CHƯƠNG 3:

KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH MUA HÀNG,
TỒN TRỮ VÀ TRẢ TIỀN
 MỤC TIÊU
Sau khi nghiên cứu nội dung này, người học có thể:
§ Nắm rõ đặc điểm của chu trình mua hàng

§ Nêu các sai sót và gian lận thường xảy ra

§ Nắm được mục tiêu kiểm soát chung của chu trình
mua hàng
§ Trình bày các rủi ro tương ứng với từng mục tiêu
kiểm soát đối với từng khâu trong hoạt động mua
hàng.
§ Trình bày các hoạt động kiểm soát thường được áp
dụng trong từng khâu của hoạt động mua hàng.
 NỘI DUNG

I. Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và mục

tiêu kiểm soát
II. Các thủ tục KS chủ yếu đối với chu trình
mua hàng

3
I. Đặc điểm, sai phạm có thể xảy ra và
mục tiêu kiểm soát

1. Đặc điểm chu trình mua hàng

2. Sai phạm có thể xảy ra
3. Mục tiêu kiểm soát

4
1. Đặc điểm chu trình mua hàng

Là một bộ phận quan trọng trong các hoạt động

sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

Hoạt động mua hàng Hoạt động sản xuất

Hoạt động kế toán Là bộ phận phục vụ

Hoạt động tài chính Hoạt động bán hàng

1. Đặc điểm chu trình mua hàng
Đề nghị
mua hàng

Xét duyệt
mua hàng
Đặt hàng
Xét duyệt
NCC

Nhận hàng Lập đơn

Mua hàng đặt hàng

Tồn trữ

Thanh toán
 2. Một số gian lận và sai sót có thể xảy ra

GIAI ĐOẠN SAI PHẠM/ RỦI RO

Đề nghị mua hàng Mua hàng không phù hợp với nhu cầu; mua hàng kém
chất lượng, giá cao; đề nghị mua hàng trùng lắp; mua
nhiều hơn nhu cầu; mua quá sớm hoặc quá trễ…
Không xét duyệt hoặc xét duyệt không đúng
Xét duyệt mua hàng Thông đồng với nhà cung cấp
Chọn NCC Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng;
Nhận hàng Biển thủ hàng (không nhập kho)
Hàng mua bị lấy cắp hoặc giảm chất lượng
Bảo quản hàng Ghi sai niên độ, tên nhà cung cấp, số tiền
Theo dõi NCC Không theo dõi hàng giảm giá, trả lại cho NCC
Ghi sai niên độ, trả nhầm tên NCC, số tiền
Trả tiền
3. Mục tiêu kiểm soát

§ Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

§ Báo cáo tài chính đáng tin cậy
§ Tuân thủ pháp luật và các quy định
THẢO LUẬN

Có ý kiến cho rằng trong ba mục tiêu

liên quan đến chu trình mua hàng, mục
tiêu tuân thủ là mục tiêu quan trọng
nhất vì nó quyết định sự tồn tại và phát
triển của một công ty. Hãy cho ý kiến
của bạn về vấn đề này.
 3. Mục tiêu kiểm soát

¨ Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động:

Sự hữu hiệu: là hoạt động mua hàng giúp đơn vị đạt được các mục
tiêu về sản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng…;
Sự hiệu quả: so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra, đảm
bảo chất lượng và chi phí hợp lý nhất.
¨ Báo cáo tài chính đáng tin cậy:
Khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng như HTK, nợ
phải trả, tiền, giá vốn bán hàng… được trình bày trung thực và hợp
lý.
¨ Tuân thủ pháp luật và các quy định:
Hoạt động mua hàng phải tuân thủ các quy định của pháp luật
ví dụ như: ký kết hợp đồng, có hoá đơn…
 II. Các thủ tục KS chủ yếu đối với chu
trình mua hàng
1. Những thủ tục kiểm soát chung
1.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin
2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
2.2 KSNB hoạt động nhận hàng
2.3 KSNB hoạt động tồn trữ
2.4 KSNB hoạt động thanh toán
 1. Những thủ tục kiểm soát chung

1.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

- Tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác
- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng
mua hàng
- Chức năng xét duyệt NCC phải độc lập với chức năng
đặt hàng
- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với BP nhận hàng
- Kế toán không được khiêm thủ kho
 1. Những thủ tục kiểm soát chung

1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

a. Kiểm soát chung:
v Kiểm soát đối tượng sử dụng:

- Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi

nhân viên sử dụng phần mềm có mật khẩu riêng và chỉ
truy cập được trong giới hạn công việc của mình.
- Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không
thể truy cập trái phép vào hệ thống.
v Kiểm soát dữ liệu:

- Nhập càng sớm càng tốt

- Sao lưu dữ liệu để đề phòng bất trắc.

1. Những thủ tục kiểm soát chung

1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

b. Kiểm soát ứng dụng:
- Kiểm soát dữ liệu:

+ Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ

+ Kiểm tra sự phê duyệt trên chứng từ
- Kiểm soát quá trình nhập liệu

+ Để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy đủ

thông tin
+ Để đảm bảo tính chính xác, thí dụ như nhập mã
HTK và các thông tin cần thiết của NCC.
1. Những thủ tục kiểm soát chung

1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

c. Kiểm soát chứng từ và sổ sách:
- Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất
cả chứng từ (PNK, ĐĐH…)
- Các mẫu biểu rõ ràng, có đánh số tham chiếu

- PNK phải được lập trên cơ sở ĐĐH, hoá đơn mua

hàng, biên bản nhận hàng
- Ghi nhận kịp thời các khoản nợ phải trả và các
khoản chi trả.
1. Những thủ tục kiểm soát chung

1.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

d. Uỷ quyền và xét duyệt
- Giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn NCC, đề nghị

thanh toán cần được người có thẩm quyền xét

duyệt.
- Nhà quản lý có thể uỷ quyền cho cấp dưới xét

duyệt thông qua các chính sách.

1.3 Kiểm tra độc lập việc thực hiện
II. Các thủ tục KS chủ yếu đối với chu
trình mua hàng

Mục tiêu Xác định mục tiêu hoạt động

Rủi ro Xác định rủi ro liên quan

KSNB Xác định các hoạt động KS cần thiết

Chính sách Thủ tục Biểu mẫu

 II. Các thủ tục KS chủ yếu đối với chu
trình mua hàng

Mục tiêu Đủ NVL để SX đúng tiến độ

Rủi ro ?

KSNB ?

Chính sách Thủ tục Biểu mẫu

THẢO LUẬN
Một nhà cung cấp NVL thường xuyên cho doanh
nghiệp bỗng nhiên chấm dứt hợp đồng cung cấp với
bạn. Là người phụ trách mua hàng cho doanh nghiệp
bạn sẽ làm gì?
II. Các thủ tục KS chủ yếu đối với
chu trình mua hàng
2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng
giai đoạn
2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
2.2 KSNB hoạt động nhận hàng
2.3 KSNB hoạt động tồn trữ
2.4 KSNB hoạt động thanh toán
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
a. Đề nghị mua hàng
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

- Tổ chức BPMH độc lập với BPSD

Mua hàng - Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm
khi có nhu ĐNMH
cầu, mua - Tất cả nghiệp vụ mua hàng phải có giấy
đúng ĐNMH
chủng loại, - Giấy ĐNMH phải đầy đủ thông tin về hàng
quy cách, hóa, người yêu cầu và lý do đề nghị.
SL - ĐNMH phải được phê duyệt bởi người có
thẩm quyền
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
a. Đề nghị mua hàng (tt)
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

- Theo dõi tiến độ thực hiện đối với giấy

Đề nghị ĐNMH
mua hàng - Lưu hồ sơ riêng đối với ĐNMH đã đặt và
kịp thời ĐNMH chưa đặt
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
b. Phê duyệt mua hàng

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

- Giao trách nhiệm cho BP liên quan xem

Mua hàng xét HTK và ước tính hợp lý thời gian để
khi có nhu xử lý NVMH đến khi nhận hàng.
cầu, đúng - Mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặt
lúc, không hàng và mặt hàng nào cần đặt thêm.
gây lãng - Xây dựng định mức tồn kho tối thiểu
phí vốn - Phê duyệt mua hàng dựa vào ĐNMH từ
bộ phận có nhu cầu
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
b. Phê duyệt mua hàng (tt)

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

Luôn nắm rõ:

SL đặt • Lượng tồn thực tế trong kho
hàng và • Số lượng đơn đặt hàng của KH
dự trữ là • Tình hình cung cấp hàng hóa của các
tối ưu NCC
• Tình hình tiêu thụ của mặt hàng
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
c. Lựa chọn nhà cung cấp
Mục Chọn NCC uy tín, hàng hóa có chất lượng và giá cả hợp lý
tiêu
- Xem xét hồ sơ năng lực của NCC
- Đấu thầu giá
- So sánh với giá thị trường
Thủ tục kiểm soát

- Hoán đổi NV mua hàng theo nửa năm hoặc năm

- Quy định về xử phạt nếu có sự thông đồng giữa NV mua
hàng với NCC
- Lựa chọn NCC phải được NQL cấp cao hoặc ủy quyền cho
lãnh đạo BPMH xét duyệt
- Bất khiêm nhiệm giữa chức năng đặt hàng và lựa chọn
NCC
- Quản lý hồ sơ danh sách NCC đồng thời đánhg giá và cập
nhật thường xuyên
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
d. Đặt hàng

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

Mua hàng - Lập ĐĐH căn cứ trên giấy ĐNMH

khi có nhu và KQ lựa chọn NCC
cầu, đúng - ĐĐH phải được phê duyệt bởi
quy cách, trưởng bộ phận mua hàng hoặc uỷ
chủng loại, quyền
SL & NCC
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
d. Đặt hàng

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

- Bộ phận mua hàng độc lập với BP

nhận hàng
ĐĐH phải có
- ĐĐH phải được đánh số thứ tự và
thật, không
lập thành nhiều liên gửi các BP liên
bị biển thủ
quan để kiểm tra chéo
hàng
- Thông báo cho NCC biết những
người đủ thẩm quyền đặt hàng
 2.1 KSNB hoạt động đặt hàng
d. Đặt hàng
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

- Lập ĐĐH ngay khi có ĐNMH

- Đôn đốc NCC
- Huỷ ĐĐH nếu NCC không thể giao hàng (cập
Xử lý
nhật thông tin vào hồ sơ NCC)
các
- Phân loại hồ sơ cho những ĐĐH đã nhận được
ĐNMH
kịp thời
hàng và những ĐĐH chưa nhận được hàng.
- Thông báo kịp thời cho các BP liên quan nếu
có sự thay đổi về SL từ NCC để điều chỉnh và
bổ sung giấy tờ.
 2.2. KSNB KHÂU NHẬN HÀNG
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

Nhận hàng - Kiểm tra, đối chiếu chủng loại, quy cách, số
đúng chủng lượng thực nhận và số liệu trên PGH, ĐĐH
loại, quy - Từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng
cách, số ĐĐH
lượng - Lập báo cáo nhận hàng

- Gắn camera quan sát

Hàng nhận - Thủ kho chỉ nhận hàng khi có ĐĐH do
an toàn BPMH gửi đến
- Chuyển hàng đã nhận vào kho
 2.2. KSNB KHÂU NHẬN HÀNG
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

Ghi chép đầy

đủ các nghiệp - Đối chiếu số liệu với BP kế toán, BP mua hàng
vụ nhập kho vào cuối ngày

Đáp ứng nhận

- Theo dõi những ĐĐH đã nhận được hoặc chưa
hàng kịp thời
nhận được
cho BPSD
- Gắn camera quan sát
- Thủ kho chỉ nhận hàng khi có ĐĐH do BPMH
Không nhập
gửi đến
khống
- Quy định xử phạt nếu vi phạm chính sách, quy
định của cty
 2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
HTK không bị thất thoát hay sử dụng sai mục đích
§ Bổ nhiệm thủ kho, giao trách nhiệm bảo quản

§ Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có

thẩm quyền.
§ Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp

§ Hạn chế tiếp cận TS đối với người không nhiệm vụ

§ Giám sát nhập xuất kho

§ Ghi chép thẻ kho

§ Kiểm kê kho định kỳ và bất thường

§ Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
Kiểm kê hàng tồn kho có hiệu quả
§ Tiến hành kiểm kê định kỳ hoặc kiểm kê đột xuất

§ Kiểm soát chặt việc khoá sổ trước kiểm kê

§ Tách biệt các hàng hoá của người khác

§ Kiểm soát việc điều chuyển HTK trong lúc kiểm kê

§ Giám sát việc cân, đong, đo, đếm

§ Chọn mẫu kiểm tra kết quả kiểm kê (kiểm kê lại)

§ Báo cáo và xử lý chêch lệch kiểm kê

2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
HTK không bị hư hỏng, lỗi thời
§ Xuất hàng theo phương pháp FIFO

§ Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng

§ Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp

§ Kiểm kê kho định kỳ và bất thường

§ Tính số vòng quay HTK để phát hiện các mặt hàng

chậm lưu chuyển.

§ Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp
2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
HTK được ghi chép chính xác trên sổ sách liên quan
§ Sử dụng các chứng từ cần thiết như PNK, PXK,

Lệnh bán hàng và PGH với biểu mẫu đầy đủ.

§ Ghi chép kịp thời

§ Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận

§ Kiểm kê định kỳ và bất thường

§ Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên

§ Sử dụng máy tính.

2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
Số vòng quay HTK
HTK

Hàng chờ Hàng chậm Hàng lưu

thanh lý lưu chuyển chuyển

SVQ SVQ SVQ

nhóm A nhóm B nhóm C
Báo cáo về tình
hình thanh lý
SVQ SVQ
mặt hàng X mặt hàng Y
2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
¨ Đối chiếu định kỳ

Bộ phận Bộ phận
KHO
mua hàng Sản xuất

Bộ phận Bộ phận
nhận hàng Bán hàng

Kế toán
Báo cáo giải thích
nợ phải trả
chêch lệch số liệu
 2.3. KSNB HÀNG TỒN KHO
Tuân thủ các quy định về HTK
§ Thu thập các quy định pháp luật liên quan về bảo vệ
môi trường, phòng chống cháy nổ, an toàn lao động..
§ Xây dựng các quy định nội bộ chi tiết và chặt chẽ.
§ Phổ biến và tổ chức huấn luyện các nhân viên liên
quan về các quy định này.
§ Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất về việc tuân thủ
các quy định.
 2.4. KSNB KHÂU THANH TOÁN
Mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát
Ghi nhận nợ phải trả - Bộ phận kế toán nợ phải trả cần được tổ chức độc lập
có thực, có hoá đơn với các bộ phận mua hàng, nhận hàng, kho hàng
chứng từ đầy đủ, - Bộ phận nhận hàng phải chuyển hoá đơn gốc, PNK và
thông tin chính xác, ĐĐH photo lên phòng kế toán kịp thời.
không trùng lặp. - Kiểm tra sự chính xác của hoá đơn
- Mở sổ theo dõi chi tiết NCC, xây dựng mã số NCC,
kiểm tra mã số trước khi ghi nhận các khoản phải trả.
- Đối chiếu số hoá đơn với những hoá đơn đã nhận theo
tên NCC khi nhập vào sổ.
- BPMH thông báo cho PKT về mọi thay đổi về nghiệp
vụ mua hàng (thời hạn thanh toán, chiết khấu thanh
toán, … )
- Liên hệ với NCC tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm
nếu có những sai sót trên hoá đơn
 2.4. KSNB KHÂU THANH TOÁN

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

kiểm soát - Lưu hồ sơ hoặc mở file ghi chép các hoá đơn chưa thanh
Thanh toán nợ toán theo thứ tự của thời gian thanh toán.
đúng hạn, - Lập BC tình hình nợ phải trả có phân tích theo thời hạn trả
đúng đối - Việc thanh toán chỉ thực hiện khi có đầy đủ chứng từ gốc
tượng, đúng (phiếu nhập, hoá đơn, đơn đặt hàng…) đính kèm với phiếu
số tiền và chi, sec
tránh thanh - Đối chiếu số hoá đơn chuẩn bị thanh toán với những hoá
toán 2 lần đơn đã thanh toán theo tên NCC.
cùng một hoá - Đối chiếu giữa Giấy báo của NCC với số liệu theo dõi chi
đơn. tiết.
- Định kỳ đối chiếu giữa các bộ phận mua hàng, nhận hàng
và kế toán nợ phải trả để ghi nhận các chêch lệch số liệu
- Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi phải được KTT hoặc GĐ phê
duyệt trước khi tiến hành thanh toán
 2.4. KSNB KHÂU THANH TOÁN
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
kiểm soát
- Hoá đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải
Tuân thủ quy thanh toán bằng chuyển khoản.
định về - Đối chiếu giữa số tổng hợp và chi tiết nợ phải trả
chính sách người bán
thuế - Chứng từ chi hoàn thành phải được lưu trữ đầy đủ và
theo số thứ tự phiếu chi/sec.
- Chỉnh hợp các chêch lệch với biểu mẫu thích hợp.
 2.4. KSNB KHÂU THANH TOÁN
Mục tiêu Thủ tục kiểm soát
kiểm soát
Thanh toán - Lưu hồ sơ hoặc mở file ghi chép các hoá đơn chưa
nợ đúng hạn, thanh toán theo thứ tự của thời gian thanh toán.
đúng đối - Lập BC tình hình nợ phải trả có phân tích theo thời hạn
tượng, đúng trả
số tiền và - Việc thanh toán chỉ thực hiện khi có đầy đủ chứng từ gốc
tránh thanh (phiếu nhập, hoá đơn, đơn đặt hàng…) đính kèm với
toán 2 lần phiếu chi, sec
cùng một hoá - Đối chiếu số hoá đơn chuẩn bị thanh toán với những hoá
đơn. đơn đã thanh toán theo tên NCC.
- Phiếu chi hoặc uỷ nhiệm chi phải được KTT hoặc GĐ
phê duyệt trước khi tiến hành thanh toán
 2.4. KSNB KHÂU THANH TOÁN

Mục tiêu Thủ tục kiểm soát

kiểm soát
Tuân thủ - Hoá đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt
quy định về buộc phải thanh toán bằng chuyển kho
chính sách - Chứng từ chi hoàn thành phải được lưu
thuế trữ đầy đủ và theo số thứ tự phiếu chi/sec.
LOGO