7.
Situations
a. A payroll clerk recorded
a 40-hourwork-week for an
employee who had quit the
previous week. He then
prepared a pay check for this
employee, forged
her signature and cashed the
check
b. While opening the mall, a
cashier set aside, and
subsequently cashed, two
checks payable to the company
on account
c. A cashier prepared a fictitious
invoice from a company using
his brother-in-law’s name. He
wrote a check in payment of the
invoice, which the brother- in-
law later cashed.
d. An employee of the finishing
department walked off with
several parts from the
storeroom and recorded the
items in the inventory ledger as
having been issued to the
assembly department
e. A cashier cashed a check
from a customer in payment of
an account receivable, pocketed
the cash, and concealed the
theft by properly posting the
receipt to the customer’s
account in the accounts
receivable ledger.
f. Several customers returned
clothing purchases.Instead of
putting the clothes into a return
bin to be put back on the rack, a
Problem
làm giả giờ làm việc của nhân
viên đã nghỉ việc, giả mạo
chữ ký, chiếm đoạt tiền công
ty.
Chiếm đoạt tiền công ty, xem
như không phải của mình.
Tạo hóa đơn hư cấu và giả dạng, +Cần kiểm tra nguồn gốc, xuất
sử dụng tên của người khác vào xứ và tính chính xác của hóa
mục đích không chính đáng
Khai báo gian dối hòng chiếm
đoạt tài sản và ghi khống cho bộ
phận khác
Thủ quỹ có quyền lưu giữ séc và
chịu trách nhiệm ghi vào sổ cái
các khoản phải thu.
Lên đơn cho khách hàng nhưng
lại giấu đem về
Solutions
+ Điểm danh bằng CNTT :
thẻ từ, vân tay, …
+ Có bộ phận kiểm tra giám
sát ngày giờ công.
+ Nên trả tiền mặt hoặc
set trực tiếp cho nhân viên
hoặc chuyển khoản qua
+Nên có camera giám sát bao
quát các vị trí việc làm
+Có sổ ký nhận, ký gửi thư từ,
công văn đi và đến
đơn.
+Cần xây dựng lại khâu kiểm
soát xuất kho và kiểm tra thẻ
nhân viên nhận hàng, văn bản
hoặc giấy tờ liên quan.
Lưu ký séc và ghi sổ cái tài
khoản phải thu nên là 2 người
riêng biệt.Ngoài ra, cafn có đổi
chiều hóa theo 3 khoản mục
1. Số tiền ngoại tệ của séc
đã nhận được
2. Số tiền của séc được gửi
vào ngân hàng
3. Số tiền ngoại tệ được
ghi có vào tài khoản
ngân hàng
+ Nên có tủ đồ cá nhân cho
nhân viên cất trước khi vào làm
+ Kiểm tra hóa đơn và đơn hàng
sau khi hết ca
clerk put the clothing separate
bin under some cleaning rags.
After her shift,she transferred
the clothes to a gym bag and
took them home
g. A receiving clerk noticed that
four cases of MP3 players were
included in a shipment when
only three were ordered.The
clerk put the extra case aside
and took it home after his shift
ended
h. An insurance claims adjuster
had check-signing authority of
up to $6.000. The adjuster
created three businesses that
billed the insurance company
for work not performed on valid
claims. The adjuster wrote and
signed checks to pay for the
invoices, none of which
exceeded $6.000
i. An accounts
payable clerk
recorded invoices
received from a
company that he
and his wife owned
and authorized
their payment
j. a cashier created faise
Nhân viên nhận 4 sản
phẩm,nhưng lại chiếm làm của
riêng 1 sản phẩm vì 3 cái được
gói chung,cái còn lại được gói
riêng
Người điều chỉnh có quyền
them nhà cung cấp vào hồ sơ
của nhà cung cấp được, ủy
quyền viết séc lên đến $6,000
và có quyền lưu giữ các séc đã
ký
-Nhân viên kế toán phải có trách -Các chức năng ghi hóa đơn và
nhiệm vụ ghi sổ và được ủy
quyền các khoản thanh toán
Tạo chứng từ giả,trộm cấp tài
+Thiết lập camera giám sát
+Kiểm soát chặt quy trình nhận
hàng cả về số lượng sản phẩm
và số bao bì
+Tăng cường khâu kiểm điểm
đơn hàng và bàn giao khi hết ca
Các chức năng đăng ký kiểm tra
hóa đơn,phê duyệt nhà cung
cấp về việc duy trì tệp chính của
nhà cung cấp cần độc lập về
mặt tổ chức
Thanh toán không nên được
thực hiện bởi bất kỳ ai không có
trong danh sách nhà cung cấp
được phê duyệt
Kiểm soát nên được đặt vào vị
trí để biết rằng nhân viên không
thể them một trái phép hoặc
không được phê duyệt nhà cung
cấp cho hồ sơ của nhà cung cấp
ủy nhiệm chi phải độc lập về
mặt tổ chức
-Ngoài ra,nhà cung cấp chỉ nên
được phép mua hàng hóa và
dịch vụ từ nhà cung cấp được
chấp thuận
-Các biện pháp kiểm soát cần
được thực hiện để nhân viên
không thể them một nhà cung
cấp trái phép hoặc không được
chấp thuận vào tệp chính của
nhà cung cấp
Công ty cần phải thiết lập các
chính sách và quy tắc ứng xử
nghiêm cấm các xung đột lợi ích
và các giao dịch của các bên liên
quan,chẳng hạn như mua hàng
hóa từ một công ty mà bạn có
quyền sở hữu
Cần nâng cao khả năng bảo mật
purchase return vouchers to
hide his theft or several
thousand dollars from his car
register
k. a purchase agent received a
10% kickback of the invoice
amount for all purchases made
from a specific vendor
sản
Đại lý thu mua vừa ghi ( chuẩn
bị phiếu mua hàng) và nhiệm vụ
ủy quyền ( chọn một nhà cung
cấp từ danh sách các nhà cung
cấp được ủy quyền )
bằng các phần mềm nhận diện
chứng từ hoặc tăng cường các
khâu kiểm tra,đối chiếu
Đại lý mua chỉ được phép mua
hàng và dịch vụ từ các nhà cung
cấp đã được phê duyệt.Các biện
pháp kiểm soát cần được thực
hiệnđể đảm bảo rằng nhân viên
không thể them nhà cung cấp
trái phép hoặc không được chấp
thuận vào tổng thể nhà cung
cấp tập tin
Hiệu suất nhà cung cấp liên
quan đến độ tin cậy, chất lượng
hàng hóa và giá cả được tính
cần được theo dõi và giám sát
định kỳ.Gía cả nên được so sánh
định kỳ cho những người được
tính phí bởi nhà cung cấp khác
để đảm bảo rằng họ công bằng
cạnh tranh và hợp lý.Quy trình
phân tích có thể được thực hiện
để theo dõi tỷ lệ phần tram kinh
một đại lý mua cung cấp cho các
nhà cung cấp
Công ty cần thiết lập các chính
sách và quy tắc ứng xử nghiêm
cấm các xung đột lãi suất,các
giao dịch với bên liên quan và
tiền lại quả