Professional Documents
Culture Documents
2
CHU
Là tậpTRÌNH
hợp cácCHI
sự PHÍ
kiện, hoạt động liên quan đến quá trình
mua hàng, dịch vụ và thanh toán tiền
Kiểm soát
Chu HTK
Ngân hàng
trình chi
Sơ đồ dòng dữ liệu phí Các bộ phận
khái quát của chu sử dụng
trình chi phí
Sổ cái, lập Chu trình 3
9
Thanh toán tiền
10
Tổ chức HT kế toán xử lý chu
trình chi phí
Yêu cầu thông tin? Báo cáo
Công nợ:
Công nợ theo người bán
Công nợ theo hóa đơn bán hàng
Phân tích nợ theo thời hạn nợ.
Thanh toán:
Yêu cầu tiền thanh toán
Báo cáo chi tiền
Báo cáo quản trị khác
11
Tổ chức hệ thống kế toán xử lý
nghiệp vụ chu trình chi phí
Dữ liệu gì ? Chứng từ
Yêu cầu mua hàng
Đặt hàng mua hàng
Phiếu nhập kho
Hóa đơn mua hàng
Voucher (chứng từ thanh tóan)
Giấy gửi hàng (hay đóng gói hàng-
packing list) của người bán
12
Theo dõi chi tiết phải trả người bán
13
KSNB yêu cầu mua hàng
14
KSNB đặt hàng
hợp
KSNB nhận hàng
Rủi ro
Nhận hàng không đặt hàng
Nhận hàng sai chất lượng, số lượng hàng
Thủ tục
Phân chia Nhận hàng & Mua hàng
Bản sao đặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng
ÐH mua
hàng
Hàng hóa
Hàng hóa
Thông báo ÐH mua
Ch.thuận
Thông tin mua hàng-phải Hoá đơn
trả Nhà cung
Chứng từ cấp
HT sổ cái và TK phải trả thanhtoán
lập b.cáo
19
Thanh Dữ liệu trả
tiền
toán
Dữ liệu trả tiền
HTK
HOẠT ĐỘNG ĐẶT HÀNG
Kiểm soát HTK Chu trình Chu trình
doanh thu SX
Xét duyệt
và đơn
đặt hàng Giấy YCH
ĐĐH
5 liên
ĐĐH
ĐĐH
ĐĐH
BP yêu cầu KT nợ phải trả
21
BP nhận hàng
QUY TRÌNH LẬP ĐĐH BẰNG
BP sử dụngMÁY
Tại BP
Giấy YCH mua hàng
Thông báo lỗi
Ghi nhận
Tập tin & in ĐĐH ĐĐH
đơn đặt
hàng
ĐĐH Giấy YCH
22
A
Nhà cung cấp
Liên:1
Giấy yêu cầu hàng
Phòng ban:
Số: 2344
Ngày lập: Người lập: Nhà ccấp (pref)
Địa chỉ giao hàng: Ngày cần giao:
Mã
Tên hàng SL đặt
hàng
Toshiba
PC001 100
deskpro
Người duyệt
23
Công ty…
Liên:1
Địa chỉ:
Toshiba
PC001 100 10.000.000 1.000.000.000
deskpro
Tổng cộng
24
Người duyệt
HOẠT ĐỘNG NHẬN HÀNG
Kiểm
hàng
2.1 Lập BC
nhận
Nhà cung cấp
hàng
2.2
Đối chiếu
hàng Dữ liệu NCC,
nhập HTKho
2.3
Nhận hàng
và lập BC Ghi sổ
nhận hàng CT
Phiếu
BC nhậnnhận
ĐĐH
ĐĐH
hàng (4l)
hàng PNK Sổ CT
HTK
Phiếu ĐĐH N
đóng gói
BP nợ phải trả 26
N
QUY TRÌNH XỬ LÝ NHẬN HÀNG BẰNG MÁY
Nhà CC
Phiếu
đóng gói
Thông báo lỗi
Nhập dữ liệu Tập tin
nhận hàng Đơn đặt
hàng
Ghi nhận
& in giấy Phiếu
Tập tin đóng gói
nhận nhận hàng
hàng Phiếu
nhận hàng
27
N
Công ty…
Liên:1
Địa chỉ:
Tổng cộng
28
Kiểm
BP nhận hàng tra hóa
đơn
3.1
Nhà cung cấp
Nợ phải trả NCC
Ghi
nhận
Hệ thống ghi nợ
sổ cái 3.2
29
QUY TRÌNH NHẬN HÓA ĐƠN – GHI NHẬN NỢ THỦ CÔNG
Kế toán nợ phải trả
BP nhận BP mua Nhà
hàng hàng CC
Hóa Sổ chi
PNH ĐĐH tiết NCC
đơn
30
A
QUY TRÌNH NHẬN HÓANhà
ĐƠNCC
, GHI NỢ BẰNG MÁY
Hóa đơn
Thông báo lỗi
Nhập dữ liệu Tập tin
hóa đơn Đơn đặt
Tập tin hàng
nhận
hàng Ghi nhận
& in giấy
nhận hàng
32
HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN
Xác nhận
Lập ctừ
thanh toán
thanh toán
4.4
4.3
Giảm nợ
4.5 33
Hệ thống ghi sổ cái
QUY TRÌNH THANH TOÁN THỦ CÔNG
Lập
phiếu
Lựa chọn, chi
xét duyệt
Xác
thanh toán
Bộ ctừ nhận
Thủ quỹ
mua hàng chi
Ghi nhận
thanh toán Ghi nhật
Phiếu kí
chi
Sổ chi Bộ ctừ Phiếu 34
tiết NCC mua hàng chi NK chi
Nhà CC tiền
A
Tập tin THANH TOÁN BẰNG MÁY Tập tin
QUY TRÌNH
hóa Hóa đơn chi tiết nợ
phải trả
đơn
Lựa chọn,
xét duyệt
Tập tin
Tập tin thanh toán
chi tiết
chi tiết nợ
phiếu chi
phải trả
Thủ quỹ
Phiếu chi
Hóa đơn Phiếu chi
35
A
Nhà CC
CHU TRÌNH CHI PHÍ
BP MUA HAØ
NG BP NHAÄ
N HAØ
NG KT NÔÏPHAÛ
I TRAÛ KT THANH TOAÙ
N
NHAØCC HOAÙÑÔN
BP Giấy YCH
SD HOAÙÑÔN
A
PHIEÁ
U
Nhập ÑOÙ
NG GOÙ
I
Nhaäp döõlieä
u
YCH
thanh toaùn
Nhaä
p döõlieä
u
KIEÅ
M HAØ
NG Hoaùñôn
Chöông trình Löïa choïn & xeùt
ÑAËT HAØ NG duyeät thanh toaù
n
Nhaä
p döõlieä
u
nhaä
n haø
ng Chöông trình
1
ghi nhaä
n PHIEÁ
U CHI 2
HOAÙÑÔN HOAÙ
Chöông trình ÑÔN
NHAÄN HAØ NG
ÑÔN ÑAË
Đơn đặtT A THUÛ
Giấy YCH QUYÕ
HAØN G 1
hàng
PHIEÁ
U
PHIEÁ
U NHAÄN
HAØNG 1 ÑOÙ
NG GOÙ
I HOAÙÑÔN PHIEÁ
U CHI
Ñaõkyù
A
N N
NHAØCC THUÛKHO A
NHAØCC
Kieåm
Taä
p tin haø
ng & kyù Taä
p tin
Taä
p tin Taä
p tin
Taäp chaá
p nhaä
n PHIEÁU Taä
p tin Taä
p tin
NCC PHIEÁU NÔÏ
tin NHAÄ N HOAÙ PHIEÁU
HTK NHAÄ N PHAÛ I 36
ÑÑH PHIEÁ
U NHAÄN
N
HAØNGG ÑÔN CHI
HAØN TRAÛ
HAØ
NG ñaõkyù
1 mô hình dữ liệu minh họa (REA)
Resource Event Agent
n 1
n Yêu cầu n BP sử
hàng dụng
n 1
Hàng hóa 1
1 Kho
n ĐĐHàng n
1
n 1 n
Tkhoản 1 1
n n Pnhập NV mua
n 1
1
n 1 Nhà CC
1
Hóa đơn n 1
1
n 37
n n
Pchi
BÁO CÁO CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ
Hoạt động
Bảng kê các hoạt động/sự Phân tích các hoạt động theo
kiện trong kỳ đối tượng/nguồn lực liên quan
Các bảng kê đơn đặt hàng, Báo cáo các hoạt động
38
mua hàng, nhập kho, thanh theo nhà cung cấp, nhân
toán viên, hàng hóa…
BÁO CÁO CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ (TT)
Các đối
tƣợng/nguồn lực
Danh sách các đối Báo cáo tình trạng các đối
tượng/nguồn lực sử dụng tượng/nguồn lực
Các bảng kê hàng hóa, nhà Báo cáo tình hình hàng
39
cung cấp, … tồn kho, dư nợ nhà cung
cấp, phân tích tuổi nợ…
Mục
KIỂMtiêu kiểm
SOÁT soát CHU TRÌNH CHI PHÍ
TRONG
Kiểm soát nghiệp vụ: Kiểm soát quá trình thực hiện các
hoạt động trong chu trình chi phí
Tất cả các hoạt động trong chu trình đều được xét duyệt
Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng nhà
cung cấp, mặt hàng, giá mua
Bảo vệ hàng hóa, tiền
Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin
Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung các hoạt động hợp lệ
Ghi chép, nhập liệu chính xác các hoạt động
Cập nhật thông tin đúng nhà cung cấp, hàng hóa
40
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động yêu cầu hàng hóa/dịch vụ
Các yêu cầu mua hàng Phát sinh chi phí Xét duyệt YC mua hàng
bởi người không có thẩm không đúng mục Đánh số trước, thứ tự các
quyền, hoặc không xuất đích, yêu cầu mua hàng
phát từ nhu cần thực tế Bảo quản các giấy YC hàng
Lãng phí
chưa sử dụng
Hoạt động đặt hàng
Đặt hàng cho yêu cầu Phát sinh chi phí YC hàng phải được xét
mua hàng không hợp lệ duyệt
Đặt hàng nhà cung cấp Mua hàng giá cao, Phân tích tình trạng NCC
không hợp lệ, không đủ chất lượng kém Xét duyệt ĐĐH
khả năng Lập và hạn chế tiếp cận Ds
nhà cung cấp hợp lệ=
Đặt hàng sai mặt hàng, Đình trệ kinh doanh Lập ctừ yêu cầu hàng
số lượng Kiểm soát nhập liệu
41
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động nhận hàng
Nhận hàng không đặt Phát sinh chi phí lưu Đối chiếu ĐĐH khi nhận
mua trữ hàng tồn kho hàng
Nhận sai mặt hàng,SL Thanh toán cho mặt Lập chứng tù nhận hàng
hàng không đúng Đối chiếu ĐĐH
Mất hàng Mất TS, sổ sách kế Quy định các cá nhân
toán không chính xác liên quan
Kiểm kê kho định kì
Hoạt động nhận hóa đơn – ghi nhận nợ
Hóa đơn không đúng nội Ghi nhận nợ sai, chi Đối chiếu HĐ, ĐĐH, giấy
dung của NVụ ( SL, MH…) phí sai nhập hàng
Hóa đơn nhập liệu nhiều Sai nợ phải trả, hàng Kiểm soát nhập liệu
sai sót hóa mua Đối chiếu với ĐĐH, PGH
Ghi nhận nợ sai, không Thanh toán sai nhà Đối chiếu nợ với NCC đkì
đúng thời đểm cung cấp Kiểm soát xử lý 42
CÁC HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động thanh toán
Thanh toán cho hàng Mất tiền, chi phí Đối chiếu ĐĐH, PNH, HĐ
chưa được nhận tăng trước khi xét duyêt thanh
toan
Không hưởng chiết Tăng chi phí mua Lưuntrữ hóa đơn theo ngày
khấu do thanh toán hàng thanh toán
không đúng thời điểm
Thanh toán 1 hóa đơn Chi phí PS tăng Đánh dấu ctừ đã sử dụng
nhiều lần Mất tiền Lưu ctừ thanh toán cùng với
hóa đơn
Kiểm soát nhập liệu
Ghi nhận thanh toán sai Nợ Ptrả không phản Kiểm soát nhập liệu
ánh chính xác Đối chiếu định kì với NCC
Thanh toán cho nhà CC Mất tiền Lập bộ chtừ thanh toán
không có thật Lập DS NCC thường 43xuyên
KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU TRONG CTCP
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Yêu cầu mua Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
hàng DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số yêu cầu x x x
Ngày yêu cầu x x x x
Ngày cần hàng x x x x
Mã BP yêu cầu x x x
Tên Bộ phận x x
Địa chỉ giao x x
Người duyệt x x x
Mã hàng x x
Tên hàng x x
Số lượng x x x x x
Đơn giá x x x x x x
Thành tiền x x x 44
x
Kiểm soát nhập liệu trong CTCP
Moät soá thuû tuïc kieåm soaùt nhaäp lieäu
Teân chöùng töø/Döõ lieäu nhaâp
Choïn Hôïp Giôùi Ñaày Maëc Kieåu döõ Ktra soá
Ñôn Ñaët Haøng Ktra daáu Töï ñoäng
DS ly haïn ñuû ñònh lieäu hoïc
Soá ñôn ñaët haøng x x x
Ngaøy ñôn ñaët haøng x x x x
Maõ NCC x x
Teân NCC x x
Ngaøy caàn haøng x x x x x
Ñòa chæ giao x x
Ngöôøi duyeät x x x
Soá yeâu caàu Haøng x x
Ñieàu khoaûn thanh toaùn x x
Maõ haøng x x
Teân haøng x x
Soá löôïng x x x x x x
45
Ñôn giaù x x x x x x
Thaønh tieàn x x x x
KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU TRONG CTCP
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Giấy nhận hàng, Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
phiếu NK DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số phiếu X X X
Ngày lập X X X X
Số ĐĐH X X
Mã kho hàng X X
Tên kho X X
Người nhận/ thủ
X X
kho
Mã hàng X X
Tên hàng X X
Số lượng X X X X X
Đơn giá X X X X X X X
Thành tiền X X X X
46
KIỂM SOÁT NHẬP LIỆU TRONG CTCP
Tên chứng từ / dữ Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
liệu nhập
Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số Hóa đơn X
Ngày Hóa đơn X X X X X
Số ĐĐH X X
Nhà CC X x
Tên NCC X X
Số phiếu Nkho X X
TK Nợ/Có X X X X
Phiếu chi Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số phiếu x X X
Ngày Ctừ X X X X X X
Nhà CC X X
Tên NCC X X
Số Hđơn X X x
Số tiền nợ X X
Số tiền TT X X X X X
TK Nợ/Có X X X X 47