KIỂM SOÁT CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THAN H TOÁN

1. QUY TRÌNH MUA HÀNG:

a. Lập kế hoạch mua hàng:
- Vai trò: Kiểm tra, phê chuẩn và theo dõi các nghiệp vụ mua hàng.
- Chứng từ: Kế hoạch mua hàng, kế hoạch sản xuất
- Bộ phận: Phòng Cung ứng căn cứ vào kế hoạch sản xuất (Phòng Kế
hoạch lập) để lập kế hoạch mua hàng.
- Kiểm soát:
o Kế hoạch sản xuất đã được phê chuẩn bởi giám đốc
o Kế hoạch mua hàng sau khi lập ra phải được thảo luận với phòng
ban khác.
o Kế hoạch mua hàng phải được xét duyệt bởi bộ phận kế toán và
phòng kế hoạch rồi được phê chuẩn bởi giám đốc đơn vị.
o Kế hoạch mua hàng chuyển cho phòng kế toán và phòng kế
hoạch để theo dõi.
b. Lập và phê chuẩn đề nghị mua hàng:
- Bộ phận:
o Bộ phận sản xuất lập giấy đề nghị cấp vật tư → Phê chuẩn →
Phòng cung ứng làm thủ tục xuất kho
o Nếu trong kho không đủ vật tư đáp ứng → Phòng cung ứng lập
Giấy đề nghị mua hàng.
- Chứng từ: Giấy đề nghị cấp vật tư hoặc giấy đề nghị mua hàng
- Kiểm soát:
o Trưởng phòng cung ứng đối chiếu với kế hoạch mua hàng
o Đề nghị mua hàng được chuyển sang phòng kế hoạch và phòng
kế toán để đối chiếu với kế hoạch mua hàng, sau đó trưởng các
bộ phận ký duyệt.
o Đề nghị mua hàng được lãnh đạo phê chuẩn
o Giấy đề nghị mua hàng phải chuyển một bản cho bộ phận kế toán
theo dõi.
c. Lựa chọn nhà cung cấp:
- Bộ phận:
o Phòng cung ứng lựa chọn nhà cung cấp
- Chứng từ: Bảng so sánh các nhà cung cấp, hồ sơ nhà cung cấp, bản
chứng từ phê chuẩn nhà cung cấp hoặc Giấy đề nghị mua hàng phê
chuẩn.
- Kiểm soát:
o Lựa chọn tối thiểu 3 nhà cung cấp
 o Thu thập đầy đủ thông tin về nhà cung cấp
o Lập bảng so sánh giữa các nhà cung cấp
o Trưởng phòng cung ứng xét duyệt kết quả so sánh giữa các nhà
cung cấp, đề xuất lên cấp trên cùng với hồ sơ của nhà cung cấp
được chọn.
o Giám đốc đơn vị căn cứ vào đề xuất, kiểm tra hồ sơ và Bảng so
sánh rồi mới phê chuẩn
o Phê chuẩn nhà cung cấp có thể thực hiện ngay trên Giấy đề nghị
mua hàng đã được duyệt hoặc phê chuẩn tách rời.
o Có một bản chứng từ thể hiện việc phê chuẩn gửi cho bộ phận kế
toán.
d. Lập hợp đồng mua hàng:
- Bộ phận: Dựa vào đề nghị mua hàng và nhà cung cấp được phê chuẩn,
Phòng cung ứng xúc tiến việc lập hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp.
Nếu khách hàng thân thiết hoặc giá trị hàng mua nhỏ thì không cần lập
hợp đồng.
- Chứng từ: Hợp đồng mua hàng, Giấy đề nghị mua hàng, Nhà cung cấp
đã được phê chuẩn.
- Kiểm soát:
o Căn cứ đề nghị mua hàng, phòng cung ứng và thủ trưởng đơn vị
thương lượng với nhà cung cấp (Hợp đồng nguyên tắc)
o Bản dự thảo hợp đồng kiểm tra lại bởi một nhân viên độc lập với
nhân viên thảo hợp đồng.
o Trưởng phòng cung ứng kiểm tra lại hợp đồng đã được dự thảo.
o Giám đốc kiểm tra và phê duyệt hợp đồng.
o Một bản hợp đồng chuyển cho bộ phận kế toán.
e. Lập và gửi đơn đặt hàng:
- Bộ phận: Dựa vào hợp đồng mua hàng hoặc giấy đề nghị mua hàng và
nhà cung cấp đã được duyệt, phòng cung ứng lập và gửi đơn đặt hàng.
- Chứng từ: Hợp đồng mua hàng, giấy đề nghị mua hàng, nhà cung cấp
đã được duyệt, đơn đặt hàng.
- Kiểm soát:
o Sổ theo dõi tình trạng các đơn đặt hàng
o Một nhân viên phòng cung ứng lập đơn đặt hàng.
o Trường phòng cung ứng kiểm tra và đối chiếu đơn đặt hàng với
Đề nghị mua hàng hoặc hợp đồng đã ký. Đồng thời, đối chiếu với
sổ theo dõi đơn đặt hàng.
o Trưởng phòng cung ứng duyệt đơn đặt hàng, giám đốc đơn vị
phê chuẩn.
 o Một nhân viên của phòng cung ứng gửi đơn đặt hàng cho nhà
cung cấp và sắp xếp lịch giao nhận vào sổ theo dõi tình trạng đơn
hàng. Một bản đơn đặt hàng chuyển cho bộ phận kế toán.
2. QUY TRÌNH NHẬN HÀNG MUA:
a. Kiểm tra hàng mua vào:
- Bộ phận:
o Bộ phận kiểm nhận hàng tiến hành kiểm tra hàng
o Bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng sản phẩm
o Nhân viên phòng cung ứng kiểm tra
o Kế toán vật tư (Kế toán kho) để ghi nhận
o Người vận chuyển hàng
o Thủ kho và một nhà quản lý để giám sát quá trình kiểm nhận
hàng.
- Chứng từ:
o Biên bản kiểm nhận hàng
- Kiểm soát:
o Bộ phận kiểm nhận hàng kiểm tra, xác nhận số lượng và quy
cách, chất lượng.
o Một nhân viên độc lập so sánh, đối chiếu Biên bản kiểm nhận
hàng với đơn đặt hàng, đề nghị mua hàng hoặc hợp đồng.
o Biên bản kiểm nhận hàng phải được phê chuẩn bởi giám đốc
hoặc người được ủy quyền.
b. Hàng đạt yêu cầu → Nhập kho vật tư:
- Bộ phận:
o Bộ phận kho tính toán xem xét và lưu trữ hàng hóa trong kho.
o Phòng cung ứng giám sát việc chuyển hàng và sắp đặt hàng
trong kho.
o Kế toán vật tư lập Phiếu nhập kho.
- Chứng từ:
o Phiếu nhập kho: được ký bởi thủ kho, trưởng phòng cung ứng và
giám đốc đơn vị. Lập thành 3 liên: 1 liên cho kế toán vật tư, 1 liên
cho phòng cung ứng, 1 liên cho thủ kho để ghi thẻ kho.
o Hóa đơn nhà cung cấp, Biên bản kiểm nhận hàng và Phiếu nhập
kho chuyển đến cho kế toán công nợ phải trả cho người bán để
kiểm tra và nhập liệu.
c. Hàng không đạt yêu cầu → Báo cáo lên ban quản lý
- Bộ phận:
o Bộ phận kiểm hàng phải báo cáo cho ban quản lý
- Kiểm soát:
 o Lãnh đạo đơn vị phải theo dõi hoặc giám sát quá trình kiểm nhận
hàng.
o Bố trí nhân viên độc lập so sánh, đối chiếu Biên bản kiểm nhận
hàng với đơn đặt hàng, đề nghị mua hàng hoặc hợp đồng, mọi
khác biệt cần được lập biên bản và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo
đơn vị.
d. Giải quyết hàng không đạt yêu cầu:
- Bộ phận:
o Lãnh đạo đơn vị phải giải quyết vấn đề này.
o Phòng cung ứng tham gia
- Chứng từ:
o Hợp đồng
o Đơn đặt hàng
- Kiểm soát:
o Phòng cung ứng phải căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng để
đưa ra đề xuất giải quyết.
o Nhà quản lý có thể trả lại lô hàng cho nhà cung cấp và ngừng
giao dịch, hoặc trả lại lô hàng cho nhà cung cấp, hoặc chấp nhận
lô hàng với sự thỏa thuận của nhà cung cấp.
o Phòng cung ứng căn cứ vào chủ trương giải quyết của lãnh đạo
đơn vị mà thảo luận và trao đổi với nhà cung cấp.
o Giám đốc đơn vị đưa ra quyết định cuối cùng về phương án xử lý.
3. THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP:
a. Ghi nhận công nợ với nhà cung cấp:
- Bộ phận:
o Kế toán công nợ tiến hàng ghi nhận công nợ
- Chứng từ:
o Hóa đơn
o Đơn đặt hàng
o Phiếu nhập kho
o Biên bản kiểm nhận hàng
o Giấy đề nghị mua hàng
o Hợp đồng
- Kiểm soát:
o Kế toán công nợ phải kiểm tra đối chiếu các chứng từ: Phiếu
nhập kho, Hóa đơn, Biên bản kiểm nhận hàng với Giấy đề nghị
mua hàng, Hợp đồng và Đơn đặt hàng.
o Sau khi ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống, cần kiểm tra, đối chiếu
để bảo đảm ghi nhận nghiệp vụ là chính xác.
 o Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp để đảm bảo số liệu công nợ
với nhà cung cấp.
b. Lập đề nghị thanh toán:
- Bộ phận:
o Kế toán công nợ, khi có một khoản nợ đến hạn, cần lập đề nghị
thanh toán.
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị thanh toán
o Bộ chứng từ mua hàng
- Kiểm soát:
o Kiểm tra số liệu công nợ để xem các khoản nợ đã được thanh
toán hay chưa
o Chuẩn bị các chứng từ cần thiết (Chứng từ mua hàng)
o Sử dụng đúng mẫu Giấy đề nghị thanh toán với các chứng từ liên
quan.
o Giấy đề nghị thanh toán phải được đánh số liên tục và kiểm tra
với số liệu trên sổ theo dõi hoặc hệ thống.
c. Kiểm tra và phê duyệt đề nghị thanh toán:
- Bộ phận:
o Kế toán thanh toán
o Kế toán trưởng
o Giám đốc hoặc người được ủy quyền.
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị thanh toán
o Phiếu nhập kho
o Hóa đơn
o Các chứng từ khác
- Kiểm soát:
o Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra chứng từ. Tối
thiểu phải có hóa đơn và phiếu nhập kho.
o Kế toán thanh toán và kế toán trưởng kiểm tra trên hệ thống kế
toán, kiểm tra bộ chứng từ mua hàng và hóa đơn đã được xác
nhận thanh toán hay chưa.
o Kế toán thanh toán và kế toán trưởng đối chiếu Giấy đề nghị
thanh toán và ký duyệt vào Giấy đề nghị thanh toán.
o Giám đốc kiểm tra và phê chuẩn.
d. Tiến hành thanh toán:
- Bộ phận:
o Kế toán thanh toán
 - Chứng từ:
o Các chứng từ chuẩn bị cho việc thanh toán
o Chứng từ đề nghị thanh toán được chuyển qua
o Ủy nhiệm chi, Phiếu chi hoặc là séc
- Kiểm soát:
o Các chứng từ chi tiền cần đảm bảo xác định rõ người nhận tiền là
người được nhà cung cấp ủy quyền hoặc tài khoản của nhà cung
cấp.
o Kế toán trưởng kiểm tra tính chính xác của các chứng từ chi tiền
bằng cách đối chiếu với Giấy đề nghị thanh toán.
o Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt chứng từ chi tiền
o Giám đốc kiểm tra và phê chuẩn
o Kế toán trưởng phải giám sát việc thực hiện chi tiền, đảm bảo
đúng thời hạn.
4. ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP:
a. Đánh giá các nhà cung cấp:
- Bộ phận:
o Bộ phận cung ứng
o Bộ phận KCS
o Bộ phận sản xuất
o Bộ phận kho
o Bộ phận kế toán
- Chứng từ:
o Phiếu đánh giá nhà cung cấp
o Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp
- Kiểm soát:
o Bộ phận KCS xây dựng các tiêu chí cụ thể để đánh giá nhà cung
cấp.
o Các bộ phận khác thống nhất với các tiêu chí và được giám đốc
phê chuẩn.
o Bộ phận KCS xây dựng mẫu phiếu đánh giá nhà cung cấp
o Phiếu đánh giá nhà cung cấp gửi cho các bộ phận có liên quan.
Các trưởng bộ phận chức năng ký duyệt và xác nhận kết quả
đánh giá.
o Bộ phận KCS tổng hợp kết quả từ các Phiếu đánh giá nhà cung
cấp và lập Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp.
b. Phê duyệt đánh giá nhà cung cấp:
- Bộ phận:
o Lãnh đạo của đơn vị
 - Chứng từ:
o Bảng tổng hợp đánh giá nhà cung cấp
- Kiểm soát:
o Giám đốc kiểm tra và soát xét quá trình đánh giá và phê chuẩn
KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
1. TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ ĐƠN HÀNG:
a. Tiếp nhận đơn hàng
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh (Nhân viên)
- Chứng từ:
o Đơn đặt hàng: văn bản, email hoặc điện thoại
- Kiểm soát:
o Kiểm tra thông tin khách hàng
o Kiểm tra chữ ký, con dấu, logo của đơn vị khách hàng
o Kiểm tra đối chiếu thông tin khách hàng và người ký đơn đặt
hàng.
o Kiểm tra xác nhận lại số liệu đặt hàng
o So sánh với đơn đặt hàng cũ để tìm sự khác biệt nếu có.
o Gọi điện gặp trực tiếp người phụ trách việc mua hàng của đơn vị
khách hàng.
b. Xem xét khả năng đáp ứng đơn hàng
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh
o Phòng kế hoạch
o Trưởng phòng kế hoạch
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị bán hàng.
- Kiểm soát:
o Kiểm tra khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
o Nhân viên có trách nhiệm kho thành phẩm theo dõi tình hình mặt
hàng có trong kho. Nếu trong kho có đủ hàng để đáp ứng thì
nhân viên phụ trách phải ký xác nhận Giấy đề nghị bán hàng.
o Hàng trong kho không đủ đáp ứng, nhân viên phụ trách liên hệ
với phòng kế hoạch để kiểm tra và xác nhận đơn vị có khả năng
đáp ứng được hay không. Trưởng phòng kế hoạch phải xét duyệt
và xác nhận khả năng đáp ứng trên Giấy đề nghị bán hàng.
c. Áp giá bán cho đơn đặt hàng
- Bộ phận:
 o Nhân viên bán hàng
o Trưởng phòng kinh doanh
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị bán hàng
- Kiểm soát:
o Bảng giá thiết lập sẵn
o Nhân viên dựa vào bảng giá để áp giá bán, ghi vào Giấy đề nghị
bán hàng
o Trưởng phòng kinh doanh kiểm tra và xét duyệt Giấy đề nghị bán
hàng.
d. Xem xét khả năng thanh toán của khách hàng:
- Bộ phận:
o Bộ phận kế toán
o Bộ phận kinh doanh
o Kế toán công nợ
o Kế toán trưởng
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị bán hàng
- Kiểm soát:
o Tách biệt bộ phận phòng kinh doanh và bộ phận có trách nhiệm
xét duyệt phương thức thanh toán và mức bán chịu.
o Tiêu chí phân loại khách hàng và hạn mức tín dụng phải được
thiết lập sẵn
o Kế toán công nợ căn cứ vào thông tin về dư nợ cũ và mới để đề
xuất.
o Kế toán trưởng kiểm tra và xét duyệt phương thức thanh toán và
mức bán chịu trên Giấy đề nghị bán hàng.
e. Phê chuẩn bán hàng
- Bộ phận:
o Giám đốc
o Người được ủy quyền
- Chứng từ:
o Giấy đề nghị bán hàng
- Kiểm soát:
o Giám đốc phê chuẩn Giấy đề nghị bán hàng
o Một bản photo chuyển cho phòng kế toán để theo dõi.
f. Thông báo việc chấp nhận đơn hàng cho khách hàng
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh
 - Chứng từ:
o Giấy đề nghị bán hàng
- Kiểm soát:
o Thông báo đơn đặt hàng của khách hàng đã được chấp nhận cho
khách hàng.
2. GIAO HÀNG CHO KHÁCH HÀNG:
a. Theo dõi việc giao hàng cho khách hàng
- Bộ phận:
o Nhân viên phòng kinh doanh
o Trưởng phòng kinh doanh
- Kiểm soát:
o Lên lịch giao hàng cho đơn hàng
o Nhân viên bán hàng theo dõi lịch giao hàng, tình trạng đơn hàng
o Trưởng phòng kinh doanh có trách nhiệm kiểm tra và giám sát
tình trạng của từng đơn hàng.
b. Giao hàng tại kho đơn vị
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh
o Bộ phận giao hàng: nhân viên phòng kinh doanh, thủ kho, kế toán
vật tư, nhân viên KCS
- Chứng từ:
o Phiếu xuất kho
o Biên bản giao nhận hàng
- Kiểm soát:
o Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho, nhân viên KCS kiểm tra
o Bộ phận giao hàng cùng với khách hàng kiểm nhận hàng
o Kế toán vật tư hoặc nhân viên phòng kinh doanh lập Phiếu xuất
kho để ghi nhận việc xuất kho.
o Nhân viên phòng kinh doanh lập biên bản giao nhận hàng, thủ
kho và khách hàng ký.
o Một Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận hàng được gửi cho
phòng kế toán theo dõi và lập hóa đơn.
c. Giao hàng cho bộ phận vận chuyển
- Bộ phận:
o Đội vận chuyển
o Nhân viên phòng kinh doanh
o Thủ kho
o Kế toán vật tư
o Nhân viên KCS
- Chứng từ:
o Phiếu xuất kho
o Biên bản giao nhận hàng
o Vận đơn
- Kiểm soát:
o Nhân viên phòng kinh doanh: Lên kế hoạch bố trí xe giao hàng
cho khách hàng. Điều phối xe giao hàng. Kiểm nhận hàng khi
hàng được xuất ra khỏi kho. Lập Biên bản giao nhận hàng hoặc
vận đơn để xác nhận chuyển giao trách nhiệm vật chất giữa thủ
kho và lái xe chuyển hàng, giữa lái xe và khách hàng.
o Thủ kho: Xuất kho, ký vào Phiếu xuất kho. Kiểm nhận hàng. Ký xác
nhận cho việc giao hàng vào Biên bảng giao nhận hàng. Ghi sổ
theo dõi Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận hàng.
o Kế toán vật tư: Kiểm nhận hàng. Lập phiếu Xuất kho và đưa cho
thủ kho và lái xe chuyển hàng ký xác nhận vào Phiếu xuất kho.
o Nhân viên KCS: Kiểm tra chất lượng sản phẩm
o Lái xe: Kiểm tra và nhận hàng để giao cho khách hàng. Ký xác
nhận vào Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận hàng. Giao hàng,
giao nhận chứng từ chuyển hàng đầy đủ. Nhận sự góp ý của
khách hàng và phản ánh lại.
d. Giao hàng cho khách hàng
- Bộ phận:
o Lái xe
- Chứng từ:
o Hóa đơn
o Biên bản giao nhận hàng (hoặc vận đơn)
- Kiểm soát:
o Lái xe giao nhận và kiểm hàng
o Có chữ ký của khách hàng vào hóa đơn và Biên bản giao nhận
hàng (Vận đơn)
o Lái xe đem chứng từ giao hàng về nộp lại cho bộ phận liên quan.
e. Phát hành hóa đơn bán hàng
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh
o Kế toán doanh thu
o Giám đốc
o Bảo vệ
- Chứng từ:
o Đơn đặt hàng
 o Hợp đồng
o Giấy đề nghị bán hàng
o Phiếu xuất kho
o Biên bản giao nhận hàng hoặc vận đơn
o Hóa đơn.
- Kiểm soát:
o Nhân viên phòng kinh doanh: Kiểm tra xem hàng đã được xuất
cho đơn hàng chưa và nếu rồi thì phải lập hóa đơn tương ứng
nếu chưa lập.
o Kế toán doanh thu đối chiếu đơn đặt hàng, hợp đồng và đề nghị
bán hàng để duyệt tình trạng của đơn hàng
o Kế toán doanh thu hoặc nhân viên phòng kinh doanh lập hóa đơn
GTGT và lập thành 3 liên: 1 liên lưu tại bộ phận lập, 1 liên giao cho
khách hàng, 1 liên giao cho kế toán doanh thu và kế toán công nợ.
o Giám đốc đối chiếu hóa đơn với các chứng từ khác và ký duyệt
hóa đơn.
o Hàng xuất ra cổng thì được kiểm tra bởi bảo vệ với đầy đủ chứng
từ (Phiếu xuất kho và hóa đơn).
3. GHI NHẬN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG:
a. Giao nhận hóa đơn:
- Bộ phận:
o Phòng kinh doanh
o Kế toán doanh thu
- Chứng từ:
o Hóa đơn
o Bảng giao nhận hóa đơn
- Kiểm soát:
o Kế toán doanh thu kiểm tra tình trạng của đơn đặt hàng và yêu
cầu luân chuyển Hóa đơn đã được lập cho bộ phận kế toán.
o Nhân viên phòng kinh doanh tiến hành lập Bảng giao nhận hóa
đơn và các hóa đơn cho kế toán doanh thu.
o Kế toán doanh thu kiểm tra các Hóa đơn đối chiếu với Bảng giao
nhận hóa đơn, ký xác nhận Bảng giao nhận hóa đơn. Phòng kinh
doanh giữ 1 bản giao nhận hóa đơn và kế toán doanh thu giữ 1
bản.
b. Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng
- Bộ phận:
o Kế toán doanh thu
o Kế toán công nợ
 o Kế toán trưởng
- Chứng từ:
o Hóa đơn và các chứng từ bán hàng
- Kiểm soát:
o Hóa đơn và các chứng từ bán hàng đánh số liên tục và tham
chiếu đến nhau
o Kế toán doanh thu kiểm tra sự phê chuẩn của nghiệp vụ, sự khớp
đúng giữa các chứng từ, và đối chiếu dữ liệu trên hóa đơn với hệ
thống.
o Kiểm soát việc nhập liệu.
o Kế toán công nợ phải thu khách hàng kiểm tra và đối chiếu lại dữ
liệu trên hệ thống với các chứng từ bán hàng.
o Kế toán trưởng giám sát việc xử lý các nghiệp vụ bán hàng để
đảm bảo nghiệp vụ bán hàng được xử lý đúng đắn và kịp thời.
4. QUY TRÌNH THU TIỀN KHÁCH HÀNG
- Trường hợp thu tiền mặt tại đơn vị:
o Bất kiêm nhiệm giữa kế toán thanh toán và thủ quỹ
- Trường hợp thu tiền mặt tại đơn vị khách hàng:
o Bất kiêm nhiệm giữa kế toán công nợ phải thu khách hàng với
người thu tiền.
o Việc thu tiền trực tiếp phải được lên kế hoạch. và kế toán trưởng
phê duyệt
o Số tiền thu được hằng ngày được nộp vào tài khoản
o Kế toán trưởng thực hiện đối chiếu khoản tiền thu được với kế
hoạch thu tiền.
- Trường hợp thu tiền qua tài khoản ngân hàng:
o Người lập và phê duyệt hợp đồng và hóa đơn cần kiểm tra thông
tin về tài khoản ngân hàng của đơn vị khi lập Hợp đồng và hóa
đơn
o Yêu cầu việc cung cấp thông tin về tài khoản ngân hàng được
thực hiện bằng văn bản và thông báo rõ ràng.
- Ngoài ra:
o Kế toán thanh toán sau khi nhận được hoặc lập chứng từ thì cần
phải kiểm tra thông tin và đối chiếu chứng từ, xác nhận với khách
hàng về việc thu tiền.
o Kế toán thanh toán ghi nhận nghiệp vụ vào hệ thống kịp thời và
chuyển chứng từ cho kế toán công nợ để theo dõi công nợ
o Người độc lập với kế toán công nợ thực hiện việc đối chiếu công
nợ hàng tháng với khách hàng.
 o Đối chiếu công nợ thu được trong kỳ từ Báo cáo tổng hợp công
nợ do kế toán công nợ phải thu khách hàng theo dõi với số liệu
thu tiền từ kế toán thanh toán.
o Kế toán trưởng giám sát toàn bộ việc hạch toán và thu tiền.
5. ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ VÀ BÁO CÁO CÔNG NỢ:
a. Đối chiếu công nợ với khách hàng:
- Thực hiện bất kiêm nhiệm giữa người thực hiện đối chiếu công nợ phải
thu khách hàng và kế toán công nợ
- Căn cứ vào số liệu theo dõi công nợ phải thu khách hàng trên hệ thống,
người thực hiện lập Biên bản đối chiếu công nợ
- Kế toán trưởng kiểm tra và phê duyệt các Biên bản đối chiếu công nợ
- Người thực hiện đối chiếu công nợ thực hiện đối chiếu công nợ với
khách hàng một cách kịp thời, yêu cầu khách hàng xác nhận công nợ
trên Biên bản đối chiếu công nợ.
- Kế toán trưởng phải giám sát toàn bộ quá trình đối chiếu công nợ với
khách hàng.
b. Báo cáo công nợ phải thu khách hàng:
- Người thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng, lập báo cáo tổng
hợp công nợ phải thu khách hàng
- Kế toán trưởng giám sát và kiểm tra, phê duyệt báo cáo.
6. HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI, GIẢM GIÁ HÀNG BÁN:
a. Tiếp nhận khiếu nại từ khách hàng:
- Các nhân viên tiếp nhận khiếu nại như phòng kinh doanh, lái xe, bộ phận
chăm sóc khách hàng → chuyển đến bộ phận chăm sóc khách hàng kịp
thời.
- Nhân viên bộ phận chăm sóc khách hàng phải lập Biên bản khiếu nại
của khách hàng với sự xác nhận của các bên có liên quan.
- Trong trường hợp Biên bản xác nhận không đạt yêu cầu, bộ phận chăm
sóc khách hàng phải kiểm tra tính xác thực của các khiếu nại.
b. Kiểm tra khiểu nại của khách hàng
- Bộ phận chăm sóc khách hàng phối hợp với bộ phận KCS để kiểm tra,
xác nhận phản hồi khách hàng.
- Bộ phận KCS kiểm tra hàng, xác định trách nhiệm và ghi kết luận điều
tra vào Biên bản khiếu nại của khách hàng.
- Kết luận này phải được trưởng bộ phận kiểm tra và xác nhận
- Dựa trên kết luận kiểm tra khiếu nại của khách hàng, bộ phận chăm sóc
khách hàng phải tiến hành thông báo cho khách hàng và tiến hành
thương lượng giải quyết khiếu nại.
c. Quyết định xử lý khiếu nại của khách hàng:
 - Giám đốc kiểm tra và đưa ra quyết định giải quyết khiếu nại.
- Quyết định giải quyết khiếu nại của khách hàng được gửi cho các bộ
phận có liên quan để theo dõi thực hiện.
d. Lập các chứng từ xử lý khiếu nại của khách hàng:
- Nhân viên lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền (Nhân viên
phòng kinh doanh lập hóa đơn, kế toán thanh toán lập các chứng từ chi
tiền) phải kiểm tra tính xác thực của Biên bản khiếu nại của khách hàng
và quyết định của giám đốc về xử lý khiếu nại của khách hàng.
- Hóa đơn xuất hàng trả lại cần có kế toán trưởng kiểm tra, xét duyệt
trước khi kế toán có thể sử dụng để hạch toán giảm công nợ
- Dựa vào Biên bản khiếu nại của khách hàng và quyết định của giám
đốc, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc chứng từ chi tiền.
- Hóa đơn điều chỉnh và chứng từ chi tiền phải được kế toán trưởng hoặc
giám đốc ký duyệt.
CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG
1. QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG CHO TẤT CẢ BỘ PHẬN TRONG ĐƠN VỊ:
a. Ghi nhận kết quả lao động của người lao động ở bộ phận sản xuất
- Nhân viên thống kê chấm công cho người lao động vào Bảng chấm
công hằng ngày. Bảng chấm công được treo ở nơi mọi người đều dễ
dàng nhìn thấy. Cuối tháng, nhân viên thống kê tổng hợp Bảng chấm
công, quản đốc phân xưởng ký xác nhận, gửi cho phòng kế toán.
- Nhân viên nhân sự tiền lương kiểm tra việc chấm công hằng ngày. Cuối
tháng trưởng bộ phận nhân sự kiểm tra và phê duyệt Bảng chấm công
rồi gửi cho phòng Kế toán.
- Số lượng sản phẩm, bán thành phẩm thì được nhân viên KCS kiểm tra
chất lượng rồi được nhân viên thống kê cập nhật hằng ngày vào sổ
theo dõi sản phẩm sản xuất. Công nhân phải kiểm tra và ký vào sổ
- Đến cuối tháng, nhân viên thống kê sẽ tổng hợp thành Bảng tổng hợp
số lượng sản phẩm sản xuất, chuyển cho quản đốc phân xưởng ký
duyệt rồi chuyển lên phòng kế hoạch
- Phòng kế hoạch theo dõi tình hình sản xuất ở bộ phận sản xuất, kiểm
tra và phê duyệt Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm sản xuất, sau đó
chuyển cho phòng kế toán để tính lương.
b. Ghi nhận số ngày công của nhân viên ở bộ phận gián tiếp
- Trưởng bộ phận gián tiếp chấm công cho nhân viên trong bộ phận của
mình mỗi ngày vào Bảng chấm công. Bảng chấm công được treo ở nơi
dễ nhìn thấy. Cuối tháng, trưởng bộ phận tổng hợp bảng chấm công.
- Nhân viên nhân sự tiền lương kiểm tra việc chấm công ở các bộ phận.
 - Cuối tháng, trưởng bộ phận nhân sự kiểm tra và phê duyệt bảng chấm
công, sau đó chuyển cho phòng kế toán để tính lương.
c. Tính tiền lương và các khoản trích theo lương cho người lao động
- Kiểm tra tính xác thực và hợp lệ của các chứng từ ghi nhận kết quả lao
động như Bảng chấm công, Bảng tổng hợp số lượng sản phẩm sản xuất
do bộ phận sản xuất lập đối chiếu bởi Phòng kế hoạch. Kiểm tra nghỉ
việc, ốm đau, thai sản...
- Kiểm tra tính xác thực về sự thay đổi lao động, sự thay đổi về các thông
số tiền lương
- Kế toán tiền lương căn cứ vào chính sách tiền lương, các khoản trích
theo lương của đơn vị và chế độ, chính sách để tính lương và khoản
trích theo lương, lập Bảng thanh toán lương và các khoản thanh toán
khác.
- Bảng thanh toán lương được in ra và kế toán tiền lương phải ký xác
nhận vào Bảng đó.
2. KIỂM TRA VÀ PHÊ DUYỆT BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG.
a. Kiểm tra việc tính lương
- Kiểm tra các Bảng thanh toán lương và các khoản thanh toán khác.
Nhân viên nhân sự khi kiểm tra sẽ ký xác nhận việc kiểm tra này. (Bộ
phận nhân sự sẽ quản lý việc này)
b. Phê duyệt việc tính lương
- Bộ phận nhân sự sau khi kiểm tra xong phải có sự xác nhận kiểm tra
của trưởng phòng nhân sự, kế toán trưởng và giám đốc. Bảng thanh
toán lương sau đó được phê chuẩn đúng đắn và có hiệu lực làm căn cứ
trả lương.
3. THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG.
a. Lập chứng từ chi lương:
- Kế toán thanh toán lập Bảng chi trả lương và Ủy nhiệm chi
- Kế toán thanh toán đối chiếu kiểm tra giữa các Bảng thanh toán lương
và Bảng chi trả lương và Ủy nhiệm chi
- Kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra và phê duyệt
b. Thông tin về tiền lương cho người lao động:
- Chứng từ chi trả lương được phê chuẩn thì được chuyển khoản cho
người lao động qua ngân hàng.
- Người lao động phải có thông tin về kết quả lao động, tiền lương để
kiểm tra lại.