Chu trình kinh doanh

CHU TRÌNH DOANH

THU

Chương 5.

1
 Mục tiêu chương

Nhận biết được các hoạt động và dòng thông tin

trong mỗi chu trình

Biết cách tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

Mục Có khả năng xây dựng quy trình lập, luân chuyển
tiêu chứng từ cho mỗi chu trình

Hiểu biết về các rủi ro và các thủ tục kiểm soát liên quan
4

2
 Chu trình nghiệp vụ trong DN

chu trình doanh thu

Tập hợp các
Sản xuất hoạt động cùng chu trình chi phí
liên quan đến
một nội dung
của quá trình chu trình sản xuất
Kinh doanh
SXKD
chu trình tài chính

chu trình nhân sự

3
 Chu trình nghiệp vụ trong DN
Mối liên hệ giữa các chu trình

Chu trình sản xuất Chu trình doanh thu

NVL, NC – SP hoàn thành Bán hàng – Thu tiền

Hệ thống ghi sổ -
lập báo cáo

Chu trình chi phí Chu trình tài chính

Mua hàng – Trả tiền Tiền – Đầu tư

Chu trình nhân sự

Tuyển dụng – Trả lương
4
 Chu trình doanh thu

1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

2 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

3 Hoạt động kiểm soát trong chu trình

5
 Chu trình doanh thu

 Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh
doanh và hoạt động xử lý thông tin liên quan đến quá
trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền thanh toán
của khách hàng
 Chu trình doanh thu giao tiếp và quan hệ với các đối
tượng và hệ thống bên ngoài sau:
. Khách hàng
. Chu trình chi phí, chu trình sản xuất
. Chu trình nhân sự
. Ngân hàng
. Hệ thống xử lý, lập báo cáo

6
 Chu trình doanh thu
Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của
chu trình doanh thu

Khách hàng Ngân hàng

Chu trình
Hãng vận doanh thu HT ghi sổ -
tải lập báo cáo

Chu trình Chu trình

chi phí nhân sự
Chu trình
sản xuất

7
 Chu trình doanh thu
1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

 Quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền sẽ

trải qua bốn hoạt động chính:
• Nhận đặt hàng
• Xuất kho, cung cấp hàng hoá, dịch vụ
• Lập hoá đơn, theo dõi công nợ
• Thu tiền
 Tuỳ theo đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, trình
tự hoạt động có thể thay đổi

8
 Chu trình doanh thu
Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0
Đặt hàng của chu trình doanh thu
1.0

Xuất kho,
Chu trình Chu trình giao hàng
sản xuất chi phí 2.0

Hãng vận
Khách hàng tải Lập hóa
đơn, theo
dõi nợ
3.0
Thu tiền
Ngân hàng
4.0 HT ghi sổ -
lập báo cáo
9
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
1.0 Hoạt động nhận đặt hàng

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động: yêu cầu về
hàng hoá, dịch vụ từ khách hàng. Yêu cầu này phải đảm bảo
chính xác, xác thực nội dung
 Có các nội dung xử lý sau:
 1.1 Xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu về hàng hoá, dịch vụ
 1.2 Xem xét khả năng của khách hàng đối với các điều kiện,
tiêu chuẩn của doanh nghiệp
 1.3 Thông tin kết quả xử lý: chấp thuận hay không chấp thuận

10
 Hoạt động nhận đặt hàng
Đặt hàng
Khách HTK, KH
hàng Kiểm
tra HH
DL phản hồi 1.1 Kiểm tra
nợ KH
DL đặt hàng 1.2

Phê
Xử lý giao hàng chuẩn
(2.0) đặt hàng Xử lý xuất kho
ĐH chấp nhận 1.3 (2.0)
ĐH chấp nhận
Xử lý lập hóa đơn ĐH chấp nhận
Chu trình CP/Chu trình
(3.0)
ĐH chấp nhận
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
2.0 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hoá,
dịch vụ
 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:
 Thông tin cho phép thực hiện nghiệp vụ (hoạt động đặt
hàng chuyển đến). Đảm bảo sự vận động của hàng hoá.
Quá trình cung cấp dịch vụ được xét duyệt
 Có các nội dung xử lý sau:
 2.1 Thực hiện xuất kho
 2.2 Thực hiện giao hàng, cung cấp dịch vụ cho KH

12
 Hoạt động xuất kho và giao hàng

Từ xử lý Đặt hàng chấp

thuận
đặt hàng Xử lý
1.0 xuất kho Xuất hàng
2.1

Đặt hàng chấp Khách hàng

thuận Xuất kho

Giao hàng Xác nhận giao

Xử lý
Giao hàng hàng
2.2
Giao hàng Xử lý lập
HĐơn 3.0
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
3.0 Hoạt động lập hoá đơn, theo dõi nợ

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:

 Thông tin cho phép thực hiện nghiệp vụ (hoạt động đặt
hàng chuyển đến)
 Dòng thông tin xác nhận công việc đã thực hiện (hoạt
động xuất kho)
 Có các nội dung xử lý sau:
 3.1 Xác nhận hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế
 3.2 Lập hoá đơn bán hàng
 3.3 Tổ chức theo dõi nghiệp vụ bán hàng: theo dõi sau khi
bán hàng (trả lại, giảm giá), theo dõi nghĩa vụ thanh toán

14
 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ
Từ xử lý
đặt hàng ĐH chấp Dữ liệu KH
1.0 thuận
Đối chiếu,
xác nhận
3.1 Khách hàng
Xuất kho,
Từ xuất GH
Hóa đơn
kho, giao
hàng 2.0 Ghi bút toán
Lập hoá
Dthu, NPT,
đơn bán
GV Theo dõi
hàng
Hệ thống sổ 3.2
nợ
cái và báo cáo 3.3

Xử lý thu
tiền 4.0 DL bán hàng
Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình
4.0 Hoạt động thu tiền

 Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở thực hiện hoạt động:

 Thông tin từ việc bán hàng đã được thực hiện
 Yêu cầu: đảm bảo thu đủ, chính xác, kịp thời, phản ánh
đúng thực tế tình hình thanh toán
 Có các nội dung xử lý sau:
 4.1 Xác nhận nội dung, nghĩa vụ thanh toán của khách
hàng
 4.2 Lập chứng từ thanh toán
 4.3 Xác nhận thực tế thanh toán
 4.4 Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán
16
Theo dõi các khoản giảm nợ phải thu và thu tiền
Nợ phải thu KH
Thông tin TT
Khách
hàng
Lập chứng Kiểm tra
từ thanh thanh toán
Thanh toán
toán 4.1
4.2

Xác nhận
thanh toán
DL Thanh
4.3 Ghi nhận
toán
nội dung
Thanh toán TT
4.4
DL tiền gửi NH
Ngân
DL thanh toán
hàng
 Chu trình doanh thu
2 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình
 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin
trong chu trình
 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu
 Hệ thống báo cáo quản lý

18
 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình

 Thông tin về tình trạng hàng hóa

 Thông tin về khách hàng – tình hình công nợ và tình trạng tín
dụng
 Thông tin về mức độ hài lòng của khách hàng
 Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, khách hàng,
theo sản phẩm, khu vưc….
 Thông tin về kiểm soát hệ thống như báo cáo truy cập hệ
thống
 ……………………

19
 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

2 Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông

tin
 Mỗi hoạt động khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mang nội
dung, chức năng và chuyển đến hoạt động có liên quan
 Dòng dữ liệu được thu thập bằng chứng từ, lưu trữ trên tập
tin dữ liệu trong môi trường máy tính
 Thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu phải dựa trên:
 Nội dung hoạt động
 Dòng dữ liệu của hoạt động
 Phương thức xử lý từng hoạt động
 Chức năng của các bộ phân tham gia

20
Tổ chức thu thập ,lưu trữ và luân chuyển dữ liệu,
thông tin

 Hoạt động đặt hàng

 Chứng từ
 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển
chứng từ
 Dữ liệu lưu trữ

21
 Hoạt động đặt hàng

 Chứng từ: thu thập và lưu trữ dữ liệu cho

hoạt động đặt hàng
 Thông tin hàng hoá, dịch vụ
 Thông tin khách hàng
 Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được
thực hiện
. Đơn đặt hàng được xét duyệt (purchase order)

. Lệnh bán hàng (sale order)

. Hợp đồng bán hàng (contract)

. …..

22
 Hoạt động đặt hàng

 Dữ liệu lưu trữ

 Dữ liệu khách hàng: mã khách hàng, tên, địa
chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…
 Dữ liệu hàng hoá: mã hàng, tên hàng, đơn vị
tính, số lượng tồn…
 Dữ liệu đặt hàng đã xử lý: số đơn hàng, ngày,
khách hàng, mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày
giao hàng, địa điểm….

23
 Hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ

 Chứng từ:
 Phiếu xuất kho (delivery note): xác nhận nội
dung hàng hoá thực tế xuất kho
 Phiếu giao hàng: xác nhận nội dung hàng hoá
thực tế đã giao
 Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: xác
nhận mức độ và khối lượng công việc đã hoàn
thành.

24
Hoạt động cung cấp hàng hoá, dịch vụ

 Dữ liệu lưu trữ

 Xuất kho: số phiếu xuất, ngày xuất, kho hàng,
mặt hàng, số lượng, giá xuất, người nhận, người
xuất, số đơn hàng.
 Giao hàng: Số phiếu giao hàng, ngày giao, địa
điểm, mặt hàng, số lượng, người nhận, người
giao, số đơn hàng, số phiếu xuất

25
 Hoạt động ghi nhận, theo dõi quá trình
bán hàng

 Chứng từ:
 Hoá đơn bán hàng, dịch vụ
 Các thông báo nợ, giấy xác nhận nợ xác nhận
nghĩa vụ thanh toán của khách hàng
 Dữ liệu lưu trữ: Hoá đơn bán hàng (số hoá
đơn, ngày, khách hàng, mặt hàng, số
lượng, giá bán, thuế xuất, giá trị, điều
khoản thanh toán, TK nợ, TK có…)

26
 Hoạt động thu tiền

 Chứng từ:
 Bảng đối chiếu công nợ, thông báo trả nợ: xác
nhận tình trạng nợ
 Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu (cash
receipt), giấy báo có (credit advice) xác nhận đã
thu tiền.
 Dữ liệu lưu trữ: dữ liệu thanh toán (số
chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hoá
đơn, TK nợ, TK có…)

27
 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

 Quản lý nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

28
Tổ chức kế toán trong Chu trình doanh thu

3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

. Các kiểu hệ thống theo dõi nợ phải thu

o Hệ thống theo dõi theo khách hàng
• Theo dõi chi tiết nợ phải thu theo tổng số dư
• Không theo dõi thanh toán và số dư theo từng chứng từ
• không cung cấp thông tin chi tiết công nợ theo chứng từ, theo thời
hạn nợ

29
Tổ chức kế toán trong Chu trình doanh thu

3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

. Các kiểu hệ thống theo dõi nợ phải thu

o Hệ thống theo dõi chi tiết theo từng chứng từ
• Theo dõi chi tiết nợ phải thu từng khách hàng theo từng Hóa đơn,
từng lần thanh toán
• Theo dõi chi tiết thanh toán trên từng chứng từ
• Cung cấp thông tin chi tiết công nợ theo chứng từ, theo thời hạn nợ
• Khối lượng công việc nhiều, không phù hợp với kế toán thủ công

30
 Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

4 Hệ thống báo cáo quản lý

 Báo cáo hoạt động kinh doanh

 Bảng kê hoạt động kinh doanh
 Báo cáo phân tích hoạt động kinh doanh
 Báo cáo quản lý các nguồn lực, đối tượng
 Bảng kê/danh mục các đối tượng, nguồn lực
 Báo cáo tình trạng các đối tượng, nguồn lực

31
 Chu trình doanh thu

5 Hoạt động kiểm soát trong chu trình

 Kiểm soát hoạt động

 Kiểm soát hệ thống thông tin

32
 Kiểm soát hoạt động
Mục tiêu kiểm soát

 Tất cả các nghiệp vụ đều được xét duyệt

 Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện
đúng đắn
 Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt và thực hiện đều được
phản ánh đúng đắn
 Bảo vệ tài sản liên quan
 Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả

33
 Các hoạt động kiểm soát

Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS

Hoạt động xử lý đơn đặt hàng
Chấp nhận đơn hàng từ Ko thu nợ được Tách biệt chức năng xét
KH không có khả năng Lỗ do nợ khó đòi duyệt và bán hàng
thanh toán, KH không Cập nhật chính xác số dư
đảm bảo tính pháp lý KH
Chấp nhận bán mặt hàng Hợp đồng không Lập danh mục hàng hóa
cty không có khả năng được thực hiện để bán
cung cấp Ảnh hưởng đến uy Theo dõi chính xác tình
tín cty trạng hàng hóa
Ghi nhận yêu cầu của KH
bằng chứng từ
 Các hoạt động kiểm soát

Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS

Hoạt động xuất kho – giao hàng
Xuất kho, giao hàng Mất hàng Yêu cầu phải có LBH
không được xét duyệt Tách biệt xét duyệt, bán
hàng, thủ kho, giao hàng

Xuất kho, giao hàng sai Không đáp ứng yêu Đối chiếu với phiếu kho,
mặt hàng, số lượng cầu của KH phiếu đóng gói, phiếu giao
hàng
Giao hàng sai địa điểm, Giao hàng trễ, phát Đối chiếu phiếu giao
thời gian sinh chi phí VC hàng, vận đơn với LBH
Mất hàng trong quá Mất tài sản Kiểm hàng trong quá trình
trình xuất kho, giao xuất kho, giao hàng
hàng Kiểm kê hàng tồn kho,
hạn chế tiếp cận hàng tồn
kho
 Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Hoạt động lập hóa đơn - theo dõi nợ
Lập hóa đơn cho Mất hàng, tiền Đối chiếu LBH, PXK, PGH
nghiệp vụ bán hàng khi lập hđơn
không hợp lệ Tạo DS khách hàng hợp lệ
Không lập hóa đơn Không ghi nhận Tách biệt giao hàng và lập
cho hàng hóa đã doanh thu, phải thu hóa đơn
giao KH Đánh số ctừ GH, vận đơn
Đối chiếu định kì vận đơn và
HĐ
Lập khống hóa đơn KH không chấp nhận Đối chiếu, sử dụng dữ liệu
bán hàng, hóa đơn thanh toán của LBH, PXK, PGH
lập sai Dthu, phải thu bị sai
Ghi nhận, cập nhật Nhầm lẫn trong thu Đối chiếu tổng hợp và chi
sai nợ phải thu (số hồi nợ tiết
tiền, tên KH.. Mất tiền bán hàng Đối chiếu định kì công nợ
với KH
 Các hoạt động kiểm soát
Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS
Thu tiền
Tham ô tiền Mất tài sản Tách biệt chức năng thủ quỹ,
Đánh giá sai nợ xét duyệt và phải thu
phải thu Thanh toán qua NH (hạn chế
giao dịch tiền)
Kiểm kê quỹ
Không ghi nhận, ghi Đánh giá sai nợ Đối chiếu nợ định kì với KH
nhiều lần nghiệp vụ phải thu, Theo dõi nợ từng hóa đơn
thanh toán của KH Ảnh hưởng đến KH
Ghi nhận thanh toán Đánh giá sai TK Đối chiếu TB trả tiền với ctừ
không đúng hđơn, tiền, nợ phải thu thanh toán
khách hàng, số tiền, KH Đối chiếu nợ định kì với KH
TK…
Xóa nợ, giảm nợ Mất tài sản (giảm Tách biệt xét duyệt và theo dõi
không được xét nợ phải thu) nợ phải thu
duyệt Lập các ctừ điều chỉnh
 Kiểm soát hệ thống thông tin
Kiểm soát chung

 Kiểm soát chung trong chu trình doanh thu đảm bảo
kiểm soát truy cập, sử dụng dữ liệu, thông tin, báo cáo.
 Cần tách biệt việc nhập liệu, xử lý của từng hoạt động
cho từng đối tượng thực hiện.
 Trong viêc ghi nhận dữ liệu cần tách biệt chức năng
khai báo TK, đối tượng quản lý chi tiết với chức năng
nhập liệu nội dung của hoạt động.

38
 Kiểm soát hệ thống thông tin
Kiểm soát nhập liệu

 Đảm bảo các nội dung dữ liệu ghi nhận đầy đủ, chính
xác, hợp lệ vào hệ thống.
 Xem bảng 5.2: các thủ tục kiểm soát nhập liệu trong
chu trình doanh thu

39
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ / dữ
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
liệu nhập
Đơn đặt hàng của Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
KH DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số ĐĐH X x x
Ngày đặt hàng X X X x
Ngày giao hàng X X x

Mã KH X X
Tên KH X X
Địa chỉ KH X X
Nhân viên BH X
Mã hàng X X
Tên hàng X X
Số lượng X X X X X
Đơn giá x x x
Thành tiền X X x
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Lệnh bán hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu học
Số lệnh BH
Ngày
Mã KH
Tên KH
Địa chỉ KH
Số ĐĐH
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Phiếu giao hàng Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số phiếu
Ngày giao
Mã KH
Tên KH
Địa chỉ KH
Số lệnh BH
Đơn vị vận tải
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng đặt
Số lượng giao
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Phiếu xuất kho Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số phiếu
Ngày xuất
Mã kho
Tên kho
Số lệnh BH
Người xuất
Người nhận
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng đặt
Số lượng xuất
Giá xuất
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Phiếu xuất kho Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu học
Tài khoản nợ
Tài khoản có
Thành tiền
Tên chứng từ / Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu học
Số Hóa đơn
Ngày Hóa đơn
Khách hàng
Địa chỉ
Số lệnh BH
 Kiểm soát nhập liệu
Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Hóa đơn BH Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu dữ Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động liệu học
Số phiếu xuất
Điều khoản TT
Ngày ttoán
Mã hàng
Tên hàng
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
TK nợ/có
Thuế VAT
Tổng cộng
 Kiểm soát nhập liệu

Tên chứng từ /
Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu
dữ liệu nhập
Phiếu thu Chọn Hợp Giới Đầy Ktra Mặc Tự Kiểu Ktra số
DS lý hạn đủ dấu định động dữ liệu học
Số phiếu thu
Ngày chứng từ
KH ttoán
Người nhận
Số hóa đơn
Số tiền nợ
Số tiền ttoán
TK nợ/có
Mã chi tiết
Tổng cộng