1.

Hoạt động kiểm soát

a. Những thủ tục kiểm soát chung
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
 Bộ phận mua hàng cần độc lập với bộ phận khác
 Xét duyệt tách biệt với mua hàng
 Lựa chọn nhà cung cấp độc lập với mua hàng
 Bộ phận mua hàng tách biệt với nhận hàng
 Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho
=> Hạn chế xảy ra gian lận, sai sót của 1 cá nhân hay bộ phận đảm nhiệm nhiều chức năng dẫn đến họ
có thể lạm dụng hoặc đánh cắp tài sản của doanh nghiệp

 Kiểm soát chứng từ và sổ sách

 Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng các chứng từ
 Các biểu mẫu chứng từ cần được thiết kế rõ ràng, đầy đủ thông tin, đánh số
tham chiếu
 Ghi nhận kịp thời các khoản thanh toán và nợ phải trả

 Ủy quyền và xét duyệt

Đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, giấy đề nghị thanh toán cần được xét duyệt
Nhà quản lý ủy quyền cho cấp dưới xét duyệt
nhằm kiểm soát việc mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, việc chi trả,...

b. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
1. Kiểm soát quá trình mua hàng
1.1 Yêu cầu và xét duyệt mua hàng
 Tất cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có phiếu đề nghị mua hàng đã được xét duyệt
 Quy định rõ ai là người có quyền được lập Phiếu đề nghị mua hàng và ai là người có thẩm
quyền xét duyệt chúng.
 Xác định thời điểm yêu cầu mua hàng, cơ sở tính số lượng cần mua và đặt ra tồn kho tối thiểu
 Phiếu đề nghị mua hàng cần cung cấp đủ thông tin (tránh đặt hàng sai, nhầm lẫn)và cần được
xét duyệt
 Cần đánh số thứ tự liên tục trên phiếu đề nghị mua hàng chưa sử dụng
 1.2 Lựa chọn nhà cung cấp
 Tiến hành đấu thầu công khai
 Luân chuyển nhân viên mua hàng (thân thiết với nhà cc)
 Bất kiêm nhiệm chức năng đặt hàng và lựa chọn nhà cung cấp
 Ban hành các quy tắc đạo đức, ứng xử nghiêm cấm nhân viên nhận “hoa hồng”. Kỷ luật
nghiêm khắc nếu phát hiện.
 Phê duyệt bởi người có thẩm quyền ( cấp cao, lãnh đạo mua hàng)
 Cập nhật danh sách nhà cung cấp thường xuyên, đánh giá và thu thập thông tin về các nhà
cung cấp mới.(ncc được chọn lọc)
1.3 Đặt hàng
 Đơn đặt hàng được lập dựa trên phiếu đề nghị mua hàng, phê duyệt. ( sai, nhầm, lãng phí)
 Đơn đặt hàng cần được đánh số thứ tự liên tục. (mất, xóa dấu vết biển thủ, ngụy tạo để được
thanh toán khống)
 Kiểm tra chéo ( ĐĐH nhiều liên gửi bộ phận liên quan )
 Thông báo cho nhà cung cấp biết những người đủ thẩm quyền để đặt hàng.(cấp dưới tự xét
duyệt nhằm gian lận)
 Khi tiến hành kí kết hợp đồng, cần phải nêu rõ các điều kiện, khoản mục và cung cấp đủ các
thông tin. (lợi ích, tranh chấp )
2. Kiểm soát quá trình nhận hàng
 Thủ kho chỉ nhận hàng khi có Đơn đặt hàng/ Hợp đồng hợp lệ
 Khi nhận hàng, lập Báo cáo nhận hàng gửi cho các bộ phận liên quan ( căn cứ hạch toán) và
đánh số thứ tự trước liên tục ( mất mát, thất lạc).
 Từ chối nhận hàng, nếu hàng hóa không khớp với Đơn đặt hàng/ Hợp đồng
 Không cho bộ phận nhận hàng biết trước số lượng hàng hóa và thiết kế bảng kiểm tra (tránh
kiểm tra hàng cẩu thả, bỏ sót)
 Nhanh chóng chuyển hàng đến vị trí tồn trữ hoặc các bộ phận yêu cầu ( tránh đề nghị mua
hàng lần 2)
3. Kiểm soát quá trình tồn trữ
3.1 Bảo quản
 Giao trách nhiệm bảo quản hàng cho 1 cá nhân cụ thể, hạn chế tiếp cận vật lý, giữ bí mật về
vị trí cách bố trí và quản lý hàng hóa. ( mất mát, thất thoát, trộm cắp)
 Hàng tồn kho bao gồm cả sản phẩm dở dang phải được dán nhãn và theo dõi theo quy mô nhỏ
(phát hiện hh thất lạc, tránh công nhân dấu các sp hỏng)
 Thủ kho mở sổ theo dõi chi tiết nhập - xuất - tồn từng loại hàng, sắp xếp khoa học và theo dõi
qua thẻ để tiện lợi cho việc nhập - xuất hàng hóa.
 Chỉ xuất kho khi có chỉ thị từ người có thẩm quyền
 Kiểm tra định kì để phát hiện các HTK lỗi thời cần xử lý, nếu phát hiện cần để ở khu vực
riêng biệt. ( FIFO)
3.2 Kiểm kê
 Kiểm kê định kỳ (xđ chính xác số lượng, đ/c với sổ kế toán, cl cần tìm hiểu ngnhan và giải
quyết)
 Kiểm kê đột xuất ( ngay khi có dấu hiệu tham ô, thất thoát hh)
3.3 Thủ tục kiểm soát khác
 Cần tổ chức khu vực riêng để tồn trữ các mặt hàng không phải của đơn vị (nhận kí gửi, giữ
hộ)
4. Kiểm soát nợ phải trả người bán
 Lưu hóa đơn theo thứ tự thời hạn, lập dự toán dòng tiền (Tránh trả chậm, ko đc hưởng các
chiết khấu)
 Quy định việc luân chuyển chứng từ, đảm bảo các chứng từ được chuyển ngay đến bộ phận
kế toán ( chứng từ mua hàng, hàng trả lại, giảm giá)
 Các chứng từ mua hàng cần phải được đánh số tham chiếu (Tiện cho việc đối chiếu, nhanh
chóng phát hiện các sai sót nếu có).
 Phiếu chi / Ủy nhiệm chi (hàng ngày/ định kì kế toán tập hợp các chứng từ liên quan cùng với
Phiếu chi / Ủy nhiệm chi của những khoản nợ đến hạn) trình lên cho kế toán trưởng và Giám
đốc phê duyệt.
 Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt
 Cần theo dõi chi tiết cho các hóa đơn đã thanh toán và các hóa đơn chưa thanh toán ( tránh
việc thanh toán 2 lần cho cùng 1 hóa đơn).