Thư đặt hàng

1. Khái niệm: là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có
nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Sử dụng mẫu đơn đặt
hàng khi bạn có nhu cầu đặt số lượng hàng hóa lớn và yêu cầu bên cung cấp giao
hàng đúng thời điểm và chất lượng dịch vụ.
2. Các loại thư đặt hàng:_ Thư đặt hàng tiêu chuẩn: Đây là loại đơn đặt hàng phổ
biến nhất và đơn giản nhất, mua hàng cơ bản, như bổ sung vật tư văn phòng hoặc
thanh toán cho các mặt hàng mua một lần như máy in 3D mới cho phòng thí
nghiệm, v.v... Việc mua hàng như thế này sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng những
phần mềm tự động, do chúng có khả năng giúp chống lại các chi tiêu giả mạo và
đảm bảo việc mua hàng được thực hiện với các nhà cung cấp tốt nhất và có giá tốt
nhất.
_Thư đặt hàng theo kế hoạch (PPO): Hợp tác với chỉ một nhà cung cấp như là một
nguồn cung hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể duy nhất đòi hỏi một loại đơn đặt hàng
theo kế hoạch._Đơn đặt hàng mở (BPO): dùng khi có nhu cầu mua một hàng hóa
hoặc dịch vụ cụ thể, nhưng lại không chắc chắn về khung thời gian chính xác hoặc
số lượng cần thiết. Đơn đặthàng mở có thời hạn sử dụng hạn chế và bao gồm một
khoảng thời gian cụ thể. Chúng có thể hữu ích trong việc khóa các điều khoản về
giá với một nhà cung cấp nhất định trước khi mua hàng từ họ._Thư đặt hàng theo
hợp đồng (CBO): tạo ra một thỏa thuận ở cấp cao trong dài hạn. Hợp đồng ràng
buộc về mặt pháp lý này nêu ra chi tiết tỉ mỉ các điều khoản, giá cả và điều kiện
chính xác của tất cả các giao dịch mua từ nhà cung cấp của công ty, nhưng không
phải là một hoạt động mua sắm cụ thể.
3. - Người lập: người mua.
- Mục đích: _ loại bỏ chi tiêu giả mạo và dữ liệu tài chính không được ghi nhận_
chọn và đặt mua những loại vật tư hàng hóa có hiệu quả kinh tế cao_ giúp công ty
chi tiêu thông minh, giảm lãng phí và đảm bảo nhận được hàng hóa và dịch vụ mà
mình cần để phát triển, với mức giá và điều khoản mong đợi._thể hiện thiện chí
muốn mua hàng
-Vai trò:
giúp giao dịch mua bán thuận lợi hơn.
_ trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán xảy ra rủi ro thì việc sử dụng đơn đặt
hàng sẽ giúp các bên bảo vệ được được quyền lợi của mình
_Giúp bên mua hàng truyền tải được những mong muốn của họ tới người bán
thông qua các nội dung ghi nhận trong đơn đặt hàng
_Quy trình mua bán trở nên đúng theo tiêu chuẩn và hợp lý hơn trong việc đặt
hàng.
- Nội dung: người mua đưa ra những điều kiện mua bán:
_ Số thứ tự đơn đặt hàng nội bộ để liên kết giao dịch với các tài liệu, thông tin trao
đổi và bộ dữ liệu có liên quan khác trong hệ thống._Tên của bên bán, bên mua
_Tên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiền: Thông tin trên mẫu đơn đặt hàng phải ghi
đầy đủ và chi tiết về nội dung số lượng, đơn giá, thành tiền tương ứng.
_Thời gian và điều kiện giao hàng: chính xác về thời gian và địa điểm giao hàng
theo đúng nhu cầu bên mua_Điều kiện thanh toán, thời gian thanh toán: Các bên có
thể thỏa thuận với nhau về điều khoản này để có thể đảm bảo được quyền lợi cho
các bên. Có nhiều cách thức thanh toán cho các bên chọn lựa._Chữ ký của bên bán
và bên mua
_ thư đặt hàng phải được lập thành 2 bản. Yêu cầu bên cung cấp hàng hóa ký xác
nhận đãtiếp nhận đơn yêu cầu đặt hàng hóa vào đơn để đảm bảo quyền lợi cho đôi
bên, tránh sai sót.- Tính chất: là loại thư cam kết.
- Cách viếết th đ t hàngư ặ_Phầần m đầầu: Nếếu c s l p đ n hàng (d a vào chào
hàng, chầếp nh n gi ho c ở ơ ở ậ ơ ự ậ ả ặcatalogue, hàng mầẫu do bến b n đ a ra).ả
ư_Phầần n i dung chính: nếu rõ nh ng điếầu ki n bến mua đếầ ngh vếầ chầết l ng,
bao bì, ộ ữ ệ ị ượth i gian giao hàng, điếầu ki n thanh toán, ph ng th c v n chuy n
hàng hoá...ờ ệ ươ ứ ậ ể_Phầần cuốếi th : đếầ ngh bến bán chầếp nh n th đ t hàng c
a mình.