiêu 5 lean Stream
tập trung nhận diện và principles
loại bỏ những hoạt động
không tạo thêm giá trị 4. E
nhưng lại làm tăng chi Pu stab
ll S lish 3. Create
phí trong sản xuất. yst
em Flow
8. Tính vòng quay tồn kho
Ứng dụng Inventory turnover sẽ
cho bạn biết số lần nhập hàng
trong kỳ -> ước tính được để bán
hết hàng tồn kho cần khoảng bao
nhiêu thời gian -> dự toán chính
xác hơn về thị trường, xây dựng
kế hoạch nhập hàng chuẩn xác.
Việc quản lý kho hàng này sẽ giúp
việc lưu trữ, sản xuất hàng đạt
hiệu quả cao hơn, tăng tính cạnh
tranh trên thị trường.
9. Sử dụng thẻ kho
- Thẻ kho để theo dõi số lượng hàng hóa, tình
hình xuất nhập và lượng tồn của hang và được
cập nhật số liệu liên tục.
- Thông qua thẻ kho, có thể nhận định được tình
hình kinh doanh của mặt hàng đó. Từ đó quản
lý kho có thể sắp xếp, bố trí, tăng giảm lượng
hàng xuất nhập cho phù hợp. Nếu xảy ra sơ sót,
sai lệch số liệu cũng có thể dựa vào thẻ kho để
nhanh chóng xác định chính xác.

Mẫu thẻ kho

10. Sắp xếp hàng hóa theo mã SKU
- SKU (Stock Keeping Unit) hay còn gọi là mã hàng hóa. Đây là cách đặt
tên hàng hóa dựa vào vị trí cũng như tính chất của hàng hóa đó. Thông
qua mã SKU, có thể nhanh chóng xác định được mặt hàng. Giúp cho việc
quản lý, xuất nhập hàng được diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
11. Mã vạch và phần mềm quản lý kho
- Cần chắc chắn rằng mọi kiện hàng
hoặc sản phẩm đều được kèm với
một mã vạch. Mã vạch chứa thông
tin của hàng hóa, khi quét qua phần
mềm quản lý sẽ được lưu trữ lại.
Cùng với sự kết hợp của phần mềm
quản lý kho hàng, mã vạch sẽ giúp
cho việc kiểm soát hàng hóa trở nên
khoa học và chính xác, tiện lợi hơn.
Câu hỏi lý thuyết: Quản lý kho hàng là gì?

 Quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng bao gồm quản lý nhập
xuất tồn, quản lý số liệu,
quản lý hàng tồn kho,… Với nhiệm vụ
là đảm bảo mọi hoạt động của kho hàng
đều được vận hành suôn sẻ, không có sự
cố hoặc có thể xử lý sự cố một cách
nhanh chóng, không ảnh hưởng lớn tới
hàng hóa. Đồng thời đảm bảo hàng hóa
Hết giờ!
được bảo quản, lưu trữ an toàn, luân
- Tim Cook, CEO hiện tại của Apple,
công ty đạt doanh thu 260,17 tỷ USD
2019. Tim Cook tin rằng những sản
phẩm công nghệ như điện thoại thông
minh, máy tính bảng, máy tính xách
tay,… giá trị sản phẩm giảm rất
nhanh, bạn sẽ mất 1-2% giá trị mỗi
tuần Cook từng nói “hàng tồn là cội
Trở lại năm 2011, so sánh cách các công
ty công nghệ quản lý hàng tồn kho của
họ cho thấy Apple hoạt động tốt hơn
nhiều so với Dell, HP, Blackberry (RIM)
và Motorola. Sử dụng công thức hệ số
vòng quay hàng tồn kho (Inventory
turnover) cho biết số lần mà hàng hóa
tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ
(vì vậy với lĩnh vực sản phẩm công nghệ
con số càng cao càng tốt). Năm 2011 hệ
số này của Apple đã tốt hơn Dell 2 lần,
tốt hơn HP 5 lần, 4,5 tốt hơn nhiều lần so
với Blackberry và tốt hơn 5,5 lần so với
Motorola.
Câu hỏi tình huống: Bằng cách
nào mà Apple đã quản lý kho
hàng tuyệt vời như thế?

• Cắt giảm hàng tồn kho

• Giữ hàng tồn kho càng ít càng tốt
• Dự đoán chính xác mức doanh số bán hàng
• Chính sách "không bán vội vàng"( khi các sản
phẩm đưa đến store 2 ngày sau mới được
bán mặc cho khách đứng xếp hàng dài)
• Không quá chú trọng vào việc mở rộng không
gian mà tối ưu không gian kho chứa( tốn thời
gian, không hiệu quả, tốn kém).
Quy trình quản lý kho gồm
các bước nào?
•B1: Nhập sản phẩm/ nguyên
vật liệu (hàng hóa)
•B2: Sản phẩm được kiểm tra,
phân loại và lưu trữ
•B3: Mức tồn kho được theo dõi
•B4: Đơn đặt hàng của khách
được đặt
•B5: Đơn đặt hàng của khách
được chấp thuận
•B6: Sản phẩm được lấy từ kho
•B7: Mức tồn kho được cập nhật
•B8: Bổ sung hàng hóa
Để 3 bước quản lý kho hàng có hiệu quả ta cần thực hiện những
hoạt động gì?
- Phân loại hàng hoá theo từng nhóm cụ thể
- Nắm rõ thông tin sản phẩm
- Kiểm tra độ hao hụt số lượng hàng hoá
- Quản lý hoạt động của nhà cũng cấp
- Áp dụng nguyên tắc kiểm 80/20
- Thống nhất quy trình nhập hàng trong quản lý
kho hàng
- Theo dõi doanh số bán hàng
- Đầu tư vào công nghệ quản lý kho hàng
- Đồng bộ hàng hoá trên các kênh thông tin bán
hàng
 Tổng hợp nguồn trích dẫn:

- Công ty kho vận SEC. (2020, 30 december). [11 Nguyên tắc] quản lý kho hàng để đạt hiệu

quả cao nhất. https://khovansec.com/11-nguyen-tac-quan-ly-kho-hang-dat-hieu-qua-cao-nhat/

- japan.net.vn. (z.d.). Bạn đã biết 5s, quy tắc làm việc nổi tiếng của người Nhật - Japan.net.vn.

https://japan.net.vn/ban-da-biet-5s-quy-tac-lam-viec-noi-tieng-cua-nguoi-nhat-3200.htm

- Viên Q. T. (2022, 19 september). Ví dụ về 5S trong thực tiễn. Thư viện Tiêu chuẩn.

https://thuvientieuchuan.org/vi-du-ve-5s-trong-thuc-tien/
Trang, P. M. (2021, 2 maart). KHÁM PHÁ CÁCH APPLE TẠO RA CHUỖI CUNG ỨNG TỐT NHẤT THẾ
GIỚI. Diễn đàn xuất nhập khẩu và logistics lớn nhất Việt Nam.
https://weblogistics.vn/threads/kham-pha-cach-apple-tao-ra-chuoi-cung-ung-tot-nhat-the-gioi.5
642/