Chu trình chi phí là chu trình liên quan tới các hoạt động mua hàng và

thanh toán với người bán. Nó bao gồm một chuỗi hoạt động chính là: Nhận yêu
cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với người cung cấp; nhận và bảo
quản hàng mua; Ghi nhận công nợ phải trả; Và thanh toán cho người bán về
hàng mua.
Chu trình chi phí tại công ty:
+ Mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Hoạt
động này bao gồm 4 bước:
Đặt mua NVL => Nhập kho NVL => Ghi nhận hóa đơn => Thanh toán
Đặt hàng từ nhà cung cấp bao gồm các hoạt động:
+ Khi có nhu cầu sản xuất, phòng quản đốc sản xuất lập kế hoạch và thông báo
cho phòng kinh doanh để lập phiếu yêu cầu mua hàng, sau đó gửi lên cho Ban
giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu mua hàng sau khi được ký duyệt được chuyển
về phòng kinh doanh. Sau đó trao đổi với nhà cung cấp về nguyên vật liệu cần
mua và lập đơn đặt hàng, chuyển cho Ban Giám đốc xét duyệt.
+ Đơn đặt hàng được lập làm 3 liên, liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho
người bán, liên còn lại gửi cho bộ phận kế toán thanh toán. Sau khi đặt mua
nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh sẽ xuống kho trao đổi về việc
chuẩn bị nhập kho.
Xử lý đặt hàng:
+ Đơn đặt hàng chỉ lập 3 liên, với số lượng này khi luân chuyển trong chu trình
không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Vì vậy, đơn đặt hàng nên
lập thêm 2 liên nữa, một liên gửi cho bộ phận nhận hàng, liên còn lại gửi cho bộ
phận yêu cầu.
Nhận hàng:
+ Bộ phận nhận hàng sẽ đối chiếu hàng giao so với đơn đặt hàng và lập biên bản
nhận hàng. Biên bản nhận hàng được lưu tại bộ phận nhận hàng. Đơn đặt hàng
được chuyển trả lại cho Phòng kinh doanh.