BỘ CÔNG THƯƠNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG TP.HCM

MÔN HỌC: Quản Trị Ẩm Thực

GV: Nguyễn Sơn Tùng

Đề tài : Chương 8 – Công Tác Chuẩn Bị Cung Ứng Sản Phẩm

Thành viên nhóm :

1. Huỳnh Tấn Phú
2. Nguyễn Thị Hùynh Như
3. Nguyễn Thị Tuyết Nhung
4. Nguyễn Thị Hoài Tú
5. Nguyễn Thị Lan Anh
6. Nguyễn Thị Minh Thư
7. Huỳnh Thị Thùy Duyên
8. Trần Tấn Sang
9. Đặng Hồng Yên
10.

1
I, MUA HÀNG
1. Vai trò của việc mua hàng
- Mua hành là hoạt động đầu tiên nhằm tạo ra yếu tố đầu vào, một cách
đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, đúng cách, chủng loại, chất lượng. Phù hợp
với như cầu khách hàng
- Mua hàng biểu hiện mỗi quan hệ giữa người với người
- Trong doanh nghiệp, bán hàng là chức năng chủ yếu nó có vai trò chị
phối hoạt động chức năng và nghiệp vụ khác.
- Cũng giống như bất kì doanh nghiệp nào mua hàng là hoạt động, nhằm
tạo ra yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp. Tuy nhiên quá trình kinh
doanh thương mại là quá trình “ mua hàng- dự trữ- bán hàng” trong đó
yếu tố biến đổi (công nghệ kinh doanh) có tính đặc thù, không giống
như các loại hình doanh nghiệp khác vì vậy hoạt động mua hàng trong
doanh nghiệp có vị trị quan trọng.
- Đóng góp và nâng cao tỷ suất lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Mua hàng góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý dự trữ
- Mua hàng góp phần vào sự cân bằng dòng cash flow của doanh
nghiệp, cụ thể giúp doanh nghiệp huy động được các nguồn tín dụng
của nhà cũng cấp.
2. Mục tiêu của việc mua hàng
MỤC TIÊU 1: Hỗ trợ yêu cầu hoạt động
Yêu cầu mua hàng để hỗ trợ cho các hoạt động sau

A. Hiểu những yêu cầu doanh nghiệp

B. Mua các sản phẩm và dịch vụ,Đúng giá,Đúng nguồn,Đúng đặc điểm cụ
thể mà người sử dụng cần,Đúng số lượng,Chuyển đúng thời điểm,Cho
đúng đối tượng khách hàng nội bộ

C. Khách hàng nội bộ của mua hàng bao gồm:

Phòng sản xuất

Các trung tâm phân phối

Nhóm kĩ thuật và kĩ sư

Phòng nghiên cứu và phát triển

Phòng công nghệ thông tin

Vận chuyển và các dịch vụ khác

MỤC TIÊU 2: Quản lý quy trình mua hàng và nguồn cung ứng cơ bản hiệu suất
và hiệu quả
2
Để quản lý quy trình mua hàng và nguồn cung ứng cơ bản hiệu suất và hiệu quả,
mua hàng phải thực hiện theo các bước sau:

· Xác định cơ hội

· Quản lý khâu tổ chức nội bộ

· Đạt được mục tiêu

Xác định cơ hội ở chỗ đội mua hàng thêm được các giá trị thực:

· Đánh giá và lựa chọn các nguồn cung

Tất cả các hoạt động mua hàng phải được thông qua quy trình mua hàng

Công nghệ và các chức năng đầu vào khác cấu thành nên quy trình này

Cán bộ bán hàng không nên được tham gia vào việc xây dựng hợp đồng khi
chưa được sự cho phép của quy trình

Tăng cường sử dụng đội ngũ mua hàng

· Đánh giá đặc điểm kĩ thuật hoặc báo cáo của công việc

Đánh giá những yêu cầu cần thiết cho dịch vụ và tài liệu được đưa ra

Có thể gợi ý những tài liệu thay thế chuẩn để tiết kiệm ngân quỹ cho tổ chức

Đánh giá định kì các tiêu chuẩn đòi hỏi để đạt được lợi thế yêu cầu

· Hành động như là đối tác chính của nguồn cung

Quản lý cơ sở cung cấp

Các nguồn cung hiện tại là cạnh tranh

Xác định các nguồn cung mới tiềm năng và phát triển các mối quan hệ

Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh hiện tại

Quản lý khâu tổ chức nội bộ hiệu suất và hiệu quả, gồm:

· Quản lý nhân viên mua hàng

3
· Phát triển và duy trì các chính sách và quy trình

· Giới thiệu và giành lợi thế về công nghệ và hệ thống phù hợp

· Xác định chiến lược và cấu trúc mua hàng

· Phát triển kế hoạch và phương pháp đo lường

· Cung cấp bộ phận lãnh đạo mua hàng cho tổ chức

· Cung cấp các chương trình đào tạo và cơ hội phát triển cho nhân viên

Đạt được mục tiêu thông qua:

· Khâu lãnh đạo mua hàng cho tổ chức

· Quản lý việc tìm kiếm nhà cung cấp (Sourcing management)[1]

· Quyền sở hữu và sự tin cậy trong quy trình mua hàng

· Truyền đạt mục đích, quy trình và thưởng/ phạt

· Cộng tác và hợp tác

· Làm việc nhóm

MỤC TIÊU 3: Phát triển mối quan hệ mạnh mẽ với các phòng/ ban chức năng
khác

Cán bộ hỗ trợ mua hàng sẽ tăng cường cùng định vị với khách hàng nội bộ để
đạt được những hiểu biết lớn hơn về yêu cầu và hệ thống thống nhất
MỤC TIÊU 4: Hỗ trợ mục tiêu và mục đích của tổ chức
Phát triển hòa nhập chiến lược mua hàng để hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức

Chiến lược mua hàng hiệu quả bao gồm

· Quản lý thị trường cung cấp và xu hướng (ví dụ giá nguyên liệu tăng,
giảm, thay đổi nhà cung cấp) và sử dụng ảnh hưởng của xu hướng đó trong
chiến lược công ty

· Xác định những nguyên liệu, dịch vụ quan trọng cần thiết để ủng hộ chiến
lược của công ty trong những lĩnh vực quan trọng, cụ thể là trong quá trình phát
triển sản phẩm mới
4
· Phát triển những lựa chọn nguồn cung và kế hoạch dự phòng cho công ty

Hỗ trợ những nhu cầu của công ty cho nguồn cung ứng cơ bản đa dạng cấp thế
giới.
3. Một số lưu ý về gian lận trong mua hàng
- Gian lận trong bán lẻ tại quầy
- Sai sót đó thu ngân dùng phần mềm không thuận tiện
- Thu ngân không un ra phiếu tính tiền khi thu tiền của khách
- Thu ngân sửa lại phiếu tính tiền sau khi thu tiền của khách
- Thi ngân đánh thừa số lượng hàng hoá trong phiếu tính tiền
4. Yếu tố đạo đức trong việc mua hàng
- Mua hàng thiếu không trả

II. Nhận hàng :

Không gian và thiết bị
- Không gian rộng thoáng tránh ẩm ướt để không ảnh hưởng đến hàng
hoá, và dưới sự giám sát của camera để khi hàng hoá bị hư hỏng kém
chất lượng ta có the đổi trả về cho nhà cung cấp .
Tiến trình nhận hàng
Bước 1 : kiểm tra số lượng hàng bằng cách đối chiếu phiếu đặt hàng và phiếu
giao hàng đúng chủng loại , số lượng và chất lượng
Bước 2 :kiểm tra tiêu chuẩn theo yêu cầu đặt hàng
Bước 3:Kiểm tra giá mua hàng đúng theo hợp đồng
Bước 4:kí vào phiếu giao hàng cho người bán
Bước 5 : nhập hàng vào kho để tránh hư hỏng
Các công việc khác
1. Nhập kho
-Nguyên vật liệu dễ hỏng phải vận chuyển vào nơi sử dụng, hạch toán trực tiếp
vào chi phí thực phẩm trong ngày , không làm thủ tục nhập kho
-Nhập hàng hoá khác vào kho, ghi vào sổ. Tổng số hàng chuyển trực tiếp đến
nơi sử dụng và hàng nhập kho phải bằng tống số hàng ghi trên phiếu
-Hàng nhập về phải sắp xếp hợp lý , vệ sinh
-Nhiệt độ trong kho phải đượcduy trì phụ hợp cho từng loại :
+Phòng trữ đông : -18oC cho các loại thịt ,cá
+Phòng lạnh :0oC đến 4oC thực phẩm mau hỏng ; 4oC đến 10oC cho các loại
rau,củ,quả
+Đồ khô : 15oC đến 20oC cho các loại bột đường gia vị
2. Trả hàng về :
-hàng không đảm bảo chất lượng , không nhập kho báo cho nhà cung cấp đổi
trả lại
-hàng dự trữ bị hư hỏng, kém chất lượng,thủ kho phối hợp với bộ phận kế toán ,
kỷ thuật xác định tình trạng hỏng , lập biên bản .
3. Tồn kho :
5
-Cất trữ đúng quy cách
-Phân biệt rõ ràng tùng mặt hàng theo cách xếp đặt
-Có sổ sách và biễu mẫu theo dõi hàng xuất kho
-Có kế hoạch , hệ thống tái nhập kho cho từng mặt hàng tiêu thụ
4. Biểu mẫu :
- Bảng hướng dẫn quy cách tồn kho cho từng mặt hàng
-Thẻ kho :ghi số lượng xuất,nhập,tồn
-Thẻ giá trị hàng kho : có ghi đơn giá và tổng giá trị từng mặt hàng để tính
giá hàng tồn và giá hàng xuất bán
-Phiếu xuất hàng lập và cấp có thẩm quyền đề xuất kho

III, LƯU TRỮ

1. An toàn và an ninh
- Tìm đơn vị lưu kho uy tín, an toàn.
- Thuê đúng loại kho.
- Đóng gói đúng cách.
- Chụp hình đồ đạc trước khi lưu kho.
- Sắp xếp hợp lý hàng hóa.
- Mua ổ khóa chất lượng ( đối với kho tự quản).
- Yêu cầu báo cáo tồn kho.
- Thỉnh thoảng hãy ghé kho kiểm tra.
- Mua bảo hiểm tài sản.
2. Chất lượng
Để đảm bảo chất lượng hàng hóa ta cần có phương pháp quản lí kho lưu trữ hiệu
quả:
- Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO.
- Quy hoạch kho theo từng khu vực.
- Sắp xếp theo mã SKU.
- Lên sơ đồ lưu trữ để dễ kiểm soát.
- Quản lí hàng hóa bằng thẻ kho/ sổ kho.
- Dán nhãn từng lô hàng/ mã vạch.
- Kiểm tra kho thường xuyên.
- Lắp camera quan sát.
- Cẩn trọng trong khâu tổ chức nhân sự của kho.
- Thực hiện quy trình quản lý kho hàng khoa học.
- Mua phần mềm quản lý.
- Sử dụng dịch vụ lưu trữ.
3. Sổ sách
Đối với sổ sách kế toán ta cần đảm bảo thực hiện các bước sau:
- Khai báo thuế.
- Lưu trữ sổ sách kế toán với phiếu thu-chi và hoạch toán khi lưu trữ
chứng từ kế toán.
6
 - In và lưu trữ sổ sách kế toán.
- Lưu trữ sổ sách khi gặp báo cáo tài chính.
4. Giảm chi phí kiểm kê.
Công tác kiểm kê hàng tồn kho là vô cùng quan trọng và hết sức cần thiết.
Mục đích của việc kiểm kê hàng tồn kho:
- Sử dụng hiệu quả, tránh tổn thất về hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Tiết kiệm chi phí lưu kho.
- Sử dụng hiệu quả và dự trù được vốn lưu động.
- Nguyên vật liệu được tồn trữ ở mức hợp lí, hỗ trợ cho hoạt động sản xuất
giúp doanh nghiệp:
+ Giảm thiểu việc hết hàng và thời gian máy ngưng chạy.
+ Đảm bao nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng.
+ Đảm bảo báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho
chính xác.
+ Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng.
+ Giảm thiểu chi phí sản xuật bằng cách sử dụng hợp lí máy móc, thiết bị
và nguồn nhân lực.
+ Cung cấp đầy đủ bảng kê nguyên liệu nhập- xuất.
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho gồm có 3 bước:
Bước 1: Chuẩn bị cho việc tiến hành kiểm kê.
Bước 2: Tiến hành kiểm kê.
Bước 3: Thống kê, tổng kết số liệu sau kiểm kê.
5. Giới thiệu phần mềm kiểm kê
- Phần mềm quản lí hàng tồn kho BRAVO trợ giúp doanh nghiệp kiểm
soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử
dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.
- phần mềm quản lí hàng tồn kho hỗ trợ tác nghiệp các bộ phận: kế
hoạch- vật tư- quản lí kho hàng, bộ phận kế toán, ban lãnh đạo. Đồng thời
kết nối dữ liệu các phân hệ khác như: “ Quản lí Bán hàng”, “ Quản lí mua
hàng”, “ Sản xuất – giá thành” và “ Kế toán tổng hợp”.
Nếu doanh nghiệp bạn chưa sử dung phần mềm quản lí hàng tồn kho, việc điều
chỉnh đơn giản chỉ là chỉnh sửa số liệu 1 cách hợp lí. Tuy vậy, rủi ro thất thoát
hàng của việc chỉ quản lí bằng sổ sách bao giờ cũng lớn hơn rât nhiều so với
việc quản lí bằng phần mềm. Nhất là vào dịp cuối năm, hoạt động kiểm kê hàng
tồn kho cuối năm luôn rất áp lực với kế toán kho- những người trực tiếp thực
hiện.
Biết được số lượng tồn kho chuẩn, người quản lí đánh giá được kết quả kinh
doanh thực tế. Từ đó, điều chỉnh lại phương pháp hoạt động của mình
IV.Cấp phát
Tùy thuộc vào các nhà hàng- khách sạn,việc này có thể diễn ra vào thời gian quy
định trong ngày và có thể yêu cầu một ghi chú trưng dụng được kí bởi người ủy
quyền ví dụ: đầu bếp hoặc quản lý nhà hàng.

7
Việc định giá các mặt hàng thường ở mức “thực phẩm đã mua,bỏ qua mọi khoản
chiết khấu nhỏ”. Điều này được thực hiện dễ dàng trong trường hợp thực phẩm
không dễ hỏng bằng cách đánh dấu giá hiện tại trên tất cả các mặt hàng khi họ
lần đầu tiên bước vào cửa hàng. Văn phòng kiểm soát thường định giá các mặt
hàng dễ hỏng sau khi chúng được phát hành vì họ có quyền được truy cập vào
các hóa đơn của nhà cung cấp. Việc ban hành có thể thực hiện một cách ngẫu
nhiên bằng cách đính kèm mã sản phẩm hoặc đọc mã từ biểu đồ như hàng hóa
được ban hành.

V,Quản lý thực phẩm và đồ uống

 THU MUA
Mua hàng có thể xác định là một chức năng liên quan đến tìm kiếm, lựa
chọn ,mua,nhận lưu trữ và sử dụng cuối cùng của một hàng hóa phù hợp với
chính sách phục vụ .Điều này cho thấy rằng người làm việc để mua hàng thực
phẩm và đồ uống cho một cơ sở sẽ cs trách nhiệm không chỉ mua, mà còn cho
việc nhận,lưu trữ và phát hành tất cả các mặt hàng liên quan đến mujv đích mà
các mặt hàng được mua và sử dụng cuối cùng của họ.Trong nhiều tổ chức ,vai
trò công việc này có thể đến tiêu đề của mua sắm và là một chức năng của tài
chính phòng ban.
Hàm mua hàng cực kỳ quan trọng trong chu trình điều khiển .Nó nên được quản
lý không hiệu quản nó tạo ra các vấn đề thường dẫn đến mức độ không đạt yêu
cầu cả chi phí và hồ sơ cho việc thành lập và không hai lòng .Không có cation
cụ thể cho hàng hóa sẽ có không phải tiêu chuẩn chất lượng dẫn đến đặt hàng
quá mức hoặc đặt hàng dưới mức .
a.Chức năng sản xuất
Là tổ chức chế biến các món ăn, thức uống phục vụ khách. Trong quá trình thực
hiện chức năng này, nhà hàng đã tạo ra giá trị mới (tạo ra sản phẩm từ nguyên
liệu) tạo ra món ăn và thức uống phù hợp với nhu cầu đa dạng của khách du lịch
và cộng đồng dân cư trong các điều kiện không giống nhau. Nếu chế biến món
ăn không đáp ứng được nhu cầu của khách sẽ gây ra sự lãng phí nguyên liệu lao
động, giảm uy tín và hiệu quả kinh tế của nhà hàng. Để sản xuất có hiệu quả thì
quy mô sản xuất phải tiệm cận với nhu cầu trong ngày, trong tuần (tức là có kế
hoạch kinh doanh trong ngày, tuần, tháng) vì sản phẩm chế biến không bảo quản
quá lâu vượt mức cho phép.
Chức năng sản xuất (chế biến)
Là quan trọng nhất vì nó tạo ra sản phẩm mới, tăng giá trị của sản phẩm (sản
xuất gắn với nhu cầu của từng đối tựng tiêu dùng) và tổ chức tiêu dùng tại chỗ.
Để làm tốt chức năng này nhà hàng phải tổ chức cung ứng nguyên liệu, vật liệu
đúng chủng loại, về số lượng, chất lượng theo yêu cầu của thực đơn và kế hoạch
kinh doanh. Đồng thời nhà bếp phải có tay nghề cao, có các dụng cụ, thiết bị chế
biến phù hợp.

8
Món ăn, thức uống chế biến ra phải được khách mua hết và tiêu dùng tại chỗ, do
đó nhà hàng đồng thời phải thực hiện chức năng bán sản phẩm (món ăn, đồ
uống) phù hợp tâm lý, khẩu vị của khách.
b. Chức năng bán sản phẩm
Nhà hàng bán các sản phẩm và hàng hóa cho khách, là việc bán sản phẩm do
nhà hàng sản xuất ra và các hàng hóa chuyển bán (hàng hóa do các ngành khác
sản xuất ra) cho khách hàng. Để thực hiện được chức năng này nhà hàng cần có
các loại món ăn, thức uống thích hợp với yêu cầu của khách, phục vụ tốt, đối xử
với khách tận tình, sử dụng các phương pháp bán hàng khác nhau (thanh toán
tiền mặt, thanh toán qua thẻ, thanh toán qua chuyển khoản, thanh toán trả góp
v.v.), và dùng nhiều phương thức bán hàng khác nhau như: bán cùng với giá
phòng hoặc qua các đại lý lữ hành để phục vụ theo tour, nhận tổ chức phục vụ
tiệc (hội nghị, cưới hỏi…), phục vụ khách lẻ, khách đoàn, khách đặt trước.v.v…
Trách nhiệm của chức năng mua hàng
Trách nhiệm của nhà quản lý mua hàng có được giao cho các vai trò công việc
khác,đặt biệt là trong các tổ chức nhỏ hơn.Thông thường ,đầu bếp cao cấp hoặc
thư ký của đầu bếp sẽ đặt hàng với nhà cung cấp hoặc trong trường hợp rượu tồn
kho người quản lý hoặc người quản lý hầm sẽ đặt hàng .Trong đại đa số trong
hợp,ngoại trừ các cơ sở của nhà điều hành chủ sở hữu nhỏ,các đơn đặt hàng sẽ
được đặt với các nhà cung cấp được phê duyệt với các điều khoản và điều kiện
được phê duyệt bởi ban quản lý và được kiểm soát thường xuyên bởi chức
năng tài chính.Trong các tổ chức lớn hơn nhân viên mua hàng hoặc măm sắm
trong phạm vi tài chính có thể bao gồm vai trò mua hàng .Chính sách được
thiết lập bở ban quản lý xác định,giá mục tiêu sẽ là trả tiền,chất lượng cần thiết
và giá phải trả cho khách hàng.Đặt quy trình hoạt động tiêu chuẩn (SOP) để điều
chỉnh chức năng mua hàng .
Menu xác định lựa chọn các mặt hàng có sẵn cho khách hàng .Dựa báo khối
lượng (xem thêm mua và lưu trữ).Cho biết các yêu càu cụ thể của từng cửa hàng
bán hàng .Mua hàng chọng nhà cung cấp hợp đồng,tối thiểu và tối đa số lượng
và số lượng gảm gía có sẵn.Đảm bảo lưu trữ kiểm soát nhiệt độ đầy đủ có
sẵn.Thông số kỹ thuật cho các mục riêng lẻ và để đảm bảo liên tục cung cấp
kiểm tra nhận báo cáo số lượng và chất lượng để kiểm soát bất kỳ sự khác ,kiểm
tra sự phù hợp với yêu cầu quy chế nhiệt độ và duy trì hồ sơ cho HACCP.
Kiểm tra nhiệt độ xe giao hàng như được đặt trong SOP
 NHẬN HÀNG
Các mục tiêu để nhận đồ uống là tương tự như nhau trong nhiều cách để nhận
thức ăn.Tuy nhiên ,vì giá trị của các dịch mua bán ca và khả năng thua lỗ cũng
cao,điều quan trong là sự qaun tâm đúng mức được dành cho việc tiếp nhận đồ
uống.Các mục tiêu chính là để nhận giao hàng thực phẩm cộng với:
1. Thùng và và nên được mở để kiểm tra những thứ như chai rỗng ,thiếu
hoặc vỡ.
2. Một bản ghi chính xác được lưu trữ trong tất cả các trống co tính phí và
đã trở lại

9
 3. việc giao đồ uống được sắp xếp thời gian với các nhà cung cấp vì vậy
những người chịu trách nhiệm lưu trữ rượu có sẵn
 BẢO HÀNG VÀ PHÁT HÀNG
Khi đồ uống được tiếp nhận và kiểm tra ,chúng phải được bảo mật thích hợp .Lý
tưởng và trong các tổ chức lớn hơn việc lưu trữ đồ uống đượctách thành các khu
vực như sau:
1. Khu vực lưu trữ chính cho rượu mạnh và rượu vang đỏ được giữ khô và
nhiệt độ không có bản nháp là 55 độ F(13 độ C,16 độ C) điều này được sử
dụng cho việc thu nhập và chuẩn bị chung đặt hàng cho các thanh khác
nhau và lưu trữ bia .
2. Khu vực làm lạnh là 50 độ C F(10 độ C) để lưu trữ màu trắng và rượu
vang lấp láng
3. Một khu vưc được làm lạnh thêm 34 độ ,47 độ F .Đây thực sự chỉ cần
thiết khi doanh thu của thùng chậm chúng có thể được lưu trữ ở 55 độ
F,60 độ F (13 độ C,16 độ C)
4. Một khu vực được giữ ở nhiệt độ 55 độ F(13 đọ C) để lưu trữ bia chai và
nước ngọt .
5. Một khu vực hoàn toàn riêng biệt,từ những khu vực trên ,để lưu trữ chai
rỗng ,thùng và thùng Khu vực này cần phải chặt chẽ kiểm soát như khu
vực lưu trữ đồ uống,khong chỉ vì giá trị có thể của các thùng và chai ....
nhưng đ sách kiểm kê ể nhân viên quầy bar truy cập miễn phí khi một
trống cho chai đầy ddue phưng thức phát hành đang hoạt động
Hàng hóa được đóng gói trong hầm và được lưu trữ (rượu vang để bàn có
nồng đọ cồn dưới 16% khối lượng được lưu trữ trên các mặt của họ ,chai
rượu vang ,rượu mạnh và cổng cổ điển được lưu trữ thăng đứng ) trên kệ
hoặc giá đỡ trong cùng thứ tự như treen danh sách mã chai/ thùng tiêu
chuẩn.
 LƯU TRỮ
Lưu trữ đúng kho cho mỗi mặc hàng ,đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng nhạy
cảm với nhiệt độ đươc lưu trữ nhanh chóng và chính xác và đảm bảo tủ đông và
điện lạnh không quá tải.Chuẩn bị sản xuất các mặt hàng mua.Bán cung cấp sản
phẩm đạt yêu cầu tại bán đúng giá /chi phí và chất lượng .Kiểm soát việc đo
lường hiệu suất của tất cả các cửa hàng liên quan.
Tuân thủ chính sách của công ty và các SOP và cung cấp các phản hồi ch quản
lý .Kiểm tra nhiệt độ xe gia hàng như đặt trong SOP và cung cấp phản hồi quản
lý địa lý
Nhiệm vụ của chức năng mua sẽ khác nhau giữa các lần xuất bản,tuy nhiên vai
trò này được bảo vệ và nó thường sẽ bao gồm các khía cạnh sau đây:
1. Trách nhiệm quản lý thu mua/mua sắm và lưu trữ hồ sơ mua hàng, ghi lại
việc nhận và bảo quản đúng hàng hóa.
2. Việc mua tất cả các hàng hóa thuộc trách nhiệm của họ .
3. Đảm bảo cung cấp liên tục các mặt hàng đó cho người dùng hoặc các
phòng ban
10
 4. Tìm kiếm giá rẻ hơn 9cho cùng chất lượng)và nhiều nguồn hiệu quả hơn
cung cấp trong đó điều này tạo thành một phần của vai trò công việc.
5. Luôn cập nhập với tất cả các thị trường được xử lý và đánh giá sản phẩm
mới.
6. Nghiên cứu sản phẩm ,thị trường,xu hướng giá....
7. Phối hợp với các bộ phận sản xuất để chuẩn hóa hàng hóa và do đó làm
giảm mức chứng khoán.
8. Liên lạc với sản xuất ,kiểm soát ,tài khoản và tiếp thị các phòng ban .
9. Báo cáo cho quản lý cấp cao thường thông qua các thiết lập kênh thông
tin lạc .
Trong các cơ sở lớn ,chức năng mua hàng có thể à chịu trách nhiệm cho một
loạt các mặt hàng phi thực phẩm bao gồm cả nhỏ thiết bị,vật liệu làm sạch...

 CẤP PHÁT
Việc phát hành đồ uống thường diễn ra vào thời gian quy định trong ngày
và có thể yêu cầu một ghi chú trưng dụng được ký bởi người được ủy
quyền người. Các nhà quản lý đồ uống tất cả những gì thiết thực để kiểm
soát các sản phẩm đồ uống tại thời điểm phát hành.Chi phí đồ uống được
tăng lên nếu thiếu sự kiểm soát trong quá trình này. Giá của các vấn đề
cho đồ uống là khác nhau từ đó cho thực phẩm trong đó hai giá thường
được ghi lại, giá chi phí và giá bán. Giá chi phí được ghi nhận để tín dụng
tài khoản và cho các mục đích tài khoản giao dịch và bảng cân đối.

VI. Vai trò của công nghệ.

- Kiểm soát thực phẩm và đồ uống có xu hướng khác biệt hơn so với kiểm
soát vật liệu trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau.
- Các nguyên liệu chính cho điều này là:
+ Tính dễ hỏng của sản phẩm:Thực phẩm,dù sống hay chín,là một hàng hóa
dễ hỏng và có một cuộc sống hạn chế.Người cung cấp thực phẩm ,do đó phải
đảm bảo rằng cô ấy mua sản phẩm đúng chất lượng và số lượng liên quan
đến nhu cầu ước tính,và điều đó nó được lưu trữ và xử lý một cách chính xác
(đồ uống ít bị hỏng hơn và điều này góp phần kiểm soát dễ dàng hơn).
+Khối lượng kinh doanh không thể đoán trước:Sự bất ổn trong bán hàng là
điển hình của hầu hết các sở phục vụ ăn uống.
+Menu trộn không thể đóan trước:Để có thể cạnh tranh và thỏa mãn một thị
trường cụ thể,các nhà cung cấp thường phải cung cấp một lựa chọn rộng rãi
các mục menu cho khách hàng.
+Thực phẩm và đồ uống chu kỳ ngắn:Tốc độ hoạt động phục vụ diễn ra,liên
quan đến nhiều doanh nghiệp khác,cho phép ít thời gian cho nhiều nhiệm vụ
kiểm soát.
+Bộ phận:Nhiều hoạt động thực phẩm và đồ uống có một số bộ phận sản
xuất và dịch vụ,cung cấp khác nhau sản phẩm và hoạt động theo các chính

11
 sách khác nhau.Do đó,điều cần thiết là có thể tạo ra kết quả giao dịch riêng
biệt cho mỗi hoạt động sản xuất và bán hàng.
1. The World Wide Web.
- Phần mềm quản lý nhà hàng được thiết kế chuyên biệt từ máy tính POS
màn hình cảm ứng.Xử lý order nhanh chóng,chính xác,giảm thiểu các lỗi
nghiệp vụ.Tự động gửi thông tin order vào bar,bếp.Hoạt động trơn tru
ngay cả trong giờ cao điểm.
*ORDER DI ĐỘNG
- Sử dụng các thiết bị di động như iPad,Mobile đang trở thành xu thế và
được sử dụng rộng rãi trong các nhà hàng Full-Service để thay thế dần các
menu bằng giấy.Nhân viên nhà hàng tự động order của khách hàng tự
động hóa nhận việc nhận order của khách hàng ngay tại bàn.Menu hiển
thị trực quan trên Mobile.Rút ngắn thời gian đi lại,tang hiệu suất phục vụ
khách hàng trong giờ cao điểm.
*ĐẶT BÀN TỪ XA
- Khách hàng tự order trên giao dịch web.Các đơn hàng sẽ được gửi trực
tiếp về nhà hàng hoặc trung tâm điều phối (call-center)để quản lý toàn bộ
chuỗi dịch vụ khép kín từ nhận order-chuyển xuống nhà hàng-đóng gói -
giao cho shipper-giao tân tay cho thực khách-đánh giá và hoàn thành giao
dịch.
*HỆ THỐNG HIỂN THỊ ODER KDS
- Quản trị sản xuất trong nhà bếp là một nhiệm vụ phứt tạp ảnh hưởng rất
lớn tới chất lượng món ăn cũng như chất lượng phục vụ.Hệ thống Smart
Kitchen hiển thị trực quan toàn bộ order từ máy POS với các chỉ số và chỉ
dẫn cụ thể về thời gian chế biến,công việc (workflow management) giúp
công việc của nhà bếp được tự động hóa như một nhà máy.
*MÀN HÌNH NHÀ BẾP
- Tất cả các nghiệp vụ từ nhập hàng-xuất hàn-sản xuất-chế biến bán thành
sản phẩm-in tem/nhãn để dán label lên các bán thành phẩm…đều thực
hiện dễ dàng trên màn hình máy tính bảng.
*QUẢN LÝ KHO
- Quản lý kho(Store House) trong nhà hàng là một trong những nghiệp vụ
phứt tạp nhất của ngành F&B.Hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp Store
House giúp tự động hóa toàn diện các quy trình sản xuất trong nhà
hàng,quản lý định lượng món ăn chính xác.
*QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG HÀNG
- Đây là giải pháp giúp đẩy nhanh tốc độ bán hàng và chất lượng dịch vụ do
tự động hóa các quy trình đăng ký dữ liệu về khách hàng và kết nối với
khách hàng.Lưu giữ phân tích và cung cấp dữ liệu cũng như lập báo cáo
cần thiết để đưa ra những chiến lược hiệu quả nhất nhằm tương tác và xây
dựng hệ thống ưu đãi (giảm giá,tích điểm,đổi điểm…)cho khách hàng.
*BÁN HÀNG ĐA KÊNH(OMNICHANNEL)
- Các nhà hàng đều chạy đua cho các kênh bán hàng nhằm đem lại sự tiện
lợi lớn nhất cho thực khách.R-Keeper là một trong những công ty tiên
12
 phong triển khai giải pháp R-keeper Ecommerce portal cho phép khách
hàng thực hiện đặt hàng từ tất cả các kênh online khác nhau như: Web-
Order,Chatbot,…tự động nhận đơn hàng bà chuyển về nhà hàng hoặc
trung tâm điều phối.
*QUẢN LÝ GIAO HÀNG
- Delivery là một phần trong bộ giải pháp phục vụ order đa kênh của thực
khách.Hệ thống Delivery Call-Center đóng vai trò là trung tâm điều phối
order.Call Center tiếp nhận order từ tất cả các kênh: Web-Order,Chatbot-
Order,Phone-Order,Email-Order…sau đó hệ thống tiếp tục thực hiện việc
tính toán và chuyển order vào trung tâm (hoặc nhà hàng)phù hợp
nhất(theo bộ tiêu chí mà doanh nghiệp thiết lập trước đó).
*HỆ THỐNG BÁO CÁO CHUYÊN SÂU
- Hệ thống Dashboard chi tiết và chính xác của R-Keeper cho phép thiết lập
theo như cầu từng cá nhân để theo dõi các chỉ số kinh doanh,giúp bám sát
biến động kinh doanh ở chế độ online.Thông qua giao diện web,có thể
theo dõi các chỉ số hoạt động chính của nhà hàng và so sánh hiệu quả kinh
doanh theo ngày,tháng,quý,năm.

2. Hệ thống kiểm kê kho hàng đúng lúc(JIT inventory system)

- Hệ thống và quy trình kiểm kê hiệu qủa bao gồm các giai đoạn:lập kế
hoạch,vận hành và kiểm soát quản lý sau hoạt động đã diễn ra.
*Giai đoạn kế hoạch:
- Đó là khác biệt để điều hành một hoạt động phục vụ hiệu quả mà không
cần phải thực hiện các chính sách cơ bản.Chính sách được xác định trước
hướng dẫn,được đặt ra bởi quản quản lý cấp cao của một tổ chức,trong đó
phác thảo các vấn đề như thị trường hoặc phân khúc thị trường đang được
nhắm đến,nó được phục vụ như thế nào ,và mức độ linh hoạt.Các chính
sách dành riêng cho các công ty và cở sở riêng lẻ.
3. Lưu giữ và kiểm kê
- Lưu giữ và kiểm kê chất lượng thực phẩm ngay từ phút đầu tiên vào nhà
hàng,điều đó có nghĩa là tất cả các lô hàng cần được kiểm tra lại có hư
hỏng gì không,do đó phải đảm bảo rằng mua sản phẩm chất lượng và số
lượng liên quan đến nhu cầu ước tính,và điều đó nó được lưu trữ và xử lý
một cách chính xác.

The end

13