AIS Chuong 5 - Chu Trình Chi Phí

5/3/2022
MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

 Tìm hiểu về Chu trình chi phí
CHU TRÌNH CHI PHÍ  Nhận biết hoạt động trong Chu trình chi phí
 Mô tả dòng dữ liệu trong chu trình

TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
 Tổ chức công tác kế toán trong chu trình chi phí
 Tìm hiểu hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu
trình chi phí.
1 MINHLX@BUH.EDU.VN 2 MINHLX@BUH.EDU.VN
2. Các hoạt động và dòng thông tin trong

1. Tổng quan về chu trình chi phí chu trình chi phí
 Chu trình chi phí hay còn gọi là Chu trình chi tiêu là
một tập hợp lặp lại các hoạt động kinh doanh và các
hoạt động thu thập thông tin liên quan đến việc mua và
thanh toán hàng hóa- dịch vụ đầu vào.
 Chu trình chi phí bao gồm:
 Hoạt động Yêu cầu hàng
 Hoạt động Đặt mua hàng
 Hoạt động Nhận hàng, nhập kho
 Hoạt động chấp nhận hóa đơn
 Hoạt động thanh toán tiền
3 MINHLX@BUH.EDU.VN 4 MINHLX@BUH.EDU.VN
5/3/2022
2.1. Hoạt động Yêu cầu hàng 2.2. Hoạt động Đặt mua hàng
Bộ phận có nhu cầu Bộ phận mua hàng

Ngöôøi baùn
(VD Kho hàng) • Xử lý
Muamua
haønghàng
• Kiểm tra yêu cầu • Xem xét, kiểm tra
• Xác định nhu cầu
yêu cầu
• Gửi yêu cầu mua • Chọn người bán:
hàng tới bộ phận Giá cả, chất lượng • Trả lời chấp thuận
mua hàng hàng, vấn đề giao hay không đặt hàng
hàng mua hàng
• Xét duyệt đặt hàng
Lưu ý: Các bộ phận liên quan khác như bán hàng, sản xuất • Gửi thông tin đặt
hoặc các BP có nhu cầu TSCĐ, CCDC đều có thể lập yêu cầu hàng cho người bán Thông báo các bộ phận
mua hàng (purchase order) liên quan về đặt hàng
MINHLX@BUH.EDU.VN MINHLX@BUH.EDU.VN 6
2.4. Hoạt động Chấp nhận hóa đơn bán hàng -

2.3. Hoạt động Nhận hàng, nhập kho
Theo dõi phải trả
Kế toán phải trả

Nhận hàng Kho hàng/Yêu cầu
• Nhận hóa đơn bán hàng
• Kiểm tra số lượng, • Tham gia kiểm tra số
lượng, chất lượng • Đối chiếu kiểm tra chứng từ liên quan
chất lượng hàng nhận
• Chấp nhận việc giao hàng nhận
• Chấp nhận hóa đơn bán hàng
hàng • Nhập kho hàng nhận
• Ghi nhận thông tin • Xác nhận thông tin • Theo dõi phải trả người bán
nhận hàng nhận hàng
• Gửi thông tin nhận
hàng cho các bộ phận
liên quan
MINHLX@BUH.EDU.VN 7 MINHLX@BUH.EDU.VN 8
5/3/2022
2.5. Hoạt động Thanh toán phải trả 3. Tổ chức kế toán trong chu trình
HT thông tin kế toán xử lý chu trình chi phí
Thanh toán tiền
Sự kiện kinh tế
• Thủ quỹ thanh toán tiền theo uỷ quyền • Dữ liệu gì được thu thập?
• Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào chứng từ chi tiền • Thông tin gì được tạo ra? Chứng từ gốc
• Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ phận liên quan • Tổ chức chi tiết xử lý
thông tin Sổ nhật ký
• Làm sao đảm bảo KSNB
Sổ tài khoản
thông tin?
Báo cáo
Sơ đồ tổng quát chu trình chi phí DFD chu trình chi phí cấp luận lý
5/3/2022
DFD đặt hàng DFD nhận hàng
DFD chấp nhận hoá đơn và theo dõi phải trả DFD thanh toán
5/3/2022
Theo dõi chi tiết phải trả người bán Theo dõi chi tiết phải trả người bán
Theo dõi theo từng người Theo dõi theo từng hóa đơn Theo dõi theo từng người Theo dõi theo từng hóa đơn
bán bán hàng (hệ thống Voucher) bán bán hàng (hệ thống Voucher)
• Đặc điểm: • Đặc điểm:
– HĐ bán hàng được phân loại – HĐ bán hàng được phân loại ban Người bán Người bán
ban đầu theo từng người bán đầu theo thời hạn dự định thanh
– Sử dụng sổ chi tiết phải trả toán
người bán HĐ Tiền
– Sử dụng Voucher- chứng từ thanh
toán. Không sử dụng sổ chi tiết HĐ Tiền
• Ưu: Chi tiết
phải trả người bán Chi tiết
– Dễ dàng biết được số dư, cũng TTNB
• Ưu: TTNB Dùng Voucher
như tình hình thanh toán với
từng người bán – Dễ dàng theo dõi thời hạn thanh Dùng sổ chi tiết phân loại HĐ Thanh toán
Thanh toán
phân loại HĐ theo ngày NB
• Nhược: toán. Dễ dàng lập kế hoạch tiền NB
theo NB thanh toán
– Khó khăn theo dõi thời hạn • Nhược:
thanh toán – Khó khăn biết được số dư, cũng
– Khó khăn lập kế hoạch tiền như tình hình thanh toán với từng
người bán một cách hệ thống
HĐ NB, sổ chi tiết NB HĐ NB, sổ chi tiết NB
Theo dõi chi tiết phải trả người bán Theo dõi chi tiết phải trả người bán
• Xử lý: • Kết hợp theo dõi theo chứng từ và theo người bán
– Đặc điểm:
– Lập chứng từ thanh toán-CTTT (disbursement Voucher)
• Ngoài sử dụng các bước như thanh toán theo chứng từ,
– Ghi sổ chứng từ thanh toán (Voucher Register- Purchase Journal) kế toán còn sử dụng thêm sổ chi tiết người bán để tổng
hợp thanh toán theo từng người bán
– Lưu hồ sơ CTTT chưa thanh toán
– Ưu điểm:
– Thanh toán: lập séc thanh toán • Kết hợp ưu điểm của 2 hình thức
– Ghi thông tin về séc vào sổ chi séc ( Check Register-Check – Nhược:
Journal) và sổ CTTT • Khối lượng công việc nhiều, chi phí lớn. Chỉ phù hợp
với xử lý bằng máy
– Tổng hợp CTTT chưa thanh toán
5/3/2022
Thu thập, lưu trữ và luânchuyển thông tin trong chu trình Thu thập, lưu trữ và luânchuyển thông tin trong chu trình
Thu thập, lưu trữ và luânchuyển thông tin trong chu trình Thu thập, lưu trữ và luânchuyển thông tin trong chu trình
5/3/2022
Thu thập, lưu trữ và luânchuyển thông tin trong chu trình
Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý
Yêu cầu thông tin?
Kiểm soát hoạt Đánh giá hiệu Tình trạng

động KD quả hoạt động nguồn lực
mua hàng, nhận
• KS nhu cầu hàng. • Báo cáo tình trạng
hàng, và việc
• KS đặt hàng. hàng tồn kho
thanh toán kịp
• KS công nợ. • Báo cáo người
• KS thanh toán và
thời. bán
tiền thanh toán. • V.v..
Yêu cầu thông tin tuỳ theo người sử dụng: loại thông tin và nội
dung thông tin
Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý
• Tổ chức báo cáo • Tổ chức báo cáo (tt)
– Bảng kê hoạt động kinh doanh: loại hoạt động và trình tự thời gian:
Báo cáo quản lý các Kế hoạch sử dụng và bổ
• Bảng kê hoạt động đặt hàng
nguồn lực sung
• Bảng kê nhận hàng
• Bảng kê thanh toán • Báo cáo hàng tồn kho • KH đặt hàng bổ sung
– Báo cáo phân tích các hoạt động kinh doanh • Báo cáo người bán hàng
• Phân tích mua hàng; theo mặt hàng, theo người cung cấp • Báo cáo công nợ • Tìm kiếm người bán.
• Phân tích số lượng ĐH theo nhân viên, mức độ đáp ứng yêu cầu • Báo cáo lượng tiền tồn • Báo cáo yêu cầu tiền cho
mua hàng thanh toán.
• Phân tích thanh toán theo từng đặt hàng • V.v..
• Phân tích công nợ theo từng thời hạn nợ, theo hóa đơn…
• …
5/3/2022
Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý Tổ chức hệ thống báo cáo quản lý
• Báo cáo của chu trình chi phí • Báo cáo của chu trình chi phí (tt)
Các đối tượng/nguồn lực
Hoạt động
Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử Báo cáo tình trạng các đối
Bảng kê các hoạt động/sự kiện Phân tích các hoạt động theo đối
dụng tượng/nguồn lực
trong kỳ tượng/nguồn lực liên quan
Danh mục hàng tồn kho Báo cáo dư nợ NCC

Bảng kê mua hàng Báo cáo mua hàng theo NCC Ngày:…
Từ ngày…đến… Từ ngày…đến… Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH Mã NCC Nợ Nợ quá hạn
SHĐ Ngày NCC Giá trị NCC SHĐ Ngày Giá trị 1 PC-03 B Cái 90 NCC01 1,000,000 600,000
001 12/3 ABC 1,000 ABC 001 12/3 1,000 2 PC-04 C Cái 10 NCC02 500,000 200,000
002… 002 15/3 3,000
EFG 023 20/3 4,000
Báo cáo tình hình hàng tồn
Các bảng kê hàng hóa, nhà cung kho, dư nợ nhà cung cấp,
Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, Báo cáo các hoạt động theo nhà cấp, …
cung cấp, nhân viên, hàng hóa…
phân tích tuổi nợ…
nhập kho, thanh toán
4. Kiểm soát trong chu trình chi phí 4.1. Kiểm soát hoạt động
4.1.1. Kiểm soát yêu cầu mua hàng
Một HTTT kế toán AIS được thiết kế tốt nhằm cung cấp kiểm
soát đầy đủ để đạt các mục tiêu sau: Rủi ro Thủ tục
- Toàn bộ nghiệp vụ được uỷ quyền đúng đắn • Yêu cầu mặt hàng không • Phụ trách bộ phận chịu trách
- Chỉ ghi chép các nghiệp vụ thực sự xảy ra cần thiết nhiệm yêu cầu mua hàng của
- Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ được uỷ quyền đúng và thực sự • Yêu cầu số lượng cao bộ phận
xảy ra hoặc thấp hơn nhu cầu • Thủ tục xét duyệt uỷ quyền
yêu cầu mua hàng (KS cụ thể
- Các nghiệp vụ được ghi chính xác
hoặc kiểm soát ngân sách)
- Tài sản và thông tin được bảo vệ an toàn • Sử dụng các công cụ kiểm
- Cung cấp thông tin hữu ích để giúp hoạt động kinh doanh được soát hàng tồn kho EOQ (PP
thực hiện hiệu năng và hiệu quả xác định HTK kinh tế nhất);
- An toàn tài sản, thông tin MRP (PP lập kế hoạch yêu
cầu NVL);
- Kiểm soát hoạt động xử lý của HTTT
5/3/2022
4.1. Kiểm soát hoạt động 4.1. Kiểm soát hoạt động
4.1.2. Kiểm soát hoạt động đặt hàng 4.1.3. Kiểm soát hoạt động Nhận hàng
Rủi ro Thủ tục

Rủi ro Thủ tục • KSNB nhận hàng
• Đặt hàng không đúng • Phân chia bộ phận yêu cầu (sử • Nhận hàng không đặt hàng • Phân chia Nhận hàng và mua
chủng loại, qui cách theo dụng) và mua hàng • Nhận hàng sai chất lượng, hàng
nhu cầu • Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua số lượng hàng • Phân chia nhận hàng và thủ kho
• Đặt không đúng số lượng hàng • Lấy cắp hàng • Bản sao đặt hàng mua gửi cho
theo nhu cầu • Thủ tục uỷ quyền, xét duyệt phù bộ phận nhận hàng
• Hàng kém chất lượng hợp (trên đơn đặt hàng mua) • Đếm, kiểm hàng nhập
• Giá cả không hợp lý • Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu • Sử dụng thiết bị nhận diện hàng
• Mua hàng từ những người thầu phù hợp tự động (bar coding technology)
cung cấp không được uỷ • Lập danh sách người bán được • Lập phiếu nhập kho ngay khi
quyền chấp nhận nghiệp vụ xảy ra. Thủ kho đồng
• Chính sách nhận quà, hoa hồng từ thời ký vào phiếu nhập kho
người cung cấp
4.1. Kiểm soát hoạt động 4.1. Kiểm soát hoạt động
4.1.4. Kiểm soát hoạt động Chấp nhận và xử lý hoá đơn; Theo dõi
phải trả người bán 4.1.5. Kiểm soát hoạt động Trả tiền
Rủi ro Thủ tục Rủi ro Thủ tục
• Sai sót trong hoá đơn của • Phân chia kế toán chi tiết phải trả • Thanh toán trùng HĐ • Phân chia Bộ phận: phải trả và
người bán và tổng hợp nhiều lần ký séc và thanh toán tiền
• Ghi nhận phải trả cho hàng • Đối chiếu HĐ người bán và • Thanh toán người bán • Phân chia người viết séc, ký
không nhận chứng từ liên quan không có thật séc, gửi séc
• Mất chiết khấu thanh toán • Kiểm tra nội dung của HĐ người • Ăn cắp séc • Chỉ thanh toán cho chứng từ
bán gốc (không phải bản sao)
• Chuyển sổ chi tiết, tổng
hợp sai • Sử dụng hệ thống Chứng từ thanh • Đánh dấu chứng từ đã sử dụng
toán • Đối chiếu ngân hàng
• Đối chiếu báo cáo người bán • Người đối chiếu phải khác
• Đối chiếu tổng hợp và chi tiết người thu, chi tiền
5/3/2022
4.2. Kiểm soát hệ thống thông tin

4.2. Kiểm soát hệ thống thông tin
Kiểm soát HT xử lý bằng máy
Kiểm soát chung
HT kế toán xử lý chu trình chi phí bằng máy
1. Xác định báo cáo: yêu cầu thông tin Rủi ro Thủ tục
• Mất, sửa hoặc truy bất • Lưu trữ DL, chương trình
2. Xác định chứng từ: dữ liệu gì ? hợp pháp dữ liệu, • Kiểm soát truyền dữ liệu
chương trình, • Kiểm soát truy cập : phân chia trách
3. Kiểm soát chung: lưu trữ dữ liệu và kiểm soát truy cập nhiệm, mật mã, thủ tục truy cập
• Thay đổi trong phân chia trách nhiệm:
4. Tổ chức thủ tục kiểm soát ứng dụng người lập HĐ (có thể kết hợp chức
năng …); Người khai báo, tạo danh
sách người bán được chấp nhận…
Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát việc nhập liệu

AIS Chuong 5 - Chu Trình Chi Phí

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

AIS Chuong 5 - Chu Trình Chi Phí

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

5/3/2022

MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG

 Mô tả dòng dữ liệu trong chu trình

 Tìm hiểu hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu

trình chi phí.

2. Các hoạt động và dòng thông tin trong

Bộ phận có nhu cầu Bộ phận mua hàng

2.4. Hoạt động Chấp nhận hóa đơn bán hàng -

Kế toán phải trả

DFD đặt hàng DFD nhận hàng

Kiểm soát hoạt Đánh giá hiệu Tình trạng

Danh mục hàng tồn kho Báo cáo dư nợ NCC

Rủi ro Thủ tục

Rủi ro Thủ tục Rủi ro Thủ tục

4.2. Kiểm soát hệ thống thông tin

Kiểm soát ứng dụng: kiểm soát việc nhập liệu

You might also like