BT 12.

2/368

a. Vấn đề: Xảy ra khi việc trộm cắp có thể thực hiện, việc kiểm soát ghi chép không
đảm bảo tính hữu hiệu.

Giải pháp: Phân chia trách nhiệm giữa bộ phận kho và giao nhận, lập chứng từ (nhập
xuất kho, giao nhận hàng). Nhân viên hàng tồn kho nên tiến hành đếm và lưu giữ hồ
sơ hàng hóa bằng giấy hoặc máy tính ngay khi hàng hóa được xuất kho. Nhân viên
giao hàng nên được yêu cầu đếm và lưu giữ hóa đơn hàng hóa để nhận thức được
trách nhiệm bảo quản hàng được gửi đi. Việc đếm hàng tồn kho khi được nhận, nhập
kho, xuất kho cũng như gửi đến bộ phận giao hàng giúp duy trì được sự kiểm soát
hàng tồn kho thường xuyên tránh việc bị trộm cắp hàng hóa.

b. Vấn đề: Xảy ra cập nhật sai khách hàng vì lí do nhập liệu.

Giải pháp: Thay vì gõ thì chọn mã số khách hàng từ danh sách cần phải kiểm tra tính
hợp lệ của mã khách hàng (kiểm tra nhập liệu) khi cập nhật danh sách bán và mã
khách hàng hợp lệ khi chọn từ danh mục khách hàng đã có sẵn. Nếu hàng hóa được
nhập trực tuyến, vòng lặp kín được sử dụng do đó hệ thống có thể phản hồi lại khi
nhập liệu số tài khoản bằng cách truy xuất và hiển thị tên khách hàng để người nhập
liệu có thể theo dõi. Nếu hàng hóa được nhập theo lô, hệ thống có thể xác minh kí tự
tên phù hợp trước khi đăng giao dịch.

c. Vấn đề: Bán chịu mà không xét duyệt.

Giải pháp: Hồ sơ tín dụng cần được cập nhật thường xuyên để kiểm soát vấn đề này.
Trong quá trình xét duyệt tín dụng, nhân viên quản lý tín dụng nên xem xét thời gian
đáo hạn của khoản phải thu để xác minh số dư quá hạn của khách hàng nhằm tránh
việc bán chịu thêm cho khách hàng đó. Cần phải xây dựng cho từng khách hàng, từng
lần bán chịu.

- Ủy quyền việc xác định bán chịu .

- Một nghiệp vụ bán chịu được sử dụng khi số dư nợ mới không vượt quá giới
hạn nợ và có tình hình thanh toán.
f. Vấn đề: Xảy ra khi số lượng vận chuyển ít hơn số lượng đã lập hóa đơn cho khách
hàng.

Giải pháp: Nhân viên vận chuyển phải được yêu cầu ghi lại số lượng thực tế được
vận chuyển trên chứng từ đặt hàng hoặc nhập số lượng vận chuyển vào hệ thống kế
toán, theo thứ tự các hóa đơn có thể được chuẩn bị dựa trên số lượng vận chuyển thay
vì số lượng đã đặt hàng.

j. Vấn đề: Xảy ra việc không xuất hóa đơn cho khách hàng sau khi vận chuyển.

Giải pháp: Cần phải tách biệt việc vận chuyển và các chức năng thanh toán. Hệ thống
cần tự động lập hóa đơn khách hàng cho các lô hàng, đối chiếu tất cả các lô hàng với
một hóa đơn và tạo báo cáo về các lô hàng chưa được lập hóa đơn.

m. Vấn đề: Xảy ra mất thông tin của khách hàng vì cơ sở dữ liệu trong văn phòng bị
phá hủy trong một trận hỏa hoạn.

Giải pháp: Sao lưu dữ liệu thường xuyên với các bản sao được lưu trữ bên ngoài
trang web. Đưa ra kế hoạch khôi phục lại cơ sở dữ liệu sau thảm họa, phát triển và thử
nghiệm nó.

p. Vấn đề: Xảy ra việc thay đổi giá bán của chiếc TV khi nhân viên bán hàng bán cho
một người bạn của mình

Giải pháp: Giá của các sản phẩm và chiếu khấu bán hàng nên được duy trì trong hệ
thống. Hệ thống cho phép nhân viên bán hàng truy cập vào chỉ được đọc dữ liệu giá cả
chứ không được quyền thay đổi giá, hoặc có thể sử dụng mã vạch để để xác định giá
bán của nó.

q. Vấn đề: Xảy ra cạnh tranh khi nhân viên vận chuyển nghỉ việc bắt đầu kinh doanh
đã sao chép tên 500 khách hàng lớn nhất của công ty và đưa ra mức giá thấp hơn.

Giải pháp: Không được để nhân viên vận chuyển được tiếp cận thông tin tài khoản
của khách hàng. Việc truy cập hay cố gắng truy cập vào hồ sơ của khách hàng phải
được ghi lại và xem xét các báo cáo để xác minh rằng chỉ những nhân viên được ủy
quyền mới thấy được thông tin đó