PHÂN TÍCH LƯU ĐỒ + KHÁI NIỆM CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN

Tại sao lại chọn vẽ lưu đồ vì:

Quy trình thông suốt sẽ giúp công ty tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí. Cụ thể lợi ích của hoạt
động này mang lại như sau:

 Tránh lãng phí do gian lận chi tiêu bất chính hoặc kết cấu với nhà cung cấp khống giá.
 Tạo lập được một quy trình mua hàng áp dụng cho nhiều phòng ban. Nó phục vụ từ mua nguyên
vật liệu sản xuất đến cơ sở hạ tầng, văn phòng,...
 Quản lý, tạo lập mối quan hệ với nhà cung cấp hiệu quả. Đồng nghĩa với việc bạn chọn được
nơi bán có khả năng cung cấp hàng chất lượng.
 Hình thành một chuẩn chung về hàng hóa đầu vào để không ảnh hưởng đến thành phẩm đầu ra.
 Sự minh bạch, cụ thể của chu trình mua hàng thực sự sẽ hạn chế rất nhiều rủi ro. Đây là một
trong những giải pháp quản lý bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đến.
 Lưu đồ quy trình mua hàng của một doanh nghiệp tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt
động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi. Từ
đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh trường hợp gián đoạn.
 Doanh nghiệp cần đảm bảo đủ số lượng, chất lượng đồng thời cần đúng thời điểm hàng hóa cần
thiết để phục vụ quy trình bán ra. Do đó, vai trò tạo đầu vào của quá trình mua hàng đối với
doanh nghiệp là vô cùng quan trọng. Lưu đồ quy trình mua hàng tốt, cũng có nghĩa là doanh
nghiệp của bạn luôn đảm bảo được lượng hàng hóa với chất, lượng tốt nhất.

PHÂN TÍCH LƯU ĐỒ LÀ CÁI NÀY LUÔN HẢ ?

Công ty cổ phần Hùng Vương là một công ty kinh doanh đa ngành tại Thành phố Hồ Chí Minh. Đầu
tháng 7 năm 2022, Công ty có nhu cầu tìm kiếm vật tư, trang thiết bị để hoàn thành dự án về việc xây
dựng một khu F&B tại tòa nhà của doanh nghiệp. Giám đốc dự án nhận thấy việc tìm kiếm các vật tư
như ống thép công trình là việc làm trước tiên và đã lên đơn yêu cầu vật tư với phòng dự án – kế hoạch
sau đó đã lập đơn yêu cầu vật tư gồm 3 liên, Liên 1 sẽ lưu tại văn phòng dự án để có thể soi chiếu, Liên
2 đệ trình lên Ban kiểm soát về quyết định yêu cầu mua hàng. Liên 3 sẽ gửi trực tiếp ngay cho phòng
ban mua hàng để tiến hành các công tác mua hàng.

Phòng ban mua hàng sau khi nhận liên 3 của đơn yêu cầu vật tư tiến hành lập đơn đặt hàng gồm 2 liên
và đồng thời tìm kiếm liên hệ với các nhà cung ứng tiềm năng tại khu vực quận Bình Tân. Liên 1 lưu
trữ tại phòng ban để đối chiếu. Liên 2 gửi cho bên bán hàng là Công ty CP XD Rạng Đông kèm theo
hợp đồng thương mại về việc mua hàng do 2 bên ký kết.
Khoảng 1 tuần sau, vào cuối tháng 7 năm 2022, Bên cung ứng là công ty Rạng Đông đã giao đầy đủ
các ông thép công trình theo đơn đã đặt kèm hoá đơn. Nhân viên phòng mua hàng tiến hành các thủ tục
nhận hàng (bao gồm tiến hành đối chiếu giữa hoá đơn và hàng đã nhận, kiểm tra chi tiết số lượng ống
thép, kiểm tra thông tin quy chuẩn chất lượng của vật liệu, kiểm tra tổng số tiền và thuế) và ký biên
bản giao nhận. Sau đó, nhân viên mua hàng tiến hành lập phiếu nhập kho vật tư gồm 2 liên. Liên 1 lưu
trữ tại phòng ban – nơi lập phiếu, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho phòng kế
toán ghi sổ kế toán và hoá đơn gửi cho phòng dự án xét duyệt. Sau khi nhận, tại văn phòng dự án, nhân
viên phòng tiến hành soi chiếu hoá đơn, phiếu nhập kho với đơn yêu cầu vật tư và lập Phiếu xét duyệt
chi trả và đệ trình ban giám đốc sau đó ban giám đốc tiến hành ký và đóng mộc đỏ. Phòng ban mua
hàng gửi hoá đơn và phiếu nhập kho, phiếu xét duyệt chi trả cho phòng ban kế toán. Tại phòng ban kế
toán, các kế toán tiến hành ghi nhận, lưu trữ và xem xét ngày chi trả, lập phiếu chi thành 3 liên. Liên 1
được lưu tại phòng ban. Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ
gốc để ghi nhận vào sổ kế toán. Liên 3 giao cho bên cung ứng. Kế toán trưởng ký Token và thanh toán
chuyển khoản cho bên bán hàng là Doanh nghiệp Rạng Đông.

Phòng ban trong công ty Cổ phần (tìm kiếm định nghĩa, chức năng nhiệm vụ)

 Hội đồng Quản trị - chủ tịch hội đồng quản trị
 Ban Kiểm soát
 Phòng Quản lý dự án – ban giám đốc dự án
 Phòng Kế toán – Kế toán trưởng – định nghĩa Token
 Phòng Mua hàng – quản lý phòng mua hàng
 Kho

Chứng từ - giấy tờ có liên quan:

 Đơn yêu cầu vật tư – lập 3 liên

 Đơn đặt hàng – lập 2 liên
 Phiếu nhập kho vật tư – lập 2 liên
 Hoá đơn mua hàng
 Phiếu xét duyệt chi trả
 Phiếu chi – lập 3 liên

Đơn yêu cầu vật tư: Đây là chứng tử được lập bởi các bộ phận trong doanh nghiệp khi có nhu cầu về
hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian
nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua.
Đơn đặt hàng: Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của doanh nghiệp với
nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao
hàng; các yêu cầu về thanh toán... Nếu đặt hàng được người cung cấp chấp thuận thì nó trở thành hợp
đồng pháp lý ràng buộc giữa đôi bên
Hợp đồng thương mại: Hợp đồng mua bán hàng hóa là thỏa thuận giữa các bên theo đó bên bán
chuyển hàng hóa cùng quyền sở hữu đối với hàng hóa đó cho bên mua, bên mua hàng có trách nhiệm
nhận hàng hóa và có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán hàng việc giao hàng, thanh toán phải thực hiện
theo thời gian, địa điểm, phương thức được thỏa thuận trong hợp đồng
Hoá đơn bán hàng: Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng
dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Hoá đơn đỏ: Hóa đơn đỏ là một loại chứng từ nhằm thể hiện giá trị hàng hóa bán/cung cấp cho người
mua. Hóa đơn đỏ thể hiện thông tin của hai bên người bán, mua do bên cung cấp dịch vụ xuất và là căn
cứ để xác định số thuế cần nộp.
Phiếu nhập kho: Hay còn được gọi là báo cáo nhận hàng; chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập
căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được dùng làm căn cứ ghi
tăng Tài khoản hàng tồn kho. Thông tin hàng nhận được chuyển đến các bộ phận liên quan như kế toán
mua hàng, kho hàng...
Đơn xin xét duyệt chi: văn bản do cá nhân (thường là người có nhu cầu sử dụng nguồn tiền phục vụ
cho công việc) gửi đến chủ thể có thẩm quyền (kế toán trưởng trong các doanh nghiệp) với mong muốn
được cho phép sử dụng nguồn tiền từ ngân sách công ty.
Phiếu chi: Đây là chứng từ được lập ra khi tiến hành thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Trên thực tế,
khi doanh nghiệp tiến hành nhập khẩu nguyên vật liệu, hàng hóa trực tiếp từ nước ngoài thì loại chứng
từ và số lượng chứng từ tham gia
Biên bản giao nhận: văn bản thể hiện việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra trên thực tế, theo đó bên
bán đã giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.