BÀI TẬP AIS

CHU TRÌNH CHI PHÍ

BT15.1
a. Một đại lý mua hàng đặt hàng nguyên vật liệu từ một nhà cung cấp mà anh ta sở hữu một
phần.
- Yêu cầu yêu cầu mua hàng từ bộ phận điều hành làm ủy quyền cho việc chuẩn bị tất cả các đơn
đặt hàng.
- Yêu cầu người quản lý mua hàng trước khi phê duyệt PO phải
+ Xem xét yêu cầu mua hàng
+ Đảm bảo rằng các đơn hàng chỉ được đặt với các nhà cung cấp đã được phê duyệt.
- Yêu cầu các đại lý mua hàng tiết lộ bất kỳ lợi ích tài chính nào đối với các công ty cung cấp,
mặc dù điều này có thể khó thực thi.
- Đảm bảo rằng các đại lý thu mua không có sự đầu tư vào các nhà cung cấp trong danh sách nhà
cung cấp được phê duyệt.
b. Nhân viên bến tàu lấy trộm hàng tồn rồi khai rằng hàng đã được chuyển về kho.
- Đếm tất cả các lần giao hàng và ghi lại số lượng vào báo cáo nhận hàng.
- Yêu cầu nhân viên kho đếm hàng khi chuyển vào kho và xác nhận đã nhận đủ số lượng quy
định bằng cách ký vào biên bản nhận hàng.
- Yêu cầu nhân viên kế toán phải trả xem xét bản báo cáo nhận hàng đã ký (có chữ ký của cả bộ
phận nhận hàng và nhân viên kho) trước khi phê duyệt thanh toán.
c. Việc cung cấp giấy in laser không đặt hàng được giao đến văn phòng sẽ được chấp nhận và
thanh toán vì “giá cả phù hợp”. Tuy nhiên, sau khi gây nhiễu tất cả các máy in laser, rõ ràng là
giấy “mặc cả” có chất lượng kém hơn.
- Vấn đề ở đây là nhân viên văn phòng hiếm khi được đào tạo về quy trình nhận hàng phù hợp,
vì người ta cho rằng tất cả hàng hóa chỉ được chuyển đến kho. Nhân viên văn phòng, giống như
nhân viên tiếp nhận, cần được đào tạo để không nhận hàng trừ khi họ có thể xác minh sự tồn tại
của đơn đặt hàng đã được phê duyệt đối với những hàng hóa đó.
- Ngoài ra, công ty không nên phê duyệt và thanh toán hóa đơn trừ khi họ có thể khớp hóa đơn
với đơn đặt hàng đã được phê duyệt và nhận báo cáo
d. Công ty không tận dụng được khoản chiết khấu 1% để thanh toán kịp thời hóa đơn cho nhà
cung cấp.
- Lập hóa đơn theo ngày chiết khấu
- Duy trì ngân sách tiền mặt
e. Một công ty chậm thanh toán một hóa đơn cụ thể. Do đó, hóa đơn thứ hai được gửi đi, vượt
qua khoản thanh toán của hóa đơn đầu tiên qua đường bưu điện. Hóa đơn thứ hai được gửi để xử
lý và cũng đã được thanh toán.
- Xem xét các gói hoặc hồ sơ chứng từ hỗ trợ liên quan (báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng)
trước khi phê duyệt hóa đơn thanh toán.
- Thay đổi trạng thái của hóa đơn và hồ sơ hỗ trợ từ "đang chờ xử lý" sang "đã thanh toán" sau
khi thanh toán được thực hiện.
- Làm mờ hóa đơn và tất cả các chứng từ hỗ trợ (chẳng hạn như đánh dấu đã thanh toán) để
không thể sử dụng để hỗ trợ thanh toán cho hóa đơn trùng lặp.
f. Hồ sơ kiểm kê cho thấy rằng phải có đủ nguồn cung cấp giấy photocopy trong kho nhưng
không có sẵn trên kệ cung cấp.
- Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ.
- Sửa các bản ghi hệ thống bằng cách sử dụng số đếm.
g. Hồ sơ tồn kho được cập nhật không chính xác khi nhân viên tại quầy nhận hàng nhập sai số
sản phẩm tại thiết bị đầu cuối.
- Sử dụng xác minh vòng kín –Số mặt hàng được nhập làm đầu vào, hệ thống hiển thị mô tả mặt
hàng tương ứng và người dùng được yêu cầu xác minh rằng đó là mặt hàng mong muốn.
- Sử dụng mã vạch hoặc thẻ RFID để loại bỏ nhu cầu nhập số mặt hàng theo cách thủ công.
h. Một nhân viên văn thư nhận được một tấm séc trống và viết một số tiền lớn phải trả cho một
công ty hư cấu. Sau đó, nhân viên sẽ thanh toán séc.
- Lưu trữ các séc trắng chưa sử dụng của công ty ở một nơi an toàn.
- Tách biệt nhiệm vụ bằng cách yêu cầu người đối chiếu tài khoản ngân hàng khác với người
thực hiện thanh toán
- Tách biệt nhiệm vụ bằng cách yêu cầu người ký séc khác với người ủy quyền giải ngân và
chuẩn bị séc
- Đảm bảo rằng người ký séc xem xét tài liệu (đơn đặt hàng và báo cáo nhận) hỗ trợ cho mỗi lần
giải ngân trước khi ký vào mỗi séc.
i. Một hóa đơn giả được nhận và một tấm séc được phát hành để thanh toán cho những hàng hóa
chưa bao giờ được đặt hàng hoặc giao.
- Lập trình hệ thống để nó chỉ in séc cho các nhà cung cấp đã được phê duyệt có trong cơ sở dữ
liệu
- Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu chính của nhà cung cấp.
- Yêu cầu kiểm tra lý lịch phù hợp và phê duyệt quản lý trước khi thêm nhà cung cấp mới vào dữ
liệu chính của nhà cung cấp
- Xem xét các thay đổi đối với dữ liệu tổng thể của nhà cung cấp theo định kỳ
- Yêu cầu chứng từ (đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng) cho từng hóa đơn được thanh toán
- Yêu cầu người ủy quyền giải ngân xem xét đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hóa đơn.
- Tách biệt nhiệm vụ bằng cách yêu cầu người ký séc khác với người ủy quyền giải ngân và
chuẩn bị séc
- Đảm bảo rằng người ký séc xem xét hóa đơn, đơn đặt hàng và nhận báo cáo hỗ trợ cho mỗi lần
giải ngân trước khi ký séc.
- Làm mờ hóa đơn và tất cả các chứng từ hỗ trợ (chẳng hạn như đánh dấu đã thanh toán) để
không thể sử dụng để hỗ trợ thanh toán cho hóa đơn trùng lặp.
j. Người quản lý tiền mặt nhỏ thú nhận đã “vay” 12.000 USD trong 5 năm qua.
- Tạo một quỹ tạm ứng tiền mặt nhỏ và chỉ bổ sung vào quỹ dựa trên các biên lai ghi lại cách sử
dụng quỹ
- Tiến hành đếm đột xuất định kỳ các khoản tiền mặt nhỏ có sẵn để xác minh rằng tổng số tiền
mặt cộng với các khoản thu bằng với số tiền quỹ.
k. Đại lý mua hàng thêm một bản ghi mới vào hồ sơ chính của nhà cung cấp. Công ty không tồn
tại. Sau đó, đại lý thu mua gửi hóa đơn từ công ty giả mạo cho các dịch vụ vệ sinh khác nhau.
Các hóa đơn được thanh toán.
- Hạn chế quyền truy cập vào tệp chính của nhà cung cấp
- Yêu cầu kiểm tra lý lịch phù hợp và phê duyệt quản lý trước khi thêm nhà cung cấp mới vào dữ
liệu chính của nhà cung cấp
- Giám sát thường xuyên tất cả các thay đổi được thực hiện đối với dữ liệu chính của nhà cung
cấp
- Thực hiện kiểm soát ngân sách và phân tích thường xuyên các chi phí liên quan đến dịch vụ để
phát hiện loại vấn đề này cũng như chi phí cao hơn dự kiến cho một bộ phận cụ thể.
l. Một nhân viên bán hàng dán bảng giá dành cho loại TV màn hình phẳng cấp thấp cho mẫu TV
cao cấp nhất. Sau đó, bạn của nhân viên bán hàng sẽ mua món hàng đó và nhân viên bán hàng sẽ
quét tại quầy thanh toán.
- Hạn chế quyền truy cập vào thẻ giá để nhân viên thu ngân không có quyền truy cập vào thẻ giá
- Tách biệt nhiệm vụ bằng cách không cho nhân viên kho hàng làm nhân viên thu ngân
- Giám sát nhân viên thu ngân, trực tiếp hoặc bằng camera giám sát, để ngăn chặn gian lận.
- Thuê nhân viên trung thực và có đạo đức bằng cách thực hiện các cuộc phỏng vấn hiệu quả,
kiểm tra tài liệu tham khảo và tiến hành kiểm tra lý lịch nếu hiệu quả về mặt chi phí.
BT15.2
1. Economic order quantity (EOQ) - n. Inventory control system that seeks to minimize the sum
of ordering, carrying, and stockout costs.
2. Materials requirements planning(MRP) - f. Inventory control system that triggers production
based on forecasted sales.
3. Just-in-time (JIT) inventory system - e. Inventory control system that triggers production
based up on actual sales.
4. Purchase requisition - g. Document only used internally to initiate the purchase of materials,
supplies, or services.
5. Imprest fund - b. Method used to maintain the cash balance in the pettycash account.
6. Purchase order - a. Document that creates a legal obligation to buy and payfor goods or
services.
7. Kickbacks - s. Fraud in which a supplier pays a buyer or purchasing agent in order to sell its
products or services.
8. Procurement card - r. Special purpose credit card used to purchase supplies.
9. Blanket purchase order - p. Agreement to purchase set quantities at specified intervals from a
specific supplier.
10. Evaluated receiptssettlement (ERS) - h. Process for approving supplier invoices based on a
two-way match of the receiving report and purchase order.
11. Disbursement voucher - m. Document used to list each invoice being paid by a check.
12. Receiving report - q. Document used to record the quantities and condition of items delivered
by a supplier.
13. Debit memo - d. Document used to authorize a reduction in accounts payable when
merchandise is returned to a supplier.
14. Vendor managed inventory - o. System whereby suppliers are granted access to point-of-sale
(POS) and inventory data in order to automatically replenish inventory levels.
15. Voucher package - l. Combination of a purchase order, receiving report, andsupplier invoice
that all relate to the same transaction.
16. Non-voucher system - j. Method of maintaining accounts payable in which eachsupplier
invoice is tracked and paid for separately.
17. Voucher system - k. Method of maintaining accounts payable which generates one check to
pay for a set of invoices from the same supplier.
BT15.4
Thread Control Procedure
1. _d,e__ Failing to take available purchase a. Only accept deliveries for which an
discounts for prompt payment. approved purchase order exists
2. _f__ Recording and posting errors in b. Document all transfers of inventory
accounts payable.
3. _l__ Paying for items not received. c. Restrict physical access to inventory
4. __h,o_ Kickbacks. d. File invoices by due date
5. _b,c,g_ Theft of inventory e. Maintain a cash budget
6. _m,l_ Paying the same invoice twice. f. Automated comparison of total change in
cash to total changes in accounts payable.
7. _g,b,c_ Stockouts g. Adopt a perpetual inventory system
8. __h,i,j,o_ Purchasing items at inflated h. Require purchasing agents to disclose
prices. financial or personal interests in suppliers.
9. __k,q_ Misappropriation of cash i. Require purchases to be made only from
approved suppliers.
10. _h,i,o,p__ Purchasing goods of inferior j. Restrict access to the supplier master data.
quality
11. __a_ Wasted time and cost of returning k. Restrict access to blank checks.
unordered merchandise to suppliers
 12. __n_ Accidental loss of purchasing data
13. __j_ Disclosure of sensitive supplier
information (e.g., banking data)
l. Only issue checks for a complete voucher
package (receiving report, supplier invoice,
and purchase order).
m. Cancel or mark “Paid” all supporting
documents in a voucher package when a
check is issued.
n. Regular backup of the expenditure cycle
database.
o. Train employees how to respond properly
to gifts or incentives offered by suppliers.
p. Hold purchasing managers responsible for
costs of scrap and rework.
q. Reconciliation of bank account by someone
other than the cashier

BT 15.10
a.
1. Người mua không xác minh được là yêu cầu của trưởng bộ phận có nằm trong ngân sách
không
2. Không có quy trình nào được thiết lập để đảm bảo có được kết quả tốt nhất.
3. Người mua không có kiểm tra hiệu suất trước đây của nhà cung cấp
4. Văn bản thông báo tiếp nhận thiết bị không gửi cho đơn vị mua hàng.
5. Văn bản thông báo tiếp nhận thiết bị không gửi đến tài khoản phải trả.
6. Tính chuẩn xác về mặt toán học trong hóa đơn nhà cung cấp không được xác minh.
7. Số lượng hóa đơn không được so sánh với số lượng báo cáo nhận được.
8. Không nhận được thông báo về khả năng yêu cầu thiết bị từ bộ phận yêu cầu trước khi ghi lại
khoản phải trả.
9. Gói chứng từ không được gửi đến Thủ quỹ.
10. Gói Voucher không được hủy khi hóa đơn đã thanh toán.
11. Không đề cập đến việc hòa giải ngân hàng.
b.
Các thủ tục kiểm soát phải được bổ sung để khắc phục các điểm yếu được xác định trong phần a
1.Yêu cầu so sánh số tiền ngân sách và so với số liệu từ đầu năm đến nay.
2.Nhận giá thầu và báo giá cho các đơn đặt hàng, có thể đặt trước số tiền hoặc yêu cầu kích
thước.
3.Báo cáo hiệu suất của nhà cung cấp nên được điền vào phần các nhà cung cấp và sau đó xem
xét khi lựa chọn nhà cung cấp.
4.Văn bản thông báo tiếp nhận thiết bị được gửi cho đơn vị mua hàng.
5.Văn bản thông báo được gửi đến các tài khoản phải trả
6.Xác minh tính chính xác của toán học trên hóa đơn của nhà cung cấp.
7.So sánh số lượng nhận được trên báo cáo nhận hàng với số lượngtrên hóa đơn để xác minh tính
chính xác.
8.Nhận xác nhận từ người yêu cầu về khả năng chấp nhận đơn đặt hàng thiết bị trước khi ghi
nhận khoản phải trả.
9.Gửi gói chứng từ cho Thủ quỹ. Nên bao gồm hóa đơn của nhà cung cấpvà tài liệu hỗ trợ liên
quan.
10. Gói chứng từ được đánh dấu đã thanh toán khi séc được ký.
11. Đối chiếu ngân hàng nhất quán bởi một người không tham gia vào việc thu hoặc chi tiền mặt