Mô hình quản lý Kho tối ưu của Vinamilk

Nhà máy sữa Vinamilk hoạt động trên một dây chuyền tự động, khép kín,
từ khâu nguyên liệu đầu vào đến đầu ra sản phẩm.

Vinamilk đã xây dựng nhà kho thông minh hàng đầu tại Việt Nam, diện
tích 6000 m2 với 20 ngõ xuất nhập, có chiều dài 105 mét, cao 35 mét,
gồm 17 tầng giá đỡ với sức chứa 27168 lô chứa hàng. Nhập và xuất hàng
tự động với 15 Xe tự hành RGV (Rail guided vehicle) vận chuyển pallet
thành phẩm vào kho và 08 Robot cần cẩu (Stacker Crane) sắp xếp pallet
vào hệ khung kệ.
Hoạt động quản lý kho Nguyên vật liệu

Quản lý hàng tồn kho của Vinamilk có hai thủ tục là nhập nguyên vật
liệu, di chuyển nguyên vật liệu nội bộ và xuất hàng hoàn thành. Mỗi thủ
tục sẽ bao gồm sự hợp tác của một số bộ phận.
 Các hoạt động quản lý kho của Vinamilk
Lập kế hoạch sản xuất

Phòng kế hoạch sản xuất và ban giám đốc sẽ lập kế hoạch sản xuất kinh
doanh trên cơ sở mục tiêu và mục tiêu của từng năm. Phòng kế hoạch sản
xuất sẽ phân phối chi tiêu cho các xí nghiệp trên cơ sở kế hoạch sản xuất
hàng năm. Lập kế hoạch sản xuất phù hợp với các biến số sản xuất sẵn
có, duy trì nó một cách thường xuyên và kịp thời, và thích ứng ngay với
các biến động của thị trường như cung, cầu, điều kiện kinh tế, giá cả, v.v.
Mua Nguyên vật liệu sản xuất

Bộ phận mua hàng sẽ phụ trách việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu.
Bộ phận mua hàng sẽ sử dụng các đơn đặt hàng của khách hàng do bộ
phận bán hàng nhận được và gửi đến thống kê kho hàng ngày để xác định
nguyên liệu thô nào dưới mức tồn kho an toàn cuối cùng. Theo khả năng
tiếp nhận hàng tồn kho của kho và mức độ ưu tiên của các mặt hàng trong
kho: sản phẩm nào cần nhập để phục vụ cho việc xúc tiến bán hàng trong
thời gian tới để xây dựng chiến lược tồn kho nguyên vật liệu?
Nhận hàng từ Nhà cung cấp

Kế hoạch nhập kho nguyên vật liệu sau đó sẽ được gửi đến bộ phận điều
phối (cụ thể là điều phối nguyên vật liệu) để bộ phận này điều phối xe tải
của Vinamilk đến lấy hàng hoặc sắp xếp thời gian để xe giao hàng của
nhà cung cấp có thể đến nơi mà không gây ùn tắc.
Kiểm tra Số lượng và Chất lượng
Khi các sản phẩm được chuyển đến nhà máy từ các nhà cung cấp, bộ
phận an ninh sẽ xác minh số lượng ban đầu. Sau đó, nguyên liệu đầu vào
sẽ được bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra để đảm bảo nguyên liệu
đầu vào đáp ứng các tiêu chí đã thiết lập trước.
Nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý kho
Khi các tiêu chí được thỏa mãn, các mặt hàng sẽ được nhập vào kho, tại
đây thủ kho và nhân viên kho sẽ kiểm tra số lượng và sắp xếp từng loại
nguyên vật liệu vào vị trí cần thiết. Đồng thời, nó sẽ nhập dữ liệu tồn kho
nguyên vật liệu vào hệ thống máy tính để kích hoạt xác minh thông tin.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn quy trình quản lý kho loại bỏ 95% lãng phí
cho doanh nghiệp
Mô hình Vinamilk áp dụng quản lý hàng tồn kho

Các nhà giao dịch Thương mại điện tử tốt nhất và các nhà điều hành bán
lẻ được thúc đẩy bởi một lý do thận trọng để tránh tình trạng hết hàng.
Việc sử dụng các mô hình quản lý hàng tồn kho xác định - như mô hình
Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) - sẽ hỗ trợ bạn xử lý số lượng yêu cầu
lý tưởng để hạn chế chi phí hàng tồn kho (và tránh xa phần đáng sợ nhất
của Thương mại điện tử).
Tất nhiên, Vinamilk không phải ngoại lệ khi áp dụng mô hình Số lượng
đặt hàng kinh tế để tính toán lượng đặt hàng tối ưu.
 Chuỗi tuần hoàn của Vinamilk, Ảnh: Vinamilk
Đối với việc quản lý tồn kho nguyên vật liệu. Hiện tại, công ty áp dụng
mô hình đặt hàng EOQ. Tuy nhiên, do đặc tính của từng loại nguyên liệu
là khác nhau cũng như cách thức đóng gói của nhà sản xuất, nhà cung
cấp, chu kỳ đặt hàng, thời gian chờ đợi từ khi đặt hàng đến khi giao hàng,
… nên số lượng đặt hàng tối ưu này chưa thể hoàn toàn phù hợp với mô
hình EOQ mà còn từ kinh nghiệm của các nhân viên trong phòng kế
hoạch sản xuất.
Trong một số trường hợp, lượng đặt hàng còn phụ thuộc vào yêu cầu của
quản lý xuất hàng khi có tình huống thiếu nguyên liệu trong quá trình sản
xuất cũng như các chương trình khuyến mại của công ty.
Trong nhiều năm, nhu cầu về sữa tươi nguyên liệu của Vinamilk đã tăng
lên nhanh chóng. Để đáp ứng nhu cầu này, công ty một mặt đã mạnh tay
đầu tư vào các trang trại quy mô công nghiệp, mặt khác tăng cường thu
mua và phát triển sữa tươi nguyên liệu từ các hộ gia đình.
Cách Vinamilk tính Số lượng Hàng tồn kho tối ưu

EOQ là một công thức tính toán mà một doanh nghiệp nên yêu cầu để
hạn chế chi phí và nâng cao lòng tin khi đặt lại hàng.
Các giả định của mô hình EOQ như sau:
Nhu cầu hàng tồn kho ổn định (không thay đổi)
Thời gian chờ hàng từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng được xác
định và không thay đổi.
Công ty nhận cùng một lúc tất cả các đơn đặt hàng từ các nhà cung
cấp.
Chỉ có 2 loại chi phí: chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
Không xảy ra tình trạng thiếu hàng nếu đơn hàng được hoàn thành
đúng thời hạn, tức là nếu đơn hàng được đặt sau khi xác định được
lượng tồn kho tối ưu và đơn hàng được hoàn thành đúng thời hạn,
sẽ không có tình trạng nào xảy ra. Tình trạng thiếu hàng tồn kho
dẫn đến gián đoạn sản xuất và tiêu thụ.


Quản lý kho từ các Nhà phân phối, Đại lý của Vinamilk

Hệ thống nhà phân phối sẽ cài đặt hệ thống Solomon để kiểm kê sản
phẩm đã hoàn thành, hệ thống này sẽ tự động tính toán số lượng hàng hóa
trong kho. Nếu nó giảm xuống dưới mức an toàn, một lệnh mua hàng
(Purchasing Order) sẽ được cấp cho dịch vụ và khách hàng. Đồng thời,
tại các hệ thống siêu thị sẽ có rất nhiều giám sát bán hàng và PGs và
những người này cũng sẽ đặt hàng dựa trên tình hình bán hàng hàng ngày
của siêu thị bằng cách gửi trung tâm thương mại đến bộ phận CSKH.
· Đặt mã, phân loại, tổ chức và sắp xếp hàng tồn kho trong kho cũng
như quản lý hàng tồn kho trên hệ thống ERP. Vinamilk có thể xử lý
thông tin hàng tồn kho một cách đơn giản với hệ thống ERP bao gồm
mã hàng tồn kho, sắp xếp hàng tồn kho, nhập và xuất thông tin hàng
tồn kho và báo cáo sản phẩm.
Xem thêm: Hệ thống ERP của Vinamilk - Bước đệm cho sự đột phá
· Đặt mã và phân loại hàng tồn kho Nguyên vật liệu và thành phẩm
của Vinamilk khá đa dạng về tiêu chuẩn, quy cách, kích thước ... Nền
tảng thuận tiện cho việc chuyển đổi dự trữ, ghi chép, theo dõi, tốc độ
phân giải nhanh.
Khi xuất kho, hãng sẽ tiến hành nhận tên của chúng dưới dạng ký hiệu
bao gồm chữ và số. Vinamilk sẽ không sử dụng hóa chất cho nguyên
liệu, thay vào đó là ghi tên chất để tránh khó nhớ và sai sót trong quá
 trình sản xuất do mã gây ra. Thông thường, nhãn sẽ dành cho hàng tồn
kho thành phẩm và nhãn sản phẩm gồm 6 ký tự: hai ký tự đầu là nhóm
sản phẩm, hai ký tự tiếp theo thể hiện mã mặt hàng của từng nhóm
hàng và hai ký tự cuối thể hiện mặt hàng. mã của từng nhóm hàng
hóa.

Đối tác hợp tác của Vinamilk, Ảnh: Vinamilk

Cách sắp xếp các loại hàng tồn kho

1. Về nguyên liệu
Sữa tươi nguyên liệu, sữa bột nhập khẩu 3 và gia vị là nguyên liệu chính
được sử dụng tại Vinamilk. Phần lớn các nguyên liệu thô còn lại sẽ được
bảo quản trong môi trường mát mẻ, nhiệt độ bình thường và công ty sẽ
tuân thủ khái niệm FIFO (Nhập trước, xuất trước) để đảm bảo chất lượng
nguồn của họ.
Với nhiều loại nguyên vật liệu, nguyên vật liệu nào được nhập kho trước
sẽ được tận dụng trong quá trình sản xuất trước. Tùy thuộc vào hình thức
của kho vật liệu, vật liệu được để trên các kệ khổng lồ cao từ 4-6 tầng.
Những vật có trọng lượng lớn sẽ được đặt ở dưới cùng, trong khi vật liệu
có trọng lượng thấp hơn sẽ được đặt ở trên.
Số kệ, số ô, tên và mã nguyên vật liệu, các đơn hàng này được lưu trong
hệ thống sơ đồ quản lý kho trên từng ô kệ. Do đó, trong khi tìm kiếm
nguyên liệu tồn hoặc hết hàng, chúng ta nhập tên sản phẩm hoặc mã hàng
vào hệ thống, hệ thống sẽ hiển thị vị trí của nguyên liệu đó, giúp chúng ta
tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thiết lập và loại bỏ các bộ phận thừa.
2. Đối với thành phẩm
Ngoài việc phân loại theo hàng, kệ, theo thứ tự rà soát như kho nguyên
vật liệu, kho thành phẩm này được chia thành 4 vùng chính để bảo quản:
sữa tiệt trùng, sữa chua ... , nếu lượng hàng tồn kho vượt quá khả năng
lưu trữ của kho và phải thuê kho bên ngoài, Vinamilk sẽ ưu tiên kho riêng
để hàng thành phẩm và kho thuê để nguyên vật liệu.
3. Cách quản lý hàng tồn kho theo mô hình ERP
Trên hệ thống ERP sẽ có một vị trí tương ứng là bao nhiêu truyền, bao
nhiêu sản phẩm, bao nhiêu kệ, thứ tự các kệ cho từng mã hàng và vị trí
thực tế trong nhà kho.
Đánh giá tổng quan về Quản lý kho Vinamilk

Ưu điểm

1. Đầu tiên, hãy xem xét các hoạt động quản lý hàng tồn kho của
Vinamilk. Các nỗ lực quản lý hàng tồn kho tại Vinamilk được phối hợp
chặt chẽ và linh hoạt giữa các bộ phận. Các bộ phận quản lý hàng tồn kho
như lập kế hoạch sản xuất, bán hàng, dịch vụ khách hàng, mua hàng,
nhập kho, điều phối đều được phối hợp chặt chẽ và hài hòa với nhau
trong hoạt động xuất nhập tồn kho cũng như năng lực ứng biến sáng tạo
trong các giải pháp đưa ra.
2. Thứ hai, hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk bao gồm các
tính toán phù hợp. Hoạt động quản lý hàng tồn kho của Vinamilk thường
phù hợp với sự thay đổi của các biến số bên ngoài như từng thị trường
kinh tế, nhu cầu của khách hàng và các yếu tố nội bộ như quy trình hoạt
động của công ty, nguồn vốn, tình hình tồn kho của công ty, khả năng
cung ứng của nhà cung cấp, hệ thống chu trình giao hàng và đặc điểm
thương mại của hàng hóa.
3. Thứ ba, quản lý hàng tồn kho sử dụng sự kết hợp linh hoạt giữa mô
hình đặt hàng tối ưu EOQ và kinh nghiệm của nhân viên. Để tối ưu hóa
chi phí và thời gian, mô hình EOQ được sử dụng cho tồn kho nguyên vật
liệu, được sửa đổi cho các biến ảnh hưởng khác như môi trường kinh
doanh, chi phí đặt hàng, v.v. Khi nói đến tồn kho sản phẩm đã hoàn
thành, có một số thời gian để giải quyết khi các mặt hàng trong kho
không đủ để đáp ứng nhu cầu và nhu cầu của các đối tác thiết lập sự công
bằng giữa các đối tác.
4. Thứ tư, hàng tồn kho nguyên vật liệu và các hạng mục đã hoàn thành
được mã hóa, lưu trữ và vận chuyển một cách hiệu quả. Các hoạt động
lưu kho, số hóa và vận chuyển giúp Vinamilk dễ dàng hơn trong việc
chuẩn bị hàng hóa để giao cho người tiêu dùng đồng thời giảm thiểu sai
sót trong khâu kiểm tra hàng hóa. Hơn nữa, việc bảo quản và vận chuyển
sản phẩm cần tuân thủ các đặc tính của hàng hóa có chất lượng để đảm
bảo chất lượng của sản phẩm khi giao cho khách hàng.
5. Cuối cùng, việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện thông qua việc
sử dụng công nghệ ERP. Việc quản lý hàng tồn kho của Vinamilk rất
chính xác và nhanh chóng nhờ phần mềm hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp ERP. Hơn nữa, sử dụng hệ thống ERP sẽ cải thiện giao tiếp giữa
các nhà máy, trung tâm phân phối và đối tác, mang lại lợi thế trong các
trường hợp khẩn cấp.
Nhược điểm

Đối với những người mới bắt đầu, việc phân loại sản phẩm của Vinamilk
vẫn chưa được cải thiện để đạt được hiệu quả. Đặc biệt, công ty chỉ phân
loại các mặt hàng theo chuỗi cung ứng như nguyên vật liệu thô, bán thành
phẩm và thành phẩm mà chỉ phân loại nguyên liệu thô, nguyên vật liệu,
thành phẩm có tỷ trọng cao nhất, tỷ trọng trung bình hoặc tỷ trọng thấp
nhất. Do đó sẽ dẫn đến việc bố trí nguồn lực đầu tư vào hàng tồn kho như
những sản phẩm có giá trị cao, chẳng hạn như những thứ có số lượng
khổng lồ nhưng khả năng sinh lời thấp sẽ kém hiệu quả.
Thứ hai, công tác dự báo chưa đem lại hiệu quả tối ưu. Dự báo là một
trong những trách nhiệm thiết yếu nhất của quản lý hàng tồn kho; nếu dự
báo không chính xác, nó sẽ dẫn đến một kịch bản tồi tệ. Quá ít hàng tồn
kho để bán hàng và sản xuất, hoặc quá nhiều hàng tồn kho, sẽ dẫn đến chi
phí đáng kể cho công ty.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cần thiết cho việc Lập kế hoạch hàng tồn kho
tối ưu
Hơn nữa, mặc dù FIFO làm giảm lạm phát dẫn đến lợi nhuận cao hơn,
nhưng nó cũng dẫn đến thuế thu nhập Vinamilk cao hơn.
.

Mô hình quản lý kho WMS của Vinamilk

Vinamilk sử dụng mô hình quản lý kho WMS (Warehouse Management
System) tiên tiến để tối ưu hóa hoạt động kho bãi và chuỗi cung ứng của
họ. Mô hình này bao gồm các yếu tố chính sau:

1. Hệ thống phần mềm WMS:

Vinamilk sử dụng phần mềm WMS tiên tiến, có khả năng quản lý toàn
diện các hoạt động kho hàng, từ nhập kho, lưu trữ, đến xuất kho. Hệ
thống này được tích hợp với các hệ thống khác của Vinamilk như ERP,
CRM và hệ thống quản lý chuỗi cung ứng, giúp tự động hóa nhiều quy
trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Quy trình kho được tối ưu hóa:

Vinamilk đã xây dựng và triển khai các quy trình kho được tối ưu hóa,
phù hợp với đặc thù ngành sữa và nhu cầu kinh doanh của công ty. Các
quy trình này bao gồm:

Quy trình nhận hàng: Hệ thống WMS sẽ tạo lệnh nhận hàng, hướng dẫn
nhân viên kiểm tra và nhập kho hàng hóa theo đúng quy định.
Quy trình lưu trữ: Hàng hóa được lưu trữ khoa học theo mã sản phẩm, lô
hàng, hạn sử dụng, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.
Quy trình xuất kho: Hệ thống WMS sẽ tạo lệnh xuất kho, hướng dẫn nhân
viên chuẩn bị hàng hóa theo đơn hàng của khách hàng.
3. Ứng dụng công nghệ tiên tiến:

Vinamilk áp dụng các công nghệ tiên tiến như mã vạch, RFID, xe nâng tự
động, robot AGV,... vào hoạt động kho để nâng cao hiệu quả và độ chính
xác. Việc sử dụng công nghệ giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian
và nhân công, đồng thời đảm bảo an toàn cho hàng hóa và nhân viên.

4. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả:

Vinamilk áp dụng các phương pháp quản lý hàng tồn kho tiên tiến như
EOQ, ABC,... giúp tối ưu hóa lượng hàng tồn kho, giảm chi phí lưu kho
và đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường. Hệ thống WMS cũng cung cấp
các báo cáo chi tiết về tình trạng hàng tồn kho, giúp Vinamilk theo dõi và
kiểm soát hiệu quả.

5. Nâng cao khả năng hiển thị chuỗi cung ứng:

Hệ thống WMS cung cấp cho Vinamilk thông tin theo thời gian thực về
vị trí và trạng thái của hàng hóa trong kho, giúp công ty theo dõi hàng
hóa hiệu quả hơn, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định tốt
hơn về quản lý chuỗi cung ứng.