BÀI TẬP CHU TRÌNH MUA HÀNG, TRẢ TIỀN

1.Tại công ty Ngọc Nga, một công ty kinh doanh Dược phẩm, chu kỳ thanh toán
và mua hàng của công ty như sau:
Mua
Khi hàng trong kho xuống thấp hơn mức dự trữ, thủ kho sẽ lập phiếu yêu cầu
mua hàng gửi đến bộ phận mua hàng. Để đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng cần
phải được phê duyệt. Các phiếu mua hàng trị giá từ 50.000.000đ trở xuống sẽ do
trưởng phòng mua hàng phê duyệt, các phiếu vượt quá số tiền trên, phó giám
đốc phụ trách kinh doanh phê duyệt. Một khi phiếu mua hàng đã được phê
duyệt, nhân viên bộ phận mua hàng chuyển vào hệ thống máy tính để theo dõi.
Nhân viên phụ trách máy tính tạo lập đơn đặt hàng gồm 4 liên, đánh số sẵn, với
mẫu có sẵn (ĐĐH).
Phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt và đơn đặt hàng sau đó được chuyển 1
liên cho trưởng phòng mua hàng. Trưởng phòng mua hàng so sánh phiếu yêu
cầu mua hàng được phê duyệt với đơn đặt hàng hoàn chỉnh. Nếu phát hiện chênh
lệch giữa 2 chứng từ này, sẽ tìm hiểu nguyên nhân, đặc biệt là đối với các đơn đặt
hàng không đi kèm theo phiếu mua hàng tương ứng nằm trong danh mục loại
trừ ( là danh mục hàng đặt mua nhưng không có phiếu yêu cầu mua hàng *).
Trưởng phòng mua hàng kí tắt vào đơn đặt hàng đã được kiểm tra. Một khi đơn
đặt hàng được kiểm tra sẽ được đưa vào hệ thống máy tính và chuyển cho các bộ
phận liên quan :
- ĐĐH # 1- Bộ phận nhận hàng ( kèm yêu cầu mua hàng)
- ĐĐH # 2- Nhà cung cấp
- ĐĐH # 3- Lưu trữ ở phòng mua hàng
- ĐĐH # 4- Bộ phận yêu cầu đặt hàng
Khi nhập liệu, hệ thống máy tính sẽ loại trừ tự động bất kì đơn đặt hàng nào
chuyển cho nhà cung cấp nhưng không được phê duyệt hoặc đơn đặt hàng không
kèm phiếu yêu cầu mua hàng tương ứng.
Tất cả các đơn đặt hàng còn lại sẽ tự động được đặt qua mail cho nhà cung cấp.
Danh mục đơn đặt hàng bị loại trừ sẽ được chuyển cho phó giám đốc, để ông
quyết định xem liệu có chấp thuận đơn đặt hàng hay không.
Mỗi tháng, Phó giám đốc đều nghiên cứu và cập nhật danh sách nhà cung cấp
được phê duyệt.

NHẬN HÀNG
2.Nhân viên kho hàng chịu trách nhiệm nhận hàng hóa khi hàng được báo là về
đến công ty. Bộ phận nhận hàng chỉ chấp nhận những hàng hóa nào có các giấy
tờ thể hiện các hàng mua là hợp pháp.
Khi nhận hàng, trước hết nhân viên kho hàng sẽ kiểm tra hàng hóa nhận có nằm
trong danh mục đơn đặt hàng hợp pháp hay không. Sau đó, sẽ kiểm tra hàng hóa
thực nhận. Nếu hàng phù hợp, nhân viên kho hàng sẽ lập phiếu nhận hàng gồm 3
liên ( PNH) trong đó nêu: thời gian nhận, tên của nhà cung cấp. số đơn đặt hàng,
số lượng và mô tả hàng hóa nhận.
Trưởng kho hàng sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các khía cạnh của PNH
và sẽ kí tắt vào PNH khi mọi việc đều thực hiện tốt.
Trưởng bộ phận mua hàng qua điện thoại theo dõi những nhà cung cấp giao
hàng không đúng hạn hoặc hàng hóa giao không đúng theo yêu cầu.

Phiếu nhận hàng sẽ được chuyển giao như sau:

- PNH #1- Phòng kế toán
- PNH # 2- Bộ phận mua hàng- hồ sơ
- PNH # 3- Kho hàng

CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ MA-HIEN

3.Các hóa đơn từ nhà cung cấp được chuyển thẳng cho phòng kế toán. Một liên
PNH cũng được chuyển cho phòng kế toán. Kế toán phụ trách các khoản phải trả
(P/A) ghi nhận các thông tin từ PNH và hóa đơn vào hệ thống máy tính.
Hệ thống này sẽ tự động đối chiếu các thông tin vào PNH với các ĐĐH (trên hệ
thống máy) và hóa đơn, rồi lập báo cáo về những chênh lệch ( nếu có). Hệ thống
máy tính cũng tự động kiểm tra tính chính xác toán học của các thông tin trong
hóa đơn và phát hiện chênh lệch. Ngay sau khi xác minh toàn bộ thông tin, nên
nhân viên kế toán kẹp ba tài liệu đã đối chiếu lại với nhau để tạo thành bộ hóa
đơn cho kế toán.
Hàng ngày, kế toán trưởng có trách nhiệm xem xét báo cáo này. Kế toán mua
hàng dựa trên bộ hóa đơn để ghi vào nhật kí mua hàng.
Bộ chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán ngân quỹ.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp sẽ chuyển thông tin từ nhật ký mua hàng vào sổ
cái.
Hàng tháng, số dư của tài khoản khoản phải trả cho nhà cung cấp trong sổ cái sẽ
được đối chiếu với số dư sổ chi tiết nhà cung cấp.

THANH TOÁN TIỀN MẶT_TRÚC

4.Bộ phận ngân quỹ chịu trách nhiệm chuẩn bị séc chi trả dựa trên thông tin về
các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Trước khi kí séc, trưởng bộ phận ngân quỹ
so sánh các séc được viết với đơn đặt hàng, PNH, hóa đơn và kì tắt vào tất cả các
séc. Số séc chi trả cũng được viết vào hóa đơn để tránh thanh toán hai lần cho
cùng một hóa đơn.
Tất cả các séc dưới VNĐ 10.000.000 thì chỉ cần một chữ kí ( bất cứ ai trong số các
giám đốc của công ty, chủ tịch hoặc phó chủ tịch), và bất cứ séc nào vượt quá số
tiền trên thì cần phải có hai chữ ký. Hội đồng quản trị bổ nhiệm những người
được ủy quyền ký tài khoản.
Bộ phận ngân quỹ ghi nhận các séc đã chi trả vào sổ đăng kí séc. Cuối tháng, bộ
phận ngân quỹ cũng chịu trách nhiệm chuẩn bị một bảng chỉnh hợp tiền gửi
ngân hàng. Những chênh lệch bất thường đều được kế toán trưởng điều tra.
Séc sau khi chi trả sẽ ghi nhận vào Nhật ký chi tiền mặt và sổ chi tiết nợ phải trả
cho nhà cung cấp. Cuối tháng, kế toán tổng hợp kết chuyển số liệu từ Nhật ký chi
tiền và sổ chi tiết phải trả vào sổ cái.
→Hoạt động kiểm soát của công ty là khá hiệu quả. Thanh toán tiền mặt được quản lý
và kiểm soát qua nhiều chốt kiểm soát khác nhau. Lý do:
-Chuẩn bị séc chi trả dựa trên thông tin cụ thể: Bộ phận ngân quỹ chuẩn bị séc chi
trả dựa trên thông tin chi tiết về các khoản phải trả cho nhà cung cấp. Điều này giúp
đảm bảo rằng chỉ có các khoản phải trả chính xác mới được thanh toán.
-So sánh thông tin trước khi ký séc với đơn đặt hàng, PNH, hóa đơn: Trưởng bộ
phận ngân quỹ so sánh các séc được viết với các tài liệu như đơn đặt hàng, PNH và
hóa đơn. Điều này giúp xác định tính chính xác và hợp lý của các khoản thanh toán.
→Nên bổ sung thêm Biên bản kiểm nghiệm khi đang kiểm tra hàng, và Biên bản nhận
hàng giữa 2 bên sau khi nhận hàng và có chữ kí xác nhận từ 2 bên
-Ký chữ ký phù hợp: Việc yêu cầu chữ ký phù hợp với mức độ thanh toán (một chữ
ký cho các khoản dưới 10.000.000 VNĐ và hai chữ ký cho các khoản vượt quá mức
này) giúp tăng cường kiểm soát và phòng tránh rủi ro gian lận.
-Ghi nhận và kiểm tra: Các khoản chi trả được ghi nhận vào sổ đăng ký séc và hóa
đơn, giúp theo dõi và kiểm tra lại việc thanh toán. Séc sau khi chi trả sẽ ghi nhận vào
Nhật ký chi tiền mặt và sổ chi tiết nợ phải trả cho nhà cung cấp.
-Kiểm tra bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng: Bảng chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng
được chuẩn bị cuối tháng để so sánh với dữ liệu tài chính và phát hiện ra các chênh
lệch bất thường, giúp phòng tránh gian lận và sai sót. Ngoài ra, những chênh lệch bất
thường được phát hiện bởi kế toán trưởng, giúp đảm bảo được “tính độc lập” khi kiểm
soát và nguyên tắc phân chia trách nhiệm
-Ghi nhận vào các sổ sách và sổ cái: Việc ghi nhận các giao dịch vào sổ sách và sổ
cái giúp theo dõi và kiểm tra lại dữ liệu tài chính của công ty, giúp phát hiện ra các
chênh lệch bất thường, từ đó đảm bảo tính minh bạch và đối chiếu với dữ liệu tài
chính. Nếu như có chênh lệch hoặc gian lân khi thanh toán tiền mặt, các sổ chi
tiết_séc, là 1 nguồn bằng chứng cũng như thủ tục kiểm soát giúp doanh nghiệp có thể
điều tra lại hoặc phục vụ cho các hoạt động kiểm soát thường ngày.
→Đề xuất:
-Mặc dù quy trình đề cập đến việc so sánh các thông tin trước khi ký séc, nhưng việc
kiểm tra tính chính xác của các thông tin này có thể cần được tăng cường hơn. Điều
này có thể bao gồm việc thực hiện các phương pháp kiểm tra bổ sung như kiểm tra
chéo hoặc kiểm tra bằng một bộ phận độc lập.
-Phân tích chênh lệch và điều tra: Mặc dù quy trình đề cập đến việc điều tra các chênh
lệch bất thường, nhưng cần xác định rõ hơn về cách thức điều tra và giải quyết các
chênh lệch này. Cần thiết lập các quy trình rõ ràng và phương pháp để xử lý các vấn
đề này một cách hiệu quả và kịp thời.
-Giám sát và đánh giá liên tục: Quy trình cần có cơ chế giám sát và đánh giá liên tục
để đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát đang hoạt động hiệu quả và có thể điều
chỉnh nếu cần. Việc tổ chức kiểm tra nội bộ định kỳ có thể hữu ích để đảm bảo tính
đáng tin cậy của quy trình này.

Yêu cầu:
Hãy cho biết
1. Các hoạt động kiểm soát nào có hiệu quả?
2. Các hoạt động kiểm soát nào kém hiệu quả và đề xuất các HĐKS thay
thế

1. Các hoạt động KS có hiệu quả

* CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ:
- Hệ thống máy tính tự động đối chiếu các thông tin vào PNH và ĐĐH, rồi lập báo cáo
những chênh lệch nếu có. -> Kiểm soát các chênh lệch giúp giảm thiểu mất mát, lãng
phí, lạm dụng hay hư hỏng cho tài sản

2.
*Mua hàng: Nhân viên phụ trách máy tính tạo lập đơn đặt hàng gồm 4 liên,
→ Đơn đặt hàng ít nhất 5 liên (Một liên lưu tại bộ phận mua hàng, một liên gửi nhà cung cấp,
một liên gửi bộ phận nhận hàng để làm căn cứ đối chiếu nhận hàng, một liên gửi bộ phận đề nghị
mua hàng và một liên gửi cho kế toán công nợ làm căn cứ đối chiếu để thanh toán tiền hàng)

* Nhận hàng: các hoạt động kiểm soát không hiệu quả
+ Nhân viên kho nhận hàng hóa → Đây là trách nhiệm của BP nhận hàng
+ Nhân viên kho hàng chỉ kiểm tra hàng thực nhận, thiếu bước kiểm tra: mã
hàng, tên nhà cung cấp, số lượng
+ Phiếu nhận hàng phải bao gồm mã hàng, chủng loại
+ Trưởng bộ phận mua hàng qua điện thoại theo dõi những nhà cung cấp giao
hàng không đúng hạn hoặc hàng hóa giao không đúng theo yêu cầu. → Cần
phải theo dõi trực tiếp đối chiếu tránh tình trạng lệch thông tin
* Các khoản phải trả:
- Sau khi xử lý chênh lệch các thông tin trên PNH và các ĐĐH chưa chuyển bộ hồ sơ
nêu trên sang bộ phận kế toán. -> thiếu tính chính xác, đầy đủ của thông tin
- Chưa xử lý chênh lệch tính chính xác toán học của các thông tin trong hóa đơn của
PNH và ĐĐH -> không đạt được sự đúng đắn của thông tin, dễ xảy ra sai sót khi
không xử lý chênh lệch, không đạt mục tiêu đầy đủ, chính xác của quá trình xử lý
thông tin.
- Thiếu nghiệp vụ sau khi ghi sổ, chứng từ không được chuyển sang cho kế toán công
nợ.
- Thiếu nghiệp vụ xử lý nếu xảy ra chênh lệch giữa số dư tài khoản phải trả cho NCC
trong sổ cái và số dư chi tiết NCC
*Thanh toán tiền mặt:
-Nên bổ sung thêm Biên bản kiểm nghiệm khi đang kiểm tra hàng, và Biên bản nhận
hàng giữa 2 bên sau khi nhận hàng và có chữ kí xác nhận từ 2 bên
-Mặc dù quy trình đề cập đến việc so sánh các thông tin trước khi ký séc, nhưng việc
kiểm tra tính chính xác của các thông tin này có thể cần được tăng cường hơn. Điều
này có thể bao gồm việc thực hiện các phương pháp kiểm tra bổ sung như kiểm tra
chéo hoặc kiểm tra bằng một bộ phận độc lập.
-Phân tích chênh lệch và điều tra: Mặc dù quy trình đề cập đến việc điều tra các chênh
lệch bất thường, nhưng cần xác định rõ hơn về cách thức điều tra và giải quyết các
chênh lệch này. Cần thiết lập các quy trình rõ ràng và phương pháp để xử lý các vấn
đề này một cách hiệu quả và kịp thời.
-Giám sát và đánh giá liên tục: Quy trình cần có cơ chế giám sát và đánh giá liên tục
để đảm bảo rằng các biện pháp kiểm soát đang hoạt động hiệu quả và có thể điều
chỉnh nếu cần. Việc tổ chức kiểm tra nội bộ định kỳ có thể hữu ích để đảm bảo tính
đáng tin cậy của quy trình này.