Chu trình tiền

mặt
Thành viên nhóm
Nguyễn Minh Quân
Thái Tất Đạt
Đoàn Đức Anh
Dương Thị Diễm My
Nguyễn Thị Hồng Sương
 Nội dung
Phần 1: Cơ sở lý thuyết
về KSNB liên quan đến
quy trình đang nghiên
cứu
Phần 2: Giới thiệu về công
ty và Thực tế quy trình tại
công ty Cổ phần Him Lam
Phần 1: Cơ sở lý thuyết về KSNB liên
quan đến quy trình đang nghiên cứu
I. Đặc điểm, sai
phạm và mục
tiêu kiểm soát
• Thế nào là kiểm soát tiền
mặt và tài khoản ngân
hàng trong nội bộ doanh
nghiệp ?
 • Là quá trình kiểm soát
các rủi ro xảy ra với tiền
và tài khoản ngân hàng
nội bộ được quản lý bởi
công ty một cách nghiêm
ngặt
• Là quy trình quan trọng
=> Ảnh hưởng mạnh đến tình
hình tài chính của doanh
nghiệp
2. Đặc điểm
Tiền của doanh nghiệp
bao gồm:
• Tiền mặt
• Tiền gửi ngân hàng
• Tiền đang chuyển
Nhà quản lý cần phải quan
tâm:
Tiền có mối quan hệ mật thiết
với các chu trình:
• Bán hàng và thu tiền
• Mua hàng và trả tiền
• Tiền lương
• Sản xuất

=> Rất dễ bị sai sót, tham ô,

biển thủ hay bị chiếm dụng.
Những sai phạm đối với các
khoản mục thường ảnh hưởng đến
tiền:
• Doanh thu
• Chi phí
• Công nợ
• Tiền lương
Tiền ở nhiều đơn vị có:
• Số phát sinh lớn
• Nghiệp vụ phát sinh nhiều

=> Làm cho sai phạm rất dễ

xảy ra và nhiều khi rất khó
phát hiện.
Việc quản lý tốt tiền sẽ:
• Giảm thiểu rủi ro về khả năng
thanh toán
• Tăng hiệu quả sử dụng tiền
của đơn vị
Tiền là một tài sản rất nhạy cảm vì:
• Khả năng gian lận, biển thủ
thường cao hơn các tài sản
khác
• Các thủ thuật gian lận thường
đa dạng và được che giấu tinh
vi
MÔ TẢ QUY
TRÌNH
(Mối quan hệ giữa tiền
với các chu trình nghiệp
vụ khác)
 2. Sai phạm thường
gặp đối với tiền
Giai đoạn 1: Thu tiền
Thu trực tiếp từ bán hàng:
• Tiền thu từ khách hàng bị nhân viên
bán hàng hay thu ngân chiếm dụng,
biển thủ
• Tiền thu không đúng với giá trị hàng
bán ra do hóa đơn bị tính toán sai
 Thu nợ khách hàng
• Nhân viên thu nợ biển thủ số tiền
thu được hoặc không nộp về đơn
vị kịp thời.
• Xóa sổ nợ phải thu để chiếm
dụng tiền thu được.
• Ghi chép các khoản thu tiền sai
niên độ, sai số tiền, sai đối tượng,
ghi chép thiếu sót hoặc trùng lắp
các nghiệp vụ thu tiền.
• Nhân viên chiếm dụng các séc
khách hàng chỉ trả, lấy séc đổi
tiền mặt.
Thu tiền từ thẻ tín
• Không cậpdụng
nhật kịp thời, ghi
nhận sai tiền thu bán hàng
hay cung cấp dịch vụ bằng
thẻ tín dụng.
• Không bảo mật thông tin
của khách hàng nên nhân
viên hay người ngoài có thể
sử dụng thông tin để thu lợi.
 Giai đoạn 2: Chi tiền
Chi trả nhà cung cấp, chi trả các chi
phí hoạt động sản xuất, kinh doanh
như:
• Chi mua công cụ dụng cụ
• Chi tiếp khách.
• Chi quảng cáo và tiếp thị.
• Chi công tác phí.
• Chi phòng phẩm.
• Chi dịch vụ mua ngoài (điện,
nước…)
 Sai phạm
• Ghi chép các khoản chi trả tiền sai niên độ, sai số tiền, sai đối tượng theo dõi, ghi
chép thiếu sót hoặc trùng lắp các nghiệp vụ chi tiền.
• Chi sai số tiền cần chi trên các chứng từ liên quan như hóa đơn mua hàng, phiếu
giao hàng, biên bản nợ...
• Chi trả sai nhà cung cấp, sai lô hàng hoặc sai giá đã thỏa thuận.
• Chi trả cho các khoản chi phí, các khoản mua hàng hoặc dịch vụ không có thực,
không được phê duyệt, không phù hợp với chính sách của đơn vị.
• Chi không đúng:
⚬ Chi không đúng mục đích hay nhu cầu.
⚬ Chi vượt quá mức cần thiết.
⚬ Lạm dụng để chi cho cá nhân.
• Chi không kịp thời dẫn đến không được hưởng các khoản chiết khấu thanh toán hay
phải trả thêm lãi suất quá hạn.
• Thực hiện việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng không được phép.
Giai đoạn 3: Số dư tiền
• Số tiền tồn quỹ thực tế sai lệch so
với sổ sách và báo cáo.
• Tiền tồn quỹ bị mất cắp, bị thủ
quỹ chiếm dụng, tham ô.
• Tiền tồn quỹ quá ít dẫn đến thiếu
hụt tiền khi cần hoặc quá nhiều
làm giảm khả năng sinh lời.
3. Mục tiêu kiểm soát đối với
tiền
• Hạn chế tối đa những sai phạm
trên.
• Giúp doanh nghiệp đạt được cả
ba mục tiêu chung của Báo cáo
COSO (2013), đó là:
Sự hữu hiệu và hiệu quả trong
hoạt động:
• Thu, chi tiền đúng, đủ, kịp
thời, phù hợp nhu cầu
➜ Hạn chế mất mát, lãng phí
lạm dụng tiền bạc
• Duy trì số dư tồn quỹ hợp lý
➜ Đảm bảo nhu cầu chi tiêu và
khả năng thanh toán nợ, tránh
tồn quỹ quá nhiều
 Báo cáo đáng tin cậy: Tuân thủ pháp luật và các quy
• Ghi chép đầy đủ, chính xác và định:
• Thu, chi tiền phù hợp với
kịp thời ➜ Cung cấp thông tin các quy định của pháp luật,
đáng tin cậy, trung thực và tuân thủ quy chế tài chính
hợp lý trên BCTC. của đơn vị và của nhà nước
Phần 2: Giới thiệu về công ty và
Thực tế quy trình tại công ty
Phần 2.1: Giới thiệu về công ty:
Công ty Cổ phần Kinh doanh Địa
ốc Him Lam (Him Lam Land)
 I. Lĩnh vực hoạt
động
• Đầu tư bất động sản
• Phát triển dự án bất động sản
• Kinh doanh và Phân phối dự
án bất động sản
• Quản lý vận hành bất động
sản
=> Là một trong những thương
hiệu bất động sản uy tín hàng
đầu Việt Nam.
II. Cơ cấu tổ chức
III. Các mặt tiêu biểu
• Là một doanh nghiệp tiên phong trong việc xây
dựng hệ sinh thái sản phẩm - dịch vụ
• Luôn được vinh danh trong bảng xếp hạng VNR
500
• Đã và đang triển khai đầu tư - xây dựng hơn 70 dự
án nhà ở, khu đô thị mới
• Mở rộng phát triển trên lĩnh vực kinh doanh Sân
Golf (Khu liên hiệp sân tập golf, nhà hàng, phòng
hội nghị Him Lam – Ba son)
• Công ty luôn sở hữu những quỹ đất đẹp tại các vị
trí đặc địa trong các thành phố lớn (HCM, HN,
Bắc Ninh)
Phần 2.1: Thực tế kiểm soát nội bộ
tại công ty
I.Thu
Quy trình thu tiền
 Nhân viên Kế toán
Khách hàng Kế toán Giám đốc Thủ quỹ
đi thu nợ trưởng
Đến công ty trả Lập phiếu thu
tiền (1) (2)

Khách hàng
kiểm tra phiếu Nhập tiền vào
thu và nộp tiền quỹ và ký (4)
(3)
Kiểm tra và ký
(5)

Kiểm tra và ký
(6)

1 liên cho 1 liên cho thủ

khách hàng quỹ
 Nhân viên Kế toán
Khách hàng Kế toán Giám đốc Thủ quỹ
đi thu nợ trưởng
Đến công ty trả Lập phiếu thu
tiền (1) (2)

Khách hàng
kiểm tra phiếu
thấy sai(3) Gửi yêu cầu hủy
phiếu thu (3) Kiểm tra và cho
phép quyền xóa
phiếu thu đó
(4)
Xóa phiếu thu
cũ và lập lại
phiếu thu mới
(5)
 Nhân viên Kế toán
Khách hàng Kế toán Giám đốc Thủ quỹ
đi thu nợ trưởng
Ủy nhiệm chi
cho ngân
hàng(1) Chuyển tiền
cho công ty (2)
Kiểm tra
Internet
banking và lập
phiếu thu ngân
Kiểm tra và ký
hàng (3)
(5)

Kiểm tra và ký
(6)
Khách hàng đến
công ty, nhận
phiếu thu đó và
ký tên (7)
 Nhân viên Kế toán
Khách hàng Kế toán Giám đốc Thủ quỹ
đi thu nợ trưởng

Xuất hóa đơn,

chứng từ cho Nhập tiền vào
Kiểm tra nếu khách hàng(1) quỹ và ký (5)
đúng thì nộp
tiền mặt hoặc
Lập phiếu thu
chuyển khoản
(4a)
hoặc cà thẻ (2)
Kiểm tra và ký
Thu tiền mặt
(6)
khách hàng (3a)
Kiểm tra
Internet
Kiểm tra và ký
banking và lập
(7) Giữ phiếu thu
phiếu thu ngân
hàng (3b) (8)
Riêng hàng hóa bất động
sản
• Đợt ký hợp đồng thu 30%, khách hàng
thanh toán xong 30% đó thì mới xuất hóa
đơn 30%
• Đợt 2 thanh toán 30% nữa trong vòng 1
tháng kể từ khi kí hợp đồng
• Đợt 3 bàn giao nhà cho khách hàng thì
khách hàng giao 35%, đoạn này là phải
xuất 100% còn 5% kia treo công nợ
• Đợt 4 giao sổ đỏ thì thanh toán 5% cuối
- Sẽ có nhắc nợ khách hàng, nếu khách hàng
chậm thanh toán thì sẽ phạt vi phạm trả lãi
Đánh giá rủi ro + kiểm
soát • Tiền thu không đúng với giá trị hàng
bán ra do hóa đơn bị tính toán sai
• Thiếu bảo mật thông tin khách hàng
nên nhân viên có thể sử dụng thông
tin để thu lợi
Trực tiếp thu tiền khách
hàng:
• Thủ thuật skimming: lấy tiền
khách hàng và không ghi sổ
sách
• Biện pháp: phân nhiệm nhân viên
bán hàng và nhân viên thu tiền
kết hợp kiểm kê hàng hóa; đối
với cung cấp dịch vụ như gym,
hồ bơi thì có vé lượt, hoặc công
ty cấp thẻ cho khách hàng
 Thu nợ khách
hàng:
• Thủ thuật gối đầu: Ghi
nhận trễ khoản tiền đã thu
và bù đắp bằng những
khoản tiền sau đó (có sự
thỏa thuận giữa kế toán và
thủ quỹ)
• Biện pháp: đối chiếu công
nợ chi tiết và thường xuyên,
 Thu nợ khách hàng:
• Người thu nợ thông đồng với kế toán thay đổi
địa chỉ khách hàng để không có thư nhắc nợ, và
nhân viên thu nợ đi thu được sẽ biển thủ và nợ sẽ
thành nợ khó đòi và xóa sổ
• Rủi ro đi thu nợ được bị biển thủ, tham ô,…
người đi thu không nộp tiền lại cho thủ quỹ, kế
toán
• Biện pháp: Có kế toán công nợ theo dõi chi tiết;
gửi mail nt đến khách hàng để thông báo về việc
có 2 liên phiếu thu cần chữ ký khách hàng.
• Rủi ro là thanh toán bằng TGNH nhân viên
kêu cà thẻ hư, và yêu cầu khách hàng chuyển
tiền vào tk cá nhân thay vì tk công ty
• Biện pháp: gửi mail hoặc nt đến khách hàng
để thông báo là chỉ chuyển tiền cho tk của
công ty, nếu chuyển cho cá nhân sẽ xem như
chưa thanh toán và
II. Chi Quy trình chi tiền mua sắm
nguyên vật liệu, hàng hóa và các
dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất
kinh doanh của công ty
 Tổng giám
Bộ phận có nhu cầu thanh Kế toán thanh toán và Kế đốc/Giám
Thủ quỹ
toán toán trưởng đốc chức
năng

Đối chiếu kiểm tra Phê duyệt cuối Thanh toán tiền
Lập giấy đề nghị giấy đề nghị với bộ cho nhà cung
cùng
thanh toán chứng từ liên quan cấp

Kế toán ghi nhận vào

hệ thống và lập phiếu
chi/ ủy nhiệm chi Ký duyệt phiếu
chi/ ủy nhiệm
chi
*Đối với các hoạt động khác thì bộ
chứng từ sẽ khác nhau:
+ Chi trả nợ vay: Khế ước nhận nợ, hợp đồng, bảng kê
tính lãi
+ Chi tạm ứng cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh: Giấy đề nghị tạm ứng (được lập dựa
trên các giấy tờ liên quan như là dự toán hay hợp đồng)
Tương tự các bước như quy trình chi tiền ngay,nhưng ở
bước cuối cùng khi người đề nghị tạm ứng nhận tiền từ
thủ quỹ thì phải kí tên vào nơi người nhận tiền
Sau khi chi tiêu hoàn thành thì người nhận tạm ứng thực
hiện quy trình thanh toán tạm ứng theo quy trình tương
tự (xuất trình các hóa đơn đã thanh toán) trong thời hạn
10 ngày kể ngày kết thúc công việc.
Rủi ro xác định trước và khắc phục thông
qua quy trình và biện pháp kiểm soát của
công ty
Rủi ro chính của các nghiệp vụ chi tiền là thất thoát tiền
của công ty do chi trả không đúng hàng hóa và dịch vụ:
+Thanh toán trùng lắp (chi trả 1 hóa đơn nhiều lần)
+Thanh toán sai số lượng thực nhận
+Thanh toán không đúng hạn hoặc giá trị của các khoản
nợ
Rủi ro trên đã được giảm thiểu thông qua
các hoạt động và thủ tục kiểm soát cụ thể:
-Có quy trình lưu chuyển chứng từ rõ ràng
-Có sự kiểm tra đối chiếu giữa các chứng từ và hóa đơn
của phòng kế toán để đảm bảo về tính hợp lý, hợp lệ và
hợp pháp làm căn cứ lập chứng từ chi trả
-Phân chia nhiều cấp xét duyệt: trưởng bộ phận, kế toán
trưởng và giám đốc nên rất khó xảy ra sai sót
-Quá trình xét duyệt và ghi nhận được hỗ trợ bởi phần
mềm kế toán công ty (đầy đủ thông tin về mã số thuế
nhà cung cấp, tên, mã số thuế, số hợp đồng,…) giúp kế
toán dễ dàng đối chiếu =>Khi lập chứng từ chi thì hệ
thống đã ghi nhận nên rất khó thanh toán trùng các hóa
đơn
 Các gian lận thường gặp
-Đối với người khách hàng đến thu nợ có
thể bỏ túi riêng mà không nộp về công ty
của họ
=> Hầu hết các nghiệp vụ chi tiền để trả nợ
cho nhà cung cấp được công ty sử dụng
hình thức chuyển khoản qua ngân hàng
bằng cách lập ủy nhiệm chi
 Các gian lận thường gặp
-Đối với nhân viên công ty:
+Thông đồng với công ty khác xuất hóa đơn không có thật hoặc với giá cao hơn
+Chi trả không đúng nhà cung cấp (chi hai lần, ghi lố số tiền thanh toán so với hóa đơn,
…)
+Yêu cầu chi trả cho hóa đơn không phải của công ty
=> Tương tự như các biện pháp phía trên:
- Phân chia nhiều cấp xét duyệt đặc biệt là kế toán trưởng trong việc đảm bảo 3 yếu tố
hợp lý, hợp lệ và hợp pháp giúp ngăn ngừa các gian lận về giá, chứng từ không hợp lệ
- Phần mềm kế toán tích hợp danh sách các nhà cung cấp cùng các thông tin liên quan
nên có thể dễ dàng phát hiện chứng từ không phải thuộc nhà cung cấp của công ty, và
khi lập phiếu chi hệ thống đã ghi nhận nghiệp vụ nên rất khó thanh toán trùng lắp
3. Các thủ tục kiểm soát tồn quỹ
3.1 Tiền mặt
Chu trình
+ Dòng “Số dư theo sổ quỹ”:
Căn cứ vào số tồn quỹ trên sổ
quỹ tại ngày, giờ cộng sổ
kiểm kê quỹ để ghi vào cột 2.
+ Dòng “Số kiểm kê thực tế”:
Căn cứ vào số kiểm kê thực
tế để ghi theo từng loại tiền
vào cột 1 và tính ra tổng số
tiền để ghi vào cột 2.
+ Dòng chênh lệch: Ghi số
chênh lệch thừa hoặc thiếu
giữa số dư theo sổ quỹ với số
kiểm kê thực tế.
3.2 TiềnChu
gửi trình
ngân hàng
 3.3 Một số gian lận và giải
pháp
• Thủ quỹ lấy tiền quỹ dùng cho việc
riêng trong thời hạn trước kỳ chốt quỹ
• Có sự thoả hiệp giữa kế toán và thủ
quỹ
=> Giải pháp:
- Các khoản thu/chi ưu tiên thanh toán
qua ngân hàng
- Kế toán và thủ quỹ phải đối chiếu và
kiểm kê quỹ hàng ngày (dưới sự giám
sát của kế toán trưởng)
- Tồn quỹ tiền mặt nộp vào ngân hàng
4. Nhận xét, kiến nghị

- Thành tựu
- Hạn chế
- Kiến nghị
Thành tựu
• Có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của
Kiểm soát nội bộ
• Công tác lập kế hoạch được thực hiện hiệu quả
• Có sự phối hợp giữa các bộ phận với nhau
• Đã thực hiện các thủ tục kiểm soát theo đúng quy trình
quy định
Hạn
nghị chế và một số kiến
Về chu trình thu
tiền HẠN CHẾ Cuối ngày, cấp trên
có liên quan cần
•  Có khả năng xảy ra
gian lận dẫn đến sự kiểm tra số tiền đã
thu được
thiếu hụt số lượng tiền
nhất định

KIẾN NGHỊ
Sử dụng phần mềm
• Trong quá trình thu để có thể dễ dàng
tiền, có khả năng sẽ xảy theo dõi số tiền thu
ra sai sót do hóa đơn dễ được
bị tính toán sai
Về chu trình chi
tiền HẠN CHẾ Phân chia nhiều cấp
• Có sự thông đồng giữa xét duyệt để đảm
các bên người bán và bảo 3 yếu tố “hợp”
người mua dẫn đến
xuất hóa đơn có giá trị

KIẾN NGHỊ
Sử dụng các phần
khác so với giá tiền mềm kế toán tích
thực tế hợp danh sách các
• Công ty chi trả cho nhà cung cấp
những hóa đơn không
phải của công ty mình
Về chu trình kiểm soát tồn
quỹ HẠN CHẾ Các khoản tồn nên
• Sự thỏa hiệp giữa hai
ưu tiên gửi qua ngân
người là kế toán và thủ hàng”
quỹ nhằm phục vụ mục
đích riêng

KIẾN NGHỊ
Giữa kế toán và thủ
• Thủ quỹ có thể sử dụng quỹ cần có sự đối
tiền của công ty sử chiếu và kiểm kê
dụng cho mục đích quỹ hàng ngày
riêng của mình trước
thời hạn kỳ chốt quỹ
THANK YOU
FOR
LISTENING
Bước 2 khi kế toán lập
phiếu thu. Kế toán sẽ nhập
số liệu lên phần mềm kế
toán, từ đó mới được quyền
in ra phiếu thu.
Bước 5 và bước 6 có thể sẽ
được tinh giảm. Phòng trường
khách hàng có việc gấp cần
thanh toán nhanh thì tổng
giám đốc sẽ ủy quyền cho kế
toán trưởng, nên phiếu thu
không cần chữ ký giám đốc.
Bước 7: sẽ chỉ có 1 liên duy
nhất cho khách hàng vì đối
với kế toán thì đã có trên
phần mềm rồi, và không có
thủ quỹ vì là TGNH.
(1)Lập giấy đề nghị thanh toán:
+ Bộ chứng từ chính thông thường gồm
có: hợp đồng, hóa đơn và biên bản nhận
hàng.
+ Căn cứ hình thức thanh toán trên hợp
đồng (thanh toán trước, trả tiền ngay khi
nhận hàng, sau khi nhận hàng) => lập
giấy đề nghị thanh toán kèm theo bộ
chứng từ gốc
+ Phải có sự xác nhận của trưởng bộ phận
.
(2)Kế toán trưởng chịu trách nhiệm
kiểm tra 3 yếu tố hợp lý, hợp lệ và hợp
pháp
+Hợp lý: Giá trị thanh toán hợp lý so với
thị trường và hợp đồng
+Hợp pháp: hóa đơn chứng từ thật theo
mẫu của pháp luật và quy định công ty
+Hợp lệ: Đầy đủ các thông tin, chỉ tiêu trên
hóa đơn theo quy định pháp luật
*Trong trường hợp bộ chứng từ không đảm
bảo 3 yếu tố trên. Bộ phận Kế toán phải
yêu cầu người thực hiện bổ sung, thay thế
cho phù hợp với quy định hiện hành và
theo dõi sát sao các hóa đơn chứng từ này.
(3)Chuyển tổng giám đốc/giám đốc chức
năng
-Tùy theo giá trị thanh toán mà tổng giám đốc
sẽ trực tiếp kí duyệt hay ủy quyền cho các giám
đốc chức năng khác.
(4)Chuyển lại cho kế toán để lập chứng từ chi
trả
Kế toán dựa vào giấy đề nghị thanh toán đã có
đầy đủ chữ kí sau đó ghi nhận nghiệp vụ chi trả
vào hệ thống
=> Hệ thống sẽ tự xuất ra chứng từ chi trả:
+Tiền mặt: phiếu chi
+Chuyển khoản: ủy nhiệm chi.
(5)Sau đó chuyển lại cho tổng giám đốc/giám
đốc chức năng được ủy quyền ký duyệt
+Đối với chuyển khoản: bắt buộc vì tài khoản
ngân hàng yêu cầu có 2 chữ ký của kế toán
trưởng và giám đốc mới thực hiện lệnh chi
+Đối với tiền mặt thì không cần mà có thể đưa
trực tiếp cho thủ quỹ để chi tiền trả cho nhà cung
cấp, sau đó định kỳ gửi phiếu chi cho giám đốc
ký.