13.8. The following list identifies several important control features.

For each control,

(1) describe its purpose (purpose of the controls) , and (2) explain how it could be best
implemented in an integrated ERP system
a. Cancellation of the voucher package by the cashier after signing the check
b. Separation of duties of approving invoices for payment and signing checks
c. Prenumbering and periodically accounting for all purchase orders
d. Periodic physical count of inventory
e. Requiring two signatures on checks for large amounts
f. Requiring that a copy of the receiving report be routed through the inventory stores
department prior to going to accounts payable
g. Requiring a regular reconciliation of the bank account by someone other than the
person responsible for writing checks
h. Maintaining an approved supplier list and checking that all purchase orders are
issued only to suppliers on that list

- Mục đích của các kiểm soát:

a . Ngăn chặn việc gửi lại hóa đơn để thanh toán hai lần
b. Ngăn chặn việc thanh toán các hóa đơn hư cấu
c. Ngăn chặn mua hàng trái phép.
d. Xác minh tính chính xác của hàn tồn kho đã ghi và phát hiện tổn thất.
e. Ngăn chặn các khoản giải ngân lớn vì những lý do đáng ngờ.
f. Xác minh rằng các mặt hàng nhận được đã được đặt trong kho và không bị đánh cắp.
g. Phát hiện các khoản giải ngân trái phép.
h. Đảm bảo mua hàng hóa chất lượng và ngăn ngừa vi phạm pháp luật hoặc chính sách của công
ty.
- Cách triển khai trong hệ thống ERP:
a. Kiểm soát hồ sơ hóa đơn của nhà cung cấp để cho biết tài liệu đã được sử dụng kiểm soát trong
đơn đặt hàng và nhận hồ sơ báo cáo để cho biết tài liệu đã được sử dụng hỗ trợ thanh toán.
b. Hệ thống đối chiếu tất cả các hóa đơn với các báo cáo nhận hàng và đơn đặt hàng tương ứng.
Séc có chữ ký của thủ quỹ.
c. Kiểm tra trình tự của tất cả các đơn đặt hàng.
d. Vẫn cần phải đếm hàng tồn kho thực tế theo định kỳ.
e. Vẫn cần hai chữ ký.
f. Nhân viên tiếp nhận nhập hàng đó đã được chuyển vào kho. Nhân viên kiểm kho xác nhận đã
nhận hàng qua thiết bị đầu cuối. Hệ thống được thiết lập để gói chứng từ yêu cầu báo cáo nhận
được bao gồm xác nhận đã nhận bằng kiểm soát hàng tồn kho.
h. Kiểm tra tính hợp lệ của số nhà cung cấp trên tất cả các đơn đặt hàng. Hạn chế quyền truy cập
vào tệp chính nhà cung cấp Xác minh tất cả các thay đổi đối với tệp chính nhà cung cấp Hạn chế
về người có thể thực hiện thay đổi đối với nhà cung cấp tệp chính.