Các yếu tố khách quan:

Nhu cầu thị trường:

Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng
bình thường. Do vậy, nhu cầu sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số
lượng hàng tồn kho.
Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp:
Việc thiết lập mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp là rất cần thiết, để đảm bảo
lượng hàng khi cần thiết.
Khách hàng:
Là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, khi đó nhu cầu thị yếu của
khách hàng thì luôn thay đổi, lòng trung thành của khách hàng thì thường bị lung
lay trước nhiều sản phẩm, hàng hóa đa dạng. Vì thế, doanh nghiệp cần phải nắm
bắt được tâm lý và nhu cầu của người tiêu dùng để đưa ra những chiến lược sản
xuất sản phẩm hợp lý đồng thời phù hợp với hình thức kinh doanh và quy mô của
doanh nghiệp. Trong kiểm soát hàng tồn kho, ban quản trị doanh nghiệp cần phải
phân tích các nhân tố về khách hàng, để đưa ra chiến lược sản xuất hoặc nhập hàng
hợp lý về chất lượng cũng như số lượng, mẫu mã, các mức tồn kho sao cho hợp lý
để tránh thiếu hàng hóa khi nhu cầu của khách hàng tăng cao, cũng như khi thị
trường bão hòa thì phải có mức tồn kho hợp lý để tránh tồn đọng nhiều, làm gia
tăng các chi phí tồn kho liên quan.
Đối thủ cạnh tranh:
Với tình hình ngày càng cạnh tranh gay gắt như hiện nay thì doanh nghiệp cần tìm
đến sự mới mẻ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong công tác kiểm soát,
quản trị hàng tồn kho, doanh nghiệp luôn luôn phải đi trước đối thủ, mua bán
những sản phẩm mới nhất và tồn kho ít nhất với giá cả cạnh tranh nhất có thể.
Môi trường hoạt động:
Doanh nghiệp hiện nay phải đối mặt với rất nhiều các đối thủ cạnh tranh. Do vậy,
doanh nghiệp cần lựa chọn chiến lược tối thiểu hóa chi phí và nâng cao năng lực
cạnh tranh. Khi đó, doanh nghiệp có thể giảm được các loại chi phí đặc biệt là chi
phí lưu kho, lưu bãi và đưa ra mức giá thấp hơn đối thủ cạnh tranh và thu hút được
số lượng lớn khách hàng, tăng hiệu quả kinh doanh của công ty.
Các yếu tố chủ quan:
Hệ thống và chu kỳ vận chuyển của hàng tồn kho trong công ty:
Đây là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần chú trọng.
Quy mô kinh doanh:
Vốn
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho:

Đối với mỗi loại hàng tồn kho, các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho sẽ
có sự khác nhau nhất định, dưới đây, chúng ta sẽ tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng
đến việc quản lý hàng tồn kho đối với hàng tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho bán
thành phẩm và tồn kho thành phẩm. Cụ thể như sau: 

Đối với tồn kho nguyên vật liệu, vật tư:

 Quy mô sản xuất của doanh nghiệp

 Nhu cầu dự trữ nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất của
doanh nghiệp
 Khả năng sẵn sàng cung ứng nguyên vật liệu của nhà cung cấp, đơn vị cung
ứng nguyên vật liệu
 Chu kỳ giao hàng giữa doanh nghiệp với đơn vị cung ứng nguyên vật liệu
 Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu, vật tư từ nhà cung cấp, đơn vị cung
ứng nguyên vật liệu đến doanh nghiệp
 Giá cả của các loại nguyên vật liệu, vật tư

Đối với tồn kho sản phẩm dở dang, bán thành phẩm:

 Các đặc điểm và yêu cầu về công nghệ - kỹ thuật trong quá trình sản xuất,
chế tạo sản phẩm
 Độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm
 Trình độ tổ chức, quản lý quá trình sản xuất doanh nghiệp và trình độ của
đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp

Đối với tồn kho sản phẩm, thành phẩm:

 Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm

 Sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm
 Khả năng xâm nhập và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của doanh
nghiệp
Chu trình hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Mua hàng
Mỗi khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề
nghị mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn, bộ phận này sẽ lập
đơn đặt hàng và gửi cho người bán hoặc tổ chức đấu thầu, tùy theo phương thức
mua đã được xác định. Các chứng từ mua hàng cần thiết là:
Phiếu đề nghị mua hàng : là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hóa của bộ phận có
trách nhiệm. Phiếu này có thể lập được khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên,
ví dụ sẽ do thủ kho lập khi mà lượng tồn kho đã giảm xuống một định mức đã
được ấn định.
Đơn đặt hàng: căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê
chuẩn hành vi mua hàng, và lập đơn đặt hàng để gửi cho người bán.
Nhận hàng
Bộ phận nhận hàng cần phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, thời gian và các điều
kiện khác. Bộ phận này sẽ lập báo cáo nhận hàng, đó là bằng chứng nhận hàng và
kiểm tra hàng hóa, và dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại
hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các sự kiện liên quan khác. Sau đó, báo cáo
nhận hàng thường được gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán nợ
phải trả.
Tồn trữ hàng
Từ khi nhận về, chúng được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất bán. Cần chú ý xác
lập quy trình bảo quản, tồn trữ để hàng hóa giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất
Chứng từ cần thiết là:
Phiếu xin lãnh vật tư: căn cứ nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ phận
sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, trong đó nêu số lượng, chất lượng của loại
nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu này dùng để ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ
tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang.
Tiêu thụ
Khâu cuối cùng của một hàng hóa là tiêu thụ. Tiêu thụ là quá trình trao đổi để thực
hiện giá trị của hàng hóa, tức là chuyển vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật
sang hình thái tiền tệ. Trong quá trình tiêu thụ, người kế toán phải theo dõi hàng
hóa xuất bán và thanh toán với người mua, tính chính xác các khoản giảm trừ. Các
chứng từ cần thiết là:
Đơn đặt hàng và quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
Chứng từ vận chuyển
Hóa đơn bán hàng