CHƢƠNG 5

KIỂM SOÁT CHU TRÌNH BÁN

HÀNG – THU TIỀN

Mục tiêu
Sinh viên sẽ hiểu được:
 Những đặc điểm cơ bản của chu trình bán hàng
–thu tiền.
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu áp dụng trong

chu trình.

1
 Nội dung
 Đặc điểm của chu trình,gian lận, sai sót và
Mục tiêu kiểm soát
 Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu
trình bán hàng – thu tiền.
- Những thủ tục kiểm soát chung
- Những thủ tục kiểm soát cụ thể
 Một số kỹ thuật gian lận thường gặp trong chu
trình và biện pháp kiểm soát

ĐẶC ĐIỂM CHU TRÌNH

BÁN HÀNG – THU TiỀN

Chấp nhận bán hàng

Giao hàng
Bán hàng
Nợ phải thu

Xóa sổ nợ phải thu

Thu tiền

2
 Gian lận và sai sót
Giai đoạn Gian lận, sai sót
Xử lý ĐĐH -KH không được phê duyệt
-Không có khả năng cung ứng

-Sai trên hợp đồng, ĐĐH

Xét duyệt bán chịu -Không xét duyệt

-Xét duyệt không đúng

Giao hàng -Không đúng (chủng loại, số lượng, địa chỉ)
-Phát sinh thêm chi phí
-Giao hàng khi chưa được duyệt
Lập HĐ -Lập HĐ sai
-Bán hàng nhưng không lập HĐ hay ngược lại

Theo dõi NPT -Ghi sai (niên độ, khách hàng, số tiền)
-Đánh giá, trình bày, khai báo sai

Phƣơng pháp tiếp cận

Mục tiêu Hàng bán đúng đối tƣợng

Bán hàng cho khách hàng không có

Rủi ro khả năng thanh toán

Thủ tục Xét duyệt bán hàng

3
 MỤC TIÊU KiỂM SOÁT CHUNG

 Sự hữu hiệu và hiệu quả

 BCTC đáng tin cậy

 Tuân thủ pháp luật và các quy định

Mục tiêu kiểm soát chung

 Hữu hiệu (mục tiêu về doanh số, thị phần, tăng

trưởng)
 Hiệu quả (kết quả nói trên và các chi phí liên quan)
 BCTC đáng tin cậy (trình bày trung thực doanh thu,
GVHB, Lợi nhuận, HTK, NPThu)
 Tuân thủ (quy định về Hợp đồng kinh tế, quản lý
HĐ, Giao hàng, Thuế có liên quan)

4
 Mục tiêu KS cụ thể

 Bán hàng : bán đúng khách hàng, bán đúng giá

 Thu tiền :
 Thu đúng : đúng người, đúng lô hàng
 Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu

 Thu kịp thời : hạn (không để nợ quá hạn)

 Ghi nhận và báo cáo

Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu
(đối với cả BPkế toán & BP bán hàng)

Mục tiêu kiểm soát cụ thể

Xử lý ĐĐH Xét duyệt đúng

Bán đúng (giá, số lượng, khách hàng)

Giao hàng Đúng chất lượng, số lượng, thời gian, địa
điểm..

Lập HĐ và thu tiền Tuân thủ pháp luật và quy định
Thu đúng, thu đủ
Quản lý NPThu Theo dõi chi tiết từng KH
Thu nợ đúng hạn
Lập dự phòng kịp thời và phù hợp

5
 Rủi ro của quy trình
 Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp
thời
 Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp
thời
 Ghi nhận & báo cáo : không….

Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình

bán hàng – thu tiền
Những thủ tục kiểm soát chung
-Phân chia trách nhiệm
-Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
-Kiểm tra độc lập việc thực hiện
Những thủ tục kiểm soát cụ thể
-Tiếp nhận ĐĐH và xét duyệt bán chịu đúng
-Giao hàng và lập hóa đơn đúng
-Thu tiền và quản lý nợ phải thu
- Báo cáo trung thực

6
 Những thủ tục kiểm soát chung

Phân chia trách nhiệm

Bộ phận bán hàng # Bộ phận xét duyệt bán chịu
Bộ phận thu tiền # Kế toán nợ phải thu
Bộ phận bán hàng # Bộ phận thu tiền

Những thủ tục kiểm soát chung

Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

 Kiểm soát người dùng, dữ liệu

 Kiểm soát chứng từ, sổ sách
 Ủy quyền và xét duyệt

Kiểm tra độc lập việc thực hiện

7
 THỦ TỤC KIỂM SOÁT CỤ THỂ

Key
controls = ???

TTKS TiẾP NHẬN ĐƠN ĐĂT HÀNG VÀ

XÉT DUYỆT BÁN CHỊU

Mục tiêu: TTKS

Chỉ bán cho các khách hàng
có thật và đủ tư cách
Bảo đảm tính pháp lý của các
giao dịch với khách hàng
Có đủ hàng để giao theo yêu
cầu
Chỉ bán chịu cho các khách
hàng có đủ khả năng thanh
toán
- Xác minh người mua
- Đánh giá uy tín
 Duyệt hạn mức tín dụng
 Phân tích tuổi nợ
 Đưa ra quy định nếu bán
hàng lần đầu
- Đối chiếu ĐĐH với bảng giá
- Xác nhận khả năng cung
ứng
- Xét duyệt bán chịu
- Lập lệnh bán hàng

8
 TTKS BÁN HÀNG

Mục tiêu: Bán đúng giá TTKS

 Giá bán đúng vói bảng giá  Phê duyệt giá
bán
của công ty
 Cập nhật giá
 Tính toán chính xác số tiền mới
khách hàng phải tra  KS độc lập

TTKS GIAO HÀNG

Mục tiêu  TTKS

Giao hàng đúng chủng loại, quy  Kiểm tra tồn kho
cách và số lượng, đúng thời trước khi chấp
gian nhận đơn hàng
 Theo dõi đơn đặt
Lập hóa đơn đầy đủ cho các hàng tồn đọng
trường hợp đã giao hàng

9
 TTKS giao hàng và lập hóa đơn

- Lập chứng từ giao hàng (PXK, PGH)

- Khách hàng ký duyệt mẫu hàng, ký tên lên
chứng từ giao hàng, ký bao bì giao nhận hàng
- Lập HĐ trên cơ sở CTGH, ĐĐH
- Kiểm tra độc lập HĐ trước khi gửi

H T CHỨNG TỪ

 Đơn đặt hàng

 Phiếu xuất kho
 Hoá đơn
 Phiếu thu/Báo có ngân hàng

10
 TTKS NỢ PHẢI THU

Mục tiêu: TTKS

???
Theo dõi đầy đủ, chính xác
nợ phải thu
Các khoản phải thu không bị
chiếm dụng

TTKS NỢ PHẢI THU

Mục tiêu TTKS

Lập báo cáo tài chính ????

trung thực và hợp lý
Chỉ xóa sổ những khoản
nợ thật sự khó đòi

11
 KSNB CHU TRÌNH
BÁN HÀNG

Key
controls = ???

TTKS
HÀNG BỊ TRẢ LẠI
MUC TIÊU Thủ tục kiểm soát
- Hàng bị trả lại là -Sử dụng chứng từ
đúng riêng
- Ghi nhận đúng dể
-Quy định người xét
không làm sai
duyệt và thủ tục thực
lệch công nợ
hiện

12
 KSNB CHU TRÌNH DOANH THU
THU TIỀN
Rủi ro Mục tiêu kiểm soát
- Tiền thu bị chiếm đoạt - Tiền được thu đủ

- Tiền thu bị chiếm dụng - Tiền được thu kịp thời

- Sổ sách ghi chép không - Sổ sách ghi chép chính

chính xác và đầy đủ xác, đầy đủ và kịp thời

TTKS
THU TIỀN
 Phân chia trách nhiệm
 Ủy quyền và xét duyệt
 Kiểm soát chứng từ
 Kiểm tra độc lập Key
 Bảo vệ tài sản controls = ???
 Phân tích rà soát
 Các thủ tục khác

13
TTKS THU TiỀN VÀ NỢ PHẢI THU

- Khuyến khích KH nhận biên lai

- Tách biệt thủ quỹ và kế toán
- Đối chiếu cuối ngày thủ quỹ - kế toán
- Khuyến khách KH chuyển khoản
- Theo dõi chi tiết nợ phải thu KH
- Nhắc nợ và đối chiếu công nợ thường xuyên
- Phân tích NPThu, Hàng bán bị trả lại/Nhân viên
- Lập bảng phân tích tuổi nợ

TTKS GHI NHÂN VÀ BÁO CÁO

- Ban hành chính sách lập dự phòng NPT khó đòi

- Ban hành chính sách xóa sổ NPT
- Phân tích DP NPT, Nợ xóa sổ/Nhân viên
- Trình bày và khai báo NPT
- Lập bảng chỉnh hợp NPT

14
 TTKS thu tiền bán hàng

 TTKS Tiền thu bán hàng tránh bị lạm dụng :

 Định kỳ đối chiếu công nợ
 Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng
 Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền
 TTKS để giảm sai sót trong ghi chép nghiệp vụ
 Các chứng từ bán hàng đều chuyển về KT ghi chép
 Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho
 Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng

Một số gian lận thƣờng gặp và Biện

pháp kiểm soát tƣơng ứng
Gian lận Biện pháp kiểm soát
Xét duyệt bán hàng (bán - Xây dựng chính sách bán hàng và chính
giá thấp, cho hưởng CK sách bán chịu
thương mại không đúng, - Tách biệt người BH và người xét
bán cho KH không có khả duyệt/thay đổi giá, CK
năng thanh toán)
Biển thủ tiền bán hàng -Nhân viên giám sát/camera
thu được -Đăng nhập/Thoát trên máy bán hàng

-Đường dây nóng

Thủ thuật gối đầu -Đối chiếu công nợ thường xuyên

(lapping) -Kế toán nợ phải thu không được quyền
xóa sổ NPT

15
Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền

Kết thúc!!!

16