CHƯƠNG 9:

HIỆU QUẢ KINH TẾ TRONG

QUẢN LÝ KHO
1. Khái niệm

Hàng tồn kho là tất cả nguồn lực đang được dự trữ cho việc sản xuất hiện tại
hoặc trong tương lai. Hàng tồn kho có thể được gọi là nguồn lực nhàn rỗi. Hàng
tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (thông
thường chiếm 40 - 50%).

Hàng tồn kho (dự trữ) bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành
phẩm dự trữ… tuỳ theo các loại hình doanh nghiệp mà có các dạng hàng dự
trữ khác nhau. Khi nghiên cứu quản trị hàng dự trữ, chúng ta phải giải quyết
hai vấn đề cơ bản là:
- Lượng đặt hàng bao nhiêu là tối ưu;
- Thời điểm đặt hàng vào lúc nào là thích hợp
Định mức tồn kho là lượng hàng hóa/vật tư nguyên liệu tối thiểu hoặc tối đa
cần trữ ở trong kho nhằm đáp ứng cho các trường hợp phát sinh. Việc xác
định định mức tồn kho tối thiểu hoặc tối đa nhằm giúp doanh nghiệp có thể
cung ứng hàng hóa kịp thời phục vụ nhu cầu khách hàng khi có các trường
hợp phát sinh về nhu cầu nhưng đồng thời phải giảm thiểu và hạn chế tối đa
các chi phí tồn kho của công ty.
Vai trò của hàng dự trữ

- Đảm bảo sự gắn bó, liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các giai đoạn của quá trình sản xuất
- Đảm bảo kịp thời nhu cầu của khách hàng, trong bất kỳ thời điểm nào.
- Phòng ngừa những yếu tố rủi ro trong sản xuất và cung ứng (những lúc máy hỏng
hoặc nguyên liệu cung cấp chưa kịp thời).
- Khai thác lợi thế do sản xuất và đặt mua với quy mô lớn.
- Dự tính trước sự tăng giá trong tương lai.
- Đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng.
1. Nếu không dự trữ hàng hoặc dữ trự hàng quá ít,
doanh nghiệp sẽ đối mặt với vấn đề gì? Tại sao?
2. Nếu dự trữ hàng quá nhiều thì doanh nghiệp sẽ
gặp vấn đề gì? Tại sao?
2. Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho trong tiếng Anh là Inventory cost. Chi phí tồn kho là chi phí mà
doanh nghiệp phải chịu khi dự trữ thành phẩm và nguyên liệu để phục vụ khách
hàng nhanh chóng và tránh những gián đoạn trong sản xuất do thiếu nguyên vật
liệu.
Cũng có thể hiểu theo cách đơn giản, chi phí tồn kho là chi phí liên quan đến việc
mua sắm, lưu trữ và quản lí hàng tồn kho. Nó bao gồm các chi phí như chi phí mua
hàng, chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho và chi phí thiếu hàng.
Chi phí mua hàng: Là chi phí được tính từ khối lượng
hàng của đơn hàng và giá mua một đơn vị. Chi phí này có
thể được hưởng giảm giá nếu mua cùng một lúc với số
lượng lớn.

Chi phí đặt hàng: Là toàn bộ các chi phí có liên

quan đến việc thiết lập các đơn hàng. Nó bao gồm
các chi phí tìm nguồn hàng, chi phí chuẩn bị, chi
phí vận chuyển,
chi phí giao nhận hàng, kiểm tra sai sót, nhập
kho, các chi phí hành chính khác...

Chi phí thiếu hàng: là những tổn thất do thiếu hàng gây nên. Từ góc độ
bán hàng, nếu thiếu hàng cung cấp, khách hàng sẽ chuyển sang đặt hàng
của doanh nghiệp khác. Từ góc độ sản xuất, trong quá trình sản xuất, thiếu
hàng dẫn đến việc ngừng sản xuất đợi nguyên liệu, ứ đọng bán thành phẩm,
kéo dài thời gian giao hàng và dẫn đến ngưng ca…
Chi phí lưu kho: Là những chi phí phát sinh trong thực hiện hoạt động dự trữ. Nó bao gồm các chi
phí:
o Chi phí cơ hội: khi món hàng được dự trữ thì vốn đầu tư không dùng vào mục đích khác được
hoặc lãi suất trả ngân hàng khi tồn đọng hàng.
o Chi phí cất giữ: Chi phí thuê địa điểm lưu giữ hàng hoá, chi phí hao mòn cơ sở hạ tầng kho bãi,
bảo hiểm, chi phí bảo quản.
o Chi phí do lỗi thời, hư hỏng và mất mát: Chi phí do lỗi thời sẽ được phân bổ cho các món hàng
có nhiều rủi ro bị lỗi thời, mà rủi ro càng cao thì chi phí càng lớn. Sản phẩm có thể bị hư hỏng, thối
do để lâu như lương thực, hoa quả, sản phẩm tươi sống... Chi phí mất mát là chi phí có thể do hàng
hóa bị lấy cắp, thất thoát hoặc đổ vỡ... Tổn thất khi phải bán sản phẩm mua về mà không sử dụng
nữa (do chuyển hướng sản xuất kinh doanh, chất lượng sản phẩm giảm sút).
3. Vòng quay hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho – Inventory Turnover là một trong những chỉ số tài chính quan
trọng dùng để đo lường khả năng quản trị hàng tồn kho trong toàn bộ hoạt động của
một doanh nghiệp.

Ý nghĩa vòng quay hàng tồn kho

Hệ số vòng quay hàng tồn có vai trò quan trọng khi xác định khả năng của doanh nghiệp
trong báo cáo tài chính: Xác định được khả năng quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp
bằng việc so sánh qua các năm:
• Hệ số lớn cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh
• Hệ số thấp cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho chậm, thấp, tồn kho lớn.
• Thể hiện doanh nghiệp bán hàng nhanh, tốc độ tiêu thụ, sản lượng hàng hóa, độ ứ đọng
hàng hóa.
• Khả năng rủi ro của doanh nghiệp qua từng năm.
***Lưu ý: Hàng tồn kho còn tùy thuộc vào ngành hàng, doanh thu, dòng tiền… vì vậy không
phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu.
Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho có thể được tính như sau:

Ví dụ:
Phí tổn mua sản phẩm X (vốn kinh doanh) hàng năm là: 120,000 USD
Phí tổn hàng tồn kho trung bình của sản phẩm này (chi phí tồn kho bình quân) là: 10,000 USD
Vòng quay vốn tồn kho = 120,000 /10,000 = 12 lần
Thời gian dự trữ bình quân của sản phẩm X được tính ra là một tháng ; nói cách khác mỗi năm đơn
vị cần nhập hàng 12 lần.
4. Các mô hình tồn kho

Mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) - The Basic Economic Order Quantity Model

Mô hình EOQ là một trong những kỹ thuật kiểm soát dự trữ phổ biến và lâu đời nhất, nó
được nghiên cứu và đê xuất từ năm 1915 do ông Ford. W. Ham, đến ngày nay nó vẫn
được nhiều các doanh nghiệp sử dụng.

Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, tuy nhiên phải có những giả
định cho trước, đó là:
o Nhu cầu gần như cố định và được xác định trước.
o Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận là không đổi và được xác định trước.
o Không cho phép có hiện tượng thiếu hàng.
o Chi phí đặt hàng là cố định, không liên quan đến số lượng hàng đặt và không có chính sách
chiết khấu (giá mua giảm theo lượng bán tăng).
o Hạng mục sản phẩm chỉ là chủng loại đơn nhất, không xét đến tình huống nhiều mặt hàng.
Trong đó:
• TC: chi phí dự trữ hàng năm ($);
• I : Chi phí bảo quản tính theo phần trăm của giá trị dự trữ (%/năm);
• P: Giá mua của sản phẩm ($/chiếc);
• Q: Lượng đặt hàng mỗi lần (chiếc) ;
• Q/2: Lượng dự trữ trung bình;
• D: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng dự trữ;
• D/Q: số lần đặt hàng;
• S: Chi phí đặt hàng.
Khối lượng đặt hàng tối ưu là :

Số lần đặt hàng tối ưu là:

Thời gian giữa các lần đặt hàng:

Thời gian làm việc trong năm (ngày, tuần, tháng)

T=
Số lần đặt hàng tối ưu (Od)

Từ lượng Q* này người ta cũng có thể tính được số đơn hàng tối ưu nên đặt trong năm:
Ví dụ: Công ty AB có nhu cầu về sản phẩm A là 3000 sản phẩm/năm với chi phí đặt hàng mỗi lần là 100$ và
chi phí dự trữ là 10$/sản phẩm/năm. Cho biết trong năm doanh nghiệp sẽ sản xuất 300 ngày. Hãy tính toán
các chỉ tiêu về dự trữ như:
- Lượng đặt hàng tối ưu (Q*)
- Số lượng đơn hàng mong muốn (Od)
- Khoảng cách trung bình giữa 2 lần đặt hàng (T)
- Tổng chi phí về dự trữ (TC)
Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất POQ (Production Order Quantity Model)

POQ viết tắt của Production Order Quantity Model.

• Là mô hình dự trữ được ứng dụng khi lượng hàng được đưa đến liên tục hoặc khi sản phẩm
vừa được tiến hành sản xuất vừa tiến hành sử dụng hoặc bán ra.
• Mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt
hàng nên nó được gọi là mô hình đặt hàng theo sản xuất.
• Trong mô hình này các giả thuyết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng
được đưa đến làm nhiều chuyến.
Khối lượng đặt hàng tối ưu là:

• Trong đó:
 p là mức cung ứng hoặc sản xuất hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày;
 d là nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày.
Tình huống: Nhu cầu bình quân hàng tháng về một loại vật tư là 125 đơn vị. Theo thoả thuận, giá mua là
10$/đơn vị và đơn hàng sẽ được thực hiện làm nhiều lần với mức cung ứng bình quân 40 đơn vị/tuần. Chi phí
đặt hàng bình quân 15$ đ/đơn hàng; chi phí lưu kho bằng 20% giá mua. Số ngày làm việc là 250 ngày/năm,
một tuần làm việc 5 ngày.
Hãy xác định lượng đặt hàng tối ưu.
 D = 125 x12 tháng = 1.500 sản phẩm;
 S = 15 $/lần; P= 10 $/sản phẩm; I= 20%;
 p = 40 sản phẩm/ 5 ngày = 8 sản phẩm/ngày;
 d = 1.500 sản phẩm/ 250 ngày = 6 sản phẩm/ngày.
Mô hình khấu trừ theo số lượng (DQM)

Mô hình khấu trừ theo số lượng là mô hình dự trữ có tính đến sự thay đổi của giá cả phụ
thuộc vào khối lượng hàng trong mỗi lần đặt hàng. Việc khấu trừ theo số lượng thực
chất là giảm giá hàng hóa khi khách hàng mua loại hàng nào đó với một số lượng lớn.
Bước 1. Xác định mức sản lượng tối ưu ở từng mức khấu trừ

Bước 2: Điều chỉnh sản lượng những đơn hàng không đủ điều kiện lên mức sản lượng tối thiểu (Q**).

Bước 3. Tính tổng chi phí theo mức sản lượng đã điều chỉnh.

Bước 4. Chọn Q* có tổng chi phí của hàng dự trữ thấp nhất đã xác định ở bước 3
Trường hợp: Công ty A đề nghị với công ty B phương thức bán một loại vật liệu thông dụng theo
mức mua từng lần như sau:

• Chi phí bình quân đặt một đơn hàng (S): 45USD.
• Chi phí lưu kho một đơn vị dự trữ trung bình (I) bằng 20% giá mua.
• Nhu cầu hàng năm của A (D) là 100 đơn vị.
Hãy chọn mức đặt hàng tối ưu
4.1 Kỹ thuật Lot for Lot

Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô. Theo phương pháp này lượng
nguyên vật liệu doanh nghiệp sẽ mua đúng bằng nhu cầu tại thời điểm cần. Số lượng
mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cần thiết đảm bảo cung
cấp đủ số lượng nguyên vật liệu hoặc chi tiết, bộ phận. Phương pháp này thích hợp đối với
những lô hàng kích cỡ nhỏ, đặt thường xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và
không tốn chi phí lưu kho.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sản phẩm hoặc sản phẩm có cấu
trúc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần quá nhiều lô đặt hàng và không thích
hợp với những phương tiện chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá.
Ví dụ:
Một công ty muốn định tổng chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ đơn hàng theo tiêu chuẩn
cung cấp hàng theo lô ứng với nhu cầu (lot for lot).
• Chi phí đặt hàng (thiết lập 1 đơn hàng) là 100 USD
• Chi phí tổn trữ là 10 USD/đơn vị/tháng
• Lịch nhu cầu sản xuất cũng phản ảnh nhu cầu thực tế được thể hiện qua bảng sau:
Định kích thước lô hàng bằng áp dụng kỹ thuật "Lot for Lot"

Chi phí đặt hàng: 9 X 100 = 900 USD

Chi phí tồn trữ : 0
Tổng chi phí : 900 +0 = 900 USD
4.2 JIT (Just in time)

JIT là một triết lý trong mô hình Quản trị tinh

gọn (lean), được tạo ra nhằm giảm thiểu hàng
tồn kho, giảm lãng phí thông qua việc đáp ứng
đúng nhu cầu của khách hàng về sản phẩm,
chủng loại, số lượng, địa điểm và thời điểm.
 Lợi ích chính của JIT là gì?
- Hàng tồn kho ở mức thấp
- Giảm thiểu lãng phí
JIT yêu cầu về mối quan hệ với các bên
- Sản phẩm chất lượng cao
liên quan
- Khách hàng hài lòng
- Với nhà cung cấp
- Về phía khách hàng

Hạn chế và điểm cần linh hoạt khi sử dụng JIT

Hạn chế chính của JIT là nó chỉ phù hợp nếu bạn có thể
tin tưởng vào nhà cung cấp giao hàng đúng khi họ hứa -
nếu không toàn bộ quá trình hoạt động có thể bị mắc kẹt.
Hơn nữa, nếu chi phí vật liệu đột ngột tăng thì việc dự trữ
chúng khi giá còn ở mức thấp có thể là lựa chọn kinh tế
hơn.
JIT cũng dựa trên mô hình nhu cầu lịch sử: Nếu đơn hàng
tăng mạnh, việc điều chỉnh nhu cầu vật tư có thể khiến
bạn hoặc nhà cung cấp gặp khó khăn.
4.3 Hoạch định nhu cầu vật tư (MRP)

Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào đặc biệt quan trọng đối với một
doanh nghiệp. Việc hoạch định chính xác và quản lý tốt nguồn nguyên vật liệu sẽ
góp phần đảm bảo sản xuất diễn ra nhịp nhàng, ổn định, thỏa mãn nhu cầu của
khách hàng trong mọi thời điểm và là biện pháp quan trọng giảm chi phí sản xuất,
hạ giá thành sản phẩm.

- MRP(Material Requirement Planning) hay còn gọi là MRP I mục đích là lập kế hoạch
sản xuất không xét đến năng lực sản xuất, coi năng lực sản xuất của doanh nghiệp là
vô hạn.
- MRP II (Material Resource Planning) ra đời cuối những năm 70 trên cơ sở MRP I có
điều chỉnh bằng cách đưa biến số năng lực sản xuất của doanh nghiệp vào mô hình.
- MRP III: phát triển MRP II bằng cách đưa ra những chương trình phần mềm chuyên
dụng cho một số loại hình doanh nghiệp với mục đích kiểm soát toàn bộ các nguồn
lực của doanh nghiệp trong kế hoạch hóa sản xuất.
Các yêu cầu trong ứng dụng MRP

- Có chương trình phần mềm MRP và đủ hệ thống máy tính và để tính toán và lưu trữ
thông tin.
- Đào tạo cho đội ngũ cán bộ hiểu rõ về MRP và có khả năng ứng dụng được nó.
Nắm vững lịch trình sản xuất và đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật về lịch trình sản
xuất.
- Có hệ thống danh mục nguyên vật liệu. Bảng danh mục nguyên vật liệu là danh sách
của tất cả các bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu để tạo ra một sản phẩm hoặc chi tiết
cuối cùng.
- Có hệ thống hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu hoàn chỉnh
- Phải đảm bảo chính xác về báo cáo hàng tồn kho.
- Biết thời gian cần thiết để cung ứng hoặc sản xuất nguyên vật liệu và phân bổ thời
gian cho mỗi bộ phận cấu thành.
Các bước hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Bước 1. Phân tích cấu trúc sản phẩm

Bước 2. Xác định tổng nhu cầu và nhu cầu thực tế

Bước 3. Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc đơn
hàng theo nguyên tắc trừ lùi từ thời điểm sản xuất
5. Điểm tái đặt hàng - ROP

Điểm tái đặt hàng là lượng hàng đặt trước khi lượng sử dụng = 0, căn cứ vào thời gian
vận chuyển đơn hàng để đảm bảo không gián đoạn trong quá trình sản xuất.
Điểm tái đặt hàng (ROP) được xác định như sau:

Trong đó:
• ROP: Điểm đặt hàng lại (sản phẩm);
• d: Nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của hàng dự trữ;
• LT : Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (đơn vị thời
gian);
• D: Nhu cầu hàng năm của hàng dự trữ (sản phẩm);
• N: Thời gian trong năm (ngày, tuần hoặc tháng).
Điểm đặt hàng lại (ROP) được biểu diễn bằng hình vẽ sau đây:
Ví dụ :Công ty BC có nhu cầu về sản phẩm A là 3000 sản phẩm/năm với chi phí đặt hàng mỗi lần là 100$ và
chi phí dự trữ là 10$/sản phẩm/năm, giá mỗi sản phẩm là 50$. Cho biết trong năm doanh nghiệp sẽ sản xuất
300 ngày, thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng đến là 10 ngày, vậy điểm đặt hàng lại sẽ là bao nhiêu?

Trong đó:
• ROP: Điểm đặt hàng lại (sản phẩm);
• d: Nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của hàng dự trữ;
• LT : Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (đơn vị thời
gian);
• D: Nhu cầu hàng năm của hàng dự trữ (sản phẩm);
• N: Thời gian trong năm (ngày, tuần hoặc tháng).
6. Dự báo tồn kho

Dự báo hàng tồn là việc phân tích các dữ liệu bán hàng và các nhân tố khác của doanh
nghiệp trong tương lai để lên kế hoạch về lượng hàng tồn cần dự trữ. Đây được xem là
“chìa khóa” giúp doanh nghiệp tối ưu doanh thu và gia tăng sự hài lòng cho khách hàng.
Trong khâu quản lý xuất nhập tồn kho, bên cạnh việc kiểm soát lượng hàng tồn biến động
theo thời gian thực, bạn cần dự đoán về kế hoạch xuất, nhập hàng cung ứng để đảm bảo
vận hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, nhanh chóng.
Một số thông tin thường được sử dụng để dự báo về nhu cầu sản xuất hoặc xuất-nhập sản
phẩm bao gồm:
• Xu hướng mua hàng trong quá khứ
• Dự báo từ nhà cung cấp
• Thay đổi theo mùa
• Quy tắc hoặc hạn chế của doanh nghiệp

Vai trò của dự báo tồn kho:

• Nhanh chóng thích ứng biến động thị trường
• Tối ưu hàng tồn, đáp ứng nhu cầu khách hang
• Cắt giảm chi phí cho doanh nghiệp
Phương Pháp Đường Bình Phương Tối Thiểu
Công thức để dự báo hàng nhập kho trong thời gian tới dựa vào số liệu đã nhập kho trong
thời gian qua bằng phương pháp đường bình phương tối thiểu (least-squares method).
Phương pháp chỉ số theo mùa
(Seasonal Index Method)
Phương pháp này dự báo những thay
đổi đột biên theo tùng giai
đoạn (mùa) căn cứ vào các số liệu
thông kê đã được tổn kho trong
quá khứ.

Ví dụ:
Một Đại lý kinh doanh rượu bia,
trong đó số liệu tổn kho thực tế
của 2 năm 2011 và 2012 theo bảng
kê sau. Hãy dự báo số tồn kho
từng tháng biên động trong năm
20X3.