Phân tích khả năng có sai phạm, rủi ro và đề xuất các thủ tục kiểm

soát cần thiết.

Kiểm soát giúp giảm thiểu rủi ro. Hđ ks: chính sách (là những nguyên tắc để thực hiện thủ
tục) & thủ tục (biện pháp cụ thể để thực thi chính sách)

Sự kiện Rủi ro Thủ tục kiểm soát

Nhân viên bán hàng chỉ lập - Khó khăn trong việc theo Thiết kế sổ sách, chứng từ:
1 liên cho đơn đặt hàng dõi, đối chiếu thông tin đơn Lập ra 2 liên đơn đặt hàng:
hàng khi xảy ra tranh chấp 1 liên cho khách hàng, 1 liên
sẽ thiếu bằng chứng giao lưu lại công ty và phải đánh
dịch số thứ tự các đơn đặt hàng
- Dễ xảy ra gian lận: nhân
viên bán hàng có thể dễ
dàng sửa đổi thông tin đơn
hàng và trục lợi cá nhân

Nhân viên bán hàng dựa
vào đơn đặt hàng để lập
hóa đơn GTGT, khách hàng
ký xác nhận trên hóa đơn
Người có thẩm quyền chưa
xét duyệt đơn đặt hàng mà
nhân viên đã lập hóa đơn
GTGT có thể tạo ra rủi ro
về:
- Khách hàng không đáp
ứng được khả năng thanh
toán
- Không đủ khả năng cung
ứng hàng hóa hoặc sai sót
thông tin về đơn giá, số
lượng,...gây thất thoát tài
chính và gây ảnh hưởng
xấu đến hình ảnh công ty
- Nhân viên bán hàng có thể
lập hóa đơn khống để trục
lợi cá nhân
Thiết kế sổ sách, chứng từ:
Đơn đặt hàng phải được
duyệt bởi người có thẩm
quyền và phải kiểm tra chất
lượng tín dụng của khách
hàng trước khi lập hóa đơn.
Sau khi lập hóa đơn phải đối
chiếu với bảng giá của công
ty và có chữ ký xác nhận
của các bên liên quan mới
được gửi hóa đơn cho
khách hàng

Nhân viên bán hàng yêu cầu Khi bán hàng thu tiền mặt,
khách thanh toán bằng tiền nhân viên bán hàng có thể
mặt làm mất, hoặc chiếm đoạt
số tiền của khách trước khi
khoản tiền đó được ghi
nhận là doanh thu.
- Ủy quyền phù hợp: Nếu
đơn hàng có giá trị nhỏ,
nhân viên có thể được ủy
quyền xem xét và ra quyết
định về phương thức thanh
toán. Nếu đơn hàng có giá
trị lớn, nhân viên không
được tự ý yêu cầu phương
thức thanh toán mà phải
thông qua người có thẩm
quyền phụ trách.
- Kiểm tra độc lập tiền mặt
tại quỹ so với tổng số tiền
mà thủ quỹ ghi chép.

Nhân viên bán hàng lập biên
lai thu tiền 3 liên. Liên 2 biên
lai thu tiền chuyển cho
khách hàng, liên 1,3 cùng
với tiền thu được chuyển
Khách hàng chưa ký vào
biên lai thu tiền có thể dẫn
đến:
- Gặp khó khăn trong việc
thu hồi nợ nếu khách hàng
- Thiết kế sổ sách, chứng từ:
sau khi thu tiền, người thu
tiền và người nộp tiền cùng
ký và ghi rõ họ tên trên biên
lai để xác nhận số tiền đã
cho thủ quỹ. Thủ quỹ thu
tiền, ký xác nhận vào biên
lai thu tiền, liên 1 thủ quỹ
dùng nhập liệu vào file Sổ
quỹ trên Excel và lưu theo
số chứng từ, liên 3 chuyển
cho kế toán.
Khách hàng cầm hóa đơn Thủ kho có thể gian lận
GTGT và liên 2 biên lai thu trong quá trình xuất hàng
tiền xuống kho nhận hàng,
thủ kho tiến hành xuất kho
theo nội dung trên hóa đơn,
ký xác nhận vào hóa đơn
của khách hàng
từ chối thanh toán
- Gặp bất lợi nếu xảy ra các
tranh chấp pháp lý liên quan
đến giao dịch.
- Việc kiêm nhiệm 2 chức
năng xét duyệt và bảo quản
tài sản sẽ dễ dẫn đến tình
trạng thủ quỹ chiếm dụng số
tiền của khách hàng
thu, đã nộp.
Phân chia trách nhiệm: thủ
quỹ là người thu tiền thì
không được ký xác nhận
vào biên lai (tách bạch 2
chức năng xét duyệt và bảo
quản tài sản)
Phân chia trách nhiệm:
cần tách bạch công việc và
phân chia việc cho đúng đối
tượng. Ở đây, thủ kho phải
xuất hàng hóa dựa trên
phiếu xuất kho chứ không
phải dựa trên hóa đơn bán
hàng, thủ kho cũng không
có trách nhiệm ký xác nhận
hóa đơn. Phiếu xuất kho
phải được xác nhận hợp lệ
và được chuyển từ bộ phận
bán hàng (không phải từ
khách hàng)