A410.

1 1/2

CÔNG TY:
THƯ VIỆN THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHÍNH
CHU TRÌNH BÁN HÀNG, PHẢI THU, THU TIỀN

A. MỤC TIÊU:
Gợi ý các thủ tục kiểm soát chính làm cơ sở mô tả quy trình bán hàng, phải thu, thu tiền tại mục 3 “Mô tả
chu trình bán hàng, phải thu và thu tiền” và thực hiện mục 4 “Soát xét về thiết kế và thực hiện các kiểm soát
chính”.
B. NỘI DUNG

Stt Thủ tục kiểm soát Cơ sở dẫn liệu

1. Nhân sự và sự phân nhiệm
- Nhân viên bán hàng, nhân viên thu tiền hàng và nhân viên quản lý nợ phải thu Tính đầy đủ, tính hiện
phải có năng lực phù hợp với công việc được giao, được đào tạo và giám sát hữu, tính chính xác,
đầy đủ. đánh giá
- Phải đảm bảo sự độc lập giữa các bộ phận: Bộ phận phê duyệt tín dụng cho Tính hiện hữu
khách hàng, bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý nợ phải thu và bộ phận thu tiền.
- Bộ phận vận chuyển và xuất hóa đơn phải độc lập với bộ phận thu tiền. Tính hiện hữu
- Nhân viên lập và gửi báo cáo cho khách hàng phải độc lập với nhân viên kế Tính hiện hữu, tính
toán nợ phải thu. chính xác
2. Các quy định nội bộ
- Có quy định về ghi nhận doanh thu và thông báo rõ ràng tới nhân viên kế toán Tính đầy đủ, tính hiện
và các nhân viên có liên quan. hữu, tính chính xác
- Có quy định về bán hàng, theo dõi các khoản phải thu, thu tiền mặt và thông Tính đầy đủ, tính hiện
báo, phổ biến thường xuyên cho nhân viên. hữu, tính chính xác
- Có quy định về những giao dịch bán hàng bất thường (như bán phế phẩm, Tính hiện hữu, tính
bán hàng cho nhân viên công ty…) và thông báo, phổ biến thường xuyên cho chính xác
nhân viên.
3. Yêu cầu đối với chứng từ liên quan
- Phải có đơn đặt hàng có hiệu lực trước khi thực hiện giao hàng. Tính hiện hữu, tính
chính xác
- Phiếu thu phải được đánh sẵn số thứ tự cho mỗi lần bán hàng thu tiền mặt. Tính hiện hữu, tính
chính xác
- Khi nhận séc, phải đóng dấu vào séc “chỉ trả tiền vào TK” (“for deposit only”), Tính hiện hữu
cùng với số TK của đơn vị. Chỉ thị cho ngân hàng không cho phép dùng séc
để rút tiền mặt.
- Các khoản thu bằng séc được lập thành danh sách, tính tổng và soát xét lại Tính đầy đủ, tính hiện
trước khi chuyển cho ngân hàng để chuyển tiền vào TK. hữu, tính chính xác
- Tất cả các khoản thu (bằng tiền mặt hoặc séc) được gửi vào ngân hàng Tính hiện hữu
thường xuyên và kịp thời.
- Thường xuyên có biện pháp để thu nợ tiền hàng và lưu tài liệu về các biện Tính chính xác, tính
pháp này. đánh giá
4. Đối chiếu, kiểm tra
- Loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế và thành tiền phải được kiểm tra và Tính chính xác
soát xét trước khi phát hành hóa đơn.
- Nội dung chi tiết trên hóa đơn phải được đối chiếu với đơn đặt hàng và chứng Tính hiện hữu, tính
từ vận chuyển. chính xác
- Doanh thu từ việc bán và giao hàng tận nơi thu tiền mặt được đối chiếu hàng Tính đầy đủ, tính hiện
ngày với số tiền người giao hàng thu và phải có tài liệu phê duyệt. hữu, tính chính xác
- Phải lập báo cáo bán hàng/nợ phải thu hàng tháng và gửi cho khách hàng để Tính đầy đủ, tính hiện
đối chiếu. hữu, tính chính xác
- Kiểm tra (tự động hoặc thủ công) việc đánh số thứ tự liên tục trên chứng từ Tính chính xác
vận chuyển và hóa đơn.
- Đối chiếu giữa tổng doanh thu bán hàng ghi nhận trên máy tính tiền và số tiền Tính đầy đủ, tính hiện
mặt thực thu hàng ngày/mỗi ca bán hàng. Đối chiếu với doanh thu ghi nhận hữu, tính chính xác

Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ ngày 01/01/2020)
(Ban hành theo Quyết định số 496-2019/QĐ-VACPA ngày 01/11/2019 của Chủ tịch VACPA)
 A410.1 2/2

Stt Thủ tục kiểm soát Cơ sở dẫn liệu

trên sổ kế toán.
- Đối chiếu số thứ tự của đơn đặt hàng/chứng từ vận chuyển với số ghi trên Tính đầy đủ, tính hiện
hóa đơn. hữu, tính chính xác
- Đối chiếu nhật ký bán hàng/sổ chi tiết với sổ cái. Tính chính xác
- Lập Bảng đối chiếu giữa tổng số tiền gửi ngân hàng hàng ngày với báo cáo Tính đầy đủ, tính hiện
các khoản phải thu và doanh thu bán hàng thu tiền mặt. hữu, tính chính xác
- Kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của phiếu thu tiền mặt, đối chiếu với số Tính hiện hữu, tính
liệu tiền mặt gửi vào ngân hàng. Lưu tài liệu về ngày kiểm tra. chính xác
- Kiểm tra để đảm bảo tỷ giá quy đổi ngoại tệ được sử dụng là chính xác. Tính chính xác
5. Phê duyệt
- Các giao dịch bán hàng chưa thanh toán ngay đều phải được phê duyệt Tính hiện hữu, tính
bán chịu. chính xác
- Giá bán phải áp dụng theo Bảng giá bán chuẩn. Nếu áp dụng giá bán khác thì Tính đầy đủ, tính hiện
phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt. hữu, tính chính xác
- Các khoản chiết khấu hoặc giảm giá hàng bán ngoài quy định phải có tài liệu Tính đầy đủ, tính hiện
thể hiện sự phê duyệt. hữu, tính chính xác
- Các giao dịch bán hàng bất thường (như bán hàng cho nhân viên công ty, Tính hiện hữu
bán phế phẩm,…) phải có tài liệu thể hiện sự phê duyệt.
6. Kiểm soát tự động trên hệ thống
- Hệ thống không cho phép thay đổi ngày hóa đơn (ví dụ: ngày đã cài sẵn trên Tính hiện hữu, tính
máy, thì máy sẽ tự động hiện ngày trên hóa đơn khi lập, nhân viên không thể chính xác
sửa tay vào quy trình này).
- Hệ thống tự động thông báo đối với một hóa đơn bị phát hành hai lần. Tính chính xác
- Hệ thống kiểm tra các khoản thanh toán điện tử đã được ghi có vào đúng TK Tính chính xác
khách hàng và tính tổng để nhập vào sổ kế toán.
- Bảng tỷ giá hối đoái được tự động nhập dữ liệu và tự động quy đổi. Tính chính xác
7. Các báo cáo nội bộ và soát xét của BGĐ
- Lập Báo cáo hàng tháng về giá bán đặc biệt (khác với Bảng giá chuẩn) Tính đầy đủ, tính hiện
và các giao dịch bán hàng bất thường (bán phế phẩm, bán hàng cho nhân hữu, tính chính xác
viên…). BGĐ (*) soát xét Báo cáo này, ghi lại các hành động cần thiết và theo
dõi việc thực hiện.
- Lập Báo cáo bán hàng hàng tháng (thể hiện rõ: doanh số bán theo khách Tính đầy đủ, tính hiện
hàng, theo dòng sản phẩm, theo khu vực… và so sánh với kế hoạch bán hữu, tính chính xác
hàng hoặc/và so sánh với các kỳ trước).
- Lập Báo cáo về hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. BGĐ phân tích Báo Tính đầy đủ, tính hiện
cáo này, điều tra các chênh lệch bất thường và ghi lại kết quả. hữu, tính chính xác
- Lập Báo cáo phân tích doanh thu, giá vốn hàng bán, lãi gộp và so sánh các Tính đầy đủ, tính hiện
chỉ tiêu này so với kế hoạch bán hàng và/hoặc so với các kỳ trước. BGĐ xem hữu, tính chính xác
xét và điều tra/ghi lại nguyên nhân chênh lệch (nếu có).
- Lập Báo cáo phân tích tuổi nợ (hàng tháng). Nhân viên thu nợ phải có hành Tính chính xác, đánh
động kịp thời đối với các khoản phải thu quá hạn. BGĐ soát xét báo cáo này giá
và có biện pháp xử lý đối với những khoản phải thu quá hạn.
- Lập Báo cáo so sánh số tiền thực thu với kế hoạch dòng tiền và doanh thu Tính đầy đủ, tính hiện
bán hàng (ít nhất mỗi tháng một lần). hữu, tính chính xác
- Lập file hồ sơ khách hàng. BGĐ định kỳ soát xét file hồ sơ khách hàng. Tính hiện hữu, tính
chính xác
- Những khoản bán hàng vượt hạn mức tín dụng được điều tra và lưu lại kết quả. Tính chính xác, đánh
giá
- BGĐ soát xét những giao dịch lớn hoặc những giao dịch cuối kỳ để đảm bảo Tính chính xác
tuân thủ đúng chính sách ghi nhận doanh thu.

Chương trình kiểm toán mẫu (Áp dụng chính thức từ ngày 01/01/2020)
(Ban hành theo Quyết định số 496-2019/QĐ-VACPA ngày 01/11/2019 của Chủ tịch VACPA)