I/TRẢ LỜI CÂU HỎI

Câu 1:

Khi khách hàng mua sản phẩm, nhân viên bán hàng sẽ quét mã vạch trên mỗi sản
phẩm và điền số lượng bán cho từng sản phẩm. Sau đó, máy tính sẽ tự động xác
định đơn giá cho từng mã sản phẩm- trong file giá được lưu trữ trên máy chủ cửa
hàng. Nếu số lượng mua lớn hơn số lượng tồn kho, máy tính sẽ đưa ra thông báo
không hợp lệ. Nếu số lượng mua nhỏ hơn lượng tồn kho thì máy tính sẽ tự động
tính tổng giá mua, thuế và xác định tổng tiền mà khách hàng phải thanh toán.
Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, bằng thẻ ghi nợ hoặc thẻ tín dụng.
Khi thanh toán bằng thẻ tín dụng, khách hàng quẹt thẻ thông qua đầu đọc thẻ, cơ
quan thẻ tín dụng sẽ phê duyệt và truyền trở lại hệ thống máy tính tiền, máy tính
tiền sẽ lưu lại mã phê duyệt tín dụng trên ổ cứng trước khi xuất phiếu tính phí. Khi
tín dụng bị từ chối, khách hàng phải thanh toán bằng tiền mặt. Bản sao ban đầu
của phiếu tính phí được in ra và lưu trong ngăn kéo tiền mặt.
Khi bán hàng, nhân viên sẽ in hóa đơn chi tiết giao dịch gửi cho khách hàng, bản
sao hóa đơn đó sẽ lưu trữ trên ổ cứng máy tính tiền, được sao lưu hàng ngày vào
máy chủ của cửa hàng. Dữ liệu trên máy tính tiền điện tử ghi lại thông tin về từng
giao dịch bao gồm số lượng bán và giá của mỗi đơn vị theo số sản phẩm.
Khi nhân viên bán hàng đóng máy tính tiền vào mỗi đêm, tùy chọn đóng sổ đăng
ký sẽ tự động cập nhật tệp giao dịch trực tuyến được lưu trên ổ cứng máy tính tiền,
sau đó sẽ được sao lưu trên máy chủ của cửa hàng. Tại thời điểm đó, máy tính tiền
tạo ra một bản in bằng giấy tóm tắt tổng số tiền bán hàng, doanh số tín dụng, lợi
nhuận bán hàng và tất cả các giao dịch khác trong ngày. Ngoài ra, nhân viên bán
hàng chuẩn bị một Bảng tiền gửi hàng ngày bằng giấy để tóm tắt tiền mặt, ghi nợ,
có và các tổng số giao dịch khác được ghi trên biên lai và đối chiếu khớp đúng về
số tiền, số giao dịch.
Nhân viên bán hàng trong cửa hàng sẽ chuyển tất cả tiền mặt, phiếu tín dụng cho
nhân viên thu ngân. Nhân viên thu ngân tại cửa hàng xác minh tính chính xác của
tổng tiền mặt và tiền gửi. Nhân viên kế toán đối chiếu và khớp các tổng số từ bảng
tiền gửi hàng ngày với mail xác nhận số tiền gửi tại ngân hàng.
Cuối ngày, máy chủ của cửa hàng sẽ tải xuống và xử lý tất cả các giao dịch từ các
máy tính tiền và tóm tắt thông tin đó vào trong Báo cáo bán hàng hàng ngày. Một
bản sao Báo cáo bán hàng hàng ngày sẽ được in ra giấy đặt tại cửa hàng và một
bản được chuyển tự động đến máy chủ của công ty.

1
Mỗi đêm, máy chủ cửa hàng sẽ tự động cập nhật các biên bản kiêm kê tồn kho
thường xuyên và lưu trữ trên máy chủ của cửa hàng. Sau khi cập nhật, một bản sao
điện tử sẽ được truyền đến máy chủ của công ty.
Vào cuối mỗi tháng, máy chủ cửa hàng sẽ tổng hợp tất cả các biên bản kiêm kê tồn
kho thường xuyên trong tháng để lập Báo cáo tồn kho. Máy chủ tại cửa hàng cũng
sử dụng tệp Báo cáo bán hàng hàng ngày để tạo tệp Báo cáo bán hàng hàng tháng
cho mỗi cửa hàng. Tập tin này chứa tổng doanh số hàng ngày của cửa hàng trong
tháng. Một bản sao điện tử của các báo cáo này sẽ được truyền đến máy chủ của
công ty. Máy chủ của công ty sẽ sử dụng thông tin đó để đưa ra Sổ cái hợp nhất,
tóm tắt các việc ghi tổng doanh số hàng tháng từ mỗi cửa hàng đến tài khoản bán
hàng hợp nhất được trình bày dưới dạng bản in.
Câu 2:

Kiểm soát ngăn ngừa Kiểm soát phát hiện

Kiểm soát ngăn ngừa là các biện pháp Kiểm soát phát hiện được thiết kế để
được thực hiện để đảm bảo rằng những phát hiện các sai sót, gian lận xảy ra.
điều chính xác được xảy ra và những
sai sót không xảy ra.

Những kiểm soát này được lên kế Những kiểm soát này được lên kế
hoạch để ngăn ngừa những sai sót ngay hoạch để phát hiện những sai sót khi
từ lúc đầu. thủ tục kiểm soát ngăn ngừa bị thất bại.

Kiểm soát phòng ngừa không cần đầu Các biện pháp điều tra yêu cầu đầu tư
tư đáng kể. đáng kể.

Kiểm soát ngăn ngừa đòi hỏi một nổ Kiểm xoát phát hiện được xây dựng để
lực lớn trong giai đoạn thiết kế và ứng tìm ra sai sót trong quy trình nội bộ cho
dụng ban đầu. nên nó đòi hỏi ít nổ lực hơn trong giai
đoạn thiết kế và thực hiện.

Ví dụ:
Kiểm soát ngăn ngừa: Các nhân viên bán hàng của Henrico Retail không có quyền
truy cập để thay đổi đơn giá trong tổng thể giá trực tuyến mà chỉ có thể đọc thông
tin đơn giá. Vì vậy, nhân viên bán hàng không thể tự ý thao túng giá bán.
Kiểm soát phát hiện tại: Vào cuối ngày khi nhân viên bán hàng đóng máy tính
tiền, tùy chọn đóng sổ đăng ký sẽ tự động tạo ra một bản in tổng hợp số tiền bán
hàng, doanh thu bán chịu, lợi nhuận bán hàng và các giao dịch khác trong ngày.
Nhân viên bán hàng sẽ đếm số tiền mặt trong ngăn kéo và liệt kê tổng số tiền trên
2
bảng tiền gửi hàng ngày xem có trùng khớp với số tiền trên bản in hóa đơn tại sổ
đăng ký tóm tắt tổng số tiền bán hàng. Điều này giúp Henrico Retail phát hiện
những sai sót trong quá trình bán hàng.
Câu 3:
KTV chọn mẫu là những transaction đã được ghi vào Sổ cái của công ty khách
hàng, sau đó KTV thực hiện thủ tục Vouching để kiểm tra về cơ sở dẫn liệu phát
sinh. Theo đó, KTV chọn transaction đã được ghi vào Sổ cái ở tài khoản Doanh
thu, sau đó truy ngược lại ở sổ Daily Sales Report vào 1 ngày tại 1 cửa hàng bất
kỳ. KTV cần xác nhận Tổng doanh thu được ghi trong ngày trong Daily Sales
Report bằng với Tổng tiền mặt, khoản mua tín dụng được đảm bảo bởi ngân hàng.
KTV có thể xác nhận bằng cách kiểm tra doanh thu trong Daily Sales Report đối
chiếu với Daily Deposit Sheet trong ngày đó tại cửa hàng.
Câu 4:
Nguồn bằng chứng mà KTV sử dụng để chọn mẫu về sales transaction tại 1 cửa
hàng có thể là Daily Sales Report vì sổ này gồm những thông tin liên quan về
doanh thu bán hàng của tất cả các loại phương thức thanh toán ở mỗi ngày. Kết
thúc mỗi ngày, ở mỗi cửa hàng sẽ có 1 người độc lập kiểm tra lại lượng tiền mặt
cũng như khoản tiền được đảm bảo bởi ngân hàng. Vậy nên bằng chứng mà KTV
cần kiểm tra ở đây là xác minh lại khoản tiền được ghi nhận doanh thu có thật hay
không, bằng cách đếm lại số tiền mặt và gửi thư xác nhận cho ngân hàng đảm bảo
những khoản mua tín dụng.

Câu 5:
* Đối với cơ sở dẫn liệu là tính chính xác, kiểm toán viên phải kiểm tra việc tính
đúng tổng giá của các sản phẩm (đơn giá × số lượng) cho các nghiệp vụ bán hàng.
Đầu tiên, kiểm toán viên thực hiện kiểm tra hệ thống máy tính tiền bằng cách sử
dụng dữ liệu thử nghiệm là một số nghiệp vụ bán hàng, nhập thử vào máy tính tiền
để kiểm tra hệ thống đó có tính toán chính xác hay không. Tiếp theo, kiểm toán
viên sẽ thực hiện chọn mẫu của hóa đơn bán hàng (hóa đơn bán hàng được lưu trữ
dưới dạng là các bản ghi được lưu trữ trong tệp online), sau đó so sánh sự phù hợp
giữa giá trên mỗi hoá đơn với danh sách giá đã được phê duyệt. Vì công ty bán lẻ
này sử dụng hệ thống máy tính tiền được vi tính hóa, chỉ có hóa đơn in cho khách
hàng là trên giấy, còn các bản sao còn lại sẽ được lưu trữ trên ổ ứng của máy tính
tiền trong một tệp online nên sẽ không để lại dấu vết kiểm toán đầy đủ trên giấy.

3
Do đó, cần có sự tham gia của chuyên gia kiểm toán CNTT để kiểm tra qui trình
điện tử.

* Sau đó, kiểm toán viên phải kiểm tra sự chính xác của việc tóm tắt số liệu trên
Bảng tiền gửi hàng ngày. Vì vây, kiểm toán viên có thể đối chiếu với số liệu trên
Bảng tiền gửi hàng ngày với tổng tiền mặt, tổng phiếu bán hàng qua thẻ tín dụng
và qua thẻ ghi nợ. Đối với việc kiểm tra này không cần dựa vào chuyên gia kiểm
toán CNTT vì đã có dấu vết kiểm toán trên giấy đầy đủ, đó là bản in ra giấy của
Báo cáo bán hàng hàng ngày và báo cáo bán hàng hàng tháng.

Câu 6:
Không thể sử dụng cùng mẫu các nghiệp vụ được chọn khi kiểm tra sự phát sinh để
kiểm tra sự chính xác. Điều này bởi vì khi kiểm tra sự phát sinh, kiểm toán viên
chọn mẫu là các nghiệp vụ bán hàng đã được ghi nhận trên Sổ Cái và đối chiếu
ngược lại với báo cáo bán hàng hàng tháng và kèm theo các chứng từ liên quan
như email xác nhận của ngân hàng. Còn khi kiểm tra sự chính xác, kiểm toán viên
sẽ chọn mẫu từ hóa đơn bán hàng được lưu trữ trong tệp online để kiểm tra sự
tương ứng về giá trên hóa đơn với danh sách giá đã được phê duyệt cũng như sự
tính toán chính xác về mặt toán học.

Câu 7:
*Đối với cơ sở dẫn liệu là sự đầy đủ, kiểm toán viên sẽ chọn mẫu từ chứng từ gốc,
cụ thể trong trường hợp này là hóa đơn bán hàng được lưu trữ trong 1 tệp online
trong ổ cứng của máy tính tiền.

*Mẫu sử dụng để kiểm tra sự phát sinh không hữu hiệu khi được sử dụng để kiểm
tra cơ sở dẫn liệu là sự đầy đủ. Nguyên nhân bởi vì cơ sở dẫn liệu sự phát sinh
muốn xác định các nghiệp vụ bán hàng đã được ghi nhân trên sổ có thực sự phát
sinh hay không, nên kiểm toán sẽ chọn mẫu từ những nghiệp vụ đã được ghi trong
sổ và đối chiếu ngược lại với chứng từ gốc là các hóa đơn kèm theo email xác nhận
của ngân hàng. Còn cơ sở dẫn liệu sự đầy đủ muốn xác định các nghiệp vụ bán
hàng đang tồn tại có được ghi sổ không, nên kiểm toán viên phải chọn mẫu từ
chứng từ gốc là các hóa đơn bán hàng và sau đó đối chiếu với các nghiệp vụ đã
được ghi trong sổ.

4
Câu 8:
So sánh:

Kiểm soát thủ công:

Hệ thống được kiểm soát và vận hành bởi bàn tay con người và thường được sử
dụng ở các doanh nghiệp nhỏ với bộ máy tổ chức đơn giản. Vậy nên, các nhân viên
có thẩm quyền sẽ dễ dàng thực hiện những hành vi gian lận. Ngoài ra, việc các
nhân viên có trình độ chuyên môn không tốt hoặc không được đào tạo tốt cũng sẽ
tăng rủi ro xảy ra sai sót.

Kiểm soát tự động:

Hệ thống được kiểm soát và vận hành tự động bởi máy tính hoặc những thiết bị đã
được lập trình sẵn và thường được sử dụng trong các doanh nghiệp lớn. Điều này
giảm được rủi ro liên quan đến gian lận (do hệ thống ghi lại được các thao tác trên
máy, hạn chế việc nhân viên gian lận). Tuy nhiên, hệ thống này phụ thuộc nhiều
vào ngôn ngữ lập trình. Nếu hệ thống vận hành đúng như đã lập trình thì sẽ không
xảy ra sai sót; ngược lại, sai sót sẽ xuất hiện.

Ví dụ:

Kiểm soát thủ công:

Tại Henrico, một người độc lập trong kế toán của mỗi cửa hàng xác minh rằng
tổng tiền mặt, giao dịch ghi nợ và số tổng cộng trên phiếu tín dụng trên tất cả các
Bảng tiền gửi hàng ngày cho ngày hôm trước đối chiếu với xác nhận từ ngân hàng
của khoản tiền gửi đã được xử lý. Công việc đối chiếu có thể quá sức đối với người
này, dẫn đến việc số liệu không chính xác, có thể xảy ra lỗi dây chuyền.

Kiểm soát tự động:

5
Vấn đề liên quan đến kết nối mạng sẽ làm chậm quá trình lưu chuyển thông tin
giữa các bộ phận (cụ thể là bộ phận kho và bộ phận bán hàng), khiến hệ thống sẽ
không thể cập nhật số liệu kịp thời, có thể xảy ra sai sót trong việc ghi sổ.

Câu 9:
Hệ thống bán hàng trên máy sẽ tự động cập nhật vào biên bản kiêm kê tồn kho
thường xuyên hàng ngày. Tất cả hệ thống bán hàng được tự động hóa trên các tầng
của mỗi cửa hàng. Tất cả thông tin đi vào máy chủ của cửa hàng và được tải lên hệ
thống chính hàng giờ như một bản sao lưu. Trong tình huống này, các thử nghiệm
hiệu quả nhất về cập nhật hàng tồn kho có thể sẽ liên quan đến việc sử dụng một
chuyên gia kiểm toán IT. Vậy nên, trong hệ thống kế toán của Henrico, hệ thống
bán hàng sẽ cần sự giúp đỡ của một kiểm toán IT.

Câu 10:
 Nhân viên bán hàng ở cửa hàng được phép vận hành bất kì máy nào miễn là
họ có mã số nhân viên hợp lệ.
 Nhân viên bán hàng mới chỉ có 2 giờ được huấn luyện việc vận hành máy
thu ngân trước khi bắt đầu chính thức làm việc với khách hàng. Điều này có thể
dẫn đến việc sai sót trong nhập liệu do nhân viên không thực sự quen với thao tác
làm.
 Vào cuối mỗi ngày, nhân viên bán hàng đếm tiền trong ngăn kéo và liệt kê
tổng số tiền mặt trên Bảng tiền gửi hàng ngày (một mẫu trống được in sẵn). Điều
này dễ dẫn đến việc nhân viên bán hàng sẽ biển thủ tiền.
 Nhân viên thu ngân là người kiểm tra tiền hàng đồng thời cũng là người giữ
tiền.
 Không có bằng chứng nào cho thấy nhân viên của Henrico định kỳ kiểm kê
hàng tồn kho thực tế với sổ sách.
 Tất cả việc ghi sổ đều được thực hiện vào ban đêm. Nếu như có sự cố về hệ
thống nào phát sinh thì công ty không thể khắc phục kịp thời do không có sẵn nhân
lực.

6
7