Chương 7

Chu trình chi phí

Chapter 13
The Expenditure cycle: Purchasing
to Cash disbursements
 Mục tiêu
LEARNING OBJECTIVES

Mô tả các hoạt động kinh doanh và

các hoạt động xử lý thông tin
Describe the basic business activities
and related information processing
operations performed
Thảo luận về các quyết định cần
thực hiện và xác định nhu cầu
thông tin để hỗ trợ ra quyết định
Discuss the key decisions and identify
the information needed to make those
decisions
 Mục tiêu
LEARNING OBJECTIVES

Xác định các rủi ro và các thủ tục

kiểm soát thích hợp
Identify major threats and evaluate
the adequacy of various control
procedures for dealing with those
threats
THUẬT NGỮ
GLOSSARY

Blanket purchase Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn

order/blanket order đặt hàng theo lô.
Bidding Đấu thầu hoặc lựa chọn
Competitive bidding Qui trình đấu thầu
Debit memo Bản điều chỉnh nợ phải trả.
Disbursement voucher Bảng kê chứng từ thanh toán.
Economic order Số lượng đặt hàng tối ưu
quantity (EOQ)
EDI- electronic data Hệ thống giao tiếp dữ liệu
interchange điện tử.
THUẬT NGỮ
GLOSSARY
Economic order Số lượng đặt hàng tối ưu
quantity (EOQ)
Evaluated receipt Cách thức ghi nhận nợ không
settlement sử dụng hóa đơn.
Imprest fund Quỹ chi tiêu lặt vặt.
Just – in - time (JIT) Hệ thống quản lý hàng tồn
inventory systems kho kịp thời.
Kickback Hoa hồng cho người đi mua .
Materials requirements Lập kế hoạch yêu cầu nguồn
planning (MRP) lực.
Nonvoucher system Hệ thống không sử dụng bảng
kê chứng từ thanh toán.
THUẬT NGỮ
GLOSSARY

Purchase Requisition Yêu cầu mua hàng. Là

chứng từ trog nội bộ
Purchase Order Đơn Đặt hàng
Procurement card Thẻ tín dụng để mua hàng
theo ủy quyền.
Reorder point Điểm đặt hàng.
Receiving Report Phiếu nhập kho/báo cáo
nhận hàng.
RFID Radio-frequency Nhận dạng tần sóng vô
identification tuyến
 THUẬT NGỮ
GLOSSARY

Vendor –managed Chương trình quản lý hàng

inventory program tồn kho theo nhà cung cấp.
Voucher package Bộ chứng từ thanh toán:
Voucher system Hệ thống sử dụng bảng kê
chứng từ thanh toán.
Vendor –managed Chương trình quản lý hàng
inventory program tồn kho theo nhà cung cấp.
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
INTEGRATIVE
CASE
ALPHA OMEGA
ELECTRONICS
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
Khái niệm
 Introduction to
expenditure
processes

Expenditure processes within

the Overall System Flow
Khái niệm Tập hợp các hoạt động kinh doanh
và hoạt động xử lý thông tin lặp đi
Definition lặp lại liên quan đến quá trình:
• Mua hàng hóa và dịch vụ
• Chi tiền thanh toán

A recurring set of business activities and related

information processing operations associated
with:
• Purchase of goods and services
• Payment for goods and services
 DÒNG THÔNG TIN
External
INFORMATION FLOW
 DÒNG THÔNG TIN
Internal
INFORMATION FLOW
 Mục tiêu
Objective

Giảm thiểu chi phí mua và chi

phí bảo quản hàng và dịch vụ
Minimize the total cost of acquiring and
maintaining inventory, supplies, and
services
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
QUYẾT ĐỊNH VÀ
NHU CẦU THÔNG TIN
DECISION &
INFORMATION
Quyết định và nhu cầu thông tin

• Loại hàng và số lượng cần mua tối ưu?

What level of inventory and supplies should we
carry?

• Nhà cung cấp: Chọn lựa nào là tốt

nhất?
What vendors provide the best price and quality?

• Tổ chức phối hợp hoạt động các bộ

phận như thế nào để đạt mức giá tối
ưu?
Can we consolidate purchases across units?
Quyết định và nhu cầu thông tin

• Sử dụng CNTT thế nào để gia tăng

tính hữu hiệu và chính xác của các
BP liên quan?
How can IT improve inbound logistics?
• Tối ưu dòng tiền: Chuẩn bị nguồn lực
và cách thức thanh toán?
Is there enough cash to take advantage of early
payment discounts?
How can we manage payments to maximize
cash flow?
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
 CÁ C HOẠT
Đ Ộ NG C H Í NH
AC T I V I T I E S
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
Context Diagram
Level 0 Data
Flow Diagram
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
Xử lý đặt hàng
Ordering
 ORDERING

Determine What to Order

Xác định nhu cầu

Lựa chọn nhà cung cấp

Select Supplier
 Xác định nhu cầu
Bộ phận có nhu cầu Mua hàng

Select Supplier

• Xác định nhu cầu • Kiểm tra yêu cầu

• Gửi yêu cầu mua hàng (purchase • Tổng hợp nhu
requisition) tới bộ phận mua hàng cầu toàn DN
 Inventory control methods
Xác định • Economic Order Quantity (EOQ)
• Just in Time Inventory (JIT)
nhu cầu • Materials Requirements Planning (MRP)
Xác định Documents
nhu cầu Yêu cầu mua hàng (Purchase requisition)
 Chứng từ xác định người yêu cầu;
chỉ định thời gian và địa điểm cần
Purchase requisition
giao hàng; xác định mã hàng, các
mô tả, số lượng và giá của từng
mặt hàng được yêu cầu; và có thể
đề nghị một nhà cung cấp

A document or electronic form that

identifies the requisitioner; specifies the
delivery location and date needed;
identifies the item numbers,
descriptions, quantity, and price of each
item requested; and may suggest a
supplier
 ORDERING

Determine What to Order

Xác định nhu cầu

Lựa chọn nhà cung cấp

Select Supplier
 The selection of supplier
• Price
• Quality
• Dependability
 Documents
• Đơn đặt hàng (Purchase
order)
• Đơn đặt hàng đặc biệt/ đơn
đặt hàng theo lô (Blanket
Purchase order)
▪

A document that formally requests a supplier to sell

and deliver specified products at designated prices.
It is also a promise to pay and becomes a contract
once the supplier accepts it
A commitment to purchase specified items at
designated prices from a particular supplier
for a set time period, often one year
 Blanket Purchase order
• Reduces buyer’s uncertainty
about reliable material sources
• Helps supplier plan capacity and
operations
 Xử lý đặt hàng:
Ứng dụng CNTT

IT can help improve efficiency and

effectiveness of purchasing function.
• Sử dụng EDI để chuyển đơn đặt
hàng (Using EDI to transmit purchase
orders)
• Sử dụng hệ thống quản lý HTK theo
NCC (Using vendor-managed
inventory systems)
• Đấu giá ngược (Reverse auctions)
• Đánh giá trước khi mua hàng (Pre-
award audits)
 ORDERING

Determine What to Order

Xác định nhu cầu

Lựa chọn nhà cung cấp

Select Supplier
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
Nhận hàng, nhập kho
Receiving
Receive goods

Nhận hàng

Chuyển hàng hóa vào kho/

BP liên quan
Transfer good to inventory
stores or departments

Nhận hàng, nhập kho

Receiving
The two major responsibilities of the
receiving department are:
• Deciding whether to accept delivery.

• Verifying the quantity and quality of

delivered goods.

Receive goods
When goods arrive, a receiving clerk compares
the PO number on the packing slip with the
open PO file to verify the goods were ordered.

• Then counts the goods.

• Examines for damage before routing to

warehouse or factory.

Receive goods
 Documentation
• Phiếu nhập kho (Receiving report)
• Bảng điều chỉnh nợ phải trả
(Debit memo)

Receive goods
A document that records details about each
delivery, including the date received, shipper,
supplier, and quantity received
A document used to record a reduction to the
balance due to a supplier
Receive goods

Nhận hàng

Chuyển hàng hóa vào kho/

BP liên quan
Transfer good to inventory
stores or departments

Nhận hàng, nhập kho

Receiving
IT can help improve the efficiency and effectiveness
of the receiving activity.
• Mã vạch (Bar-coding)
• RFID (RFID)
• EDI và kỹ thuật vệ tinh (EDI and satellite technology)
• Kiểm toán (Audits)

Nhận hàng, nhập kho: Ứng dụng CNTT

Receiving
Receive goods

Nhận hàng

Chuyển hàng hóa vào kho/

BP liên quan
Transfer good to inventory
stores or departments

Nhận hàng, nhập kho

Receiving
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
 Approve
CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN
Supplier
VÀ THEO DÕI NPT Invoices
 CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN
VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ
APPROVE SUPPLIER INVOICES

• Is done by the accounts

payable department, which
reports to the controller.
• The legal obligation to pay
arises when goods are
received.
 CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN
VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ
APPROVE SUPPLIER INVOICES

• Objective of accounts payable:

▪ Authorize payment only for
goods and services that were
ordered and actually
received.
• Requires information from:
CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN
VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ
APPROVE SUPPLIER INVOICES

Phương pháp theo dõi NPT

There are two basic
approaches to processing
vendor invoices:
• Non-voucher system
• Voucher system
 CHẤP NHẬN HÓA ĐƠN
VÀ THEO DÕI CÔNG NỢ
APPROVE SUPPLIER INVOICES

Ứng dụng CNTT

• Chuyển giao và xử lý hóa đơn tự
động (submit invoices electronically)
• Không dùng hóa đơn (eliminate
supplier invoice)
• Loại bỏ nhu cầu sử dụng tài khoản
nợ phải trả (eliminate the need for
accounts payable)
ERS (evaluated receipt settlement)

Do not use
supplier Invoice
Procurement card

A corporate credit card that employees can use only at designated

suppliers to purchase specific kinds of items.
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
 Cash
disbursement

THANH TOÁN TIỀN

 Accounts payable
• Xác định khoản nợ đến hạn thanh toán
• Chuyển các chứng từ cho thanh toán

Giám đốc tài chính

Duyệt đề nghị thanh toán

Thủ quỹ - Cashier

THANH TOÁN TIỀN

Cash disbursement
 • CASH: Chi linh tinh, giá trị nhỏ
• CHECK
• EFT: Electronic funds transfer
• FEDI: Financial electronic data
interchange

THANH TOÁN TIỀN

Cash disbursement
Các hoạt động chính

Chấp
Nhận nhận hóa
Xử lý đặt hàng, đơn và Thanh
hàng nhập kho theo dõi toán tiền
NPT

Ordering Approve
Receiving Cash
Supplier
disbursement
Invoices
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
Rủi ro và kiểm soát
 Mục tiêu kiểm soát

Mục tiêu kiểm soát, Rủi ro

và thủ tục kiểm soát
Nguy cơ và thủ tục
CONTROL OBJECTIVES, THREATS,
AND PROCEDURES
 Mục tiêu kiểm soát
CONTROL OBJECTIVES

❑ Kiểm soát đạt mục tiêu thông tin tin cậy

• Nguồn dữ liệu và ghi chép xử lý nghiệp vụ
kinh tế
• Kiểm soát việc sử dụng và công bố thông tin
❑ Kiểm soát đạt mục tiêu hoạt động
• An toàn tài sản, thông tin
• Đảm bảo các ngh.vụ được ủy quyền đúng
• Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt
động KD được thực hiện hiệu năng và hiệu
quả
❑ Kiểm soát đạt mục tiêu tuân thủ
Mục tiêu kiểm soát
CONTROL OBJECTIVES

• All transactions are properly authorized.

• All recorded transactions are valid.
• All valid and authorized transactions are
recorded.
• All transactions are recorded accurately.
• Assets are safeguarded from loss or theft.
• Business activities are performed efficiently
and effectively.
• The company is in compliance with all
applicable laws and regulations.
• All disclosures are full and fair.
GENERAL ISSUES Threat Controls
Inaccurate or invalid • Data processing integrity controls
master data • Restriction of access to master data
• Review of all changes to master data
Unauthorized disclosure • Access controls
of sensitive information • Encryption
Loss or destruction of • Backup and disaster recovery
data procedures
Poor performance • Managerial reports
 1. Ordering
Threat Controls
Stockouts and • Perpetual inventory system
excess • Bar coding or RFID tags
inventory • Periodic physical counts of
inventory
Purchasing • Perpetual inventory system
items • Review and approval of
not needed purchase requisitions
• Centralized purchasing function
Purchasing at • Price lists
inflated prices • Competitive bidding
• Review of purchase orders
• Budgets
1. Ordering
Threat Controls
Purchasing • Purchasing only from approved
goods of suppliers
inferior quality • Review and approval of purchases
from new suppliers
• Tracking and monitoring product
quality by supplier
• Holding purchasing managers
responsible for rework and scrap
cost
Unreliable • Requiring suppliers to possess
suppliers quality certification (e.g., ISO 9000)
• Collecting and monitoring supplier
delivery performance data
1. Ordering
Threat Controls
Purchasing • Maintaining a list of approved suppliers
from and configuring the system to
unauthorized • Permit purchase orders only to approved
suppliers suppliers
• Review and approval of purchases from
new suppliers
• EDI-specific controls
Kickbacks • Prohibit acceptance of gifts from
suppliers
• Job rotation and mandatory vacations
• Requiring purchasing agents to disclose
financial and personal interests in
suppliers
• Supplier audits
2. Receiving
Threat Controls
Accepting • Requiring existence of approved purchase
unordered items order prior to accepting any delivery
Mistakes in • Do not inform receiving employees about
counting quantity ordered
• Require receiving employees to sign
receiving report
• Incentives
• Use of bar codes and RFID tags
• Configuration of the ERP system to flag
discrepancies between received and ordered
quantities that exceed tolerance threshold
for investigation
2. Receiving
Threat Controls
Not verifying • Budgetary controls
receipt • Audits
of services
Theft of • Restriction of physical access to inventory
inventor • Documentation of all transfers of inventory
between receiving and inventory employees
• Periodic physical counts of inventory and
reconciliation to recorded quantities
• Segregation of duties: custody of inventory
versus receiving
 3. Approving supplier invoices
Threat Controls
Errors in • Verification of invoice accuracy
supplier • Requiring detailed receipts for
invoices procurement card purchases
• ERS
• Restriction of access to supplier
master data
• Verification of freight bill and use of
approved delivery channels
Mistakes in • Data entry edit controls
posting • Reconciliation of detailed accounts
to accounts payable records with the general
payable ledger control account
 4. Cash disbursements
Threat Controls
Failure to take • Filing of invoices by due date for
advantage of discounts
discounts for • Cash flow budgets
prompt payment
Paying for items • Requiring that all supplier invoices be
not matched to supporting documents
received that are acknowledged by both
receiving and inventory control
• Budgets (for services)
• Requiring receipts for travel expenses
• Use of corporate credit cards for
travel expenses
 4. Cash disbursements
Threat Controls
Duplicate • Requiring a complete voucher
payments package for all payments
• Policy to pay only from original copies
of supplier invoices
• Cancelling all supporting documents
when payment is made
Check alteration • Check-protection machines
• Use of special inks and papers
Cash flow • “Positive Pay” arrangements with
problems banks
• Cash flow budget
 4. Cash disbursements
Threat Controls
Theft of cash • Physical security of blank checks and
check-signing machine
• Periodic accounting of all sequentially
numbered checks by cashier
• Access controls to EFT terminals
• Use of dedicated computer and browser
for online banking
• ACH blocks on accounts not used for
payments
• Separation of check-writing function from
accounts payable
• Requiring dual signatures on checks
greater than a specific amount
 4. Cash disbursements
Threat Controls
Theft of cash • Regular reconciliation of bank account
with recorded amounts by
someone independent of cash
disbursements procedures
• Restriction of access to supplier master
file
• Limiting the number of employees with
ability to create one-time
suppliers and to process invoices from
one-time suppliers
• Running petty cash as an imprest fund
• Surprise audits of petty cash fund
 Nội dung
Contents

Tình huống
Khái niệm
Quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động chính
Rủi ro và kiểm soát
Thank you