Thư order

Thư đặt hàng là gì

- Thư đặt hàng (Order letters): Loại thu này được sử dụng khi bạn
muốn đặt hàng với một công ty dựa trên thư trước đó .Thư đặt hàng
cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất
cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn
chính. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài
thường khiển người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết.
- Đặt hàng là một thuật ngữ kinh doanh, để nghị ký kết hợp đồng
xuất phát từ phía người mua được đưa ra dưới hình thức đặt hàng.
Trong dặt hàng, người mua nêu cụ thể về hàng hóa định mua và tất
cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Tính chất : thư có cam kết
2. Các loại thư đặt hàng:
_ Thư đặt hàng tiêu chuẩn: Đây là loại đơn đặt hàng phổ biến nhất
và đơn giản nhất, mua hàng cơ bản, như bổ sung vật tư văn phòng
hoặc thanh toán cho các mặt hàng mua một lần như máy in 3D mới
cho phòng thí nghiệm, v.v... Việc mua hàng như thế này sẽ được
hưởng lợi từ việc sử dụng những phần mềm tự động, do chúng có
khả năng giúp chống lại các chi tiêu giả mạo và đảm bảo việc mua
hàng được thực hiện với các nhà cung cấp tốt nhất và có giá tốt
nhất._Thư đặt hàng theo kế hoạch (PPO): Hợp tác với chỉ một nhà
cung cấp như là một nguồn cung hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể duy
nhất đòi hỏi một loại đơn đặt hàng theo kế hoạch.
_Đơn đặt hàng mở (BPO): dùng khi có nhu cầu mua một hàng hóa
hoặc dịch vụ cụ thể, nhưng lại không chắc chắn về khung thời gian
chính xác hoặc số lượng cần thiết. Đơn đặthàng mở có thời hạn sử
dụng hạn chế và bao gồm một khoảng thời gian cụ thể. Chúng có
thể hữu ích trong việc khóa các điều khoản về giá với một nhà cung
cấp nhất định trước khi mua hàng từ họ
._Thư đặt hàng theo hợp đồng (CBO): tạo ra một thỏa thuận ở cấp
cao trong dài hạn. Hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý này nêu ra
chi tiết tỉ mỉ các điều khoản, giá cả và điều kiện chính xác của tất cả
các giao dịch mua từ nhà cung cấp của công ty, nhưng không phải là
một hoạt động mua sắm cụ thể
Bố cục của thư đặt hàng
Dear : Sirs
MĐ:
Bị động :
1)Express thanks for Offer/acceptance: ‘’We thank you for your
offer…’’ cảm ơn thư offer/ acceptance
2) Express pleasure in ordering : ‘I would like to place a trail order
for the …’ thể hiện niềm vui khi được đặt hàng
Nội Dung
3)State Terms and Conditions
(Commodity;Quality/Specification;Quantity;Price;Payment;Deliver
y/Shipment;…) : Đề xuất về các điều kiện, điều khoản
Kết Thúc
4)Hope for SALES CONFIRMATION : thư xác nhận bán hàng
CONFIRMATION
Thư xác nhận là một loại thư được sử dụng để xác nhận rằng đơn
hàng đã được nhận và được chấp nhận bởi người bán. Thư xác nhận
đơn hàng trong thư tín thường được sử dụng trong các giao dịch
mua bán hoặc thương mại, nơi người mua gửi một đơn hàng và
người bán cần xác nhận rằng đơn hàng đã được nhận và sẽ được
thực hiện theo yêu cầu.
Người lập : người bán
Bố cục
Dear : Sirs
MĐ
BĐ
1. Express thanks for an order : ‘We thank you for your order…’
Cảm ơn vì đơn đặt hàng
2. Express pleasure in confirming the sales: ‘We are happy to
confirm…’ Thể hiện niềm vui khi xác nhận bán hàng
Nội dung
3. Confirm the Terms and Conditions:(Commodity: Quality
Specification; Quantity;Price: Payment; Delivery Shipment...) : Xác
nhận lại các điều khoản và điều kiện
4. Make favorable comments on the goods : Đưa ra nhận xét tích
cực về món hàng
KT
5. Hope for more orders/deals in the near future: Hy vọng sẽ có
nhiều đơn hàng/ giao dịch sắp tới