10/17/2022

CHƯƠNG 3
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

MỤC TIÊU

• Nắm được khái niệm, ý nghĩa và cách phân loại của

chứng từ kế toán;

• Biết được phương pháp lập và ghi chứng từ, số lượng

các biểu mẫu chứng từ

• Hiểu về nguyên tắc và trình tự luân chuyển, bảo quản,

lưu trữ của các loại chứng từ kế toán

• Nắm và hiểu được khái niệm, mục đích và các phương

pháp kiểm kê trong doanh nghiệp; vai trò của kế toán
trong kiểm kê

I. CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

1.1. Khái niệm

Theo Khoản 7, Điều 4, Luật kế toán
03/2003/QH11: “Chứng từ kế toán là những giấy
tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế
tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn
cứ ghi sổ kế toán.”

➔ Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng

giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh
và thực sự hoàn thành.

1
 10/17/2022

Phương pháp chứng từ kế toán

là phương pháp kế toán sử dụng để phản ánh các

nghiệp vụ kinh tế tài chính đó phát sinh và thực sự
hoàn thành theo thời gian cũng như địa điểm phát
sinh của nghiệp vụ đó vào các bản chứng từ kế
toán để làm căn cứ pháp lý cho việc ghi sổ kế
toán.

1.1.2. Ý nghĩa

• là khởi đầu của mọi công tác kế toán.

• là cơ sở pháp lý cho mọi số liệu, tài liệu

kế toán.

• là cơ sở để phân loại, tổng hợp các

nghiệp vụ kinh tế.

• là cơ sở pháp lý cho việc giải quyết tranh

chấp, kiểm tra trong doanh nghiệp.

1.1.3. Các yếu tố của chứng từ kế toán

• Tên gọi của chứng từ

• Ngày và số chứng từ
• Tên, địa chỉ, chữ ký của đơn vị, cá nhân có liên
quan đến nghiệp vụ
• Nội dung của nghiệp vụ kinh tế
• Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, đơn giá, giá
trị… của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
• Chữ ký và dấu của các bên có liên quan

2
 10/17/2022

Ví dụ

1.2. Phân loại chứng từ kế toán

1.2.1.Phân loại theo hình thức biểu hiện

Chứng từ bằng
Chứng từ điện tử
giấy

• Phiếu thu, phiếu chi • Thẻ Visa Card,

• Phiếu nhập kho, Master Card
phiếu xuất kho • Tập tin dưới dạng một
• Hóa đơn bán hàng, Email được các ngân
hóa đơn GTGT… hàng sử dụng như:
City Bank, (HSBC)…

1.2.2. Phân loại theo nội dung kinh tế

• Chứng từ về lao động tiền lương

• Chứng từ về hàng tồn kho

• Chứng từ về bán hàng

• Chứng từ về tiền tệ

• Chứng từ về tài sản cố định

3
 10/17/2022

1.2.3. Phân loại theo địa điểm lập chứng từ

Chứng từ do doanh
Chứng từ đến từ Chứng từ do chính
nghiệp lập nhằm sử
bên ngoài doanh doanh nghiệp lập,
dụng trong nội bộ
nghiệp gửi đối tác
doanh nghiệp
• Hóa đơn mua • Hóa đơn bán • Phiếu xuất kho,
hàng, hàng… • Phiếu thu,
• Giấy báo Nợ, • Phiếu chi,
• Giấy báo Có… • Tạm ứng…

1.2.4. Phân loại theo tính chất bắt buộc

Chứng từ bắt buộc Chứng từ hướng dẫn

• Hóa đơn bán hàng, • Phiếu nhập kho,

• Hóa đơn giá trị gia phiếu xuất kho,
tăng, • Biên bản giao nhận
• Phiếu thu, phiếu tài sản cố định, biên
chi… bảng thanh lý tài
sản cố định,
• Bảng chấm công,
bảng thanh toán
tiền lương…

chứng từ mệnh lệnh như lệnh xuất kho, lệnh chi ko

1.2.5. Phân loại theo mức độ khái quát thông tin
làm căn cứ để ghi vào sổ

Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ

Chứng từ
mệnh lệnh

Chứng từ chấp
hành

4
 10/17/2022

Ví dụ: Chứng từ ghi sổ

• DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

(Ban hành kèm theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của
Bộ trưởng Bộ Tài chính)

1.3. Trình tự luân chuyển chứng từ

1.3.1. Khái niệm

Luân chuyển chứng từ là sự vận động liên
tục kế tiếp nhau từ giai đoạn này sang giai
đoạn khác nhằm hoàn thiện chứng từ và
thực hiện chức năng thông tin kinh tế,
chức năng ghi sổ của kế toán.

5
 10/17/2022

Trình tự luân chuyển

Lưu
Lập
Tổ trữ,
chứng
Kiểm Hoàn chức bảo
từ hay
tra chỉnh luân quản
tiếp
chứng chứng chuyển và tiêu
nhận
từ từ chứng hủy
chứng
từ chứng
từ
từ

1.3.2. Nội dung trình tự luân chuyển chứng từ

a. Lập chứng từ:

• Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp
nhận chứng từ từ bên ngoài)

• Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng

chứng từ thích hợp

• Căn cứ vào yêu cầu quản lý từng loại tài sản mà chứng
từ có thể được lập thành một hoặc nhiều bản (liên) khác
nhau.

• Chứng từ phải được lập hợp lệ, hợp pháp.

b. Kiểm tra chứng từ:

Kiểm tra về:

• Các nội dung, tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh
tế ghi trong chứng từ kế toán

• Tính rõ ràng, đầy đủ, trung thực của các yếu tố của
chứng từ kế toán

• Việc chấp hành các quy định trong việc lập, kiểm tra, xét
duyệt đối với mỗi loại chứng từ kế toán.

6
 10/17/2022

c. Hoàn chỉnh chứng từ:

• Hoàn chỉnh chứng từ là việc tập hợp, phân loại chứng từ

phục vụ ghi sổ kế toán.

• Kế toán cần tính toán chính xác, đúng đắn và ghi đầy đủ
các đơn vị đo lường cần thiết

• Phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu, lập định khoản kế
toán (nếu có) phục vụ việc ghi sổ kế toán

d. Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

• Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh

cần được tổ chức luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị,
cá nhân có liên quan, phục vụ việc ghi sổ kế toán và
thông tin kinh tế

• Việc tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán phải tuân thủ

những quy định của kế toán trưởng về thứ tự và thời
gian.

e. Lưu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ kế toán

• Mục đích: tránh hư hỏng, mất mát

chứng từ kế toán, phục vụ công tác
kiểm tra và thanh tra kinh tếtránh hư
hỏng, mất mát chứng từ kế toán, phục
vụ công tác kiểm tra và thanh tra kinh
tế

7
 10/17/2022

Thời hạn lưu trữ theo quy đinh của Nhà nước

• Tối thiểu 5 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý,
điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán
không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo
cáo tài chính;

• Tối thiểu 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực

tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế
toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật
có quy định khác;

• Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu,
có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

II. KIỂM KÊ

2.1. Khái niệm

Theo điều 39, Luật kế toán 03/2003/QH11:
“Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số
lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị
của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm
kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên
sổ kế toán; từ đó, phát hiện ra sự chênh lệch
giữa chúng và có biện pháp giải quyết phù
hợp, đảm bảo số liệu trên sổ kế toán và thực tế
cuối kỳ phải phản ánh chính xác.”

Trường hợp cần kiểm kê tài sản

• Cuối kỳ kế toán năm trước khi lập Báo cáo tài chính

• Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt
hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê Doanh nghiệp

• Chuyển đổi hình thức sở hữu Doanh nghiệp

• Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà
nước có thẩm quyền

• Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

8
 10/17/2022

2.2. Phân loại kiểm kê

2.2.1. Phân loại theo phạm vi kiểm kê

• Là việc kiểm kê thực hiện

Kiểm kê cho từng loại hoặc số tài
từng phần sản ở doanh nghiệp

Kiểm kê • Là việc kiểm kê thực hiện

toàn phần ở cho tất cả các tài sản ở
doanh nghiệp

2.2.2. Phân loại theo thời gian kiểm kê

Kiểm kê định kỳ Kiểm kê bất thường

• Tiền mặt phải được • Khi phát hiện tiền

kiểm kê hàng ngày, mặt bị thiếu hụt,

• Nguyên vật liệu • Hoặc thay đổi thủ

phải được kiểm kê quỹ kho, xảy ra hỏa
hàng tháng… hoạn, lũ lụt...

2.3. Một số phương pháp kiểm kê

2.3.1. Phương pháp kiểm kê các tài sản thuộc vốn

bằng tiền
Dùng phương pháp kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê bất
thường:

• Đếm trực tiếp từng loại tiền đối với tiền mặt, vàng, bạc,
kim khí quý và lập Biên bản kiểm kê theo quy định.

• So sánh kết quả kiểm kê với Sổ quỹ tiền mặt và Sổ kế

toán chi tiết tiền mặt các loại, điều tra nguyên nhân của
các sai lệch.

9
 10/17/2022

2.3.2. Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

• Kiểm tra hướng dẫn về hàng tồn kho.

• Thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc chọn mẫu hàng tồn
kho.
• Xác định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời.
• So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra
nguyên nhân của các sai sót, chênh lệch.
• Xem xét chất lượng hàng tồn kho.
• Xét xét hàng mới nhập, hay nhập đã lâu.
• Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm
về tuổi thọ, về các đặc điểm lý, hóa, dễ hư hỏng của
từng chủng loại.
• Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại
kho xem có đảm bảo, hay có phù hợp với các tiêu chuẩn
kỹ thuật hay không?

2.3.3. Phương pháp kiểm kê tài sản cố định

• Thực hiện kiểm kê toàn bộ TSCĐ hiện có của doanh

nghiệp.

• Dán nhãn TSCĐ khi kiểm kê.

• Đối chiếu giữa số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê xem

có bị mất mát, thiếu hụt tài sản hay không?

• Điều tra nguyên nhân của sai lệch.

• Lập báo cáo để lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết

định xử lý những tài sản thừa hoặc thiếu nếu có.

2.3.4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê

• Kế toán phải hoàn thành việc

Trước khi tiến ghi sổ kế toán đến thời điểm
hành kiểm kê kiểm kê mới có tác dụng đối
chiếu với số liệu thực tế

Trong khi kiểm • Kế toán đối chiếu giữa số liệu

sổ kế toán với biên bản kiểm kê
kê để phát hiện chênh lệch

• Kế toán căn cứ vào kết quả

Sau khi kiểm kiểm kê và ý kiến của Ban kiểm
kê để giải quyết khoản chênh
kê hoàn thành lệch và tiến hành điều chỉnh sổ
kế toán.

10
 10/17/2022

KẾT THÚC CHƯƠNG 3

11