7.

2
a, Vấn đề: Sự phân biệt các nhiệm vụ bị vi phạm ở đây vì nhân viên biên chế đã có khả
năng ghi lại thời gian làm việc và chuẩn bị kiểm tra bảng lương (lưu ký). Điều này đã cho
phép nhân viên biên chế vừa thực hiện hành vi gian lận vừa che giấu hành vi gian lận.
Thư ký bảng lương đã bỏ qua quy trình ủy quyền hoặc có thẩm quyền ủy quyền thanh
toán.
Giải quyết: Ba chức năng này nên được tách biệt. Một người nên ủy quyền thanh toán,
người khác sẽ ghi lại các khoản thanh toán, người thứ ba phải chuẩn bị kiểm tra, và một
phần tư sẽ ký vào nó.
b, Vấn đề: Nhân viên thu ngân đã mở thư có quyền giữ tiền mặt. Người thu quỹ mở thư
có thể bỏ túi séc và giả mạo chữ ký, không bao giờ đưa người xác nhận có thẩm quyền
một cơ hội được tham gia. Vì lý do này, nhiều công ty đã thư được mở bởi hai người
hoặc có những người mở thư được quay video.
Giải quyết: Trong khi thủ quỹ có thể thoát khỏi hành vi gian lận này trong vài tuần hoặc
tháng, các séc bị thiếu cuối cùng sẽ được nhận thấy "thường khi khách hàng than phiền”
vì nhân viên thu ngân không có cách nào che giấu hành vi gian lận (chức năng ghi sổ).
Một cuộc điều tra sẽ bao gồm việc kiểm tra các séc bị đánh cắp và điều đó có thể dẫn đến
thủ quỹ với tư cách là người thanh toán séc. Để thành công lâu dài hạn, nhân viên thu
ngân cần truy cập vào chức năng ghi âm để chỉ ra rằng khách hang tài khoản được thanh
toán để khiếu nại của họ không bắt đầu điều tra.
c, Vấn đề: Việc phân biệt các nhiệm vụ bị vi phạm ở đây vì thủ quỹ đã có khả năng vừa
viết séc (giữ hộ) vừa phê duyệt hóa đơn thanh toán (ủy quyền).
Giải quyết: Chức năng ủy quyền thanh toán và chuẩn bị hóa đơn kiểm tra chữ ký phải độc
lập về mặt tổ chức.
d, Vấn đề: Nhân viên có thể thực hiện và che giấu gian lận khi họ có quyền truy cập vào
kiểm kê vật chất (lưu ký) và kiểm kê hồ sơ (ghi chép).
Giải quyết: Điều này có thể được ngăn chặn bằng cách hạn chế quyền truy cập vào phòng
lưu trữ đối với những người được ủy quyền người lao động. Tương tự như vậy, quyền
truy cập vào hồ sơ hàng tồn kho nên được giới hạn ở những người có thẩm quyền người
lao động. Có thể, không nhân viên cửa hàng nào có quyền truy cập vào cả kiểm kê vật
chất và các hồ sơ kiểm kê.
e, Vấn đề: Thủ quỹ có quyền lưu giữ séc và chịu trách nhiệm đăng (ghi) vào sổ cái các
khoản phải thu.
Giải quyết: Lưu giữ séc và gửi lên biên tập tài khoản phải thu nên độc lập về mặt tổ chức.
Ngoài ra, cần có một đối chiếu của ba mục số tiền:
1 đô la của séc nhận được
2. số tiền đô la của séc được gửi vào ngân hàng
3. số tiền đô la được ghi có vào tài khoản khách hàng.
f, Vấn đề: Nhân viên bán hàng được ủy quyền chấp nhận trả lại hàng, cấp tín dụng và đã
quyền giám sát hàng tồn kho. Cũng có thể là nhân viên bán hàng có trách nhiệm để ghi
lại các khoản trả lại, nhưng đã không làm như vậy để che giấu hành vi trộm cắp.
Giải quyết: Tất cả các khoản trả lại hàng mua phải được ghi lại bằng cách chuẩn bị cho
khách hang nhận và ghi lại việc trả lại trong một sổ nhật ký trả lại hàng mua. Tiền mặt
hoặc tín dụng có thể được đưa ra mà không cần trả lại do người giám sát cho phép và
được ghi lại trong dữ liệu hồ sơ ghi vào sổ tính tiền.
Khu vực trả hàng mua phải được giữ sạch sẽ và có trật tự để không thể trả lại hang -hid-
trong số lợi nhuận vượt quá. nhân viên không được phép mang túi tập thể dục hoặc các
vật dụng cá nhân khác có thể che giấu các vật dụng bị đánh cắp trong khu vực làm việc.
g, Vấn đề: Nhân viên tiếp nhận có quyền giám sát hàng hóa đến, kiểm đếm hàng hóa, và
so sánh số lượng với một đơn đặt hàng. Vấn đề là ở chỗ, trong khi nhận nhân viên bán
hàng đã không ghi lại đơn đặt hàng, cô ấy đã có quyền truy cập vào một tài liệu cho thấy
số lượng đặt hàng. Điều này cho phép cô ấy ăn cắp bất kỳ vật phẩm thừa nào được vận
chuyển mà không cần phải ghi lại bất cứ điều gì để che giấu nó.
Giải quyết: Đơn đặt hàng được gửi đến khu vực nhận hàng không được chỉ ra cách thức
nhiều mặt hàng hoặc trường hợp đã được đặt hàng, do đó giúp đảm bảo rằng tất cả các lô
hàng đều được tính và được ghi lại. Bộ phận mua hàng nên đối chiếu các mặt hàng nhận
được với mục thứ tự.
h, Vấn đề: Người điều chỉnh có quyền thêm nhà cung cấp vào tệp chính của nhà cung
cấp, ủy quyền viết séc lên đến $6000 và có quyền lưu giữ séc đã ký. Rõ ràng, bộ điều
chỉnh cũng có một số nhiệm vụ ghi (duy trì nhà cung cấp tệp chính).
Giải quyết: Các chức năng ký kiểm tra hóa đơn, phê duyệt nhà cung cấp và việc duy trì
tệp chính của nhà cung cấp phải độc lập về mặt tổ chức. Thanh toán không nên được thực
hiện cho bất kỳ ai không có trong danh sách nhà cung cấp được phê duyệt. Kiểm soát nên
được đặt vào vị trí để chịu đựng rằng nhân viên không thể thêm một trái phép hoặc không
được phê duyệt nhà cung cấp cho tệp chính của nhà cung cấp.
i, Vấn đề: Nhân viên tài khoản phải trả có nhiệm vụ ghi sổ và anh ta đã ủy quyền các
khoản thanh toán.
Giải quyết: Các chức năng ghi hóa đơn và ủy quyền thanh toán phải độc lập về mặt tổ
chức. Ngoài ra, nhà cung cấp chỉ nên được phép mua hàng hóa và dịch vụ từ nhà cung
cấp được chấp thuận. Các biện pháp kiểm soát cần được thực hiện để nhân viên không
thể thêm một nhà cung cấp trái phép hoặc không được chấp thuận vào tệp chính của nhà
cung cấp. Công ty cần thiết lập các chính sách và quy tắc ứng xử nghiêm cấm xung đột
lợi ích và các giao dịch với bên liên quan, chẳng hạn như mua hàng hóa từ một công ty
mà bạn có quyền sở hữu.
j, Vấn đề: Thủ quỹ đã ghi sổ (tạo phiếu trả hàng), tạm giữ (nhập tiền mặt máy tính tiền),
và nhiệm vụ ủy quyền (cho phép trả lại hàng hóa).
Giải quyết: Ba nhiệm vụ này nên được thực hiện bởi ba người riêng biệt. Một nhân viên
thu ngân chỉ nên có nhiệm vụ trông coi. Thu ngân và những người khác có quyền sử
dụng tiền mặt không được phép có nhiệm vụ ghi âm hoặc ủy quyền. Thu ngân không nên
thanh toán bằng tiền mặt trên phiếu mua hàng trả lại cho đến khi chúng được người giám
sát ủy quyền.
k, Vấn đề: Đại lý thu mua có cả hai bản ghi (chuẩn bị đơn đặt hàng) và nhiệm vụ ủy
quyền (chọn một nhà cung cấp từ danh sách các nhà cung cấp được ủy quyền). Các đại lý
thu mua nhận được tiền mặt khi nhà cung cấp trả lại cho cô ấy.
Giải quyết:
+ Đại lý thu mua có cả hai bản ghi (chuẩn bị đơn đặt hàng) và nhiệm vụ ủy quyền (chọn
một nhà cung cấp từ danh sách các nhà cung cấp được ủy quyền). Các đại lý thu mua
nhận được tiền mặt khi nhà cung cấp trả lại cho cô ấy.
+ Đại lý thu mua chỉ được phép mua hàng và dịch vụ từ các nhà cung cấp đã được phê
duyệt. Các biện pháp kiểm soát cần được thực hiện để đảm bảo rằng nhân viên không thể
thêm nhà cung cấp trái phép hoặc không được chấp thuận vào tổng thể nhà cung cấp tập
tin. Hiệu suất của nhà cung cấp liên quan đến độ tin cậy, chất lượng hàng hóa và giá cả
được tính cần được theo dõi và xem xét định kỳ. Giá nên được so sánh định kỳ cho
những người được tính phí bởi các nhà cung cấp khác để đảm bảo rằng họ công bằng,
cạnh tranh và hợp lý. Quy trình phân tích có thể được thực hiện để theo dõi tỷ lệ phần
trăm của kinh doanh một đại lý mua cung cấp cho các nhà cung cấp.
+ Công ty cần thiết lập các chính sách và quy tắc ứng xử nghiêm cấm các xung đột lãi
suất, các giao dịch với bên liên quan và tiền lại quả.