CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI

CÔNG TY TNHH THỨC ĂN CHĂN NUÔI G&H

GV: Triệu Việt Cường

TP Hồ Chí Minh, 11/2014

0
 Nhóm 12 – Lớp K11405B

Nguyễn Thị Hằng K114050860

Võ Thị Kim Nhung K114050894

Trần Thị Hồng Như K114050898

Vũ Thị Huyền Thanh K114050913

Đặng Thị Vân K114050952

Tài liệu tham khảo:

Khóa luận tốt nghiệp “Chu trình mua, nhập kho nguyên
vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty TNHH
thức ăn chăn nuôi G&H”.

<http://luanvan.net.vn/luan-van/khoa-luan-chu-trinh-mua-nhap-kho-nguyen-vat-
lieu-va-thanh-toan-cho-nha-cung-cap-tai-cong-ty-tnhh-thuc-an-chan-nuoi-gh-
62552/>

1
MỤC LỤC
Lời mở đầu: ..................................................................................................................... 3
I. Giới thiệu về công ty ................................................................................................ 3
1. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................... 3
2. Tổ chức công tác kế toán của công ty ............................................................... 4
II. Chu trình chi phí tại công ty..................................................................................... 5
1. Đặt hàng với nhà cung cấp ................................................................................... 6
2. Nhận hàng ............................................................................................................. 9
3. Ghi nhận hóa đơn và thanh toán ......................................................................... 12
III. Chu trình chi phí đề xuất: ................................................................................... 15

Mục lục các hình trong bài

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty
Hình 2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Hình 3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình chi phí
Hình 4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng
Hình 5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý đặt hàng
Hình 6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng
Hình 7: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý nhận hàng
Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý ghi nhận hóa đơn và thanh toán
Hình 9: Lưu đồ luân chuyển chứng từ xử lý ghi nhận hóa đơn và thanh toán
Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất)

2
 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Lời mở đầu
Chu trình chi phí là một trong những chu trình quan trọng trong quá trình hoạt
động của công ty. Nhất là trong thời đại kinh tế cạnh tranh, việc thiết lập và kiểm soát
chu trình này đảm bảo vừa phù hợp với điều kiện của công ty, vừa đem lại hiệu quả tốt
nhất, hạn chế được các sai sót có thể xảy ra là một vấn đề quan trọng.

Để hiểu rõ hơn về chu trình chi phí và mối quan hệ giữa các hoạt động trong chu
trình, nhóm xin trình bày về chu trình chi phí thực tế tại công ty TNHH thức ăn chăn
nuôi G&H. Qua đó rút ra đựơc những ưu khuyết điểm của chu trình tại công ty và đưa
ra biện pháp nhằm hoàn thiện hơn việc thực hiện các chỉ tiêu đã đưa ra.

I. Giới thiệu về công ty

Công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H (G&H Feeds limited company) thuộc
Khu công nghiệp Hòa Phú, Vĩnh Long là công ty TNHH 2 thành viên trở lên 100%
vốn đầu tư Malaysia:
- Chuyên sản suất thức ăn chăn nuôi cho gia súc, gia cầm.
- Bán buôn thức ăn và nguyên vật liệu làm thức ăn cho gia súc, gia cầm.
- Kinh doanh xuất nhập khẩu nguyên liệu thức ăn chăn nuôi.

1. Cơ cấu tổ chức
Cho tới thời điểm hiện tại, công ty chỉ có 37 cán bộ công nhân viên, tuy vậy hầu
hết lực lượng lao động tại công ty đều được đào tạo.
Trong công ty, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều đặt dưới sự lãnh đạo của
Ban Giám đốc, tiếp đến là các phòng ban hỗ trợ cho Ban Giám đốc. Các phòng ban có
chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có quan hệ chặt chẽ trong công tác xây
dựng và phát triển công ty.
Ban giám đốc

Phòng kinh Phòng Phòng tài Phòng kế Phòng quản đốc

doanh nhân sự chính toán sản xuất

Phòng Phòng xuất- Phòng Phòng kỹ thuật, Phòng KCS, Phòng pha
marketing nhập khẩu sales vận hành hàng mẫu trộn thuốc

Hình 1: Sơ đồ tổ chức của công ty

3
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban chính:

- Ban Giám đốc: Lãnh đạo công ty, chịu trách nhiệm toàn diện hoạt động trong
công ty.
- Phòng kinh doanh: Tiềm hiểu về đối tác cung cấp nguyên vật liệu về chất
lượng, giá cả để mua được hàng chất lượng và giá cả phù hợp. Trực tiếp chịu
trách nhiệm thực hiện các hoạt động mua hàng và tiếp thị bán hàng tới khách
hàng.
- Phòng nhân sự: Theo dõi tình hình biến động, tăng giảm nhân sự trong công ty,
tham gia đầy đủ các loại bảo hiểm, hợp đồng và đề nghị tăng lương khi phù
hợp, có nhiệm vụ bảo quản hồ sơ việc làm và sổ sách liên quan đến công nhân
viên trong công ty
- Phòng tài chính: lên kế hoạch về tài chính trong công ty.
- Phòng kế toán: Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, bảo quản
sổ sách, số liệu kế toán đã báo cáo lên cấp trên và cơ quan nhà nước, thực hiện
theo chuẩn mực kế toán hiện hành và pháp luật. Tổng hợp báo cáo hàng tháng,
quý, năm.
- Phòng quản đốc sản xuất: Kiểm soát hàng tồn kho. Giám sát sản xuất sản phẩm
cung ứng cho phòng kinh doanh trong nước bán cho khách hàng với chất lượng
tốt nhất theo đúng tiêu chuẩn mà phòng KCS đã kiểm tra lấy mẫu. Hàng tháng
phối hợp với phòng kế toán kiểm kê hàng tồn kho để lên báo cáo xử lý hàng để
tránh trường hợp xuất đi hàng đã quá hạn sử dụng và xuất sai hàng.

2. Tổ chức công tác kế toán của công ty

Hình 2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty

4
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Nhiệm vụ của từng vị trí Kế toán:

 Kế toán trưởng:
- Giám sát toàn bộ hoạt động của phòng kế toán.
- Tổ chức công tác Kế toán cho nhân viên.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc và chịu trách nhiệm đối với các báo cáo tài
chính.
- Đối chiếu và duyệt những chứng từ cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường
xuyên.
- Hướng dẫn và bổ sung những thiếu sót trong phần hành của nhân viên.
Nơi gởi báo cáo: Ban Giám đốc.
 Kế toán tổng hợp:
- Tổng hợp số liệu của các Kế toán viên để lập Báo cáo tài chính.
- Cùng với Kế toán trưởng phân tích tình hình tài chính của công ty trong mỗi
thời điểm phát hành cáo cáo, để cung cấp các thông tin tài chính cho Ban Giám
đốc để lập chiến lược kinh doanh.
Nơi gởi báo cáo: Kế toán trưởng.
 Kế toán nguyên vật liệu: Chịu trách nhiệm và kiểm tra tình hình xuất - nhập – tồn
kho nguyên vật liệu và báo cáo lên Kế toán tổng hợp.
 Kế toán thanh toán: Thực hiện các công tác kế toán của phần hành công nợ phải
thu và phải trả.
 Kế toán bán hàng: Xuất hóa đơn, nhận đơn đặt hàng, chăm sóc khách hàng, lưu
trữ hóa đơn. Hàng tháng kiểm tra hóa đơn đầu ra với đơn hàng.
 Thủ quỹ: Thu tiền, chi tiền khi phát sinh nghiệp vụ chi tiền mặt. Phối hợp với
Ban Giám đốc kiểm kê quỹ hàng tháng và khi có yêu cầu.

Hình thức sổ kế toán: công ty dùng hình thức sổ nhật ký chung đã phản ánh và
cung cấp kịp thời tình hình tài sản và nguồn vốn, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh
tế tài chính, tư đó giúp lãnh đạo công ty quyết định đúng đắn kịp thời các phương án
kinh doanh.

II. Chu trình chi phí tại công ty

Mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền cho nhà cung cấp

Hoạt động mua nguyên vật liệu thanh toán tiền gồm 4 hoạt động cơ bản:
- Đặt mua nguyên vật liệu.
- Nhập kho nguyên vật liệu.
- Ghi nhận hóa đơn.
- Thanh toán cho nhà cung cấp.

5
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và
với các đối tượng bên ngoài hệ thống. Hình sau mô tả sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của
chu trình.

Phòng quản
đốc SX Đặt
hàng
1.0

Nhận
hàng Sổ sách,
Nhà cung cấp 2.0 báo cáo

Thanh Ghi
toán nhận
Ngân hàng 4.0 HĐ 3.0

Hình 3: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 chu trình chi phí

1. Đặt hàng với nhà cung cấp

Đây là hoạt động đầu tiên của chu trình, hoạt động này bao gồm các hoạt động
sau:
 Khi có nhu cầu sản xuất, phòng quản đốc sản xuất lập kế hoạch sản xuất và
thông báo cho phòng kinh doanh. Nhân viên phòng kinh doanh của công ty sẽ
lập phiếu yêu cầu mua hàng.
 Phiếu này được gửi tới trưởng phòng kinh doanh kiểm tra và ký xác nhận, sau
đó gửi lên cho Ban giám đốc ký duyệt. Phiếu yêu cầu mua hàng sau khi được
ký duyệt được chuyển về phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh kiếm thực hiện
thủ tục lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau đó trao đổi với nhà cung cấp về
nguyên vật liệu cần mua và lập đơn đặt hàng, chuyển cho Ban Giám đốc xét
duyệt.
 Đơn đặt hàng được lập làm 3 liên, liên 1 lưu giữ tại bộ phận, liên 2 gửi cho
người bán, liên còn lại gửi cho bộ phận kế toán thanh toán.

6
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

 Sau khi đặt mua nguyên vật liệu, nhân viên phòng kinh doanh sẽ xuống kho trao
đổi về việc chuẩn bị nhập kho.

Hoạt động đặt hàng với người cung cấp được mô tả qua sơ đồ dòng dữ liệu chi
tiết như sau:

Hình 4: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

7
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng:

Phòng kinh doanh Phòng giám đốc

Phòng quản
A
đốc sản xuất

B
Lập YCMH
Phiếu
YCMH

YCMH đã
duyệt Xét
duyệt
YCMH

Lập Đơn YCMH đã

đặt hàng duyệt
A – Xét
duyệt

YCMH đã Đơn đặt h

Đơn đặt
duyệt
hàng

Người bán

N N
Kế toán thanh tóan

Hình 5: Lưu đồ chứng từ xử lý đặt hàng

Nhận xét:
 Đơn đặt hàng chỉ lập 3 liên, với số lượng này khi luân chuyển trong chu trình
không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng của các bộ phận. Bộ phận nhận hàng và bộ
phận yêu cầu không có đơn đặt hàng để làm cơ sở đối chiếu, kiểm tra khi nhận

8
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

hàng nên khi nhận hàng sẽ không xác định được là lô hàng người bán chuyển
đến có chính xác về mẫu mã và số lượng như lô hàng mà công ty đặt hàng với
người bán hay không.
Vì vậy, đơn đặt hàng nên lập thêm 2 liên nữa, một liên gửi cho bộ phận nhận
hàng, liên còn lại gửi cho bộ phận yêu cầu.

 Bộ phận kinh doanh kiêm trách nhiệm bộ phận mua hàng.

Bởi vì phòng kinh doanh thực hiện quá trình đặt hàng, lựa chọn nhà cung cấp,
việc kiêm nhiệm cả chức năng mua hàng dễ dẫn đến nhân viên đặt hàng thông
đồng với nhà cung cấp, gây thiệt hại cho đơn vị.
Để kiểm soát tốt, bộ phận mua hàng phải được tổ chức độc lập với các phòng
ban khác và chịu trách nhiệm thực hiện mọi nghiệp vụ mua nguyên vật liệu từ
bên ngoài. Tuy nhiên, Công ty G&H là công ty có quy mô nhỏ, việc tổ chức bộ
phận mua hàng kiến cho chi phí thực hiện thủ tục này vượt quá lợi ích. Do đó,
nhóm đề xuất khâu mua hàng nên giao cho một cá nhân độc lập và được giám
sát chặt chẽ, tách biệt với phòng kinh doanh.
 Phiếu yêu cầu mua hàng không nhất thiết phải do Ban Giám đốc xét duyệt.
Công việc này nên giao cho trưởng phòng kinh doanh.

2. Nhận hàng
- Tới ngày giao hàng, người bán tiến hành giao hàng và phiếu giao hàng cho
doanh nghiệp theo đúng địa chỉ đã thỏa thuận.
- Bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành đối chiếu hàng giao so với Đơn đặt hàng do
phòng kinh doanh chuyển xuống về chủng loại, số lượng, chất lượng…và lập
biên bản nhận hàng về các mặt hàng thực tế đã nhận. Biên bản nhận hàng được
lưu tại bộ phận nhận hàng. Đơn đặt hàng được chuyển trả lại cho Phòng kinh
doanh.
- Nguyên vật liệu đã được nhập kho đầy đủ, phiếu giao hàng được chuyển đến
cho thủ kho để tiến hành lập phiếu nhập kho. Thủ kho và người giao nguyên
vật liệu ký vào phiếu nhập kho hoàn tất quá trình nhận hàng.
- Phiếu nhập kho được lập làm 3 liên, liên 1 giao kế toán nguyên vật liệu, liên
2 giao cho kế toán thanh toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán, phiếu giao
hàng được trả về cho bộ phận nhận hàng lưu.
- Căn cứ vào liên thứ 3, thủ kho tiến hành lập và ký vào thẻ kho ghi nhận việc
nhập kho nguyên vật liệu. Sau đó, liên 3 được lưu tại bộ phận kho.

9
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau:

Hình 6: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng

10
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng

Bộ phận nhận hàng Bộ phận kho

C
Phòng kinh doanh Nhà cung cấp

Phiếu giao hàng

ĐĐH Phiếu giao (đã kiểm tra)
hàng

Lập
PNK
Kiểm
hàng, lập
BBNH

PGH đã
Phiếu nhập kho
kiểm tra

Phiếu giao hàng Biên bản nhận

(đã kiểm tra) hàng

Phiếu nhập kho

đã ký
C ĐĐH A

Kế toán NVL

Kế toán
thanh toán
Phòng kinh doanh

Ghi thẻ
kho Thẻ kho

Phiếu nhập kho

đã ký

Hình 7: Lưu đồ chứng từ xử lý nhận hàng

11
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Nhận xét:
 Mất nhiều thời gian và thủ tục rắc rối khi Phòng kinh doanh và bộ phận nhận
hàng sử dụng chung 1 liên Đơn đặt hàng.
Vì vậy, cần có một Đơn đặt hàng được lưu sẵn tại bộ phận nhận hàng để quá
trình nhận hàng diễn ra nhanh chóng, kịp thời.
 Thực tế, công ty G&H có quy mô nhỏ, để tiết kiệm chi phí, bộ phận nhận hàng
và bộ phận kho không cần phải tách biệt thành hai bộ phận riêng lẻ.

3. Ghi nhận hóa đơn và thanh toán

Quy trình chấp thuận hóa đơn và thanh toán bao gồm các hoạt động:
- Khi nguyên vật liệu về đến kho, nhân viên kho sẽ thông báo cho bộ phận kinh
doanh để trao đổi với khách hàng về việc xuất hóa đơn bán hàng. Hóa đơn bán
hàng được người bán chuyển đến cho Phòng kinh doanh , sau đó phòng kinh
doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế toán.
- Nhận được hóa đơn người bán, kế toán thanh toán kiểm tra hóa đơn, so sánh đối
chiếu các thông tin trên hóa đơn với các thông tin trên đơn đặt hàng và phiếu
nhập kho. Nếu các thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ và chính xác thì kế
toán thanh toán chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán
và lập ủy nhiệm chi.
- Ủy nhiệm chi được gửi cho giám đốc ký phê duyệt để thực hiện thanh toán. Các
chứng từ khác được lưu tại bộ phận.
- Ủy nhiệm chí sau khi được phê duyệt sẽ chuyển qua ngân hàng làm thủ tục
thanh toán tiền cho người bán, sau khi thanh toán xong, ủy nhiệm chi được
ngân hàng gửi về công ty.
- Khi nhận được ủy nhiệm chi, kế toán thanh toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết
phải trả. Ủy nhiệm chi được lưu tại bộ phận.

Hình sau mô tả thông tin về hoạt động chấp nhận hóa đơn và thanh toán tiền cho
nhà cung cấp

12
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Hình 8: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hóa đơn và thanh toán

13
 Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Lưu đô luân chuyển chứng từ

Kế toán thanh toán Ban Giám đốc

Kho PKD
D

PNK ĐĐH HĐ
UNC

Xét
Đối duyệt
chiếu,
ktra, lập
UNC
UNC đã
xét duyệt

PNK
UNC Ngân hàng
ĐĐH

HĐ

Hình 9: Lưu đồ chứng từ xử lý hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp

Nhận xét:
- Hình thức thanh toán công ty (lập ủy nhiệm chi gửi tới ngân hàng ) : hình thức
thanh toán này thuận tiện, nhanh chóng và tránh được những rủi ro có thể xảy
ra như mất mát tiền hay biển thủ tài sản.
- Ủy nhiệm chi nên lập làm 2 liên, một liên gửi cho ngân hàng, một liên lưu tại
đơn vị.
- Việc kế toán nợ phải trả và kế toán thanh toán phải được tách làm hai bộ phận
riêng biệt. Ở đây kế toán nợ phải thu đảm nhiệm luôn vai trò làm kế toán thanh
toán, việc không có sự tách rời giữa chức năng ghi chép và chức năng thực hiện
nghiệp vụ chi trả. Việc không tôn trọng nguyên tắc bắt kiêm nhiệm dễ dẫn đến
khả năng sai phạm, gian lận.
- Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra, chấp nhận thanh toán (do kế toán
thanh toán đảm nhận) với xét duyệt chi quỹ để thanh toán là một biện pháp

14
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

kiểm soát hữu hiệu. Tuy nhiên, Ban Giám đốc khi xét duyệt UNC nên có đầy
đủ chứng từ làm căn cứ xét duyệt. Và việc xét duyệt chi quỹ nên giao một bộ
phận khác ( bộ phận tài vụ) thực hiện, . Đặc biệt trong trường hợp vắng mặt
ban giám đốc tại đơn vị. Như vậy sẽ giảm bớt được khối lượng công việc của
Ban Giám đốc.

III. Kiến nghị sửa đổi chu trình chi phí

Mặc dù chu trình chi phí của công ty thức ăn chăn nuôi G&H còn nhiều hạn chế,
tuy nhiên vẫn đảm bảo được yêu cầu cần thiết cho hoạt động của công ty. Tuy nhiên,
để đảm bảo cho sự mở rộng và phát triển lâu dài, công ty nên thiết lập bộ phận kiểm
soát nội bộ và hoàn thiện chu trình chi phí.

Tổng hợp các nhận xét của các hoạt động trong chu trình chi phí, nhóm xin đề
xuất chu trình chi phí để cải thiện cho hoạt động mua nguyên vật liệu thanh toán ngay
tại công ty TNHH thức ăn chăn nuôi G&H như hình sau.

15
Phòng Hệ thống
kinh thông tin kế toán
doanh Ban giám đốc Bộ phận
Nhóm nhận hàng
12 - K11405B Bộ phận kho

Phòng quản đốc Nhà cung cấp C

sản xuất A

Phiếu giao hàng

B (đã kiểm tra)
YCMH Phiếu giao hàng ĐĐH
ĐĐH (5 liên)

Lập
Xét duyệt, PNK
Lập Đơn ĐĐH (5 liên) Lập
đặt hàng Xét biên bản
nhận
duyệt hàng

PGH đã
Phiếu nhập kho
kiểm tra
A ĐĐH đã
duyệt(5 liên) Phiếu giao hàng Biên bản nhận
(đã kiểm tra) hàng
YCMH đã
duyệt ĐĐH
Phiếu nhập kho
đã ký
C
B
Kế toán NVL
Người bán
N Kế toán
N thanh toán
Kế toán thanh tóan ĐĐH

Ghi thẻ
Phòng mua hàng
kho Thẻ kho

P.Quản đốc SX
Phiếu nhập kho N
đã ký
16
Hệ thống thông tin kế toán Nhóm 12 - K11405B

Kế toán thanh toán Ban Giám đốc

Kho PKD D

PNK ĐĐH HĐ UNC

UNC (đã UNC
thanh toán)

Xét
Đối duyệt
chiếu,
ktra, lập
UNC
UNC
UNC đãđã
xét duyệt

PNK
UNC Ngân hàng
ĐĐH UNC
HĐ

Hình 10: Lưu đồ luân chuyển chứng từ chu trình chi phí (Đề xuất)

17